Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель возмещал расходы сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер. Подобные компенсации учитываются при расчете налога на прибыль, освобождены от НДФЛ и взносов. А потому ревизоры из ИФНС и фондов всегда особенно внимательны к документам, подтверждающим, что работа действительно разъездная, а возмещаемые расходы связаны с частыми поездками и фактически понесены. Как оформить трудовые отношения с разъездными сотрудниками и выплаты в их пользу, избежав при этом доначислений, читайте в статье.

Разъездной характер — это какой?

В Трудовом кодексе всего три статьи содержат упоминание о разъездном характере работы.

В статье 57 ТК РФ сказано, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) подлежат обязательному включению в трудовой договор.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

Расходы по проезду;

Расходы по найму жилого помещения;

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

Иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Кроме того, ст. 168.1 ТК РФ предусматривает, что размеры и порядок возмещения вышеуказанных расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, Кодекс устанавливает дополнительные гарантии для сотрудников с разъездным характером работы, но при этом не расшифровывает, какая же работа может считаться носящей разъездной характер. В частности, не ясно, по каким критериям определять, является ли работа того или иного сотрудника разъездной, имеет ли в этом случае значение профессия этого сотрудника, какими должны быть количество и частота совершаемых служебных поездок?

В конце прошлого года на эти вопросы попытался ответить Роструд в письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ . Чиновники привели два признака разъездной работы:

1) работник выполняет должностные обязанности вне расположения организации;

2) работа, связанная с разъездами, носит постоянный характер (в отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком).

В части документального оформления Роструд указал следующее:

Условие об установлении сотруднику разъездного характера работы должно быть включено в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);

Перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, надо установить в коллективном договоре, соглашениях или локальных нормативных актах (ст. 168.1 ТК РФ).

Вывод в письме такой: если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, то работодатель вправе установить ему разъездной характер работы и возмещать связанные со служебными поездками расходы.

Как видим, чиновники так и не разъяснили, в каком случае можно считать, что работа, связанная с разъездами, носит постоянный характер. Что здесь имеет значение: количество поездок в месяц, их периодичность или какие-то другие факторы?

По нашему мнению, постоянный характер означает, что работник большую часть своего рабочего времени находится в разъездах.

Требования ревизоров

Ревизоры из ИФНС и фондов с особой тщательностью подходят к проверке документов, которыми компания подтверждает правомерность возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками и поименованных в ст. 168.1 ТК РФ. Об этом свидетельствуют многочисленные официальные разъяснения и богатая судебная практика по данному вопросу.

Причина столь пристального внимания проверяющих проста и состоит в том, что компенсация «разъездным» сотрудникам затрат, связанных со служебными поездками:

Единовременно учитывается при расчете налога на прибыль в прочих расходах (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);

Освобождена от НДФЛ как установленная законодательством компенсационная выплата, связанная с исполнением работником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ);

Освобождена от страховых взносов, в том числе взносов на травматизм (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее - Закон № 212-ФЗ), подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее - Закон № 125-ФЗ)).

Рассмотрим подробнее, какие требования к документальному оформлению разъездной работы и возмещения компенсации выдвигают контролирующие органы.

Подтверждение разъездного характера работ

Трудовой кодекс не требует, чтобы работодатель каким-то образом доказывал тот факт, что служебные поездки сотрудника, которому в трудовом договоре установлен разъездной характер работы, и по факту являются постоянными.

В большинстве официальных разъяснений также нет требования о документальном подтверждении постоянного характера служебных поездок.

В одном из своих писем (от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@) ФНС России сообщила, что разъездной характер работы водителя-экспедитора можно подтвердить приказами, путевыми листами, отчетами по рейсам и другими документами. То есть речь идет именно о праве, а не обязанности компании представить эти документы проверяющим.

Понятно, что у ИФНС и фондов не возникнет претензий к выплате подобных надбавок, ведь компания перечислит с этим сумм НДФЛ и взносы. Но с точки зрения трудового законодательства такая замена компенсации надбавкой неправомерна. Трудовой кодекс не обязывает работодателей платить сотрудникам надбавку за разъездной характер работы. Компания делает это по соглашению с работниками. В то же время обязанность работодателя по возмещению работникам расходов, связанных с постоянными разъездами, установлена в ст. 168.1 ТК РФ. Это означает, что компания не вправе отказаться от возмещения данных затрат даже при условии, что в коллективном и трудовых договорах она установила надбавку за особые условия труда.

Таким образом, невыплата компенсации является нарушением трудового законодательства. За это ревизоры из трудинспекции имеют право оштрафовать руководителя компании (индивидуального предпринимателя) на сумму от 1000 до 5000 руб., а саму организацию на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

И 168.1 , предусматривает несколько вариантов поездок сотрудников:

• Служебные командировки-поездки специалистов по распоряжению начальника на определенное время для выполнения какой-либо работы связаны с деятельностью сотрудника и его специализацией. В командировке за ним остается место работы и его должность в данной организации, в которой он был отправлен в поездку.
• Разъездной характер работы подразумевает регулярные служебные поездки или работу на объектах, расположенных далеко от компании, фирмы или организации. Отличие от командировки тем, что они не эпизодичны.

Но интересно, что в этих законодательных актах не дается точного определения разъездной работы и не прописываются ее организационные моменты. Поэтому отнести к такой специфической деятельности можно:

• Работы, когда сотрудник совершает регулярные выезды на территории, которая нуждается в его обслуживании.
• Труд на удаленных от основного предприятия объектах.

Профессии эти могут быть самые разные, определенного установленного перечня не существует. Пример – это когда менеджер по работе с персоналом посещает все филиалы своей фирмы, чтобы работать с сотрудниками. Или когда экспедитору приходится объезжать разные торговые точки, чтобы отдавать товар и принимать заявки.

Заключаем договор

Компании, в штате которых есть разъездные сотрудники, должны:

• Закреплять и отражать особенности такой работы в трудовом договоре с гражданином.
• Компенсировать в установленном порядке все расходы, которые понесет человек во время поездок.

Обязательно в трудовом договоре надо указать, что характер работы предполагается разъездной. В противном случае привлечение сотрудника к разъездам без его на то согласия может быть признано нарушением трудового законодательства.

Теперь расскажем о том, как происходит оформление. Приказом директора компании утверждается Положение о разъездном характере работы и составляется план. В документе прописываются общие положения. Далее это закрепляется в трудовом договоре, если предполагается, что сотрудник сразу после приема на работу будет ездить по работе. Если же нужно, чтобы разъездным стал уже действующий сотрудник, то нужно к его договору составить дополнительное соглашение. Образец договора можно увидеть .

Каждый работодатель обязан знать, что если работа его сотрудников носит разъездной характер, то это нужно четко прописать в трудовом договоре либо в дополнении к нему. Еще не стоит забывать, что в обязательном порядке должна быть предусмотрена компенсация затрат, которые возникают при такой деятельности. Если соблюдать все правила оформления и не нарушать установленный порядок, то можно будет избежать внимания контролирующих госслужб.

Специалисты ГК «ГНК» рассказали, как можно оптимизировать налогообложение за счет корректного учета разъездного характера работы сотрудников.

Недавно Минфин РФ еще раз уточнил, что компенсационные выплаты работникам, чья работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ, а также то, что на эти выплаты не начисляются страховые взносы. Рассмотрим ситуацию подробнее.

Кто такие сотрудники с разъездным характером работы?

Общий ответ на этот вопрос содержится в ст. 168.1 ТК РФ. Эта норма говорит о работниках, постоянная работа которых осуществляется:

в пути (напр., водители );

имеет разъездной характер (проверяющие, специалисты, оказывающие бытовые услуги на дому у заказчика, курьеры, страховые агенты) ;

в полевых условиях (геологи );

в экспедиционных условиях (лица, сопровождающие грузы ).

Всем им работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками.

! Ограничений по должностям сотрудников, для которых устанавливается разъездной характер работ, законодательство не содержит! «Как правило, разъездной считается работа, при которой сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации», - уточняет Федеральная служба по труду и занятости в своем Письме № 4209-ТЗ от от 12.12.2013 г. № 4209-ТЗ .

Ст. 57 ТК РФ гласит, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) обязательно должны содержаться в трудовом договоре .

Также разъездной характер работы может быть отражен в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).

Документооборот при разъездном характере работ работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. Исходя из этого, ГК «ГНК» рекомендует организации разработать:

перечень должностей, профессий и работ лиц, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер;

локальный нормативный акт (напр., Положение о разъездном характере работ , в котором будет необходимо обозначить понятие разъездных работ, установить компенсационные выплаты, определить формы документов, которыми будут подтверждаться разъезды, а также порядок осуществления расчетов с сотрудником. Такой документ утверждается и вводится в действие приказом работодателя).

! Если работа сотрудника имеет разъездной характер, то командировками такие поездки не признаются (ч.1. ст.166 ТК РФ). Командировки носят временный характер, а работа, связанная с разъездами - постоянный. Соответственно, «командировочные» нормативы при разъездном характере работы не применяются. (Письмо Минфина от 15.02.2017 № 03-04-06/8562).

Какие расходы могут быть компенсированы и сколько именно?

Компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Сюда входят:

Никаких страховых взносов и НДФЛ

На компенсации сотрудникам за разъездной характер работы не начисляются, поскольку такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами (см. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 19.04.2017 г. № 03-04-06/23538).

«На основании положений абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ , законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей».

Компенсационные выплаты, о которых мы говорим, установлены ТК РФ, – ст. ст. 164 и 168.1.

Если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в трудовом договоре, локальных нормативных актах , то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, установленных локальными нормативными актами или трудовым договором , - делают выводы сотрудники Департамента.

Та же ситуация – с НДФЛ (см. уже упоминавшееся выше Письмо от 19.04.2017 г): на основании п. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работникам с разъездным характером работы не являются объектом налогообложения, – при условии, что размеры этих компенсаций также установлены надлежащим образом – на основании, как уже говорилось, коллективного или трудового договоров, соглашения, локального нормативного акта компании).

Иногда чиновники считают компенсации за разъездной характер частью заработной платы, ссылаясь на определение заработной платы, данное ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы. Подобные решения оспариваются в судах, при этом последние встают на сторону работодателя - компенсация за служебные расходы не является оплатой труда.

Экономим на практике

Компания, занимающаяся установкой и обслуживанием телекоммуникационного оборудования на территории заказчиков, обратилась в ГК «ГНК» с заданием по анализу состава расходов по основной деятельности для целей оптимизации налоговой нагрузки. У компании была большая доля расходов, которые не учитывались при исчислении налога на прибыль.

Стоит отметить, что обслуживание оборудования на территории клиента производилось специалистами технической поддержки, а клиенты компании располагались как в России, так и за ее пределами.

Анализ трудовых договоров, заключенных со специалистами технической поддержки, показал, что в них зафиксировано следующее:

работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя (дистанционно);

работа Работника по своему содержанию имеет разъездной характер, который необходим для выполнения Работником своих трудовых обязанностей в РФ и за ее пределами;

в дополнение к должностному окладу Работодатель выплачивает Работнику ежемесячную надбавку за разъездной характер работы.

Общая сумма компенсации сотрудникам оставляла примерно 450 000 руб. ежемесячно, сумма страховых взносов - около 140 000 руб. При этом внутреннего положения о разъездной работе у компании не было . И именно из-за отсутствия такого документа установленная трудовым договором компенсация, по сути, таковой не являлась, а представляла собой часть оплаты труда (ст.129 ТК РФ), и ее нельзя было исключить из базы для расчета НДФЛ и страховых взносов.

Специалисты ГК «ГНК» рекомендовали компании разработать и утвердить положение о разъездной работе, в котором описать размеры и порядок выплаты компенсационных сумм работникам. При этом порядок выплаты должен предусматривать компенсацию расходов только на основании подтверждающих документов.

В результате этих действий ежемесячная экономия компании составила:

140 000 руб. на страховых взносах;

58 500 руб. на НДФЛ.

ВЫВОД: с целью оптимизации налогообложения предприятия при необходимости выплат работникам за разъездной характер работы ГК “ГНК” рекомендует оформлять расходы как компенсации , а не как надбавки за особые условия труда. Это возможно при соблюдении следующих условий:

установление разъездного характера работы сотрудника (трудовым договором/коллективным договором, а также локальным нормативным актом компании, напр., Приказом руководителя об утверждении Перечня должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер);

установление размеров компенсационных выплат за разъездной характер работы, порядка осуществления таких выплат, формы подтверждающих документов (напр., Положением о разъездном характере работ, также утв. Приказом руководителя предприятия).

осуществлять компенсацию расходов строго на основании оправдательных документов, определенных локальными нормативными актами предприятия, напр., вышеупомянутым Положением.

Выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (решение ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147).

Зачастую сотрудники тех или иных организаций вынуждены выезжать по делам в связи с исполнением трудовых обязанностей . Это относится к торговым представителям, сервисным инженерам, курьерам, водителям и прочим сотрудникам.

В рамках Трудового кодекса предусматривается два определения таких поездок – командировки и разъездной характер работы. Речь пойдет именно о втором понятии.

Законодательные акты на 2018 год

Для изучения законодательства, касающегося разъездного характера работы (далее — РХР), следует обратиться к определенным документам .

• Постановление со стороны государственного комитета по труду «Об утверждении положения, связанного с выплатой надбавок лицам, имеющим разъездную работу»;
• Приказ «Об организации и оформлении командировок»;
• Приказ МВД РФ «Об организации командировок сотрудников МВД».

Согласно общему определению, к таким работникам могут быть отнесены лица, регулярно отправляющиеся в поездки в пределах территории обслуживания, а также сотрудники, которые выполняют рабочие обязанности на большом расстоянии от офиса компании.

О том, какие именно профессии относятся к этому термину, в законодательстве ограничений не имеется .

Определение и характеристика

Разъездной характер работы – это такой тип занятости , который подразумевает регулярные поездки в другие населенные пункты. Чтобы понимать его отличия от простых командировок, следует рассмотреть несколько аспектов .

1. В случае командировки поездки носят эпизодический характер, в то время как при РХР работа связана с постоянными командировками.
2. Если рассматривать характер работы, то в РХР речь идет о выполнении трудовых функций, а, отправляясь в командировку, специалист лишь выполняет распоряжение своего работодателя.
3. Что касается оплаты, то в рассматриваемой ситуации она обеспечивается на основании трудового договора по окладу, тарифной ставке и прочих особенностей. В случае командировки оплачивается сумма среднего заработка.
4. Документооборот при разъездном характере работы может быть установлен строго по распоряжению работодателя. Если же речь идет о командировке, в качестве обязательного пункта выступает составление приказа.
5. Способы оплаты тоже различаются. При РХР их возврат производится по предоставленным документам и посредством установленной надбавки. А при командировках – только на основании предоставленной документации.

Если в организации работают сотрудники, которые все время куда-то выезжают, работодатель обычно ставит перед собой несколько задач :

• закрепление такого типа трудовых отношений в рамках трудового договора;
• компенсация работникам расходов в соответствии с законодательными нормами.

Таким образом, существует несколько различий между рассматриваемыми понятиями, и важно обязательно принимать их во внимание.

Как правильно заключить трудовой договор

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ , определяются порядки возврата затрат, которые связаны со служебными поездками, а также перечни должностей, устанавливаются в рамках коллективного договора.

Чтобы проверяющие органы не задавали лишних вопросов по поводу учета расходов, рекомендуется предусмотреть несколько нюансов :

• отразить те или иные условия, связанные с разъездным характером работы, сделать это нужно в трудовом договоре (о чем свидетельствуют положения ст. 57 ТК РФ);
• утвердить список рабочих процессов, а также профессий, которые относятся к разъездному характеру, сделав это в рамках коллективного договора;
• установить строгий порядок, в рамках которого происходит документальное подтверждение поездок;
• описать размеры и порядки выплат надбавок.

Всего в рамках рабочего процесса существует несколько шагов со стороны работника и работодателя.

1. Разработка и утверждение положений, связанных с разъездным характером работы.
2. Закрепление РХР в рамках договора по трудовым отношениям.
3. Издание соответствующего приказа об установлении РХР.

При этом работодатель самостоятельно решает, какой работник будет работать по данной схеме, а какой будет исполнять свои должностные обязанности в рамках стационарных условий.

Плюсы и минусы для работника и работодателя

Для работника есть множество плюсов такого режима работы:

• возможность путешествий по разным городам и странам;
• сохранение размера заработной платы и премиальных начислений;
• покрытие всех расходов, связанных с выполнением профессиональных задач;
• укрепление физической формы и моральной устойчивости.

Также есть ряд минусов , которые обязательно принимаются во внимание:

• определенные нагрузки физического характера, сопряженные с постоянными поездками;
• отсутствие личной жизни и времени на создание семьи и быта;
• невозможность распоряжаться личным временем.

Для работодателя РХР тоже сопровождается определенными положительными и отрицательными моментами . К плюсам можно отнести следующие особенности:

• возможность делегировать полномочия на сотрудников;
• расширение географии деятельности.

Если изучать минусы , то они заключаются в следующих аспектах:

• невозможность полноценного контроля рабочего процесса;
• большие затраты на осуществление сотрудником должностных обязанностей.

Для обеих сторон есть определенные позитивные и негативные моменты. Поэтому прежде, чем устраиваться на такую должность (или устраивать сотрудника), необходимо основательно взвесить все «за» и «против» .

Возмещение расходов и надбавки

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ , сотрудникам, которые работают на такой должности, возмещаются все расходы, связанные с поездками . Чтобы упростить документооборот, работодателем не возмещается часть расходов, подтвержденных документально, а выдается фиксированная надбавка, размер которой указывается в локальных нормативных актах (ЛНА).

Для принятия решения о том, какой способ стоит использовать, работодателю необходимо учесть дополнительный документооборот , который приводит к увеличению расходов.

Варианты компенсации расходов :

1. Возврат по документам . Данный вариант предполагает возмещение работникам расходов, которые были понесены ими фактически. Чаще всего такой вариант взаимодействия актуален в случае продолжительных поездок по службе.
2. Установление соответствующей надбавки . Данный вариант используется тогда, когда сотрудник отправляется в командировки в пределах одной местности и сталкивается с расходами, которые можно предусмотреть и спрогнозировать. В законодательстве данный документ не имеет четко установленных размеров, поэтому рассмотрение его происходит в рамках ЛНА.
3. Комбинированный способ возврата расходной части . Как считают многие эксперты, наиболее верным способом возврата затрат является комбинированный вариант. То есть подразумевается компенсация части затрат на базе подтверждающих документов, а остальная доля возмещается посредством надбавки для суточных расходов. Как показывает практика, именно данный вариант возмещения имеет полное соответствие положениям статьи 168.

Каждый работодатель самостоятельно выбирает порядок, в рамках которого будет происходить возмещение всех расходов.

Образец положения и приказа

Для упрощения регулирования процессов труда, связанных с разъездным характером работы, предусмотрено специальное Положение , которое установлено в законодательном порядке. Оно содержит в себе несколько обязательных пунктов :

1. Наименование, дата, город (фактическое место заключения). Здесь нет ничего сложного, так и пишется «Положение о …».
2. В первом пункте следует набор общих положений. Они касаются таких аспектов, как перечень должностей, относящихся к РХР, функции сотрудников и прочие нюансы.
3. Далее речь идет о работниках, которые постоянно заняты на должности разъездного характера. Здесь речь идет о положениях, на основании которых определяются сотрудники с РХР, о прочих моментах, связанных с ними.
4. В третьем пункте идет информация о служебных поездках таких работников. Она содержит порядки пунктов и маршрутов, а также указание детальных данных о процессе исполнения трудовых обязательств.
5. Далее следует раздел, который содержит гарантии и компенсации для всех работников. В нем отображаются условия и основания, на базе которых происходит возврат денежных средств.
6. После этого определяются размеры и порядки, на основании которых возмещаются расходы. Речь идет о выборе варианта возврата денег и о порядках.
7. Заключительные положения, содержащие определенные выводы и итоги.
8. Перечень профессий, которые работают по РХР. Далее идет информация о составителе положения и его подпись.

Положение является универсальным для многих предприятий и корректируется работодателями при необходимости.

Какой вывод можно сделать

Таким образом, РХР представляет собой такой процесс организации труда, в рамках которого сотрудник вынужден постоянно ездить между городами и странами для непосредственного исполнения своих обязанностей.

Не стоит путать это понятие с обычной командировкой, поскольку между ними нет почти ничего общего (разные цели, задачи, исполняемые мероприятия). Регулирование РХР позволяет работодателям и работникам создать длительные надежные отношения на всех уровнях взаимодействия .

Полная информация о разъездном характере работы представлена в данном видео.

Каждое предприятие должно разработать своей учетной политикой положение о разъездном характере работы в соответствии с трудовым законодательством. В статье расскажем про положение о разъездном характере работы, приведем пример расчета компенсации.

• Расходы на топливо.
• Затраты, связанные с проживанием в случае дальней поездки.
• Возможно и иные расходы, которые оговорены с работодателем.

Сотрудники, чья работа имеет разъездной характер

Приказом руководителя устанавливается перечень лиц, которые будут работать с разъездным типом работ. Такая деятельность может быть установлена как при приеме так и по ходу работы:

• при переводе сотрудника на такую должность (профессию);
• при совмещении этой должности;
• в других случаях.

Все условия, которые связаны с таким трудом обязательно должны оговариваться в трудовом договоре.

Если при заключении такого договора не были включены все условия, необходимо составить дополнительное соглашение, в котором прописать недостающие пункты в двух экземплярах для каждой стороны. В случае отсутствия пунктов о разъездном характере работ, это не освобождает работодателя от компенсации затрат и гарантий, связанных с выездом.

При отказе сотрудника от перевода либо отсутствия у Работодателя соответствующей работы трудовой договор с сотрудником подлежит прекращению.

Порядок оформления и выплаты компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы

• Во-первых, компенсация положена исключительно сотрудникам, которые работают на авто, ездят по командировкам и их деятельность носит разъездной характер
• Во-вторых, основанием для того, чтобы сотрудник мог использовать личный транспорт в служебных целях является приказ руководителя организации
• В-третьих, работники, которые работают с доверенностью на транспортное средство имеют такое же право на компенсацию как и с личным авто.
• В-четвертых, сотрудник подает заявление где поясняет, при каких обстоятельствах и с какой периодичностью использовался его личный транспорт в служебных целях.

Размер компенсации сотруднику

Компенсацию необходимо выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. На какие же суммы может рассчитывать работник? Между тем налоговые органы для контроля налогообложения и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

• степень амортизации и срок полезного использования;
• интенсивность.

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

• приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяц;
• установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.

Отражение в учете компенсаций

Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и не будут отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами. В случае, если например автомобиль не принадлежит сотруднику на правах собственности, а он использует его по доверенности, то возникает спорный вопрос, на который так и нет однозначного ответа.

Налоговая говорит о том, что на основании Трудового кодекса, автомобиль должен быть личным и принадлежать на правах собственности, тогда не нужно снимать НДФЛ и страховые взносы, соответственно случай с доверенностью не попадает, но судебная практика показывает обратное, оказывается все же четкого понятия в Законе как личное имущество не прописано, поэтому личным может считаться любое имущество на законном праве, в том числе и по доверенности.

Пример расчета выплат

С сотрудником организации «Амел» заключено соглашение об использование его личного авто RenoLogan 1.6 d в служебных целях. Для компенсации по ремонту и эксплуатации авто предусмотрена сумма в размере 6 000,00 руб. в месяц. Расход автомобиля по топливо восемь литров на 100 км.

1 августа работник сдал в бухгалтерию отчет об использовании личного транспорта за июль с приложенными чеками АЗС. Согласно отчету пробег автомобиля в служебных целях в июле составил 1 700 км. Сумма компенсации за использование и возмещение расходов за июль составит:

• Сумма компенсации за июль 6 000 руб.т.к отработан полный месяц
• Сумма возмещения расходов на бензин 1 700 * 8 / 100 * 42,50 (средняя цена за 1 л бензина АИ-95 согласно чекам АЗС) = 5780 руб.
• Итоговая выплата сотруднику за использование личного автомобиля в июле составит 11780 руб.
• В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб. То есть сверхнормативная компенсация в размере 10580 не уменьшит ни налог на прибыль, ни налог при УСН.

Преимущества и недостатки расчета

Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц. Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, аренда автомобиля у сотрудника или у стороннего лица, либо использование собственного автомобиля.

Причины по которым могут отказать в получении

К причинам по которым работодатель может отказать в выплате компенсации за использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях, можно отнести:

• Сотрудник официально не трудоустроен
• Работник отказывается предоставлять подтверждающие документы по расходам, связанным с рабочими моментами, возникшими во время эксплуатации автомобиля
• Есть подтверждение тому, что машина использовалась не по служебным делам, а в интересах сотрудника, в таком случае директору нет причин что-либо возмещать
• Какой-либо из документов утерян, соответственно приложить как подтверждение к расходам нечего

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?

Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия

Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?

Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке