Просим забронировать для сотрудников нашей организации Ильина П.М. и Федорова Н.С. два одноместных номера с 15.08.05 года до 20.08.05 года, заезд в 15 –00ч.

Цель приезда - командировка.

Оплату гарантируем.

Просим подтвердить бронирование по факсу 345-56-73.

Директор ООО «Сегмент» Мишин Ю.В.

Заявки на бронирование мест по телеграммам, телефонным звонкам, письмам регистрируются в специальном журнале «П» по форме, установленной Приказом Минфина Российской Федерации от 13 декабря 1993 года №121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности», содержащей следующие реквизиты :

Заявки, полученные от организаций, регистрируются в специальном журнале «П» по следующей форме, установленной Приказом Минфина Российской Федерации от 13 декабря 1993 года №121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности»:

В Правилах предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 года №490 «Об утверждении правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» не оговаривается размер платы за бронирование. Этот размер устанавливается администрацией гостиницы. Как правило, он составляет от 30% до 50% от тарифа номера или места в номере за сутки.

Прибыв в гостиницу, клиент должен зарегистрироваться. И хотя процесс регистрации клиента в гостиницах разных категорий различен (в основном он различается по времени и качеству обслуживания), но информация о госте везде одинаковая.

Время регистрации зависит от того, какой гость прибыл в гостиницу: тот, который предварительно забронировал номер или нет. Естественно, что поселение по брони в гостиницах, где организован автоматизированный учет, занимает всего несколько минут, так как практически вся необходимая информация указана в предварительной заявке.

Процесс регистрации без предварительного заказа длится несколько дольше, при этом администратор и гость должны обсудить такие вопросы, как стоимость номера, сроки размещения, порядок оплаты. Если стороны приходят к взаимному согласию, то в соответствии с Правилами, исполнитель обязан заключить с потребителем договор на оказание услуг.

Затем клиент решил выехать из гостиницы досрочно. Такая ситуация часто встречается на практике. Пунктом 20 вышеупомянутых Правил указано:

«Потребитель вправе расторгнуть договор на оказание услуги в любое время, уплатив исполнителю часть цены пропорционально части оказанной услуги до получения извещения о расторжении договора и возместив исполнителю расходы, произведенные им до этого момента в целях исполнения договора, если они не входят в указанную часть цены услуги».

Таким образом, если постоялец выезжает ранее указанного срока, излишне уплаченная им сумма должна быть ему возвращена. При этом возврат может быть осуществлен с помощью двух возможных вариантов:

· в день внесения оплаты (до закрытия смены и снятия Z-отчета);

· в день, не совпадающий с днем внесения денежных средств в кассу.

Если возврат осуществляется по первому варианту, то потребителю должен быть выписан новый счет и пробит новый кассовый чек на сумму фактически оказанной услуги. При этом «старые» документы, а именно счет, который был выписан первоначально и чек контрольно-кассовой техники (далее ККТ) должны быть истребованы работниками гостиницы у проживающего.

На сумму возврата по первоначальному чеку оформляется акт по форме КМ-3, утвержденный Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно - кассовых машин» (форма данного акта приведена далее в разделе «Оформление наличных расчетов с клиентами»). Погашенный чек, наклеивается на лист бумаги и вместе с актом и первоначальным счетом сдается в бухгалтерию.

Сумма, на которую осуществлен возврат, заносится в специальный (форма КМ-4) в графу 15 и на данную сумму уменьшается сумма выручки за день.

Такая процедура возврата предусмотрена Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Письмом Минфина Российской Федерации от 30 августа 1993 года №104.

Если же возврат осуществляется не в день оплаты, то есть, после снятия Z-отчета, то возврат денежных средств клиенту производится только из главной кассы гостиницы, на основании письменного заявления и документа, удостоверяющего личность. При этом кассиром организации составляется расходно-кассовый ордер (форма КО-2) с обязательным заполнением всех реквизитов данного документа. К расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление на возврат, первоначально пробитый чек и первоначально выписанный счет.

Исходя из нашей консультационной практики, можно судить о том, что нередко работники гостиницы допускают ошибки, связанные с возвратом денежных средств, при досрочном выезде гостя из номера.

Самая распространенная ошибка состоит в том, что при возврате денежных средств, кассир-операционист пробивает возвратный чек и тем самым увеличивает итоговую сумму выручки, фиксируемую по итогам дня.

Возвращенный потребителем чек (его сумма уже содержится в фискальной памяти ККТ) с составлением всех необходимых документов, является свидетельством того, что потребитель отказался от услуги, разорвал договор, заключенный с гостиницей и получил денежные средства назад. Оформленная правильно процедура возврата документально подтверждена возвращенным чеком, актом и записью в книге кассира-операциониста.

Если кассир-операционист пробивает «возвратный чек», сумма по нему опять фиксируется в памяти ККТ, однако в этом случае отсутствует документально подтвержденный факт расторжения договора. В результате гостиница имеет разницу в сумме выручки и итогов блока фискальной памяти.

И еще один момент, на котором хочется остановиться, ведя разговор о гостиничном бизнесе. Нередко случается так, что по вине постояльца имущество гостиницы приходит в негодность. В этом случае работники гостиницы обязаны составить Акт о порче имущества гостиницы (форма №9-Г) (форма по ОКУД 0790209). Акт составляется работниками гостиницы в трех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй - материально-ответственному лицу, в подотчете которого находится имущество гостиницы, третий выдается на руки плательщику.

Более подробно с вопросами, касающимися бланков строгой отчетности, Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» « Бланки строгой отчетности ».

"Об утверждении форм документов строгой отчетности"

Редакция от 13.12.1993 — Действует

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 13 декабря 1993 г. N 121

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Во исполнение Постановления Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 г. N 745 (п. 2) утвердить формы документов строгой отчетности, которые могут использоваться гостиничными хозяйствами при расчетах с населением для учета наличных денежных средств, разработанные и представленные Комитетом Российской Федерации по муниципальному хозяйству:

1. N 1-Г "Анкета"

2. N 2-Г "Журнал регистрации иностранных граждан"

3. N 3-Г "Счет"

5. N 4-Г "Карта гостя"

6. N 5-Г "Кассовый отчет"

7. N 7-Г "Расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету"

8. N 8-Г "Квитанция о возврате денег"

9. N 9-Г "Акт о порче имущества гостиницы"

10. N 10-Г "Заявка на бронирование мест"

11. N 11-Г "Автостоянка"

12. N 12-Г "Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг"

13. N 13-Г "Квитанция на прием вещей в камеру хранения"

Заместитель Министра финансов
Российской Федерации
С.В.АЛЕКСАШЕНКО

КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО МУНИЦИПАЛЬНОМУ ХОЗЯЙСТВУ

УТВЕРЖДЕНЫ

Российской Федерации
от 13 декабря 1993 г. N 121

ФОРМЫ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ДЛЯ ГОСТИНИЦ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И КРАТКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ИХ ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ

Формы бланков строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 31 марта 2005 г. N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники", могут применяться до 01.12.2008, если иное не предусмотрено абз. 3 п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359. После 01.12.2008 формы бланков строгой отчетности применяются в соответствии с Информационным письмом Минфина РФ от 22.08.2008 .

Общие положения

Формы первичного учета применяются в гостиницах независимо от форм собственности.

К формам даны краткие указания по их применению и заполнению с тем, чтобы было обеспечено единство методологии и системы показателей в учетной документации, которая охватывает вопросы учета услуг и расчетов по ним.

Формы применять в учетной практике без каких-либо изменений и дополнений.

ПЕРЕЧЕНЬ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

УТВЕРЖДЕНЫ
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 13 декабря 1993 г. N 121

КРАТКИЕ УКАЗАНИЯ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ДЛЯ ГОСТИНИЦ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

АНКЕТА (форма N 1-Г)

Граждане, прибывшие в командировку, на совещания, конференции, сборы, а также лица, перечисленные в п.4 Инструкции о порядке регистрации граждан в гостиницах (ГУОПП МВД СССР, 1984 г.), заполняют анкету в одном экземпляре, остальные - в двух.

После проверки личные документы возвращаются владельцам.

Для хранения анкет и работы с ними в администраторской должны быть две картотеки: в первой хранятся анкеты на проживающих в гостинице, во второй - на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца.

Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН (форма N 2-Г)

Заполняется дежурным администратором или работником бюро обслуживания на основании паспорта и визы.

СЧЕТ (формы N N 3-Г, 3-ГМ)

Заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги, при отсутствии специальных талонов.

Счет выписывается в трех экземплярах: первый - выдается проживающему, второй экземпляр счета вместе с "Кассовым отчетом" (ф. N 5-Г) ежедневно сдается в бухгалтерию, третий хранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальных кармашках, расставленных по числам оплаты, в контрольной картотеке.

При механизированном способе ведения расчетов счет заполняется в 2-х экземплярах. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя.

Работник бухгалтерии сверяет формы NN 3-Г, 3-Гм с формой N 1-Г.

Счета являются бланками строгой отчетности.

КАРТА ГОСТЯ (форма N 4-Г)

Дает право поселившемуся на получение ключа от номера и внеочередное обслуживание в предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенные в гостинице.

На числовой сетке Карты гостя отмечается период оплаты.

При выезде гостя этажный персонал делает отметку с указанием даты и часа освобождения номера (места), наименования и количества мест багажа. В вестибюле Карта гостя сдается в администраторскую.

КАССОВЫЙ ОТЧЕТ (форма N 5-Г)

Составляется в двух экземплярах работником, осуществляющим расчеты с проживающими. Первый экземпляр вместе со счетами (ф. N 3-Г) или контрольной кассовой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгалтерию, второй сохраняется у подотчетного лица.

Работник бухгалтерии сверяет форму N 5-Г с формами 3-Г, 3-Гм.

РАСЧЕТЫ ОПЛАТЫ ЗА БРОНИРОВАНИЕ И ПРОЖИВАНИЕ ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУ (форма N 7-Г)

Ведется дежурным администратором или портье в 2-х экземплярах. Окончательный итог подводится после выезда проживающих и служит основанием к оплате счета, предъявляемого предприятию, организации.

КВИТАНЦИЯ НА ВОЗВРАТ ДЕНЕГ (форма N 8-Г)

Заполняется при оформлении возврата денег проживающему, досрочно выезжающему из гостиницы.

Выписываются работником гостиницы в одном экземпляре.

Сдается в бухгалтерию вместе с "Кассовым отчетом" (ф. N 5-Г). При оформлении возврата на первом и третьем экземплярах счета (ф. N 3-Г) или на первом и втором (ф. N 3-Гм) делается отметка о произведенном возврате.

Работник бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в ф. N 8-Г с подписью в ф. N 1-Г, после чего анкета возвращается в администраторскую.

АКТ О ПОРЧЕ ИМУЩЕСТВА ГОСТИНИЦЫ (форма N 9-Г)

Акт составляется работниками гостиницы в трех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй - материально-ответственному лицу, в подотчете которого находится имущество гостиницы, третий выдается на руки плательщику.

ЗАЯВКИ НА БРОНИРОВАНИЕ МЕСТ (форма N 10-Г)

Заявка заполняется предприятиями (организациями), регистрируется в специальном журнале "П" по следующей форме:

Для оперативного учета проживающих на этаже поэтажный персонал (при наличии службы портье - портье) заполняет журнал по форме:

Заявки на бронирование мест по телеграммам, телефонным звонкам, письмам регистрируются в журнале "И" по следующей форме:

ОБОРУДОВАНИЕ КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОТЕКИ СЧЕТОВ

Для хранения счетов контрольная картотека укомплектовывается кармашками, количество которых должно соответствовать количеству мест в гостинице с учетом временно используемых дополнительных мест.

Кармашки со счетами в контрольной картотеке размещаются по датам оплаты.

КВИТАНЦИЯ "АВТОСТОЯНКА" (форма N 11-Г)

Составляется на автостоянках гостиничного комплекса при приеме и выдаче автотранспорта, выписывается в 2-х экземплярах: 1-й сдается в бухгалтерию, 2-ой выдается на руки плательщику. Является бланком строгой отчетности.

КВИТАНЦИЯ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ПЛАТНЫХ УСЛУГ (форма N 12-Г)

Выписывается на дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего).

Составляется в 2-х экземплярах: 1-ый представляется в бухгалтерию, 2-ой - плательщику. Является бланком строгой отчетности.

Утверждена
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 13 декабря 1993 г. N 121

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 13 декабря 1993 г. N 121

ФОРМА N 3-Г Гостиница ________________________________________________________ Город ____________________________________________________________ СЧЕТ N ___000000________ от "___" ___________________ 19 __ г. Гр. ______________________ Индекс поселения ______________________ (Ф.И.О., страна) N комнаты _________________________ Заезд ____________________ (дата, часы) N корпуса _________________________

ФОРМА N 3-Гм Гостиница ________________________________________________________ (адрес) СЧЕТ N ______ 000 000 ____________ Комната ________________ Фамилия, И.О. ____________________________________________________ Страна ___________________________________________________________ Организация ______________________________________________________ Заезд ____________________________________________________________ Выезд ____________________________________________________________

ФОРМА N 4-Г Гостиница ________________________________________________________ Адрес ____________________________________________________________ Телефон __________________________________________________________ Проезд ___________________________________________________________ __________________________________________________________________ КАРТА ГОСТЯ N ДНИ МЕСЯЦ 1 17 I 2 18 II 3 19 Фамилия, И.О. _______________ III 4 20 Номер _______________________ IV 5 21 V 6 22 Ключ от номера выдается при предъявлении VI Карты гостя 7 23 VII 8 24 VIII 9 25 Проживающий имеет право на внеочередное IX 10 26 обслуживание в предприятиях общественного X 11 27 питания, бытового обслуживания и связи, XI 12 28 расположенных в гостинице XII 13 29 14 30 15 31 16 Администратор _______________________________________________ (подпись) Нижеследующая надпись печатается на обороте вверху ПРОПУСК НА ВЫНОС ВЕЩЕЙ Количество мест _______________________________ Наименование вещей ____________________________ Дата и час ____________________________________ Подпись _______________________________________

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 13 декабря 1993 г. N 121

ФОРМА N 5-Г Гостиница ________________________________________________________ КАССОВЫЙ ОТЧЕТ __________________________________________________________________ (Фамилия, Имя, Отчество, ответственного за расчет) за " __ " ______ ____________________ 19 __ г.

Обязательное использование формы 3-г было отменено ещё с 2008-го года. Такой формы, как обязательной , более не существует. Это память о давно ушедшем.

Несмотря на то, что в некоторых бухгалтериях "форму 3-г" продолжают настойчиво требовать в качестве гостиничной квитанции. Дело в том, что по текущему законодательству, использование данной формы, предоставлено на выбор именно гостиницы выдающей документы за проживание. Гостиница по желанию и принятому внутреннему распорядку может предоставлять подтверждающие документы как в форме 3-г, так и в любой другой форме. Ниже в этой статье вы сможете прочитать подтвержденное законодательно необязательность предоставления формы 3-г.

В настоящее время данная форма недействительна. Она была утверждена приказом Министерства финансов РФ от 13.12.93 № 121. Действие формы было отменено п.2 постановления Правительства РФ №359 от 06.05.08 в котором сказано сказано, что (дословно) "Установить, что формы бланков строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 31 марта 2005 г. N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники", могут применяться до 1 декабря 2008 г."

При отсутствии контрольно кассового оборудования гостиницы должны самостоятельно разработать форму документа, подтверждающего прием денег за проживание. Документ обязан содержать обязательные реквизиты, оговоренные в положении об осуществлении наличных денежных расчетов без применения ККТ, а именно: а) наименование документа, шестизначный номер и серия; б) наименование и организационно-правовая форма - для организации; фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя; в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия его отсутствия - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности); г) ИНН, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю); д) вид услуги; е) стоимость услуги; ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты; з) дата осуществления расчета и составления документа; и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя); к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

По материалам сайтов гарант плюс и квитокру