Non tutti noi si sentono sicuri durante gli incontri con i partner commerciali. Il problema è che molti uomini d'affari semplicemente non conoscono le regole elementari dell'etichetta stabilite nella comunità imprenditoriale. Ma di tanto in tanto devi comunque incontrare clienti e colleghi "in negozio". Certo, non puoi farne a meno. Diamo un'occhiata ai punti principali che saranno utili per condurre tali negoziati.

Come comportarsi a una riunione di lavoro: regole, etichetta

1. Non essere mai in ritardo per le riunioni. Se ti consideri un leader, devi semplicemente fare tutto in tempo. Fai del tuo meglio per arrivare in tempo per la tua riunione di lavoro. La tua puntualità, credimi, la seconda parte apprezzerà sicuramente.
2. Presenta le persone intorno a te l'una all'altra. Imprenditori tra loro sconosciuti riuniti all'incontro? Assicurati di presentarli. Per prima cosa devi indicare la persona che detiene la posizione più alta.
3. Devi essere pronto a tutto.È molto importante capire cosa ci si aspetta esattamente da te al prossimo incontro. Fornire questo "prodotto" agli uomini d'affari. Prepara anche domande in anticipo che possono aiutare a portare la relazione d'affari al livello successivo.
4. Un piano chiaro è la chiave del successo. Sarà problematico ottenere risultati positivi e fare una buona impressione sugli uomini d'affari circostanti se non si dispone di un piano chiaro. Mai andare alle riunioni di lavoro "nudo".
5. Guarda come ti siedi. C'è un momento psicologico qui. Sistema la sedia in modo da essere allo stesso livello del resto delle persone. Altrimenti, sembrerà che tu sia un bambino piccolo in una riunione di adulti. Potresti non essere preso sul serio.
6. Parla chiaramente e ad alta voce. Nessuno dice che prima di un incontro di lavoro sia necessario fissare un appuntamento con un logopedista in anticipo. Ma tu, indipendentemente dalla tua dizione, devi dare l'impressione di una persona che ha fiducia in se stessa, nelle sue parole. Questo, nella maggior parte dei casi, è il problema di una donna d'affari che è abituata a parlare alle riunioni a bassa voce o “sottovoce”.
7. Sii il primo a parlare. D'accordo sul fatto che le prime impressioni sono le più vivide. Quegli imprenditori che parlano alla fine sono già difficili da ascoltare e, soprattutto, da ascoltare.
8. La brevità è l'anima dell'arguzia. L'eccesso di "acqua" nelle tue frasi non interessa a nessuno. Parla rigorosamente al punto. Ed è importante non ripetersi. Ricorda che per gli uomini d'affari ogni minuto conta.
9. Lascia il telefono in tasca o in borsa. Il gadget, ovviamente, deve essere spento o messo in modalità silenziosa. Non metterlo sul tavolo. Questo errore viene commesso da molte persone durante le riunioni di lavoro. Essendo sempre distratto dal telefono, di certo non mostrerai il tuo interesse per la conversazione.
10. Non lasciare un pasticcio dietro. Spesso le riunioni di lavoro si tengono a una tavola rotonda (o tavola normale) in un ambiente informale. Naturalmente, non senza bevande e snack. Se non sei servito da un cameriere, assicurati di pulire dopo te stesso. È considerata cattiva educazione quando un adulto lascia piatti e bicchieri sporchi.
11. Impara ad andartene educatamente. Non è affatto necessario stringere la mano a ciascuna persona e, inoltre, abbracciarsi, lasciando un incontro di lavoro. Basta dire: “Arrivederci a tutti” oppure “È stato bello parlare con ognuno di voi”. E non c'è dubbio che verrai ricordato come una persona educata.

Come puoi vedere, essere a riunioni di lavoro e sentirsi a proprio agio, come si suol dire, non è così difficile come sembra a prima vista.

Come comportarsi ad una riunione di lavoro ad una mostra

Di per sé, lo spazio espositivo crea già una conversazione d'affari. L'obiettivo di ogni partecipante all'evento è stabilire nuove connessioni, concludere contratti reciprocamente vantaggiosi e valutare soluzioni innovative per la produzione di prodotti.

Expocentre Fairgrounds è una delle più grandi società espositive, all'interno della quale vengono organizzate esposizioni di imprese nazionali ed estere. Durante un tale evento, è molto più facile aumentare l'efficienza aziendale rispetto a una riunione di lavoro di formato diverso.

Per stabilire relazioni positive con i partner, è importante aderire non solo al quadro giuridico. Uno dei segreti del successo è negoziare secondo le consuetudini e le regole stabilite. Tutte queste norme di etichetta aziendale sono state sviluppate nel corso degli anni. E non è consuetudine trascurarli tra uomini d'affari e diplomatici.

Ogni persona è coinvolta nelle trattative di volta in volta: andare a colloqui quando si cerca un lavoro, firmare contratti, vendere beni o concordare la fornitura di un servizio. Il compito dei negoziati è quello di scambiare opinioni e raggiungere il risultato pianificato.

Indipendentemente dal livello in cui vengono condotte le negoziazioni, che si tratti di una discussione su questioni di lavoro tra un capo e un subordinato, un incontro di partner commerciali o addirittura capi di stato, il galateo aziendale prevede tre fasi principali della negoziazione:

• preparazione;
• processo di negoziazione;
• raggiungere un accordo.

Preparazione delle trattative

Il successo del processo negoziale è in gran parte determinato dalla sua preparazione.

Include componenti sia organizzative che di contenuto. Poiché le controversie sorgono spesso nella vita di tutti i giorni, negli affari e nella sfera interstatale, le questioni relative all'osservanza dell'etichetta rimangono sempre rilevanti. La violazione delle norme stabilite comporta conseguenze negative.

Al fine di evitare errori, va tenuto presente che l'etichetta degli incontri di lavoro e delle negoziazioni richiede gentilezza e tatto, osservanza del codice di abbigliamento, nonché un atteggiamento positivo e buona volontà da parte dei partecipanti alle negoziazioni. L'ospite deve prendere l'iniziativa. Avviare una conversazione, riempire pause imbarazzanti, la guida generale della conversazione è una sua prerogativa. Gli ospiti dovrebbero essere trattati come partner, non come nemici.

Determinazione del luogo e del tempo

L'etichetta aziendale richiede che la data e l'ora esatta delle negoziazioni siano concordate in anticipo dai partecipanti. Dopo averli coordinati con un partner, non puoi essere in ritardo. Questo crea un'immagine negativa e dimostra un atteggiamento irrispettoso. Se per qualche motivo non è stato possibile evitare di arrivare in ritardo, devi scusarti.

Non vale la pena organizzare trattative di lavoro la mattina presto o tardi, così come durante la pausa pranzo. La scelta migliore è la prima metà della giornata. Inoltre, gli incontri di lavoro seri di solito non sono programmati nelle ultime settimane dell'anno, quando molti sono impegnati a riassumere questioni lavorative e finanziarie. Il luogo di incontro, ad esempio, in un ambiente informale o in una sala riunioni di un ufficio, è scelto in modo tale da rispecchiare il concetto generale.

Raccolta e analisi dei dati necessari per le trattative

La preparazione per i negoziati richiede uno studio completo del loro argomento.

Secondo l'etichetta, il numero di partecipanti alla riunione di ciascuna delle parti, nonché il loro status, dovrebbero essere proporzionati. Ogni delegazione dovrebbe avere un capo, una persona che prende le decisioni finali.

Nel periodo che precede l'incontro, vale la pena considerare quali materiali informativi possono essere utili, in modo che le informazioni importanti in formato cartaceo siano sempre a portata di mano per ogni partecipante. Anche i progetti di contratto devono essere preparati con largo anticipo.

Elaborazione di un piano di negoziazione, definizione di un obiettivo

L'etichetta delle trattative commerciali riguarda non solo la soluzione dei problemi organizzativi, ma anche lo studio del lato dei contenuti.

Innanzitutto è necessario selezionare con cura le informazioni, individuare le principali problematiche e le modalità per raggiungere accordi. Quando ci si prepara a una trattativa, è opportuno fare un elenco degli interessi di entrambe le parti, classificandoli dal più importante al meno significativo.

Vale la pena scegliere l'opzione più appropriata per condurre il processo di negoziazione, nonché un piano d'azione in caso di fallimento. Ciò aumenta le possibilità di ulteriori discussioni del problema in futuro.

Infine, nel corso della preparazione, è necessario identificare i problemi e cercare di capirli. Ad esempio, la preparazione di un nuovo affare può richiedere molto tempo, ma la decisione di concluderlo deve essere presa rapidamente e immediatamente attuata. Il piano di una riunione d'affari dovrebbe coprire il più possibile temi di attualità, non limitandosi a fissare il tempo e il luogo dei negoziati.

Negoziazione

La conduzione di trattative commerciali rientra nel seguente schema:

1. inizio della riunione
2. scambio di informazioni;
3. argomentazione e controargomentazione;
4. ricerca e processo decisionale;
5. parte finale.

Il successo di questo processo è determinato la capacità degli interlocutori di porre domande e ascoltare risposte e rispetto dell'etichetta aziendale. Tutti i partecipanti alla riunione devono essere accurati, onesti, corretti e pieni di tatto.

Presentazione e posti a sedere degli ospiti

Tutti i membri della parte ospitante devono riunirsi all'ora stabilita nella sala predisposta per il processo di negoziazione. L'incontro con gli ospiti è solitamente responsabilità dei dipendenti che non prendono parte all'evento.

Il capo della delegazione ospite è il primo a salutare il pubblico e presentarsi, poi il capo della delegazione ospite. L'ospite invita quindi tutti a prendere posto. Lo fa per primo. Il resto dei partecipanti si siede, concentrandosi sui segni posizionati. Molto spesso, entrambi si trovano uno di fronte all'altro, al centro. I rappresentanti di ciascuna delegazione sono posti lungo il loro lato del lungo tavolo.

Dopo che tutti i negoziatori hanno preso posto, il leader ospitante può iniziare a presentare la sua squadra. Dopodiché, secondo il galateo aziendale, il turno passa alla testa degli ospiti.

Se ci sono meno di dieci partecipanti alla riunione, ha luogo uno scambio. Ognuno consegna la propria carta a quello che si trova di fronte.

Determinazione dell'elenco delle questioni e formazione dell'ordine del giorno

L'avvio e la conduzione di una conversazione è responsabilità del capo dell'ospite. Il suo compito è evitare pause prolungate che possono essere interpretate erroneamente come un segnale per terminare la conversazione.

Secondo l'etichetta, non si dovrebbe iniziare a discutere di un problema subito. In primo luogo, è consuetudine scambiare frasi su argomenti astratti. Ad esempio, puoi notare l'esperienza già esistente di proficua collaborazione, o almeno parlare del tempo. Ed è meglio non toccare temi come la religione, le questioni nazionali, le preferenze sportive. Possono causare polemiche. Quindi il capo dei padroni di casa passa al tema principale delle trattative, può dare la parola agli altri partecipanti, esperti.

Il galateo aziendale fornisce verbali di riunione. Per fare ciò, usa o registra su un registratore vocale. Ma per la sua condotta è necessario informare entrambe le parti e ottenere la loro approvazione.

Discussione di questioni controverse

I processi di negoziazione non sempre si concludono con successo, gli interessi dei partecipanti spesso non coincidono. Le parti possono non concordare sull'argomento principale di discussione o proposte private e tesi. In questo caso, si accordano sul prossimo round di negoziati per prendersi una pausa e continuare la ricerca di soluzioni per ogni problema.

In caso di una questione controversa, l'etichetta richiede che tu rimanga calmo.

Completamento delle trattative

Alla fine dell'incontro, è necessario sdrammatizzare un po' l'atmosfera. Dopo la fine della parte ufficiale dell'evento, il capo dell'ospite può offrirsi di togliersi le giacche. Ma l'iniziativa per concludere le trattative dovrebbe rimanere al capo degli ospiti.

Raggiungere accordi in riunione

Discutendo questa o quella soluzione al problema, i partecipanti al processo negoziale si sforzano di ottenere risultati concreti. Eventuali trattati e accordi possono essere adottati solo nell'ambito del cosiddetto spazio negoziale. Queste sono le soluzioni accettabili che gli oppositori possono accettare.

Gli accordi possono essere raggiunti sulla base dei seguenti tipi di decisioni:

• compromesso- che implicano concessioni reciproche;
• asimmetrico- in cui le concessioni di una parte superano significativamente le concessioni degli oppositori;
• fondamentalmente nuovo- che si adatta il più possibile a entrambe le parti.

Riassumendo l'incontro

Le riunioni di lavoro, di norma, si concludono con l'adozione di una decisione. Il galateo negoziale richiede che sia documentato. I rappresentanti autorizzati di entrambe le parti firmano i documenti finali e ne ricevono le copie.

Al termine dell'incontro, è necessario redigere rapporto scritto. Può essere inviato ai partner per l'approvazione.

Tutti gli accordi raggiunti devono essere rispettati, siano essi orali o scritti. La regola più importante dell'etichetta aziendale è mantenere la parola data.

Analisi dei risultati delle negoziazioni

I negoziati si considerano conclusi solo quando il loro risultato è completamente analizzato, vengono prese tutte le misure per attuare gli accordi e vengono tratte conclusioni che aiuteranno a prepararsi per i prossimi eventi.

L'analisi viene effettuata al fine di confrontare lo scopo dei negoziati e il loro risultato finale, per determinare le azioni che seguono dai risultati.

Per raggiungere una comprensione con, è importante osservare rigorosamente le norme generalmente accettate dell'etichetta aziendale, nonché conoscere i tratti nazionali e la psicologia del comportamento. Per fare questo, preparandoti per l'evento, è necessario conoscere la cultura del paese da cui provengono gli ospiti.

Ad esempio, i negoziati con i partner stranieri richiedono il dialogo più diretto, percepiscono gli accenni come disonestà o incertezza. Nell'etichetta, il silenzio è spesso valutato più della parola detta. Pertanto, i giapponesi lasciano le frasi non dette finché non sono sicuri di come le percepirà l'interlocutore.

Le riunioni di lavoro sono eventi (compresi quelli di protocollo), il cui scopo è promuovere l'instaurazione di contatti reciprocamente vantaggiosi tra i rappresentanti delle imprese.

Molto spesso, gli incontri sono organizzati da aziende che hanno un numero significativo di partner sia nel proprio paese che all'estero.

Tipi di incontri di lavoro

Esistono diversi tipi di tali eventi. Tutti possono essere internazionali, di ramo, scientifici.

Conferenza necessario per discutere una questione specifica. Tale incontro di lavoro si svolge sotto forma di discorsi separati. Il convegno, infatti, è l'incontro di un gruppo di specialisti di una particolare questione e può essere concentrato in uno o più luoghi (in forma distribuita) su base territoriale.

congressi organizzato per distributori e rivenditori.

Seminario d'affari- evento didattico e pratico, svolto sotto forma di discussione di messaggi tematici.

PresentazioneÈ progettato per attirare l'attenzione del pubblico sui nuovi prodotti, sull'azienda, su determinati risultati e sui risultati del lavoro.

Tavola rotonda organizzato nel caso di una discussione su una questione socialmente significativa che richiede un'ampia attenzione pubblica. Richiede la partecipazione di esperti in grado di dare una valutazione obiettiva di ciò che sta accadendo. È inoltre consuetudine invitare la stampa a tavole rotonde per ottenere una copertura mediatica completa di tutti i principali punti di vista sul problema.

Ci sono anche eventi speciali per i giornalisti: conferenze stampa, briefing, grandi aperture, pranzi stampa, open day.

Conferenza stampa e briefing inteso ad esprimere la posizione della società. Di solito i suoi rappresentanti fanno dichiarazioni per i giornalisti e rispondono alle loro domande. Il briefing è più conciso. È una risposta a un incidente specifico di interesse per l'azienda.

La cerimonia di apertura- uno spettacolo pensato per aumentare l'interesse per una nuova struttura ed evidenziarne tutti i vantaggi.

L'Open Doors Day permette di far conoscere al maggior numero di interessati i principi base del lavoro dell'azienda.

Pranzo alla stampa- un modo per fidelizzare i principali media della regione. Prestigioso viene scelto per la sua tenuta. La cerchia delle persone ammesse all'evento è volutamente ristretta e gli alti funzionari dell'azienda sono sempre presenti.

buffet(cocktail, banchetto) implicano un ambiente informale. Lo scopo di un tale evento è aiutare la società organizzatrice ei suoi ospiti a stabilire il numero massimo di nuovi contatti e fare conoscenze.

Riunioni di lavoro formali e informali

Gli eventi formali e informali differiscono nella composizione dei partecipanti e nel risultato previsto:

• ufficiale (con protocollo, procedura rigorosa);
• informale (che ricorda la comunicazione informale ordinaria, senza risultati documentati obbligatori);
• esterno (con partner o clienti);
• interno (tra dipendenti della stessa organizzazione).

Fasi degli incontri di lavoro

Di solito, ogni incontro prevede l'attuazione di quattro passaggi obbligatori:

• chiarimento di punti di vista, posizioni delle parti;
• discussione e argomentazione delle opinioni espresse. In questa fase di solito compaiono conflitti e conflitti di interesse;
• raggiungere un compromesso, coordinare le posizioni, raggiungere un accordo su ogni questione in discussione;
• analisi dei risultati e attuazione degli accordi. Questa fase è lontana dalle altre nel tempo.
  • garantire la comunicazione professionale di specialisti in un campo;
  • ricerca collettiva e sviluppo di idee di lavoro;
  • mantenere i contatti;
  • coordinamento delle azioni, controllo sui progetti in corso;
  • supporto alle imprese.

Obiettivi e obiettivi di un incontro di lavoro

Ma l'obiettivo principale è convincere il partner ad agire in un certo modo, per essere d'accordo con la linea d'azione proposta.

Programma e scenario di un incontro di lavoro

Il successo delle negoziazioni richiede un'attenta preparazione, che di solito include la risoluzione di problemi organizzativi e la preparazione di un copione per la riunione stessa.

Il primo gruppo di compiti comprende lo sviluppo dell'ordine del giorno, la scelta dell'ora e del luogo della riunione, il numero, la composizione ei poteri dei partecipanti, il regolamento e il numero dei turni.

L'azienda di solito affida la preparazione del programma a un dipendente appositamente incaricato.

Il programma dovrebbe essere dettagliato e includere un chiaro elenco di attività per garantire:

• selezione dei partecipanti da tutte le parti;
• arrivi meeting, transfer, alloggio;
• programma enogastronomico e culturale e di intrattenimento;
• vero processo negoziale.

Il programma dovrebbe indicare chi è responsabile dell'attuazione di ciascuna fase. Deve essere concordato con tutte le parti coinvolte nelle trattative. Allo stesso tempo, è importante chiarire di chi sarà la responsabilità di tenere il verbale della riunione. Se si assume un formato internazionale, è anche necessario chiarire la questione di chi dovrà fornire un interprete.

Poiché durante le visite di lavoro è consuetudine organizzare non solo comunicazioni ufficiali, ma anche informali tra le parti (indipendentemente dall'ufficialità dell'evento), il programma dovrebbe prevedere una giornata libera dedicata a questo.

Traduttore inglese per un incontro di lavoro

Molto spesso, gli eventi aziendali richiedono la traduzione da/in inglese. Ci sono una serie di fattori da considerare quando si sceglie un interprete:

• conoscenza della terminologia;
• esperienza in lavori simili;
• la capacità di navigare rapidamente in situazioni mutevoli;
• capacità di tradurre in modo chiaro, rapido, coerente.

È meglio avvisare in anticipo lo specialista sull'argomento dell'incontro e sul codice di abbigliamento adottato in esso.

Leader di riunioni di lavoro

Il suo compito è guidare il corso delle trattative. Questo può essere fatto da una persona o da un team. Nel primo caso, il processo decisionale è semplificato: tutto viene svolto da un dipendente e si assume tutta la responsabilità.

Nel secondo caso, la probabilità di errore diminuisce: il team può includere specialisti in diversi campi. Ma la condizione per il successo è la coerenza del suo lavoro, altrimenti l'avversario può utilizzare i disaccordi interni per i propri scopi.

Risultati, risultati di un incontro di lavoro

L'esito positivo dei negoziati richiede la ripetizione obbligatoria dei loro principali risultati. Ciò è necessario affinché tutti i partecipanti si rendano conto di ciò che è stato realizzato e percepiscano l'esito dei negoziati come un risultato. Sarà utile organizzare il prossimo incontro.

Se i risultati sono negativi, è importante poter uscire correttamente dal contatto.

Caratteristiche degli incontri di lavoro con un cliente in Russia

È importante che gli stranieri tengano conto del fatto che gli imprenditori russi preferiscono negoziare in un ambiente informale, ma allo stesso tempo valutano attentamente l'aspetto del loro partner. Devi essere preparato al fatto che i negoziati da soli non daranno un risultato, saranno necessari diversi incontri. Puoi utilizzare sia i canali di comunicazione ufficiali che quelli personali. Gli uomini d'affari russi sono puntuali e non amano le promesse vuote.

Incontri di lavoro alle fiere

Gli incontri di lavoro in fiera sono i più redditizi, poiché i servizi dell'evento aiuteranno a negoziare con il cliente, pianificare l'incontro e garantire l'attuazione di tutti gli obiettivi.

CEC Expocentre organizza costantemente mostre tematiche di varie direzioni, dove ogni produttore può trovare nuovi partner e clienti.

Questo è uno dei temi di attualità che interessano molti amministratori e project manager e aziende. Perché si presta così tanta attenzione a questo? Perché la base sono sempre accordi che si basano su molti soldi, e quindi le modalità per realizzare queste relazioni sono molto diverse.

Come ospitare una riunione di lavoro di alto livello

Se stai pianificando un evento simile, ti consigliamo i seguenti metodi:

Naturalmente, la domanda più basilare sarà se questo incontro di lavoro è necessario o se tutto può essere scoperto attraverso negoziazioni a distanza. Tutto dipende, infatti, dalla serietà delle intenzioni e dal risultato finale. Se gli obiettivi, come si suol dire, sono nobili e hanno vantaggi degni, allora l'incontro deve esserlo. Su sciocchezze non è necessario organizzare tali eventi.

Fai un piano per un incontro di lavoro, in cui scrivi la tua strategia per condurre una conversazione punto per punto.

Segna le domande che ti interessano di più e rispecchia le tue intenzioni.

Metti la questione centrale attorno a tutto e la cosiddetta agenda andrà avanti. In effetti, questa domanda non deve essere messa da parte, quindi periodicamente durante una conversazione focalizza la tua attenzione e l'attenzione dell'interlocutore sulla cosa principale.

Se il tuo interlocutore intende ottenere alcuni dei suoi vantaggi dal caso, ma non sono utili per te, o evita determinati argomenti, ma ne hai bisogno, crea frame condizionali e prepara domande di controllo che ti aiuteranno a ottenere con sicurezza la risposta desiderata e risultato.

Indicare l'ora esatta dell'incontro di lavoro, nonché delineare l'intervallo di tempo per l'incontro stesso. Fai capire all'interlocutore che sei una persona molto seria e non sprecare minuti preziosi invano. Se non hai intenzione di ripetere l'incontro a causa di un malinteso reciproco, sottolinea che tutto dovrebbe essere deciso questa volta e non in un altro momento.

Se in queste riunioni sono presenti terze parti che hanno anche determinate opinioni su questioni specifiche, dare loro la parola, altrimenti sembrerà errata.

Non superare mai la soglia della calma, sii calmo, anche se le cose non vanno come previsto. A volte solo la resistenza "ferrea" ci aiuta a capire la situazione e ottenere un contratto redditizio.

Dettagli importanti di un incontro di lavoro

Se devi tenere un incontro di lavoro, devi ricordare che il successo dell'evento dipende direttamente dalla sua preparazione di qualità. Non dovresti perdere di vista nessun dettaglio importante e solo allora l'incontro di lavoro si terrà al più alto livello. Per fare ciò, devi sapere come organizzare un incontro di lavoro.

Prima di tutto, devi impostare la data esatta per l'incontro di lavoro. Per fare ciò, è necessario informare in anticipo tutti i partecipanti alla riunione della sua tenuta. A seconda del formato dell'evento e con chi esattamente lo stai ospitando, questo potrebbe essere un invito telefonico o verbale, una lettera commerciale o un'e-mail. È necessario far circolare l'ordine del giorno a tutti i partecipanti con domande per ulteriori discussioni, regole procedurali, relatori principali e materiale di base, se necessario.

Devi pensare a quale luogo è più adatto per tenere una riunione di lavoro. Un luogo adatto potrebbe essere la vostra sala conferenze personale in azienda o una sala riunioni dedicata. Assicurati che i tuoi colleghi non tengano riunioni di lavoro in questo giorno. Un'opzione altrettanto conveniente per tenere una riunione è una sala conferenze affittata da te. Questo tipo di servizio è offerto da molti hotel e hotel, istituzioni educative, centri commerciali.

A volte gli incontri di lavoro si tengono in ristoranti e caffè. Questa opzione può essere appropriata quando la riunione ha un numero limitato di partecipanti. Se decidi di combinare le trattative commerciali con la colazione o il pranzo, o di farlo a cena, devi prenotare in anticipo un tavolo in un bar o in un ristorante.

Il luogo in cui si desidera tenere una riunione di lavoro non dovrebbe essere troppo rumoroso, poiché sarà difficile discutere di questioni commerciali. Si consiglia di rifiutarsi di scegliere luoghi esotici e stravaganti, perché i propri gusti potrebbero non coincidere con i gusti degli altri partecipanti all'evento. Pertanto, dovresti optare per stabilimenti di natura classica.

Preparare l'attrezzatura necessaria e controllarla prima della riunione. Microfono, proiettore, apparecchiature video e telefoniche: imposta tutto in anticipo e regola con cura in modo che durante la riunione non ci siano interruzioni nel suo lavoro.

Controlla tutti i posti, stendi le dispense sul tavolo, non dimenticare i materiali per scrivere. Posizionare cartelli sui tavoli con i nomi di tutti i partecipanti.

Dalla domanda: come tenere una riunione di lavoro e farlo bene? Il suo esito positivo dipende direttamente e in futuro sarà molto più facile per te organizzare tali eventi.

L'efficacia delle riunioni di lavoro ufficiali è in gran parte assicurata dal rigoroso rispetto delle regole e dei requisiti di etichetta stabiliti per questa situazione e da un'attenta preparazione per tali eventi.

Iniziando a preparare un incontro di lavoro imminente, i suoi organizzatori devono:

• - definirne lo scopo;
• - preparare un elenco di argomenti da discutere e, se possibile, distribuirlo ai partecipanti alla riunione;
• - selezionare e studiare i materiali ei documenti necessari su questi temi;
• - limitare l'elenco dei partecipanti alla riunione solo a quelle persone da cui dipende realmente il successo nel raggiungimento dell'obiettivo;
• - prevedere le posizioni delle parti, l'eventuale svolgimento della riunione ei suoi risultati;
• - stabilire un chiaro calendario per l'incontro;
• - preparare il luogo.

Coloro che sono invitati a un incontro di lavoro dovrebbero rispondere immediatamente all'invito o proporre un altro candidato a parteciparvi, se ciò sembra più appropriato.

L'etichetta di una riunione di lavoro ufficiale è un insieme di regole che regolano il comportamento delle parti nelle procedure di saluto, presentazione, indirizzamento, comunicazione, scambio di biglietti da visita, saluto, espressione di gratitudine per l'ospitalità e lo svolgimento riuscito della riunione.

Il proprietario dell'ufficio incontra gli ospiti a metà strada verso la porta. Alla sua destra potrebbe esserci il suo vice, a sinistra - un interprete, se gli ospiti sono stranieri. Gli ospiti entrano nello stesso ordine, con la testa del gruppo mezzo passo avanti. L'interprete dell'ospite della riunione nella lingua dell'ospite introduce i membri del gruppo degli ospiti, l'interprete dell'ospite interpreta e presenta gli ospiti.

Dopo i saluti, l'organizzatore della riunione invita gli ospiti al tavolo della riunione e li invita a prendere posto di fronte alla finestra, alla luce. Questo è considerato educato. Tuttavia, gli ospiti non dovrebbero essere seduti contro le finestre che si affacciano sul lato soleggiato: questo può essere considerato un segno di mancanza di rispetto.

I leader delle parti alla riunione, di regola, sono posti uno di fronte all'altro, i loro vice sono a destra di ciascuno e gli interpreti sono a sinistra. Il resto dei partecipanti alla riunione viene posizionato casualmente.

Una conversazione in una riunione di lavoro formale dovrebbe sempre iniziare con cinque o sei domande generali: "Come hai volato?", "Come hai soggiornato in hotel?", "Come va l'acclimatamento, come ti senti?" e altri Non dovresti mai parlare immediatamente del caso.

La presentazione dei partecipanti all'incontro avviene attraverso lo scambio di biglietti da visita. L'ospite della riunione estrae il suo biglietto da visita e, sollevando leggermente il corpo, lo passa al capo del gruppo degli ospiti. (Ricordiamo che ai giapponesi e sudcoreani viene consegnato sempre un biglietto da visita con entrambe le mani, in quanto sono accettati, e mai con la sinistra!) Se non ci sono molti partecipanti all'incontro, tutti i presenti possono scambiarsi i biglietti da visita . Ma puoi anche fare liste in anticipo indicando il cognome, il nome e il patronimico di ciascuno dei partecipanti alla riunione, la loro posizione e il luogo di lavoro.

Dopo la presentazione, inizia la conversazione. Viene sempre avviato dall'host host. Un incontro di lavoro non dovrebbe durare più di due ore. Dopo la fine dell'incontro, puoi regalare souvenir. Ci sono diversi punti di vista su chi dovrebbe farlo per primo: host o ospiti. È importante che i souvenir corrispondano rigorosamente al grado dei partecipanti alla riunione. Si sconsiglia di fare gli stessi regali a tutti i partecipanti, al capogruppo e al suo vice.

Al termine dell'incontro, l'ospite si alza per primo dal tavolo, si reca nel luogo in cui ha incontrato gli ospiti e saluta ciascuno di loro. Non è consigliabile lasciare l'ufficio con gli ospiti. Gli ospiti sono accompagnati dal responsabile dell'incontro.

Etichetta aziendale , che disciplinano il comportamento dei partecipanti a una riunione ufficiale di lavoro, richiedono:

• - arrivare puntuale alla riunione;
• - rispettare le tradizioni e gli usi adottati nel territorio di soggiorno;
• - mantenere un atteggiamento positivo;
• - esprimi i tuoi pensieri in modo conciso, chiaro e chiaro, non deviare dall'argomento;
• - spiegare abbreviazioni, abbreviazioni e termini speciali usati nel parlato;
• - ascoltare attentamente gli interlocutori, monitorare la reazione dei partecipanti all'incontro alle parole dei relatori;
• - ricordare che un incontro di lavoro si svolge in modalità dialogica e non monologo di una delle parti;
• - ns manifestare intolleranza al punto di vista degli altri partecipanti all'incontro, anche se significativamente diverso dal vostro;
• - ascoltare attentamente e mostrare disponibilità a discutere le posizioni dell'altra parte;
• - non interrompere gli oratori;
• - mantenersi calmi ed educati, anche se l'interlocutore mostra aggressività, irritabilità o intemperanza.