Il Codice del lavoro richiede al datore di lavoro di rimborsare i dipendenti il ​​cui lavoro è di natura itinerante. Tali compensi sono presi in considerazione nel calcolo dell'imposta sul reddito, sono esenti dall'imposta sul reddito delle persone fisiche e dai contributi. Ecco perché i revisori dell'IFTS e dei fondi sono sempre particolarmente attenti ai documenti che confermano che l'opera è davvero in viaggio e le spese rimborsate sono associate a viaggi frequenti e sono effettivamente sostenute. Come formalizzare i rapporti di lavoro con i dipendenti in trasferta e pagamenti a loro favore, evitando oneri aggiuntivi, leggi l'articolo.

Personaggio itinerante: che cos'è?

Nel Codice del lavoro, solo tre articoli contengono una menzione della natura itinerante del lavoro.

L'articolo 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa afferma che le condizioni che determinano, se necessario, la natura del lavoro (mobile, in viaggio, su strada, altra natura del lavoro) sono soggette all'inclusione obbligatoria in un contratto di lavoro.

Secondo l'art. 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa, i viaggi ufficiali dei dipendenti il ​​cui lavoro permanente è svolto su strada o ha carattere itinerante non sono riconosciuti come viaggi di lavoro.

Ai sensi dell'art. 168.1 del Codice del lavoro della Federazione Russa per i dipendenti il ​​cui lavoro permanente viene svolto su strada o ha un carattere itinerante, nonché per i dipendenti che lavorano sul campo o partecipano a lavori di spedizione, il datore di lavoro rimborsa quanto segue relativo ai viaggi di lavoro:

Spese di viaggio;

spese di alloggio;

Spese aggiuntive legate alla vita al di fuori del luogo di residenza permanente (indennità giornaliera, indennità di campo);

Altre spese sostenute dai dipendenti con il permesso o la conoscenza del datore di lavoro.

Inoltre, l'art. 168.1 del Codice del lavoro della Federazione Russa prevede che l'importo e la procedura per il rimborso delle spese di cui sopra, nonché l'elenco dei lavori, delle professioni, delle posizioni di questi dipendenti sono stabiliti da un contratto collettivo, accordi, regolamenti locali. L'importo e le modalità di rimborso di tali spese possono essere stabiliti anche dal contratto di lavoro.

Pertanto, il Codice prevede garanzie aggiuntive per i dipendenti con natura itinerante del lavoro, ma allo stesso tempo non decifra quale tipo di lavoro possa essere considerato itinerante. In particolare, non è chiaro in base a quali criteri determinare se il lavoro di un dipendente è in viaggio, la professione di questo dipendente è importante in questo caso, quale dovrebbe essere il numero e la frequenza dei viaggi di lavoro?

Alla fine dello scorso anno, Rostrud ha cercato di rispondere a queste domande con una lettera del 12/12/2013 n. 4209-TZ. I funzionari hanno citato due segni di lavoro itinerante:

1) il dipendente svolge funzioni ufficiali al di fuori della sede dell'organizzazione;

2) il lavoro legato al viaggio è permanente (a differenza dei viaggi di lavoro, che sono temporanei e limitati a un certo periodo).

In termini di documentazione, Rostrud ha indicato quanto segue:

La condizione per stabilire la natura itinerante del lavoro per il dipendente deve essere inclusa nel contratto di lavoro (articolo 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa);

L'elenco dei lavori, delle professioni, delle posizioni dei dipendenti il ​​cui lavoro permanente è di natura itinerante deve essere stabilito in un contratto collettivo, accordi o regolamenti locali (articolo 168.1 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

La conclusione nella lettera è la seguente: se la funzione lavorativa del dipendente comporta un lavoro permanente su strada, il datore di lavoro ha il diritto di stabilire per lui la natura itinerante del lavoro e di rimborsare le spese relative ai viaggi di lavoro.

Come si può vedere, i funzionari non hanno spiegato in quale caso si possa ritenere che il lavoro associato al viaggio sia di natura permanente. Ciò che conta qui: il numero di viaggi al mese, la loro frequenza o altri fattori?

A nostro avviso, la natura permanente significa che il dipendente trascorre la maggior parte del suo tempo di lavoro su strada.

Requisiti dei revisori dei conti

I revisori dell'IFTS e dei fondi sono particolarmente attenti nel controllo dei documenti con cui l'azienda conferma la legittimità del rimborso ai dipendenti delle spese relative a trasferte e di cui all'art. 168.1 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Ciò è dimostrato da numerosi chiarimenti ufficiali e da una ricca pratica giudiziaria su questo tema.

Il motivo di tale controllo da parte dei revisori dei conti è semplice ed è che il compenso dei dipendenti "in viaggio" per i costi associati ai viaggi di lavoro:

Viene preso in considerazione in un momento nel calcolo dell'imposta sul reddito in altre spese (sottoclausola 49, clausola 1, articolo 264 del codice fiscale della Federazione Russa);

Esenzione dall'imposta sul reddito delle persone fisiche come indennità stabilita dalla legge relativa all'esercizio delle funzioni lavorative da parte di un dipendente (clausola 3 dell'articolo 217 del codice fiscale della Federazione Russa);

Esentato dai premi assicurativi, compresi i premi per infortuni (sottoparagrafo "e" clausola 2, parte 1, articolo 9 della legge federale n. 212-FZ del 24 luglio 2009 "Sui premi assicurativi alla Cassa pensione della Federazione Russa, Federazione delle assicurazioni, la Cassa federale di assicurazione medica obbligatoria (di seguito denominata legge n. 212-FZ), comma 2, comma 1, articolo 20.2 della legge federale n. 125-FZ del 24 luglio 1998, sull'assicurazione sociale obbligatoria contro il lavoro Infortuni e malattie professionali” (di seguito - Legge n. 125-FZ)).

Consideriamo più in dettaglio quali requisiti per la registrazione documentale del lavoro viaggiante e il rimborso del risarcimento sono proposti dalle autorità di regolamentazione.

Conferma della natura itinerante del lavoro

Il Codice del lavoro non richiede al datore di lavoro di provare in qualche modo il fatto che i viaggi ufficiali di un dipendente per il quale è stabilita nel contratto di lavoro la natura itinerante del lavoro sono, infatti, a tempo indeterminato.

La maggior parte dei chiarimenti ufficiali, inoltre, non richiede prove documentali della natura permanente del viaggio ufficiale.

In una sua lettera (datata 10 novembre 2011 n. ED-4-3/ [email protetta]) Il Servizio fiscale federale russo ha riferito che la natura itinerante del lavoro di un conducente spedizioniere può essere confermata da ordini, lettere di vettura, rapporti di volo e altri documenti. Cioè, stiamo parlando del diritto e non dell'obbligo dell'azienda di presentare questi documenti agli ispettori.

È chiaro che l'IFTS e i fondi non avranno alcun diritto al pagamento di tali indennità, perché la società trasferirà l'imposta sul reddito delle persone fisiche e i contributi con ciò. Ma dal punto di vista della legislazione del lavoro, una tale sostituzione dell'indennità con un'indennità è illegale. Il Codice del lavoro non obbliga i datori di lavoro a pagare un'indennità ai dipendenti per la natura itinerante del lavoro. L'azienda lo fa previo accordo con i dipendenti. Contestualmente, l'obbligo del datore di lavoro di rimborsare ai dipendenti le spese connesse al continuo viaggio è sancito dall'art. 168.1 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Ciò significa che l'azienda non ha il diritto di rifiutarsi di rimborsare tali costi anche se ha stabilito un bonus per condizioni di lavoro speciali nei contratti collettivi e di lavoro.

Pertanto, il mancato pagamento dell'indennità costituisce una violazione del diritto del lavoro. Per questo, i revisori dell'ispettorato del lavoro hanno il diritto di multare il capo dell'azienda (singolo imprenditore) per un importo da 1.000 a 5.000 rubli e l'organizzazione stessa per un importo da 30.000 a 50.000 rubli. (Parte 1, articolo 5.27 del Codice degli illeciti amministrativi).

E 168.1 prevede diverse opzioni di viaggio per i dipendenti:

• Viaggi di lavoro: i viaggi di specialisti per ordine del capo per un certo tempo per eseguire qualsiasi lavoro sono legati alle attività del dipendente e alla sua specializzazione. Durante un viaggio d'affari, mantiene il suo posto di lavoro e la sua posizione nell'organizzazione in cui è stato inviato in viaggio.
• La natura itinerante del lavoro implica regolari trasferte di lavoro o lavoro in strutture lontane dall'azienda, dall'azienda o dall'organizzazione. La differenza rispetto a un viaggio d'affari è che non sono episodici.

Ma è interessante che questi atti legislativi non diano una definizione precisa del lavoro itinerante e non ne prescrivano gli aspetti organizzativi. Pertanto, a tali specifiche attività può essere attribuito:

• Funziona quando un dipendente effettua viaggi regolari nel territorio che necessita del suo servizio.
• Manodopera in siti remoti dall'impresa principale.

Queste professioni possono essere molto diverse, non esiste una lista definita. Un esempio è quando un responsabile delle risorse umane visita tutte le filiali della sua azienda per lavorare con i dipendenti. Oppure quando lo spedizioniere deve girare per diversi punti vendita per consegnare la merce e accettare richieste.

Concludiamo un accordo

Le aziende con dipendenti in trasferta devono:

• Correggi e rifletti le caratteristiche di tale lavoro in un contratto di lavoro con un cittadino.
• Compensare secondo la procedura stabilita per tutte le spese sostenute da una persona durante il viaggio.

Assicurati di indicare nel contratto di lavoro che la natura del lavoro dovrebbe essere in viaggio. In caso contrario, il coinvolgimento di un dipendente a viaggiare senza il suo consenso può essere riconosciuto come una violazione delle leggi sul lavoro.

Ora parliamo di come avviene il design. Per ordine del direttore della società si approva il Regolamento sulla natura itinerante del lavoro e si redige un piano. Il documento contiene disposizioni generali. Inoltre, ciò è stabilito nel contratto di lavoro se si presume che il dipendente si recherà al lavoro immediatamente dopo l'assunzione. Se è necessario che un dipendente esistente diventi in viaggio, è necessario stipulare un accordo aggiuntivo al suo contratto. Puoi vedere un contratto di esempio.

Ogni datore di lavoro deve sapere che se il lavoro dei suoi dipendenti è di natura itinerante, questo deve essere chiaramente indicato nel contratto di lavoro o in aggiunta ad esso. Vale anche la pena ricordare che deve essere previsto inderogabilmente un compenso per i costi che sorgono durante tali attività. Se segui tutte le regole per la registrazione e non violi la procedura stabilita, sarà possibile evitare l'attenzione del controllo dei servizi civili.

Gli specialisti di GNK Group of Companies hanno spiegato come la tassazione può essere ottimizzata tenendo correttamente conto della natura itinerante del lavoro dei dipendenti.

Di recente, il Ministero delle Finanze della Federazione Russa ha chiarito ancora una volta che i pagamenti di compensazione ai dipendenti il ​​cui lavoro è di natura itinerante non sono soggetti all'imposta sul reddito delle persone fisiche e che i premi assicurativi non vengono addebitati su questi pagamenti. Consideriamo la situazione in modo più dettagliato.

Chi sono i dipendenti in viaggio?

La risposta generale a questa domanda è contenuta nell'art. 168.1 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Questa norma si riferisce ai dipendenti il ​​cui lavoro a tempo indeterminato è svolto:

per strada (es. autisti);

ha un carattere itinerante ( ispettori, specialisti che forniscono servizi domestici presso il domicilio del cliente, corrieri, agenti assicurativi);

nel campo ( geologi);

in condizioni di spedizione ( persone che accompagnano la merce).

Tutti loro sono rimborsati dal loro datore di lavoro per le spese di viaggio.

! La normativa non contiene restrizioni sulle posizioni dei dipendenti per i quali è stabilita la natura itinerante del lavoro! "Di norma, il lavoro itinerante è considerato un lavoro in cui un dipendente svolge le sue funzioni ufficiali al di fuori della sede dell'organizzazione", chiarisce il Servizio federale per il lavoro e l'occupazione.nel suoLettera n. 4209-TK datatadel 12 dicembre 2013 n. 4209-ТЗ.

Arte. 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa afferma che le condizioni che determinano, se necessario, la natura del lavoro (mobile, itinerante, su strada, altra natura del lavoro) devono essere contenute in contratto di lavoro.

Inoltre, la natura itinerante del lavoro può riflettersi nel contratto collettivo (articolo 41 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Il flusso di documenti per la natura itinerante del lavoro, il datore di lavoro sviluppa e approva autonomamente. Sulla base di ciò, GNK GK raccomanda all'organizzazione di sviluppare:

un elenco di posizioni, professioni e lavori di persone il cui lavoro permanente è svolto su strada, ha carattere itinerante o di spedizione;

normativa locale (es. Norme sulla natura itinerante del lavoro , in cui sarà necessario definire il concetto di lavoro itinerante, stabilire i compensi, determinare le forme dei documenti che confermeranno i viaggi, nonché la procedura per stabilire accordi con il dipendente. Questo documento è approvato e messo in atto per ordine datore di lavoro).

! Se il lavoro del dipendente è di natura viaggiante, tali viaggi non sono riconosciuti come viaggi di lavoro (parte 1, articolo 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Le missioni sono temporanee elavoro itinerante - permanente. Rispettivamente,Non si applicano gli standard di "viaggio" per la natura itinerante del lavoro. (Lettera del Ministero delle Finanze del 15 febbraio 2017 n. 03-04-06/8562).

Quali spese possono essere rimborsate e quanto esattamente?

Si considera il risarcimento pagamenti in contanti, stabilito allo scopo di rimborsare ai dipendenti i costi associati allo svolgimento da parte loro del lavoro o di altri doveri previsti dal Codice del lavoro della Federazione Russa e da altre leggi federali (articolo 164 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Ciò comprende:

Nessun premio assicurativo e imposta sul reddito delle persone fisiche

Il compenso dei dipendenti per natura di trasferta del lavoro non è maturato, poiché tali pagamenti non sono riconosciute come oggetto di tassazione dei premi assicurativi(Vedi lettera n. 03-04-06/23538 del Dipartimento di politica fiscale e doganale del Ministero delle finanze russo del 19 aprile 2017).

“In base a quanto previsto dal par. 10 pagg. 2 p.1 art. 422 Codice Fiscale della Federazione Russa non soggetto a premi assicurativi tutti i tipi stabiliti dalla legislazione della Federazione Russa , atti legislativi degli enti costitutivi della Federazione Russa, decisioni degli organi rappresentativi dell'autogoverno locale pagamenti di compensazione (nei limiti stabiliti dalla legislazione della Federazione Russa), relativi, in particolare, all'esercizio delle funzioni lavorative da parte di un individuo.

I pagamenti di compensazione di cui stiamo parlando sono stabiliti dal Codice del lavoro della Federazione Russa - Art. Arte. 164 e 168.1.

Se il lavoro degli individui nella loro posizione è di natura itinerante, e questo si riflette nel contratto di lavoro, nelle normative locali, quindi i pagamenti volti al rimborso da parte del datore di lavoro delle spese relative a trasferte di tali categorie di dipendenti non sono soggetti a premi assicurativi negli importi stabiliti dalla normativa locale o da un contratto di lavoro, - traggono conclusioni i dipendenti del Dipartimento.

Stessa situazione per l'imposta sul reddito delle persone fisiche (si veda la Lettera del 19 aprile 2017, già sopra richiamata): sulla base del comma 3 dell'art. 217 del Codice Fiscale della Federazione Russa, le indennità per i dipendenti con natura itinerante di lavoro non sono soggette a tassazione, a condizione che anche gli importi di tali indennità siano fissati correttamente - sulla base, come già accennato, di un collettivo o di lavoro accordo, accordo, atto normativo locale della società).

A volte i funzionari considerano l'indennità di viaggio come parte della loro retribuzione, facendo riferimento alla definizione di retribuzione data nell'art. 129 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Sulla base dei risultati di tali ispezioni, ai datori di lavoro vengono addebitate multe, sanzioni e contributi aggiuntivi. Tali decisioni sono impugnate dinanzi ai tribunali, mentre questi ultimi si schierano dalla parte del datore di lavoro -compenso per spese aziendalinon è salario.

Risparmiare in pratica

Una società che si occupa di installazione e manutenzione di apparati di telecomunicazioni sul territorio dei clienti si è rivolta a GNK GK con il compito di analizzare la composizione delle spese per le attività core al fine di ottimizzare il carico fiscale. La società ha avuto una quota importante di spese che non sono state prese in considerazione nel calcolo dell'imposta sul reddito.

Va notato che la manutenzione dell'attrezzatura sul territorio del cliente è stata eseguita da specialisti del supporto tecnico e che i clienti dell'azienda si trovavano sia in Russia che all'estero.

L'analisi dei contratti di lavoro stipulati con specialisti del supporto tecnico ha mostrato che contengono quanto segue:

il dipendente svolge una funzione lavorativa al di fuori della sede del Datore di lavoro (a distanza);

il lavoro del Dipendente nel suo contenuto ha un carattere itinerante, necessario affinché il Dipendente adempia ai suoi doveri di lavoro nella Federazione Russa e all'estero;

Oltre allo stipendio ufficiale, il Datore di lavoro paga al Dipendente un'indennità mensile per la natura itinerante del lavoro.

L'importo totale della retribuzione ai dipendenti era di circa 450.000 rubli. mensilmente, l'importo dei premi assicurativi è di circa 140.000 rubli. in cui L'azienda non disponeva di un regolamento interno sul lavoro itinerante. E proprio per l'assenza di tale documento, il compenso previsto dal contratto di lavoro, infatti, non era tale, ma era parte del salario(Articolo 129 del Codice del lavoro della Federazione Russa) e non poteva essere escluso dalla base per il calcolo dell'imposta sul reddito delle persone fisiche e dei premi assicurativi.

Gli specialisti del gruppo GNK hanno raccomandato all'azienda di sviluppare e approvare un regolamento sul lavoro itinerante, che descrive l'entità e la procedura per il pagamento degli importi dei compensi ai dipendenti. Allo stesso tempo, la procedura di pagamento dovrebbe prevedere il rimborso delle spese solo sulla base di documenti giustificativi.

Come risultato di queste azioni, il risparmio mensile dell'azienda è stato pari a:

140.000 rubli. sui premi assicurativi;

58 500 rubli. sull'imposta sul reddito delle persone fisiche.

CONCLUSIONE: al fine di ottimizzare la tassazione dell'impresa, qualora sia necessario retribuire i dipendenti per la natura itinerante del lavoro, il Gruppo GNK raccomanda di registrare le spese come compenso e non come indennità per condizioni di lavoro speciali. Ciò è possibile alle seguenti condizioni:

stabilendo la natura itinerante del lavoro del lavoratore (contratto di lavoro/contratto collettivo, nonché atto normativo locale della società, ad esempio l'Ordine del capo previa approvazione dell'Elenco degli incarichi dei dipendenti il ​​cui lavoro a tempo indeterminato è di natura itinerante);

stabilendo l'importo della compensazione per la natura itinerante del lavoro, ordine effettuare tali pagamenti, forme di documenti giustificativi (ad esempio, il Regolamento sulla natura itinerante del lavoro, approvato anche dall'Ordine del capo dell'impresa).

effettuare il rimborso delle spese rigorosamente sulla base di documenti giustificativi determinati dai regolamenti locali dell'impresa, ad esempio i suddetti regolamenti.

Il pagamento della diaria è condizionato dal soggiorno del dipendente al di fuori del luogo di residenza permanente per più di 24 ore (sentenza della Corte Suprema della Federazione Russa del 04.03.2005 N GKPI05-147).

Spesso, i dipendenti di determinate organizzazioni sono costretti a viaggiare per affari in relazione allo svolgimento delle mansioni lavorative. Questo vale per rappresentanti di vendita, tecnici dell'assistenza, corrieri, autisti e altri dipendenti.

Lo prevede il Codice del lavoro due definizioni tali viaggi sono viaggi d'affari e viaggi di lavoro. Si tratterà del secondo concetto.

Atti legislativi per il 2018

Per studiare la normativa relativa alla natura itinerante del lavoro (di seguito denominata RHR), si consiglia di fare riferimento a determinati documenti.

• Decreto della Commissione Statale del Lavoro “Sull'approvazione del provvedimento relativo al pagamento delle indennità alle persone con lavoro itinerante”;
• Ordine "Sull'organizzazione e registrazione dei viaggi di lavoro";
• Ordine del Ministero degli Affari Interni della Federazione Russa "Sull'organizzazione di viaggi di lavoro per i dipendenti del Ministero degli Affari Interni".

Secondo la definizione generale, tali dipendenti possono comprendere coloro che si spostano regolarmente all'interno dell'area di servizio, nonché i dipendenti che svolgono mansioni lavorative a grande distanza dalla sede della società.

A proposito di quali professioni si riferiscono a questo termine, nella normativa delle restrizioni non disponibile.

Definizione e caratterizzazione

La natura itinerante dell'opera è tipo di impiego, che prevede viaggi regolari verso altri insediamenti. Per capire le sue differenze rispetto ai semplici viaggi di lavoro, dovresti considerare diversi aspetti.

1. Nel caso di un viaggio di lavoro, i viaggi sono episodici, mentre nel caso di RHR il lavoro è associato a continui viaggi di lavoro.
2. Se consideriamo la natura del lavoro, nella RHR stiamo parlando dell'esecuzione delle funzioni lavorative e, andando in viaggio d'affari, lo specialista adempie solo all'ordine del suo datore di lavoro.
3. Quanto al pagamento, nella situazione in esame, è previsto sulla base di un contratto di lavoro per retribuzione, tariffa e altre caratteristiche. In caso di viaggio di lavoro, viene pagato l'importo della retribuzione media.
4. Il flusso di documenti nella natura itinerante del lavoro può essere stabilito rigorosamente per ordine del datore di lavoro. Se si tratta di un viaggio di lavoro, la redazione di un ordine è una voce obbligatoria.
5. Anche i metodi di pagamento variano. Con RHR, il loro rientro avviene secondo i documenti forniti e attraverso l'indennità stabilita. E per viaggi di lavoro - solo sulla base della documentazione fornita.

Se l'organizzazione impiega dipendenti che viaggiano sempre da qualche parte, il datore di lavoro di solito si stabilisce più compiti:

• consolidamento di questo tipo di rapporti di lavoro nell'ambito di un contratto di lavoro;
• compenso ai dipendenti per le spese previste dalle norme di legge.

Quindi, c'è alcune differenze tra i concetti in esame, ed è importante tenerne conto.

Come concludere un contratto di lavoro

Secondo l'art. 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa, le procedure per la restituzione dei costi associati ai viaggi di lavoro, nonché gli elenchi di posizioni, sono stabilite nell'ambito di un contratto collettivo.

Per evitare che gli organismi di ispezione pongano domande inutili sulla contabilità dei costi, si raccomanda di fornire qualche sfumatura:

• riflettere determinate condizioni associate alla natura itinerante del lavoro, ciò deve essere fatto nel contratto di lavoro (come evidenziato dalle disposizioni dell'articolo 57 del codice del lavoro della Federazione Russa);
• approvare un elenco dei processi lavorativi, nonché delle professioni itineranti in natura, facendo ciò nell'ambito di un contratto collettivo;
• stabilire una procedura rigorosa all'interno della quale ha luogo la prova documentale del viaggio;
• descrivere gli importi e le modalità di pagamento delle indennità.

In totale, all'interno del flusso di lavoro, ci sono pochi passi dal lavoratore e dal datore di lavoro.

1. Elaborazione e approvazione di disposizioni relative alla natura itinerante del lavoro.
2. Fissare RHR nell'ambito di un contratto di rapporto di lavoro.
3. Emissione della relativa ordinanza sulla costituzione di RHR.

Allo stesso tempo, il datore di lavoro decide autonomamente quale dipendente lavorerà secondo questo schema e quale svolgerà le proprie funzioni in condizioni stazionarie.

Pro e contro per dipendente e datore di lavoro

Per un dipendente c'è molti vantaggi questa modalità di funzionamento:

• la possibilità di viaggiare in diverse città e paesi;
• trattenuta delle retribuzioni e ratei di bonus;
• coprire tutte le spese relative allo svolgimento di incarichi professionali;
• rafforzare la forma fisica e la stabilità morale.

Avere anche un certo numero di contro di cui bisogna tenere conto:

• determinati carichi fisici associati a viaggi costanti;
• mancanza di vita personale e di tempo per creare una famiglia e una vita;
• incapacità di gestire il tempo personale.

Per il datore di lavoro, anche RHR è accompagnato alcuni aspetti positivi e negativi. A vantaggi includere le seguenti caratteristiche:

• la capacità di delegare poteri ai dipendenti;
• espansione della geografia dell'attività.

Se studi svantaggi, sono nei seguenti aspetti:

• l'impossibilità di un pieno controllo del flusso di lavoro;
• costi elevati per l'attuazione delle funzioni ufficiali da parte del dipendente.

Ci sono aspetti positivi e negativi per entrambe le parti. Pertanto, prima di candidarsi per tale posizione (o organizzare un dipendente), è necessario valutare bene tutti i pro e i contro.

Rimborso e indennità

Secondo l'art. 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa, i dipendenti che lavorano in tale posizione, tutte le spese di viaggio sono rimborsate. Per semplificare il flusso di lavoro, il datore di lavoro non rimborsa parte delle spese documentate, ma viene rilasciata un'indennità fissa, il cui importo è indicato nelle normative locali (LNA).

A decidere quale metodo utilizzare, il datore di lavoro È necessario prendere in considerazione ulteriori pratiche burocratiche. che porta ad un aumento dei costi.

Opzioni di rimborso dei costi:

1. Ritorno secondo documenti. Questa opzione prevede il rimborso ai dipendenti delle spese effettivamente sostenute. Molto spesso, questa opzione di interazione è rilevante nel caso di lunghi viaggi di lavoro.
2. Istituzione di un'indennità adeguata. Questa opzione viene utilizzata quando un dipendente si reca in trasferta all'interno della stessa località e deve far fronte a spese che possono essere previste e previste. Nella normativa, questo documento non ha una dimensione chiaramente definita, pertanto la sua considerazione avviene nell'ambito dell'LNA.
3. Metodo di restituzione combinato. Secondo molti esperti, il modo più affidabile per recuperare i costi è un'opzione combinata. Cioè, è implicito il risarcimento di parte delle spese sulla base di documenti giustificativi e il resto viene rimborsato attraverso un'indennità per le spese quotidiane. Come dimostra la prassi, è questa opzione di compensazione che rispetta pienamente le disposizioni dell'articolo 168.

Ogni datore di lavoro da soli sceglie l'ordine in cui avverrà il rimborso di tutte le spese.

Esempio di posizione e ordine

Per semplificare la regolamentazione dei processi lavorativi associati alla natura itinerante del lavoro, è previsto disposizione speciale che è stabilito dalla legge. Contiene alcuni must-have:

1. Nome, data, città (luogo effettivo di detenzione). Non c'è niente di complicato qui, e quindi c'è scritto "Regolamento su ...".
2. Il primo comma è seguito da una serie di disposizioni generali. Si riferiscono ad aspetti come l'elenco delle posizioni relative all'RHR, le funzioni dei dipendenti e altre sfumature.
3. Si tratta, inoltre, di dipendenti che sono costantemente impiegati in posizioni di natura itinerante. Qui si tratta delle disposizioni in base alle quali vengono determinati i dipendenti con RHR, di altri punti ad essi relativi.
4. Il terzo paragrafo contiene informazioni sui viaggi di lavoro di tali dipendenti. Contiene gli ordini dei punti e delle rotte, nonché un'indicazione di dati dettagliati sul processo di adempimento degli obblighi di lavoro.
5. Segue una sezione che contiene garanzie e compensi per tutti i dipendenti. Indica le condizioni e i motivi in ​​base ai quali viene effettuato il rimborso.
6. Successivamente, vengono determinati gli importi e le modalità in base alle quali vengono rimborsate le spese. Si tratta di scegliere l'opzione per restituire il denaro e di procedure.
7. Disposizioni finali contenenti alcune conclusioni e risultati.
8. Elenco delle professioni che lavorano su RHR. Di seguito sono riportate le informazioni sull'originatore della disposizione e la sua firma.

La posizione è universale per molte aziende e adattato dai datori di lavoro secondo necessità.

Quale conclusione si può trarre

Pertanto, RHR è un tale processo di organizzazione del lavoro, in cui un dipendente è costretto a viaggiare costantemente tra città e paesi per svolgere direttamente i propri compiti.

Questo concetto non deve essere confuso con un normale viaggio di lavoro, poiché non c'è quasi nulla in comune tra loro (diversi obiettivi, compiti, attività svolte). La regolamentazione RHR consente a datori di lavoro e dipendenti di creare relazioni affidabili a lungo termine a tutti i livelli di interazione.

Informazioni complete sulla natura itinerante dell'opera sono presentate in questo video.

Ogni impresa deve sviluppare la propria politica contabile con una disposizione sulla natura itinerante del lavoro in conformità con la legislazione sul lavoro. Nell'articolo parleremo della disposizione sulla natura itinerante del lavoro, daremo un esempio di calcolo della retribuzione.

• Costi del carburante.
• Costi associati all'alloggio in caso di lungo viaggio.
• Potrebbero esserci altre spese concordate con il datore di lavoro.

Dipendenti il ​​cui lavoro è di natura itinerante

Per ordine del capo, viene stabilito un elenco delle persone che lavoreranno con tipo di lavoro itinerante. Tali attività possono essere impostate sia al momento dell'ammissione che nel corso del lavoro:

• quando si trasferisce un dipendente in tale posizione (professione);
• quando si combina questa posizione;
• in altri casi.

Tutte le condizioni associate a tale lavoro devono essere stabilite nel contratto di lavoro.

Qualora, alla conclusione di tale accordo, non fossero comprese tutte le condizioni, è necessario redigere un accordo aggiuntivo in cui trascrivere le clausole mancanti in duplice copia per ciascuna parte. In assenza di clausole sulla natura itinerante del lavoro, ciò non esonera il datore di lavoro dal risarcimento dei costi e delle garanzie connesse alla partenza.

Se il dipendente rifiuta di trasferirsi o se il datore di lavoro non ha il lavoro appropriato, il contratto di lavoro con il dipendente è soggetto alla risoluzione.

La procedura per l'iscrizione e il pagamento dell'indennità per le spese legate alla natura itinerante del lavoro

• In primo luogo, il compenso è dovuto esclusivamente ai dipendenti che lavorano in auto, viaggiano per trasferte e le loro attività sono di natura itinerante.
• In secondo luogo, la base per l'utilizzo del trasporto personale da parte di un dipendente per scopi ufficiali è l'ordine del capo dell'organizzazione
• In terzo luogo, i dipendenti che lavorano con una procura per un veicolo hanno lo stesso diritto al risarcimento di un'auto personale.
• In quarto luogo, il dipendente presenta una domanda in cui spiega in quali circostanze e con quale frequenza il suo trasporto personale è stato utilizzato per scopi ufficiali.

Importo della retribuzione dei dipendenti

L'indennità deve essere corrisposta a qualsiasi dipendente che, d'intesa con il datore di lavoro, utilizzi la propria autovettura per scopi ufficiali. Quanto può aspettarsi un dipendente? Nel frattempo, le autorità fiscali, al fine di controllare la tassazione e i contributi, raccomandano di tenere conto nel calcolo dell'indennizzo per l'uso di un veicolo personale:

• aliquota di ammortamento e vita utile;
• intensità.

Pertanto, è meglio includere nell'accordo sull'uso dell'auto personale del dipendente almeno un metodo per calcolare la compensazione, ad esempio:

• equiparare la compensazione all'importo dell'ammortamento dell'auto per il mese;
• fissare i prezzi per 1 km di chilometraggio di "servizio" dell'auto. Puoi prenderli in prestito da un taxi.

Riflessione sulla contabilità retributiva

Secondo la normativa, gli importi che il datore di lavoro paga al lavoratore dipendente per l'utilizzo di un'auto a fini ufficiali non sono soggetti all'imposta sul reddito delle persone fisiche e non si rifletteranno nella dichiarazione dei redditi delle persone fisiche 2. Inoltre, questi pagamenti non sono soggetti a premi assicurativi. Se, ad esempio, l'auto non appartiene al dipendente in base alla proprietà, ma la usa per procura, sorge una domanda controversa, alla quale non esiste ancora una risposta univoca.

L'ufficio delle imposte dice che, in base al codice del lavoro, l'auto deve essere personale e di proprietà, quindi non è necessario ritirare rispettivamente l'Irpef e i premi assicurativi, il caso con procura non cade, ma la prassi giudiziaria mostra il contrario, risulta che esiste ancora un concetto chiaro nella Legge in quanto i beni personali non sono registrati, pertanto qualsiasi proprietà può essere considerata personale per diritto legale, anche per procura.

Esempio di calcolo del pagamento

È stato concluso un accordo con un dipendente dell'organizzazione Amel sull'uso della sua auto personale RenoLogan 1.6 d per scopi ufficiali. Per il risarcimento per la riparazione e il funzionamento dell'auto, viene fornito un importo di 6.000,00 rubli. al mese. Il consumo di carburante dell'auto è di otto litri ogni 100 km.

Il 1° agosto il dipendente ha presentato all'ufficio contabilità una relazione sull'utilizzo dei veicoli personali per il mese di luglio con allegate le ricevute dei distributori di benzina. Secondo il rapporto, il chilometraggio dell'auto per scopi ufficiali a luglio ammontava a 1.700 km. L'importo del compenso per l'utilizzo e il rimborso per il mese di luglio sarà:

• L'importo del risarcimento per luglio è di 6.000 rubli.
• L'importo del rimborso per le spese di benzina è 1.700 * 8 / 100 * 42,50 (prezzo medio per 1 litro di benzina AI-95 secondo le ricevute delle stazioni di servizio) = 5.780 rubli.
• Il pagamento totale a un dipendente per l'utilizzo di un'auto personale a luglio sarà di 11.780 rubli.
• Nella contabilità fiscale, l'importo accettato del risarcimento per l'uso di un'auto personale sarà di soli 1.200 rubli. Cioè, la compensazione in eccesso per un importo di 10580 non ridurrà né l'imposta sul reddito né l'imposta nel sistema fiscale semplificato.

Vantaggi e svantaggi del calcolo

Si consiglia di compensare l'uso del trasporto personale per i dipendenti nel caso in cui l'importo della compensazione non superi di molto le aliquote di costo prese in considerazione nel calcolo dell'imposta sul reddito e con il sistema fiscale semplificato, ovvero 1.200 - 1.500 rubli per mese. Se i pagamenti sono più significativi, allora il datore di lavoro dovrebbe pensare a soluzioni alternative alla "questione dei trasporti", ad esempio noleggiare un'auto da un dipendente o da terzi, o utilizzare la propria auto.

Motivi per rifiutare di ricevere

I motivi per cui un datore di lavoro può rifiutarsi di pagare un risarcimento per l'uso dell'auto personale di un dipendente per scopi ufficiali includono:

• Il lavoratore non è ufficialmente impiegato
• Il dipendente si rifiuta di fornire documenti giustificativi per le spese relative a momenti lavorativi occorsi durante l'utilizzo dell'auto
• C'è la conferma che l'auto non è stata utilizzata per affari ufficiali, ma nell'interesse del dipendente, nel qual caso il direttore non ha motivo di rimborsare nulla
• Nessuno dei documenti è andato perso, quindi non c'è nulla da allegare a conferma delle spese

Risposte a domande comuni

Domanda numero 1. Chi ha diritto al risarcimento per l'uso dell'auto?

L'indennizzo è dovuto ai dipendenti che utilizzano la propria auto per motivi di lavoro, con i quali sia stato stipulato un contratto o accordo di lavoro indicando tale circostanza, e possono anche fornire documenti giustificativi per i costi connessi all'autovettura a beneficio dell'impresa

Domanda numero 2. Lavoro ufficialmente in un'azienda privata, guido un'auto per procura, posso ricevere indennità per benzina e riparazioni?

Sì, certo che puoi, dal momento che hai una procura per guidare un veicolo, questo è equiparato a proprietà personale, tuttavia, se le autorità fiscali hanno domande al riguardo, puoi presentare ricorso in tribunale