Ką daryti, kai reikia atkurti kitokio pobūdžio prarastą informaciją ar tiesiog sužinoti visuomenei reikšmingą informaciją (tai gali būti informacija apie artimuosius, pamestų dokumentų kopijų gavimas, informacijos apie darbą, apdovanojimus, asmenų ar įstaigų buvimo vietą atkūrimas , ir kita informacinė informacija)? Žinoma, jie kreipiasi į archyvą. Tiesa, norint tai padaryti, svarbu žinoti, kokio archyvo jums reikia, ir kaip pateikti užklausą archyvui. Būtent apie tai ir kalbėsime šiame straipsnyje.
Šiek tiek apie archyvus
Pradėkime nuo to, kad archyvas yra vieša (rečiau privati) įstaiga, kurioje oficialūs dokumentai saugomi tam tikromis, maksimalų saugumą garantuojančiomis sąlygomis. Kartu archyvas užsiima ne tik atsakingu saugojimu, bet ir suteikia turimą informaciją tiek valstybės institucijoms, tiek piliečiams.
Archyvavimo verslas atsirado neatmenamų laikų. Tai liudija istoriniai radiniai, patvirtinantys, kad visos civilizacijos, pasiekusios tam tikrą išsivystymo lygį, turėjo valstybės archyvus. Dokumentai iš Babilono, Egipto, Asirijos karalystės, Senovės Romos (buvo ne tik Senato ir konsulų archyvas, bet ir kunigų archyvas, taip pat atskiri garsių šeimų archyvai), Bizantijos, Senovės Graikijos, taip pat iš viduramžių Europos archyvų . Reikia pasakyti, kad jau prieš daugelį tūkstančių metų archyvai buvo suskirstyti teritoriniu pagrindu: į centrinius archyvus ir saugyklas bei tuos, kurie buvo provincijose. Europoje iš pradžių buvo valdovų ir vasalų archyvai, o vėliau – miestų ir bažnyčių archyvai.
Šiuolaikiniai archyvai
Šiandien archyvai finansuojami regioniniu ir žinybiniu pagrindu. Tai reiškia, kad juose saugoma dokumentacija, kurią perduoda organizacijos, o informacija nurodo konkrečią teritoriją (regioną, miestą, rajoną) ar departamentą, pavyzdžiui, Gynybos ministeriją (kuri taip pat turi centrinius ir regioninius archyvus) .
Visi archyvai skirstomi į:
- federalinis, vyriausybės, valstijos, dabartinis, istorinis;
- savivaldybė ir miestas;
- viešas, privatus, bendruomeninis.
Be to, ne visada prašoma archyvų informacijos, susijusios su konkrečiu asmeniu, taip pat dažnai prašoma istorinių dokumentų. Tai daro tie, kuriems jų reikia pagal užsiėmimą, pavyzdžiui, scenaristai, rašytojai, mokslininkai. Archyviniai dokumentai dažnai naudojami rašant disertacijas ar mokslinius darbus. Tuo atveju, kai moksliniam darbui rašyti reikalingi dokumentai, be paso ir prašymo juos pateikti, taip pat bus reikalingas dokumentas iš organizacijos, kurioje pretendentas studijuoja ar dirba, patvirtinantis jo statusą ir darbo dalyką. .
Kur tiksliai turėtumėte eiti?
Dažnai, eidami prašyti kokių nors dokumentų ar informacijos iš archyvo, žmonės tiksliai nežino, kur jiems reikia kreiptis. Viskas priklauso nuo to, kas konkrečiai jus domina. Pavyzdžiui, bendrąją civilinę informaciją (datą, gimimo vietą, mirtį, santuoką) galite gauti regioninės metrikacijos skyriaus archyve. Bet čia reikia turėti omenyje, kad dokumentai rajono archyve saugomi ne ilgiau kaip septyniasdešimt penkerius metus, todėl susidomėjus ankstesne informacija teks kreiptis į apygardos metrikacijos skyriaus archyvą, kuriame visi dokumentai iš rajonai perkeliami. Jei kalbame apie įrašų atkūrimą darbo knygoje, tuomet turite susisiekti su departamentų archyvais, pavyzdžiui, į Rusijos valstybinį karinį archyvą (jei kalbame apie karinį ar civilinį personalą) arba į teritorinius archyvus tose gyvenvietėse ar regionuose, kuriuose yra įmonė, kurioje dirbo žmogus. Norėdami gauti informacijos apie jūreivius, kreipkitės į Centrinį karinio jūrų laivyno archyvą. Jeigu ieškote informacijos apie ką nors, bet nežinote nuo ko pradėti ieškoti informacijos, tuomet geriau kreiptis į rajono ar miesto archyvą toje vietoje, kurioje numatoma šio asmens viešnagė ar darbo vieta.
Taip pat galite naudoti internetinį Rusijos archyvų vadovą - guides.rusarchives.ru. Čia galite ieškoti 49 regioniniuose ir 31 federaliniuose archyvuose. Taip pat galite apsilankyti oficialioje Rusijos archyvo svetainėje.
Prašymai archyvuoti: klasifikavimas ir terminai
Kalbant apie archyvavimo užklausas, jos visos skirstomos į:
- teminiai – tai informacijos prašymai, susiję su konkrečiu įvykiu, faktu ar tema; pateikę tokį prašymą galite nustatyti informaciją, paaiškinančią konkretaus asmens biografijos faktus;
- genealoginiai - tokie prašymai reiškia informacijos gavimą, kuri leistų nustatyti giminystę arba išsiaiškinti konkrečios šeimos ar giminės istoriją;
- socialiniai-teisiniai – tokie prašymai dažniausiai siejami su informacijos, reikalingos siekiant įgyvendinti asmenų ar organizacijų teisėtas teises ir interesus, gavimu; socialiniams ir teisiniams priskiriami institucijų prašymai teikti paslaugas, konsuliniai prašymai, taip pat juridinių ir fizinių asmenų prašymai (pastarieji gali būti susiję su sveikatos būkle, darbo užmokesčiu, stažu, karo tarnyba, išsilavinimu, represijomis, apdovanojimais, civilinės būklės aktais), ir tt).
Tačiau pasitaiko situacijų, kai žmonės, nesuprasdami, pateikia prašymą ne tuo adresu. Tokiu atveju jis bus pripažintas nepagrindiniu ir per penkias dienas nuo gavimo dienos išsiųstas į kitą archyvą pagal priklausomybę. Kartu archyvo darbuotojai privalo pranešti pareiškėjui apie prašymo persiuntimą ir nurodyti kito archyvo adresą.
Pateikti užklausimą
Norėdami pateikti prašymą archyvui, turite surašyti laisvos formos prašymą, nes tam nėra griežtų reikalavimų (nors kai kurios institucijos siūlo pareiškėjams savo formą). Tačiau yra keletas punktų, kurie turi būti atspindėti dokumente. Taigi, „antraštėje“ (ji parašyta viršutiniame dešiniajame lapo kampe) nurodome:
- kam siunčiama užklausa (galite nurodyti organizacijos pavadinimą ir jos vadovo pavardę);
- Pareiškėjo pavadinimas ir adresas;
- pareiškėjo kontaktinis telefono numeris;
- siunčiamas numeris, įstaigos rekvizitai, juridinis adresas (šie duomenys nurodomi, jei prašymą teikia juridinis asmuo).
- apie ką prašoma (čia svarbu aiškiai, konkrečiai ir aiškiai išdėstyti klausimo esmę, taip pat nurodyti laiką ir teritorinę apimtį, kas labai svarbu, pavyzdžiui, ieškant artimųjų);
- priežastis, kodėl prašoma informacijos;
- adresas, kuriuo reikia siųsti atsakymą į užklausą (tai gali būti ir el. paštas);
- prašymo pateikimo data;
- asmens, atsakingo pareigūno ar įstaigos direktoriaus parašas (jei prašymą pateikia organizacija).
Prašymą archyvui galima pateikti keliais būdais: asmeniškai (atnešti prašymą ir užregistruoti pateikus pasą), išsiųsti registruotu paštu su pranešimu, internetu (pastaruoju atveju archyvo pranešimas pašto adresu bus išsiųstas apie prašymo gavimą).
Ką išduoda archyvai?
Atsakydamas į prašymą, archyvas išduoda arba archyvinę pažymą, kurioje yra su prašymo dalyku susijusi informacija, arba archyvinį išrašą, kuriame išrašomas archyvinio dokumento originalo turinys, arba prašomo dokumento archyvinę kopiją.
Ir jei archyve nėra informacijos pagal prašymą, pareiškėjas gaus laišką, kuriame bus nurodytos dokumentų trūkumo priežastys ir rekomendacijos dėl tolesnių veiksmų.
Jei reikia surasti gimines, atkurti pamestą gimimo liudijimą ar studijuoti istorinius dokumentus disertacijai rašyti, tereikia pateikti prašymą archyvui, teisingai surašant prašymą.
Su kokiais sunkumais susidūrėte gavę valdžios teikiamas elektronines paslaugas?
- Pagrindinė informacija buvo sunkiai suprantama (50%, 4 balsai)
- Techninės problemos, susijusios su svetainės veikimu (25%, 2 balsai)
- Sunkumai, susiję su paraiškų ir kitų dokumentų pateikimu (25%, 2 balsai)
- Nebuvo jokių sunkumų (0%, 0 balsų)
- vasario mėn 27
5. Eikite į portalą ir įveskite „Asmeninė paskyra“. Raskite nuorodą „Registruotis“. Čia reikia įvesti savo duomenis: vardą, pavardę, individualios asmeninės sąskaitos draudimo numerį (SNILS) ir mokesčių mokėtojo identifikavimo numerį (TIN), taip pat pasirinkti paskyros aktyvinimo kodo pristatymo būdą. Pasirinkus pristatymą paštu, registruotas laiškas su kodu į namus atkeliaus maždaug per savaitę.
6. Įveskite gautą aktyvinimo kodą asmeninės paskyros prisijungimo puslapyje. Norėdami tai padaryti, spustelėkite atitinkamą mygtuką.
7. Prisijunkite prie savo asmeninės paskyros įvesdami SNILS ir slaptažodį. Atsidariusiame meniu pasirinkite mygtuką „Elektroninės paslaugos“.
8. Atsidariusiame skyrių sąraše pasirinkite Federalinę migracijos tarnybą. Ir tada galimų FMS paslaugų sąraše raskite elementą „Adreso ir nuorodos informacijos pateikimas“.
9. Patvirtinkite savo sutikimą dėl asmeninės informacijos teikimo ir pasirinkite savo regioną.
10. Užpildykite visus privalomus atidarytos formos laukus. Spustelėkite mygtuką „Pateikti paraišką“.
11. Kontroliuokite užklausos apdorojimo eigą savo asmeninėje paskyroje (pagrindiniame asmeninės paskyros puslapyje yra mygtukas „Programos“). Be to, reguliariai el. paštu gausite pranešimus apie užklausos būsenos pasikeitimus.
Jei jus domina, kaip pateikti užklausą archyvui apie artimuosius, šis straipsnis jums padės. Visi visuomenės prašymai gali būti suskirstyti į tris pagrindinius tipus:
1. Socialinis ir teisinis pobūdis (įvairių pažymų pavidalu – apie stažą ir kt.).
2. Teminis pobūdis (nešantis biografinę informaciją apie konkretų asmenį).
3. Genealoginė.
Pirmųjų dviejų tipų dabar nenagrinėsime. Apsistokime ties trečiuoju – kaip pateikti prašymą archyvui apie artimuosius.
Padėkite už pinigus
Yra specializuoti šeimos tyrimų biurai, kuriuose kiekvienas norintis sutaupyti laiko ir atsikratyti rūpesčių gali už mokestį užsisakyti genealoginę informaciją. Tokių įstaigų darbuotojai už atlygį (gana simbolinį) gali suformuluoti kompetentingą prašymo tekstą ir nurodyti tikslų archyvo, į kurį turite kreiptis, adresą.
Toliau kalbėsime apie ypatybes, į kurias reikia atsižvelgti bendraujant su sandėliavimo skyrių, skaityklų ir kitais darbuotojais, būtent jie turės apdoroti ir tenkinti besidominčių piliečių prašymus artimiesiems.
Niekas tau nėra skolingas
Prieš kreipdamiesi į archyvą dėl artimųjų, pabandykite įsivaizduoti, su kokiais specialistais turėsite reikalų. Šis psichologinio pobūdžio veiksnys gali turėti reikšmingą vaidmenį visos įmonės sėkmei. Remiantis statistika, tokių įstaigų kaip valstybės archyvai darbuotojai yra tarp protingų, išsilavinusių žmonių. Veikla, kurią sudaro archyvinių užklausų tvarkymas, nėra jų tiesioginė atsakomybė. Iš tokio darbo jie negauna jokių pajamų (nepaisant to, kad ši paslauga yra mokama, visi pinigai keliauja į kasą).
Konkretūs atlikėjai neturi nieko, viršijančio savo atlyginimą, dėl viso to, kas išdėstyta aukščiau, prašymas gali būti atmestas nepaaiškinus atsisakymo priežasčių arba formaliai atsakant prenumeratos atsisakymo forma. Kartais federalinės institucijos savo interneto šaltiniuose skelbia tokio pobūdžio skelbimus: „Dėl didelio specialistų užimtumo genealoginio pobūdžio užklausos nėra apdorojamos“.
O čia – turėtų
Kalbant apie registro skyrius, situacija yra šiek tiek kitokia. Atsakymas į užklausas apie artimuosius yra šių įstaigų darbuotojų tiesioginė pareiga. Gaunamos programos gali būti visiškai skirtingos. Kažkas ieško dokumentų, susijusių su santuokos tarp tėvų ar kitų šeimos narių sudarymu ar nutraukimu. Kitas pateikia prašymą archyvui dėl artimųjų pilietybės. Treti užsiėmę ieško tolimo protėvio mirties ar gimimo liudijimo. Ketvirtasis, gyvenantis užsienyje, gali siųsti prašymą archyvui apie gimines Rusijoje. Teisės aktų pakeitimai vyksta gana dažnai, todėl visi procedūros niuansai nurodomi iš karto konkretaus kreipimosi metu.
Tokia institucija tikrai pareikalaus jūsų santykių su asmeniu, apie kurį bandote gauti informacijos, įrodymų. Labiausiai tikėtina, kad tyrinėdami savo šeimos istoriją susidursite su situacija, leidžiančia prašyti duomenų tik apie mirusius protėvius. Tokį prašymą be papildomo leidimo gali pateikti tik minėto asmens vaikai. Tai yra, archyvo darbuotojai vadovaujasi prielaida, kad į sertifikato ir kitų dokumentų atkūrimą bus įtraukti žmonės patys arba padedami įgaliotų atstovų.
Kas gali susipažinti su prašymu giminaičio asmens bylos archyve?
Ką tai reiškia praktiškai? Jei jūsų tėvai gyvi, tai nebandykite kreiptis dėl giminaičių per kartą (tai yra, seneliai). Niekas neprivalo tokios informacijos teikti anūkams. Jeigu Jūsų mama ar tėtis dėl kokių nors priežasčių negali dalyvauti informacijos paieškos procedūroje, jų užduotis – notariškai patvirtinti įgaliojimą, suteikiantį teisę užsiimti tokia veikla. Tokiu atveju vykdytoju gali būti bet kuris asmuo – nebūtinai giminaitis.
Ir, nepaisant to, konkretų paieškos veiksmų algoritmą galite išsiaiškinti tik susidarius individualiai situacijai. Tai priklauso ne tik nuo pareiškėjo ryšio su paieškos objektu laipsnio, bet ir nuo esamos teisinės situacijos. Šios griežtos taisyklės sugalvotos ne veltui. Jei gerai pagalvoji, viskas yra gana logiška ir teisinga. Vargu ar kuris nors iš jūsų apsidžiaugtų sužinojęs tokį faktą: kai kurie nepažįstami žmonės visiškai laisvai gauna prieigą prie jūsų artimųjų biografijos ir kitų svarbių gyvenimo niuansų arba gilinasi į šeimos istoriją, ieškodami kokių nors kompromituojančių įrodymų ( dažnai turėdamas nesąžiningą tikslą).
Eikite į esmę
Taigi, išsiaiškinome pagrindinę renginio koncepciją. Dabar pereikime prie konkrečių veiksmų. Kaip tiksliai pateikti prašymą, kad jis būtų įvykdytas greitai ir be kliūčių? Visų pirma, reikėtų nustatyti, kuriame miesto archyve ar metrikacijos įstaigoje turėtumėte neštis prašymą dėl paieškos temos. Kur kreiptis – į centrinį archyvą ar jo vietinį padalinį? Tokiems tikslams parenkamas objektas, atsižvelgiant į užduotį, kurią nustatėte sau. Tai gali būti tam tikros informacijos gavimas arba bet kokių dokumentų atkūrimas.
Svarbus ir laiko veiksnys – prieš kiek laiko įvyko dominantis įvykis (mirtis, gimimas, santuoka). Pagal teisės aktų normas mažiau nei prieš šimtą metų sukurtas dokumentas turi būti saugomas metrikacijos įstaigos teritorinėje įstaigoje. Praktikoje dažnai į regionines archyvines saugyklas patenka ir gana „jauni“ su valstybe susiję įrašai.
Po revoliucijos...
Taigi, jei jus domina šeimos dokumentas, susijęs su sovietmečiu (pavyzdžiui, kreipiatės į archyvą apie giminaičius, dalyvavusius Antrajame pasauliniame kare), prašymą pirmiausia reikia siųsti el. metrikacijos įstaiga ieškomo įvykio vietoje. Jei popieriui pavyko patekti į federalinio archyvo fondą, informaciją apie tai gausite atsakymo laišku.
Šiuo metu viešosios tarnybos kryptingai kuria bendrą elektroninę duomenų bazę, kuri centralizuotai gauna visą reikiamą informaciją apie piliečius. Kai sistema bus pakankamai gerai derinama, bus galima siųsti užklausą į regioninį archyvą, o tinkamų žmonių ar dokumentų suradimas labai supaprastės.
...ir prieš ją
Jei jūsų prašymas susijęs su faktais, susijusiais su priešrevoliuciniu laikotarpiu, tuomet jų teks ieškoti bažnyčios parapijos metrikacijose. Ten buvo įvesta jūsų reikalaujama informacija prieš pasirodant knygoms.Šie sąsiuviniai iki 1917 metų buvo visiškai oficialūs dokumentai.
Procedūra šiuo atveju turėtų būti visiškai priešinga. Pradėkite savo užklausą nuo regiono archyvo regiono, kuriame gyveno jus dominantis asmuo ar įvyko jums svarbūs įvykiai. Jei reikiami įrašai nėra saugomi jų fonduose, greičiausiai būsite nukreipti į registro įstaigą.
Ką reikia atsiminti
Kartais galimi painiavos atvejai, kai buvo keičiamos rajonų ribos pagal administracinį-teritorinį suskirstymą. Viena ar kita vietovė (miestas, kaimas, kaimas) kartu su savo bažnytine parapija skirtingais metais galėjo priklausyti skirtingoms provincijoms. Atitinkamai dviejuose atskiruose regioniniuose archyvuose turės būti aiškinamasi bažnyčių parapijų registrų nuosavybė.
Visai gali būti, kad viename iš jų neradę duomenų saugyklos darbuotojai piliečio apie tokią galimybę neįspės. Atsakymas į užklausą bus klasikinis prenumeratos atsisakymas su užrašu „nerasta“. Jei turite bent menkiausių abejonių dėl jūsų prašymo nagrinėjimo nuodugnumo, pabandykite jį pakartoti, siųsdami prašymą į kaimyninius regioninius archyvus, kur teoriškai galėtų būti perkeliami bažnyčios ir kiti dokumentai, kuriuose yra protėvių apeigų įrašai. Kai kuriais atvejais patartina kreiptis į centrinį archyvą.
Ką ir kaip rašyti
Dabar pereikime prie paties paraiškų teikimo proceso. Prašymo į archyvą pavyzdyje nėra nieko sudėtingo. Teksto akompanimentas turi būti parašytas taisyklingai. Tokie kreipimaisi į registro įstaigą ir saugojimo įstaigas yra gana panašios formos, todėl čia nenagrinėsime abiejų variantų. Taigi prašymo archyvui apie artimuosius turinį sąlyginai sudaro trys teksto blokai: organizacijos, į kurią siunčiamas kreipimasis, adresas, trumpa situacijos esmės santrauka ir informacija apie pareiškėją. Kiekviena dalis turi būti užpildyta. Jei kurį nors iš jų praleisite, norimo tikslo tikrai nepasieksite.
Prieš rašydami prašymą archyvui apie protėvius, nepatingėkite užsukti į įstaigos svetainę arba paskambinti telefonu ir pasidomėti, ar tokia paslauga teikiama kaip tokia. Jei vyksta piliečių kreipimųsi dėl paieškos, teiraukitės, kokiu būdu turėtų būti išsiųstas jūsų prašymas. Kai kur tokius laiškus priima elektroniniu paštu, kai kur mieliau tvarko tradicinę popierinę korespondenciją. Ten taip pat galite sužinoti, kiek kainuoja prašymas archyvui dėl artimųjų.
Jei darbas bus atliekamas tik fizinėse laikmenose, tai yra rašytinių prašymų ir atsakymų į juos forma, nepamirškite pridėti atsarginio voko. Visuomeninės organizacijos dažnai neturi savo papildomų lėšų siuntimui paštu. Sutikite, labai apmaudu, jei dėl tokios banalios priežasties nepaisoma jums svarbaus prašymo. Logiška manyti, kad kuo mažesnis archyvo dydis, tuo kuklesnis biudžetas skiriamas bet kokioms papildomoms užduotims.
Privalomi duomenys
Kokių niuansų reikėtų nepamiršti dėl dokumento turinio? Prašymas siunčiamas archyvo direktoriui. Viršutiniame kairiajame kampe rašomas įstaigos adresas ir pavadinimas, taip pat nurodomi siuntėjo duomenys, siekiant išlaikyti vizualinę vienovę. Konkrečius vardus ir pavardes taip pat galite sužinoti įstaigos svetainėje.
Kreipdamiesi į valstybės archyvo direktoriaus pareigas (nurodykite, kuri ir kur yra), formoje, kurioje planuojate laukti susirašinėjimo, įrašote savo vardą ir pavardę bei faktinės gyvenamosios vietos adresą. Į kontaktinių duomenų skaičių būtina įvesti telefono numerį arba el. pašto adresą (arba geriau – abu). Žinoma, jei šių reikalavimų nepaisysite, apeliacija bus laikoma anonimiška ir jums nereikės laukti, kol ji bus įvykdyta.
Apie talento seserį
Kaip kuo produktyviau pateikti užklausą archyvui apie artimuosius? Ar yra kokių nors paraiškos teksto rašymo taisyklių, kurios padidina sėkmės tikimybę? Gana paplitęs mitas, kad išsamus esmės išdėstymas padidina tokio pat išsamaus atsakymo tikimybę. Deja, toks požiūris gali būti laikomas aktualiu tik bendradarbiaujant su privačiais apmokamais genealogijos srities darbuotojais. Jei kalbame apie valstybinę instituciją, viskas yra visiškai priešingai. Užduotys turi būti suformuluotos kuo trumpiau ir aiškiau. Tai padidina galimybes paveikti archyvarus ir priversti juos kuo greičiau apsvarstyti jūsų prašymą.
Esė su protėvių biografijos detalėmis, įdomiomis tik tau, neverta rašyti. Nurodykite tik reikiamą skaičių tikslių faktų – gimimo datas ir vietas, gyvenvietes, protėvių vardus ir pavardes, jūsų santykių laipsnį. Be to, nebus nereikalinga nurodyti jus dominančio įrašo tipą. Nurodius duomenis „apytiksliai“ lygyje, paieškos laikas (taip pat ir užklausos vykdymo kaštai) padidės, o kartais informacijos visai nepavyks rasti. Užpildykite savo prašymą privaloma fraze nurodant, kad veiksmai, kuriuos atliekate, yra atliekami siekiant atkurti kilmę, kurios reikia dėl tam tikrų svarbių priežasčių, o archyvo darbuotojų darbas tikrai bus apmokėtas. Būtų idealu, jei dalyko esmę sutalpintumėte į tris ar keturias eilutes.
Užklausa archyvuoti – pavyzdys
Pavyzdžiui, čia yra kreipimosi į archyvą pavyzdys su panašiu prašymu: „Prašome rasti mano prosenelės (pavardė, vardas, tėvavardis) **** metų mirties (gimimo) įrašus kaime ( miestas, kaimas) N. Trūkstant metrikų, būsiu dėkingas už informaciją apie išlikusius artimiausius genealoginius šaltinius, susijusius su nurodytu laikotarpiu Sėkmingos paieškos atveju pageidautina išduoti formos archyvinę pažymą puslapio išrašo, fotokopijos ar nuotraukos. Esu pasiruošęs pilnai sumokėti už paslaugas."
Panašus tekstas siunčiamas vedybų ceremonijos atveju. Labai nerekomenduojami dideli prašymai su neaiškiomis formuluotėmis, pvz., „Pažink mano šeimą genealogijos požiūriu“ arba „Mane domina mano pavardės genealogija“. Jie gali atbaidyti atlikėjus. Išspręsti tokią globalią užduotį – itin daug pastangų reikalaujantis darbas, kuris oficialiai neįeina į archyvo darbuotojų pareigas. Juk šeimos genealogija nėra pagrindinė jo veikla.
Baigdami pažymime
Neformalioje komunikacijoje pastebėta, kad kultūringi ir mandagūs kreipimaisi įneša papildomos motyvacijos kokybiškam prašymų vykdymui. Nieko stebėtino. Kartais archyvų svetainėse pasirodo įspėjimai apie grubių reikalavimų nepriimtinumą ir neadekvačią formuluotę. Nuostabu, kad kai kurie kandidatai negali suprasti tokių dalykų!
Apeliacija, kaip ir bet kuris oficialus dokumentas, baigiamas data ir parašu. Jei persiuntimas turi būti nuskaitytas. Nereikia pateikti pasikartojančios užklausos. Pakartotinio kreipimosi likimas – patekti į eilės uodegą ir tik pridaryti bėdų tiems patiems darbuotojams. Jei atsakymas gali būti uždelstas, galite išsiųsti oficialų prašymą paaiškinti tokio ir tokio prašymo vykdymo stadiją nuo tokio ir tokio datos.
Kokie turėtų būti laikotarpiai? Archyvas gali apdoroti jūsų prašymą ir per kelias dienas, ir per kelis mėnesius. Pasitaiko atvejų, kai atsakymo teko laukti beveik metus. Vidutiniškai gerai įstaigoje dirbant ir atsakingai darbuotojų požiūriui į savo pareigas rezultatų galima tikėtis per porą savaičių.
Sveiki mieli skaitytojai. Kadangi pastaraisiais metais išpopuliarėjo protėvių paieškos tema, daugelis „užsidegė“ noru sukurti savo giminės medį, parašyti šeimos enciklopediją ar savo rūšies gyvenimo knygą. Turiu iš karto pasakyti, kad yra daug išteklių, kuriuose galite rasti rekomendacijų šiam darbui, jums tiesiog reikia ieškoti Yandex ar Google, pvz., "Kaip sukurti savo šeimos medį", "kaip sukurti šeimą". medžio knyga“.
Mūsų ištekliai taip pat turi.
Bet dabar trumpai apie tai, kur gauti medžiagos genealoginei knygai. Apklausus giminaičius, „pasikrausčius“ šeimos archyvuose, laikas eiti į archyvą. O lengviausia nueiti į regiono centro, kuriame gyvenate, valstybinį archyvą. Archyve su nusistovėjusiu darbo su šeimos istorikais algoritmu būsite pakalbinti. Nebijok! Taip reikia nustatyti, kaip esate pasirengę archyvuoti.
Koks aš esu tyrinėtojas-paieškos variklis? Nustatykite savo pasirengimą darbui
Visiškai akivaizdu, kad jei į archyvą einate pirmą kartą, o jums tiesiog dega noras rasti informacijos apie savo protėvius, vadinasi, esate prastai pasiruošęs darbui archyve. Beje, jums nebus leista į fondus. Tik skaitykloje. Tačiau istoriniai dokumentai pateks į rankas. Ir jūs turite žinoti, kaip su jais dirbti.
Nejaučiate jėgų savarankiškai dirbti su archyvais?
Atlikite genealoginę užklausą ir archyvo darbuotojai suras jiems reikalingą informaciją.
Kokį prašymą pateikti?
Archyve gautos užklausos skirstomos į temines, genealogines ir socialines – teisines užklausas.
Teminis prašymas – prašymas suteikti informaciją konkrečiu klausimu, tema, įvykiu ar faktu. Teminių užklausų įvairovė yra biografinė užklausa, kuri nustato informaciją, reikalingą konkretaus žmogaus gyvenimui ištirti, paaiškina jo biografijos faktus.
Genealoginė užklausa – užklausa, išreiškianti dokumentinės informacijos, nustatančios giminystę, dviejų ar daugiau asmenų giminystės ryšius, šeimos istoriją, giminę, poreikį.
Socialinis teisinis prašymas – konkretaus asmens ar organizacijos prašymas, susijęs su piliečių teisių ir teisėtų interesų užtikrinimu.
Į kokias užklausas turėtų atsakyti archyvas?
Archyvas neprivalo atsakyti į visus prašymus, o tik į tuos, kurie rašant atitinka tam tikras taisykles. Prašyme turi būti:
informacija apie tai, kas tai parašė - organizacijos pavadinimas arba pavardė, piliečio vardas ir patronimas,
pašto adresą, kad galėtume atsakyti į jūsų užklausą paštu,
tema - tai yra turi būti aiškiai suformuluota, ką tiksliai norite sužinoti, tiesiog perpasakokite savo šeimos istoriją ir išsakykite norą, kad norėtumėte sužinoti dar ką nors, tai nenaudinga, reikia konkretaus klausimo,
chronologinis prašomos informacijos rėmas - nėra prasmės visuose archyvo dokumentuose prašyti surasti visus savo pavardės nešėjus, tačiau visai priimtina prašyti tai padaryti konkrečiam regionui ir chronologiniam laikotarpiui.
Į šių sąlygų neatitinkančius prašymus archyvai greičiausiai neatsakys. Jie privalo atsakyti į likusius prašymus, tačiau kartais pasitaiko ir keistų atvejų – vienas archyvas, pavyzdžiui, negalėjo atsakyti į užklausas, nes dėl sunkios finansinės padėties neturėjo vokų (tai visiškai realus atvejis) .
Archyvai manęs nepagirs, bet aš vis tiek duosiu šiek tiek patarimų
Pateikus užklausą, verta paskambinti į archyvą ir pasidomėti, ar jūsų užklausa gauta, o tada kelis kartus paskambinti ir pasidomėti, kaip sekasi. Vėlgi, tai yra blogas patarimas, bet jis tikrai padeda.
Teminės ar genealoginės užklausos įvykdymo terminai bus nustatomi iš anksto susitarus su Jumis – jie priklauso nuo Jums reikalingos informacijos paieškos sudėtingumo.
Prašymą rašome archyvo direktoriui. Griežtos prašymo formos nėra, svarbiausia, kad viskas būtų aiškiai parašyta.
Neskubėkite ir prašykite kilmės dokumentų, judėkite palaipsniui.
Parašykite tokį laišką:
Archyvo direktorius
Adresas
Nuo (jūsų vardas ir adresas)
pareiškimas
Aš, (vardas ir pavardė), (jei manote, kad jums gali būti skiriamos pašalpos, parašykite iš karto, tai yra karo veteranė, daugiavaikė motina, asmeninė pensininkė ir kt.) Prašau padėti man genealogijoje paieška (jei manote, kad tai gali būti laikoma teminiu ar socialinio teisinio pobūdžio prašymu, parašykite apie tai čia, tam turite nurodyti paieškos priežastį, pvz., dėl paveldėjimas).
Mano (santykių laipsnis) (pilnas vardas), (tokia ir tokia) religija, gimiau tokioje ir tokioje vietovėje tokią ir tokią tokių ir tokių metų datą, kuri nurodyta (tokiame ir tokiame dokumente, pavyzdžiui, santuokos liudijime). Prašau, pasinaudojant Jūsų archyve esančiomis metrikų knygelėmis ar kitomis lėšomis, pateikti man informaciją apie jo tėvus ir atsiųsti turimų dokumentų kopijas. Mokėjimą garantuoju (galite praleisti šį elementą, kai kurie archyvai dalį užklausų atlieka nemokamai).
Pagarbiai
Pilnas vardas
Data.
O dabar „jeigu“ paaiškinimas
1) Jei tiksliai nežinote, kada gimė jūsų protėvis, galite būti ne tokie konkretūs, tuomet turite parašyti: „pagal šeimos tradiciją jis gimė tokioje ir tokioje vietovėje maždaug tokiais ir tokiais metais“ ir atitinkamai prašyti prašyme patikslinti gimimo datą .
2) Jei jūsų protėvis gyveno ne kaime, o mieste, ypač dideliame, kur buvo daug bažnytinių parapijų, patartina žinoti jo adresą (tada greičiausiai jis buvo parapijos parapijietis arčiausiai jo gyvenamosios vietos). Galbūt archyvas sutiks peržiūrėti informaciją apie visas parapijas, bet tai kainuos labai brangiai.
3) Jei gaunama nepagrindinė užklausa (pavyzdžiui, sumaišėte Veliky ir Nižnij Novgorodą ir ne ten išsiuntėte laišką), archyvas išsiunčia jį į atitinkamą archyvą arba atsakyme rašo, kad padarėte klaidą paaiškindami. kur eiti. Pagal įstatymą, reakcija į nepagrindinį prašymą turi būti ne vėliau kaip per 5 dienas nuo prašymo gavimo į archyvą momento.
Organizacijų ir piliečių prašymus svarsto archyvo vadovybė, siunčia vykdyti atitinkamam padaliniui arba tiesiogiai vykdytojui ir turi būti vykdomi pagal visus archyve saugomus dokumentus ir spausdintas publikacijas, susijusias su prašymo dalyku.
Gavęs nepagrindinį prašymą, archyvas išsiunčia jį į prašomų dokumentų saugojimo vietą arba pateikia atitinkamas rekomendacijas organizacijoms ir piliečiams.
Archyve vykdomi teminių vartotojų užklausų vykdymo darbai mokamų paslaugų teikimo tvarka (taip pat ir sutarties pagrindu) arba nemokamai. Su jais susitariama dėl vartotojų užklausų vykdymo terminų ir darbų kainos – atkreipkite dėmesį į šią prekę, turėtumėte iš anksto pasakyti, kiek turėsite sumokėti.
Jei reikia atlikti paiešką reikšmingame dokumentų rinkinyje ir organizuoti jų kopijavimą, archyvas raštu informuoja vartotoją apie tarpinius darbo rezultatus.
Ar turite kokių nors klausimų?
Federalinės archyvų agentūros svetainėje rasite daugiau atsakymų į klausimus, susijusius su prašymais atkurti giminystės ryšius ir sukurti šeimos medį.
Nėra laiko ir pasitikėjimo, kad susitvarkysi, samdyk privatus genealogas
Kiekvieno žmogaus gyvenime gali kilti poreikis remtis archyviniais dokumentais. Piliečiai rašo prašymus, jei reikia atkurti dokumentus, atkurti istorinius įvykius, užmegzti giminystės ryšius ar atlikti mokslinius tyrimus. Neabejotinas pranašumas yra plačiai paplitusi archyvų tinklo plėtra Rusijos Federacijos teritorijoje. Šalia valstybinių, turinčių turtingiausią dokumentinę bazę, yra ir privačių.
Prašymus reikia teikti dėl sudėtingos archyvų struktūros. Tūkstančiai fondų, dokumentų rinkinių, fotomedžiagos ir kitų šaltinių apsunkina reikalingos informacijos paiešką. Todėl prašymą turėtumėte apibūdinti kuo konkrečiau. Kuo daugiau patikslinsite jums žinomus faktus, tuo greičiau darbuotojas atsakys į prašymą.
Kompiliavimo ypatybės
Rusijos archyvai skirstomi į tipus:
- valstybė;
- savivaldybės;
- žinybinis;
- organizacijų archyvai;
- privatus.
Visi Rusijos Federacijos piliečiai gali kreiptis pagalbos į bet kurią organizaciją, svarbiausia žinoti, kaip teisingai kreiptis.
Prašymų tipai:
- socialiniai teisiniai– išaiškinti faktus, būtinus gerbiant asmenų ar įmonių teises ir interesus. Tai fizinių ir juridinių asmenų, konsulinių (užsienio piliečių, pareigūnų) prašymai;
- genealoginis- patikslinti ir patikslinti protėvių biografijos faktus, siekiant aprašyti giminės, giminės genealogiją;
- teminis– daroma siekiant gauti dokumentus apie atskirą asmens istorijos ar gyvenimo faktą. Tokie prašymai būdingi mokslinei veiklai.
Pirmiausia turite nustatyti, kuriai iš kategorijų tinka klausimas, kuriame archyve galima rasti dominančią informaciją.
Galite kreiptis:
- registratūroje arba MFC (reikalingas pasas);
- laišku Rusijos paštu;
- elektroniniu būdu arba per viešųjų paslaugų portalą.
Šiuolaikinės technologijos ir vieningo valstybinio portalo prieinamumas leidžia siųsti paraiškas neišėjus iš namų, supaprastinant darbą su Rusijos miestų archyvais.
Informacija teikiama nemokamai, tai reglamentuoja federalinis įstatymas „Dėl valstybės ir savivaldybių paslaugų teikimo organizavimo“, priimtas 2010 m. liepos 27 d. N 210-FZ. Vienintelis dalykas, už kurį archyvo administracija gali nustatyti kainą, yra informacijos apdorojimas ir darbuotojų naujo tyrimo darbo surašymas pagal prašomus dokumentus.
Be teisės aktų, yra vidaus įsakymai, chartijos ir nuostatai, reglamentuojantys darbuotojų darbą. Federalinių archyvų kolegijos parengtos organizacijų archyvų darbo taisyklės reglamentuoja mažųjų archyvų darbą.
Bendras archyvų darbo principas – prieinamumas ir atvirumas. Jie buvo sukurti siekiant išsaugoti svarbius dokumentus, kad būtų galima juos pateikti piliečiams paprašius. Tačiau yra apribojimų prieigai prie tam tikrų medžiagų su nustatytu slaptumo laikotarpiu. Gali būti Vidaus reikalų ministerijos archyvo, kariuomenės ar vardinių žymių žmonių kolekcijų dokumentai perdavė artimieji.
