В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению. Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить.

Из этой статьи вы узнаете:

Правильное оформление писем - успех работы всей компании

Деловыми (или служебными) письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами. Причем, даже после того, как между руководителем организации и партнером по бизнесу или клиентом была достигнута некая устная договоренность, правила этикета предусматривают подтверждение этой договоренности. Это, в свою очередь, уже может считаться гарантией.

Виды деловых писем

1. Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию.

По выполняемым функциям

1. Инициативные — подразделяются на требующие ответа и те, которые ответа не требуют. Примеры: запрос, рекламация, извещение, напоминание, .

2. Письма-ответы.

По признаку адресата

1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю.

2. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям.

По форме отправления

Структура служебного письма

Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения.

Обращение.

Это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы - например, «Уважаемый Сергей Иванович!», «Господин председатель правительства!». Обращение пишется в середине строки.

Вводная часть.

В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

Основная часть.

В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.

Заключение.

В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями - например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.

При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как :

• степень знакомства и характер отношений с адресатом;
• общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
• ситуацию, в которой происходит общение - ее официальность или неофициальность;
• этикет и нормы, принятые в конкретной компании.

Оформление письма, образец:

Оформление писем по ГОСТу

Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста. Разрешается не использовать бланки только в случае, когда авторами являются одновременно несколько компаний.

Требования к бланкам писем, а также состав реквизитов и правила оформления содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Вообще, компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки писем, поскольку указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, однако, исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами в организации. Для некоторых организаций ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным: например, федеральные органы исполнительной власти должны всегда сверяться с данным нормативом.

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - Код организации;

05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - Код формы;

08 - Наименование организации;

09 - Справочные данные об организации;

10 - Наименование вида документа;

11 - Дата;

12 - Регистрационный номер;

14 - Место составления или издания;

15 - Адресат;

16 - Гриф утверждения;

17 - Резолюция;

18 - Заголовок к тексту;

19 - Отметка о контроле;

20 - Текст документа;

21 - Отметка о наличии приложения;

22 - Подпись;

23 - Гриф согласования;

24 - Визы согласования;

25 - Оттиск печати;

26 - Отметка о заверении копии;

27 - Отметка об исполнителе;

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - Отметка о поступлении документа в организацию;

30 - Идентификатор электронной копии.

Оформление письма по ГОСТу, образец:

Оформление письма с приложением, образец:

Правила оформления деловой переписки

Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Особенность ее заключается в том, что участники обычно являются юридическими лицами, которые должны придерживаться довольно строгих правил общения, принятых в организации (или нескольких организациях).

Существует несколько требований, которые предъявляются к данному виду общения.

Стандартизация изложения. Сегодня существует множество терминов, специальных оборотов и формул, характерных именно для деловой переписки. Их применение позволяет существенно сократить время на подготовку, а готовые конструкции помогают не тратить время на поиск подходящих для конкретной ситуации терминов. Стандартизация существенно облегчает восприятие любых текстов и оптимизирует весь процесс документооборота.

Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем - норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.

Точность и однозначность формулировок . Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано.

Лаконичность . Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа. Лаконичность изложения - это, прежде всего, исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений.

Применение языковых формул. Шаблоны, широко применяемые в деловой переписке, являются ее неотъемлемой частью. Так, для побуждения к действию часто используются формулы: «Просим Вас рассмотреть вопрос…», «В подтверждение нашей договоренности…». Зачастую языковые формулы являются юридически значимыми элементами текста, без которых он не будет обладать необходимой силой. Например: «Гарантируем возврат денежных средств в размере…», «Контроль за выполнением задания возлагается на…».

Использование терминов, лексических и графических сокращений. Благодаря использованию терминов в переписке автор может добиться однозначного понимания текста, что является крайне важной особенностью делового общения. Терминологию, которую можно и нужно использовать в сфере документационного обеспечения управления, регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Преобладание простых распространенных предложений . Официальное общение, как правило, основывается на употреблении простых распространенных односоставных или двусоставных предложений, что существенно упрощает процесс восприятия текста.

Памятка по оформлению делового письма

Бумага	Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов. Формат листа - А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).
Поля	Лист должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
Дата	Датой письма считают дату его подписания. Ее оформляют арабскими цифрами, соблюдая последовательность: день, месяц, год. Например, «10.02.2017». Также разрешен словесно-цифровой способ оформления даты. Например, «10 февраля 2017 г.»
Исходящий номер	Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом. Номер документа, который был составлен совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.
Адресат	Адресатом может быть как компания, так и ее структурные подразделения или отдельные сотрудники. Важно помнить, что в последнем случае инициалы указываются всегда перед фамилией. Название компании-адресата всегда указывают в именительном падеже. По правилам, не должно быть адресовано более чем четырем адресатам. Также в состав данного реквизита может включаться почтовый адрес, причем, сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.
Текст письма	Сам текст может быть оформлен в виде таблицы, текста или соединения нескольких структур. При оформлении таблиц важно называть графы и строки существительными в именительном падеже. Если таблица продолжается на следующей странице, графы и строки нумеруются и на ней. Текст должен состоять из двух частей: причины/цели/основания составления письма и выводов/предложений/рекомендаций. Также текст может содержать только одну заключительную часть - к примеру, просьбу без пояснений. Если в письме ссылаются на акты других организаций, указывают их реквизиты: название документа, название организации, дату, регистрационный номер и заголовок.
Приложение	Деловое письмо с приложением оформляют так: Приложение: на 2 л. в 2 экз. Если же приложение не указывается в тексте, то необходимо указать его название, число листов и экземпляров. Например: Приложение: Договор купли-продажи на 3 л. в 2 экз. Если приложен документ с приложением, то отметка оформляется так: Приложение: письмо ФСС от 12.10.2017 N 03-2/923 и приложение к нему, всего на 7 л.
Подпись	Подпись предполагает указание должности сотрудника, подписавшего письмо и расшифровку этой подписи. Если подписывают несколько сотрудников, то подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если должности равны, то подписи должны располагаться на одном уровне.
Печать	Печать заверяет подлинность подписей должностных лиц на документах, связанных с финансовыми средствами или на других документах, которые предусматривают заверение подлинной подписи.
Исполнитель	При необходимости указывают инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Обычно отметка ставится на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу.

Сегодня служебные письма составляются в любой компании совершенно по разным вопросам, связанных с деятельностью как отдельных лиц, так и целых подразделений. Предметом писем могут стать запрос, уведомление, соглашение, претензия, отзыв, изменение и т.д. При этом правила хорошего тона предполагают, что любой документ будет оформлено в соответствии со всеми вышеуказанными требованиями. Благодаря этому, письмо (в какой бы форме оно не отправлялось) станет эффективным инструментом в работе каждого сотрудника и руководства компании в целом.

Проверьте себя

1. Какое письмо называется циркулярным?

• Письмо, отправленное одним адресантом нескольким адресатам
• Письмо, отправленное одним адресантом одному адресату
• Письмо, которое не было отправлено по ряду причин

2. Как правильно оформляется приложение к деловому письму?

• Приложение: на 2 л. в 2 экз.
• Приложение в 2 экземплярах на 2 листах
• Два листа приложения в двух экземплярах

3. Сколько существует этапов подготовки и составления делового письма?

4. Что означает требование нейтрального тона в деловой переписке?

• Использование терминов, лексических и графических сокращений
• Почти полное отсутствие в письме экспрессивно или эмоционально окрашенных слов
• Широкое использование шаблонов

5. Из каких частей состоит деловое письмо?

• Обращение, вводная и основная части, заключение
• Основная часть, заключение
• Обращение, заключение

Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки. С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата. Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма. Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?

Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.

Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?

Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству:

«Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»

Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение:

«Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»

Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?

Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.

«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».

«Вы являетесь ведущим экспертом в области …».

«Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».

Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее.

Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.

Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.

Шаг 3. Обоснование просьбы

Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.

На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.

Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду:

Заинтересуйте адресата

Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:

«Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».

« Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах ».

« Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей ».

Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:

«Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».

«В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».

Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:

« А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».

Или решить проблему:

«Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».

Опишите значимость просьбы

Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло». Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.

«С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м 2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками. Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».

Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.

Шаг 4. Изложение просьбы

Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:

«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м 2 в день».

Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:

«Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей ».

В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».

О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.

Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:

«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».

В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.

В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.

Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.

Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».

«Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».

Но могут быть и другие варианты:

«Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».

«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».

Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.

ПРИМЕР:

Было		Стало
«Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании. Будем признательны за оказанное содействие. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров»	-	«Уважаемый Иван Иванович! Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии. Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле. В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании. Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров»

И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации. Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица. Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя.

	-
	-	Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма» ! Вы можете пройти его в любое удобное время по .	-	-
	-

В деловом документообороте формат письма-просьбы используется очень часто, когда возникает необходимость получить согласие второй стороны или определенную услугу от нее. Готовые образцы и примеры по разным ситуациям, а также правила составления подобных писем вы найдете в этой статье.

Традиция и правила составления письма-просьбы сложились исключительно в практическом документообороте – т.е. на законодательном уровне не утверждено каких-либо бланков или инструкций. Тем не менее, в общем виде следует придерживаться такой структуры:

1. Как обычно, сначала заполняется «шапка», в которой указывается полное название организации-отправителя с соответствующими контактными данными, а также имя конкретного сотрудника (обычно директора компании) и название организации-получателя.
2. Далее следует сам текст, который состоит из описания ситуации и обоснования просьбы. Текст должен быть по возможности кратким – обычно достаточно 1-2 абзацев. Важно конкретно и однозначно изложить свою просьбу, чтобы собеседник хорошо понимал суть вашего обращения.
3. Затем следует подпись, расшифровка подписи и дата составления.

Таким образом, оформляется оно по стандартному для таких документов варианту – бланк приводится ниже.

Готовый образец можно использовать на примере такого.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Решение указывать или не указывать название документа (т.е. прописать посередине «Письмо-просьба») принимает сам отправитель. Как правило, это необходимо в тех случаях, если уместно подчеркнуть характер документа и цель, которую одна компания пытается добиться от другой.

Поскольку в данном случае речь идет о том, что одна компания рассчитывает на некоторую услугу или даже уступку со стороны своего партнера, разумеется, к написанию письма, его оформлению и даже к отправке следует отнестись очень серьезно. Впечатление может произвести любая деталь, поэтому лучше учесть даже малозначащие на первый взгляд нюансы:

1. Прежде всего, лучше отправить его с помощью физической почты – обычной Почты России или еще лучше частной организации, которая доставляет корреспонденцию от двери до двери и намного быстрее. Сообщение в электронном виде или тем более переданное с помощью факса часто воспринимается более безлико, как спам.
2. К тому же физический способ оформления документа (т.е. как обычное почтовое отправление) позволяет произвести благоприятное впечатление за счет более дорогой бумаги, конверта, марки и других средств оформления.
3. Для написания текста всегда выбирается фирменный бланк – это позволяет придать просьбе больше официальности.
4. В тексте лучше избегать явных канцеляризмов – т.е. устойчивых слов и выражений, которые принято использовать в деловой среде. Они буквально «сушат» повествование и производят в целом негативное впечатление. Их легко заменить более оригинальными вариантами – например, «Прошу Вас рассмотреть» на «Надеюсь на Ваше понимание и содействие в разрешении этого вопроса».
5. Наконец, стоит в целом придерживаться традиций деловой переписки, т.е. текст преимущественно пишется в официально-деловом стиле. Лирических отступлений, слишком сложных синтаксических конструкций, двояких (по смыслу) фраз быть не должно. Следует позаботиться о том, чтобы собеседнику было очень легко воспринимать сообщение – как в плане понимания, так и психологически.

СОВЕТ. Если есть возможность написать текст от руки, лучше воспользоваться именно таким способом. Рукописное письмо позволяет выделить его на фоне всех остальных. Однако лучше доверить написание специалисту, владеющему приемами каллиграфии.

Разновидности

В зависимости от конкретной ситуации существуют свои варианты писем. В основном просьбы касаются финансовых вопросов – например, предоставление скидки, снижение оплаты за услугу или отсрочка. Меньшая часть писем-просьб посвящена содействию в решении каких-либо других вопросов. Наиболее распространенные случаи и готовые примеры писем рассмотрены далее.

О выделении денежных средств

Просьба о выделении денег даже на благотворительные цели – довольно серьезный запрос. Поэтому при составлении важно предельно конкретно описать ситуацию и к тому же понятно указать, на что именно требуются деньги, и по какой причине их невозможно взять из другого источника.

При составлении можно взять за основу такой образец.

От НКО «Радуга»

Депутату Законодательного Собрания

г. Санкт-Петербурга Милошникову И.Н.

Уважаемый Илья Николаевич! Вас приветствует директор некоммерческой организации Радуга». Наша организация была основана в 2012 году и на протяжении всех этих лет беспрерывно занимается оказанием финансовой помощи детям, страдающими острыми формами лейкемии. Основное направление нашей деятельности – закупка соответствующих лекарственных средств и проведение сложных операций.

Все эти годы основным источником финансирования нашей деятельности было предприятие ООО «…». Однако в апреле текущего 2017 года объемы финансирования резко сократились, и в данный момент мы не можем осуществлять благотворительные акции в том же объеме.

По нашим данным, ежегодный бюджет фонда с учетом частных пожертвований должен составлять 10 млн руб. Таким образом, в связи с прекращением финансирования необходимо покрыть разницу в сумме 8 млн руб. ежегодно. Мы надеемся на ваше содействие, поскольку найти спонсоров в настоящий момент не представляется возможным.

С уважением, Cветозаров В.К.

О поставке товара

Здесь важно продемонстрировать свою заинтересованность и желание сотрудничать. Поэтому нужно найти правильные слова, чтобы собеседник проникся доверием и принял соответствующее решение. За основу можно взять такой образец.

Генеральному директору ООО «…»

Некрасову Н.К.

От директора компании ООО «…»

Елизарова В.М.

Приветствую Вас, Николай Константинович! На региональной выставке по сельскому хозяйству, которая проходила в мае этого года, наша компания заинтересовалась образцами техники и оборудования, которые были предложены с вашей стороны.

Мы бы хотели начать сотрудничество с Вами с поставки пробной партии товара (полный список прилагаем отдельным документом к этому письму). Гарантируем своевременное проведение платежей за товары и услуги. Выражаем надежду на длительное и взаимовыгодное сотрудничество.

Наши контактные данные:

С уважением, Елизаров В.М.

О предоставлении скидки

В настоящее время Это довольно распространенный тип, поскольку экономические условия по многим показателем ухудшились. Как показывает опыт, убедить контрагента в предоставлении скидки получается Особенно хорошо в таких случаях:

• если компании сотрудничают достаточно давно, например, более года;
• если приобретается сразу большое количество товара.

Генеральному директору

ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.

От директора ООО «Верес»

Александрова К.Н.

Здравствуйте, Геннадий Викторович. Мы рады отметить тот факт, что наши компании сотрудничают уже более 2 лет. Выражаем Вам признательность за неизменно высокое качество ваших услуг, а также за содействие в решении ряда текущих вопросов.

Полагаем, для Вас не секрет, что за последний год экономическая ситуация в нашей рыночной нише значительно ухудшилось. К сожалению, в данный момент мы испытываем определённую нехватку доходов, что связано со снижением квартальной прибыли.

В связи с этими обстоятельствами Мы надеемся на Ваше понимание и согласие в предоставлении скидки в размере 10% на услуги, которые будут оказаны в следующем 2018 календарном году. Разумеется, что такая мера имеет временный характер, и мы настроены на полноценное сотрудничество на взаимовыгодных условиях в случае стабилизации экономической ситуации.

С уважением, Александров К.Н.

О снижении арендной платы

В данном случае обоснование своей просьбы в письме будет примерно таким же, как было рассмотрено в предыдущем примере.

Генеральному директору

ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.

От директора ООО «Верес»

Александрова К.Н.

Здравствуйте, Геннадий Викторович. В завершившемся в 2016 финансовом году наша компания понесла убытки, которые превысили ожидавшиеся на 10%. Вынуждены констатировать, что нашу компанию коснулся финансовый кризис. Это выражается в снижение клиентского потока на 15-20% собственников.

В связи с этим мы надеемся на Ваше согласие предоставить скидку на арендную плату на 10%. Обращаю внимание, что мы являемся довольно крупными арендаторами и вместе с тем за все время нашего пятилетнего сотрудничества не допустили ни одной задержки платежа, а также заполняли все остальные условия договора. Мы исходим из того, данная мера временная, поэтому готовы продолжать вносить плату в полном объёме, как только ситуация на рынке стабилизируется.

С уважением, Александров К.Н.

Об отсрочке платежа

В данном случае важно признать, что вы действительно не совершили оплату вовремя и подробно пояснить причину. Разумеется, нужно точно указать сроки погашения всей суммы.

Директору ООО «Грузодар»

Вакулову Н.Ю.

От директора ООО «Параболия»

Аксакова Т.Г.

Здравствуйте, уважаемый Николай Юрьевич. В сентябре 2017 года мы не внесли очередную за ваши услуги в сумме 100000 руб. О невозможности совершения платежа мы официально уведомляли вас за месяц. В настоящий момент поясняем, что компания нашла средства для выплаты. Мы просим вас предоставить рассрочку на два месяца: октябрь и ноябрь (по 50000 рублей).

От своих финансовых обязательств и задолженности мы не уклоняемся и обращаем ваше внимание на то, за все 3 года нашего сотрудничества мы ни разу не нарушали договора. Надеемся на Ваше понимание и рассчитываем на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

С уважением, Аксаков Т.Г.

Просьба оплатить за другую компанию

Такие просьбы могут возникнуть в тех случаях, когда одна компания возьмется за выполнение финансовых обязательств другой фирмы на определенных условиях. В качестве примера можно использовать такой шаблон.

ИП Благодарову А.К.

от ИП Инина А.А.

Здравствуйте, уважаемый Анатолий Константинович. Как известно у вас существует задолженность передо мной в сумме 100000 руб. За истекший финансовый год у меня также появился долг перед 3 компании в сумме 50000 руб. Предлагаю вам оплатить мою задолженность в полном объеме. Со своей стороны гарантирую предоставление рассрочки на весь остаток вашего долга на срок 6 месяцев.

С уважением, Инин А.А.

О содействии в решении вопроса

Наконец, если требуется решить какой-то конкретный вопрос, можно написать такой текст:

ИП Никанорову В.Р.

От директора ООО «Добрые решения»

Абдуловой В.Н.

Уважаемый Владимир Романович, я возглавляю благотворительную организацию, которая занимается проведением новогодних праздников для детей из малоимущих семей. Как нам стало известно из открытых источников, вы реализуете кондитерскую продукцию. Мы просим Вас организовать поставку новогодних подарков в количестве 1000 штук для проведения 20 мероприятий.

Со своей стороны гарантируем выразить вам письменную и устную благодарность и оставить положительные отзывы во всех организациях, по Вашему пожеланию.

С уважением, Абдулова В.М.

Практически любая фирма, компания, организация сталкивается рано или поздно с необходимостью написать деловое письмо. Если эта миссия поручена вам, то следующая информация, изложенная ниже, может оказаться полезной для вас.

Чтобы правильно написать деловое письмо, нужно для начала определить, к какой группе его следует отнести. Обратимся к классической классификации. Деловые письма различают по тематике, функциональному назначению, по количеству получателей, композиции, структуре и форме отправления. В списке деловых писем, выделенных по тематическому признаку, значатся коммерческие и некоммерческие деловые письма. К первым относятся оферта, письмо-запрос, рекламация, ко вторым – благодарственное, гарантийное, информационное письмо, а также письмо напоминание, подтверждение, поздравление, приглашение, просьба, соболезнование и сопроводительное письмо. В соответствии с функциональным признаком можно сгруппировать письма на требующие ответа и не требующие ответа. Если рассматривать со стороны получателя, бывают обычные письма, циркулярные и коллективные. Обычные адресованы одному человеку, циркулярные – ряду учреждений, а коллективные отправляются от нескольких человек по определенному адресу. Что касается композиционного признака, здесь следует выделить одноаспектные письма и многоаспектные. В первых рассматривается один вопрос, во вторых, соответственно, несколько вопросов. В соответствии со структурой деловые письма могут быть регламентированные (составленные по установленной форме) и нерегламентированные (составленные в свободной форме). В соответствии со способом отправления бывают конвертные, электронные и факсовые письма. Поскольку вариантов и целей написания деловых писем множество, рассмотрим самые распространенные способы, как написать деловое письмо. Начнем с оферты. Она представляет собой предложение о сотрудничестве с описанием условий сделки и имеет следующую структуру:

• шапка, в которой указывается должность, фамилия, имя и отчество получателя, наименование организации;
• номер и дата регистрации письма;
• заголовок;
• текст;
• подпись отправителя.

В тексте оферты излагается предложение о сотрудничестве и его условия.

На нашем сайте.

Письмо-запрос аналогично по содержанию оферте, но в нем не указываются условия сделки. Оформляется оно на фирменном бланке. В тексте должны быть указаны цель письма, вопрос или просьба, выражена надежда на сотрудничество, благодарность за будущий ответ.

Чтобы написать рекламацию, нужно иметь для этого повод, поскольку она является претензией к деловым партнерам за невыполнение или ненадлежащее выполнение условий договора. Такое письмо отправляется в случае, если качество товара не соответствует заявленному в договоре, техническим условиям или не дотягивает до ГОСТа. Структура в целом стандартная, в тексте должны быть обозначены документы (с указанием фрагментов), на основании которых отправитель предъявляет претензию второй стороне. Также указываются наименование и количество товара, какие именно условия были нарушены, доказательства и требования отправителя. Вместе с письмом необходимо отправить документы, доказывающие правомерность заявлений отправителя письма.

Качайте здесь.

Благодарственное и гарантийное письмо имеют стандартную структуру . Гарантийное письмо можно составлять используя следующие фразы: “настоящим письмом гарантируем”, “своевременную и полную оплату гарантируем” и т. д. Язык такого документа исключительно деловой. Благодарственное письмо обычно пишется в более теплой манере, чем другие деловые письма и содержит формулировки по типу “Выражаем Вам нашу искреннюю благодарность…”. С образцами написания таких писем можно ознакомиться ниже. В письме-напоминании указываются ссылки на пункты договора, просьба о выполнении условий контракта, меры, которые будут предприняты при невыполнении обязательств. Такое письмо может быть напоминанием об оплате, долге и т. д.

Письмо-подтверждение соответствует по содержанию своему названию. Оно может включать формулировки по типу: «сообщаем Вам, что мы получили», «подтверждаем получение», «с благодарностью подтверждаем» и т. д.

Письмо-поздравление составляется в произвольной форме на официальном бланке фирмы или просто на красивой бумаге, открытке. В написании содержания применяется творческий индивидуальный подход.

Написать письмо-приглашение может быть необходимо тогда, когда планируется какое-либо мероприятие. В таком письме следует указать информацию о дате и месте проведения события. Отправлять его получателю следует за несколько недель до проведения торжества, чтобы адресат успел подготовиться.

Письмо-просьба идентична письму-запросу, содержит в себе просьбу о получении документов, товаров, услуг, рекомендаций и т. д. Такое письмо требует ответа.

Чтобы написать деловое письмо, нужно четко понимать цель, которую оно преследует, выбрать вид письма, в соответствии с видом продумать структуру и содержание.

Бланк письма

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания))

04 - код организации

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

15 – адресат

18 - заголовок к тексту

19 - отметка о контроле

20 - текст документа

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов Адресат, Резолюция

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Примеры оформления бланка письма:

Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов.

Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов.

Рис. 5. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.

Образцы общего бланка документа также приводятся в следующих документах:

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4)

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18).

Официальное письмо

Важно понимать, что письмо это всего лишь оболочка для передаваемой информации. И если вам требуется составить хорошее письмо, кроме формы письма важно обратить и на содержание. Мы же в данном обзоре ограничимся описанием формы письма.

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Ниже представлены наиболее часто применяемые образцы писем:

Бланк официального письма часто представляет собой лист бумаги с нанесенными типографским способом постоянными элементами. Но в последнее время типовые бланки используются все реже, ведь письмо со всем оформлением можно распечатать на принтере. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, должно соответствовать принципам технической эстетики, что в свою очередь положительно влияет на восприятие его содержания. Учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более «устойчивой».

В стандартах на формуляры-образцы устанавливаются форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая компановка документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.38-90, в настоящее время используется ГОСТ Р.30-2003 .

Введение стандарта на формуляр-бланк, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, это позволяет:

организовать централизованное изготовление бланков для писем

уменьшить стоимость машинописных работ

сократить трудозатраты на составление и оформление писем

облегчить визуальный поиск необходимой информации

расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб (для государственных предприятий)
2. Логотип или эмблема организации
3. Код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть
4. Код документа по ОКУД (если имеется)
5. Наименование организации (полное и сокращенное)
6. Почтовый и юридический адрес
7. Номер телефонов
8. номер факса
9. Банковские реквизиты
10. Индекс документа (регистрационный номер)
11. Ссылка на индекс и дату входящего документа
12. Адресат
13. Заголовок к тексту
14. Текст
15. Подпись
16. Фамилия и телефон исполнителя.

При необходимости могут быть также приведены адреса электронной почты и веб сайтов организации.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Наименование организации - адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД. Стоит отметить, что требования к официальным письмам варьируются от организации к организации, в тоже время государственные учреждения должны следовать ГОСТам в оформлении официальных писем.

Деловое письмо: правила написания и способы доставки

01.06.2010 | С.В. Иванова

Бухгалтер бюджетного учреждения для выполнения своей работы должен знать не только план счетов бюджетного учета и то, какими проводками отражаются хозяйственные операции, но и быть специалистом. Важным навыком квалифицированного бухгалтера является умение подготовить и оформить деловые письма в вышестоящие организации или официальные обращения во властные органы. О том, как это сделать и что следует учесть бухгалтеру, мы расскажем в этой статье.

Я Вам пишу&hellip

На первый взгляд кажется, что в написании делового письма нет ничего сложного. Но часто мы заходим в тупик уже после написания первых слов &ldquoУважаемый Иван Иванович. &rdquo. А потом еще долго пребываем в творческих муках, созерцая пустой экран монитора.

Тем не менее, существуют как гласные, т. е. официально принятые в обществе и на государственном уровне, так и негласные правила написания деловых писем.

Но прежде чем сесть за написание письма, следует провести некоторую подготовительную работу.

Во-первых, нужно точно представлять, кому будет адресовано письмо. Необходимо знать:

Точное название организации

Должность адресата

Фамилию, имя и отчество адресата.

Не полагайтесь на свою память или записи в старой телефонной книге, ведь они могут оказать медвежью услугу. Так, например, секретарем одного крупного предприятия была допущена ошибка в написании редкого и достаточно сложного отчества руководителя, вследствие чего оно приобрело иной, не со­всем приличный смысл.

Кроме того, в наше время перемен и реформ многое меняется не только в деятельности бюджетных учреждений, но и у их контрагентов, т. е. в коммерческих организациях. В качестве примера приведем реальный случай, произошедший с менеджером одной российской транспортной компании. Ему было поручено подготовить письмо руководителю фирмы-партнера, и он, понадеявшись на свою память, в письме указал должность руководителя фирмы и ее название, не ведая, что в компании за сравнительно короткий срок произошли серьезные структурные изменения. В результате получилось, что автор письма неумышленно &ldquoпонизил&rdquo руководителя в должности.

Очевидно, что такие &ldquoляпы&rdquo не приводят к установлению надежных партнерских отношений между учреждением и организациями-контрагентами.

Поэтому обязательно позвоните в фирму и вежливо уточните всю необходимую информацию.

Доброе начало - половина успеха

В &ldquoнауке&rdquo написания деловых писем уже сформировались определенные традиции того, какая фраза должна быть &ldquoстартовой&rdquo.

В качестве начала делового письма принято использовать следующие типовые фразы:

настоящим подтверждаем получение Вашего письма № 24/1 от 18.07.07.

с благодарностью подтверждаем получение каталогов продукции Вашей уважаемой фирмы

мы ссылаемся на ранее проведенные переговоры по этому вопросу.

в подтверждение нашего запроса высылаем Вам.

мы рады сообщить Вам, что.

в дополнение к нашему письму № 12 от 12.12.05 сообщаем Вам реквизиты Получателя платежа

согласно Вашей просьбе мы произведем поставку товара уже на следующей неделе.

При этом заключительными фразами могут быть:

В ожидании Вашего ответа

Остаемся с глубоким уважением

Мы благодарим Вас за проявленное внимание к нашей продукции

Просим Вас извинить нас за причиненные Вам хлопоты

Тем самым мы считаем данный вопрос урегулированным

Надеемся, что смогли помочь Вам в решении данной проблемы

В надежде на развитие с Вами хороших деловых отношений

В заключение хотели бы еще раз выразить Вам искреннюю благодарность

С глубоким почтением

С глубоким уважением

С уважением.

В зависимости от того, кому адресовано письмо, каково его содержание, и следует выбирать ту или иную фразу для начала письма и его завершения.

О чиновниках и партнерах

Особое внимание при подготовке текста делового письма должно быть уделено тому, куда оно будет направлено: в органы государственной власти (налоговая инспекция, прокуратура, органы местного самоуправления, судебные инстанции и т. п.) или поставщикам, подрядчикам, с которыми установлены или предполагается установить партнерские отношения.

Для чиновников

Письма в государственные и муниципальные органы власти любого уровня требуют более тщательной подготовки.

Такие письма должны быть написаны строго по установленной форме. Свободная форма и вольный стиль написания недопустимы, поскольку подобное письмо просто не будет принято к исполнению. Нередко официальные органы доводят до нижестоящих организаций форму писем, которую следует выдерживать при письменном к ним обращении.

Стиль письма, адресованного представителям власти и иных официальных органов, должен быть исключительно официально-деловым. При этом недопустимы никакие &ldquoвольности&rdquo вроде &ldquoс приветом&rdquo, &ldquoс дружеским приветом&rdquo, &ldquoждем скорейшего решения данного вопроса&rdquo, &ldquoв ожидании Вашего согласия&rdquo и проч. В официальных государственных службах это будет воспринято как моветон.

Для такого стиля характерны ясность, лаконичность и точность изложения. По своей сути язык официальных документов - это своеобразный набор клише и штампов. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, да и саму подготовку официального письма. Для официальной корреспонденции типичны следующие словосочетания:

принять незамедлительные меры, поставить в известность, известить в кратчайшие сроки, обеспечить надлежащее исполнение

установить регулярный контроль за качеством продукции

возложить ответственность за исполнение на.

согласно приказу. на основании устного распоряжения.

в связи с вводом в эксплуатацию нового комплекса

ввиду отсутствия.

по причине несвоевременной отгрузки партии товара и т. п.

В официальном письме, прежде всего, следует стремиться к четкому и краткому изложению существа дела, соблюдая нейтральность тона. Не стремитесь проявить свою незаурядную творческую индивидуальность и демонстрировать высокий интеллектуальный уровень, используя одно придаточное предложение за другим. Строя сложноподчиненные предложения, вы рискуете растерять смысл письма.

Кроме того, если письмо предполагает наличие приложений, то не стоит ограничиваться простым указанием на их количество, например &ldquoПриложения: на 18 листах&rdquo. Все приложения к письму следует перечислить, присвоив им соответствующий порядковый номер.

Не следует экономить свои силы и время, делая ссылку на приложения! Весьма важно писать полное наименование документа так, как оно звучит в прилагаемом оригинале. Сокращения здесь также не допускаются. Напротив наименова­ния документа следует указать количество страниц. Затем после полного перечня документов в приложении указывается общее количество страниц всех приложений.

Все эти мероприятия позволят при необходимости проконтролировать чиновников, не дать им шанса отложить ваше письмо, сославшись на какую-то неточность или отсутствие необходимого документа.

В качестве примера письма в государственные органы можно привести следующий текст:

Уважаемый Аркадий Семенович!

Сообщаем, что на основании заявки в Московском комитете по регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним произведена государственная регистрация договора аренды помещения по адресу: г. Москва, улица Красногвардейская, корп. 8 за № 77-01/00-02/29741 (договор аренды прилагается).

Просим Вас внести соответствующие изменения в карту постановки на учет.

Приложения: Договор аренды № 77-01/00-02/29741 на 12 страницах.

С уважением,

Директор государственного учреждения А.И. Зайцев

Партнерам

Деловые письма юридическим лицам (предприятиям, компаниям и т. п.) принято писать либо от третьего лица единственного лица, например: организация сообщает, уведомляет, примет все необходимые меры&hellip и т. д. либо от первого лица множественного числа: уведомляем Вас, пересылаем в Ваш адрес партию каталогов, направляем по Вашей просьбе.

Многие организации, стремясь создать свой узнаваемый фирменный стиль, в дополнение к государственным стандартам по оформлению документов разрабатывают свои внутренние инструкции по делопроизводству. Так, например, многие увеличивают нижнее поле документов, где пропечатывается колонтитул, что, в свою очередь, позволяет быстро найти этот документ в электронном виде. Кроме того, в последнее время получила распространение практика, когда при подготовке договоров, контрактов и соглашений оставляют большее, чем обычно, нижнее поле документа. Такая практика связана с тем, что по правилам делопроизводства каждый отдельный лист документа должен быть завизирован сторонами, подписывающий такой документ.

Деловое письмо должны сопровождать следующие реквизиты:

1. Шапка письма (наименование организации-адресата, ИНН/КПП, почтовый адрес, номера телефонов, факса, банковские реквизиты (при необходимости)).

2. Дата и номер документа.

3. Указание адресата (название фирмы, должность, Ф.И.О. должностного лица).

4. Заголовок к тексту письма или основной мотив его содержания.

5. Обращение.

6. Текст письма.

7. Заключительная формула вежливости.

8. Подпись (перед подписью указывается название фирмы и должность уполномоченного лица, подписавшего письмо. Если письмо было подготовлено другим сотрудником, то обязательно указывается Ф.И.О. и контактный телефон исполнителя).

9. Приложение. Наличие приложения (приложений) указывается внизу письма слева. Далее сообщается о виде приложения, указывается названия приложений и количество страниц.

Одна цель - одно письмо

В случае направления одному адресату одновременно нескольких деловых пи­сем целесообразно подготовить отдельные письма по каждому вопросу.

Например, учреждение получило заказ - офисную мебель. При разгрузке товара обнаружились некоторые дефекты качества товара. Учреждение намерено обратиться к поставщику с целью исправления дефектов (замены брака), а также хочет просить о том, чтобы следующая партия товара пришла на 10 дней раньше. В таком случае подготавливаются два отдельных письма. Первое письмо будет, соответственно, рекламацией, а второе - просьбой. Разделять подобные темы просто необходимо, поскольку это позволит не только отследить судьбу какого-либо вопроса, но и значительно облегчит его решение, т. к. просьба о досрочной поставке или, наоборот, претензия к качеству не затеряются в переписке, а будут увидены и, скорее всего, удовлетворены другой стороной.

Если в одном письме необходимо осветить нескольких связанных между собой вопросов, то изложение каждого вопроса лучше вести в отдельном абзаце.

От простого к сложному

Согласно ГОСТу различают простые и сложные деловые письма.

Простые письма, как правило, не требуют специального юридического или административного согласования. Объем такого письма не должен превышать одного - максимум двух машинописных листов.

Сложные письма обычно посвящены вопросам, требующим детального изложения ситуации, ее анализа, оценки, развернутой аргументации, формулировки выводов. Такое письмо может иметь объем в несколько страниц, но не более четырех.

О сестре таланта и вежливости

Ко всему вышесказанному можно добавить, что идеальное деловое письмо - это письмо, написанное на одной странице. К этому надо стремиться.

Кроме того, если в письме есть ссылка на ранее присланные/сделанные заказы, претензии, платежи, документы, спецификации и пр. то целесообразно приложить к письму копии этих документов. Тем самым вы проявите вежливость по отношению к вашему адресату, избавив его от лишних усилий. Ведь ему не нужно будет после получения такого письма поднимать архивы, искать нужный документ в делах. Исключение составляют те случаи, когда документ, письмо и т. п. на которое делается ссылка, одинаково хорошо известен двум сторонам из предыдущей переписки, проведенных телефонных переговоров и т. д. В этом случае будет излишне прилагать еще раз копию данного документа.

А теперь - доставка&hellip

Написав письмо, следует продумать способ его доставки адресату. В настоящее время наиболее доступными способами отправки корреспонденции являются: отправка письма по факсу (факсимильная связь), через отделение почтовой связи, курьером и через специальные курьерские службы.

У каждого способа есть свои преимущества и недостатки. Рассмотрим их подробнее.

Отправка по факсу

Факсы, по сути дела, являются просто быстрыми письмами, поэтому к ним применимы все требования, предъявляемые к письмам. Факсы являются официальными документами, подлежащими регистрации и исполнению, как если бы это было обычное деловое письмо.

В современном деловом мире около 80% объема всей корреспонденции осуществляется с помощью факсимильной связи, которая обеспечивает высокую оперативность.

На практике очень часто факсы подкрепляются отправкой оригинала письма. Это необходимо, например, при решении финансовых вопросов, запросах в банк, для предоставления документов строгой отчетности, т. е. во всех тех случаях, когда требуется оригинал письма с печатью и подписями уполномоченных лиц, который подшивается к делу.

Оригинал письма можно отправить по почте заказным письмом с уведомлением. Сроки доставки такого письма по России - одна-две недели. Еще неделей позже к вам придет уведомление о вручении документа адресату. В данном случае столь большие сроки не имеют особого значения, поскольку работа над документом (исполнение документа) производится на основе факса. Оригинал документа является лишь необходимым &ldquoследом&rdquo в делах.

Отправка через отделение почтовой связи

Этот вид отправления удобен тем, что не надо стоять в очереди на почте. Достаточно наклеить марки и бросить письмо в почтовый ящик. И хотя в последнее время почтовая связь работает достаточно эффективно, но не рекомендуем важное деловое письмо отправлять без гарантии и без подтверждающей квитанции об отправке и доставке.

Но в определенных случаях этот способ очень удобен. Например, для отправки поздравительных открыток, подписанных актов выполненных работ (речь идет об услугах сторонних организаций: доставка воды, письменный перевод, хранение архива, услуги телефонной связи), которые, в свою очередь, нам также приходят по почте.

Использование курьера для деловой переписки - очень удобный способ, который позволяет быстро и дешево доставлять письма и деловые пакеты.

Здесь главное - предоставить курьеру точные и исчерпывающие инструкции, поскольку курьерами работают, как правило, или совсем молодые люди, мало заинтересованные в своем труде, или пенсионеры, трудящиеся для дополнительного заработка. Многие из них плохо знают город, другим не хватает коммуникативных навыков для того, чтобы самостоятельно разрешить какую-либо проблему, возникшую в связи с доставкой письма (контактного лица не оказалось на месте, не может дозвониться по телефону, перепутал адрес или название фирмы и т. п.).

Поэтому подготовьте курьеру подробную пошаговую инструкцию, начертите план местности, предоставьте максимальное количество контактных телефонов, обговорите с ним возможные варианты его действий в разных случаях: план А, план Б&hellip Да, нудно. Но если не дать четких инструкций, курьер может потратить целый день, но так и не вручить письмо адресату.

Курьерская экспресс-служба (срочное отправление и доставка документов, грузов) (TNT, DHL, UPS)

Офисы этих крупных международных компаний экспресс-доставки располагаются в Москве и во многих других крупных российских городах.

Такая доставка незаменима и крайне необходима при отправке срочных документов за границу или в другие удаленные города. Экспресс-почте можно доверить и особо важные документы, например кредитные договоры.

С.В. Иванова,

психолог, бизнес-тренер, г. Москва

Опрос

Фирменный бланк представляет собой лист бумаги, как правило, формата А4 (210х297мм), на котором напечатаны реквизиты компании, включающие:

1. наименование компании,

2. логотип (при наличии),

3. контактная информация (адрес, телефон, e - mail. сайт (при наличии),

4. банковские реквизиты (по желанию).

Фирменный бланк является очень важным атрибутом любой организации. По сути, это один из рекламных носителей. Ведь порой именно с него начинается знакомство потенциального клиента или партнера с Вашей компанией. Поэтому считается, что каждая компания, независимо от ее величины, должна иметь собственный фирменный бланк.

Создание фирменного бланка является первым шагом по формированию корпоративного стиля. Это желательно сделать, даже если компания насчитывает только одного сотрудника и слово «корпоративный», в данном случае, кажется Вам неуместным.

Текст на фирменном бланке говорит о серьезности письма. Качественно изготовленные бланки говорят о внимательном отношении компании к собственному имиджу.

В настоящее время есть огромное множество типографий, где в короткие сроки Вам смогут разработать макет фирменного бланка, подобрав дизайн с учетом специфики Вашего бизнеса. Минимальная стоимость разработки дизайна составляет от 1000-2500 руб. Здесь же полученный макет можно будет изготовить.

Стоимость изготовления фирменного бланка зависит от способа печати. Практически везде Вам предложат минимум 2 варианта: цифровую либо офсетную печать.

Себестоимость изготовления бланков цифровым способом будет выше в расчете на 1 копию, но это более выгодно при небольших заказах (до 3000 экземпляров). В таком случае и срок изготовления бланков существенно меньше, чем при офсетной печати – от 1 часа до 1 дня в зависимости от загруженности типографии.

Офсетный способ печати экономически оправдывает себя только при больших тиражах бланков. По сроку изготовления бланков он также существенно уступает цифровой печати – от 6-10 дней.

Фирменные бланки печатают как на обычной офисной бумаге, так и на оригинальной дизайнерской, которая может иметь большую плотность, различные варианты цветовых решений, водяные знаки, фактурное тиснение и проч. Здесь полет фантазии, как правило, ограничивается только ценой.

Но не стоит отчаиваться, если у Вас нет денег на профессиональное изготовление фирменных бланков. В этом случае мы предлагаем Вам несколько элементарных образцов фирменных бланков, по которым Вы самостоятельно сможете разработать свой бланк за 10-20 минут, а распечатать его всегда можно на обычном принтере. Помните: краткость – сестра таланта.

Важно, чтобы Ваш фирменный бланк содержал основную информацию о компании и чтобы Ваш контрагент всегда смог найти в нем информацию для связи с Вами.

Оформление официального письма

Здравствуй, дорогой читатель!

Ни для кого не секрет, что умение грамотно составлять и оформлять официальные письма является неотъемлемой частью профессионализма сотрудника, будь то директор или менеджер среднего звена. Это актуально особенно в тех компаниях, контрагентами которых являются крупные организации, имеющие в своем штате порядка 500 человек. Грамотно составленное письмо- это имидж компании, это одна из составляющих делового этикета. это визитка предприятия, и по этому, казалось бы, незначительному документу можно сделать значительные выводы.

Как оформлять реквизиты письма и содержание определено

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М. 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Единые правила оформления документов обеспечивают:

Юридическую силу письма

Качественное и своевременное составление и исполнение письма

Организацию оперативного поиска писем.

Правила оформления официальных писем:

1. Письмо оформляется на бланке организации. Вы скажете, ну и правило, оно и так понятно. Ага. На днях получила очень важное сообщение по электронной почте, в теле, а не на бланке. А как же юридическая сила документа?

2. В левом верхнем углу указывается исходящий номер документа и дата составления последнего. Каждая организация самостоятельно устанавливает правила присвоения исходящего номера документу.

3. В правом верхнем углу пишем кому предназначено письмо: генеральному директору ООО Ромашка или коммерческому директору того же ООО. Если не знаете, как правильно называется должность, то напишите просто руководителю предприятия, а там уж он сам решит, кому отписать его.

4. Обязательно указываем тему письма в левом углу: о возврате денег, о задержке поставки материалов и пр.

4. Начинаем письмо со слов: Уважаемый ИО (имя отчество). Внимательно проверяем на наличие орфографических ошибок. Если сомневаетесь- лишний раз проверьте, гугл Вам в помощь.

5. Заканчиваем письмо словами благодарности: с уважением к Вам и Вашему делу, заранее спасибо, с уважением, надеемся на взаимовыгодное сотрудничество и т.д.

6. Под подписью должностного лица обозначаем исполнителя документа с контактным номером.

Что необходимо помнить при написании официального письма:

Ваша задача при написании письма насытить его информацией, а не эмоциями. Выражайте свои мысли нейтрально, с приведением фактов и логических выводов.

Если вы обращаетесь в письме лично к адресату, личное местоимение Вы, Вам, Ваш и т.п. пишем с заглавной буквы,

Писать следует от множественного числа: просим, сообщаем, указываем, напоминаем и т.п. В письме представляются интересы организации, а не личные.

После написания письма необходимо отложить его на некоторое время- лучше до завтра. Ну а если что-то срочное, то на 20-30 минут. Затем возьмите распечатанный на принтере документ и прочтите его снова. Наверняка, вы найдете небольшие ошибки, неточности в формулировках или упущения.

И самое главное помните, что в любых правилах есть исключения))).

Надеюсь, эта статья оказалась полезной, поэтому буду благодарна, если Вы понажимаете кнопки соц. сетей.

Ну и напоследок, десерт- письмо турецкому султану:

Ваша Анастасия Захарова