Отгулять отпуск «вперед», то есть без предварительной отработки необходимых для его предоставления месяцев, как правило, бывает нужно при наступлении экстренных жизненных обстоятельств. В некоторых случаях работодатели обязаны предоставлять подобный отпуск по заявлению сотрудника, однако большинство работников лишены подобных привилегий, поэтому им следует рассчитывать исключительно на добрую волю непосредственного руководителя. Как правило, компании неохотно идут на предоставление отпуска , поскольку при этом возрастает вероятность возникновения дополнительных проблем, связанных с увольнением работника до момента отработки всего ранее оплаченного отпуска.

Кому отпуск «вперед» предоставляется в обязательном порядке?

По общему правилу право на полный отпуск после заключения трудового договора возникает у работника после шести месяцев работы в организации. Некоторые работники могут требовать предоставления отпуска до истечения обозначенного срока, а компания не может им отказать. К таким категориям сотрудников относятся, например, женщины, которым должен предоставляться отпуск по заявлению перед отпуском, связанным с беременностью, родами либо сразу после него. Кроме того, правом на получение отпуска «вперед» обладают работники, не достигшие совершеннолетия, сотрудники, которые усыновили ребенка или нескольких детей до трех месяцев. По соглашению между самим работником и компанией отпуск до истечения положенного срока работы может предоставляться любому сотруднику.

Что грозит работнику при предоставлении отпуска «вперед»?

Многие работники договариваются с работодателем о предоставлении отпуска «вперед» с намерением уволиться непосредственно после окончания такого отпуска. Такой подход является фактически бессмысленным, поскольку трудовое законодательство защищает работодателей в данной сфере, позволяя им делать удержания из зарплаты работника в счет тех дней отпуска, которые уже были оплачены, но еще не были отработаны. Удержания могут осуществляться с учетом установленных законом ограничений, а при отсутствии согласия работника на реализацию подобного удержания денежные средства могут взыскиваться в судебном порядке. Именно поэтому договариваться об оплате отпуска раньше срока следует только в том случае, когда действительно имеются определенные объективные обстоятельства, а сотрудник намеревается продолжить работу в этой компании.

Отпуск авансом - зачастую и работник, и начинающие кадровики считают такой вид отпуска чем-то несуществующим. И отчасти они правы, но суть только в формулировках. Что же касается применения, оформление ещё незаработанного отпуска - это стандартная процедура. И практически каждый сотрудник когда-нибудь им воспользовался. Рассмотрим детали и законодательные нормы такого периода, когда наниматель просто обязан согласовать отпуск авансом для определённых категорий работников, как оформить такой вид. И главное - какие риски несёт предприятие, давая «добро» на отдых, который ещё не должен быть предоставлен человеку. Как нивелировать всевозможные финансовые потери, которые могут быть с этим связаны.

Можно ли взять отпуск авансом - нормы права, доступные виды, кому положен

Отметим, что трудовое законодательство РФ диктует требование: каждый официально трудоустроенный сотрудник просто обязан получить определённое по статусу, должности и внутренним документам компании количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Для кого-то - это 28 календарных дней в рабочем году, а кто-то имеет право отдохнуть и 56+ дней в течение года. Тут для каждого есть свои преференции, закреплённые в нормах ТК РФ и локальных актах предприятия.

Здесь есть только одно «но»: как гласит статья 122 ТК РФ, первый отпуск после трудоустройства положен вновь принятому сотруднику после отработки им не менее шести месяцев. Но здесь же конкретизируется, что если сотрудник и наниматель договариваются между собой, отпуск можно согласовать и ранее полугодового периода отработки. То есть фактически сразу после зачисления в штат человек может обращаться с просьбой о предоставлении отпуска. А вот пойдёт ли навстречу этому работодатель - открытый вопрос, всё будет зависеть и от ценности работника, и от причины, по которой человек обращается за отпуском, а также и от категории служащего.

Кто имеет право на получение отпуска до отработки полугодичного срока

Нужно отметить, что ни один наниматель просто не имеет права отказать в отпуске в любое удобное время нескольким категориям работников. Сюда правовые нормы относят:

• сотрудников, которым на момент требования внепланового отпуска не исполнилось 18 лет;
• работниц в период беременности или после родов;
• супруга женщины в период её беременности или после рождения ребёнка;
• усыновителей, которые взяли на попечение малыша возрастом до трёх месяцев;
• совместителей, которые имеют право брать отпуск на весь период отдыха по основному месту трудоустройства, причём если наниматель не готов дать человеку оплачиваемый отпуск, за предприятием остаётся обязанность предоставить совместителю отпуск «за свой счёт»;
• работников, у которых вторые половинки являются военнослужащими, в момент отпуска одного из супругов второй имеет права отдохнуть с ним (так государство стимулирует семьи военных).

Все вышеперечисленные категории служащих имеют полное право написать заявление в любое время, вне зависимости от отработанного ими срока и утверждённого графика отпусков по предприятию, а руководство компании должно подписать его. Отказ в предоставлении незапланированного отдыха в этом варианте незаконен.

Здесь стоит отметить, что все вышеперечисленные пункты относятся к оплачиваемому отпуску. Но есть ещё и дополнительные отпуска, которые не предусматривают сохранение заработной платы в этот период.

Отметим, что есть компании, которые в своих внутренних нормативных документах фиксируют дополнительные преференции для работников, имеющих право уходить в отпуска в удобное для них время, но это добрая воля нанимателей.

Причём если это закреплено в локальных документах, наниматель не имеет права отказать в их предоставлении согласно положениям статьи 263 ТК РФ. Сюда относятся:

• сотрудники, у которых в семье есть двое или более детей, не достигших возраста 14 лет;
• работники, имеющие на попечении особенного ребёнка с группой инвалидности до достижения им 18 лет;
• матери-одиночки, отцы-одиночки, воспитывающие ребёнка, которому не исполнилось 14 лет.

Таким сотрудникам коллективным договором могут быть установлены ежегодные дополнительные отпуска без сохранения ЗП в удобное для них время длительностью до двух недель. При этом такие отпуска могут быть взяты авансом, присоединены к основному отпуску, использованы полностью или частями. Единственное ограничение здесь - если в течение рабочего года такой отпуск не взят, его нельзя перенести на следующий год.

Какие отпуска могут быть взяты авансом, а какие виды взять невозможно

Возвращаясь к вопросу по отпуску, предоставляемому авансом, нужно сказать, что фактически такого термина в законодательстве нет. И ТК РФ, и отдельные постановления (к примеру, №169) регламентируют, что сотрудник имеет возможность обращаться за отпуском в любое время.

Заметим к тому же, что фактически все работники, работающие на предприятии первый год, оформляя вторую половину отпуска (или её часть), получают отпуск авансом. Ведь они к тому времени ещё не заработали все 28 дней отпуска. Это достижимо только по истечении 365 дней с момента трудоустройства. Но на практике почти все сотрудники за свой первый рабочий год отдыхают весь положенный им отпуск.

Главный документ, который устанавливает плановые периоды для отдыха от рабочего процесса для всех, отработавших год, - согласованный руководством график отпусков. Следовательно, после отработки первого года важны только периоды, которые отражены в этом базовом отпускном регистре.

Если же сотруднику очень надо уйти в отпуск вне графика, а отпускной период ещё не заработан, нужно действовать по уже указанной схеме - написать заявление и ждать решения нанимателя. Без согласования внепланового отпускного периода работник не имеет права уйти в отпуск, в противном случае это может быть расценено как прогул.

Вывод из всего вышесказанного - внеплановый, авансовый, неотработанный отпуск обоснован, законодательно утверждён и возможен при согласовании с руководством предприятия.

Ключевой момент здесь заключается в следующем - взять авансом можно только стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск. По остальным видам отпусков требуется либо документальное подтверждение для предоставления периода отдыха от рабочих обязанностей, либо эти дни должны быть заработаны, либо внесены в отпускной регистр.

Так, нельзя взять авансом:

1. Дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск. Его нужно, во-первых, заработать, а во-вторых, он должен быть подтверждён условиями труда. То есть если руководителю подразделения положены 3 дня доп. отдыха за ненормированный рабочий день, то взять он их может только если они внесены в ежегодный график отпусков или отработав срок. Это же правило работает и с доп. отпусками для работников, которые трудятся на Крайнем Севере, на предприятиях с вредными условиями труда и т. п.

   Доп. отпуск за вредные условия труда подтверждается аттестацией рабочего места

2. Отпуск по административному основанию подтверждается справкой из медучреждения.

   Административный отпуск - отпуск без содержания - требует документального подтверждения

3. Учебный отпуск должен быть подтверждён справкой-вызовом из образовательного учреждения.

   Учебный отпуск предполагает вызов из ВУЗа

4. Декретный отпуск требует предоставления листка нетрудоспособности, а также справки из женской консультации.

   Отпуск по беременности и родам подверждается больничным

5. Отпуск по уходу за ребёнком или пожилым родственником предполагает несколько подтверждающих документов.

   Для получения отпуска по уходу нужно собрать целый пакет документов

Характерные детали и особенности отпуска авансом

Рассматривая отпуск, который берётся авансом, нужно знать определённые нюансы, отличающиеся незаработанный отпускной период от отдыха, внесённого в график отпусков:

1. Работодатель не обязан согласовывать отпуск авансом своему сотруднику. В противоположность основному отпуску, внесённому в график отпусков, руководство компании может как дать, так и отказать в предоставлении незапланированного отдыха. А вот аннулировать отпуск, который стоит в отпускном регистре, без согласия работника нельзя, это незаконно.
2. Если обязательные отпускные дни (правда, только те, которые превышают 28 дней в году) можно заменить на денежную компенсацию, то взять авансом выплаты за отдых, который не запланирован, невозможно. Так, часто сотрудники пишут заявление на отпуск на выходные, чтобы получить дополнительные деньги, так вот с авансовым отдыхом такое не получится. И это правильно, так как отпуск попросту ещё не отработан, а значит, и выплата за это не положена. Но это, конечно, не отменяет вариант, когда сотрудник по-настоящему идёт в авансовый отпуск.
3. Такой вид отпуска схож с плановым периодом в части периодов: его можно поделить на несколько частей, но один из них в году (вне зависимости от того, какой это вид - запланированный или внеплановый) должен составлять не менее 14 календарных дней.
4. Невозможно взять авансом отпуск на следующий год. Основной аргумент здесь - это нарушает трудовые права и обязанности человека, который просто должен отдохнуть 28 дней в рабочем году, а лишение отдыха на год является нарушением законодательства. И здесь неважно, что инициатором этого шага является сам сотрудник, ответственность за такое будет возложена на организацию. Инспекторы вменят стандартно - .

Алгоритм оформления отпуска авансом

Процедура оформления внепланового отпуска практически не отличается от шагов, которые необходимо сделать при получении запланированного отдыха. Главное отличие здесь - обязательный заявительный порядок. Это логично, ведь такого отпуска нет в графике отпусков, работодатель не знает, что сотруднику нужно время освобождения от работы.

Как составить заявление

Поэтому первым шагом при оформлении отпуска авансом должно быть написание заявления. Определённой формы у документа нет, поэтому пишется заявление в произвольной форме. Его можно написать от руки, допускается напечатать его и на компьютере, поставив только оригинальную подпись. Но согласно кадровому делопроизводству, заявление должно содержать:

1. Вводную часть - «шапку» - заявления. Если работник не хочет выглядеть безграмотным в части стандартного документооборота, при составлении бумаги рекомендуется знать несколько непреложных правил:
   • В правой верхней части заявления пишется кому адресован документ. Не забудьте оставить левую часть для резолюции.
   • Первым делом идёт точная должность руководителя предприятия (генеральный, исполнительный, коммерческий директор).
   • Полное (правильное) название компании.
   • Далее - имя-отчество (инициалы) и фамилия директора. Обратите внимание, что согласно документальному этикету при обращении с прошением инициалы руководителя рекомендуется писать в первую очередь, и только потом - фамилию. Конечно, грамматические ошибки здесь не приветствуются, поэтому, если есть сомнения в правильности написания Ф. И. О. адресата, лучше уточнить этот момент.
   • Во второй части «шапки» нужно указать полные данные заявителя - должность, структурное подразделение, Ф. И. О. (здесь написание инициалов стандартное, сначала идёт фамилия). Рекомендуется указать табельный номер, особенно если штат компании внушительный и возможны сотрудники-однофамильцы.
2. Название документа пишется с заглавной буквы, использование капслока нежелательно. И не стоит ставить точку после слова «заявление», это неправильно.
3. В основной содержательной части документа нужно прописать ключевые данные по предполагаемому отпуску:
   • Точные даты начала и окончания (включительно) отпуска..
   • Его длительность в календарных днях. Здесь следует учесть, что согласно трудовому законодательству, праздничные дни, которые попадают на данный период, не учитываются в отпускной период.
   • Вид отпускного периода - основной ежегодный оплачиваемый.
4. В заключении - слева ставится дата написания документа. Рекомендуем составить документ заблаговременно (7-14 дней до отпуска является приемлемым сроком для прохождения всех инстанций и расчётом отпускных).
5. Справа фиксируется оригинальная подпись заявителя, через слеш-знак- расшифровка подписи.

   Заявление на предоставление отпуска авансом может быть напечатано или написано от руки

6. Но на этом оформление заявления не заканчивается. Чтобы получить одобрение гендиректора, рекомендуется сначала получить «согласовано» от своего непосредственного руководителя. Ведь именно он планирует рабочий процесс в отделе, и именно ему решать - насколько эффективно справится подразделение в отсутствие одной штатной единицы. Зачастую без такой резолюции генеральный даже не будет рассматривать документ.

   Виза непосредственного руководителя - важный атрибут заявления на отпуск авансом

7. Отметим, что на некоторых предприятиях заведено правило, что работник кадровой службы должен также поставить на таком документе свою отметку. Как правило, здесь регистрируется факт, сколько дней отпуска уже отработано человеком, что человек относится к льготной в части отпусков категории служащих либо что отпуск идёт авансом.
8. Финальная резолюция на заявлении - за гендиректором. Напомним, что руководство имеет право без объяснения причин отказать сотруднику в авансовом отдыхе. Но более лояльный вариант при отказе - всё-таки лично объяснить работнику основания такого решения.

Что учесть при издании приказа на предоставление отпуска авансом

После поступления в отдел кадров завизированного всеми заинтересованными лицами заявления кадровик, занимающийся вопросами отпусков, запускает издание приказа о предоставлении отпуска сотруднику. При оформлении этого документа нужно учитывать несколько стандартов и особенностей:

1. Приказ-распоряжение об отпуске составляется по шаблону №Т-6 (форма по ОКУД 0301005).
2. В «шапке» распоряжения нужно указать полное наименование организации, а также уникальный код компании по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3. Важный момент, который нужно учитывать при составлении приказа на отпуск, - дата издания документа. Трудовое право обязывает нанимателя выплатить отпускные минимум за 3 дня до начала периода. Поэтому датировано распоряжение должно быть крайней либо более ранней датой.
4. Для отпуска авансом особенно важно правильно зафиксировать в приказе период работы. Начинается отсчёт рабочего года с даты трудоустройства. Именно по этой дате и определяется авансовый или отработанный отпуск согласован работнику.
5. Если в этот период к основному отпуску прибавляется другой вид, к примеру, дополнительный неоплачиваемый по кол. договору, нужно отразить и его.
6. Финальный этап при издании распоряжения - визирование его руководителем организации.
7. Не отменяет заявительный порядок на отпуск ознакомление сотрудника о том, что отпуск ему регламентирован отдельным приказом. Поэтому на распоряжении должна стоять подпись отпускника и дата, когда он увидел и прочитал документ.

Приказ на отпуск авансом по форме №Т-6

Особенности расчёта отпускных, примеры и тонкости

Когда работнику согласован отпуск и выпущено распоряжение, ратифицирующее внеплановый отдых, трудовое право устанавливает жёсткие рамки по выплате отпускной компенсации - 3 календарных дня до отпуска. Когда в этот период выпадает выходной или праздник, то выплата должна быть произведена в рабочий день накануне. Такой же алгоритм работает и при выплатах по отпуску, предоставленному авансом, исключений здесь нет (естественно, если берётся оплачиваемый период). То, что отпускной период ещё не отработан, не имеет значения, отпускник должен получить выплаты в полном объёме за весь отпускной период и в установленный законодательством срок.

Основа для расчёта - среднедневной заработок сотрудника - это регламентировано статьёй 139 ТК РФ. За расчётный период нужно взять:

• 12 месяцев, предшествующих месяцу, когда сотрудник уходит в отпуск;
• если данный период ещё не наработан служащим, берётся первый (пусть даже неполный) месяц работы и все последующие полные (за исключением опять же месяца уходу в отпуск).

Чтобы запустить расчёт, нужно взять все полученные от работодателя выплаты за труд - зарплату, премиальные, доплаты за работу. Исключение здесь составляют выплаты, которые считаются на основе всё того же среднего заработка:

• суммы, полученные по больничным листам;
• командировочные выплаты;
• ранее полученные отпускные;
• дотации на питание, ГСМ, связь и пр.;
• дни, когда предприятие простаивало, была забастовка и пр.

1. Определения среднедневного заработка - всю сумму включаемых в расчёт выплат разделить на произведение полных месяцев, отработанных человеком, и коэффициента 29,3 - среднего количества дней в месяце (определяется Правительством РФ). Если у человека есть не полностью отработанные месяцы, то число календарных дней в месяце, в которых были неисчисляемые периоды, нужно прибавить к этому произведению.
   • Например, сотрудник Иванов И. И., трудоустроился в компанию 29 мая 2018 года и, отработав после этого 4 полных месяца, написал заявление и получил согласие руководства на отпуск с 22 октября 2018. Соответственно, при постоянной зарплате в 30 000 ₽ в месяц и заработке, полученном за 3 дня мая 2018 (3 913 ₽) расчёт среднего заработка будет выглядеть так:
   • Заработок за период - 30 000 ₽ х 4 месяца + 3 913 ₽ = 123 913 ₽.
   • Среднедневной заработок - 123 913 ₽ / (4 мес. х 29,3 + 3 дня мая) = 1 030,89 ₽ (СДЗ).
2. Расчёта отпускных - когда цифра расчётного среднедневного заработка сотрудника умножается на количество календарных дней утверждённого отпуска.
   • Допустим, Иванову И. И. согласовали отпуск на 14 дней.
   • Соответственно, нужно взять СДЗ Иванова за расчётный период и умножить этот показатель на количество дней отпуска.
   • 1 030,89 ₽ х 14 дней = 14 432,47 ₽.
   • Для выплаты компенсации из полученной суммы нужно вычесть НДФЛ (в зависимости от резиденства работника, если РФ, то 13%) - 14 432,47 ₽ - (14 432,47 ₽ х 13% =1 876,22 ₽) = 12 556,25 ₽ (должно быть выдано на руки или банковскую карту Иванова И. И.).

Формула расчёта отпускных не так сложна, как кажется на первый взгляд

Как отразить период отдыха авансом в графике отпусков

Возьмём первый вариант - когда в отпуск идёт новый сотрудник, которого нет в утверждённом отпускном регистре. Здесь может быть 2 пути:

1. Отметим, что по трудовому законодательству наниматель в таком варианте не обязан вносить корректировки в график отпусков. То есть контроль за отпускными периодами новичков можно вести с помощью цепочки: заявление → согласование с руководством → приказ → записка-расчёт → личная карточка. Соответственно, можно не вносить эти данные в регистр.
2. Но если кадровик, справедливо полагая, что всё держать в голове невозможно, и более эффективно для ведения документооборота будет внести периоды отпусков, взятых новыми сотрудниками в отпускном графике, готовится дополнительный график-приложение. Заполняется он по принятому в компании шаблоне (обязательной для применения формы нет, но большинство работодателей используют форму Т-7).

Если же внеплановый отпуск берётся сотрудником, который работает в компании более года, и, следовательно, внесён в график отпусков, в документ необходимо внести отметку о переносе периода.

Если на предприятии используется формат Т-7, в нём специально для таких периодов есть блоки под номерами 8 и 9, где прописывается основание для переноса (в нашем случае - заявление). Помимо заявления на отпуск, нужно отразить в графике и приказ, так как именно этот документ даёт работнику право не посещать работу в этот период.

Перенос отпуска фиксируется в графике отпусков в столбцах 8 и 9

Как при увольнении удержать отпускные, выплаченные авансом

Самый сложный вопрос для нанимателя при проведении отпуска авансом - возврат выплаченных авансом денежных средств за уже отгулянный отпуск. Отметим сразу: статья 137 ТК РФ регламентирует, что такие отпускные являются авансовыми выплатами человеку, в связи с чем если работник увольняется из компании, наниматель имеет полное право провести удержания за те дни отдыха, которые были произведены вперёд.

Пошаговая инструкция расчёта удержания проходит по следующим правилам:

Когда удержание невозможно

Отметим, что увольняющийся работник не несёт рисков: если он отгулял лишнего, в момент расчёта с него может быть просто удержана сумма за это (но не факт). А вот работодатель в таком варианте рискует не вернуть уже выплаченную сумму.

Как следствие, во многих компаниях отпуска авансом предоставляют только сотрудникам, статус которых подпадает под положения статьи 260 ТК РФ (тем, кому работодатель обязан дать время отдыха в любые дни).

И здесь наниматели действуют на 100% по трудовому законодательству, где устанавливается, что главным документом, который регулирует отпуска всех сотрудников, является ратифицированный график. А для недавно принятых сотрудников отпуск положен только после 6 месяцев работы, когда 14 дней отпуска уже заработаны. То есть отказ во внеплановом отпуске здесь правомерен.

Если же всё-таки жизненные обстоятельства вынуждают человека просить внеочередной отпуск, а работодатель не хочет лишаться ценного сотрудника и согласовывает ему этот отдых, то при увольнении этого сотрудника стороны должны договориться об удержании. Единственными двумя исключениями, которые дают возможность работодателю не получать согласие увольняющегося, являются:

• увольнение работника по собственному желанию (по статье 77 ТК РФ, пункту 1 части 1);
• если трудовые отношения прекращаются «по статье», которая указывает, что человек совершил виновные действия против работодателя.

В остальных случаях с увольняющимся работником компания может только договориться об удержании выплаченной компенсации, причём в письменном виде. В этом варианте работник имеет право как согласиться подписывать документ, так и отказаться, это его право. Если же всё-таки предприятие хочет вернуть уплаченную сумму за авансовый отпуск увольняющегося, то это можно сделать только в судебном порядке. Но суды, как правило, встают на сторону работника.

К законным основаниям, когда удержание невозможно, относятся моменты:

1. Когда суммы, положенной к выдаче в момент увольнения, не хватает для погашения долга.
2. Если удержание не было произведено при расторжении трудового договора (здесь наниматель имеет право обратиться в судебную инстанцию).
3. Работодатель не имеет права удерживать уплаченные отпускные без согласия бывшего работника когда:
   • на предприятии проходит сокращение;
   • компания ликвидируется или ИП прекращает своё действие;
   • когда истекает срок трудового контракта;
   • если сотрудник отказывается работать после предложения ему других условий труда и отдыха;
   • работник пребывает на больничном более четырёх месяцев;
   • если на работу выходит ранее работавший на этой должности сотрудник (его восстанавливают по суду);
   • при отказе сотрудника переводиться на другую должность по состоянию здоровья (по решению мед. комиссии), если у нанимателя нет другого варианта;
   • когда человек выходит на пенсию и пр.

Законодательство здесь однозначно - так как основания для увольнения в вышеперечисленных вариантах не зависят от человека, значит, работодатель не имеет права удерживать неотработанные им отпускные.

Приведём несколько оснований, когда нельзя удерживать неотработанные отпускные

При этом давление на увольняющегося незаконно.

У компании при перерасходованном сотрудником отпуске есть 3 пути:

1. Отказаться от возврата долга, простив переплаченную сумму.
2. Договориться о добровольном удержании (исключение - увольнение по статье 77 ТК РФ, или при виновных действиях, когда просто выпускается приказ).
3. Направить заявление в суд.

Видеоинструкция: расчёт и удержание по отпуску

Отпуск, предоставленный авансом, - нормальная ситуация в трудовых отношениях. Но брать его могут либо сотрудники, обладающие льготным статусом, и в этом случае наниматель обязан дать время отдыха человеку. Взять отдых авансом может и любой работник, но только при согласованном руководством заявлении. Причём нужно знать, что предприятие подвергает себя определённым рискам, когда взявший авансом отпуск сотрудник, решит уволиться, не проработав положенный срок.

Согласно трудовому законодательству право на получение отпуска возникает у гражданина, отработавшего у своего работодателя не менее полугода . Однако, факт возникновения этого права вовсе не означает, что отпуск будет предоставлен работнику сразу после того, как необходимый для этого стаж будет выработан.

По общему правилу отпуска предоставляются работникам в соответствии с утвержденным в организации , отступления от него допускаются лишь при наличии для этого достаточно веских оснований.

Если работнику потребовалось получить отпуск не по графику или до возникновения права на это, то он может обратиться к руководству с просьбой о предоставлении отпуска “авансом”, то есть внепланово.

Авансовое предоставление допустимо только в отношении . Все остальные отпуска должны предоставляться своевременно при возникновении оснований для них.

Взять отпуск авансом можно не только за текущий рабочий год, но и за следующий.

Норм, запрещающих это, в законе нет.

Кому авансовый отпуск положен по закону?

Есть категории работников, которым работодатель по их требованию обязан предоставить отпуск, даже если его время еще не пришло (ст. 122 ТК), это:

• беременные женщины (имеют право вне зависимости от стажа работы);
• работники, не достигшие совершеннолетия;
• сотрудники, которые произвели усыновление ребенка, не достигшего трехмесячного возраста;
• , которым отпуск требуется для совмещения его с отпусками на остальных местах работы;
• родители детей-инвалидов;
• , если предоставление отпуска необходимо для его совпадения с отпуском супруга;
• иные лица в соответствии с законодательством.

Если работодатель не против, то получить отпуск раньше, чем предполагалось, может практически любой работник, главное достигнуть соглашения с начальником.

Документальное оформление

Процедура предоставления внепланового отпуска мало отличается от оформления отпуска по графику.

Единственное их отличие состоит в тексте заявления, которое пишет работник.

Если при уходе в отпуск по графику сотрудник в своем заявлении на этот график и ссылается, то при внеплановом уходе он в своем заявлении пишет причину возникновения необходимости предоставления отпуска досрочно и его желаемый период.

1. издается приказ о предоставлении отпуска и его оплате;
2. сотрудника знакомят с приказом и выплачивают отпускные.

Оплата

Расчет размера производится, исходя из среднего дневного заработка за фактически отработанный перед отпуском период.

За задержку зарплаты работнику положена компенсация. Как ее рассчитать, вы узнаете в .

Если работник, использовавший отпуск авансом, увольняется

В таком случае выплачивать не потребуется .

Если увольнение совершается до истечения года, отпуск за который был взят авансом, работодатель имеет право высчитать из суммы расчета, подлежащего выдаче работнику при увольнении, излишне уплаченную сумму отпускных, рассчитанную пропорционально неотработанному времени.

В некоторых случаях такое взыскание не производится, например, если сотрудник увольняется в связи с изменением условий его трудового договора, при ликвидации предприятия или сокращении и в иных предусмотренных законом ситуациях, когда работник увольняется не совсем по своему желанию (ст. 137 ТК).

Если суммы расчета при увольнении не хватает для покрытия излишне уплаченных отпускных, то недостающая часть денег может быть уплачена сотрудником в добровольном порядке или взыскана работодателем через суд.

– право, которое появляется у любого, кто отработал на предприятии минимум шесть месяцев. Наша страна приняла международную конвенцию, согласно которой оплачиваемый отпуск может предоставляться с первого дня работы. Но далеко не все работодатели применяют данную систему, большинство предпочитает опираться на ТК РФ.

Статья 122 Трудового Законодательства так же дает право оформить отдых раньше шести месяцев непрерывной работы, если руководитель дает свое согласие. Необязательно, чтобы такой отдых оформлялся пропорционально по отработанному времени. Допустимо оформление в полном объеме, то есть авансовый отдых может быть равен 28 дням, как и обычный.

Трудовой Кодекс РФ регулирует любые отношения, которые возникают между работниками и руководителями. Согласно стандартным правилам, отпуск каждый год может получать любой работник после минимум шестимесячной отработки, непрерывной.

За последующие периоды отдых предоставляют в любой момент, который считается наиболее удобным. Порядок процедуры устанавливается в зависимости от того, в какой очередности предоставляется время отдыха в той или иной организации. Работник использует , чтобы рассчитать отпускные, основы указаны в 139 статье ТК РФ.

Расчетный период теперь равен 12 календарным месяцам, которые предшествуют отпуску. На протяжении каждых 30 дней в среднем рабочие дни имеют число, равное 29,6. 1 календарный год отсчитывается перед 1 числом месяца, когда оформляется отпуск.

Значит, становится возможным оформление отдыха авансом, а не по времени с фактической отработкой. Тогда функцию аванса в связи с предстоящим выполнением обязанностей передают части отпускных, которая была выплачена.

Имеет ли право руководитель удерживать долг за неотработанные отпуска?

Увольнение означает, что в последний день сотруднику передают все суммы, положенные ему. Это касается и времени отпуска, который остался нереализованным.

Если появляется , то у руководителя будет право удержать:

1. Суммы, на которые согласился сам сотрудник.
2. Ту часть, что возможно удержать только на основании законодательных норм.

При оформлении увольнения в году получения отпуска, но неотработанном до конца работодатель может удержать суммы, которые не компенсированы трудом, но получены как аванс. Есть лишь некоторые допустимые исключения из этого правила.

Взыскание части суммы недопустимо, когда используются некоторые основания, указанные в ТК РФ.

Цель для любого удержания – погасить долг, возникший перед работодателем, поскольку суммы не были фактически отработаны. Их выдавали сотруднику при условии, что в будущем будут компенсированы. Но к увольнению одна из сторон нарушает данное условие. В результате чего одна сторона получает необоснованное обогащение, а вторая терпит убытки.

Как надо действовать?

Статья 138 ТК РФ содержит общие положения, которые запрещают проводить из единственных средств для существования. Кроме того, говорится, что удержания по размеру не могут быть больше, чем 20% от заработка. Но ограничению подвергается только заработная плата. Оно не касается других выплат, которые к основной деятельности на работе никак не привязаны.

Многие специалисты считают, что подобные нормы не должны применяться, когда идет речь о неотработанных отпусках и удержания в связи с ними. Погашение долга возможно за счет любых средств. Кроме тех, которые невозможно использовать, согласно определенным законодательным нормам.

Для руководителя стоит указать три главных правила, на которые рекомендуется опираться:

1. Право на 28 дней отдыха сотрудник получает, если трудится на предприятии целый год, в сумме или непрерывно. Если отдых оформляется досрочно, то часть отпускных считается , который предполагает процедуру возврата, если увольнение происходит в году, отработанном не до конца.
2. Допустимо, когда сумма получается добровольно. Это легко решить даже при недостатке собственных средств работника. Работников нельзя принудительно заставлять вносить деньги в кассу предприятия. В том числе, путем задержки проведения окончательных расчетов. Такие действия могут быть признаны незаконными, и на руководство накладывается ответственность по материальным ценностям.
3. Если работник отказывается, то и сам руководитель может отказаться, либо организовать взыскание через судебные органы.

В каждом конкретном случае руководитель должен обосновывать свое решение. Именно это позволит защитить себя, если возникнут дополнительные вопросы у проверяющих органов.

О вопросах налогообложения

Этот вопрос вызывает больше всего сложностей в бухгалтерской работе. Особенно, когда речь идет о пересчетах налогов с одной разновидности на другую. Начнем рассматривать вопрос более подробно.

При объект для налогообложения – это доход, полученный плательщиком, в любых разновидностях.

Согласно Налоговому Законодательству, налоговая база – это название характеристики для налогообложения, со стоимостным или физическим содержанием. Когда определяется эта база, то учитываются все источники, из которых поступают денежные средства. База по сборам не уменьшается из-за удержаний, даже если они назначены по решению суда.

Отрицательный ответ будет дан на вопрос о том, необходимо ли пересчитывать доходную часть за тот же период, что и отпускные, полученные в виде аванса. При получении трудового вознаграждения считается, что доход реально получен в последний день месяца, на протяжении которого происходят начисления дохода. Когда были определены отпускные, организация уже провела все необходимые операции с налогом.

Получается, в любой ситуации НДФЛ уже удерживается с сотрудника заранее, при использовании нарастающего итога.

Приведет ли удержание к закономерному итогу в виде уменьшения базы ? Для предприятий в данном случае в качестве базы выступают выплаты и любые другие перечисления, связанные с соглашением трудового типа. Описанию действующих исключений из правила посвящена статья 238 НК РФ. Отдельного разговора из всех пунктов заслуживают компенсации по отпускам, оставшимся нереализованными.

Специалисты высказывают два взгляда. Согласно одному, удержания способствуют уменьшению. Второй строго противоположен первому. Многие склоняются именно к первому варианту. В этой группе принято считать, что выплатой в пользу сотрудников нельзя считать часть отпускных, удерживаемых работодателями.

Если на полученные ранее деньги уже определен ЕСН, его рекомендуют пересчитать. То же касается пенсионных взносов. Первоначально ЕСН платится на всю сумму, положенную работнику.

Если надо произвести корректировку, то это делается так:

• Сначала надо понять разницу между налоговой суммой, рассчитанной по базе, с использованием итога и нарастания в периоде отчетности до того, как произошло увольнение. И суммой ежемесячных платежей по авансу, уже перечисленных.
• Появление положительной разницы приводит к необходимости перевести в срок соответствующую налоговую сумму.
• Если же она отрицательная, то платежи в текущий момент зачитываются на будущее.

Именно к данной версии склоняется большая часть экспертов.

О запретах на удержание отпускных

Когда руководитель удерживает отпускные, он должен учитывать ограничения, введенные статьей 138 ТК РФ. Согласно первой части, 20% от заработной платы – максимум общего размера. Действие правила продолжается, даже если у самого сотрудника нет возражений против факта удержания денег.

Сумма задолженности может быть погашена добровольно, если размер переплаты отпускных при окончательном расчете превышает максимально допустимую сумму. Наличные можно вносить через , допускаются и переводы на банковские счета.

Если же работник подобных шагов не предпринимает, то сумма может быть востребована только в порядке судебных разбирательств. Но судебная практика по этому направлению сложилась весьма противоречивая.

Точно известно, что удержания недопустимы, если при увольнении указана одна из следующих причин:

1. Смерть работодателя-ИП.
2. Наступление форс-мажора, чьи признаки соответствуют российскому законодательству.
3. Признание сотрудника нетрудоспособным на основании медицинских показаний.
4. Призыв на воинскую службу. Это касается и альтернативного варианта.
5. Восстановление на должности того, кто ранее занимал данную должность. Обычно это происходит после оформления соответствующего судебного решения.
6. Отказ от .

Порядок удержания излишне уплаченных отпускных

Удержание, как говорилось, производится в том же периоде, когда платятся сами отпускные. На весь процесс должно уйти не очень много времени. А этапы можно описать следующим образом:

• Начинается все с по избыточной сумме, которая была выплачена в счет отпускных
• Издание приказа, подтверждающего завершение всех расчетов
• Ознакомление с приказом сотрудника, под личную подпись
• Сама процедура удержания

Важно соблюдать правила, связанные с очередностью. На первом этапе из заработной платы убираем НДФЛ. После этого переходят к задолженности, определенной на основании исполнительной документации. Только после этого высчитывается остальная часть долга. Обычно за данную функцию отвечает бухгалтерия.

У руководителя есть право на то, чтобы просто забыть о существующем долге. Обычно основание для подобного вывода – маленькая сумма. Например, если задолженность измеряется в копейках. В случае наличия других причин руководитель должен привести веские основания для своего решения.

Если со стороны самого руководства не поступило, то долг висит на сотруднике до тех пор, пока не закончится срок исковой давности. Согласно общим правилам, он составляет не меньше трех лет. Его отсчет можно вести со дня получения информации относительно нарушенных прав. Но допустимо использовать непосредственный день увольнения. Используются и следующие сутки после принятия решения судом о том, что взыскание отменяется.

Налоги и страховые взносы: правила учета

Конкретные действия зависят от того, как ведет себя руководитель по отношению к дебиторской задолженности. Ситуация может развиваться по следующему сценарию:

1. Погашение в последний день работы полностью.
2. Отказ в возврате долга со стороны работодателя.
3. Задолженность прощена, и не учитывалась при окончательном расчете.
4. Окончание подачи иска.

Ситуация с погашением

В периоде представлений не нужно ничего исправлять. Корректировка проводится в период, когда организуется само увольнение.

• . Возвращенная сумма учитывается как часть внереализационных доходов. Ведь ранее они уже были учтены при формировании базы.
• НДФЛ. Когда заработная плата выдавалась, НДФЛ уже был учтен со стороны руководства.

При совпадающем периоде увольнения и удержания у руководителя есть право произвести зачет НДФЛ, удержанного свыше существующих норм.

При исчислении используют итог, сопровождаемый нарастанием. Налоговая сумма – это разница между НДФЛ, который начисляется и платится с момента начала периода отчетности. Если допущена ошибка, то НДФЛ может быть уменьшен в зависимости от расчетов, проведенных ранее.

Полученные налогоплательщиком, предполагают совершение действий, состоящих в расчете и выплате. В случае налогового агента как источника, и зачета сумм, которые рассматривались ранее. Правило не обходится без исключений, но они не включают ситуации с авансовыми расчетами.

Процедура возврата проводится, если сотрудник увольняется за другой налоговый период.

В качестве ошибки не воспримут ситуацию, когда с работника удержаны выплаты за текущий период отчетности, но они излишне удержаны за предыдущие отрезки во времени. Ведь в каждом периоде сумма определялась отдельно, как сложение всех факторов, действующих именно на данный момент. Потому и вносить изменения в документы по прошлым периодам не надо.

Подведем итог:

• Характерно уменьшение базы для страховых отчислений по суммам отпускных, которые были удержаны или возвращены, а также связаны с зарплатой.
• Но это решение будет ошибочным при исчислении базового уровня для показателей в связи с прошлым периодом отчетности, за который и проводилась выплата аванса.

Но работодателю придется скорректировать следующие формы, если окончательный расчет привел к образованию отрицательной суммы по доначислениям:

1. СЗВ-6-2.
2. СЗВ-6-1.

Эти отчетные формы сдаются в Пенсионный фонд, вместе с другими сведениями на тот отчетный период, в котором были удержаны неотработанные дни. Главное требование – соответствие между данными в форме АДВ-6-2 и РСВ-1.

Если долг не может быть взыскан

По невозможности взыскания суммы ее нельзя учитывать во время определения базовой части прибыльного налога, которая облагается сборами. Ведь данная процедура не будет соответствовать требованиям по экономической обоснованности затрат.

Не надо НДФЛ, данные по страховым взносам. Их начисление в месяц выплаты не будет считаться правомерным.

При прощении долга

Когда истекает срок давности

Затраты на оплату отпуска первоначально принимаются на учет как часть в расходах по оплате труда. Потому руководители не имеют право повторно проводить операцию с денежными средствами. Отсюда вытекает невозможность принятия к учету самой задолженности, если давность по искам уже закончилась. Можно провести лишь списание, за счет предприятия.

Дополнительные правила. Обращение в суд

Официальная позиция суда по подобным вопросам описывается так. В законодательстве нет оснований для обращения к судебным инстанциям, чтобы они взыскали суммы в связи с днями отпуска без отработки. Исключение – ситуации, когда была допущена счетная ошибка, или когда сами контролирующие органы признали, что причиной превышения стало именно поведение сотрудника, связанное с нарушением действующих правил.

Взысканию не подлежит как сама заработная плата, так и другие платежи, у которых схожее назначение. Это положение обязательно учитывается судами, которые имеют лишь общую юрисдикцию. Свою позицию трудно будет доказать, даже если сам сотрудник письменно согласился выплатить компенсацию, но обязательство свое так и не выполнил.

Оформление и выпуск приказа

Без него невозможно потребовать сумму за время отдыха, фактическая отработка по которому отсутствует. Отметка о согласии работника при этом не относится к обязательным требованиям. Если средств не хватает для , то излишек предлагается вернуть напрямую, через кассу предприятия. При отказе от сотрудничества можно обращаться в судебные инстанции.

• В теле документа нужно четко и ясно объяснить, почему именно возникла необходимость в удержании
• Как уже говорилось, отметка о согласии не требуется. Потому как спрашивать у самого работника ничего не нужно
• Обязательно указание точной суммы к удержанию
• Для расчета используют стандартные схемы, по которым определяется и сумма отпускных

Кроме того, есть и реквизиты обязательные для любых документов подобного рода:

1. Дата подписания.
2. Наименование и должность, ФИО ответственного лица.
3. Приведение ссылок к статьям в действующем законе.
4. Причина удержания и величина. Допустимо использование кратких описаний ситуации.
5. Наименование.
6. Адрес, по которому составлялся документ, вместе с датой.
7. Порядковый номер.
8. в полной форме.

Когда увольняют в связи с сокращением

Если главная причина увольнения – либо реорганизация предприятия, то компенсации в полном размере выплачиваются всем работникам, которые проработали более пяти с половиной месяцев. Перерасчет и удержание проводятся с учетом данного факта.

Основной документ для решения данного вопроса был принят более 70 лет назад, но его положения во многом до настоящего времени сохраняют актуальность. Это касается положений, которые не противоречат действующей версии законодательства.

Чтобы работник был в курсе того, что происходит с его финансами, второй стороне отдают специальный расчетный листок, где указана подробная информация. В документе пишут о разновидности операции и точной сумме.

В настоящее время само удержание излишне выплаченных компенсаций возможно только в отдельных ситуациях, описанных в законодательстве. Перед проведением процедуры необходимо подробно ознакомиться с существующими нормативами. Тогда меньше вероятность того, что будут допущены ошибки либо возникнут другие конфликтные ситуации.

Лучший вариант – когда стороны соглашаются мирно о возмещении сумм. Например, когда работник добровольно возвращает все в кассу. Но на принуждение в таких ситуациях ни у кого права нет. Если работник не дает согласие, то руководитель может простить долг либо обратиться в суд с требованием о его погашении. Но не все соглашаются на это, поскольку всегда связана с дополнительными тратами.

Суд может принять решение, согласно которому удержание составляет больше 50 или даже 70% от общей суммы по зарплате. Подобные ситуации описываются в законодательных нормах, и не будут считаться удержанием по избыточным суммам в отпускных. При этом надо помнить, что подобные действия относятся к правам работодателя, но не к его непосредственным обязанностям.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Обсуждение: есть 1 комментарий

У нас небольшое предприятие, грамотного экономиста нет и бухгалтер, только что окончила институт. А этот вопрос очень серьёзный. Начальник не стремится помогать, говорит, что других дел много, удерживайте из зарплаты, потом разберёмся. Думаю, потом будем в суде разбираться, потому что удержали со всех уволившихся деньги неправильно.

Ответить

Всем ведомо о том, что ежегодные отпуска всегда зарабатываются, а не даются просто так. Все календарные отпуска распределяются по времени, по каждому сотруднику и сводятся в одном графике. Но бывают случаи, когда требуется уйти на отдых раньше положенного срока, тогда не всегда становится понятным, предусматривает ли закон возможность взять отдых за неотработанные еще дни.

Оказывается, что статьей 122 Трудового Кодекса (далее – ТК РФ), определяется положение о предоставлении отпуск авансом только после того, как человек на предприятии проработает положенный срок. Для правильного оформления требуется знать, есть ли риски для работника либо

Как рассчитываются неотработанные дни, идущие в счет отпуска

Чтобы рассчитать удержания с работника, нужно сначала определить расчетный период – количество тех дней, которые были отгуляны подчиненным, но еще не отработаны.

Для этого просто берут стандартный период времени, который приходится на ежегодный отпуск по закону и разделить на количество месяцев в году: 28 / 12 = 2,33 дня.

Если же сотрудник, к примеру, отработал всего лишь 10 месяцев, то тогда расчет будет давать следующие результаты: 27 дней – (2,33 х 10 месяцев) = 3,7 дней.

На полученные дни нужно умножать сумму отпускных (1550 руб. х 3,7 дней = 5735 руб.), и будет получаться будущий долг работника (5735 руб.), который он может либо отработать, либо уплатить работодателю деньгами.

Удержания при предоставлении отпуска авансом

Право работодателя удержать с работника сумму задолженности из-за получившихся неотработанных рабочих дней по причине преждевременного ухода в отпуск, дается ст.137 ТК РФ, а также Правилам об очередных либо дополнительных отпусках, которые были утверждены НКТ СССР №169 от 30.04.30г, действующие до сих пор.

Несмотря на то, какова получилась сумма задолженности за рабочий год, общими Правилами нельзя удерживать с работника суммы в размерах больших, чем 20%. Это прописано в ст.138 ТК РФ. Когда не хватает денег, чтобы полностью покрыть долг работника перед предприятием, тогда возможный вариант выхода может быть договоренность между работодателем и работником.

Иногда работник может согласиться какое-то количество дней исполнять свои должностные обязанности, чтобы отгулянный отпуск был полностью отработан. И только после этого работодатель может дать свое согласие на его увольнение, подписать заявление. Тем не менее, работник может и отказать, не исполнить просьбу работодателя отработать дни, тогда подчиненному нужно либо оплатить деньгами свою задолженность, либо его к этому принудят через суд.

Судебное учреждение в данном случае иногда будет на стороне работодателя, и полученный отгулянный отпуск увольняющемуся сотруднику придется как-то компенсировать – отрабатывать или платить. Но иногда суд может решить дело в пользу работника.

Если уже совсем не получится никаким образом вернуть долг от работника, то тогда, чтобы не потерпеть ущерб из-за налогов, можно просто переждать время для списания должным образом долга.

Списывать нужно его как безнадежную задолженность, которая включена должна быть во внереализационные расходы. Об этом говорится в ст.391 и 392, а также подпункта 2 пункта 2 ст.265 НК РФ. Есть случаи, при которых никаким образом удерживать денежные суммы нельзя. К ним относятся увольнения следующего порядка:

• когда подчиненный отказался переводиться на другую работу по состоянию здоровья или по иным причинам, предусмотренным законом (п.8 ст.77 или ст.73 ТК РФ);
• в период ликвидации предприятия (п.1 ст.81 ТК РФ);
• в периоды сокращения штатов (п.2 ст.81 ТК РФ);
• когда меняется собственник предприятия, компании и приходится увольнять людей (п.4 ст.81 ТК РФ);
• предоставление беременной отдыха ;
• увольнение в связи со службой в армии (п.1 ст.83 ТК РФ) и другие случаи, описываемые в статьях трудового законодательства.

Взять оплачиваемый отпуск можно только после того, как будет отработано подчиненным 6 месяцев. Или же по предварительной договоренности с работодателем – можно идти в ежегодный отпуск раньше, даже если вы еще не отработали полгода.

Если работник собирается после отпуска увольняться, то с его выходного пособия, либо заработка будет удержана сумма отпускных. Но не во всех случаях это делается. Если работник не хочет платить, тогда должен отработать отгулянные дни, а затем увольняться.