Probabilmente, tutti almeno una volta hanno dovuto fare i conti con la necessità di scrivere una lettera commerciale. Quando lo compili, arrivi involontariamente alla conclusione che non è affatto facile. Ci sono molte regole e regolamenti per scrivere lettere commerciali che devi conoscere. L'articolo descrive in dettaglio il processo di stesura di un documento, fornisce esempi di una lettera commerciale, ne discute i tipi e il design.

Modulo

Le forme già pronte daranno solidità e indicheranno l'affidabilità dell'azienda. Contengono informazioni essenziali sull'organizzazione, come ad esempio:

• Nome.
• Indirizzo.
• Contatti numeri di telefono.
• Sito web.
• E-mail.
• Logo.
• Altri dettagli di contatto.

Non ci sono regole rigide sui moduli. Pertanto, ogni organizzazione decide autonomamente quali informazioni inserirvi.

Come scrivere correttamente lettere commerciali? Addestramento

Le lettere commerciali sono scritte ed eseguite in un certo modo, obbedendo alle loro regole e requisiti intrinseci. A seconda dell'obiettivo, l'autore riflette in dettaglio il contenuto per ottenere il risultato che calcola. Deve comprendere chiaramente quali informazioni il destinatario già conosce sull'argomento della lettera, da cosa procedere e cosa ci sarà di nuovo in essa. Gli argomenti dipendono dallo scopo perseguito dall'autore. Il processo di preparazione di una lettera commerciale può essere suddiviso nelle seguenti fasi:

• Lo studio della questione.
• Scrivere una bozza di lettera.
• Il suo accordo.
• Firma.
• Registrazione.
• Invio al destinatario.

Struttura delle lettere commerciali

Quando si compila una lettera, è necessario saturarla di informazioni, ovvero inserire tutte le informazioni necessarie lì. Può essere semplice o complesso. In una semplice lettera, il contenuto mostra in modo chiaro e conciso informazioni che generalmente non richiedono una risposta da parte del destinatario. Il complesso può essere costituito da più sezioni, paragrafi e paragrafi. Ogni paragrafo presenta un aspetto delle informazioni. I campioni di questo tipo di lettera commerciale di solito consistono in una parte introduttiva, principale e finale.

Di seguito è riportato un esempio di scrittura di una lettera commerciale: la sua parte introduttiva.

La parte principale descrive situazioni, eventi, la loro analisi e evidenza. È in questa parte che convincono che è necessario agire in un modo o nell'altro, dimostrano come stavano le cose e informano sulla necessità di partecipare ad ogni evento, adducendo varie argomentazioni.

La conclusione contiene conclusioni tratte sotto forma di proposte, richieste, solleciti, rifiuti e così via.

Di seguito viene presentato un esempio di scrittura di una lettera commerciale, la sua parte finale. Questo riassume il requisito indicato nel main.

Tutte le informazioni fornite dovrebbero essere perfettamente coerenti e comprensibili per la percezione.

Ogni e-mail inizia con un messaggio allineato al centro. Questa piccola parte è estremamente importante. Quando lo sceglie, l'autore dovrebbe considerare:

• La posizione del destinatario.
• La natura della relazione.
• Ufficialità.
• Etichetta.

La lettera deve terminare con una forma educata. Ad esempio: "...esprimo l'auspicio di un'ulteriore collaborazione (grazie per l'invito)...". Queste frasi sono seguite dalla firma dell'autore.

Stile

Tutte le lettere devono essere in uno stile aziendale formale, il che significa utilizzare i mezzi di comunicazione per un rapporto d'affari formale. Le caratteristiche di una tale lingua si formano nelle seguenti circostanze:

• I principali partecipanti alle relazioni d'affari sono persone giuridiche, per conto dei cui dirigenti e funzionari vengono scritte lettere.
• Le relazioni nelle organizzazioni sono rigorosamente regolamentate.
• Oggetto della comunicazione è l'attività della società.
• I documenti di natura gestionale hanno generalmente un destinatario specifico.
• Spesso nel corso delle attività di un'organizzazione si verificano le stesse situazioni.

A questo proposito, le informazioni contenute nella lettera commerciale dovrebbero essere:

• Ufficiale, impersonale, che sottolinea la distanza tra i partecipanti alla comunicazione.
• Indirizzo, destinato a un destinatario specifico.
• Attuale al momento della scrittura.
• Affidabile e imparziale.
• Motivato per indurre il destinatario a compiere qualsiasi azione.
• Completo per il processo decisionale.

Requisiti

Una lettera commerciale deve soddisfare i seguenti requisiti:

• Il linguaggio è standardizzato a tutti i livelli: lessicale, morfologico e sintattico. Contiene molti giri, termini e formule.
• Il tono della scrittura è neutro, sobrio e rigoroso, senza l'uso di espressioni linguistiche emotive ed espressive.
• L'accuratezza e la chiarezza del testo, senza errori logici, la chiarezza e ponderatezza della formulazione.
• Concisione e brevità - senza l'uso di espressioni che portano un significato aggiuntivo.
• L'uso di formule linguistiche formate come risultato di situazioni ripetitive.
• L'uso di termini, cioè parole o frasi che hanno concetti speciali.
• L'uso di abbreviazioni, che possono essere lessicali (ovvero parole composte formate rimuovendo lettere da parti di parole: OOO, GOST e così via) e grafiche (ovvero la designazione di parole in forma abbreviata: grn, zhd, eccetera.).
• L'uso delle costruzioni nei casi genitivo e strumentale.
• Frasi con nomi verbali ("supporto" invece di "supporto").
• Usare semplici frasi comuni.

Gli esempi sopra di una lettera commerciale di seguito sono mostrati nella versione completa (con il corpo principale). Le informazioni soddisfano tutti i requisiti dello stile aziendale ufficiale.

Tipi di lettere commerciali

È meglio scrivere una lettera commerciale su qualsiasi questione specifica. Se è necessario risolvere più problemi contemporaneamente, si consiglia di elaborare diverse opzioni.

Le lettere commerciali possono essere nel loro contenuto:

• Accompagnamento. Tali lettere sono solitamente necessarie per informare su dove inviare i documenti.
  (Come scrivere una lettera commerciale? Una lettera di presentazione di esempio aiuterà coloro che hanno bisogno di scrivere questo tipo di documento.)

• Garanzia. Sono scritti per confermare eventuali promesse o condizioni. Può essere garantito, ad esempio, il pagamento di lavoro, affitto, tempi di consegna e altro.
• Grazie. Sono stati utilizzati sempre più frequentemente negli ultimi anni. Tali lettere dimostrano il buon tono delle collaborazioni. Possono essere emessi su una normale carta intestata o su carta colorata con una bella stampa.
  (Come scrivere una lettera commerciale? Un campione di una varietà di ringraziamento viene redatto in forma libera a seconda dei compiti che risolve. In questo caso, la lettera esprime la sua essenza nella forma più breve. Tale campione, realizzato su carta colorata con un ornamento, può essere appeso al muro nella stanza delle aziende in un posto d'onore.)

• Informativo.
• Istruttivo.
• Congratulazioni.
• Pubblicità.

Ci sono anche lettere:

• Proposte di cooperazione. Abbastanza comuni negli ultimi tempi, inviati alle organizzazioni, sono spesso di natura promozionale, ad esempio, come questo campione. È abbastanza difficile scrivere lettere commerciali, è necessario tenere conto di molte sfumature in modo che prestino attenzione ad esso e ancor di più interessarsi. Ma se lo fai secondo il modello qui sotto, ha tutte le possibilità di successo.

• Inviti. Vengono inviati, offrendo di partecipare a vari eventi. Solitamente sono indirizzate al leader o all'arbitro, ma possono essere indirizzate anche a tutta la squadra.
• Richieste.
• Notifiche.
• richieste e molto altro.

Come scrivere una risposta a una lettera. Esempio

La risposta dovrebbe iniziare con una ripetizione della richiesta di cui alla prima lettera. Quindi vengono forniti i risultati della sua considerazione e viene espressa l'approvazione o il motivo del rifiuto. Una lettera di risposta aziendale può contenere una soluzione alternativa alle informazioni previste. Di solito segue i seguenti principi:

• La presenza di un collegamento alla prima lettera e al suo contenuto.
• La stessa lingua significa.
• Volumi comparabili e aspetti del contenuto.
• Rispetto di una certa sequenza.

Decoro

Oltre a utilizzare lettere commerciali su carta intestata, è necessario tenere conto di altre sottigliezze nella loro progettazione. Questi sono i dettagli, le regole per le abbreviazioni, l'ortografia dell'indirizzo, l'intestazione, la lunghezza del testo, la larghezza del campo e altro ancora.

I campioni di una lettera commerciale aiutano a comporla, tenendo conto di tutte le sottigliezze e le sfumature. Sono utilizzati sia da impiegati alle prime armi che da lavoratori esperti. Grazie ai campioni, imparano a scrivere correttamente le lettere e risparmiano molto tempo.

Una lettera commerciale è il tuo rappresentante ufficiale. Oltre al contenuto, è molto importante formattare correttamente una lettera commerciale, come sai, "incontrarsi con i vestiti". Considera la procedura per scrivere una lettera commerciale.

Modulo

Una lettera commerciale deve trovarsi sulla carta intestata ufficiale dell'organizzazione. Le intestazioni del modulo devono contenere le seguenti informazioni:

• Nome dell'organizzazione;
• indirizzo fisico dell'organizzazione;
• telefono e fax;
• sito web ed e-mail.

Inoltre, i dettagli dell'organizzazione e il suo logo possono essere riportati sul modulo.

La presenza di tutte queste informazioni consente al destinatario di conoscere rapidamente il mittente e inviare una lettera di risposta all'indirizzo corretto.

campi

Una lettera commerciale deve avere margini: a sinistra - circa tre centimetri, a destra - circa uno e mezzo. Ti consigliamo di utilizzare i moduli standard di Microsoft Word. I campi sono necessari per eventuali appunti che il destinatario prenderà, nonché per archiviare una lettera in una cartella di archivio.

Numero di registrazione

Il numero di registrazione della lettera, che include la data in cui la lettera è stata firmata dal gestore, è necessario per la tua comodità. Ad esempio, hai deciso di inviare una lettera a un'altra organizzazione e non le hai assegnato una data e un numero. E se questa azienda riceve diverse migliaia di lettere al giorno, come seguirai il destino del tuo messaggio? Di solito cerca per data e numero. Ciò è particolarmente vero per le istituzioni governative. Una lettera di risposta, oltre al proprio numero in uscita, deve contenere anche informazioni sul numero della lettera in arrivo a cui è una risposta. Il numero di registrazione è posizionato nell'angolo in alto a sinistra della lettera. Naturalmente, in qualsiasi organizzazione, le lettere in entrata e in uscita devono essere accuratamente registrate.

Esempio:

Rif. n. 546 del 28/07/2008 in ingresso. n. 321 del 25/07/2008

Intestazione della lettera

L'intestazione della lettera, contenente un ricorso al destinatario, è posta appena sotto il numero di registrazione ed è solitamente redatta come segue: la posizione e il nome completo del destinatario sono scritti nell'angolo in alto a destra della lettera. L'appello diretto è redatto al centro della lettera e termina con un punto esclamativo. L'intestazione potrebbe essere in grassetto.

Esempio:

al CEO
Alba LLC
Miloslavsky PN

Caro Pavel Nikolaevich!

Font

Il carattere della lettera influisce fondamentalmente sulla sua percezione da parte del destinatario. Il carattere non deve essere né troppo piccolo né troppo grande. Allo stesso tempo, dovrebbe essere lo stesso per tutta la lettera. La pratica standard consiste nell'utilizzare Times New Roman a 12 punti con interlinea singola. Ma se sai che il destinatario ha problemi di vista, fai attenzione: aumenta il carattere della lettera.

La scelta del carattere per la corrispondenza aziendale personale (inviti, congratulazioni, condoglianze, ecc.) può essere affrontata in modo più creativo.

Numerazione dei fogli

La numerazione dei fogli è particolarmente importante per le lettere di dimensioni superiori a 2 pagine e soprattutto per quelle contenenti allegati. Quando si numerano i fogli nell'editor di testo di Microsoft Word, si consiglia di utilizzare "Intestazioni e piè di pagina" - "Inserisci glossario" - "Pg. No. di tutto." Ciò consentirà al destinatario di stimare correttamente il volume totale della lettera e di non confondere la sequenza delle sue pagine.

La numerazione si trova nell'angolo inferiore destro del foglio.

Informazioni sull'artista

Le informazioni sull'appaltatore devono essere contenute in tutte le lettere commerciali firmate dai vertici aziendali e dai capi dipartimento. Ciò consentirà al destinatario di trovare rapidamente uno specialista specifico responsabile della risoluzione del problema nella società di invio.

Le informazioni sull'esecutore dovrebbero contenere il suo nome completo (preferibilmente per intero, altrimenti sarà difficile per la tua controparte avviare una conversazione telefonica, che potrebbe essere richiesta per scoprire ulteriori informazioni) e un numero di telefono di contatto - lavoro o cellulare. È inoltre opportuno fornire un indirizzo e-mail.

Le informazioni sull'esecutore sono scritte alla fine della lettera dopo la firma. La dimensione del suo carattere dovrebbe essere una o due unità più piccola del carattere del corpo del testo della lettera.

Applicazioni

Se la lettera contiene allegati, vengono redatti su fogli separati. In questo caso, la numerazione dei fogli può essere comune per l'intero documento o separata per la lettera principale e ogni domanda. Le informazioni sugli allegati devono essere contenute nel corpo della lettera principale prima della firma.

Esempio:

In allegato a questa lettera sono 2 documenti su 3 fogli:
1. certificato di accettazione dei lavori eseguiti in duplice copia;
2. fatture.

Cordiali saluti, Vasilyeva N.K., capo contabile della fabbrica di mobili "Bolshevichka"

Le lettere commerciali vengono compilate quando si comunica con i partner in quasi tutte le occasioni. Esempi pronti e regole per la compilazione di tali documenti possono essere trovati nell'articolo.

Una lettera commerciale può essere definita come un documento che viene inviato per conto dell'intera azienda a un'altra azienda, singolo imprenditore o individuo (ad esempio un investitore). In effetti, qualsiasi corrispondenza dell'azienda è lettere commerciali. Il loro scopo è molto diverso:

1. sulla cooperazione.
2. cooperazione, negoziazione.
3. Un promemoria della necessità di adempiere agli obblighi previsti dal contratto.
4. Chiarimento della propria posizione, risposta a una lettera precedentemente inviata e molti altri.

Il documento viene solitamente redatto su carta intestata dell'azienda, è consentito spedirlo tramite posta ordinaria o e-mail. Tuttavia, se il partner è di particolare importanza, è preferibile stamparlo su carta spessa di alta qualità e consegnarlo personalmente o tramite corriere. La struttura della lettera ricorda un tipico documento commerciale: puoi rappresentarlo schematicamente in questo modo.

A cosa prestare attenzione durante la compilazione

Non ci sono regole e campioni specifici di tali lettere, quindi la loro struttura, volume e design dipendono in gran parte dal caso specifico. Ad esempio, una lettera di notifica sarà abbastanza concisa (3-4 paragrafi), mentre una raccomandazione del dipendente o una proposta commerciale può richiedere più di una pagina.

Tuttavia, ci sono alcune regole generali a cui dovresti prestare attenzione durante la compilazione della carta:

1. Il documento stesso non ha valore legale, tuttavia è redatto secondo tutte le regole di registrazione. La sua struttura, lo stile di presentazione devono essere conformi ai principi generalmente accettati della moderna gestione dei documenti.
2. Le proposte sono costruite in modo logico, in una sequenza chiara. Non ci sono svolte elaborate, complesse, emotive e ancor più colloquiali. Il tono è neutro.
3. La presentazione è sempre condotta solo da 1 persona - o al singolare, se il testo è scritto direttamente dalla testata, o al plurale, se è compilato per conto dell'intera azienda.
4. Vengono esplicitati lo scopo specifico della compilazione e le azioni attese del destinatario (inviare una risposta, considerare la candidatura di un dipendente, accettare le trattative, inviare un documento, ecc.).
5. Il documento riflette non gli interessi individuali del capo o di altri dipendenti, ma gli obiettivi dell'azienda come squadra. Se è necessario stabilire un contatto personale, è consigliabile farlo diversamente e non posizionarsi come rappresentante dell'azienda.

TOP 5 errori di ortografia

Gli errori possono essere suddivisi in 2 grandi gruppi - alcuni sono associati alla scrittura come al testo (violazione della logica, del vocabolario e di altre norme linguistiche), altri - con una violazione della corretta etichetta aziendale:

1. Non sono ammessi errori di ortografia e punteggiatura: il testo della lettera deve essere sempre controllato almeno 1-2 volte prima dell'invio.
2. Violazione dello stile di presentazione aziendale, presenza di frasi emotive, eccessiva gentilezza o, al contrario, rigore.
3. Tono negativo - anche le minacce devono essere scritte senza parole inutili - ad esempio: "Ci riserviamo di adire il tribunale entro 30 giorni dalla data di ricezione della presente lettera".
4. Volume troppo grande o, al contrario, troppo piccolo. Di solito l'intero testo può contenere 1-2 pagine. Tuttavia, questo non significa che non devi portare tutte le informazioni importanti al tuo partner. Dati volumetrici, diagrammi, moduli di documenti possono essere trasferiti alle applicazioni.
5. Privare l'interlocutore del diritto di scelta. Ad esempio, non dovresti scrivere: "Si prega di considerare e approvare la versione finale del contratto".

Frasi tipiche del modello

L'uso di frasi standard caratteristiche del discorso commerciale nel testo è un fenomeno del tutto normale e persino desiderabile. Di seguito è riportato un elenco dei cliché più comuni utilizzati in varie situazioni.

situazione	frase
Avviso	Informare/Portare alla vostra attenzione/Informare/Avvisare
spiegazione della ragione	Sulla base di / In conformità con / In connessione con / Ai fini di / Per la ragione / A sostegno di / In applicazione
richiesta	Si prega di agire / Si prega di informare, indirizzare, fare, confermare...
la conferma	Conferma / Assicurati / Accetta i tuoi termini / Non opporti a ...
frase	Consiglia/Offri/Invita/Chiedi
	Noi garantiamo
rifiuto	Siamo costretti a rifiutare per un motivo / Rifiutiamo la tua offerta a causa di ...
conclusione	Chiediamo sinceramente / Speriamo in cooperazione, comprensione, assistenza / Ti chiediamo di scusare, dirigere, fare ...

Quasi ogni azienda, azienda, organizzazione deve prima o poi dover scrivere una lettera commerciale. Se questa missione ti è stata assegnata, le seguenti informazioni potrebbero esserti utili.

Per scrivere correttamente una lettera commerciale, devi prima determinare a quale gruppo dovrebbe essere assegnata. Passiamo alla classificazione classica. Le lettere commerciali si distinguono per oggetto, scopo funzionale, numero di destinatari, composizione, struttura e forma di invio. L'elenco delle lettere commerciali, selezionate per argomento, include lettere commerciali e non commerciali. Il primo include un'offerta, una lettera di richiesta, un reclamo, il secondo - un ringraziamento, una garanzia, una lettera informativa, nonché una lettera di sollecito, conferma, congratulazioni, invito, richiesta, condoglianze e una lettera di presentazione. In base alla funzione funzionale, è possibile raggruppare le lettere che richiedono una risposta e non richiedono una risposta. Dal punto di vista del destinatario, ci sono lettere ordinarie, circolari e collettive. Quelle ordinarie sono indirizzate a una persona, quelle circolari a più istituzioni e quelle collettive sono inviate da più persone a un indirizzo specifico. Per quanto riguarda la caratteristica compositiva, si dovrebbero distinguere le lettere a singolo aspetto e quelle multi-aspetto. Nella prima si considera una questione, nella seconda, rispettivamente, diverse questioni. In accordo con la struttura, le lettere commerciali possono essere regolamentate (redatte nella forma prescritta) e non regolamentate (redatte in forma libera). A seconda della modalità di invio, ci sono busta, e-mail e fax. Poiché ci sono molte opzioni e scopi per scrivere lettere commerciali, diamo un'occhiata ai modi più comuni per scrivere una lettera commerciale. Cominciamo con l'offerta. Si tratta di una proposta di collaborazione con una descrizione dei termini della transazione e ha la seguente struttura:

• un'intestazione che indica la posizione, il cognome, il nome e il patronimico del destinatario, il nome dell'organizzazione;
• numero e data di registrazione della lettera;
• titolo;
• testo;
• firma del mittente.

Il testo dell'offerta definisce l'offerta di cooperazione e le sue condizioni.

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La lettera di richiesta è simile nel contenuto all'offerta, ma non specifica i termini della transazione. Viene rilasciato su carta intestata aziendale. Il testo dovrebbe indicare lo scopo della lettera, domanda o richiesta, esprimere speranza di cooperazione, gratitudine per una risposta futura.

Per scrivere un reclamo, è necessario avere una motivazione, poiché si tratta di un reclamo nei confronti di partner commerciali per inadempimento o adempimento improprio dei termini del contratto. Tale lettera viene inviata se la qualità della merce non corrisponde alle specifiche indicate nel contratto o non raggiunge GOST. La struttura nel suo insieme è standard, il testo dovrebbe indicare i documenti (con indicati i frammenti), in base ai quali il mittente fa reclamo alla seconda parte. Vengono inoltre indicati il ​​nome e la quantità della merce, quali condizioni sono state violate, le prove e i requisiti del mittente. Insieme alla lettera, è necessario inviare documenti comprovanti la legittimità delle dichiarazioni del mittente della lettera.

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La lettera di ringraziamento e di garanzia ha una struttura standard. Una lettera di garanzia può essere redatta utilizzando le seguenti frasi: “garanziamo con questa lettera”, “garantiamo il pagamento puntuale e completo”, ecc. La lingua di tale documento è esclusivamente commerciale. Una lettera di ringraziamento viene solitamente scritta in un modo più caloroso rispetto ad altre lettere commerciali e contiene un linguaggio come "Ti esprimiamo la nostra sincera gratitudine ...". Esempi di tali lettere possono essere trovati di seguito. La lettera di sollecito contiene i riferimenti alle clausole del contratto, una richiesta per adempiere ai termini del contratto e le misure da adottare in caso di inadempimento degli obblighi. Tale lettera può essere un sollecito di pagamento, un debito, ecc.

La lettera di conferma corrisponde nel contenuto al suo titolo. Può includere un linguaggio come: "ti informiamo che abbiamo ricevuto", "conferma di ricevuta", "riconoscimento per fortuna", ecc.

Una lettera di congratulazioni viene redatta in qualsiasi forma sulla carta intestata ufficiale dell'azienda o semplicemente su una bella carta, una cartolina. Nella scrittura del contenuto, viene utilizzato un approccio individuale creativo.

Potrebbe essere necessario scrivere una lettera di invito quando è pianificato un evento. Tale lettera dovrebbe contenere informazioni sulla data e il luogo dell'evento. Dovrebbe essere inviato al destinatario alcune settimane prima della celebrazione, in modo che il destinatario abbia il tempo di prepararsi.

Una lettera di richiesta è identica a una lettera di richiesta, contiene una richiesta di ricevere documenti, beni, servizi, raccomandazioni, ecc. Tale lettera richiede una risposta.

Per scrivere una lettera commerciale, è necessario comprendere chiaramente lo scopo che persegue, scegliere il tipo di lettera, pensare alla struttura e al contenuto in base al tipo.

In qualsiasi organizzazione, le lettere costituiscono la maggior parte della documentazione in entrata e in uscita. Esistono molti tipi di questi documenti e per ciascuno di essi esistono una serie di regole per la registrazione. Poiché le lettere sono il tipo più massiccio di documentazione gestionale, è estremamente importante sapere come scriverle correttamente.

Da questo articolo imparerai:

La corretta formattazione delle lettere è il successo dell'intera azienda

Le lettere commerciali (o ufficiali) sono quelle che servono a comunicare l'azienda con strutture esterne. Inoltre, anche dopo che è stato raggiunto un accordo orale tra il responsabile dell'organizzazione e un partner commerciale o cliente, le regole del galateo prevedono la conferma di tale accordo. Questo, a sua volta, può già essere considerato una garanzia.

Tipi di lettere commerciali

1. Informativo - sono creati per trasmettere alcune informazioni.

Per funzione

1. Iniziativa - si dividono in quelle che richiedono una risposta e quelle che non richiedono una risposta. Esempi: richiesta, reclamo, avviso, sollecito, .

2. Lettere-risposte.

Basato sul destinatario

1. Ordinario - di norma, inviato a un solo destinatario.

2. Circolari: quelle che un mittente invia a più destinatari.

Secondo la forma di partenza

Struttura di una lettera commerciale

Il testo di una lettera commerciale ben scritta è composto da ricorso, parte introduttiva e principale e conclusione.

Appello.

Questa è la parte più significativa ai fini della comunicazione. Quindi, grazie alla forma di indirizzo scelta correttamente, non solo puoi attirare l'attenzione del destinatario, ma anche impostare il tono generale per ulteriori comunicazioni. Se la lettera non è indirizzata a una persona specifica, l'appello può essere omesso, in altri casi è consuetudine utilizzare formule linguistiche standard, ad esempio "Caro Sergey Ivanovich!", "Sig. Presidente del governo!". Il ricorso è scritto a metà della riga.

Parte introduttiva.

All'inizio della lettera è necessario indicare le ragioni ei presupposti della sua redazione, spesso è necessario confermare le informazioni con collegamenti a documenti e fatti di terzi. Qualora si rendesse necessario indicare dei riferimenti, ciò va fatto nella seguente sequenza: titolo dell'atto, autore, data, numero di registrazione, titolo.

Parte principale.

Nella parte principale indicare lo scopo principale della lettera. Questa parte descrive in dettaglio gli eventi necessari, fornisce prove o analizza la situazione.

Conclusione.

In conclusione, è consuetudine trarre conclusioni sotto forma di richieste, suggerimenti, rifiuti o opinioni. Si ritiene che una lettera commerciale possa contenere solo una parte finale. Di norma, terminano con espressioni standard, ad esempio "Spero in un'ulteriore cooperazione", "Auguri". La formula di cortesia è posta prima della “firma” richiesta, e separata dalla posizione da una virgola.

Quando si fa l'autore importante tenere conto di aspetti quali:

• il grado di conoscenza e la natura del rapporto con il destinatario;
• la posizione pubblica del destinatario e la sua correlazione con la posizione dell'autore;
• la situazione in cui avviene la comunicazione - la sua formalità o informalità;
• etichetta e norme adottate in una determinata azienda.

Esempio di formato lettera:

Registrazione di lettere secondo GOST

Le lettere ufficiali devono essere emesse su appositi moduli A4 o A5, a seconda della dimensione del testo. È consentito non utilizzare modulistica solo nel caso in cui gli autori siano più aziende contemporaneamente.

Sono contenuti i requisiti per i moduli delle lettere, la composizione dei dati e le regole per la registrazione GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificata. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione.

In generale, le aziende hanno il diritto di sviluppare autonomamente moduli di lettere, poiché il GOST specificato è di natura consultiva, tuttavia, l'attuazione delle sue disposizioni indica un'elevata cultura del lavoro con i documenti nell'organizzazione. Per alcune organizzazioni, GOST R 6.30-2003 è obbligatorio: ad esempio, le autorità esecutive federali devono sempre verificare con questo standard.

01 - Emblema di Stato della Federazione Russa;

02 - Stemma del soggetto della Federazione Russa;

03 - Emblema dell'organizzazione o marchio (marchio di servizio);

04 - Codice dell'organizzazione;

05 - Il numero di registrazione statale principale (OGRN) di una persona giuridica;

06 - Numero di identificazione fiscale/codice causale di registrazione (TIN/KPP);

07 - Codice modulo;

08 - Nome dell'azienda;

09 - Dati di riferimento sull'organizzazione;

10 - Nome del tipo di documento;

11 - L'appuntamento;

12 - Numero di registrazione;

14 - Luogo di compilazione o pubblicazione;

15 - Destinatario;

16 - Timbro di approvazione;

17 - Delibera;

18 - Titolo al testo;

19 - Marchio di controllo;

20 - Testo del documento;

21 - Un segno sulla presenza della domanda;

22 - Firma;

23 - Grafico di approvazione;

24 - approvazione del visto;

25 - Stampa impressione;

26 - Un segno sulla certificazione della copia;

27 - Segna sull'esecutore;

28 - Una nota sull'esecuzione dell'atto e la sua direzione nel caso;

29 - Una nota sulla ricezione del documento nell'organizzazione;

30 - Identificatore della copia elettronica.

Registrazione di una lettera secondo GOST, campione:

Formattazione di una lettera con un allegato, esempio:

Regole di corrispondenza commerciale

La corrispondenza commerciale implica l'uso di uno stile di comunicazione commerciale ufficiale. La sua particolarità sta nel fatto che i partecipanti sono generalmente persone giuridiche che devono aderire a regole di comunicazione abbastanza rigide adottate nell'organizzazione (o più organizzazioni).

Ci sono diversi requisiti per questo tipo di comunicazione.

Standardizzazione della presentazione. Oggi ci sono molti termini, frasi speciali e formule specifiche per la corrispondenza commerciale. Il loro utilizzo può ridurre notevolmente i tempi di preparazione e i progetti già pronti aiutano a non perdere tempo a cercare termini adatti a una particolare situazione. La standardizzazione facilita notevolmente la percezione di eventuali testi e ottimizza l'intero processo del flusso di lavoro.

Tono neutro. La moderazione e il rigore nella progettazione delle lettere sono la norma della comunicazione ufficiale. Un tono neutro implica un'assenza quasi completa di parole espressive o emotivamente cariche. L'informazione è di natura puramente ufficiale, per tale motivo è necessario escludere dal testo, ad esempio, parole con suffissi diminutivi o interiezioni. Possono essere presenti sfumature emotive, ma vale la pena nasconderle dietro un tono neutro di presentazione.

Precisione e non ambiguità delle formulazioni. Il destinatario deve comprendere ed interpretare chiaramente il significato del materiale a lui indirizzato. L'accuratezza del testo, di regola, dipende direttamente dalla struttura compositiva correttamente costruita, dall'assenza di errori logici. Una lettera commerciale dovrebbe essere ben ponderata.

Concisione. Grazie a questo requisito, l'autore sarà in grado di ridurre significativamente il volume dell'intero documento. La concisione della presentazione è, prima di tutto, l'esclusione della ridondanza del parlato, l'uso economico degli strumenti linguistici, l'assenza di ripetizioni non necessarie e informazioni aggiuntive.

Applicazione di formule linguistiche. I modelli, ampiamente utilizzati nella corrispondenza commerciale, ne sono parte integrante. Quindi, per indurre all'azione, si usano spesso le formule: “Vi chiediamo di considerare la questione...”, “A conferma del nostro accordo...”. Spesso le formule linguistiche sono elementi giuridicamente significativi del testo, senza i quali non avrebbe la potenza necessaria. Ad esempio: "Garantiamo un rimborso per un importo di ...", "Il controllo sull'esecuzione dell'attività è affidato a ...".

Uso di termini, abbreviazioni lessicali e grafiche. Attraverso l'uso di termini nella corrispondenza, l'autore può raggiungere una comprensione univoca del testo, che è una caratteristica estremamente importante della comunicazione aziendale. La terminologia che può e deve essere utilizzata nel campo del supporto della documentazione gestionale è regolata da GOST R 51141-98 “Lavoro d'ufficio e archiviazione. Termini e definizioni"

Predominanza di semplici frasi comuni. La comunicazione formale, di regola, si basa sull'uso di semplici frasi comuni a una o due parti, il che semplifica notevolmente il processo di percezione del testo.

Promemoria lettera commerciale

Carta	Deve essere stampato su carta bianca o altri colori chiari. Formato foglio: A4 (210 x 297 mm) o A5 (148 x 210 mm).
campi	Il foglio deve avere campi di almeno: 20 mm - sinistra; 10 mm - a destra; 20 mm - superiore; 20 mm - inferiore.
l'appuntamento	La data della lettera è la data della sua firma. È redatto in numeri arabi, secondo la sequenza: giorno, mese, anno. Ad esempio, "10.02.2017". È consentito anche un modo verbale-numerico per formattare la data. Ad esempio, "10 febbraio 2017"
numero in uscita	Il numero in uscita è costituito da un numero di sequenza, che può essere integrato con un indice. Il numero del documento, che è stato compilato congiuntamente da due o più dipartimenti, è costituito dai numeri di registrazione della lettera di ciascuno di questi dipartimenti, separati da una barra.
Destinazione	Il destinatario può essere sia l'azienda che le sue divisioni strutturali o singoli dipendenti. È importante ricordare che in quest'ultimo caso le iniziali sono sempre indicate prima del cognome. Al nominativo è sempre indicato il nome della società destinataria. Secondo le regole, non dovrebbe essere indirizzato a più di quattro destinatari. Inoltre, questo attributo può includere un indirizzo postale e viene indicato prima il nome dell'organizzazione, quindi l'indirizzo postale.
Testo della lettera	Il testo stesso può essere formattato come tabella, testo o una combinazione di diverse strutture. Quando si progettano tabelle, è importante chiamare colonne e righe con nomi nel caso nominativo. Se la tabella continua nella pagina successiva, anche le colonne e le righe vengono numerate. Il testo dovrebbe essere composto da due parti: motivi/scopi/ragioni per la stesura della lettera e conclusioni/suggerimenti/raccomandazioni. Inoltre, il testo può contenere solo una parte finale, ad esempio una richiesta senza spiegazione. Se la lettera si riferisce ad atti di altre organizzazioni, indicarne i dettagli: nome del documento, nome dell'organizzazione, data, numero di registrazione e titolo.
Applicazione	Una lettera commerciale con allegato è formattata come segue: Applicazione: per 2 litri. in 2 copie. Se la domanda non è indicata nel testo, è necessario indicarne il nome, il numero di fogli e le copie. Per esempio: Allegato: Contratto di vendita per 3 litri. in 2 copie. Se è allegato un documento con un allegato, il segno viene eseguito come segue: Allegato: Lettera FSS del 12.10.2017 N 03-2/923 e relativa appendice, 7 fogli in totale.
Firma	La firma implica l'indicazione della posizione del dipendente che ha firmato la lettera e la trascrizione di tale firma. Se più dipendenti firmano, le firme vengono disposte in sequenza corrispondente alla posizione ricoperta. Se i post sono uguali, le firme dovrebbero essere allo stesso livello.
Sigillo	Il sigillo attesta l'autenticità delle firme dei funzionari su documenti relativi a risorse finanziarie o su altri documenti che prevedano la verifica di una firma autentica.
Esecutore	Se necessario, indicare le iniziali e il cognome dell'esecutore e il suo numero di telefono. Di solito il segno viene posizionato sul fronte o sul retro dell'ultimo foglio nell'angolo inferiore sinistro.

Oggi, le lettere commerciali vengono compilate in qualsiasi azienda su questioni completamente diverse relative alle attività sia degli individui che di interi dipartimenti. L'oggetto delle lettere può essere una richiesta, una notifica, un accordo, un reclamo, una revoca, una modifica, ecc. Allo stesso tempo, le regole di buona educazione suggeriscono che qualsiasi documento sarà redatto nel rispetto di tutti i requisiti di cui sopra. Grazie a ciò, la lettera (in qualunque forma venga inviata) diventerà uno strumento efficace nel lavoro di ciascun dipendente e nella gestione dell'azienda nel suo insieme.

Mettiti alla prova

1. Quale lettera si chiama circolare?

• Una lettera inviata da un destinatario a più destinatari
• Lettera inviata da un destinatario a un destinatario
• Una lettera che non è stata inviata per una serie di motivi

2. Come viene formattato correttamente un allegato a una lettera commerciale?

• Applicazione: per 2 litri. in 2 copie.
• Appendice in 2 copie su 2 fogli
• Due fogli di domanda in duplice copia

3. Quante fasi ci sono nella preparazione e nella compilazione di una lettera commerciale?

4. Cosa significa il requisito di un tono neutro nella corrispondenza commerciale?

• Uso di termini, abbreviazioni lessicali e grafiche
• La quasi totale assenza di parole espressive o emotivamente colorate nella lettera
• Ampio uso di modelli

5. In quali parti è composta una lettera commerciale?

• Discorso, parte introduttiva e principale, conclusione
• corpo principale, conclusione
• Appello, conclusione