Nella mia esperienza, ci sono due opzioni principali in corrispondenza.

La prima è una "lettera fredda", quando viene scritta una lettera a un nuovo contatto o viene avviata una comunicazione con un destinatario con il quale c'è stata una pausa nella comunicazione. E il secondo è quando scrivi una lettera a qualcuno o coloro con cui sei in stretto contatto lavorativo.

Nel caso di una lettera “fredda”, è meglio accompagnare la lettera con una convocazione. Non importa quanto sia ben scritta una lettera fredda, se proviene da uno sconosciuto, c'è un'alta probabilità che venga rimandata per dopo e, forse, completamente dimenticata. Una chiamata o, ad esempio, un messaggio su Skype ti permetteranno di stabilire un primo legame e di motivarli a leggere la tua lettera.

La corrispondenza con i colleghi con cui comunichi più o meno spesso è, ovviamente, completamente diversa. Naturalmente, proveranno a leggere la tua lettera. Ma c'è anche la possibilità che la lettera non venga notata nel flusso generale. Questo mi succede più spesso se il mittente è troppo pigro per cambiare l'oggetto della lettera. Una lettera del genere, con un argomento irrilevante, rimane non letta per molto tempo e quindi viene semplicemente trasferita nella cartella di archivio. Inoltre, non mi piacciono le lettere lunghe quando cercano di descrivere diversi argomenti importanti contemporaneamente. È scomodo rispondere a una lettera del genere. E può essere difficile leggere fino alla fine, perché già la prima parte richiede qualche tipo di azione. È meglio dividere una lettera del genere in più lettere, con un'idea principale in ciascuna.

Vorrei integrare le opinioni dei miei colleghi. A volte mi sembra che il livello di alfabetizzazione su Internet e di cultura della corrispondenza diminuisca solo di anno in anno. Forse la colpa è dei messaggeri, chi lo sa? Se il comportamento piuttosto strano nelle e-mail anche cinque o due anni fa, si potrebbe perdonare il direttore di un impianto chimico di Kirovo-Chepetsk, rispondendogli con un sorriso comprensivo e un leggero snobismo metropolitano. Adesso, quando ricevo una lettera da ragazzi giovani e di successo, mi scoraggio. Di seguito è riportato il mio TOP soggettivo (holivar) delle cose che danno fastidio nella corrispondenza.

1. 97 lettere in una catena. Proprio oggi ho ricevuto un thread del genere, va avanti ormai da un anno e già con il terzo manager responsabile. Il mio Gmail si rifiuta di aprire questo miracolo, soprattutto sul cellulare.

2. Cento persone in copia. È molto impressionante quando alla copia vengono aggiunti il ​​direttore generale, il segretario esecutivo, tutti i colleghi dei dipartimenti vicini e tutti i parenti fino alla decima generazione. Ma non siamo a un matrimonio, perdio.

3. Anche se il numero dei partecipanti alla corrispondenza è piccolo, spesso si sviluppa in una discussione sulla muta dell'amato cane, su dettagli non importanti o qualcosa del tipo "Accontentati del primo o del secondo!" Scrivi ok, chi è d'accordo. Facepalm.

4. Buona giornata. Beh, cosa posso dire. Non so nemmeno come commentarlo. Ho la sensazione che le persone che scrivono questo siano tutti MLMers o ciarlatani.

5. Firme. Evidenzierò anche due sottovoci per loro. Non tre!

5.1 Le firme lunghe che elencano le insegne, secondo le mie osservazioni, richiedono una quantità di tempo esorbitante e un'enorme quantità di tempo libero. Idealmente, sui talloni dovrebbero esserci anche i loghi di diverse aziende.

5.2 Non stampare questa lettera. Salviamo gli alberi. Ti svelo un segreto, se ci sono più alberi, devono essere piantati invece delle corse mattutine. E l'effetto è lo stesso e benefico per il pianeta. L'interlocutore pensava davvero che avrei stampato la sua lettera?

5.3 Firme in una lingua non ortodossa. Onestamente, ogni volta che lo vedo, cordiali saluti, voglio cercare la traduzione su Google e dimenticarmene. Mi chiedo come viene ancora tradotto?

5.4 Si prega di citare la corrispondenza, altrimenti ho problemi di memoria. Consiglio a queste persone di dormire di più e di astenersi da feste e droghe nei fine settimana.

Lettera di presentazione dei documenti- si tratta di una lettera che accompagna i documenti inviati e che contiene il nome del documento inviato e le ulteriori azioni del destinatario.

Conveniente perché:

• Innanzitutto, è la prova che determinati documenti sono stati inviati. Il destinatario non potrà dire di non aver ricevuto un documento, poiché la lettera contiene la descrizione del contenuto dell'intero pacco di documenti inviati;
• in secondo luogo, contiene le istruzioni per il destinatario su cosa fare con i documenti ricevuti: quali copie devono essere firmate, sigillate e quali devono essere restituite al mittente.

Come scrivere correttamente una lettera di accompagnamento per i documenti

Una lettera di accompagnamento viene scritta per i documenti in conformità con il generale.

In alto, nell'intestazione di questo documento, sono indicati la posizione, il nome della società e il nome completo del destinatario della lettera.

Quindi vengono inseriti la data e il numero del documento e viene scritto anche il titolo della lettera.

Di seguito è riportato un messaggio per il destinatario.

Il testo della lettera di presentazione dei documenti solitamente inizia con le parole:

• Ti stiamo inviando…
• Ti inviamo...
• Vi presentiamo…

Qui è necessario indicare il nome dei documenti inviati, la loro data, numero e annotare le istruzioni per il destinatario: cosa fare con i documenti ricevuti.

Può contenere anche la parte principale della lettera di accompagnamento dei documenti. In questo caso vengono utilizzate le seguenti frasi modello:

• Si prega di confermare la ricezione...
• Per favore, passa...
• Per favore informa...
• Per favore ritorna...
• Per favore lasciatevi guidare... ecc.

Sotto il testo principale della lettera potrebbe essere presente anche una nota sulla presenza di allegati al fine di facilitare l'elaborazione della posta e ridurre la probabilità di perdere le copie inviate dei documenti (vedi esempio).

La parte finale della lettera di accompagnamento dei documenti contiene la firma del mittente, la sua posizione e il nome completo.

Esempio di lettera di presentazione per i documenti

Al regista
LLC "Standard"
E.S. Kuzmin

27.07.2013 № 23

Caro Evgenij Stanislavovich!

Ti inviamo un accordo firmato e sigillato n. 2013-25-07 datato 25 luglio 2013 con un protocollo di disaccordo. Ti chiediamo di firmare il protocollo di disaccordo, sigillarlo e inviarne una copia al nostro indirizzo entro 10 giorni.

Applicazioni:
1) contratto in 2 copie. (su 6 fogli in totale);
2) protocollo dei disaccordi in 2 copie. (solo su 2 fogli).

Direttore

Dykov

CM. Dykov

Una lettera di accompagnamento per i documenti viene preparata sulla carta intestata dell'organizzazione.

Una lettera di accompagnamento è un tipo di lettera commerciale necessaria per descrivere un pacchetto di documenti inviato al destinatario se questi documenti non contengono la parte dell'indirizzo.

Così, La lettera di accompagnamento non porta alcun carico di informazioni, ma svolge tre importanti funzioni:

• conferma il fatto dell'invio;
• fornisce l'elenco dei documenti inviati e le istruzioni per la loro gestione;
• Grazie ai dati di registrazione, consente di determinare la scadenza.

Come la maggior parte delle lettere commerciali, la lettera di accompagnamento è su carta intestata e riceve il numero di riferimento del mittente. Abbiamo discusso in dettaglio le regole per la preparazione delle lettere ufficiali più di una volta nella rivista, quindi ora ci concentreremo sulle caratteristiche della lettera di accompagnamento.

Un'analisi dettagliata di una lettera di servizio con molti esempi della sua composizione è disponibile nell'articolo "Elaboriamo una lettera di servizio"

Modelli di discorso

La base della lettera di accompagnamento è un elenco di allegati. Il testo del documento è breve e condizionatamente diviso in due parti:

• messaggio sull'invio di documenti,
• richiesta di tempestiva risposta (lettura, approvazione, restituzione di copia firmata, ecc.).

La prima parte di solito inizia così:

• “In adempimento... vi inviamo...”,
• "Ti stiamo mandando..."
• “Vi presentiamo...”

Successivamente, puoi indicare lo scopo dell'invio dei documenti: "per l'approvazione", "per informazioni", "per la firma", "Da riempire"(se si tratta di un modulo di sondaggio o di un questionario). Ti consigliamo di utilizzare il cliché “ti inviamo” o “ti inviamo”, perché... Puoi inviare qualcosa solo per informazione, ma non per firma o approvazione.

La seconda parte può contenere le seguenti parole:

• “Per favore firma, sigilla e invia una copia al nostro indirizzo...”
• “Vi preghiamo di prendere in considerazione e di inviarci entro il termine stabilito dalla legge...”,
• “Si prega di inviare al nostro indirizzo una copia di un documento debitamente redatto…”.

Requisiti “Marchio sulla presenza di candidature”

Come abbiamo già stabilito, la cosa principale in una lettera di accompagnamento per i documenti sono gli allegati. Pertanto, presteremo particolare attenzione alla questione della progettazione di questo particolare requisito. Indipendentemente dal formato della domanda, la prassi commerciale prevede l'elenco completo dei documenti allegati alla lettera, con indicazione del numero di copie e del numero di fogli presenti in ciascuno di essi. Senza queste informazioni la lettera di presentazione perderà ogni significato.

COSÌ, quando i documenti in fase di invio sono già riportati nel corpo della lettera, è inutile elencare nuovamente i loro nomi. È sufficiente indicare il numero di fogli e di copie. Vedi Esempio 1.

Esempio 1

Un frammento di testo e una nota sulla presenza di una domanda (il nome della domanda è indicato nel testo della lettera)

Se la domanda non è indicata nel corpo della lettera, oltre ai dati quantitativi, è necessario indicarne il nome. Se un pacco comprende più documenti, gli allegati sono numerati. Vedi Esempio 2.

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Esempio 2

Un frammento di testo e un segno che indica la presenza della domanda (il nome della domanda è indicato nel segno che ne indica la disponibilità)

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Sebbene GOST R 6.30-2003 lo affermi quando si elencano più applicazioni in un segno sulla loro disponibilità la parola generalizzante prima dei due punti è al singolare “Appendice:” in questi casi consigliamo comunque di scriverla al plurale “Appendici:”, come abbiamo mostrato nell’Esempio 2.

Innanzitutto, questo è corretto dal punto di vista delle regole della lingua russa. E in secondo luogo, gli stessi sviluppatori di questo GOST in seguito "si sono corretti" quando hanno iniziato a fornire spiegazioni sulla sua applicazione nelle loro raccomandazioni metodologiche. Vedi le citazioni da questi due documenti di seguito. Ma molti continuano ostinatamente a scrivere la parola “Domanda:” al singolare, anche se è seguita da un elenco di diversi documenti. Non farlo e abbiamo spiegato perché.

Frammento di documento

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GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la preparazione dei documenti"

3.21. ...Se la lettera ha un allegato che non è menzionato nel testo, indicarne il nome, il numero di fogli e il numero di copie; Se sono presenti più domande, queste vengono numerate:

Frammento di documento

Comprimi spettacolo

Documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione. Linee guida per l'implementazione di GOST R 6.30-2003

3.16. ...Se la lettera ha un allegato che non è nominato nel testo, indicare il suo nome, il numero di fogli e il numero di copie se ci sono più allegati, sono numerati:

Ci sono anche discrepanze su come scrivere la parola “allegato” nel corpo della lettera: con la lettera minuscola o maiuscola, con o senza il segno “No”. Il fatto è che il nome del documento allegato può essere indicato nel testo della lettera di accompagnamento in diversi modi; confronta tu stesso guardando l'Esempio 3: nel secondo caso è opportuno indicare tra parentesi che il documento è una domanda, e nei casi successivi mostriamo come ciò può essere fatto in diversi modi. Tutte le opzioni sono corrette, è solo importante mantenere l'uniformità nella lettera. Ed è ancora meglio scegliere e fissare un'opzione nelle istruzioni degli impiegati della tua organizzazione (o in altre normative locali su questioni simili), quindi ci sarà uniformità in tutti i documenti e ci sarà meno confusione per gli artisti.

Esempio 3

Vari modi per indicare il nome della domanda nel corpo della lettera

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Per un'applicazione rilegata non è necessario specificare il numero di fogli (Esempio 4).

Esempio 4

Descrizione dell'applicazione associata

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Quando gli allegati sono talmente tanti che conviene elencarli su un foglio a parte (si chiamerà “Inventario degli allegati alla lettera del... No...”), basterà fare riferimento a tale inventario nella lettera (Esempio 5).

Esempio 5

Se le applicazioni sono così numerose che è più conveniente elencarle in un inventario separato

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Se alleghi alla tua lettera un'altra lettera che ha un proprio allegato, devi informarne il destinatario (Esempio 6).

Esempio 6

L'allegato alla lettera ha il proprio allegato

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Infine, se la tua lettera è indirizzata a più organizzazioni contemporaneamente e l'allegato è indirizzato solo a una di esse (le altre ricevono la lettera solo per revisione), dovresti dirlo anche questo (Esempio 7).

Esempio 7

L'allegato viene inviato a un solo destinatario di posta elettronica tra diversi

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Una nota sulla presenza di allegati è posta sotto il testo della lettera e sopra la firma. Di solito queste distanze (rientri) sono identiche e pari a circa 2-3 interlinea (questo è chiaramente mostrato nell'esempio del disegno di un'intera lettera nell'Esempio 9).

Come regola generale, se un documento ha allegati, su di esso viene apposto un segno che ne indica la presenza sotto il testo e sopra la firma, e sui documenti allegati (ciascuno nella parte in alto a destra del primo foglio) è scritto quale documento a cui sono allegati (indicando il numero dell'allegato, se ce ne sono più), come nell'Esempio 8.

Esempio 8

Numero della domanda e dati del documento principale su 1 foglio della domanda

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Ma la lettera di accompagnamento ha la funzione contabile dei documenti inviati, fungendo da sorta di inventario degli allegati presenti nella busta, in realtà vengono inviati i documenti nominati in tale lettera come allegati; Se la lettera avesse una funzione diversa (ad esempio, era un'offerta, un'offerta per firmare un accordo ed elencare i termini della cooperazione proposta), allora il documento "chiave" nel suo significato sarebbe la lettera, e l'allegato i documenti lo aiuterebbero solo a svolgere la sua funzione. Ma stiamo parlando di una lettera di accompagnamento, e in questo caso non dovresti "rovinare" i documenti inviati con informazioni sull '"inventario del contenuto della busta" - ad es. Non è necessario apporre un marchio del genere su di loro!

Firma e registrazione presso il mittente

Il firmatario di una lettera commerciale è lo stesso funzionario della normale corrispondenza commerciale (di solito il capo dell'organizzazione o un top manager autorizzato). Se si tratta dell'invio di documenti contabili primari, la lettera può essere firmata anche dal capo contabile.

Per evitare che il destinatario della lettera ponga successivamente tutte le domande chiarificatrici al suo firmatario (indicato con il numero 1 nell'Esempio 9), in tale documento dovrà essere indicato anche l'esecutore testamentario (ibid., cfr. numero 2).

Prima dell'invio alla lettera di accompagnamento deve essere assegnato un numero di uscita (indicato dal numero 3).

E il destinatario gli assegnerà il suo numero in entrata al momento della registrazione del fatto di ricezione del documento, mentre su di esso potranno essere indicati la data di ricezione e il numero in entrata (scritto a mano o utilizzando un timbro, come nell'Esempio 9 - vedi numero 4).

Esempio 9

Lettera di accompagnamento

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Esempio 11

Modulo lettera di presentazione per candidati - privati

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Sorpresa per i candidati - privati

La necessità di scrivere una lettera di accompagnamento per i documenti riguarda tutti, indipendentemente dal fatto che si tratti di un'organizzazione o di un individuo. Nel frattempo, quando una persona comune entra in un'organizzazione, di regola non viene redatta alcuna lettera per accompagnare i suoi documenti. È un peccato, perché sarebbe più conveniente per te non ricordarlo e in qualche modo registrarlo tu stesso, ma avere informazioni scritte dal visitatore: da chi, quali documenti, a quale dei tuoi dipendenti e perché trasferire. Se trattate sistematicamente con individui, soprattutto su una serie di questioni standard, e allo stesso tempo ricevete da loro documenti con cui la vostra organizzazione deve poi fare qualcosa, allora vi consigliamo di sviluppare un modulo di lettera di accompagnamento per tali casi e di chiedere a ciascuno di essi persona che lo compila visitatore. Vedere il modulo di esempio nell'Esempio 11.

Registrerai il modulo compilato e consegnerai una copia della lettera con il numero in entrata al richiedente e invierai il pacchetto dei documenti ricevuti da lui lungo il percorso corretto. Quindi, quando chiami per chiedere informazioni sui tuoi documenti, la persona non ti chiederà più della “dacia a Malinovka”, ma di una certa lettera con un indice univoco.

Si prega di rispondere entro un determinato periodo di tempo

Molte organizzazioni preferiscono fissare immediatamente una scadenza per il destinatario nelle loro lettere di accompagnamento e i metodi possono variare da educati "Vi chiediamo di firmare i documenti e di restituirli entro dieci giorni." all'imperativo “Il tempo di risposta ad una lettera è di 5 giorni lavorativi”. Vale la pena scrivere così? E come reagire a tali condizioni?

Ricordiamolo secondo le regole dei rapporti commerciali. Questa linea guida dovrebbe essere ricordata se non c'è altra scadenza nella lettera di accompagnamento.

Solo un'organizzazione di controllo superiore o qualsiasi ente governativo, un documento normativo obbligatorio per la tua esecuzione, può fissare una scadenza obbligatoria. Le parti stesse possono concordare e documentare gli obblighi volontariamente assunti:

Esempio 10

Il termine per la risposta ad una lettera può essere stabilito nel contratto

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L'accordo prevede una procedura istruttoria obbligatoria per la risoluzione di controversie e disaccordi. Una Parte che ritiene che i suoi diritti ai sensi del presente Accordo siano stati violati è tenuta a inviare un reclamo scritto e motivato all'altra Parte. La parte che ha ricevuto un reclamo scritto motivato è tenuta a prenderlo in considerazione e a fornire una risposta scritta motivata entro 10 (dieci) giorni di calendario dalla data del suo ricevimento...

Quando comunicano pari nello status aziendale (se prima non c'è nessuno sopra di loro o non hanno stabilito regole di interazione per se stessi), puoi chiedere una risposta più rapida, ma per questo è necessaria una buona ragione. Per esempio: "Si prega di inviare il questionario compilato entro quattordici giorni, poiché dobbiamo fornire una risposta al Ministero della Salute della Federazione Russa entro il 1 ottobre 2013.". Gli ordini in questi casi sono errati, anche dal punto di vista dell'etichetta aziendale.

Memorizzazione delle lettere di accompagnamento

Una lettera di accompagnamento diventa superflua non appena l'esecutore ritira le sue domande e si assicura che siano complete. D'ora in poi si lavorerà su di essi e la lettera dovrà essere contrassegnata come completata e inserita nel fascicolo.

Spesso sorge la domanda su come archiviare le lettere di accompagnamento e i relativi allegati: separatamente o insieme? Di solito, l'allegato a una lettera viene inserito in un file speciale riservato appositamente a questo tipo di documento. Non c'è posto per le lettere di accompagnamento: certificati di lavoro completato, fatture, contratti e molti altri documenti vengono archiviati separatamente e spesso per periodi di tempo diversi.

Questo punto dovrebbe essere preso in considerazione quando si compila un elenco di casi. Alcune aziende (con un volume ridotto di flusso di documenti) creano un file "Lettere di accompagnamento" e vi inseriscono tutte le lettere di questo tipo, indipendentemente da ciò che è stato allegato ad esse. Altri devono creare diversi casi utilizzando lettere di accompagnamento e inserirli negli elenchi dei casi delle divisioni strutturali. Quindi, ad esempio, il contratto inviato andrà nel file "Contratti di servizio" e la lettera di accompagnamento andrà nel file "Lettere di accompagnamento per contratti per attività principali".

Succede anche che la lettera rimanga in deposito presso l'azienda, ma l'allegato no. Ciò vale, ad esempio, per le bozze di documenti (come nell'Esempio 9). La proposta di regolamento non è ancora un documento e molto probabilmente sarà oggetto di correzioni più di una volta; non è necessario conservarla;

Come puoi vedere, non c'è nulla di complicato nello scrivere una lettera di accompagnamento, ma essa stessa può far risparmiare non solo i tuoi documenti, ma anche tempo.

Una leggera difficoltà, come al solito, può sorgere quando un'azienda implementa la regola di redigere e presentare una lettera di accompagnamento correttamente eseguita insieme a un pacchetto di documenti. Ma questo problema può essere risolto semplicemente stabilendo questa regola in un atto normativo locale. E i suoi benefici sono difficili da sopravvalutare.

Note a piè di pagina

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La comunicazione aziendale è un mondo a sé con le proprie leggi. Molto dipende da come rispettiamo queste leggi: dall’impressione che facciamo su colleghi e partner, sulla produttività lavorativa e persino sull’avanzamento di carriera.

Un posto speciale nella comunicazione aziendale è occupato dalla corrispondenza commerciale, che è responsabilità quotidiana della maggior parte degli impiegati e non solo. La capacità di condurre correttamente la corrispondenza commerciale può essere di grande aiuto per concludere affari redditizi e costruire la propria immagine aziendale.

Diamo un'occhiata ad alcune caratteristiche di una lettera commerciale. Quindi, la corrispondenza commerciale è:

• uso di frasi modello e cliché
• neutralità emotiva,
• accuratezza semantica e concisione della presentazione,
• argomentazione ben costruita.

La corrispondenza commerciale in inglese è lo stesso insieme di regole e cliché, alcuni dei quali consigliamo di utilizzare a tutti coloro che lavorano con partner stranieri o in aziende internazionali. Portiamo alla tua attenzione diverse frasi utili che decoreranno la tua corrispondenza commerciale. Queste frasi metteranno in risalto la tua professionalità e contribuiranno a modellare l'immagine di un uomo d'affari. Cominciamo!

1.Si prega di trovare in allegato

Cominciamo con i classici. Spesso è necessario allegare a una lettera vari documenti o altri file. Per avvisare il destinatario della presenza di un allegato, questa frase è perfetta. Dopotutto, la parola "Allegato" nella traduzione significa "allegato". La frase dovrebbe essere usata alla fine della lettera.

Ecco un paio di esempi di utilizzo:

• In allegato trovi il mio portfolio.
• Si allega copia dell'accordo/contratto.

2. Ho inoltrato

Questa frase può essere utilizzata se è necessario inoltrare un'e-mail ad altri destinatari. Per avvisare il destinatario di ciò, la frase “ho inoltrato” è perfetta. Per esempio:

• Ti ho inoltrato il CV di Anna.
• Ti ho inoltrato l'e-mail di John.

3. Ho copiato per copia

Una persona non iniziata a tutti i segreti delle peculiarità della corrispondenza commerciale potrebbe non capire cosa significhi questa strana abbreviazione. Ma siamo professionisti. "I've cc'ed" è un'abbreviazione che sta per I have carbon copy. La frase significa "copiare qualcuno per ricevere lettere".

Quindi, se devi informare qualcuno che hai copiato altri destinatari, sentiti libero di usare questa frase. Per esempio:

• Ho mandato Sara in copia per questa email.
• Ho mandato in copia Jack e Jimmy a queste email.

Per quanto riguarda le abbreviazioni che non possono essere utilizzate nella corrispondenza commerciale, in questo caso viene solitamente fatta un'eccezione.

4. Per ulteriori dettagli

Questa frase è un modo collaudato per concludere educatamente la tua lettera in inglese. “Per ulteriori dettagli” significa “per informazioni più dettagliate”, “più in dettaglio”. Esempi di utilizzo:

• Per ulteriori dettagli contattami in qualsiasi momento.
• Per ulteriori dettagli scrivete al nostro responsabile commerciale.

Un’altra frase che ti aiuterà a concludere in modo educato è “Se avete domande, non esitate a contattarmi”. Tradotto significa “Se avete domande, sentitevi liberi di scrivermi”.

5. Non vedo l'ora

La frase “guardare avanti” significa “guardare avanti”. Quindi, se non vedi l'ora di ricevere una risposta o qualche altra azione da parte del destinatario, sarebbe abbastanza appropriato usare questa frase. Per esempio:

• Aspetto la tua risposta.
• Non vedo l'ora della tua risposta.

È meglio usare la frase alla fine della lettera.

Quando scrivi una lettera, devi essere educato anche quando non ne hai voglia. La capacità di scrivere lettere competenti in ogni situazione riflette la tua professionalità, le buone maniere e la conoscenza dell'etica aziendale. In conclusione, ricordiamo che nella corrispondenza commerciale è necessario dimostrare precisione verbale e alfabetizzazione impeccabile. Anche l'uso di abbreviazioni è inaccettabile (salvo rare eccezioni).

Scrivete correttamente le email in inglese, cari amici! Buona fortuna!

Recentemente, la posta elettronica ha assunto un posto sempre più importante nella corrispondenza commerciale. I suoi vantaggi sono evidenti: efficienza, accessibilità e facilità d'uso. Va ricordato che la corrispondenza elettronica ha le sue sfumature.

Ricevere lettere

1. Controlla la tua posta elettronica almeno 2 volte al giorno: al mattino e al pomeriggio. Altrimenti, puoi bloccare il lavoro di altre persone e ritardare la risoluzione dei problemi;
2. Se hai ricevuto una lettera, significa che qualcuno l'ha inviata e lo ha fatto per qualche motivo. Pertanto, le lettere ricevute devono essere lette. Naturalmente qui lo spam non viene preso in considerazione;
3. Se sei un manager, la tua giornata lavorativa dovrebbe iniziare avviando un client di posta elettronica che non scarichi tutto il giorno e controlli automaticamente la posta. Impostare la consegna/ricezione automatica della posta almeno ogni 10 (o meglio 2 - 3) minuti;
4. se sei molto occupato e hai ricevuto una lettera, valuta da chi proviene, l'oggetto e sfogliala: questo ti aiuterà a capire velocemente se la lettera richiede una risposta urgente o può aspettare un po';
5. Il modo più semplice ed efficace per spostare le cose e non accumulare pile di posta è rispondere immediatamente alle lettere. Pertanto, se non sei impegnato in una conversazione o in un'altra attività che non tollera interruzioni, rispondi immediatamente alla lettera.

Campi “A”, “Cc”, “Bcc”

Dovresti comprendere, ricordare e utilizzare correttamente i campi “A”, “Cc” e “Ccn”. Le tue azioni dopo aver ricevuto la lettera o le azioni del destinatario dipendono da questo.

1. "A cui". Se invii una domanda, ti aspetti una risposta dal destinatario specificato nel campo “A”. Se sei tu il destinatario, devi rispondere. Cioè, la lettera e le informazioni o le domande in essa contenute sono indirizzate direttamente al destinatario specificato in questo campo.
2. "Copia". I destinatari in questo campo ricevono una lettera per informazione o vengono “invitati come testimoni”. Il destinatario delle copie generalmente non dovrebbe rispondere alla lettera. Inoltre, quando ce n’è bisogno, è considerato educato iniziare con la frase “Mi dispiace interferire”.
3. "Copia nascosta". Il fatto che la lettera sia stata inviata alla persona specificata nel campo “Copia carbone nascosta” non sarà noto né al destinatario principale né a coloro che si trovano nelle copie. Questo campo viene utilizzato anche per l'invio di massa in modo che la tua rubrica non sia nota a tutti i destinatari.

Quando rispondi, non dimenticare il pulsante "Rispondi a tutti": questo salverà copie dei destinatari della lettera iniziale e la tua risposta non passerà da loro. Puoi sempre rimuovere i destinatari indesiderati o aggiungerne altri.

Se la lettera ricevuta contiene più di due destinatari nel campo “A”, significa che entrambi questi corrispondenti o uno qualsiasi di essi devono rispondere. Decidi chi dovrebbe rispondere. Fai però attenzione quando invii lettere che contengono più di due destinatari nel campo “A”: se invii una lettera a tutti, rischi di non ricevere risposta da nessuno.

Campo oggetto

Non dovresti lasciare questo campo vuoto. Le persone con cui corrispondi possono ricevere centinaia di email al giorno e utilizzare questo campo per valutare rapidamente l'importanza del contenuto dell'email.

La riga dell'oggetto dovrebbe riflettere brevemente l'oggetto della lettera. Titoli come “Domanda”, “Ciao!” o le intestazioni vuote rivelano che sei un principiante o che non hai competenze di base nella corrispondenza commerciale.

"L'importanza della scrittura"

Se la lettera contiene informazioni su modifiche urgenti, il testo di un contratto o altre informazioni a cui devi prestare attenzione prima, usa l'importanza "alta", questo evidenzierà la lettera nella posta in arrivo.

• Non usare l'importanza "alta" invano!
• Una lettera personale a un corrispondente d'affari o una lettera con un'immagine o un collegamento divertente e non commerciale dovrebbe essere contrassegnata con un'importanza "bassa".

Scrivere una risposta

1. Inizia con un saluto, è educato.
2. Parla la stessa lingua con la persona. Ciò non riguarda solo la lingua russa/inglese, ma anche la forma del testo. Una risposta informale a una lettera formale è una mancanza di rispetto per l'intervistato e una dimostrazione della propria bassa cultura.
3. Non utilizzare la traslitterazione, tranne quando si inviano e-mail da dispositivi mobili. Se il tuo client di posta elettronica non supporta la lingua russa o danneggia le codifiche, allega il testo della risposta nell'allegato.
4. Una lettera commerciale deve essere precisa, specifica e concisa.
   • Precisione– indicare i dettagli esatti a cui si fa riferimento (ad esempio, data della riunione, punto all'ordine del giorno della riunione, data e oggetto di un'altra email o nome del file).
   • Specificità– dalla lettera dovrebbe essere chiaro esattamente COSA si richiede ESATTAMENTE al destinatario.
   • Concisione. Chi pensa chiaramente parla chiaramente e il tuo destinatario lo vede. Pertanto non bisogna mettere su tre pagine ciò che potrebbe essere scritto in tre frasi. Un testo commerciale laconico non è secchezza, ma risparmio di tempo e precisione di pensiero.
5. Se la lettera contiene diverse domande, argomenti o compiti, strutturali e separali. Un continuo “flusso di sapone” è difficile da leggere e si può tralasciare, infatti, la questione principale della lettera.
6. Rispondere alle richieste formulate nella lettera nel modo più accurato possibile. La risposta a una richiesta o a un compito è “Facciamolo!” incompleto “Lo faremo entro tale data”, “tra tanti giorni”, “dopo tale e tale evento” è una risposta più definita e accurata.
7. Il testo non deve contenere errori! Gli errori di battitura non sono terribili, ma se scrivi in ​​modo errato le parole in ogni lettera, si notano molto rapidamente e lasciano un'impronta negativa sulla tua immagine di partner commerciale.
8. Non inviare mai una lettera senza leggere ciò che hai scritto! Leggi la tua risposta e assicurati che sia concisa, accurata, chiara, specifica e priva di errori grammaticali. Controlla che siano indicati tutti i destinatari necessari e che siano inseriti correttamente nei campi “A” e “Cc”. Verifica la presenza di errori grammaticali.
9. Riporta il testo della lettera originale.
10. Quando citi per intero (se la tua risposta riguarda l'intera lettera), scrivi il testo della risposta all'INIZIO della lettera, non alla fine!
11. Se le tue risposte sono punto per punto, separa la citazione con righe vuote in alto e in basso.

Allegati

1. Non allegare file nei formati EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR alle lettere: molti client o server di posta elettronica bloccano strettamente tali allegati e il destinatario non li leggerà mai. Raccoglili in un archivio (zip, rar) come in una conchiglia e inseriscili in questo modulo.
2. È considerato normale inviare allegati fino a 2-3 megabyte senza preavviso. Se desideri inviare un allegato più grande, verifica con il corrispondente se tale file passerà attraverso il suo server o entrerà nella sua casella di posta.
3. Astenersi dall'investire in contenuti dubbi: in primo luogo, il tuo corrispondente potrebbe non condividere i tuoi gusti e, in secondo luogo, potresti causare problemi a una persona che lavora in un'organizzazione in cui viene utilizzata la censura della posta.

Firma elettronica

1. Averlo è utile (ha le tue informazioni di contatto) ed è un buon modulo che dimostra la tua professionalità.
2. La firma non deve superare le 5-6 righe. Deve includere, come minimo, il tuo nome e cognome. Inoltre, si consiglia di indicare il proprio numero di telefono, indirizzo e-mail, nome e indirizzo fisico dell'azienda, nonché l'indirizzo del suo sito web.
3. Disponi di due opzioni per la firma elettronica: per le lettere di iniziativa (proprie) con firma completa

Una lettera commerciale dovrebbe avere una struttura chiara, i cui vantaggi sono:

• risparmiare tempo tuo e del destinatario;
• garantire che il destinatario legga la lettera e ne comprenda correttamente l'essenza;
• ricevere una risposta comprensibile e chiara.

Struttura di una lettera commerciale

Appello

Si trova nell'intestazione della lettera e contiene la posizione e il nome completo del destinatario. Per la corrispondenza commerciale ufficiale, l'indirizzo standard è "Gentile", che si scrive con la lettera maiuscola e al centro della pagina. E poi ci sono moltissime opzioni a seconda di cosa scrivono e a chi. Pertanto, in Russia è consuetudine rivolgersi alle persone per nome e patronimico, nelle aziende con una cultura aziendale occidentale - semplicemente per nome. Se conosci personalmente il tuo partner, puoi rivolgerti a lui in questo modo: "Caro Andrey Petrovich", se non lo conosci, "Caro signor Smirnov". A proposito, quando ci si rivolge a una persona, la parola "Mr." non può essere abbreviata in "Mr." E in nessun caso dovresti scrivere "Caro signor A.P. Smirnov". O "Andrey Petrovich" o "Mr. Smirnov".

Se non scrivi a reali, rappresentanti di confessioni religiose, presidenti e membri dei parlamenti di vari paesi, considerati fortunato. Per essi esistono formule di conversione ufficiali e speciali per ogni grado. Prima di inviare tale lettera, controlla attentamente se il messaggio selezionato corrisponde allo stato del destinatario. È molto più facile ricordare come scrivere al personale militare: "Caro compagno colonnello", anche se questo colonnello è una donna. Ma l'indirizzo “Ladies and Gentlemen” è secolare, ed è meglio usarlo, diciamo, per un invito all'apertura di un salone di moda. Se inviti qualcuno a una presentazione aziendale, ad esempio di nuovi impianti di perforazione, secondo la pratica consolidata, per tutti viene utilizzato l'indirizzo comune "Egregi Signori". In questo caso non importa che anche le donne lavorino in questa organizzazione.

Esempio:

all'amministratore delegato
LLC "Concordia"
Dobrovolsky P.I.

Caro Pavel Il'ic!
O
Caro signor Dobrovolsky!

Preambolo

Costituisce il primo paragrafo della lettera, in cui enuncia il suo scopo, il motivo che ti ha spinto a scriverla. Dopo aver letto il preambolo, il destinatario deve comprendere l'essenza della lettera Esempio: ti scrivo per esprimere la mia insoddisfazione per la qualità delle materie prime per la produzione di mobili che la tua azienda ci fornisce e conto sulle tue azioni. mirato a cambiare rapidamente la situazione in meglio e a compensare le perdite causateci.

Esempio: Nell'ultimo mese, a partire dal 2 giugno di quest'anno, il 10-15% di ogni lotto delle vostre materie prime è difettoso. Questi fatti sono stati adeguatamente documentati dagli specialisti della nostra azienda. Alla presente sono allegate copie dei documenti. Le perdite della nostra azienda dovute al ricevimento di materie prime difettose ammontano a circa 1 milione di rubli. Collaboriamo con Concord LLC ormai da cinque anni e finora non abbiamo avuto motivo di lamentarci. In questa situazione, insistiamo sul pieno risarcimento delle nostre perdite. Se necessario, siamo pronti a condurre un esame congiunto delle materie prime scartate.

Conclusione

Necessario per un breve riassunto di tutto ciò che è scritto e una conclusione logica alla lettera.

Esempio: Sono sicuro che capirai questa situazione e nel prossimo futuro la nostra cooperazione tornerà alla normalità.

Firma

La lettera termina con la firma (posizione + nome completo) del destinatario, preceduta dalla forma educata standard “Con rispetto”. Sono possibili anche le opzioni: "Cordiali saluti", "Con speranza per una cooperazione produttiva", "Con gratitudine per la vostra collaborazione", ecc. Quando si firma una lettera, è importante tenere conto del grado del destinatario e del destinatario. La lettera indirizzata al direttore generale deve essere firmata anche dal direttore generale o, almeno, dal suo vice. In questo caso, la firma deve corrispondere alla sua decodificazione: la situazione in cui il vicedirettore mette una barra accanto al cognome del direttore e firma con il proprio nome è inaccettabile.

Esempio: Cordiali saluti, direttore generale della fabbrica di mobili Zarya A.D. Kiselev

PS

Postscript (P.S.) - un poscritto alla fine di una lettera dopo la firma - viene utilizzato abbastanza raramente nella corrispondenza commerciale. Serve per informare il destinatario di un evento importante accaduto dopo la scrittura della lettera o per trasmettergli informazioni indirettamente correlate all'argomento della lettera.

Esempio 1: PS Ti informo che la percentuale di difetti in un lotto di materie prime ricevuto 3 ore fa è aumentata al 17%!

Esempio 2: PS Il capo del nostro reparto ricevimento materie prime incontrerà i vostri specialisti presso la vostra azienda domani alle 14:00.

Applicazioni

Gli allegati sono un'aggiunta facoltativa al testo principale della lettera e pertanto sono redatti su fogli separati, ogni allegato su un proprio foglio. Non ci sono regole per scriverli.

Frasi standard per la corrispondenza commerciale

Avvisi

• Vi informiamo che il ritardo nella spedizione... è avvenuto a causa...
• Desideriamo informarvi che la direzione dello stabilimento ha preso una decisione...
• Ti informiamo che la tua offerta è stata accettata.
• Vi informiamo che noi...
• Ti informiamo che...
• Vi informiamo che purtroppo non possiamo...

Modelli di espressioni che spiegano le motivazioni (le frasi più comuni all'inizio di una lettera commerciale standard)

Secondo il protocollo...
• Al fine di rafforzare la tutela della proprietà...
• In risposta alla tua richiesta...
• Per confermare la nostra conversazione telefonica...
• Per confermare il nostro accordo...
• Per fornire assistenza tecnica...
• A causa della difficile situazione...
• In relazione al lavoro congiunto...
• Secondo la lettera del cliente...

Se l'autore è una persona giuridica, le azioni vengono trasferite:

1. Terza persona singolare, ad esempio:
   • Alla pianta Zarya non importa...
   • La joint venture russo-inglese Soyuz K offre...
   • La cooperativa Naiv garantisce...
2. Dalla terza persona plurale, ad esempio: La direzione e il comitato sindacale dello stabilimento di Zarya chiedono seriamente...
3. Prima persona plurale:
   • Per favore...
   • Confermiamo...
   • Informiamo...

Se l'autore è un individuo, le azioni vengono trasferite:

1. Prima persona singolare, ad esempio:
   • Per vostra informazione…
   • Chiedere…
   • ti sto informando...
2. Prima persona plurale, ad esempio:
   • Approviamo...
   • Abbiamo ricevuto il tuo telegramma...
   • Congratulazioni...
   • Sosteniamo...

Richiesta

• Si prega di verificare lo stato di avanzamento dei lavori...
• Per favore, agisci...
• Si prega di fornire dati sulle prestazioni...

Invio di documenti o beni materiali

• Inviamo disegni di assemblaggio della macchina...
• Inviamo i documenti che ti interessano tramite posta raccomandata...
• Ti inviamo il contratto da noi firmato...

Conferma

• Con gratitudine confermiamo la ricezione del vostro ordine e procediamo alla sua attuazione...
• Confermiamo la ricezione delle specifiche per...
• Lo stabilimento di Zarya conferma i termini di fornitura di attrezzature...

Offerta

• Possiamo offrirvi…
• Vi invitiamo ad acquistare...
• Possiamo consigliarvi...

Invito

• Vi invitiamo a prendere parte alla discussione del progetto...
• Partecipa alla discussione del problema...
• Invitiamo un rappresentante della vostra azienda a visitare...

Rifiuto e rigetto della proposta (progetto)

• La bozza dell'elenco dei titoli che hai inviato per i progetti di costruzione del valore... non può essere approvata da noi per i seguenti motivi.
• La tua proposta (progetto) è stata respinta per i seguenti motivi...

Promemoria

• Ti ricordiamo che secondo il piano di lavoro congiunto devi...
• Ti ricordiamo che ai sensi di... È necessario...
• Ti ricordiamo che il pagamento dovuto ammonta a...
• Ti ricordiamo che scade il termine per l'invio del manoscritto...

Garanzie

• Garantiamo il pagamento.
• Garantiamo le scadenze.
• Garantiamo la qualità dei prodotti.

Interpretazione della propria posizione

• I nostri appelli su questo tema non hanno portato a risultati positivi.
• Non abbiamo obiezioni al design.
• Non possiamo consegnarvi la merce... per i seguenti motivi:...

Interpretazione delle azioni dell'altra parte

• Un ritardo del genere potrebbe portare...
• È del tutto inspiegabile il motivo per cui la vostra fabbrica ritarda la spedizione degli stampi...
• Le promesse che hai fatto non vengono mantenute.

Parole finali

• Ci auguriamo che la nostra richiesta venga soddisfatta.
• Saremo lieti di ulteriore cooperazione.
• Con auguri di successo.
• Ti chiediamo gentilmente di non ritardare la tua risposta.
• Vi preghiamo di perdonarci per il ritardo nella risposta (per un errore).

Standard etici per la corrispondenza commerciale

La corrispondenza commerciale, come qualsiasi altra forma di interazione umana, si basa su una serie di regole e norme etiche, la principale delle quali è "CORRETTEZZA E RISPETTO PER IL TUO PARTNER". Anche se lo scopo della lettera è esprimere un reclamo, il suo testo non deve contenere parole volgari o espressioni errate che possano offendere la controparte. Prendendoti cura di preservare la dignità del tuo destinatario, preservi anche la tua.

• iniziare il messaggio con una dichiarazione di rifiuto. Innanzitutto occorre motivare la decisione presa e chiarire che in determinate circostanze la questione può essere riconsiderata;
• imporre al destinatario l’esito atteso della domanda, ad esempio: “Per favore studia e risolvi positivamente la questione” oppure “Per favore approva questa candidatura”
• incoraggiare il destinatario ad affrettarsi nel prendere una decisione con le parole “urgentemente”, “immediatamente”, “in un periodo di tempo più breve”. È meglio usare le formule del galateo “vi prego di rispondere entro tale data”, “vi esorto ad informarmi immediatamente della vostra decisione”
• accennare al destinatario della sua immaginaria disattenzione, incompetenza, introducendo nel testo della lettera una dicitura del tipo “Propongo di studiare attentamente...”.

Per il destinatario delle lettere commerciali i requisiti inderogabili, dal punto di vista delle norme etiche, sono:

• rifiuto del modulo di risposta, in cui viene restituita all'autore una lettera di richiesta o una lettera di offerta con le informazioni di risposta inserite;
• risposta rapida e chiara all'organizzazione di invio. Il ritardo o la mancanza di risposta possono essere considerati non collaborativi.

Seguire gli standard etici della corrispondenza commerciale sopra elencati non richiederà di compiere alcuna impresa e col tempo diventerà facile e abituale. Inoltre, ti darà la reputazione di persona piena di tatto e ti insegnerà anche come trasformare gli avversari in alleati.

Regole generali per scrivere lettere commerciali

Oltre alla struttura, un altro componente importante di una lettera commerciale competente è il suo design accurato.

E-mail di informazioni

E-mail di informazioni- Questa è una lettera ufficiale che informa il destinatario di informazioni ufficiali.

La lunghezza della newsletter varia da un paragrafo a più pagine.

Di norma, le lettere informative sono firmate dal capo dell'organizzazione e, in caso di invio di massa (ad esempio, a tutti i clienti dell'azienda), potrebbero non contenere affatto una firma manuale. Le lettere informative sono spesso standard natura.

Un'inchiesta– una lettera ufficiale inviata per ottenere qualsiasi informazione o documento ufficiale.

In generale, le lettere di richiesta sono redatte allo stesso modo delle lettere di richiesta. Le lettere di richiesta sono solitamente firmate dal capo dell'organizzazione o da un funzionario ufficialmente autorizzato.

Il testo della lettera di richiesta deve contenere la giustificazione della necessità di fornire materiali o informazioni e l'enunciazione effettiva della richiesta.

Una lettera di richiesta richiede una lettera di risposta.

Lettera di risposta

Una lettera di risposta è una lettera di servizio scritta come risposta a una lettera di richiesta o a una lettera di richiesta.

La risposta può essere negativa (lettera di rifiuto) o positiva.

Il testo della lettera di risposta dovrebbe utilizzare la stessa lingua e lo stesso vocabolario utilizzati dall'autore nella lettera di iniziativa, a condizione che la lettera di richiesta sia stata scritta correttamente in termini di linguaggio.

Non dovresti includere nel testo della lettera di risposta un collegamento alla lettera ricevuta (“Alla tua lettera datata _______#__…”).

Le informazioni sulla lettera di iniziativa sono incluse nel numero di registrazione della lettera di risposta. Si consiglia di iniziare una lettera di rifiuto con una motivazione del rifiuto: "In relazione a...", poiché una risposta negativa deve essere motivata, non è possibile. semplicemente rifiutare una richiesta senza spiegazione.

Lettera di conferma

Una lettera di conferma è una lettera ufficiale in cui il destinatario conferma gli accordi, le intenzioni, la ricezione di informazioni, documenti o altro materiale precedentemente raggiunti, ecc.

La formula linguistica chiave di questo tipo di lettera è: “Confermiamo (ricezione di documenti, accordo preliminare, consenso a ...)”.

Quando si conferma un accordo preliminare, il testo della lettera deve delinearne brevemente l'essenza.

Se la ricezione dei documenti è confermata, dovresti nominarli, ecc. La lettera di conferma può terminare con una richiesta, un desiderio o una proposta.

Lettera di lamentela

Una lettera di reclamo è una lettera commerciale di iniziativa, il cui scopo è esprimere un reclamo o un'insoddisfazione al destinatario.

In conclusione, dovrebbero essere espressi desideri o proposte specifici per correggere la situazione.

Lettera di garanzia

Le lettere di garanzia hanno lo scopo di fornire al destinatario garanzie scritte al fine di confermare determinate promesse o condizioni, intenzioni o azioni dell'autore (organizzazione mittente), che in un modo o nell'altro influiscono sugli interessi del destinatario.

Le lettere di garanzia sono indirizzate a un'organizzazione o a un individuo. La parola “garanzia” potrebbe non essere affatto menzionata nel testo della lettera, tuttavia la lettera rimarrà un documento contenente una garanzia.

Il pagamento del lavoro svolto, i tempi del suo completamento, la qualità del lavoro, la qualità del prodotto, i tempi della sua consegna, il pagamento dei prodotti ricevuti, ecc. Possono essere garantiti. Questi aspetti possono costituire il contenuto del intera lettera o essere inclusa nel testo della lettera come sua componente.

Le lettere di garanzia hanno natura decisamente giuridica e corrispondono come status a documenti di natura contrattuale. Molto spesso vengono emesse lettere di garanzia per confermare il pagamento.

In questo caso è obbligatorio indicare il numero di contratto e la fattura in base alla quale dovrà essere effettuato il pagamento.

Le lettere di garanzia si distinguono per chiarezza, accuratezza e formulazione inequivocabile, poiché stiamo parlando di fornire garanzie al destinatario per conto e per conto di un'organizzazione o funzionario. Deve indicare il tipo di operazione da eseguire.

Tali lettere possono iniziare con l'indicazione dell'essenza delle garanzie fornite al destinatario, ad esempio: "Con questa lettera garantisco...".

In altri casi, la lettera di garanzia può contenere l'esposizione delle ragioni alla base dell'intenzione dell'autore di dichiararsi disponibile a fornire determinate garanzie al destinatario. In questo caso, la dichiarazione corrispondente è formulata nella frase finale, ad esempio: "Garantiamo il pagamento" o "Garantisco il pagamento tempestivo e completo".

Una particolarità di questo tipo di lettere è la presenza, oltre alla firma dell'autore (ad esempio, del direttore di un'organizzazione), della firma di un funzionario direttamente responsabile delle questioni finanziarie o di altro tipo. Se viene inviata una lettera di garanzia come obbligo di pagamento per un acquisto, un servizio reso, ecc., è necessario indicare le coordinate bancarie dell'organismo pagatore.

La frase chiave della lettera di garanzia può includere le seguenti parole ed espressioni:

• Noi garantiamo...
• Ti garantiamo che...
• L'azienda Partner garantisce...
• Si prega di inviare al nostro indirizzo in contrassegno (tipo di garanzia)...
• Garantiamo il pagamento...
• Con la presente garantiamo...

Riepilogo

Un curriculum è un tipo di lettera commerciale volta a fornire al datore di lavoro la presentazione più completa e vantaggiosa di uno specialista.

Quando scrivi un curriculum, dovresti seguire rigorosamente una serie di regole:

1. Presentati
2. Formazione scolastica
3. esperienza
4. È necessario indicare il livello salariale desiderato?
5. Devo fornire ulteriori informazioni su di me?
6. Hai bisogno di dati personali?
7. Adatta il tuo curriculum alle esigenze del datore di lavoro
8. Atteggiamento verso i viaggi d'affari
9. Disponibilità di raccomandazioni
10. Lettera di accompagnamento

Non esiste e non può esistere un unico curriculum per tutte le occasioni che possa essere inviato a tutte le aziende senza modifiche.

Ogni volta, dovresti prima pensare a quali qualità verranno apprezzate in un nuovo lavoro e modificare il tuo curriculum in base ad esse. Le informazioni presentate nel curriculum devono essere affidabili. Non lasciare spazi vuoti nel tuo curriculum.

E, soprattutto, il curriculum dovrebbe essere breve: non più di una pagina e mezza. La tua capacità di formulare chiaramente e presentare brevemente è un indicatore di un alto livello di cultura generale.

Avere una foto nel curriculum è gradito.

1. Conferma del fatto e delle condizioni di lavoro nell'organizzazione, breve informativa sugli incarichi ricoperti e sulle responsabilità ricoperte (per una lettera di raccomandazione di un privato, questo paragrafo indica per quale periodo di tempo e in quale veste l'autore della lettera conosce il persona consigliata). L'elenco delle responsabilità dovrebbe indicare le qualifiche della persona raccomandata. Se la persona segnalata ha ricoperto più incarichi, per ciascun intervallo temporale vengono indicati i dati relativi agli incarichi ricoperti e alle responsabilità lavorative svolte. Esempio: Sidorov Vladimir Aleksandrovich ha lavorato presso la società Vector dal 12 marzo 1998 al 16 marzo 2002, compreso dal 12 marzo 1998 al 16 marzo 2002 - come direttore del reparto commerciale e acquisti, dal 17 marzo al 25 novembre 2002 - come un senior manager dello stesso dipartimento. Le sue responsabilità come manager consistevano nell'organizzare la fornitura di componenti e, come senior manager, nell'organizzare l'interazione tra le aziende fornitrici di componenti e la produzione.
2. Una breve descrizione delle qualità professionali, imprenditoriali e personali consigliate e dei successi ottenuti durante il suo lavoro nell'organizzazione. Dovresti abbandonare parole generali come affidabile, competente, coscienzioso, ecc. E concentrarti su fatti specifici che caratterizzano la persona raccomandata in termini di qualità professionali e capacità di far fronte a determinati compiti. Qui puoi concentrarti su categorie come il livello di conoscenza e duro lavoro nello svolgimento dei compiti di base, capacità di far fronte a compiti non standard, ingegno, iniziativa, capacità di apprendimento, capacità di adattamento in varie situazioni, stabilità emotiva, qualità di leadership. Qui puoi anche fornire un confronto approssimativo della persona raccomandata collaborare con il lavoro dei suoi colleghi, indicare le realizzazioni più significative, i progetti da lui personalmente sviluppati e realizzati. Esempio: Ha padroneggiato in modo indipendente il software, ha condotto trattative commerciali in modo indipendente e con successo, ha supervisionato efficacemente i suoi subordinati, ecc.
3. Motivi per cambiare lavoro (lasciare l'organizzazione, trasferirsi in un altro luogo). Potrebbe trattarsi di un cambiamento nel profilo dell'organizzazione, chiusura di una divisione, cambiamenti di personale nell'organizzazione, cambio di residenza, ecc.
4. Conclusioni. Una valutazione breve e specifica delle competenze, delle qualità imprenditoriali, del potenziale creativo e delle opportunità di carriera della persona consigliata. Raccomandazioni per occupare una o più posizioni specifiche (in alcuni casi è consigliabile indicare qui in che misura si consiglia una persona per la posizione desiderata: incondizionatamente, fortemente, con qualche riserva, sconsiglia). Esempio: Vladimir Aleksandrovich Sidorov parla fluentemente la tecnologia... (ha una vasta esperienza di lavoro con software server... o... può lavorare in modo indipendente con clienti aziendali... ecc.). Credo che il signor Sidorov possa svolgere efficacemente i compiti di capo dipartimento, lavorando come capo dipartimento, vice capo del dipartimento informatico di un'impresa di medio livello.
5. Dati di contatto della persona che firma la lettera. Questo punto è particolarmente rilevante per le lettere di raccomandazione scritte da privati, poiché è del tutto possibile che un nuovo datore di lavoro, dopo aver letto la lettera di raccomandazione, vorrà chiarire alcuni dettagli.

comunicato stampa

Un comunicato stampa è un messaggio informativo per i media, il cui scopo è attirare l'attenzione su un determinato evento (accaduto o imminente) al fine di massimizzare la copertura di questo evento nei media.

I comunicati stampa vengono compilati e inviati dai servizi stampa di aziende e organizzazioni e seguono alcune regole di scrittura:

• nell'intestazione del documento deve essere riportata la parola “Comunicato stampa” e deve essere indicata la data della sua diffusione;
• il titolo del comunicato stampa deve riflettere nel modo più chiaro possibile l'argomento e il messaggio del messaggio informativo;
• l'essenza del titolo del comunicato stampa può essere resa più dettagliatamente nel sottotitolo (la sua presenza non è tuttavia necessaria);
• il primo paragrafo del comunicato deve necessariamente contenere le seguenti informazioni: cosa, dove e quando è avvenuto (accaderà);
• Il volume del comunicato stampa non deve superare una pagina e mezza di testo dattiloscritto. In questo caso è consigliabile limitarsi ad una pagina, comprensiva di firma e piè di pagina della carta intestata dell’organizzazione;
• il comunicato stampa può includere citazioni di giornalisti - portavoce responsabili dell'organizzazione;
• il comunicato stampa è redatto su carta intestata dell’organizzazione;
• Nella firma del comunicato stampa deve essere indicato il nome completo del referente che può fornire ulteriori informazioni sull'argomento del comunicato stampa, e i suoi dati di contatto: telefono (preferibilmente cellulare), e-mail, numero ICQ.

Lettera di congratulazioni

Il formato "Congratulazioni" appartiene alla categoria della corrispondenza commerciale personale.

Viene redatto su un modulo di auguri o su una cartolina e nella sua preparazione può e deve prevalere un approccio creativo. Ciò vale sia per il testo della lettera che per il suo design.

Le congratulazioni possono essere personali (buon compleanno) o di massa (ad esempio, felice anno nuovo).

Nel primo caso, l'indirizzo del destinatario deve essere personale - per nome e patronimico; nel secondo caso può essere generale, ad esempio “Cari amici!”

In entrambi i casi, il mittente deve firmare personalmente le congratulazioni (per l'invio di congratulazioni di massa viene utilizzato un facsimile).

Congratulazioni personali

Congratulazioni di massa

Lettera di invito

Il formato "Invito" appartiene alla categoria della corrispondenza commerciale personale.

Viene rilasciato su carta intestata ufficiale o cartolina e ha lo scopo di informare il destinatario di un determinato evento speciale a cui è invitato a partecipare.

L'invito deve contenere informazioni sul luogo e l'ora dell'evento, nonché il suo nome.

L'invito deve indicare il codice di abbigliamento accettabile (ad esempio, nero e cravatta), nonché il numero di persone a cui si applica l'invito.

Di norma, l'invito è di natura personale, ma durante gli eventi pubblici può essere impersonale.

Invito personale

Invito di massa

Lettera di ringraziamento

Il formato "Grazie" appartiene alla categoria della corrispondenza commerciale personale e ha lo scopo di esprimere gratitudine al destinatario.

Di norma, la gratitudine viene emessa sulla carta intestata ufficiale dell'organizzazione, ma può essere emessa come cartolina.

Il testo della lettera di ringraziamento è scritto in uno stile conciso, amichevole e ufficiale con riferimento all'evento che ha spinto il mittente ad esprimere la propria gratitudine al destinatario. Se lo si desidera, possono essere elencati anche altri meriti del destinatario. La gratitudine è certificata dalla firma personale del mittente e, in alcuni casi, dal sigillo dell'organizzazione.

Esempio: Messaggio del Primo Ministro della Gran Bretagna al Presidente del Consiglio dei Commissari del Popolo dell'URSS (25 aprile 1942) “Vi sono molto grato per il vostro messaggio del 23 aprile. Naturalmente accoglieremo con favore la visita del signor Molotov, con il quale sono sicuro che potremo svolgere un lavoro molto utile. Sono molto lieto che sia possibile consentire questa visita, che sono certo sarà molto preziosa”.

Lettera di cordoglio

Il formato "Condoglianze" appartiene alla categoria della corrispondenza commerciale personale e ha lo scopo di esprimere empatia e sostegno al destinatario riguardo ad altri tristi eventi o perdite.

Quando si scrive un messaggio di cordoglio, è molto importante scegliere le parole giuste e sincere che possano davvero sostenere il destinatario nel suo dolore.

Allo stesso tempo, è importante esprimere i tuoi sentimenti e le tue esperienze riguardo a quanto accaduto.

Le condoglianze vengono inviate in uno stile discreto e corretto su carta intestata ufficiale o su una cartolina speciale e certificate dalla firma personale del mittente.

Lettera d'affari- un documento utilizzato per la comunicazione, la trasmissione di informazioni a distanza tra due corrispondenti, che possono essere sia persone giuridiche che persone fisiche.

A causa della natura delle loro attività, un manager o uno specialista in gestione deve scrivere molte lettere commerciali.

Le lettere commerciali includono caratteristiche, curriculum, lettere di raccomandazione, lettere di sollecito e ringraziamento, lettere di invito a un colloquio o a una presentazione, lettere di rifiuto, dichiarazioni di reclamo, reclami, ecc.

Come scrivere correttamente una lettera commerciale

• la carta per una lettera commerciale deve essere di buona qualità, assolutamente pulita, ben rifinita;
• È auspicabile che il modulo della lettera commerciale contenga il logo dell'organizzazione, il suo nome completo, indirizzi postali e telegrafici, telefono, fax, e-mail e coordinate bancarie;
• le lettere commerciali ufficiali sono stampate sul lato anteriore del foglio, senza segni; tutte le pagine tranne la prima sono numerate con numeri arabi;
• la larghezza del margine sul lato sinistro del foglio deve essere di almeno 2 cm, il paragrafo inizia con una linea rossa con un arretramento di cinque intervalli dal bordo sinistro della linea; il testo viene stampato a intervalli da uno e mezzo a due; Si consiglia di evitare il ritorno a capo;
• nell'angolo in alto a destra di una lettera commerciale, sotto l'indirizzo dell'organizzazione mittente, è indicata la data, preferibilmente per intero (ad esempio, 2 gennaio 2007);
• sul lato sinistro del foglio è scritto il nome dell'organizzazione o il cognome e l'indirizzo della persona a cui viene inviata la lettera commerciale;
• sotto, dal bordo della riga o al centro del foglio, è scritto un indirizzo cortese; per esempio, "Caro Ivan Ivanovich"; è richiesta una virgola dopo un indirizzo, ma spesso viene utilizzato un punto esclamativo per iniziare la frase successiva con una linea rossa e una lettera maiuscola;
• la lettera commerciale si conclude con parole di ringraziamento per la collaborazione e con l'auspicio che essa continui;
• la firma è apposta sul lato destro del foglio, dopo la frase finale di cortesia, ad esempio “Con rispetto...”, sotto la firma autografa è stampato il cognome del firmatario;
• le deliberazioni su ogni tipo di corrispondenza in entrata devono essere prese a matita o su fogli separati; una lettera commerciale viene piegata con il testo all'interno e le lettere commerciali più importanti non vengono piegate, per cui vengono inviate in buste grandi e spesse;
• una richiesta telegrafica dovrebbe ricevere risposta entro 3 giorni, una lettera commerciale - 10; se la richiesta richiede un esame approfondito, entro 3 giorni è necessario informare che la lettera commerciale è stata presa in considerazione e fornire una risposta definitiva entro 30 giorni.

• accuratezza e chiarezza nella presentazione dei pensieri: parole brevi, frasi brevi, paragrafi brevi
• massima accessibilità del testo per la comprensione, l'uso di frasi semplici che ne esprimano l'essenza in modo accurato e inequivocabile
• alfabetizzazione
• correttezza