"Dipartimento risorse umane", 2008, N 1

Elaboriamo una tabella del personale

Il personale è un importante documento personale per qualsiasi organizzazione. Ma la domanda è: i datori di lavoro, indipendentemente dalla forma organizzativa e giuridica, sono obbligati ad avere una tabella del personale e, in caso affermativo, come redigerla correttamente e come vengono apportate le modifiche?

La tabella del personale è il documento principale per i registri del personale. La sua forma unificata N T-3 è stata approvata dal decreto del Comitato statale di statistica della Russia del 05/01/2004 N 1 "Sull'approvazione delle forme unificate della documentazione contabile primaria per la contabilità del lavoro e il suo pagamento". Secondo tale decreto, i moduli unificati per la contabilità del personale dovrebbero essere utilizzati dalle persone giuridiche di tutte le forme organizzative e giuridiche. L'elenco del personale contiene un elenco di unità strutturali, posizioni, specialità, professioni, informazioni sul numero di unità di personale, stipendi ufficiali, indennità e buste paga mensili. Può essere redatto sia sotto forma di documento unico per l'organizzazione nel suo insieme, sia per le sue singole divisioni strutturali. L'elenco del personale è firmato dal capo del servizio del personale e dal capo contabile, se necessario può essere firmato dai capi delle divisioni strutturali. La tabella del personale è approvata per ordine del capo dell'organizzazione o di una persona da lui autorizzata ed è il documento principale che determina la struttura organizzativa e fissa la forza ufficiale e numerica dell'organizzazione.

Cosa intendiamo per personale?

Esistono molte definizioni diverse del concetto di "personale", da cui deriva che si tratta di un documento organizzativo e amministrativo che riflette la struttura dell'organizzazione. Contiene un elenco di posizioni che ne indica il numero e gli stipendi. La tabella del personale riflette anche l'importo delle indennità e dei pagamenti aggiuntivi che esistono in questa organizzazione, in relazione a posizioni specifiche.

Spesso i leader di varie organizzazioni non sanno esattamente chi dovrebbe redigere la tabella del personale e apportarvi modifiche. Nelle grandi organizzazioni in cui il numero di dipendenti supera le 500 persone, esiste un servizio del personale o un dipartimento del personale che si occupa della gestione dei record del personale. Ma nelle piccole imprese o nei singoli imprenditori senza la formazione di una persona giuridica, il cui numero di dipendenti non supera le 50 persone, possono essere coinvolti sia il personale contabile che il capo o l'imprenditore stesso. Nelle organizzazioni con più di 100 dipendenti, il manager assegna le funzioni di gestione dei registri del personale al responsabile dell'ufficio o al consulente legale. Attualmente, tali organizzazioni preferiscono assumere un avvocato con le funzioni di lavoratore del personale, "uccidendo così due piccioni con una fava". Ma in ogni caso, il processo di formazione del tavolo del personale è piuttosto complicato e consiste in più fasi, pertanto richiede il coinvolgimento non solo dei funzionari del personale, ma anche degli economisti.

Fasi del personale

Prima di iniziare la preparazione del tavolo del personale, è necessario determinare la struttura organizzativa dell'organizzazione, ovvero visualizzare schematicamente le unità strutturali, nonché l'ordine della loro subordinazione e delle relazioni reciproche. Quindi si procede alla fase successiva: stilare una tabella del personale e portarla nella forma corretta secondo il modulo unificato N T-3 "Staffing". Compilarlo è facile, ma ci sono alcune cose da tenere a mente. Ad esempio, il nome dell'organizzazione è indicato in stretta conformità con il nome che appare nei documenti costitutivi. Se un'organizzazione ha sia un nome completo che un nome abbreviato, è possibile utilizzare uno dei due. È improbabile che la compilazione delle colonne per la data e il numero del documento causi difficoltà, ma per le grandi organizzazioni in cui vengono spesso apportate modifiche alla tabella del personale, è consigliabile introdurre una numerazione separata per la tabella del personale.

La data della tabella del personale non sempre coincide con l'ora di inizio della sua azione, pertanto, in forma unificata, viene fornita la colonna "Per il periodo ______ da "___" ________ 20__", ovvero una data specifica da cui entra in vigore l'organico.

Inoltre, in forma unificata, in una colonna separata, sono apposti la data e il numero dell'ordine del capo sull'approvazione della tabella del personale. Nota: il personale può essere approvato una volta ed essere valido a tempo indeterminato. In questo caso, per lavorare con il documento, bisogna tener conto di tutte le modifiche e integrazioni apportate dagli ordini (ordini) del capo, cosa che in pratica non è sempre conveniente. A causa del fatto che non ci sono restrizioni sul numero di cambi di personale per le organizzazioni commerciali, è meglio introdurre una nuova tabella del personale ad ogni cambiamento.

Consideriamo ora la colonna "Unità strutturale". Le organizzazioni commerciali, di regola, determinano da sole i nomi delle divisioni strutturali, guidate da concetti e definizioni generalmente accettati (non è auspicabile chiamare divisioni strutturali oscure parole straniere). Ma ci sono organizzazioni in cui una serie di benefici forniti ai dipendenti dipende dal nome dell'unità strutturale indicata nella tabella del personale (ad esempio, istituzioni mediche e educative, imprese che includono la produzione con condizioni di lavoro dannose). In questo caso è molto importante la corretta riflessione nell'organico dei nomi delle unità strutturali. Per facilitare il lavoro nella designazione delle divisioni strutturali, esistono classificatori industriali di industrie pericolose o nomenclature per i nomi delle divisioni strutturali, nonché libri di riferimento tariffari e di qualificazione, classificatori tutti russi, l'elenco delle industrie, officine, professioni e posizioni , approvato dal decreto del Comitato statale per il lavoro dell'URSS e dal Presidium del Consiglio centrale sindacale di tutta l'Unione del 25 ottobre 1974 N 298 /P-22, impiego in cui dà diritto a una pensione di vecchiaia su condizioni preferenziali.

Di norma vengono indicate prima le divisioni strutturali dell'amministrazione (direzione, contabilità, ufficio del personale, ecc.), poi le divisioni di produzione e infine le divisioni di servizio e supporto (reparto forniture, servizi di riparazione, ecc.).

La colonna N 3 "Posizione (specialità, professione), categoria, classe (categoria) di qualifica" è compilata in stretta conformità con i libri di riferimento tariffari e di qualificazione e il classificatore tutto russo delle posizioni dei dipendenti e delle professioni dei lavoratori. Quando si determinano i nomi delle posizioni incluse nella tabella del personale dell'organizzazione, è necessario essere guidati dal classificatore tutto russo delle professioni dei lavoratori, delle posizioni dei dipendenti e delle categorie salariali OK 016-94, approvato dal decreto dello standard statale della Russia del dicembre 26, 1994 N 367. In detto Classificatore, in particolare, le posizioni dei dipendenti in conformità con l'elenco delle qualifiche per le posizioni di dirigenti, specialisti e altri dipendenti (approvato con decreto del Ministero del lavoro russo del 21 agosto , 1998 N 37).

La sequenza di riempimento di questa colonna per ciascuna unità strutturale è individuale, tenendo conto delle specifiche di una particolare organizzazione. Di solito, le posizioni del capo dell'unità strutturale, dei suoi vice, quindi dei principali specialisti e principali, quindi degli artisti si trovano per prime. Se l'unità strutturale dispone sia di personale tecnico che tecnico e operai, è necessario assegnare prima gli ingegneri, quindi i lavoratori.

Possono sorgere domande sulla procedura di compilazione della colonna 4 "Numero di unità di personale". Il numero di unità di personale delle organizzazioni finanziate dal bilancio federale o regionale è determinato dalle organizzazioni superiori. Il numero di unità di personale di un'impresa commerciale è determinato dalle sue esigenze per determinati tipi di lavoro, dal grado di urgenza della loro attuazione e dalla fattibilità economica. Se l'organizzazione prevede il mantenimento di un'unità di personale incompleta, durante la compilazione della colonna 4, il numero di posizioni di personale incomplete è indicato nelle apposite condivisioni, ad esempio 0,25 (Istruzioni per l'uso e la compilazione dei moduli della documentazione contabile primaria, approvato dal decreto del Comitato statistico statale della Russia del 05.01.2004 N 1).

Come impostare lo stipendio (aliquota tariffaria)?

Ai sensi dell'art. 129 del Codice del lavoro della Federazione Russa, uno stipendio (aliquota tariffaria) è inteso come un importo fisso della retribuzione per un dipendente per l'adempimento di uno standard di lavoro (mansioni lavorative) di una certa complessità (qualifica) per unità di tempo.

Le aliquote tariffarie sono uno strumento per tariffare la retribuzione di un dipendente nelle organizzazioni di bilancio secondo la scala tariffaria unificata. Ma va notato che il governo della Federazione Russa ha emesso il decreto del 22 settembre 2007 N 605 "Sull'approvazione dei regolamenti sull'istituzione di sistemi di remunerazione per i dipendenti delle istituzioni statali federali e del personale civile", in cui ha determinato la base per il passaggio a nuovi sistemi di remunerazione e dotato le istituzioni di bilancio di poteri per stabilire autonomamente stipendi, compensi e altri pagamenti. Le organizzazioni commerciali stabiliscono l'importo degli stipendi in modo indipendente in base alle loro capacità finanziarie. Si noti qui che l'entità del salario o dell'aliquota tariffaria ai sensi dell'art. 133 del Codice del lavoro della Federazione Russa non può essere inferiore al salario minimo legalmente stabilito.

Nella forma unificata N T-3 ci sono diverse colonne (N N 6, 7, 8), unite dal nome comune "Supplemento". Nell'attuale Codice del Lavoro non c'è una definizione chiara del concetto di "maggiorazione".

La cosa principale che deve essere presa in considerazione quando si forma la tabella del personale sono le due principali forme di pagamento delle indennità: 1) percentuale - è fissata come percentuale dello stipendio ufficiale e in caso di modifica dello stipendio ( tariffa), l'importo dell'indennità cambia automaticamente; 2) sotto forma di importo fisso - può rimanere costante anche quando cambia lo stipendio (tasso).

Se il datore di lavoro non è in grado di compilare queste colonne in rubli, ad esempio, a causa del fatto che le indennità sono stabilite per il dipendente in percentuali o coefficienti, è consentito indicare percentuali (coefficienti) nelle colonne corrispondenti. In caso di modifica della dimensione di quest'ultimo, è possibile inserire dei trattini nelle colonne corrispondenti, e nella colonna 10 "Nota" fare un collegamento al documento che regola questa modifica. Ad esempio, il bonus percentuale per i lavoratori del Far North varia a seconda della durata dell'esperienza "settentrionale". Pertanto, in fase di compilazione della tabella del personale nelle colonne "Supplementi" è possibile inserire dei trattini (in assenza di altre indennità), e nella colonna 10 fare riferimento al relativo atto normativo normativo che regola la determinazione dei premi percentuali alle retribuzioni per dipendenti dell'estremo nord. Altri pagamenti di incentivi diversi dalle indennità non sono mostrati nella tabella del personale, ovvero non è necessario riflettere in una forma unificata N T-3, ad esempio i bonus.

Una delle domande più frequenti è come garantire che i dipendenti nelle stesse posizioni ricevano una retribuzione corrispondente al loro livello di qualifica, nel rispetto dei principi di uguaglianza definiti nel Codice del lavoro? Le risposte qui possono essere diverse, ma sostanzialmente il problema si risolve fissando uno stipendio "standard" per tutti i dipendenti che lavorano in una determinata posizione o professione, e la remunerazione dei dipendenti più qualificati viene effettuata fissando indennità personali per un certo periodo. Quando il dipendente conferma le sue qualifiche per ordine del capo, l'indennità viene stabilita per il periodo successivo.

Quando vengono effettuati i cambi di personale?

Le modifiche alla tabella del personale vengono apportate quando il numero o il personale dei dipendenti viene ridotto. Quando il numero si riduce, sono escluse le singole unità, e quando il personale è ridotto, sono escluse le singole unità. Contestualmente sono soggetti al licenziamento, ai sensi dei pertinenti articoli del Codice del lavoro, i dipendenti che sostituiscano le posizioni in diminuzione o che svolgono professioni in diminuzione. Qualora sia necessario introdurre nuove posizioni o unità strutturali in relazione a misure organizzative, anche il tavolo del personale è soggetto a modifiche.

Come apportare modifiche alla tabella del personale?

Iniziamo dal fatto che i formati dei moduli indicati negli album dei moduli unificati della documentazione contabile primaria sono raccomandati e possono essere modificati (Risoluzione del Comitato statale di statistica della Russia del 24 marzo 1999 N 20 "Sull'approvazione della procedura per l'utilizzo dei moduli unificati di documentazione contabile primaria"), ma resta invariato il codice, numero modulo, nome documento. Non è consentita la rimozione di singoli dettagli dai moduli unificati.

Le modifiche introdotte devono essere formalizzate dal relativo documento organizzativo e amministrativo dell'azienda - un ordine (istruzione) del capo dell'organizzazione o di una persona da lui autorizzata.

Il datore di lavoro può modificare la tabella del personale tutte le volte che lo desidera. In caso di controversia circa il licenziamento dei dipendenti per riduzione del personale, l'opportunità di cambiare la tabella del personale non viene presa in considerazione dai tribunali. Ma, se il datore di lavoro non ha un tavolo del personale, viene privato dell'opportunità di ridurre il numero o il personale dei dipendenti. Più precisamente, in caso di contenzioso, non potrà documentare la legittimità di tali atti.

Di seguito sono riportati esempi di un ordine di approvazione della tabella del personale e di un ordine di modifica della tabella del personale.

│ Ordine N 01 │

│Sull'approvazione del tavolo del personale │

│Per determinare la struttura organizzativa, la posizione e il numero│

│composizione e approvazione del libro paga mensile di Zvezdochka LLC│

│ ORDINO: │

│2. Il controllo sull'esecuzione del presente ordine è affidato al capo

│contabile A.I. Ivanov. │

│ Petrov │

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Società a responsabilità limitata Zvezdochka │

│ Ordine N 12 │

│Sulle modifiche alla tabella del personale │

│Al fine di razionalizzare la struttura del personale di Zvezdochka LLC │

│ ORDINO: │

│Introdurre le seguenti modifiche alla tabella del personale: │

│posizione di capo ufficio (divisione "Amministrazione"), in quantità│

│1 unità, stipendio - 9000 rubli. 00 kop. │

│ (suddivisione "Dipartimento Trasporti") per un importo di 3 unità, stipendio -│

│8000 sfregamenti. 00 kop. │

La nuova tabella del personale non è valida. │

│5. Il controllo sull'esecuzione del presente ordine è affidato al capo

│contabile A.I. Ivanov. │

│Appendice: personale su 1 foglio. │

│ Petrov │

│Direttore generale di Zvezdochka LLC ------ A.A. Petrov │

│Conoscenza dell'ordine: Ivanova │

│capo contabile ------- A.I. Ivanova │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

In molte organizzazioni, è comune redigere un elenco del personale - disposizione. Questo documento è molto conveniente per il professionista delle risorse umane. L'elenco del personale consente di determinare rapidamente il numero di posti vacanti e occupati nell'organizzazione, nonché le dimensioni e i tipi di indennità. Per creare un documento del genere, non è necessario "inventare una ruota". Puoi prendere il modulo per il personale aggiungendo la colonna "nome del dipendente". Pertanto, sarà chiaro in quale dipartimento lavora un determinato dipendente, quale posizione occupa, a quali indennità ha diritto.

Esperto di giornali

"Dipartimento Risorse Umane"

Firmato per la stampa

organizzazioni (modulo T-3) è uno dei documenti del personale obbligatori che devono essere presenti in ogni impresa. Come modulo per il personale, puoi utilizzare il modulo T-3 oppure puoi sviluppare autonomamente un modulo conveniente per la tua organizzazione, che terrà conto delle caratteristiche individuali delle tue attività. È possibile scaricare la tabella del personale T-3 di seguito. Come compilare correttamente questo modulo?

Riempimento del campione del personale

Il modulo T-3 contiene informazioni sul personale dell'organizzazione. Ciò include informazioni sulle divisioni dell'impresa, il nome delle unità di lavoro, il loro numero. Inoltre, per ogni posizione, è indicata la tariffa tariffaria, i vari bonus e le indennità. Inoltre, per tutte le posizioni, vengono calcolati i costi totali mensili. Pertanto, la tabella del personale consente di valutare il livello del budget mensile dello stipendio.

Questo documento del personale è approvato, può essere redatto, ad esempio, all'inizio dell'anno o dall'inizio delle attività dell'organizzazione. L'organizzazione sceglie autonomamente la data di scadenza. Se l'organizzazione si sta sviluppando in modo dinamico, ha senso redigere un nuovo elenco del personale ogni anno e indicarne il periodo di validità: 1 anno. Se l'organizzazione è piccola, forse il tuo programma durerà per diversi anni. In ogni caso, sul modulo T-3, è necessario indicare la data di inizio del documento e il periodo di validità.

Se nel corso dell'attività nello stato dell'impresa ci sono alcune modifiche minori (il numero di unità di personale cambia, lo stipendio di alcune unità ufficiali cambia, il nome della posizione cambia), allora ha senso non approvare una nuova tabella del personale, ma di cambiare quella attuale. Per questo, la testa redige un ordine appropriato e vengono apportate le modifiche necessarie all'attuale modulo T-3. Se le modifiche sono enormi in relazione, ad esempio, con, allora è meglio redigere una nuova tabella del personale.

La redazione del presente documento è affidata ai dipendenti del servizio del personale e, in mancanza, ai dipendenti dell'ufficio contabilità.

Il modulo T-3 stesso è compilato in modo molto semplice: è necessario redigere un'intestazione e una tabella con le posizioni.

La tabella del personale nel modulo T-3 contiene informazioni sulle divisioni strutturali dell'impresa, indicando i loro codici in base alla classificazione interna dell'organizzazione; il nome delle posizioni secondo il classificatore OKPDTR e il loro numero. Si riflette anche il sistema di remunerazione per questa posizione (stipendio, indennità).

Lo stipendio totale per ciascuna posizione viene moltiplicato per il numero di queste unità, il valore risultante rifletterà il budget mensile per i dipendenti di questa posizione. Successivamente, vengono sommati gli stipendi mensili di tutte le posizioni e viene ottenuto il budget mensile per l'intero personale dell'organizzazione.

Dopo che il modulo T-3 è stato completato, viene inviato per l'approvazione al manager, che mette un segno sulla sua approvazione nella parte superiore del modulo.

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Tabella del personale dell'organizzazione (modulo T-3). Esempio di progettazione

Il personale è un documento essenziale nel lavoro di qualsiasi organizzazione. L'elenco del personale, infatti, contiene tutte le informazioni relative alle divisioni, alle posizioni aziendali, agli stipendi e ai bonus corrisposti ai dipendenti. Puoi assumere un dipendente solo in quel dipartimento e per quella posizione che sono registrati nella tabella del personale dell'azienda. La tabella del personale è stilata entro una data prestabilita con ordinanza, ed è approvata ogni anno il 1° gennaio.

Come redigere un modulo T3?

Di solito, quando si compila la tabella del personale, viene utilizzato il modulo T-3.

Nella parte superiore del modulo sono indicati il ​​numero di unità di personale e la data di entrata in vigore del documento. Se non si specifica il periodo di validità del documento, questo sarà valido fino a quando non verranno apportate nuove modifiche o fino all'emissione di una nuova tabella del personale.

Il modulo T-3 è diviso in dieci colonne, ognuna delle quali ha il suo scopo:

• 1, 2 - indicare i nomi e il codice di ciascuna divisione della società;
• 3 - per il titolo della carica;
• 4 - indicare il numero delle unità di personale (se la tariffa non è piena, viene indicato anche questo);
• 5 - per stipendio (in rubli);
• 6,7,8 - per indicare gli incrementi salariali;
• 9 - l'importo degli stipendi e delle indennità per loro, moltiplicato per il numero di unità di personale;
• 10 - aggiunte.

Il modulo deve essere firmato dal capo contabile, un dipendente del dipartimento del personale e il capo dell'organizzazione. Conoscere le informazioni su come dovrebbe svolgersi uno stage sul posto di lavoro secondo il Codice del lavoro della Federazione Russa.

Le tabelle del personale non devono includere titoli di lavoro in altre lingue. Per tale azione, una persona che compila la tabella del personale può essere multata fino a 50.000 rubli.

Con lievi modifiche nella tabella del personale, il capo deve emettere un ordine di modifica. Se le modifiche sono abbastanza evidenti, è meglio approvare una nuova tabella del personale.

In caso di riduzione degli stipendi, il dirigente deve emanare un decreto sulle variazioni della tabella del personale, tuttavia, il documento sarà valido non prima di due mesi dall'emissione dell'ordinanza. Poi è necessario firmare nuovi accordi con i dipendenti.

Ordine di approvazione

video

Guarda il video per una descrizione del concetto di personale.

Il tavolo del personale, in quanto documento personale, solleva un gran numero di domande per molti. Ad esempio, con quale frequenza deve essere redatto, come compilare correttamente un modulo unificato e se questo regolamento è obbligatorio. Per chiarire la situazione, vale la pena soffermarsi su alcune questioni in modo più dettagliato.

Perché hai bisogno di personale?

La tabella del personale è un documento necessario per la formazione della struttura del personale e delle dimensioni dell'organizzazione nel pieno rispetto della Carta dell'impresa. Questo documento contiene un elenco delle divisioni strutturali dell'organizzazione, un elenco di posizioni, i nomi delle specialità e delle professioni che indicano le qualifiche, nonché i dati sul numero richiesto di determinate unità di personale. Per la sua compilazione viene utilizzato il modulo unificato T-3, approvato dal decreto del Comitato statale di statistica della Russia.

Dal punto di vista del datore di lavoro, il personale svolge una serie di importanti funzioni e consente di ottimizzare e snellire il più possibile il lavoro dell'istituzione. L'utilizzo della tabella del personale consente di vedere chiaramente l'intera struttura dell'organizzazione con le sue divisioni, fissare il numero di unità del personale, controllare il numero e la qualità dei dipendenti, tenere traccia del sistema salariale e delle indennità. E quando compaiono posti vacanti, semplifica notevolmente la selezione del personale.

L'elenco del personale è un documento obbligatorio?

È interessante notare che non esiste una risposta univoca a questa domanda. Da un lato, il Codice del lavoro affronta la questione del personale, poiché questo documento riguarda la funzione lavorativa di un dipendente di un'organizzazione e la remunerazione del personale. Sì, e nel contratto di lavoro è indicato che il dipendente svolge compiti in conformità con la tabella del personale. Esiste una forma unificata di personale e questo documento è menzionato anche nelle Istruzioni per la conservazione dei libri di lavoro (le voci nel libro di lavoro vengono effettuate tenendo conto del nome della posizione in conformità con la tabella del personale). Quindi, il personale dell'organizzazione deve essere. Ma, d'altra parte, nessun atto normativo indica direttamente l'obbligo del datore di lavoro di introdurre la tabella del personale. Eppure, è meglio emettere questo documento personale, poiché la maggior parte degli organi di ispezione lo considera obbligatorio per qualsiasi organizzazione.

Ad esempio, le autorità fiscali e il Fondo di previdenza sociale richiedono sempre personale durante le ispezioni in loco. Secondo esso, verificano la correttezza del calcolo dei premi assicurativi, raccolgono informazioni sull'esperienza assicurativa dei dipendenti e controllano la correttezza della tassazione. Il fatto che l'elenco del personale non sia un documento contabile fiscale non esonera il datore di lavoro dalla necessità di fornirlo durante le ispezioni su richiesta di organizzazioni terze. E la sua assenza può essere considerata una violazione della legislazione sul lavoro, per la quale è dovuta una multa per l'organizzazione per un importo di 50.000 rubli. Certo, può essere impugnato in tribunale (soprattutto perché nella legge non c'è una diretta indicazione dell'obbligo del datore di lavoro di redigere un elenco del personale), ma prima devi pagarlo.

La frequenza del personale

Con quale frequenza è necessario creare una nuova tabella del personale? Non c'è nemmeno una risposta chiara a questa domanda. Ma in questa situazione, bisogna essere guidati dalla logica: poiché la tabella del personale è un documento programmatico, è consigliabile redigerlo per un anno solare o sei mesi. Ciò consentirà, se necessario, di regolare il numero del personale dell'organizzazione e la sua composizione qualitativa. Ma, allo stesso tempo, è possibile approvare la tabella del personale per diversi anni (se l'organizzazione non ha bisogno di introdurre nuove posizioni).

Chi elabora e approva la tabella del personale?

Se l'azienda non ha un tavolo del personale, ma il management ha deciso di svilupparlo, sorge una domanda ragionevole: chi dovrebbe farlo? Anche in questo caso, la normativa non fornisce una risposta chiara. Pertanto, il leader può farlo da solo, avendo determinato la cerchia di persone responsabili che lo aiuteranno. È logico se si tratta di personale dipendente, capo contabile, dipendenti dell'ufficio legale o pianificazione ed economico. E se l'impresa ha un dipartimento per l'organizzazione del lavoro e dei salari, puoi affidare loro questo lavoro. Le responsabilità per lo sviluppo e la compilazione della tabella del personale 2014 possono riflettersi nel contratto di lavoro del dipendente o nelle sue mansioni funzionali.

L'approvazione della tabella del personale si riferisce ai poteri del capo dell'organizzazione o della persona a cui tali poteri sono trasferiti per ordine del capo. Per approvare la tabella del personale, il capo deve firmare un ordine o un ordine speciale. I dettagli di questo documento devono essere indicati nel campo del modulo unificato T-3 "Approvato dall'ordine dell'organizzazione datato" __ "_______20__ No. __". Allo stesso tempo, la data di approvazione e la data di entrata in vigore della tabella del personale potrebbero non coincidere (la data di entrata in vigore è solitamente successiva).

Per quanto tempo viene mantenuto il programma?

Il Rosaarchive stabilisce determinati periodi per la conservazione dei documenti di gestione standard, secondo i quali la tabella del personale dell'ente deve essere conservata per tre anni, a partire dall'anno successivo a quello in cui il documento è divenuto nullo. Quanto alle disposizioni relative al personale, di cui si parlerà nella prossima sezione, esse vengono conservate per settantacinque anni dopo la stesura di quelle nuove.

Personale: un aiuto nel lavoro del dipartimento del personale

In alcune organizzazioni, il dipartimento del personale mantiene una tabella del personale, una versione mobile della tabella del personale, che riflette tutte le posizioni vacanti, nonché tutte le informazioni sulle posizioni di riempimento (nome completo dei dipendenti che lavorano, stato della posizione, ecc.). L'organico fornisce le informazioni necessarie sui cambiamenti del personale, contiene il numero del personale dei dipendenti, informazioni sull'anzianità di servizio e le categorie (minori, disabili, pensionati con figli di età inferiore ai tre anni, ecc.) dei dipendenti.

Quando si redige una disposizione del personale, viene presa come base l'attuale tabella del personale, a cui vengono aggiunte le colonne necessarie. Questo documento è facoltativo e non necessita di manutenzione da parte dell'organizzazione. Ma il personale è un documento abbastanza conveniente, soprattutto per le grandi organizzazioni, che consente di ottimizzare il lavoro degli ufficiali del personale e controllare chiaramente la copertura dei posti vacanti. Pertanto, viene spesso utilizzato come documento interno.

Elenco del personale dei dipendenti: regole per la compilazione

Considera la compilazione della tabella del personale basata sul modulo T-3 unificato. Per ricevere il documento finito è sufficiente compilare il modulo, guidati dalle Istruzioni per la compilazione dei moduli della documentazione contabile primaria.

"Cappello". Quando si crea una "intestazione", è necessario indicare il nome dell'organizzazione nel campo "Nome" (questo viene fatto in conformità con il certificato di registrazione), il codice OKPO, il numero del documento e la data di compilazione. Nel campo "Il personale per il periodo ..." è necessario specificare solo la data di entrata in vigore del presente documento.

• Colonna 1 "Nome". Indichiamo il nome dell'unità strutturale, officina, ufficio di rappresentanza, filiale, disponendo l'unità strutturale secondo la gerarchia esistente.
• Colonna 2 "Codice". Indichiamo il codice dell'unità strutturale assegnatagli dal capo dell'organizzazione.
• Colonna 3. Indichiamo la posizione (specialità, professione), grado, classe (categoria) delle qualifiche del dipendente in conformità con il Classificatore delle professioni tutto russo e l'elenco delle qualifiche di manager e specialisti. Qui va tenuto presente che la posizione per la quale viene assunto il dipendente dovrebbe suonare la stessa sia nell'elenco del personale che nel contratto di lavoro, nonché nel libro di lavoro.
• Colonna 4 "Numero di unità di personale". Specificare il numero di unità di personale per le rispettive posizioni. Se ci sono unità incomplete, dovrebbero essere indicate in frazioni, ad esempio 2,75. E se ci sono posti vacanti, sono anche indicati.
• Colonna 5 "Tariffa tariffaria". Indichiamo lo stipendio, la scala tariffaria, la percentuale di entrate, la quota di profitto: tutto dipende dal tipo di sistema di remunerazione che opera in una particolare organizzazione. L'importante è indicare l'importo in rubli equivalenti e ricordare che lo stipendio (aliquota tariffaria) non può essere inferiore al salario minimo.
• Colonne 6, 7, 8 "Supplementi". Indichiamo i pagamenti di incentivi e compensi previsti. Questi possono essere bonus, pagamenti aggiuntivi, pagamenti di incentivi, indennità, che possono essere stabiliti sia dalla legislazione della Federazione Russa che dal datore di lavoro. Tali pagamenti possono essere importi fissi o maggiorazioni percentuali.
• Colonna 9. Indichiamo l'importo totale delle colonne 5-8. Cioè, sommiamo gli stipendi e tutte le indennità e mostriamo il valore totale in rubli. Se i dati sono forniti in percentuale, visualizziamo la percentuale.
• La colonna 10 è per le note. In caso contrario, viene lasciato vuoto.

Dopo che tutte le colonne sono state riempite, è necessario compilare la riga "Totale". Riepiloga tutti gli indicatori in colonne verticali: indica quanto è previsto dall'orario delle unità di personale, l'importo delle retribuzioni (aliquote tariffarie), le indennità e l'importo della busta paga mensile.

La tabella del personale è firmata dal capo del dipartimento del personale o da una persona autorizzata, nonché dal capo contabile dell'organizzazione. È possibile stampare sul documento, ma non è necessario.

Cambio di personale

Anche la tabella del personale stabilita deve essere modificata di volta in volta. La ragione di tali cambiamenti potrebbe essere la necessità di introdurre una nuova unità, una divisione nello stato o, al contrario, ridurre il personale esistente. Inoltre, potrebbe essere necessario modificare gli stipendi, le tariffe tariffarie, nonché la necessità di rinominare posti o dipartimenti.

Sono disponibili due opzioni per apportare modifiche alla tabella del personale:

• sviluppare e approvare una nuova tabella del personale;
• apportare modifiche all'attuale tabella del personale.

Nel primo caso, la tabella del personale è sviluppata sulla base di quella attuale, ma con le dovute modifiche, ed entra in vigore dall'inizio o dalla metà dell'anno solare. Se c'è un bisogno urgente, dall'inizio di un nuovo mese.

Per quanto riguarda le modifiche al documento corrente senza annullarlo, vengono apportate secondo l'ordine del capo "Sulla modifica della tabella del personale". Nell'ordine stesso, è necessario indicare le basi per apportare modifiche alla tabella del personale (questa può essere una riorganizzazione, ridimensionamento, miglioramento della struttura dell'organizzazione, ecc.) E anche indicare quali modifiche devono essere apportate.

In una grande organizzazione con una struttura ramificata, è meglio indicare non solo le posizioni che risentono del cambiamento, ma anche le unità strutturali in cui queste posizioni sono ubicate. Allo stesso tempo, tutte le modifiche alla tabella del personale devono essere portate all'attenzione dei dipendenti dell'impresa e incluse anche nei libri di lavoro con riferimento alla base (ordine o istruzione).

Ridimensionamento: quando apportare modifiche?

La riduzione dell'organico o del numero dei dipendenti è una delle ragioni per apportare modifiche alla tabella del personale, poiché la riduzione delle dimensioni dell'organizzazione comporta l'esclusione delle singole unità di personale dall'orario e la riduzione delle posizioni del personale. Allo stesso tempo, i dipendenti licenziati sono soggetti al licenziamento (a meno che non debbano essere trasferiti ad altro lavoro).

Poiché, in caso di licenziamento per ridurre il numero o l'organico dei dipendenti, è necessario comunicare le variazioni entro e non oltre due mesi di anticipo, la nuova tabella dell'organico può essere attivata solo allo scadere di tale periodo. Sebbene possa essere redatto in anticipo, la stessa presenza di una tabella del personale nuova o modificata, che è già stata approvata, confermerà l'idoneità al licenziamento dei dipendenti. Se vengono eliminate le circostanze in cui è stata presa la decisione di riduzione, il datore di lavoro ha il diritto di modificare nuovamente la tabella del personale nella direzione di aumentare il numero dei dipendenti.

Modifica nella forma unificata T-3

La risoluzione del Comitato statale di statistica n. 20 del 24 marzo 1999 consente alle organizzazioni di apportare modifiche ai moduli unificati della documentazione contabile primaria (questa autorizzazione non si applica alla contabilità delle transazioni in contanti). Pertanto, in caso di urgenza, l'organizzazione può apportare le proprie modifiche al modulo finito, ma non è consentito eliminare i dettagli esistenti. Le modifiche possono riguardare l'ampliamento o il restringimento delle colonne, l'aggiunta di righe o fogli sciolti. Le correzioni necessarie possono essere apportate durante la produzione di moduli basati su un modulo unificato.

Personale: forma e contenuto 14/04/2015

Personale: forma e contenuto

Un atto locale speciale è il tavolo del personale. Questo è un documento molto importante e obbligatorio.

Attenzione, non confondere!

I datori di lavoro a volte redigono documenti "simili" alla tabella del personale: "Struttura e personale" o "Posizioni e personale". Questi documenti non sono identici alla tabella del personale e la loro presenza non esclude l'obbligo del datore di lavoro di mantenere una tabella del personale. Documento "Struttura e personale" contiene un elenco di unità strutturali in base al grado di importanza per l'impresa (prima amministrazione, seguita dalla contabilità, dopo le unità di produzione, ecc.). All'interno delle divisioni strutturali, viene fornito un elenco di posizioni in ordine gerarchico, indicando nella colonna corrispondente il numero di unità di personale per ciascuna posizione.

Documento "Sostituzione incarichi e personale" - Questa è una versione funzionante della tabella del personale. Viene compilato sulla base della tabella del personale, in cui vengono inseriti i cognomi e le iniziali (o cognomi, nomi e patronimici) dei dipendenti di fronte a ciascuna posizione prevista dalla tabella del personale.

La forma e il contenuto della tabella del personale

Il Comitato statale di statistica della Federazione Russa, con risoluzione del 01/05/2004 N 1, ha approvato una forma unificata di personale - modulo n. T-3.

Secondo la parte 4 dell'art. 9 della legge federale del 6 dicembre 2011 N 402-FZ "Sulla contabilità" (di seguito denominata legge contabile), entrata in vigore il 1 gennaio 2013: "Forme dei documenti contabili primari approva il capo dell'ente economico su proposta del funzionario preposto alla contabilità. I moduli dei documenti contabili primari per le organizzazioni del settore pubblico sono stabiliti in conformità con la legislazione di bilancio della Federazione Russa.

Guidati da questa disposizione, ora i datori di lavoro approvano in modo indipendente la forma della tabella del personale.

Tuttavia, oggi, di norma, prendono per sé lo stesso modulo approvato dal Comitato statale di statistica, mentre a volte lo integrano con le colonne e le colonne di cui hanno bisogno.

Diamo un'occhiata alla "fonte originale".

È questa forma che i datori di lavoro di solito prendono come base durante lo sviluppo della loro versione.

Le istruzioni per la compilazione della documentazione del personale principale (al decreto del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 05/01/2004 N 1) contengono raccomandazioni sulla progettazione della tabella del personale, che sono del tutto applicabili a quei casi in cui i datori di lavoro migliorano forma della tabella del personale:

“In sede di compilazione della colonna 4, il numero di unità di personale per le posizioni rilevanti (professioni), per le quali è previsto il contenuto di unità di personale incompleta, tenuto conto delle peculiarità del lavoro a tempo parziale secondo la vigente normativa di la Federazione Russa, è indicata nelle apposite quote, ad esempio 0,25; 0,5; 2,75 ecc.

Nella colonna 5 "Tariffa tariffaria (stipendio), ecc." lo stipendio mensile è indicato in rubli al tasso tariffario (stipendio), scala tariffaria, percentuale di entrate, quota o percentuale di profitto, tasso di partecipazione al lavoro (KTU), coefficiente di distribuzione, ecc., a seconda del sistema di remunerazione adottato nel organizzazione in conformità con l'attuale legislazione della Federazione Russa, contratti collettivi, contratti di lavoro, accordi e regolamenti locali dell'organizzazione.

Le colonne 6-8 "Indennità aggiuntive" mostrano i pagamenti di incentivi e compensativi (bonus, indennità, pagamenti aggiuntivi, pagamenti di incentivi) stabiliti dall'attuale legislazione della Federazione Russa (ad esempio indennità del nord, indennità per un titolo accademico, ecc.), nonché quelli introdotti a discrezione dell'organizzazione (ad esempio, relativi al regime o alle condizioni di lavoro).

Se è impossibile per l'organizzazione compilare le colonne 5-9 in termini di rubli a causa dell'uso di altri sistemi salariali (senza tariffe, misti, ecc.) In conformità con l'attuale legislazione della Federazione Russa, queste colonne vengono riempite nelle unità di misura appropriate (ad esempio in percentuali, coefficienti, ecc.).

Approvato da un ordine (istruzione) firmato dal capo dell'organizzazione o da una persona da lui autorizzata».

Durante lo sviluppo e l'approvazione del modulo per il personale, il datore di lavoro può integrare il modulo con nuove colonne e colonne di cui ha bisogno (ad esempio, per includere informazioni su bonus, sistema di pagamento a cottimo).

Quando si compila il modulo per il personale, è importante controllare che le informazioni (stipendi, numero di unità di personale, titoli di lavoro) corrispondano allo stato reale delle cose e ad altri documenti e non siano in contraddizione con la legge.

Divisioni strutturali nella tabella del personale

I nomi delle unità strutturali sono scritti per intero, senza abbreviazioni.

In che ordine sono elencati i reparti? La legge non risponde a questa domanda, lasciandola alla discrezione dei datori di lavoro. In pratica vengono utilizzati vari approcci:

In ordine di importanza (prima amministrazione, seguita dalla contabilità, dopo le unità produttive, ecc.),

Per diminuire il numero delle unità strutturali,

In ordine alfabetico.

Alcune società adottano istruzioni per la gestione dei registri del personale, in cui, tra le altre sfumature della compilazione della documentazione del personale, viene determinata anche la sequenza di indicazione delle unità strutturali nella tabella del personale.

Se il datore di lavoro ha un numero limitato di dipendenti e semplicemente non ci sono divisioni strutturali, la colonna 1 può essere omessa. Anche in pratica in questi casi possono essere inseriti dei trattini.

Alcuni datori di lavoro non includono nell'elenco del personale unità strutturali come filiali e uffici di rappresentanza, credendo erroneamente che dovrebbero avere i propri tavoli del personale separati. Questo non è vero.

L'elenco del personale deve essere mantenuto dal datore di lavoro.

Riteniamo che le filiali e gli uffici di rappresentanza non debbano approvare i loro tavoli del personale, poiché non sono persone giuridiche indipendenti, datori di lavoro indipendenti (articolo 20 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

La tabella del personale dell'organizzazione dovrebbe riflettere l'intera struttura dell'organizzazione, tutte le sue divisioni, comprese le filiali e gli uffici di rappresentanza.

Per comodità di lavoro per le succursali e gli uffici di rappresentanza, si effettuano copie dell'elenco del personale o estratti dello stesso.

IN colonna "codice" indicare i codici delle divisioni strutturali che vengono assegnati dal datore di lavoro. I codici consentono di determinare facilmente la posizione di ciascun dipartimento o gruppo nella struttura generale dell'organizzazione.

Nome di posizioni, professioni, specialità nell'elenco del personale

Il nome di ogni posizione (specialità, professione) è indicato per intero, senza abbreviazioni.

Secondo la parte 2 dell'art. 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa, se in conformità con il Codice del lavoro della Federazione Russa, altre leggi federali, la fornitura di compensi e benefici o la presenza di restrizioni è associata allo svolgimento del lavoro in determinate posizioni, professioni, specialità, quindi i nomi di queste posizioni, professioni o specialità e i requisiti di qualificazione per esse devono corrispondere ai nomi e ai requisiti specificati nei libri di riferimento delle qualifiche approvati secondo le modalità stabilite dal governo della Federazione Russa, o le pertinenti disposizioni di standard.

Gli incarichi (specialità, professioni) sono solitamente indicati per anzianità, cioè in ordine gerarchico: dirigente, supplenti, specialisti, esecutori tecnici, ecc.

Se ci sono posizioni (specialità, professioni) che non appartengono a nessuna unità strutturale, possono essere registrate come "altro personale".

Stipendio dei dipendenti nella tabella del personale

Non è possibile fissare salari al di sotto del minimo legale.

Secondo la parte 3 dell'art. 133 del Codice del lavoro della Federazione Russa, lo stipendio mensile di un dipendente che ha pienamente lavorato alla norma dell'orario di lavoro per questo periodo e ha soddisfatto gli standard di lavoro (doveri di lavoro) non può essere inferiore al salario minimo.

Secondo la parte 11 dell'art. 133.1 del Codice del lavoro della Federazione Russa, lo stipendio mensile di un dipendente che lavora nel territorio della corrispondente entità costitutiva della Federazione Russa e che ha un rapporto di lavoro con un datore di lavoro per il quale è in vigore un accordo regionale sul salario minimo la forza lavoro non può essere inferiore al salario minimo in questa entità costituente della Federazione Russa, a condizione che il dipendente specificato abbia pienamente rispettato la norma dell'orario di lavoro per questo periodo e abbia soddisfatto le norme sul lavoro (doveri di lavoro).

Sul tavolo del personale è impossibile fissare stipendi diversi per le stesse posizioni e “forchette” di stipendi.

Secondo l'art. 22 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il datore di lavoro è obbligato a fornire ai dipendenti la stessa retribuzione per un lavoro di pari valore, quindi se si impostano stipendi diversi per due contabili che lavorano con la stessa descrizione del lavoro (cioè con le stesse responsabilità lavorative), quindi, a nostro avviso, ciò non rispetterà la legge.

Alcuni datori di lavoro impostano "forchette" salariali nella tabella del personale, ad es. nella colonna dove deve essere indicato lo stipendio scrivono, ad esempio, “da 20.000 a 30.000”.

La normativa del lavoro non prevede la possibilità di stabilire "forchette" di stipendio.

Secondo l'art. 129 del Codice del lavoro della Federazione Russa stipendio (stipendio ufficiale) - un importo fisso di retribuzione di un dipendente per lo svolgimento di funzioni lavorative (ufficiali) di una certa complessità per un mese solare, esclusi compensi, incentivi e pagamenti sociali.

Secondo l'art. 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa, i termini della retribuzione (compresa l'entità dell'aliquota tariffaria o dello stipendio (stipendio ufficiale) del dipendente, pagamenti aggiuntivi, indennità e incentivi) sono obbligatori per l'inclusione in un contratto di lavoro.

Se imposti uno stipendio "forchetta" nell'elenco del personale e quindi anche nel contratto di lavoro del dipendente, questo, a nostro avviso, non rispetterà la legge. Puoi uscire legalmente da questa situazione fissando uno stipendio fisso e indennità e bonus adeguati.

Il libro è destinato principalmente ai principianti nel lavoro d'ufficio del personale, ma sarà anche molto utile per professionisti esperti con esperienza che svolgono il lavoro del personale in organizzazioni e imprenditori. Il primo volume descrive in dettaglio l'esecuzione di vari documenti del personale, l'assunzione di dipendenti, i trasferimenti ad altro lavoro e altre modifiche ai termini del contratto di lavoro (previo accordo delle parti e su iniziativa del datore di lavoro), il trasferimento di dipendenti a un altro posto di lavoro, in caso di sospensione dal lavoro, assegnazione a un dipendente di lavoro aggiuntivo nell'ordine di combinazione di posizioni (professioni), espansione delle aree di servizio, aumento del volume di lavoro, adempimento dei doveri di un dipendente temporaneamente assente, riguarda la protezione del segreto commerciale di il datore di lavoro e i dati personali dei dipendenti.