Šiame dokumente apibendrinami visi patvirtinti vidinės svarbos nuostatai, skirti pakartotiniam naudojimui, nustatantys darbuotojų valdymo tvarką.

Vietos taisyklės (LNA), pateiktos atitinkamame žurnale, yra šios:

• pareigybių aprašymai (reglamentuoja darbuotojų sprendžiamų klausimų pareigų ir kompetencijos sritį);
• įvairios nuostatos, pavyzdžiui, dėl atlyginimo ar darbo su asmens duomenimis;
• kolektyvines sutartis (atlieka darbo santykių koordinavimo funkcijas);
• darbo reglamentai ir kt.

Pagal įstatymą darbdavys privalo pasirašytinai supažindinti darbuotojus su LNA, kurio jurisdikcija turi įtakos jų veiklai (Rusijos Federacijos darbo kodekso 22 ir 68 straipsniai). Kalbame tiek apie esamus, tiek apie naujai priimtus darbuotojus.

Be to, darbuotojai turi susipažinti su LNA, reglamentuojančia asmens duomenų tvarkymo įmonėje tvarką (Rusijos Federacijos darbo kodekso 86 straipsnio 8 punktas).

Atkreipiame dėmesį, kad darbuotojų supažindinimas su LNA yra svarbus ne tik dėl įstatymų reikalavimų. Šia tvarka teisiškai nustatomos darbuotojo pareigos, kurios nėra aiškiai nurodytos darbo sutartyje, tačiau turi didelę reikšmę kuriant teisinius darbuotojo ir įmonės santykius.

Pavyzdžiui, jei darbuotojas nesusipažino su nuostata dėl komercinių paslapčių (daugumai įmonių būdingi vietiniai aktai), įmonė negalės jam reikšti pretenzijų įslaptintų duomenų nutekėjimo už jos ribų atveju. Savo ruožtu, jei darbuotojas pasirašys šį aktą, įmonė galės jį patraukti atsakomybėn.

Pagal įstatymą darbdavys, prieš pasirašydamas darbo sutartį, privalo supažindinti darbuotoją su vidaus taisyklėmis, kolektyvine sutartimi ir kitais teisės aktais, tiesiogiai susijusiais su jo pareigomis (Rusijos Federacijos darbo kodekso 68 straipsnis). Tačiau darbuotojui darbo metu siūloma pateikti nemažai dokumentų. Tai pamainų grafikai (Rusijos Federacijos darbo kodekso 103 straipsnis), įsakymai dėl drausminių nuobaudų taikymo (Rusijos Federacijos darbo kodekso 193 straipsnis), personalo įrašai.

Žurnalo struktūra

Šiame dokumente dažniausiai įrašoma:

• įmonėje patvirtinti vietiniai aktai dokumento pateikimo darbuotojui pasirašyti laikotarpiui;
• Darbuotojų, kurie privalo pasirašyti, pavardės ir pareigos;
• įmonės padaliniai, kuriuose dirba personalas;
• personalo supažindinimo su vidaus dokumentais datos.

Žurnalo struktūroje taip pat numatyti stulpeliai darbuotojų parašams, liudijantiems, kad jie yra susipažinę su reikiamu vidaus taisyklių sąrašu.

Žurnalą tvirtina įmonės vadovas.

Kas veda, kur ir kiek saugoma

Tokį žurnalą paprastai veda įmonės personalo skyriaus darbuotojas.

Žurnalo saugojimo terminą nustato organizacijos direktorius, nes šis laikotarpis nėra nustatytas įstatyme. Tačiau kartais reikia ilgo laikymo laiko. Tai taikoma tais atvejais, kai LNA galiojimo laikas yra nuolatinis arba 10 metų.

Įmonė taip pat privalo laikytis pasibaigusių vidaus taisyklių. Saugojimo terminus nustato Rusijos Federacijos kultūros ministerijos įsakymu patvirtintas tipinių administracinių archyvinių dokumentų, sukurtų vykdant valstybės įstaigų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąrašą, nurodant saugojimo terminus. 2010-08-25 Nr.558.

Žurnalo pavyzdys, skirtas susipažinti su vietos taisyklėmis

Šiam dokumentui nėra patvirtintos formos. Bet kuri organizacija gali sukurti savo. Tačiau turėtumėte laikytis aukščiau išvardytų pagrindinių elementų.

Imtyje aktai formuojami pagal grupes (vidaus nuostatai, nuostatos dėl darbo užmokesčio ir kt.). Priimant naujus darbuotojus juos patogiau supažindinti su vidine dokumentacija pagal skyrius.

Įmonės, kuriose dirba daug darbuotojų, dažniausiai kiekvienai vidaus reguliavimo rūšiai kuria atskirus žurnalus.

Darbo kodekse (57 str. 3 d. 2 d.) pažymima būtinybė nurodyti darbuotojo veiklos pobūdį. Jame pateikiamas pareigų, kvalifikacijų, pareigų aprašymas. Taip pat įvedama informacija apie tam tikrų kategorijų darbuotojų socialines garantijas ir išmokas.

Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsnio 5 dalimi, šalių teisės ir pareigos nustatomos sutartyje. Jeigu informacija dokumente nėra įtraukta, tai šis faktas gali būti vertinamas kaip atsisakymas pasinaudoti teisėmis ar vykdyti pareigas.

Įstatyme sąvokos nėra. Tačiau pagal 8 straipsnį pažymima, kad reikia sukurti vietinius reglamentus, kurie atspindėtų darbo teisės normas. Pagal šį straipsnį įstaiga turi pareigybių aprašymus.

Nurodymai apima darbuotojo užduotis ir pareigas, atsakomybę ir įgaliojimus. Dokumentas turi ne tik atspindėti sąvokas ir terminus, bet ir juos išsamiai iššifruoti.

Priimant darbuotoją į darbą, jis turi susipažinti su dokumento nuostatomis. Susipažinimas vykdomas prieš parašą, siekiant supažindinti darbuotoją su darbo sąlygomis, įstaigos vidaus nuostatais, šalių teisėmis ir pareigomis, atsakomybe susidarius bet kokioms situacijoms.

Dokumento išstudijavimo faktui patvirtinti buvo sukurtas žurnalas, skirtas darbuotojams supažindinti su pareigybių aprašymais. Darbuotojai pasirašo perskaitę popierių. Šiuo atveju parašas yra asmens sutikimas su organizacijoje nustatytomis taisyklėmis.

Pagrindiniai momentai

Pareigybės aprašymai nėra privalomas dokumentas, kuris turi būti parengtas įmonėje. Tačiau darbo sutartyse dažnai jie nurodomi. Tai lemia tai, kad organizacija vis dar rengia tokio pobūdžio vietinį aktą.

Pareigybės aprašymas leidžia atskirame dokumente nurodyti visus darbuotojo darbo įsipareigojimus. Tai leidžia sumažinti darbo sutarties apimtį. Tokiu atveju sutartyje yra nurodymų forma nuoroda į paraišką.

Kiekvienai organizacijos pareigybei būtina surašyti dokumentą.

Tai atspindi:

• funkcijos;
• teisės;
• įgaliojimai;
• darbo sąlygos.

Dokumentą paprastai surašo teisinis patarėjas. Tačiau procedūroje dažnai dalyvauja skyrių vadovai ir personalo specialistai. Kartu jie atsižvelgia į visus darbo niuansus ir teisės aktų specifiką šiuo klausimu.

Po registracijos dokumentas siunčiamas pasirašyti įstaigos vadovui. Jis privalo neabejotinai išleisti įsakymą dėl vidaus naudojimo instrukcijų įvedimo.

Be to, į supažindinimą įtraukiami darbuotojai, kuriems buvo parengtas dokumentas. Skaitymo faktas įrašomas prieš parašą specialiame žurnale. Tokio patikinimo pareiga nurodyta Rusijos Federacijos darbo kodekso 22 ir 67 straipsniuose.

Su dokumentu turėtų susipažinti tiek naujas darbuotojas, tiek darbuotojai, kuriems jau yra išdavęs personalo skyrius. Taip pat, vadovaujantis 86 straipsnio 8 dalimi, privaloma informuoti piliečius apie vietos norminius teisės aktus, reglamentuojančius asmens duomenų tvarkymą.

Susipažinimas su pareigybių aprašymais siekia ne tik darbuotojo pagrindinių teisių ir pareigų informavimo. Dokumentas būtinas norint sukurti darbo santykius tarp darbuotojo ir darbdavio pagal įstatymus.

Pavyzdžiui, darbuotojai, kurie nėra susipažinę su komercinių paslapčių nuostatais, negali būti atsakingi už jų atskleidimą. Pasirašius atitinkamą aktą, atsakomybė kyla dėl teisinių pagrindų.

Teisės aktai neatspindi vietos dokumentų pateikimo darbuotojams tvarkos. Tačiau dažniausiai naudojamas žurnalas, skirtas darbuotojams supažindinti su pareigybių aprašymais.

Pagrindiniai reikalavimai

Pareigybių aprašymai įstaigoje gali būti priimami kaip atskiras lokalinis norminis aktas, taip pat kaip priedas prie darbo sutarties. Svarbu atsižvelgti į jos kūrimo ir informacijos apskaitos ypatumus.

Norminiai aktai

Vietinių taisyklių kūrimas priklauso darbdavio kompetencijai. Ši norma atsispindi Rusijos Federacijos darbo kodekso 8 straipsnio pirmoje dalyje.

Tuo pačiu įstatyme nenurodyta:

• įsakymas;
• kūrimo terminai;
• patvirtinimo klausimai;
• pakeitimas.

Jei pareigybių aprašymai yra vietinis aktas, juos peržiūri visi darbuotojai, priimti į konkrečias pareigas. Dokumento pateikimo skaityti tvarka aprašyta Rusijos Federacijos darbo kodekso 68 straipsnio trečioje dalyje. Jame yra taisyklė, pagal kurią supažindinama prieš pasirašant darbo sutartį.

Tuo atveju, kai darbo veiklą vykdo jau samdyti darbuotojai ir rengia vietinį aktą, supažindinimas atliekamas per darbdavio nustatytą laikotarpį. Iš tiesų, Rusijos Federacijos darbo kodekso 22 straipsnis numato tik vadovybės pareigą atkreipti darbuotojų dėmesį į pareigybių aprašymus pagal jų darbo veiklą.

Net jei darbuotojas buvo ką tik įdarbintas, o dokumentas buvo parengtas vėliau, su juo susipažįstama praėjus kelioms dienoms po darbo sutarties pasirašymo.

Įstatyme atsispindi darbdavio pareiga pasirašytinai supažindinti darbuotojus su dokumentu. Patvirtinimo būdas nenurodytas. Todėl darbdavys gali savarankiškai nustatyti dokumentą, kuriame bus darbuotojo parašas. Kartais ant spausdintų instrukcijų teksto dedamas skaitymo ženklas.

Dažniausiai paleidžiamas specialus žurnalas. Jeigu įstaiga tokį dokumentą sukuria, tai jame detaliai surašomas pareigybės aprašymo, dėl kurio darbuotojas prisirašo, numeris, data.

Priedas prie darbo sutarties

Rusijos Federacijos darbo kodeksas nemini darbo sutarties priedų sudarymo. Jei darbdavys nuspręs sukurti pareigybių aprašymus kaip priedą prie dokumento, jam bus taikomos pakeitimų atlikimo taisyklės, panašiai kaip koreguojant darbo sutartį.

Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 67 straipsniu, sutartis sudaroma raštu. Procedūros metu surašomi du egzemplioriai, po vieną kiekvienai pusei su atitinkamais parašais.

Jei pareigybės aprašymas laikomas sutarties priedu, jis perskaitomas ir pasirašomas tokiu pačiu būdu. Kartu su darbo sutartimi sudaromi po du instrukcijų egzempliorius ir pasirašius įteikiami kiekvienai šaliai.

Teisės aktai nenumato termino pasirašyti pareigybių aprašymus, kurie yra darbo sutarties priedas. Bet logiška, kad būtų išvengta darbo ginčų, tai daryti pasirašant sutartį.

Jeigu įstaigoje parengiamas pareigybės aprašymas, kuris anksčiau nebuvo darbo sutarties dalis, šalys pasirašo papildomą susitarimą. Procedūros tvarka nurodyta Rusijos Federacijos darbo kodekso 72 straipsnyje. Jis gali būti sudarytas bet kuriuo metu darbdavio nuožiūra.

Kūrimas ir apskaita

Teisės aktai nenumato darbdavio pareigos rengti pareigybių aprašymus. Jie būtini, visų pirma, siekiant pagerinti šalių santykius.

Tiesą sakant, dokumente teigiama:

• veiklos uždaviniai;
• kvalifikaciniai reikalavimai;
• funkciniai įsipareigojimai;
• teisės;
• pareigos;
• darbuotojo atsakomybė.

Dokumentą rengia teisės skyrius arba personalo skyrius. Geriausia papildomai įtraukti padalinių vadovus, išmanančius darbo specifiką.

Projektas turi būti tvirtai patvirtintas.

Prieš priimdami dokumentą, jie turi su juo susipažinti:

• teisininkai;
• personalo pareigūnai;
• darbuotojų atstovaujamasis organas (Profesinė sąjunga).

Pabaigoje nurodymus tvirtina organizacijos vadovas.

Yra dokumentų saugojimo funkcijos. Remiantis Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 558, dokumentus, panašius į pareigybių aprašymus, darbdavys saugo 75 metus. Net jei instrukcija pakeičiama nauja, ankstesnė versija negali būti sunaikinta per trejus metus.

Išleistas dokumentas įrašomas į pareigybių aprašymų žurnalą. Tai padeda greitai rasti reikiamas instrukcijas pagal numerį. Tai bus ir darbuotojo teisių laikymosi ar pažeidimo fakto patvirtinimas iš darbdavio.

Įstatymų leidybos lygmeniu žurnalo forma nenumatyta. Todėl jo kūrimas vykdomas atsižvelgiant į darbdavio pageidavimus.

Kuriant naujus pareigybių aprašymus, žurnale reikia įrašyti pažymą su:

• instrukcijos (pvz., Nr. 23-DI / 2016) sukūrimo numeris ir data;
• pareigų pavadinimas;
• struktūrinis padalinys, kuriame bus taikomas dokumentas;
• patvirtinimo data;
• pažinties data;
• darbuotojo duomenys;
• dokumento kopijų buvimas ir vieta;
• pastabos (pareigos likvidavimas, nurodymų perdavimas archyvui, darbuotojo gautų egzempliorių skaičius).

Registrą tvarko įstaigos personalo skyrius. Tai leidžia sisteminti duomenis apie išduotus pareigybių aprašymus.

Verta atminti, kad pareigybės aprašymuose nustatytos darbuotojo teisės ir pareigos neturėtų skirtis nuo darbo sutarties punktų, prieštarauti darbo teisės aktams. Taip pat dokumente atsispindi darbuotojo atsakomybė įsipareigojimų nevykdymo atveju.

Pasirašęs ir patvirtintas dokumentas turi būti užregistruotas. Jis gauna skaičių, kuriame, be eilės, yra ir rodyklė.

Kuriant registracijos žurnalą nebus galima orientuotis į vieningą formą, nes jos nėra. Todėl darbdavys turi savarankiškai jį parengti, kad nustatytų vietines taisykles.

Dažniausiai kuriant naudojami grafikai, kuriuose yra:

• serijos numeris;
• patvirtinimo data;
• nurodymų registravimo data;
• padėtis;
• struktūrinis padalinys;
• pakeitimų atlikimo data;
• tiesiogiai atlikti pakeitimai;
• darbuotojo susipažinimo data;
• darbuotojo asmens duomenys;
• asmens parašas;
• už valdymą atsakingo darbuotojo parašas;
• kopijų saugojimo vieta;
• Pastabos.

Šios skiltys nebūtinai įtraukiamos į žurnalą. Įstaiga gali savarankiškai pašalinti kai kurias pareigybes arba išplėsti sąrašą.

Darbuotojo darbo aprašymo žurnalo pavyzdys

Rengdami žurnalą darbuotojų supažindinimui, galite sutelkti dėmesį į šią pavyzdinę plėtros grafiką:

ŽURNALAS

supažindinti darbuotojus

su pareigybių aprašymais

pagal užimamas pareigas

Išsamus algoritmas

Pareigybės aprašymas yra dokumentas, kurio pagrindu formuojamas kiekvieno darbuotojo organizacinis ir teisinis statusas. Pagal jį darbdavys gali atlikti atestavimą, vertinti pažeidimus ir patraukti drausminėn atsakomybėn. Jei darbuotojas neatitiks reikalavimų, jis gali būti net atleistas.

Dokumentas svarbus ir pačiam darbuotojui.

Jis gali susipažinti su:

• darbo pobūdis;
• kvalifikaciniai reikalavimai;
• pareigos;
• įgaliojimai;
• teisės;
• atsakomybė už reikalavimų nesilaikymą.

Pareigybių aprašymai rengiami, tvirtinami ir pradedami eksploatuoti pagal užsakymą. Kreipdamasis į darbą pilietis prieš pasirašydamas darbo sutartį išstudijuoja dokumentą.

Jei pareigybių aprašymai nustatomi ribotam žmonių ratui, tai pasirašyti galima tiesiai ant dokumento pasibaigus tekstinei daliai. Toliau autorius pasirašo.

Leidžiama iš karto atspausdinti frazę „Perskaičiau darbo aprašymą“. Jei jo nėra, darbuotojas tokį užrašą turi padaryti savo ranka. Šalia yra parašas, iššifravimas ir data.

Jei norite supažindinti platų darbuotojų ratą su pareigybės aprašymu, turite pradėti vesti žurnalą. Jame kiekvienas asmuo įrašo pavardę, vardą, patronimą, pareigas, parašą ir datą.

Darbuotojas turi laikyti dokumentą šalia, kad galėtų vadovautis kasdienėje veikloje. Pasirašant pareigybės aprašyme galima pažymėti, kad antras egzempliorius buvo perduotas darbuotojui. Tokiu atveju jis negalės remtis tuo, kad dokumento nuostatas jis pamiršo.

Atsisakymas tikrinti

Kai kuriais atvejais, susipažinus su pareigybių aprašymais, surašomas specialus aktas. Tai būtina, jei darbuotojas atsisako studijuoti dokumento tekstą ar susipažinti su jame atliktais pakeitimais. Tada sudaromas tokio pobūdžio įrašas:

„Šiandien, 2019 m. vasario 12 d., 11.30 val. UAB „Senamiestis“ biure, adresu: Maskva, g. Statybininkai, 12, biuras. 14 pardavimų vadovui A.I. Orekhovai buvo pateiktas jos pareigybės aprašymas peržiūrėti. Darbuotoja atsisakė susipažinti su dokumentu prieš parašą.

Atsižvelgiant į tai, pareigybės aprašymas buvo perskaitytas garsiai, dalyvaujant A. I. Orekhova, OI Korostyleva personalo skyriaus vedėja.

Pareigybės aprašymai padeda spręsti įvairius darbo ginčus tarp darbuotojo ir darbdavio. Todėl jie turi būti surašyti laikantis teisės aktų reikalavimų.

Darbo aprašymo žurnalas – pavyzdys šio dokumento dalis kiekvienoje organizacijoje gali turėti savo struktūrą, nes trūksta normatyviškai patvirtintos formos. Mūsų straipsnyje rasite rekomendacijas dėl jo dizaino ir užpildymo, taip pat nuorodą atsisiųsti dabartinę darbo aprašymo žurnalo pavyzdys .

Pareigybės aprašymo žurnalo funkcijos Rusijos Federacijoje

Pareigybės aprašymo žurnalą (toliau – CI) tvarko organizacijos personalo skyrius. Ji atliekama siekiant susisteminti duomenis apie asmens tapatybės dokumento paskelbimą, atlikti jų pakeitimus ir patvirtinti susipažinimo su darbuotojų ID faktą, kaip reikalaujama 2005 m. 6 val. 1 valg. 21 ir 3 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 68 str.

Šio žurnalo buvimas nėra privalomas reikalavimas, kaip ir pačių MD naudojimas, tačiau praktiškai dauguma darbdavių mano, kad jų naudojimas yra tinkamas. Juk pagrindinė tokio nurodymo funkcija – nurodyti darbuotojo darbo pareigas.

SVARBU! Darbuotojo teisės ir pareigos, numatytos jo asmens dokumente, neturi prieštarauti darbo funkcijoms, numatytoms darbo sutartyje, darbo teisėje ir kituose darbo apsaugos srities teisės aktuose. Nurodymas neįtraukia tiek darbuotojo funkcijų, kurios jame nenumatytos, atlikimo, tiek vengimo atlikti jame nurodytas pareigas. Taigi BĮ yra savotiškas tam tikrų darbo santykių organizacijoje garantas abiem pusėms.

Rekomendacijos dėl pareigybių aprašymų registravimo žurnale

Vadovaujantis personalo dokumentų tvarkymo taisyklėmis, kiekvienas organizacijos vidaus dokumentas turi būti registruojamas jo pasirašymo ir patvirtinimo dieną. Tokiu atveju jam priskiriamas registracijos numeris, kurį dažniausiai sudaro serijos numeris, papildytas specialiu indeksu, kad būtų lengviau identifikuoti.

Darbo aprašymo žurnalas – ar yra patvirtinta forma, kur atsisiųsti pavyzdį?

CI registracijos žurnalas neturi vieningos formos, o kiekvienas darbdavys ją kuria savarankiškai, atsižvelgdamas į organizacijoje priimtą vietinių taisyklių tvirtinimo tvarką. Tačiau praktika rodo, kad žurnalas, kaip taisyklė, sudaromas lentelės forma, kurioje yra šie stulpeliai:

1. Įrašo eilės numeris.
2. Dokumento patvirtinimo data.
3. Dokumento registravimo data.
4. Pareigos, kuriai išduotas ID, pavadinimas.
5. Struktūrinio padalinio pavadinimas.
6. Dokumentų pakeitimų data.
7. Informacija apie ID pakeitimus.
8. Darbuotojo supažindinimo su ID data.
9. Visas darbuotojo, susipažinusio su asmens tapatybės dokumentu, pavardė.
10. Darbuotojo, perskaičiusio asmens tapatybės dokumentą, asmeninis parašas.
11. Darbuotojo, atsakingo už žurnalo tvarkymą, pavardė.
12. Asmeninis žurnalisto parašas.
13. Kopijuoti saugojimo vietą.
14. Pastabos.

Aukščiau pateiktas informacijos sąrašas nėra baigtinis ir turi būti įtrauktas į žurnalą. Organizacijos turi teisę parengti bet kokią joms tinkančią šio dokumento formą. Tokiu atveju galite naudoti darbo aprašymo žurnalo pavyzdys galima rasti mūsų svetainėje, jei reikia, keičiant įvesties duomenų rinkinį.

Dokumentų srautas yra plati sąvoka, kartais ji savyje slepia tokius reikalavimus, apie kuriuos net nežino labiausiai patyrę klerkai ir personalo specialistai. Pavyzdžiui, yra tokia forma kaip žurnalas, skirtas supažindinti darbuotojus su vietos taisyklėmis. Greičiausiai dauguma mažų organizacijų apsieina be šio dokumento, tačiau pagal Darbo kodekso reikalavimus būtina supažindinti darbuotojus su vidaus taisyklėmis, vadinasi, tai kažkaip įforminti. Šiame straipsnyje apžvelgsime, kas yra žurnalas ir kaip teisingai jį pildyti.

Kam skirtas žurnalas, skirtas susipažinti su vietos taisyklėmis?

Normos Rusijos Federacijos darbo kodekso 68 straipsnis darbdavys privalo supažindinti darbuotojus su visomis vietinėmis normomis (LNA), kurios yra susijusios su jo darbu. Toks susipažinimas būtinai turi įvykti darbuotojo parašu. Šio reikalavimo nepaisymas užtraukia administracinę atsakomybę už darbo teisės aktų reikalavimų nesilaikymą. Niekas nenori mokėti baudų, todėl peržiūros procesą reikia kažkaip įforminti. Yra keli būdai tai padaryti:

• surašyti atskirus susipažinimo lapus ir pridėti prie visų nuostatų, įsakymų ir kitų dokumentų;
• įdėti paveikslus tiesiai ant LNA;
• sukurti specialų žurnalą.

Įsakymai dėl įdarbinimo, atostogų, atleidimo ir kiti personalizuoti dokumentai dažniausiai įvedami „prieš parašą“ – gavus asmens patvirtinantį parašą pačiame dokumente. Tačiau su vidaus taisyklėmis, kurios liečia daug žmonių iš karto, situacija yra sudėtingesnė, nes jei kiekvienas žmogus ant jų pasirašys tiesiogiai, laisvos vietos labai greitai neatsiras. Todėl darbdaviai arba sukuria specialius papildomus lapus parašams (o tai nepatogu), arba sukuria žurnalą, skirtą darbuotojams supažindinti su LNA. Tuo pačiu didelėje organizacijoje su įvairiais padaliniais ir kitais struktūriniais padaliniais, kur vyksta nuolatinis personalo judėjimas, galima tokį knygos tipo blanką išduoti atskirai tiek kiekvienai dokumentų rūšiai, tiek skyriams ar filialams. Tada visi vietiniai aktai bus tvarkingi ir nereikės prie jų prisegti papildomų lapų.

Žurnalo pavyzdys, skirtas susipažinti su vietos taisyklėmis

Tokiam žurnalui nėra patvirtintos formos. Kadangi tai nėra privaloma ar net rekomenduojama, įstatymų leidėjai jį aplenkė. Tokios formos įvedimas į organizacijos darbo eigą yra skirtas tik supaprastinti Rusijos Federacijos darbo kodekso ir kitų įstatymų reikalavimų įgyvendinimą. Todėl tik nuo darbdavio priklauso, kaip tiksliai jis spręs šį klausimą. Reikalingą formą turėsite susikurti patys. Svarbiausia, kad jame būtų visi vietiniai reglamentai, su kuriais turi susipažinti nauji darbuotojai. Suformuota forma turi būti patvirtinta organizacijos vadovo įsakymu.

Tokiame dokumente neturėtų būti nieko sudėtingo. Pavyzdžiui, tai gali atrodyti taip:

Taip pat nebūtina jai suteikti knygos pavidalo. Tai taip pat gali būti atskiri lapai, dedami į segtuvų aplanką. Jums nereikia dėti patvirtinimo vizų į tutul lapą, galite įrašyti tik įrašų pradžios ir pabaigos datą.

Žurnalo struktūra ir saugojimo laikotarpis

Iš aukščiau pateikto pavyzdžio matote, kad žurnalo forma yra gana paprasta. Kadangi paprastai yra daug LNA, kurias būtina supažindinti organizacijoms, kiekvienai iš jų būtina skirti po kelis puslapius. Be to, šių puslapių struktūra nesiskiria ir juose bus:

• darbuotojo duomenys (pilnas vardas);
• pareigas ir padalinį organizacijoje;
• pastebėjimo data (jei reikia - laikas);
• kiekvieno darbuotojo asmeninis parašas.

Jei pageidaujama, lapus galima sunumeruoti ir susiūti, tačiau tai nėra būtina. Už tokio žurnalo tvarkymą atsakingas asmuo dažniausiai yra žmogiškųjų išteklių specialistas arba pats vadovas, jei organizacija nedidelė.

Atskirai reikia atkreipti dėmesį į šio dokumento saugojimo tvarką ir terminus. Šis klausimas taip pat nėra teisiškai reglamentuotas, todėl jį įsteigti turi pati organizacija. Dažniausiai darbdaviai nori jį sumažinti, pavyzdžiui, 5 metus. Tai klaida ir praktikoje geriau nustatyti didesnį saugojimo laiką. Iš tiesų, daugelis vietinių aktų turi nuolatinį saugojimo laikotarpį arba jie saugomi mažiausiai 10 metų. Pageidautina, kad šie terminai nesiskirtų nuo supažindinimo su jais dokumentų saugojimo termino. Be to, darbuotojai, susipažinę su LNA daugiau nei prieš 5 metus, gali toliau dirbti šioje organizacijoje ir kelti supažindinimo su tam tikromis normomis klausimą. Be šio dokumento bus gana sunku įrodyti faktą, kad reikalavimai buvo įvykdyti.

Taip pat nepamirškite apie Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010-08-25 įsakymas N 558, kuriame aiškiai nurodyta, kad visi vietiniai darbuotojų asmens duomenų reglamentai (nuostatos, instrukcijos) yra nuolatinio saugojimo termino dokumentai. Todėl, jei tai susiję su asmens duomenimis, pažinčių žurnalui patartina nustatyti tokius pačius reikalavimus. Visų pirma, jūs turite nuolat saugoti vietinius dokumentus, tokius kaip:

• Organizacijos struktūrinių padalinių nuostatai;
• Mokėjimo taisyklės.

Todėl jei darbuotojai padėtų savo parašus ir asmeniškai susipažintų su šiomis LNA, šį faktą patvirtinančios formos galiojimo laikas turėtų būti toks pat.