Не зря говорят, что нужно доверять, но проверять, поскольку это считается ключевым принципом при работе с дебиторами и кредиторами.

Правильность бухучета может быть достигнуто способом регулярных уточнений по имеющимся сведениям . Причем наиболее распространенным методом по праву считается обмен актами сверки взаимных расчетов.

Необходимость

Форма включает в себя сведения относительно выполненной отгрузки, поступлений ТМЦ, оказанных услуг и произведенной оплаты в определенный период.

Причем на начало, и конец периода осуществляется вывод сальдо по дебету и кредиту счета.

По завершению акта сверки взаиморасчетов и подтверждения долговых обязательств, стороны могут решить вопрос относительно погашения задолженности.

Рассматриваемый акт применяется в таких ситуациях , как:

1. Подготовка всех необходимых сведений к будущей сдаче отчетности. В процессе осуществления инвентаризации перед фактом сдачи отчетности, сверка является обязательной.
2. При получении сведений относительно документации по поставке, оказанным услугам, осуществляемых платежах контрагентами. Факты расхождений сведений можно обнаружить по значениям первичных документов.
3. Признание долговых обязательств. Каждая сторона, в процессе подписания документации, подтверждает сведения сверки.
4. Факт прерывание периода исковой давности по расчетам. В процессе подачи искового заявления в судебный орган, период может определяться от времени осуществления сверки. Для возможности придать законной силы рассматриваемому акту, его формирование происходит с момента завершения периода законных требований по возврату задолженности. Это регулируется статьей 203 Гражданского Кодекса РФ.
5. При формировании конкурсной массы в процессе банкротства. По завершению сверки кредиторы разрабатывают перечень требований к должникам. Отсутствие своевременного подтверждения ограничивает возможность требования погасить долговые обязательства после создания конкурсной массы.

Важно обращать внимание на то, что «реорганизация компания» влечет за собой присоединение/объединение либо же ликвидацию. В такой ситуации особо важно повести акт сверки, прежде чем закрывать компанию.

На законодательном уровне форма отсутствует. По этой причине компании имеют право разрабатывать персональные бланки либо же применять те, которые сформированные бухгалтерским программным обеспечением.

В процессе ведения учета в электронном варианте, сведения по сверке формируются в автоматическом режиме, указав при этом определенные расчетные периоды и контрагентов.

Форма в обязательном порядке должна быть согласована с прямыми партнерами и по необходимости отображена в соответствующем соглашении.

Документ включает в себя:

• шапку;
• несколько табличных частей;
• заключительная часть.

Если все необходимые сведения указаны достоверно, то они будут зеркально симметричны. В обязательном порядке сведения по дебету одной компании должны полностью соответствовать кредиту второй организации/контрагента.

Рассматриваемый документ в обязательном порядке должен включать в себя реквизиты, позволяющие в полной мере идентифицировать каждую из сторон и получить все необходимые сведения относительно состояния расчетов между контрагентами.

Итак, в нем обязательно должны содержаться такие сведения, как:

При выявлении расхождений од табличной областью организация обязана вносить собственные сведения.

Отличительные сведения не всегда объясняются ошибками. Нередко у контрагентов различаются временные периоды отгрузки ТМЦ.

В обязательном порядке рассматриваемый документ подлежит подписанию каждой из сторон (ответственными лицами).

Основные правила оформления

Формирование акта сверки взаиморасчетов лежит на плечах сотрудников бухгалтерии. В обязательном порядке акт подлежит утверждению в положении о документообороте компании, которое прилагается к учетной политике. Для осуществления сверок в компании необходимо назначить уполномоченное лицо.

Акт сверки относится к форме внешнего документооборота. По мере необходимости выверить необходимые сведения между компаниями, документ подлежит подписанию главным бухгалтером. Форма, используемая в данном документообороте, не может быть иными третьими лицами.

Рассматриваемый документ в обязательном порядке должен быть составлен в нескольких экземплярах . Причем его составлением может заниматься любая сторона, являющаяся участником соглашения. Однако следует учитывать, что акт подписывается исключительно уполномоченными лицами.

Ими могут выступать:

• лица, находящиеся на руководящих должностях согласно имеющемуся уставу компании;
• рабочий компании, на которого оформлена .

Помимо этого, в большинстве случаев может дополнительно понадобиться подпись главного бухгалтера, поскольку именно он уполномочен заверять финансовую документацию.

Но если на рассматриваемом документе будет находиться исключительно подпись главного бухгалтера, то при формировании судебных разбирательств он не будет нести под собой законодательной силы.

По этой причине, такая документация может быть применима исключительно для осуществления сверки и контроля сведений относительно внутренних расчетов организации.

После постановке подписи уполномоченным лицом, документ в обязательном порядке должно быть закреплен соответствующей печатью организации.

В большинстве случаев, в документе указаны сведения относительно фактического состояния счетов, причем в качестве базы исчисляется размер долговых обязательств на определенный временной промежуток. После этого, несколько заверенных экземпляров документа будут отправлены по почте либо же курьерской службой доставки к партнерам (противоположной стороне).

После того, как противоположная сторона получили документы, нужно сверить полученные сведения со своими персональными бухгалтерскими счетами. Если по завершению проверки все показатели равны, то один из экземпляров, уже подписанный возвращается обратно отправителю.

Если выявлены расхождения, документы подлежат повторной тщательной проверки и не могут быть подписаны до исправления сложившейся ситуации.

В большинстве случаев периоды осуществления сверки определяются исключительно потребностью сотрудников бухгалтерии либо же менеджмента. Причем если рассматриваемый акт и будет сформирован за выбранный временной промежуток, долговые обязательства, отображенные в нем, указываются исключительно на определенную дату.

В качестве ее могут выступать период начальных и завершающих чисел осуществления уточнений .

Сотрудниками бухгалтерии не единожды отмечалось, что наиболее оптимально будет осуществить сверку:

1. За отчетный календарный год. Понимается период с первых чисел первого месяца по конец последнего.
2. За определенный временной промежуток, по завершению которого сотрудниками бухгалтерии следует отчитываться перед своим непосредственным руководством. Нередко им выступает квартал.
3. За период действия подписанного соглашения.

Иными словами, период сверки определяется самостоятельно сторонами.

Роль документа в судебном процессе

Важно обращать внимание на то, что в процессе судебных разбирательств с контрагентами, по вопросам несоблюдения условий подписанного соглашения либо же долговых обязательств рассматриваемый акт принимается судом в качестве доказательной базы.

Однако на практике может произойти всякое. Во многом это связано с тем, что:

• наличие подписи на документе является в полной мере подтверждением положения счетов на период сверки, но при этом, не является подтверждением фактом признания задолженности;
• рассматриваемый акт не может быть принят в качестве оснований для возможности прервать период исковой давности.

В последнем случае, документ признается только косвенной доказательной базой . Причем он не позволяет говорить о том, что одна из сторон признает свои долговые обязательства либо же, наоборот, опровергает.

На основании сказанного можно сделать вывод, что наличие рассматриваемого документа может только увеличить преимущество в судебном процессе. Однако само судебное разбирательство в каждом отдельно взятом случае рассматривается сугубо в индивидуальном порядке.

Более того, наиболее оптимальным вариантом станет возможность оказать давление на противоположную сторону для подписания акта, поскольку деловые взаимоотношения могут зайти в тупик.

Как в программе 1С составить акт сверки взаиморасчетов, можно узнать из данной инструкции.

Статус взаимных расчетов меж партнерами подтверждает такой документ как акт сверки. Актуальным и правильным сей документ признается лишь при надлежащем оформлении. Как акт сверки взаиморасчетов заполнить верно?

Акт сверки взаиморасчетов не относится к числу первичных документов. Однако становится дополнительным доказательством наличия задолженности в случае обращения в суд.

Помимо того посредством подписания акта увеличивается срок исковой давности, то есть началом его считается дата подписания акта.

По этой причине акт сверки является не просто формальностью, а реальным инструментом правового воздействия на партнеров. Конечно, при условии правильного заполнения. Как заполнить образец акта сверки?

Основные моменты

В процессе сотрудничества двух организаций предполагаются взаимные расчеты. Одна сторона осуществляет поставку товаров, или работ, а вторая оплачивает полученные ценности.

При этом каждая свершенная хозяйственная операция подтверждается первичной документацией. На основе таковой ведется бухгалтерский учет.

Но от возникновения ошибки никто не застрахован, а наличие оной может существенно исказить учет. Расхождение учета в партнерствующих организациях может привести к появлению задолженностей или неучтенных выплат.

Своевременно выявить ошибки учета при сотрудничестве двух хозяйствующих субъектов позволяет .

Руководствуясь указанными данными одной организации, другое предприятие сопоставляет с ними собственный учет и выявляет расхождения.

При наличии таковых проверяется верность первичной документации. За счет этого вовремя обнаруживаются ошибки, и обеспечивается достоверность учета.

Что это такое

Актом сверки взаиморасчетов называется документ, в котором показаны расчеты двух организаций в определенном периоде. Сведения, указанные в акте одной организацией должны совпадать с данными организации-контрагента.

При выявлении расхождений информация о них фиксируется в этом же документа. Действующее законодательство не предусматривает установленной формы акта.

Организация самостоятельно разрабатывает формат документа, утверждая его в составе . Подписание акта контрагентом означает его признание в наличии задолженности, если таковая имеет место.

Важно, что акт сверки оказывает влияние на действие срока давности. Оный равен трем годам с момента оформления первичных документов по факту свершения хозоперации. Но подписание акта сверки прерывает срок давности и его отсчет начинается заново.

Использование акта сверки взаимных расчетов меж организациями предупреждает возникновение ошибок в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Но документ должен составляться с учетом определенных требований. В частности должны наличествовать реквизиты, определяющие стороны-участники, конкретный период сверки, свершенные операции и расчеты.

Хотя унифицированная форма акта сверки не предусмотрена, но целесообразно присутствие в документе таких реквизитов как:

• название документа;
• наименования сторон;
• дата подписания акта;
• период сверки;
• ссылки на первичные документы по свершенным операциям;
• суммы расчетов в денежном эквиваленте;
• итоговое сальдо;
• подписи и печати сторон.

Как и всякий документ, акт сверки подписывается . Свою подпись на документе ставит руководитель организации и бухгалтер.

Важно, что даже главбух без наличия на право первой подписи не может представлять организацию. Юридическую силу документ получает лишь при наличии подписи главного руководителя.

Какова его роль

При составлении акта сверки взаиморасчетов нужно осуществить проверку нескольких счетов:

• расчетов по доходам;
• расчетов по выданным ;
• расчетов по недостачам;
• расчетов по принятым обязательствам.

Если имущественные споры меж организациями отсутствуют, то сверка может носить чисто технический характер.

Проводить сверку можно как в рамках одного договора или , так и по общему состоянию коммерческих взаимоотношений партнеров в определенном периоде.

Регулярное составление акта сверки требуется при постоянном сотрудничестве. Партнером при этом может выступать поставщик товара или получатель, госфонд, налогоплательщик, два подразделения одной корпорации и т.д.

Кроме того основанием для создания акта сверки взаиморасчетов может становиться:

• возможность получения отсрочки платежей;
• наличие большого количества позиций в ассортименте компании;
• присутствие дорогостоящих товаров в списке реализуемых;
• осуществление инвентаризации по расчетам;
• потребность подтверждения расчетов перед вышестоящими инстанциями.

Периодичность составления акта сверки определяется взаимодействующими сторонами. Документ может составляться раз в месяц, полугодие, год или с более длительным интервалом.

Но в любом случае в содержание акта должны включаться все операции, свершенные в избранном периоде. Как проводить сверку правильно?

Проверка расчетов проводится по одному артикулу – названию товара, отдельной поставке, конкретному контракту. Удобно проводить сверку в процессе ежегодной инвентаризации.

При обнаружении каких-либо расхождений нужно сразу же составить акт сверки и направить его контрагенту.

Но случается, что выявленная задолженность не может быть погашена, поскольку в течение года контрагент обанкротился. Потому проводить сверку необходимо как можно чаще.

Действующие нормативы

Согласно акт сверки взаиморасчетов организации разрабатывают самостоятельно, поскольку данный документ не относится к числу первичной документации.

Данная позиция подтверждается и . В то же время акт сверки взаимных расчетов может признаваться юридическим документом в процессе искового производства.

В частности сей документ служит подтверждением наличия задолженности контрагента. А кроме того становится основанием прерывания течения срока исковой давности, который с момента подписания акта отсчитывается заново.

Но для того чтобы была признана юридическая законность документа он должен иметь определенную форму.

Законодательно не регламентируется наличие определенных реквизитов, но обязательным требованием является наличие подписи руководителя организации.

Как правильно оформить акт сверки

Оформление сверочного акта по взаимным расчетам выполняется в произвольной форме. Составляет документ бухгалтерия организации, инициировавшей проверку, и таковой может быть любая из сторон.

Заполненный акт в двух экземплярах отравляется контрагенту. Им выполняется сверка указанных данных с собственным учетом. При согласии контрагента с отображенной в акте информацией им ставится подпись и печать.

Заверенный экземпляр возвращается инициатору. Данные акта проверяются на соответствие . Информация о взаимных расчетах должна совпасть в точности. Малейшие расхождения регистрируют в конце документа посредством записи.

Например, «По сведениям ООО «1» на 30.10.2015 долг ООО «2» составляет десять тысяч рублей, согласно учету ООО «2» задолженность перед ООО «1» равна» пяти тысячам рублей» и приводятся подтверждающие данные со ссылкой на первичные документы.

Важно! Если акт сверки подписывают только бухгалтера организаций, то такой документ имеет значение исключительно во внутреннем документообороте меж организациями.

Судебными инстанциями документ учитывается только при наличии подписи руководителя.

Порядок составления

Единого образца акта сверки не существует. Тем не менее, наличествуют определенные требования, каким должен соответствовать документ.

Так выполнены должны быть следующие аспекты:

Крайне желательно при составлении акта сверки соблюдать правила оформления первичной документации. Относится это к наличию обязательных реквизитов первичной документации.

Перечень таковых определен . Что касается формы документа, то она может быть произвольной. Но практика применения определила наиболее удобный формат.

Обычно документ состоит из двух частей – вступительной, с содержанием основных реквизитов и основной, в которой представлены данные по определенному периоду.

Часто акт сверки создается в виде перечня документов в хронологическом порядке. Но также можно указать характер действия, например, перевод денежных средств, приобретение товара, продажа ценностей.

Как сделать акт сверки вручную? Пример создания акта можно представить следующим образом. В начале указываются такие данные:

1. Название документа.
2. Дата составления акта и его индивидуальный номер.
3. Наименование организации, составившей документ.
4. Наименование контрагента.
5. Период, за какой осуществляется сверка (начало и окончание).

Указываются суммы, переданные или полученные по каждому факту сотрудничества. При этом каждый показатель подтверждается ссылкой на первичный документ (счет-фактура, чек и прочее).

Для отображения в таблице берутся данные, отображенные на дебетовых и кредитовых счетах. В итоговой части таблицы подсчитывается общий оборот по дебету и кредиту и выводится конечное сальдо. В конце акта следует вписать итоги сверки.

При наличии задолженности делается запись примерно такого вида: «По данным организации на такую-то дату выявлена задолженность со стороны контрагента в пользу организации при проверке операций за такой-то период на сумму ___».

В случае отсутствия задолженности пишется значение «0.00 рублей». Готовый акт направляется контрагенту для сверки. При отсутствии расхождений документ подписывает бухгалтер организации-контрагента и возвращает инициатору сверки.

Как сделать электронно

Создать акт сверки взаимных расчетов можно при помощи программы 1С. Организация-поставщик для этого использует меню «Продажа», а организация-покупатель – меню «Покупка».

В избранном меню	Выбирается раздел «Расчеты с контрагентами»
Добавляется новый документ	Акт сверки взаиморасчетов, посредством нажатия кнопки «Создать»
В открывшемся документе указывается	контрагент, по которому проводится сверка расчетов; валюта расчетов; номер договора поставки/покупки
Далее осуществляется заполнение документа	Вручную или при помощи кнопки «Заполнить» вносятся данные о собственной организации, включая колонки «Дебет» и «Кредит». Аналогично заполняются данные о контрагенте. Затем указываются расчетные счета, подлежащие сверке. По окончании указываются данные об ответственных лицах
Заполненный документ распечатывается и отправляется контрагенту	Можно отправить акт сверки в электронном виде
После окончания сверки и подписания акта сторонами	Следует проставить на документе соответствующую галочку, что сверка согласована

Образец заполнения

При создании акта сверки по взаиморасчетам можно применить такие примеры:

• бланк акта сверки взаиморасчетов в формате Doc;
• образец акта сверки взаиморасчетов в формате Excel;
• заполненный акт сверки взаиморасчетов в формате Word.

Подписанный партнерами акт сверки это документальное подтверждение денежных обязательств перед кредитором.

Хотя в законе отсутствует необходимость составления акта сверки, но именно на него организация может ссылаться в случае возникновения споров и обращении в суд.

Для сверки взаиморасчетов юридические лица и индивидуальные предприниматели часто составляют соответствующий акт. Единого образца и обязанности использовать именно этот документ законодательство не предусматривает, поэтому каждая компания может разработать собственный бланк. Готовый пример и инструкция по заполнению представлены в статье.

Назначение и разновидности

Фиксирование расходных операций каждой компании производится в обязательном порядке. Для этого составляются платежные документы, квитанции, счета-фактуры, поручения и другие бумаги. Однако на практике возникает необходимость сравнения взаиморасчетов между двумя и более контрагентами, для чего и составляется акт сверки.

Как правило, его подписывают юридические лица, а также индивидуальные предприниматели. Наименования сторон аналогичны тем, что указываются в соответствующих договорах:

• «Заказчик»;
• «Исполнитель».

Документ отражает все виды операций между компаниями (или отдельные расчеты, выборочно) за конкретный период – месяц, квартал, год (отчетный период определяется по согласованию). Ответственными за оформление являются сотрудники бухгалтерии. Они производят:

• составление акта;
• сверку с теми данными, которые пришли от контрагента.

Документ может составляться как приложение к договору, так и в качестве отдельного документа. И в связи с этим можно условно выделить 2 разновидности:

1. Приложение к основному соглашению – например, к договору поставки. В этом случае документ является неотъемлемой частью этого договора и не имеет юридической силы сам по себе, в отсутствие основного соглашения. Как правило, в таких них фиксируется информация обо всех операциях, прошедших в рамках данного договора.
2. Самостоятельный документ, который используется вне привязки к конкретному договору. В нем объединяются взаимные финансовые расчеты за конкретный период времени (или по отдельным группам товаров и услуг).

В договоре поставки следует дополнительно прописать условия сверки взаиморасчетов, сроки и порядок подписания акта. В противном случае недобросовестный контрагент может уклониться от подписания бумаги.

Бланк и образец документа

Как правило, он представляет собой сводную таблицу с описанием каждого вида операции (услуги, работы), ее суммой. В документе обязательно отражают реквизиты и названия обеих сторон, фиксируют наличие/отсутствие задолженности заказчика перед исполнителем на конкретную дату.

Бланк и образец акта сверки взаиморасчетов представлены ниже.

Количество экземпляров определяется количеством сторон, поэтому минимально составляется 2 оригинальных документа, имеющих одинаковую юридическую силу.

Инструкция по составлению

Для начала необходимо обратить внимание на несколько рекомендаций:

1. В документе обязательно указывают отчетный период, за который производится сверка.
2. Всегда следует указать дату его составления. Она необязательно должна быть связана с отчетным периодом. Например, акт составлен 29 января 2018 года, в то время как отчетный период – с 1 января 2017 по 31 декабря 2017 года.
3. Стороны указывают не только виды операций (услуг), но и документы, на основе которых был произведен их учет (например, счет-фактуры).
4. Как правило, указывают не только итоговую сумму, но и начальный баланс (сальдо).
5. В конце страницы представители сторон ставят свои подписи. Как правило, право подписания имеет главный бухгалтер. Также он может быть подписан и руководителями – это особенно важно в тех случаях, когда между партнерами есть разногласия по поводу расчетных операций.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В некоторых случаях компания не использует обычную печать в виде синего оттиска. Тогда представителю достаточно поставить собственную подпись, расшифровать ее (фамилия, инициалы) и указать должность.

Таким образом, составление акта позволяет упростить процедуру сверки взаиморасчетов и подтвердить факт отсутствия претензий между заказчиком и исполнителем. Документ обычно составляется в печатном виде, помарки и исправления в нем не допускаются.

Успешный бизнес предполагает сотрудничество с большим количеством , с которыми регулярно осуществляются денежные расчеты. Немалую долю занимают и расчеты с государством – по налогам и страховым взносам. Все эти денежные отношения требуют тщательного контроля, и проще всего осуществлять его посредством регулярного .

Как правильно читать акт сверки

Цели подписания

Образец акта разногласий

Акт разногласий подписывается тем же лицом, которое подписывает основные акты сверок. К нему необходимо приложить копии документов, подтверждающих разногласия.

Разновидности такого документа

Ниболее распространенные

К наиболее распространенным разновидностям актов сверок относят:

1. Акт сверки с поставщиком . Содержит операции, учитываемые по счету 60. По дебиту отражаются все совершенные в адрес поставщика оплаты, а по кредиту суммы поставок продукции.
2. Акт сверки с покупателем . В данном случае учет ведется по счету 62. По дебиту записываются суммы отгрузок, а по кредиту перечисленные покупателями платежи.
3. Акт сверки выполненных работ . Оформляется по общим правилам, только вместо сумм поставок продукции в нем отражают суммы согласно актам выполненных работ.
4. Групповой акт сверки . Представляет собой совокупность актов сверки по всем существующим у фирмы контрагентам. Формируется благодаря установке к бухгалтерской программе специального расширения. Подобный способ формирования актов особенно удобен в конце отчетного периода, когда необходимо проинвентаризировать весь объем расчетов.
5. Нулевой акт сверки . Отличительной особенностью является равное нулю сальдо на конец рассматриваемого в документе периода.
6. . Составляется так же, как и акты по любым другим услугам. При формировании документа арендодателем, по дебиту будут проставляться суммы аренды согласно выставленным счетам, а по кредиту перечисленные арендатором платежи.

Акты сверки также классифицируют в зависимости от статуса контрагента – или физическое лицо. Причем в качестве физического лица могут выступать не только , но и простые граждане, с которыми у фирмы имеются какие-либо расчеты. Формируется такой акт по общим правилам, как и в случае сверки с организациями. Компания не вправе отказать физическому лицу в предоставлении акта сверки, если он был им затребован.