Tikriausiai kiekvienam bent kartą teko susidurti su būtinybe parašyti verslo laišką. Jį sudarydamas nevalingai prieitai prie išvados, kad tai visai nelengva. Yra daug verslo laiškų rašymo taisyklių ir nuostatų, kurias turite žinoti. Straipsnyje išsamiai aprašomas dokumento rengimo procesas, pateikiami verslo laiško pavyzdžiai, aptariami jų tipai ir dizainas.

Forma

Paruoštos formos suteiks tvirtumo ir parodys įmonės patikimumą. Juose yra esminės informacijos apie organizaciją, pavyzdžiui:

• Vardas.
• Adresas.
• Kontaktiniai telefono numeriai.
• Svetainė.
• El. paštas.
• Logotipas.
• Kiti kontaktiniai duomenys.

Nėra griežtų taisyklių dėl formų. Todėl kiekviena organizacija savarankiškai nusprendžia, kokią informaciją į juos įdėti.

Kaip teisingai rašyti verslo laiškus? Treniruotės

Verslo laiškai rašomi ir įforminami tam tikru būdu, laikantis jiems būdingų taisyklių ir reikalavimų. Priklausomai nuo tikslo, autorius detaliai apgalvoja turinį, kad gautų apskaičiuojamą rezultatą. Jis turi aiškiai suprasti, kokią informaciją adresatas jau žino laiško tema, ką daryti toliau ir kas jame bus naujo. Argumentai priklauso nuo to, kokio tikslo autorius siekia. Verslo laiško rengimo procesą galima suskirstyti į šiuos etapus:

• Klausimo tyrimas.
• Laiško juodraščio rašymas.
• Jo sutikimas.
• Pasirašymas.
• Registracija.
• Siuntimas adresatui.

Verslo laiškų struktūra

Sudarant laišką būtina jį prisotinti informacija, tai yra, įdėti visą reikiamą informaciją. Jis gali būti paprastas arba sudėtingas. Paprastame laiške aiškiai ir glaustai pateikiama informacija, kuriai paprastai nereikia adresato atsakymo. Kompleksą gali sudaryti keli skyriai, pastraipos ir pastraipos. Kiekvienoje pastraipoje pateikiamas vienas informacijos aspektas. Šio tipo verslo laiškų pavyzdžius paprastai sudaro įvadinė, pagrindinė ir paskutinė dalys.

Žemiau pateikiamas verslo laiško rašymo pavyzdys – jo įžanginė dalis.

Pagrindinėje dalyje aprašomos situacijos, įvykiai, jų analizė ir įrodymai. Būtent šioje dalyje jie įtikina, kad reikia vienaip ar kitaip pasielgti, įrodo, kaip viskas buvo ir informuoja apie būtinybę dalyvauti kokiame nors renginyje, nurodydami įvairius argumentus.

Išvadoje pateikiamos išvados, kurios daromos pasiūlymų, prašymų, priminimų, atsisakymų ir pan.

Žemiau pateikiamas verslo laiško – paskutinės jo dalies – rašymo pavyzdys. Tai apibendrina pagrindiniame skyriuje nurodytą reikalavimą.

Visa pateikta informacija turi būti optimaliai nuosekli ir suprantama suvokimui.

Kiekvienas el. laiškas prasideda centre sulygiuotu pranešimu. Ši maža dalis yra nepaprastai svarbi. Renkantis jį, autorius turėtų atsižvelgti į:

• Adresato padėtis.
• Santykių pobūdis.
• Oficialumas.
• Etiketas.

Laiškas turi baigtis mandagia forma. Pavyzdžiui: „... Išreiškiu viltį tolesniam bendradarbiavimui (ačiū už pakvietimą)...“. Po šių frazių rašomas autoriaus parašas.

Stilius

Visos raidės turi būti formalaus dalykinio stiliaus, o tai reiškia kalbos priemonių naudojimą oficialiems verslo santykiams. Tokios kalbos bruožai susiformuoja tokiomis aplinkybėmis:

• Pagrindiniai verslo santykių dalyviai yra juridiniai asmenys, kurių vadovų ir pareigūnų vardu rašomi laiškai.
• Santykiai organizacijose yra griežtai reglamentuoti.
• Komunikacijos objektas – įmonės veikla.
• Vadybinio pobūdžio dokumentai paprastai turi konkretų adresatą.
• Dažnai organizacijos veikloje pasitaiko tos pačios situacijos.

Šiuo atžvilgiu verslo laiške turi būti pateikta informacija:

• Oficialūs, beasmeniai, pabrėžiantys atstumą tarp bendravimo dalyvių.
• Adresas, skirtas konkrečiam adresatui.
• Dabartinis rašymo metu.
• Patikimas ir nešališkas.
• Priežastis paskatinti gavėją imtis kokių nors veiksmų.
• Pilna sprendimų priėmimui.

Reikalavimai

Verslo laiškas turi atitikti šiuos reikalavimus:

• Kalbėjimas yra standartizuotas visais lygmenimis – leksiniu, morfologiniu ir sintaksiniu. Jame yra daug posūkių, terminų ir formulių.
• Rašymo tonas neutralus, santūrus ir griežtas, nevartojami emocingi ir raiški kalbos posakiai.
• Teksto tikslumas ir aiškumas, be loginių klaidų, formuluotės aiškumas ir apgalvotumas.
• Glaustumas ir trumpumas – nenaudojant papildomos reikšmės turinčių posakių.
• Kalbos formulių, susidariusių dėl pasikartojančių situacijų, vartojimas.
• Terminų, ty žodžių ar frazių, turinčių specialias sąvokas, naudojimas.
• Santrumpos, kurios gali būti leksinės (ty sudėtiniai žodžiai, sudaryti pašalinus raides iš žodžių dalių: LLC, GOST ir pan.) ir grafinių (ty žodžių žymėjimas sutrumpinta forma: grn, zhd, naudojimas). ir tt).
• Konstrukcijų naudojimas genityvo ir instrumentinės bylose.
• Frazės su žodiniais daiktavardžiais ("palaikymas" vietoj "parama").
• Paprastų įprastų sakinių naudojimas.

Žemiau pateikti verslo laiško pavyzdžiai rodomi pilnoje versijoje (su pagrindine dalimi). Informacija atitinka visus oficialaus verslo stiliaus reikalavimus.

Verslo laiškų rūšys

Geriausia rašyti verslo laišką bet kuriuo konkrečiu klausimu. Jei vienu metu reikia išspręsti kelias problemas, rekomenduojama sudaryti keletą skirtingų variantų.

Verslo laiškų turinys gali būti:

• Palyda. Tokie laiškai dažniausiai reikalingi informuojant, kur siųsti dokumentus.
  (Kaip parašyti verslo laišką? Motyvacinio laiško pavyzdys padės tiems, kuriems reikia parašyti tokio pobūdžio dokumentą.)

• Garantija. Jie parašyti siekiant patvirtinti bet kokius pažadus ar sąlygas. Galima garantuoti, pavyzdžiui, apmokėjimą už darbą, nuomą, pristatymo terminus ir kt.
• Ačiū. Pastaraisiais metais jie naudojami vis dažniau. Tokie laiškai demonstruoja gerą partnerystės toną. Jie gali būti išduodami ant įprasto firminio blanko arba ant spalvoto popieriaus su gražiu spaudiniu.
  (Kaip parašyti verslo laišką? Padėkos veislės pavyzdys sudaromas laisva forma, atsižvelgiant į užduotis, kurias jis sprendžia. Šiuo atveju laiške išreiškiama jo esmė trumpiausia forma. Toks pavyzdys, pagamintas ant spalvoto popieriaus su ornamentu, gali kabėti ant sienos kambaryje įmonės garbės vietoje.)

• Informacinis.
• Pamokos.
• Sveikinu.
• Reklama.

Taip pat yra raidžių:

• Pasiūlymai dėl bendradarbiavimo. Gana dažnai pastaruoju metu siunčiamos organizacijoms, dažnai yra reklaminio pobūdžio, pavyzdžiui, kaip šis pavyzdys. Komercinius laiškus rašyti gana sunku, reikia atsižvelgti į daugybę niuansų, kad jie atkreiptų į tai dėmesį, o tuo labiau susidomėtų. Bet jei gaminsite pagal toliau pateiktą modelį, tai turi visas sėkmės galimybes.

• Kvietimai. Jie siunčiami, siūlydami dalyvauti įvairiuose renginiuose. Dažniausiai jos yra skirtos vadovui ar pareigūnui, bet gali būti skirtos ir visai komandai.
• Prašymai.
• Pranešimai.
• prašymų ir daug daugiau.

Kaip parašyti atsakymą į laišką. Pavyzdys

Atsakymas turėtų prasidėti pakartojant pirmajame laiške pateiktą užklausą. Tada pateikiami jo svarstymo rezultatai ir išreiškiamas pritarimas arba atsisakymo priežastis. Verslo atsakymo laiške gali būti pateiktas alternatyvus laukiamos informacijos sprendimas. Paprastai jis vadovaujasi šiais principais:

• Nuorodos į pirmąją raidę ir jos turinį buvimas.
• Ta pati kalba reiškia.
• Palyginamos apimties ir turinio aspektai.
• Atitikimas tam tikrai sekai.

Registracija

Be firminių verslo laiškų naudojimo, turite atsižvelgti į kitas jų dizaino subtilybes. Tai yra detalės, santrumpų taisyklės, adreso rašyba, antraštė, teksto ilgis, lauko plotis ir kt.

Verslo laiško pavyzdžiai padeda jį sudaryti, atsižvelgiant į visas subtilybes ir niuansus. Jais naudojasi tiek pradedantys tarnautojai, tiek patyrę darbuotojai. Pavyzdžių dėka jie išmoksta taisyklingai rašyti raides ir sutaupo daug laiko.

Verslo laiškas yra jūsų oficialus atstovas. Be turinio, labai svarbu tinkamai suformatuoti verslo laišką, kaip žinia, „susipažinkite pagal drabužius“. Apsvarstykite verslo laiško rašymo tvarką.

Forma

Verslo laiškas turi būti ant oficialaus organizacijos firminio blanko. Formos antraštėse turi būti ši informacija:

• organizacijos pavadinimas;
• fizinis organizacijos adresas;
• telefonas ir faksas;
• svetainę ir el.

Taip pat formoje gali atsispindėti organizacijos detalės ir jos logotipas.

Visos šios informacijos buvimas leidžia adresatui greitai sužinoti siuntėją ir išsiųsti atsakymo laišką teisingu adresu.

laukai

Verslo laiške turi būti paraštės: kairėje – apie tris centimetrus, dešinėje – apie pusantro. Rekomenduojame naudoti standartines Microsoft Word formas. Laukeliai reikalingi galimiems užrašams, kuriuos pasiims adresatas, taip pat laiškui paduoti į archyvo aplanką.

Registracijos numeris

Jūsų patogumui būtinas laiško registracijos numeris, kuriame nurodyta data, kada laišką pasirašė vadovas. Pavyzdžiui, nusprendėte išsiųsti laišką kitai organizacijai ir jai nepriskyrėte datos ir numerio. Ir jei ši įmonė per dieną gauna kelis tūkstančius laiškų, kaip seksite savo žinutės likimą? Paprastai ieškoma pagal datą ir numerį. Tai ypač pasakytina apie valdžios institucijas. Atsakymo laiške, be savo siunčiamo numerio, taip pat turi būti informacija apie gaunamo laiško, į kurį jis yra atsakymas, numerį. Registracijos numeris dedamas viršutiniame kairiajame laiško kampe. Natūralu, kad bet kurioje organizacijoje gaunami ir siunčiami laiškai turi būti tiksliai registruojami.

Pavyzdys:

Nuoroda 546 2008-07-28 prie įvesties. 2008-07-25 Nr.321

Laiško antraštė

Laiško, kuriame yra kreipimasis į adresatą, antraštė dedama iškart po registracijos numeriu ir paprastai surašoma taip: viršutiniame dešiniajame laiško kampe rašoma adresato pareigos ir vardas, pavardė. Tiesioginis kreipimasis rašomas raidės centre ir baigiamas šauktuku. Antraštė gali būti paryškinta.

Pavyzdys:

generaliniam direktoriui
Dawn LLC
Miloslavskis P.N.

Gerbiamas Pavelas Nikolajevičiau!

Šriftas

Laiško šriftas iš esmės turi įtakos adresato suvokimui. Šriftas neturi būti per mažas ar per didelis. Tuo pačiu metu jis turėtų būti vienodas visame laiške. Įprasta praktika yra naudoti 12 taškų Times New Roman su vienos eilutės tarpu. Bet jei žinote, kad gavėjas silpnai mato, pasirūpinkite – padidinkite laiško šriftą.

Į asmeninio verslo susirašinėjimo (kvietimų, sveikinimų, užuojautos ir kt.) šrifto pasirinkimą galima žiūrėti kūrybiškiau.

Lapų numeracija

Lapų numeracija ypač svarbi raidėms, didesnėms nei 2 puslapiai, o ypač toms, kuriose yra priedų. Sunumeruojant lapus „Microsoft Word“ teksto rengyklėje, rekomenduojame naudoti „Antraštės ir poraštės“ – „Įterpti automatinį tekstą“ – „Pg. Ne visko“. Tai leis adresatui teisingai įvertinti bendrą laiško apimtį ir nesupainioti jo puslapių sekos.

Numeravimas yra apatiniame dešiniajame lapo kampe.

Menininko informacija

Informacija apie rangovą turi būti pateikta visuose verslo laiškuose, kuriuos pasirašo aukščiausi įmonės vadovai ir padalinių vadovai. Tai leis adresatui greitai surasti konkretų specialistą, atsakingą už problemos sprendimą siunčiančioje įmonėje.

Informacijoje apie atlikėją turėtų būti nurodytas visas jo vardas (geriausia – visas, nes priešingu atveju jūsų sandorio šaliai bus sunku pradėti pokalbį telefonu, kurio gali prireikti norint sužinoti papildomą informaciją) ir kontaktinis telefono numeris – darbo ar mobiliojo ryšio. Taip pat pageidautina nurodyti el. pašto adresą.

Informacija apie atlikėją rašoma pačioje laiško pabaigoje po parašu. Jo šrifto dydis turi būti vienu ar dviem vienetais mažesnis už laiško pagrindinio teksto šriftą.

Programos

Jei laiške yra priedų, jie surašomi ant atskirų lapų. Tokiu atveju lapų numeracija gali būti bendra visam dokumentui arba atskira pagrindinei raidei ir kiekvienai programai. Informacija apie priedus turi būti pateikta pagrindinio laiško turinyje prieš pasirašant.

Pavyzdys:

Prie šio laiško pridedami 2 dokumentai ant 3 lapų:
1. atliktų darbų priėmimo aktą dviem egzemplioriais;
2. sąskaitos faktūros.

Pagarbiai, Vasiljeva N.K., baldų gamyklos „Bolševička“ vyriausioji buhalterė

Verslo laiškai rašomi bendraujant su partneriais beveik bet kokia proga. Paruoštus pavyzdžius ir tokių dokumentų sudarymo taisykles rasite straipsnyje.

Verslo laiškas gali būti apibrėžiamas kaip dokumentas, kuris visos įmonės vardu siunčiamas kitai įmonei, individualiam verslininkui ar fiziniam asmeniui (pavyzdžiui, investuotojui). Tiesą sakant, bet koks įmonės susirašinėjimas yra verslo laiškai. Jų paskirtis labai skiriasi:

1. apie bendradarbiavimą.
2. bendradarbiavimas, derybos.
3. Priminimas apie būtinybę vykdyti įsipareigojimus pagal sutartį.
4. Savo pozicijos patikslinimas, atsakymas į anksčiau išsiųstą laišką ir daugelis kitų.

Dokumentas dažniausiai surašomas ant įmonės firminio blanko, leidžiama siųsti paprastu paštu arba el. Tačiau jei partneris yra ypač svarbus, geriau jį atspausdinti ant kokybiško storo popieriaus ir perduoti asmeniškai arba per kurjerį. Laiško struktūra primena tipinį verslo dokumentą – taip galite jį schematiškai pavaizduoti.

Į ką atkreipti dėmesį rengiant

Konkrečių taisyklių ir tokių raidžių pavyzdžių nėra, todėl jų struktūra, apimtis ir dizainas labai priklauso nuo konkretaus atvejo. Pavyzdžiui, pranešimo laiškas bus gana glaustas (3–4 pastraipos), o darbuotojo rekomendacija ar verslo pasiūlymas gali užtrukti daugiau nei vieną puslapį.

Tačiau yra keletas bendrų taisyklių, į kurias turėtumėte atkreipti dėmesį rengdami popierių:

1. Pats dokumentas neturi teisinės galios, tačiau yra surašytas laikantis visų registravimo taisyklių. Jo struktūra, pateikimo stilius turi atitikti visuotinai pripažintus šiuolaikinio dokumentų valdymo principus.
2. Pasiūlymai sudaryti logiškai, aiškia seka. Nėra puošnių, sudėtingų, emocingų ir juo labiau šnekamosios kalbos posūkių. Tonas neutralus.
3. Pristatymas visada vyksta tik iš 1 asmens - arba vienaskaita, jei tekstas parašytas tiesiai iš galvos, arba daugiskaita, jei jis sudarytas visos įmonės vardu.
4. Ištariamas konkretus rinkimo tikslas ir numatomi adresato veiksmai (atsiųsti atsakymą, svarstyti darbuotojo kandidatūrą, susitarti dėl derybų, išsiųsti dokumentą ir pan.).
5. Darbe atsispindi ne individualūs vadovo ar kitų darbuotojų interesai, o įmonės, kaip komandos, tikslai. Jei reikia užmegzti asmeninį kontaktą, patartina tai daryti kitaip ir nepozicionuoti savęs kaip įmonės atstovo.

TOP 5 rašybos klaidos

Klaidas galima suskirstyti į 2 dideles grupes – vienos siejamos su rašymu kaip su tekstu (logikos, žodyno ir kitų kalbos normų pažeidimas), kitos – su tinkamo dalykinio etiketo pažeidimu:

1. Rašybos, skyrybos klaidos neleidžiamos – laiško tekstą visada reikia patikrinti bent 1-2 kartus prieš siunčiant.
2. Verslo pateikimo stiliaus pažeidimas, emocinių frazių buvimas, per didelis mandagumas arba, atvirkščiai, griežtumas.
3. Neigiamas tonas – net grasinimai turi būti parašyti be nereikalingų žodžių – pavyzdžiui: „Pasiliekame teisę kreiptis į teismą per 30 dienų nuo šio laiško gavimo dienos“.
4. Per didelis arba, atvirkščiai, per mažas tūris. Paprastai visas tekstas telpa 1-2 puslapiuose. Tačiau tai nereiškia, kad jums nereikia nešti visos svarbios informacijos savo partneriui. Į aplikacijas galima perkelti tūrinius duomenis, diagramas, dokumentų formas.
5. Teisės rinktis iš pašnekovo atėmimas. Pavyzdžiui, neturėtumėte rašyti: „Apsvarstykite ir patvirtinkite galutinę sutarties versiją“.

Tipiškos šabloninės frazės

Standartinių, dalykinei kalbai būdingų frazių vartojimas tekste yra visiškai normalus ir netgi pageidautinas reiškinys. Žemiau pateikiamas dažniausiai įvairiose situacijose naudojamų klišių sąrašas.

situacija	frazė
pastebėti	Informuoti / Atkreipti jūsų dėmesį / Informuoti / Pranešti
priežasties paaiškinimas	Remiantis / Pagal / Ryšium su / Tikslais / Dėl priežasties / Remdamas / Vykdant
prašymas	Prašome imtis veiksmų / Prašome informuoti, nukreipti, padaryti, patvirtinti ...
patvirtinimą	Patvirtinti / Užtikrinti / Sutikti su jūsų sąlygomis / Neprieštarauti ...
sakinys	Rekomenduoti / Siūlyti / Pakviesti / Klausti
	Mes garantuojame
atsisakymas	Esame priversti atsisakyti dėl priežasties / Mes atmetame jūsų pasiūlymą dėl ...
išvada	Nuoširdžiai prašome / Tikimės bendradarbiavimo, supratimo, pagalbos / Prašome atsiprašyti, nukreipti, padaryti...

Beveik bet kuri įmonė, įmonė, organizacija anksčiau ar vėliau susiduria su būtinybe parašyti verslo laišką. Jei ši misija priskirta jums, toliau pateikta informacija gali būti jums naudinga.

Norėdami teisingai parašyti verslo laišką, pirmiausia turite nustatyti, kuriai grupei jis turi būti priskirtas. Pereikime prie klasikinės klasifikacijos. Verslo laiškai skiriami pagal temą, funkcinę paskirtį, gavėjų skaičių, sudėtį, struktūrą ir siuntimo formą. Verslo laiškų sąraše, parinktame pagal temas, yra komerciniai ir nekomerciniai verslo laiškai. Pirmajame yra pasiūlymas, paklausimo raštas, skundas, antrasis – padėka, garantija, informacinis laiškas, taip pat priminimo, patvirtinimo, sveikinimo, kvietimo, prašymo, užuojautos ir motyvacinis laiškas. Pagal funkcinę savybę galite sugrupuoti raides, kurios reikalauja atsakymo ir nereikalauja atsakymo. Gavėjo požiūriu yra paprastos raidės, apskritos ir kolektyvinės. Paprastieji adresuojami vienam asmeniui, žiediniai – daugybei įstaigų, o kolektyviniai – iš kelių asmenų konkrečiu adresu. Kalbant apie kompozicinę ypatybę, reikėtų išskirti vieno aspekto raides ir kelių aspektų raides. Pirmajame nagrinėjamas vienas klausimas, antrajame – atitinkamai keli klausimai. Pagal struktūrą verslo laiškai gali būti reglamentuojami (surašyti nustatyta forma) ir nereglamentuojami (surašyti laisva forma). Pagal siuntimo būdą yra vokų, elektroninio pašto ir fakso laiškai. Kadangi verslo laiškų rašymo galimybių ir tikslų yra daug, pažvelkime į dažniausiai pasitaikančius verslo laiško rašymo būdus. Pradėkime nuo pasiūlymo. Tai pasiūlymas bendradarbiauti su sandorio sąlygų aprašymu ir turi tokią struktūrą:

• antraštė, nurodanti gavėjo pareigas, pavardę, vardą ir patronimą, organizacijos pavadinimą;
• laiško registracijos numeris ir data;
• titulas;
• tekstas;
• siuntėjo parašas.

Pasiūlymo tekste pateikiamas bendradarbiavimo pasiūlymas ir jo sąlygos.

Mūsų svetainėje.

Užklausos laiškas savo turiniu panašus į pasiūlymą, tačiau jame nėra nurodytos sandorio sąlygos. Jis išduodamas ant įmonės firminio blanko. Tekste turi būti nurodytas laiško, klausimo ar prašymo tikslas, išreikšta viltis bendradarbiauti, padėkoti už būsimą atsakymą.

Norėdami parašyti skundą, turite turėti tam priežastį, nes tai yra reikalavimas verslo partneriams dėl sutarties sąlygų nevykdymo ar netinkamo vykdymo. Toks laiškas siunčiamas, jei prekių kokybė neatitinka sutartyje nurodytų specifikacijų arba nesiekia GOST. Struktūra iš esmės yra standartinė, tekste turi būti nurodyti dokumentai (nurodant fragmentus), kuriais remdamasis siuntėjas pareiškia pretenziją antrajai šaliai. Taip pat nurodomas prekių pavadinimas ir kiekis, kokios sąlygos buvo pažeistos, įrodymai ir siuntėjo reikalavimai. Kartu su laišku būtina atsiųsti dokumentus, įrodančius laiško siuntėjo teiginių teisėtumą.

Atsisiųskite čia.

Padėkos raštas ir garantija turi standartinę struktūrą. Garantinis raštas gali būti surašytas naudojant šias frazes: „šiuo raštu garantuojame“, „garantuojame laiku ir pilną apmokėjimą“ ir kt. Tokio dokumento kalba yra išimtinai verslo. Padėkos laiškas paprastai rašomas šiltesniu būdu nei kiti verslo laiškai ir yra tokia kalba kaip „Reiškiame jums nuoširdų dėkingumą...“. Tokių laiškų pavyzdžius rasite žemiau. Priminimo laiške pateikiamos nuorodos į sutarties punktus, prašymas įvykdyti sutarties sąlygas, priemonės, kurių reikia imtis neįvykdžius įsipareigojimų. Toks laiškas gali būti priminimas apie mokėjimą, skolą ir pan.

Patvirtinimo laiško turinys atitinka jo pavadinimą. Tai gali būti tokia kalba kaip: „pranešame, kad gavome“, „patvirtiname, kad gavome“, „dėkoju“ ir kt.

Sveikinimo laiškas surašomas bet kokia forma ant oficialaus įmonės firminio blanko arba tiesiog ant gražaus popieriaus, atviruko. Rašant turinį naudojamas kūrybiškas individualus požiūris.

Kai planuojamas renginys, gali prireikti parašyti kvietimą. Tokiame laiške turėtų būti informacija apie įvykio datą ir vietą. Ją gavėjui reikėtų išsiųsti likus kelioms savaitėms iki šventės, kad adresatas turėtų laiko pasiruošti.

Prašymo laiškas yra identiškas prašymo laiškui, jame yra prašymas gauti dokumentus, prekes, paslaugas, rekomendacijas ir pan. Į tokį laišką reikia atsakyti.

Norėdami parašyti verslo laišką, turite aiškiai suprasti jo tikslą, pasirinkti laiško tipą, apgalvoti struktūrą ir turinį pagal tipą.

Bet kurioje organizacijoje laiškai sudaro didžiąją dalį gaunamų ir siunčiamų dokumentų. Šių dokumentų yra daug rūšių ir kiekvienam iš jų yra tam tikros registracijos taisyklės. Kadangi laiškai yra pati masiškiausia valdymo dokumentacija, labai svarbu žinoti, kaip juos teisingai parašyti.

Iš šio straipsnio sužinosite:

Tinkamas raidžių formatavimas – visos įmonės sėkmė

Verslo (arba oficialūs) laiškai yra tie, kurie padeda susisiekti su bendrove su išorinėmis struktūromis. Be to, net ir po tam tikro žodinio susitarimo tarp organizacijos vadovo ir verslo partnerio ar kliento etiketo taisyklės numato šio susitarimo patvirtinimą. Tai, savo ruožtu, jau gali būti laikoma garantija.

Verslo laiškų rūšys

1. Informaciniai – kuriami tam, kad perteiktų tam tikrą informaciją.

Pagal funkciją

1. Iniciatyva – skirstomi į reikalaujančias atsako ir į tas, kurios nereikalauja atsako. Pavyzdžiai: prašymas, skundas, pranešimas, priminimas, .

2. Laiškai-atsakymai.

Remiantis adresatu

1. Įprasta – kaip taisyklė, siunčiama tik vienam gavėjui.

2. Circular – tie, kuriuos vienas siuntėjas siunčia keliems gavėjams.

Pagal išvykimo formą

Verslo laiško struktūra

Gerai parašyto verslo laiško tekstas susideda iš apeliacinis skundas, įžanginė ir pagrindinė dalys bei išvada.

Kreiptis.

Tai svarbiausia komunikacijos dalis. Taigi teisingai parinktos kreipimosi formos dėka galite ne tik patraukti adresato dėmesį, bet ir nustatyti bendrą toną tolimesniam bendravimui. Jei laiškas skirtas ne konkrečiam asmeniui, kreipimosi galima praleisti, kitais atvejais įprasta naudoti standartines kalbos formules - pavyzdžiui, „Gerbiamas Sergejau Ivanovičiau!“, „Pone Vyriausybės pirmininke!“. Apeliacija rašoma eilutės viduryje.

Įžanginė dalis.

Laiško pradžioje būtina nurodyti jo rengimo priežastis ir pagrindus, dažnai reikia informaciją patvirtinti nuorodomis į trečiųjų šalių dokumentus ir faktus. Prireikus nurodyti nuorodas, tai turi būti daroma tokia seka: akto pavadinimas, autorius, data, registracijos numeris, pavadinimas.

Pagrindinė dalis.

Pagrindinėje dalyje nurodykite pagrindinį laiško tikslą. Šioje dalyje detaliai aprašomi būtini įvykiai, pateikiami įrodymai arba analizuojama situacija.

Išvada.

Apibendrinant, įprasta daryti išvadas prašymų, pasiūlymų, atsisakymų ar nuomonių forma. Manoma, kad verslo laiške gali būti tik viena paskutinė dalis. Paprastai jie baigiasi standartiniais posakiais – pavyzdžiui, „Tikiuosi tolesnio bendradarbiavimo“, „Geriausi linkėjimai“. Mandagumo formulė dedama prieš reikiamą „parašą“ ir nuo pozicijos atskiriama kableliu.

Darant autorių Svarbu atsižvelgti į tokius aspektus kaip:

• pažinties laipsnis ir santykių su adresatu pobūdis;
• adresato vieša pozicija ir jos koreliacija su autoriaus pozicija;
• situacija, kurioje vyksta bendravimas – jos formalumas ar neformalumas;
• tam tikroje įmonėje priimtas etiketas ir normos.

Laiško formato pavyzdys:

Laiškų registravimas pagal GOST

Oficialūs laiškai turi būti išduodami specialiomis A4 arba A5 formomis, priklausomai nuo teksto dydžio. Formų nenaudoti leidžiama tik tuo atveju, kai autoriai yra kelios įmonės vienu metu.

Reikalavimai laiškų formoms, rekvizitų sudėtis ir registracijos taisyklės yra pateikti GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai.

Paprastai įmonės turi teisę savarankiškai kurti laiškų formas, nes nurodytas GOST yra patariamojo pobūdžio, tačiau jo nuostatų įgyvendinimas rodo aukštą darbo su dokumentais kultūrą organizacijoje. Kai kurioms organizacijoms GOST R 6.30-2003 yra privalomas: pavyzdžiui, federalinės vykdomosios valdžios institucijos visada turi pasitikrinti pagal šį standartą.

01 - Rusijos Federacijos valstybės herbas;

02 - Rusijos Federacijos subjekto herbas;

03 - Organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas);

04 - Organizacijos kodas;

05 - Juridinio asmens pagrindinis valstybinis registracijos numeris (OGRN);

06 - Mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris/registracijos priežasties kodas (TIN/KPP);

07 - Formos kodas;

08 - Įmonės pavadinimas;

09 - Informaciniai duomenys apie organizaciją;

10 - Dokumento tipo pavadinimas;

11 - Data;

12 - Registracijos numeris;

14 - Surinkimo ar publikavimo vieta;

15 - Adresatas;

16 - Patvirtinimo antspaudas;

17 - Rezoliucija;

18 - Teksto pavadinimas;

19 - Valdymo ženklas;

20 - Dokumento tekstas;

21 - pažyma apie paraiškos buvimą;

22 - Parašas;

23 - Patvirtinimo grafikas;

24 - Vizos patvirtinimas;

25 - Spaudos atspaudas;

26 - Žyma ant kopijos patvirtinimo;

27 - Pažymėti apie atlikėją;

28 - Pažyma apie dokumento įforminimą ir jo nurodymą byloje;

29 - Pažyma apie dokumento gavimą organizacijoje;

30 - Elektroninės kopijos identifikatorius.

Laiško registracija pagal GOST, pavyzdys:

Laiško su priedu formatavimas, pavyzdys:

Verslo susirašinėjimo taisyklės

Verslo korespondencija apima oficialaus dalykinio bendravimo stiliaus naudojimą. Jo ypatumas slypi tame, kad dalyviai dažniausiai yra juridiniai asmenys, kurie privalo laikytis gana griežtų organizacijoje (ar keliose organizacijose) priimtų bendravimo taisyklių.

Šio tipo bendravimui keliami keli reikalavimai.

Pateikimo standartizavimas.Šiandien yra daug terminų, specialių frazių ir formulių, būdingų dalykiniam susirašinėjimui. Jų naudojimas gali žymiai sutrumpinti pasiruošimo laiką, o paruošti dizainai padeda negaišti laiko ieškant konkrečiai situacijai tinkamų terminų. Standartizavimas labai palengvina bet kokių tekstų suvokimą ir optimizuoja visą darbo eigos procesą.

Neutralus tonas. Santūrumas ir griežtumas kuriant raides yra oficialios komunikacijos norma. Neutralus tonas reiškia beveik visišką išraiškingų ar emociškai įkrautų žodžių nebuvimą. Informacija yra grynai oficialaus pobūdžio, todėl iš teksto būtina išskirti, pavyzdžiui, žodžius su mažybinėmis galūnėmis ar įterpiniais. Emocinių poteksčių gali būti, tačiau verta tai paslėpti už neutralaus pateikimo tono.

Formulių tikslumas ir nedviprasmiškumas. Gavėjas turi aiškiai suprasti ir interpretuoti jam skirtos medžiagos prasmę. Teksto tikslumas, kaip taisyklė, tiesiogiai priklauso nuo teisingai sudarytos kompozicinės struktūros, loginių klaidų nebuvimo. Verslo laiškas turi būti gerai apgalvotas.

Glaustumas. Dėl šio reikalavimo autorius galės žymiai sumažinti viso dokumento apimtį. Pateikimo glaustumas – tai visų pirma kalbos pertekliaus pašalinimas, ekonomiškas kalbos priemonių naudojimas, nereikalingų pasikartojimų ir papildomos informacijos nebuvimas.

Kalbos formulių taikymas.Šablonai, plačiai naudojami verslo korespondencijoje, yra neatsiejama jo dalis. Taigi, norint paskatinti imtis veiksmų, dažnai naudojamos formulės: „Prašome apsvarstyti problemą ...“, „Patvirtinus mūsų susitarimą ...“. Dažnai kalbos formulės yra teisiškai reikšmingi teksto elementai, be kurių jis neturės reikiamos galios. Pavyzdžiui: „Garantuojame ... sumos grąžinimą“, „Užduoties vykdymo kontrolė priskirta ...“.

Terminų, leksinių ir grafinių santrumpų vartojimas. Vartodamas terminus korespondencijoje autorius gali pasiekti nedviprasmišką teksto supratimą, o tai itin svarbi dalykinės komunikacijos savybė. Terminija, kurią galima ir turėtų būti naudojama valdymo dokumentų palaikymo srityje, reglamentuojama GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai"

Paprastų bendrinių sakinių vyravimas. Oficialus bendravimas, kaip taisyklė, grindžiamas paprastų bendrų vienos ar dviejų dalių sakinių vartojimu, o tai labai supaprastina teksto suvokimo procesą.

Verslo laiško priminimas

Popierius	Turi būti spausdinama ant balto popieriaus arba kitų šviesių spalvų. Lapo formatas – A4 (210 x 297 mm) arba A5 (148 x 210 mm).
laukai	Lape turi būti bent šie laukai: 20 mm - kairėje; 10 mm - dešinė; 20 mm - viršuje; 20 mm - žemesnė.
data	Laiško data yra jo pasirašymo data. Jis parašytas arabiškais skaitmenimis, sekančia seka: diena, mėnuo, metai. Pavyzdžiui, „2017-02-10“. Taip pat leidžiamas žodinis ir skaitmeninis datos formatavimo būdas. Pavyzdžiui, „2017 m. vasario 10 d.
išeinantis numeris	Išeinantį numerį sudaro eilės numeris, kurį galima papildyti indeksu. Dokumento numerį, kurį kartu sudarė du ar daugiau skyrių, sudaro kiekvieno iš šių skyrių raidžių registracijos numeriai, atskirti pasviruoju brūkšniu.
Kelionės tikslas	Adresatas gali būti tiek įmonė, tiek jos struktūriniai padaliniai ar pavieniai darbuotojai. Svarbu atsiminti, kad pastaruoju atveju inicialai visada nurodomi prieš pavardę. Įmonės adresato pavadinimas visada nurodomas vardininku. Pagal taisykles jis neturėtų būti adresuojamas daugiau nei keturiems gavėjams. Taip pat šis atributas gali apimti pašto adresą, o pirmiausia nurodomas organizacijos pavadinimas, o po to – pašto adresas.
Laiško tekstas	Pats tekstas gali būti suformatuotas kaip lentelė, tekstas arba kelių struktūrų derinys. Kuriant lenteles svarbu stulpelius ir eilutes vadinti daiktavardžiais vardininko linkme. Jei lentelė tęsiama kitame puslapyje, joje taip pat sunumeruojami stulpeliai ir eilutės. Tekstą turi sudaryti dvi dalys: laiško rašymo priežastys/tikslai/pagrindai ir išvados/pasiūlymai/rekomendacijos. Taip pat tekste gali būti tik viena baigiamoji dalis – pavyzdžiui, prašymas be paaiškinimo. Jei laiške nurodomi kitų organizacijų aktai, nurodykite jų duomenis: dokumento pavadinimas, organizacijos pavadinimas, data, registracijos numeris ir pavadinimas.
Priedas	Verslo laiškas su priedu formatuojamas taip: Naudojimas: 2 litrams. 2 egzemplioriais. Jei paraiška tekste nenurodyta, turi būti nurodytas jos pavadinimas, lapų ir kopijų skaičius. Pavyzdžiui: Priedas: 3 litrų pirkimo-pardavimo sutartis. 2 egzemplioriais. Jei pridedamas dokumentas su priedu, tada ženklas daromas taip: Priedas: FSS 2017-10-12 laiškas N 03-2/923 ir jo priedas, viso 7 lapai.
Parašas	Parašas reiškia laišką pasirašiusio darbuotojo pareigos ir šio parašo stenogramą. Jei pasirašo keli darbuotojai, tada parašai išdėstomi eilės tvarka pagal užimamas pareigas. Jei postai yra vienodi, tada parašai turi būti vienodo lygio.
Antspaudas	Antspaudas patvirtina pareigūnų parašų ant dokumentų, susijusių su finansiniais ištekliais, ar ant kitų dokumentų, kuriuose numatytas parašo tikrumas, tikrumą.
Vykdytojas	Jei reikia, nurodykite atlikėjo inicialus ir pavardę bei jo telefono numerį. Paprastai ženklas dedamas paskutinio lapo priekyje arba gale apatiniame kairiajame kampe.

Šiandien verslo laiškai sudaromi bet kurioje įmonėje visiškai skirtingais klausimais, susijusiais tiek su asmenų, tiek su ištisų padalinių veikla. Laiškų tema gali būti prašymas, pranešimas, susitarimas, pretenzija, atšaukimas, pakeitimas ir kt. Tuo pačiu metu geros manieros taisyklės rodo, kad bet koks dokumentas bus surašytas laikantis visų aukščiau išvardintų reikalavimų. Dėl to laiškas (kad ir kokia forma jis būtų išsiųstas) taps veiksminga priemone kiekvieno darbuotojo darbe ir visos įmonės valdyme.

Išbandyk save

1. Kokia raidė vadinama apskritimu?

• Vieno adresato išsiųstas laiškas keliems adresatams
• Vieno adresato siunčiamas laiškas vienam adresatui
• Laiškas, kuris nebuvo išsiųstas dėl kelių priežasčių

2. Kaip tinkamai suformatuojamas verslo laiško priedas?

• Naudojimas: 2 litrams. 2 egzemplioriais.
• Priedas 2 egzemplioriais ant 2 lapų
• Du paraiškos lapai dviem egzemplioriais

3. Kiek etapų sudaro verslo laiško rengimas ir surašymas?

4. Ką reiškia neutralaus tono reikalavimas dalykinėje korespondencijoje?

• Terminų, leksinių ir grafinių santrumpų vartojimas
• Beveik visiškas išraiškingų ar emociškai spalvotų žodžių nebuvimas laiške
• Platus šablonų naudojimas

5. Iš kokių dalių susideda verslo laiškas?

• Kreipimasis, įvadinė ir pagrindinė dalys, išvados
• pagrindinė dalis, išvada
• Kreipimasis, išvada