Ehtimol, har bir kishi kamida bir marta ish xatini yozish zarurati bilan shug'ullanishi kerak edi. Uni tuzayotganda, siz beixtiyor bu oson emas degan xulosaga kelasiz. Ish xatlarini yozish uchun siz bilishingiz kerak bo'lgan ko'plab qoidalar va qoidalar mavjud. Maqolada hujjatni tuzish jarayoni batafsil tavsiflanadi, ish xati namunalari keltirilgan, ularning turlari va dizayni muhokama qilinadi.

Shakl

Tayyor shakllar mustahkamlikni beradi va kompaniyaning ishonchliligini ko'rsatadi. Ular tashkilot haqida muhim ma'lumotlarni o'z ichiga oladi, masalan:

• Ism.
• Manzil.
• Aloqa telefon raqamlari.
• Veb-sayt.
• Elektron pochta.
• Logotip.
• Boshqa aloqa ma'lumotlari.

Shakllarda qat'iy qoidalar yo'q. Shuning uchun har bir tashkilot o'zlariga qanday ma'lumotlarni kiritishni mustaqil ravishda hal qiladi.

Ish xatlarini qanday qilib to'g'ri yozish kerak? Trening

Ish xatlari o'ziga xos qoidalar va talablariga bo'ysungan holda, ma'lum bir tarzda yoziladi va rasmiylashtiriladi. Maqsadga qarab, muallif o'zi hisoblagan natijani olish uchun tarkibni batafsil o'ylaydi. U adresat xat mavzusi bo'yicha qanday ma'lumotlarni bilishini, nimadan boshlash kerakligini va unda nima yangi bo'lishini aniq tushunishi kerak. Argumentlar muallif qanday maqsadni ko'zlaganiga bog'liq. Ish xatini tayyorlash jarayonini quyidagi bosqichlarga bo'lish mumkin:

• Muammoni o'rganish.
• Xat loyihasini yozish.
• Uning kelishuvi.
• Imzolanish.
• Roʻyxatdan oʻtish.
• Qabul qiluvchiga yuborish.

Ish xatlarining tuzilishi

Xatni tuzishda uni ma'lumot bilan to'ldirish kerak, ya'ni u erda barcha kerakli ma'lumotlarni qo'yish kerak. Bu oddiy yoki murakkab bo'lishi mumkin. Oddiy maktubda tarkib odatda qabul qiluvchining javobini talab qilmaydigan ma'lumotlarni aniq va aniq ko'rsatadi. Kompleks bir nechta bo'limlar, paragraflar va paragraflardan iborat bo'lishi mumkin. Har bir paragraf ma'lumotlarning bir tomonini ko'rsatadi. Ushbu turdagi ish xatlarining namunalari odatda kirish, asosiy va yakuniy qismlardan iborat.

Quyida biznes maktubi yozishning namunasi - uning kirish qismi.

Asosiy qismda vaziyatlar, hodisalar, ularning tahlili va dalillari tasvirlangan. Aynan shu qismda ular u yoki bu tarzda harakat qilish kerakligiga ishontiradilar, ular qanday bo'lganini isbotlaydilar va turli dalillarni keltirib, har qanday tadbirda ishtirok etish zarurligi haqida xabar beradilar.

Xulosa takliflar, so'rovlar, eslatmalar, rad etishlar va boshqalar shaklida tuzilgan xulosalarni o'z ichiga oladi.

Ish xatini yozish misoli - uning yakuniy qismi quyida keltirilgan. Bu asosiyda ko'rsatilgan talabni umumlashtiradi.

Taqdim etilgan barcha ma'lumotlar maqbul darajada izchil va idrok etish uchun tushunarli bo'lishi kerak.

Har bir elektron pochta markazga tekislangan xabar bilan boshlanadi. Bu kichik qism juda muhim. Uni tanlashda muallif quyidagilarni hisobga olishi kerak:

• Qabul qiluvchining pozitsiyasi.
• O'zaro munosabatlarning tabiati.
• Rasmiylik.
• Odob qoidalari.

Xat muloyim shakl bilan tugashi kerak. Masalan: "... Kelgusi hamkorlikka umid bildiraman (taklif uchun rahmat) ...". Bu iboralardan keyin muallifning imzosi qo‘yiladi.

Uslub

Barcha harflar rasmiy ishbilarmonlik uslubida bo'lishi kerak, bu rasmiy ish munosabatlari uchun nutq vositalaridan foydalanishni anglatadi. Bunday tilning xususiyatlari quyidagi sharoitlarda shakllanadi:

• Xo'jalik munosabatlarining asosiy ishtirokchilari yuridik shaxslar bo'lib, ularning nomidan rahbarlari va mansabdor shaxslari xat yozadilar.
• Tashkilotlardagi munosabatlar qat'iy tartibga solinadi.
• Aloqa predmeti kompaniya faoliyati hisoblanadi.
• Boshqaruv xarakteriga ega hujjatlar odatda ma'lum bir adresatga ega.
• Ko'pincha tashkilot faoliyati jarayonida bir xil holatlar yuzaga keladi.

Shu munosabat bilan, ish xatida keltirilgan ma'lumotlar quyidagilar bo'lishi kerak:

• Rasmiy, shaxssiz, muloqot ishtirokchilari orasidagi masofani ta'kidlaydi.
• Muayyan adresat uchun mo'ljallangan manzil.
• Yozish vaqtidagi joriy.
• Ishonchli va xolis.
• Qabul qiluvchini har qanday harakatga undash uchun sabab.
• Qaror qabul qilish uchun to'liq.

Talablar

Ish xati quyidagi talablarga javob berishi kerak:

• Nutq barcha darajalarda standartlashtirilgan - leksik, morfologik va sintaktik. Unda ko'plab burilishlar, atamalar va formulalar mavjud.
• Yozuv ohangi neytral, vazmin va qat'iy, hissiy va ekspressiv til ifodalaridan foydalanmasdan.
• Matnning aniqligi va ravshanligi, mantiqiy xatolarsiz, so'zning aniqligi va o'ylanganligi.
• Qisqalik va qisqalik - qo'shimcha ma'noni anglatuvchi iboralarni ishlatmasdan.
• Takroriy vaziyatlar natijasida shakllangan til formulalaridan foydalanish.
• Atamalar, ya'ni maxsus tushunchalarga ega bo'lgan so'zlar yoki iboralardan foydalanish.
• Leksik (ya'ni, so'zlarning qismlaridan harflarni olib tashlash orqali hosil bo'lgan qo'shma so'zlar: MChJ, GOST va boshqalar) va grafik (ya'ni qisqartirilgan so'z belgilari: gr-n, zh-d va boshqalar) bo'lishi mumkin bo'lgan qisqartmalardan foydalanish. ).
• Genitiv va instrumental holatlarda konstruksiyalardan foydalanish.
• Og'zaki otlar bilan iboralar ("qo'llab-quvvatlash" o'rniga "qo'llab-quvvatlash").
• Oddiy umumiy jumlalardan foydalanish.

Quyidagi ish xatining yuqoridagi misollari to'liq versiyada (asosiy qism bilan) ko'rsatilgan. Ma'lumotlar rasmiy biznes uslubining barcha talablariga javob beradi.

Ish xatlarining turlari

Har qanday aniq masala bo'yicha ish xatini yozish yaxshidir. Agar bir vaqtning o'zida bir nechta muammolarni hal qilish kerak bo'lsa, bir nechta turli xil variantlarni tuzish tavsiya etiladi.

Ish xatlari ularning mazmunida bo'lishi mumkin:

• Hamroh. Bunday xatlar odatda hujjatlarni qaerga jo'natish kerakligi haqida ma'lumot berish uchun kerak bo'ladi.
  (Qanday qilib ish xatini yozish kerak? Bunday hujjat yozishga muhtoj bo'lganlarga qo'shimcha xat namunasi yordam beradi.)

• Kafolat. Ular har qanday va'dalar yoki shartlarni tasdiqlash uchun yozilgan. Bunga kafolat berilishi mumkin, masalan, ish uchun to'lov, ijara, etkazib berish muddati va boshqalar.
• Rahmat. So'nggi yillarda ular tobora ko'proq foydalanilmoqda. Bunday xatlar hamkorlikning yaxshi ohangini ko'rsatadi. Ular oddiy blankalarda yoki chiroyli nashri bilan rangli qog'ozda chiqarilishi mumkin.
  (Tadbir maktubi qanday yoziladi? Rahmat estradasining namunasi u hal qiladigan vazifalarga qarab erkin shaklda tuziladi. Bunda xat uning mohiyatini eng qisqa shaklda ifodalaydi. Bunday namuna, tuzilgan. bezakli rangli qog'ozga, kompaniyaning sharafli joyidagi devorga osib qo'yilishi mumkin.)

• Axborot.
• ibratli.
• Tabriklaymiz.
• Reklama.

Harflar ham bor:

• Hamkorlik bo'yicha takliflar. So'nggi paytlarda juda keng tarqalgan bo'lib, tashkilotlarga yuborilgan, ko'pincha reklama xarakteriga ega, masalan, ushbu namuna. Tijorat xatlarini yozish juda qiyin, siz ko'plab nuanslarni hisobga olishingiz kerak, shunda ular unga e'tibor berishadi va undan ham ko'proq qiziqish uyg'otadi. Ammo agar siz uni quyidagi modelga muvofiq qilsangiz, u muvaffaqiyatga erishish uchun barcha imkoniyatlarga ega.

• Taklifnomalar. Ular turli tadbirlarda ishtirok etishni taklif qilib yuboriladi. Odatda ular rahbar yoki mansabdor shaxsga murojaat qilinadi, lekin ular butun jamoaga ham murojaat qilishlari mumkin.
• So'rovlar.
• Bildirishnomalar.
• so'rovlar va boshqalar.

Xatga qanday javob yozish kerak. Misol

Javob birinchi harfda ko'rsatilgan so'rovni takrorlash bilan boshlanishi kerak. Keyin uni ko'rib chiqish natijalari beriladi va ma'qullash yoki rad etish sababi ko'rsatiladi. Ishbilarmonlik javob xatida kutilgan ma'lumotlarga muqobil yechim bo'lishi mumkin. Odatda quyidagi tamoyillarga amal qiladi:

• Birinchi harfga havolaning mavjudligi va uning mazmuni.
• Xuddi shu tilni anglatadi.
• Tarkibning taqqoslanadigan hajmlari va jihatlari.
• Muayyan ketma-ketlikka rioya qilish.

Roʻyxatdan oʻtish

Antetli biznes xatlaridan foydalanishdan tashqari, ularning dizaynida boshqa nozikliklarni ham hisobga olishingiz kerak. Bular tafsilotlar, qisqartmalar qoidalari, manzilning imlosi, sarlavha, matn uzunligi, maydon kengligi va boshqalar.

Ish xatining namunalari barcha nozikliklar va nuanslarni hisobga olgan holda uni tuzishga yordam beradi. Ulardan yangi boshlanuvchilar ham, tajribali ishchilar ham foydalanadilar. Namunalar tufayli ular harflarni to'g'ri yozishni va ko'p vaqtni tejashni o'rganadilar.

Ish xati sizning rasmiy vakilingizdir. Tarkibga qo'shimcha ravishda, siz bilganingizdek, "kiyim bilan uchrashish" ish xatini to'g'ri formatlash juda muhimdir. Ish xatini yozish tartibini ko'rib chiqing.

Shakl

Ish xati tashkilotning rasmiy blankida bo'lishi kerak. Shaklning sarlavhalarida quyidagi ma'lumotlar bo'lishi kerak:

• Tashkilot nomi;
• tashkilotning jismoniy manzili;
• telefon va faks;
• veb-sayt va elektron pochta.

Shuningdek, shaklda tashkilotning tafsilotlari va uning logotipi aks ettirilishi mumkin.

Bu barcha ma'lumotlarning mavjudligi adresatga jo'natuvchini tezda bilib olish va to'g'ri manzilga javob xatini yuborish imkonini beradi.

dalalar

Ish xatining chekkalari bo'lishi kerak: chapda - taxminan uch santimetr, o'ngda - taxminan bir yarim. Sizga Microsoft Word dasturining standart shakllaridan foydalanishni maslahat beramiz. Maydonlar adresat olishi mumkin bo'lgan eslatmalar uchun, shuningdek arxiv papkasiga xatni topshirish uchun zarur.

Ro'yxatga olish raqami

Rahbar tomonidan xat imzolangan sanani o'z ichiga olgan xatning ro'yxatga olish raqami sizning qulayligingiz uchun zarur. Misol uchun, siz boshqa tashkilotga xat yuborishga qaror qildingiz va unga sana va raqam bermadingiz. Va agar bu kompaniya kuniga bir necha ming xat olsa, xabaringiz taqdirini qanday kuzatib borasiz? Odatda sana va raqam bo'yicha qidiring. Bu, ayniqsa, davlat muassasalari uchun to'g'ri keladi. Javob xatida o'zining chiquvchi raqamidan tashqari, u javob bo'lgan kiruvchi xatning raqami haqida ham ma'lumot bo'lishi kerak. Ro'yxatga olish raqami xatning yuqori chap burchagida joylashgan. Tabiiyki, har qanday tashkilotda kiruvchi va chiquvchi xatlar aniq qayd etilishi kerak.

Misol:

Ref. Kirishda 28.07.2008 yildagi 546-son. 25.07.2008 yildagi 321-son

Harf sarlavhasi

Qabul qiluvchiga murojaatni o'z ichiga olgan xatning sarlavhasi ro'yxatga olish raqamidan pastroqda joylashtiriladi va odatda quyidagicha tuziladi: manzilning lavozimi va to'liq ismi xatning yuqori o'ng burchagida yoziladi. To'g'ridan-to'g'ri murojaat xatning o'rtasida tuziladi va undov belgisi bilan tugaydi. Sarlavha qalin bo'lishi mumkin.

Misol:

bosh direktorga
Dawn MChJ
Miloslavskiy P.N.

Hurmatli Pavel Nikolaevich!

Shrift

Xatning shrifti uning qabul qiluvchi tomonidan qabul qilinishiga tubdan ta'sir qiladi. Shrift juda kichik yoki juda katta bo'lmasligi kerak. Shu bilan birga, u butun xat davomida bir xil bo'lishi kerak. Standart amaliyot 12 nuqtadan iborat Times New Roman shriftini bir qator oralig'i bilan ishlatishdir. Ammo agar siz qabul qiluvchining ko'rish qobiliyati yomon ekanligini bilsangiz, ehtiyot bo'ling - xatning shriftini oshiring.

Shaxsiy ish yozishmalar uchun shrift tanlashga (taklifnomalar, tabriklar, hamdardlik va boshqalar) yanada ijodiy yondashish mumkin.

Varaqlarni raqamlash

Varaqni raqamlash, ayniqsa, 2 sahifadan kattaroq harflar uchun va ayniqsa, qo'shimchalarni o'z ichiga olgan harflar uchun muhimdir. Microsoft Word matn muharririda varaqlarni raqamlashda "Sarlavhalar va pastki kolontlar" - "Avtomatnni qo'shish" - "Pg. Hammasi yo'q." Bu adresatga xatning umumiy hajmini to'g'ri baholashga va uning sahifalari ketma-ketligini chalkashtirmaslikka imkon beradi.

Raqamlash varaqning pastki o'ng burchagida joylashgan.

Rassom haqida ma'lumot

Pudratchi to'g'risidagi ma'lumotlar kompaniyaning top-menejerlari va bo'lim boshliqlari tomonidan imzolangan barcha ish xatlarida bo'lishi kerak. Bu adresatga jo'natuvchi kompaniyada muammoni hal qilish uchun mas'ul bo'lgan aniq mutaxassisni tezda topishga imkon beradi.

Ijrochi to'g'risidagi ma'lumotlar uning to'liq ismini (afzal to'liq shaklda) o'z ichiga olishi kerak, aks holda sizning kontragentingiz telefon orqali suhbatni boshlashi qiyin bo'ladi, bu qo'shimcha ma'lumot olish uchun talab qilinishi mumkin) va aloqa telefon raqami - ish yoki mobil. Shuningdek, elektron pochta manzilini taqdim etish maqsadga muvofiqdir.

Ijrochi haqidagi ma'lumotlar imzodan keyin xatning eng oxirida yoziladi. Uning shriftining o'lchami xatning asosiy matni shriftidan bir yoki ikki birlik kichik bo'lishi kerak.

Ilovalar

Agar xatda qo'shimchalar mavjud bo'lsa, ular alohida varaqlarda tuziladi. Bunday holda, varaqlarning raqamlanishi butun hujjat uchun umumiy yoki asosiy harf va har bir ariza uchun alohida bo'lishi mumkin. Qo'shimchalar to'g'risidagi ma'lumotlar imzodan oldin asosiy xatning asosiy qismida bo'lishi kerak.

Misol:

Ushbu xatga 3 varaqdagi 2 ta hujjat ilova qilingan:
1. ikki nusxada bajarilgan ishlarni qabul qilish dalolatnomasi;
2. fakturalar.

Hurmat bilan, "Bolshevichka" mebel fabrikasi bosh hisobchisi Vasilyeva N.K.

Ish xatlari deyarli har qanday holatda hamkorlar bilan muloqot qilishda tuziladi. Bunday hujjatlarni tuzish uchun tayyor misollar va qoidalarni maqolada topish mumkin.

Ish xati butun kompaniya nomidan boshqa kompaniyaga, yakka tartibdagi tadbirkorga yoki jismoniy shaxsga (masalan, investorga) yuboriladigan hujjat sifatida belgilanishi mumkin. Aslida, kompaniyaning har qanday yozishmalari biznes xatlari hisoblanadi. Ularning maqsadi juda boshqacha:

1. hamkorlik haqida.
2. hamkorlik, muzokaralar.
3. Shartnoma bo'yicha majburiyatlarni bajarish zarurligi haqida eslatma.
4. O'z pozitsiyasini aniqlashtirish, ilgari yuborilgan xatga javob va boshqalar.

Hujjat odatda kompaniyaning blankida tuziladi, uni oddiy pochta yoki elektron pochta orqali yuborishga ruxsat beriladi. Biroq, agar sherik alohida ahamiyatga ega bo'lsa, uni yuqori sifatli, qalin qog'ozga bosib chiqarish va uni shaxsan yoki kurer orqali topshirish afzaldir. Xatning tuzilishi odatiy biznes hujjatiga o'xshaydi - siz uni sxematik tarzda shu tarzda ifodalashingiz mumkin.

Kompilyatsiya qilishda nimalarga e'tibor berish kerak

Bunday harflarning aniq qoidalari va namunalari yo'q, shuning uchun ularning tuzilishi, hajmi va dizayni ko'p jihatdan muayyan holatga bog'liq. Masalan, bildirishnoma xati juda ixcham bo'ladi (3-4 paragraf), xodimning tavsiyasi yoki biznes taklifi bir sahifadan ko'proq vaqtni olishi mumkin.

Biroq, qog'ozni tuzishda e'tibor berishingiz kerak bo'lgan bir nechta umumiy qoidalar mavjud:

1. Hujjatning o'zi hech qanday qonuniy kuchga ega emas, ammo u ro'yxatga olishning barcha qoidalariga muvofiq tuzilgan. Uning tuzilishi, taqdimot uslubi zamonaviy hujjat aylanishining umume'tirof etilgan tamoyillariga mos kelishi kerak.
2. Takliflar mantiqiy, aniq ketma-ketlikda tuzilgan. Hech qanday bezakli, murakkab, hissiy va undan ham ko'proq so'zlashuv burilishlari mavjud emas. Ohang neytral.
3. Taqdimot har doim faqat 1 kishidan o'tkaziladi - agar matn to'g'ridan-to'g'ri boshdan yozilgan bo'lsa, birlikda yoki butun kompaniya nomidan tuzilgan bo'lsa, ko'plikda.
4. Kompilyatsiyaning aniq maqsadi va qabul qiluvchining kutilayotgan harakatlari aytiladi (javob yuborish, xodimning nomzodini ko'rib chiqish, muzokaralarga rozilik berish, hujjat yuborish va hk).
5. Hujjat rahbar yoki boshqa xodimlarning shaxsiy manfaatlarini emas, balki kompaniyaning jamoa sifatidagi maqsadlarini aks ettiradi. Agar siz shaxsiy aloqani o'rnatishingiz kerak bo'lsa, buni boshqacha qilish va o'zingizni kompaniya vakili sifatida ko'rsatmaslik tavsiya etiladi.

TOP 5 imlo xatolari

Xatolarni ikkita katta guruhga bo'lish mumkin - ba'zilari matn bilan bog'liq (mantiq, lug'at va boshqa til me'yorlarining buzilishi), boshqalari - to'g'ri ish odob-axloq qoidalarining buzilishi bilan bog'liq:

1. Imlo, tinish belgilarida xatolarga yo'l qo'yilmaydi - xat matni yuborishdan oldin har doim kamida 1-2 marta tekshirilishi kerak.
2. Taqdimotning biznes uslubini buzish, hissiy iboralarning mavjudligi, haddan tashqari xushmuomalalik yoki aksincha, qat'iylik.
3. Salbiy ohang - hatto tahdidlar ham keraksiz so'zlarsiz yozilishi kerak - masalan: "Biz ushbu xatni olgan kundan boshlab 30 kun ichida sudga murojaat qilish huquqini saqlab qolamiz".
4. Juda katta yoki aksincha, juda kichik hajm. Odatda butun matn 1-2 sahifaga sig'ishi mumkin. Biroq, bu sizning sherikingizga barcha muhim ma'lumotlarni olib kelishingiz shart emas degani emas. Ilovalarga hajmli ma'lumotlar, diagrammalar, hujjatlar shakllari o'tkazilishi mumkin.
5. Suhbatdoshni tanlash huquqidan mahrum qilish. Masalan, siz: "Iltimos, shartnomaning yakuniy versiyasini ko'rib chiqing va tasdiqlang" deb yozmasligingiz kerak.

Oddiy namunali iboralar

Matnda ishbilarmonlik nutqiga xos bo'lgan standart iboralardan foydalanish mutlaqo normal va hatto orzu qilingan hodisadir. Quyida turli vaziyatlarda ishlatiladigan eng keng tarqalgan klişelar ro'yxati keltirilgan.

vaziyat	ibora
xabarnoma	Xabar berish/E'tiboringizga havola qilish/Axborot berish/Ogohlantirish
sababni tushuntirish	Asosida / Mos ravishda / Munosabatda / Maqsadda / Sabab uchun / Qo'llab-quvvatlashda / Amalda
iltimos	Iltimos, chora ko'ring / Iltimos, xabar bering, yo'naltiring, bajaring, tasdiqlang ...
tasdiqlash	Tasdiqlash / Ishonch berish / Shartlaringizni qabul qiling / E'tiroz bildirmang ...
taklif	Tavsiya qilish / taklif qilish / taklif qilish / so'rash
	Biz kafolat beramiz
rad etish	Biz biron sababga ko'ra rad etishga majburmiz / Biz sizning taklifingizni rad etamiz ...
xulosa	Biz chin dildan so'raymiz / Hamkorlik, tushunish, yordamga umid qilamiz / Sizdan uzr so'raymiz, yo'naltiring, qiling ...

Deyarli har qanday firma, kompaniya, tashkilot ertami-kechmi ish xatini yozish zarurati bilan duch keladi. Agar ushbu missiya sizga tayinlangan bo'lsa, unda quyidagi ma'lumotlar siz uchun foydali bo'lishi mumkin.

Ish xatini to'g'ri yozish uchun, avvalo, qaysi guruhga tayinlanishi kerakligini aniqlashingiz kerak. Keling, klassik tasnifga murojaat qilaylik. Ish xatlari mavzusi, funktsional maqsadi, oluvchilar soni, tarkibi, tuzilishi va jo'natish shakli bo'yicha farqlanadi. Mavzu bo'yicha tanlangan ish xatlari ro'yxati tijorat va notijorat ish xatlarini o'z ichiga oladi. Birinchisiga taklif, so‘rov, shikoyat, ikkinchisiga – rahmat, kafolat, ma’lumot xati, shuningdek, eslatma, tasdiqlash, tabrik xati, taklifnoma, so‘rov, hamdardlik va qo‘shimcha xat kiradi. Funktsional xususiyatga ko'ra, siz javob talab qiladigan va javobni talab qilmaydigan harflarni guruhlashingiz mumkin. Qabul qiluvchining nuqtai nazaridan, oddiy harflar, aylana va jamoaviy harflar mavjud. Oddiylari bir kishiga, aylanmalari bir qancha muassasalarga, jamoaviylari bir necha kishidan ma'lum bir manzilga yuboriladi. Kompozitsion xususiyatga kelsak, bitta va ko'p tomonlama harflarni ajratib ko'rsatish kerak. Birinchisida bitta masala, ikkinchisida mos ravishda bir nechta masala ko'rib chiqiladi. Tuzilmaga muvofiq ish xatlari tartibga solinadigan (belgilangan shaklda tuzilgan) va tartibga solinmagan (erkin shaklda tuzilgan) bo'lishi mumkin. Yuborish usuliga ko'ra konvert, elektron pochta va faks xatlari mavjud. Ish xatlarini yozishning ko'plab variantlari va maqsadlari borligi sababli, keling, biznes xat yozishning eng keng tarqalgan usullarini ko'rib chiqaylik. Keling, taklifdan boshlaylik. Bu bitim shartlari tavsifi bilan hamkorlik qilish taklifi bo'lib, quyidagi tuzilishga ega:

• oluvchining lavozimi, familiyasi, ismi va otasining ismi, tashkilot nomi ko'rsatilgan sarlavha;
• xatning raqami va ro'yxatga olingan sanasi;
• sarlavha;
• matn;
• jo'natuvchining imzosi.

Taklif matnida hamkorlik taklifi va uning shartlari ko‘rsatilgan.

Bizning veb-saytimizda.

So'rov xati mazmuni bo'yicha taklifga o'xshash, ammo unda bitim shartlari ko'rsatilmagan. U kompaniya blankida chiqariladi. Matnda xat, savol yoki so'rovning maqsadi ko'rsatilishi, hamkorlikka umid bildirish, kelajakdagi javob uchun minnatdorchilik bildirilishi kerak.

Shikoyat yozish uchun sizda buning sababi bo'lishi kerak, chunki bu shartnoma shartlarini bajarmaganlik yoki lozim darajada bajarmaganlik uchun biznes sheriklariga qarshi da'vo. Bunday xat, agar tovarlarning sifati shartnomada ko'rsatilgan xususiyatlarga mos kelmasa yoki GOSTga etib bormasa yuboriladi. Umuman olganda, tuzilma standartdir, matnda hujjatlar (parchalar ko'rsatilgan) ko'rsatilishi kerak, buning asosida jo'natuvchi ikkinchi shaxsga da'vo qiladi. Shuningdek, tovarlarning nomi va miqdori, qaysi shartlar buzilganligi, jo'natuvchining dalillari va talablari ko'rsatilgan. Xat bilan bir qatorda xat jo'natuvchining bayonotlarining qonuniyligini tasdiqlovchi hujjatlarni yuborish kerak.

Bu yerdan yuklab oling.

Minnatdorchilik va kafolat maktubi standart tuzilishga ega. Kafolat xati quyidagi iboralar yordamida tuzilishi mumkin: “biz ushbu xat bilan kafolat beramiz”, “biz o'z vaqtida va to'liq to'lovni kafolatlaymiz” va hokazo. Bunday hujjatning tili faqat biznesdir. Rahmat maktubi odatda boshqa ish xatlariga qaraganda iliqroq tarzda yoziladi va unda "Sizga samimiy minnatdorchiligimizni bildiramiz ..." kabi til mavjud. Bunday xatlarning namunalarini quyida topishingiz mumkin. Eslatma xatida shartnomaning bandlariga havolalar, shartnoma shartlarini bajarish talabi va bajarilmagan taqdirda ko'riladigan choralar mavjud. Bunday xat to'lov, qarz va boshqalar haqida eslatma bo'lishi mumkin.

Tasdiqlash xati mazmunan uning sarlavhasiga mos keladi. Bu tilni o'z ichiga olishi mumkin, masalan: "biz olganligimiz haqida xabar beramiz", "qabul qilinganligini tasdiqlaymiz", "rahmat" va hokazo.

Tabriklash xati kompaniyaning rasmiy blankida yoki oddiygina chiroyli qog'ozda, otkritkada istalgan shaklda tuziladi. Kontentni yozishda ijodiy individual yondashuv qo'llaniladi.

Tadbir rejalashtirilganda taklifnoma yozish kerak bo'lishi mumkin. Bunday xatda tadbirning sanasi va joyi haqida ma'lumot bo'lishi kerak. Qabul qiluvchiga bayramdan bir necha hafta oldin yuborilishi kerak, shunda qabul qiluvchi tayyorgarlik ko'rish uchun vaqt topadi.

So'rov xati so'rov xati bilan bir xil bo'lib, unda hujjatlar, tovarlar, xizmatlar, tavsiyalar va hokazolarni olish so'rovi mavjud. Bunday xat javobni talab qiladi.

Ish xatini yozish uchun siz uning maqsadini aniq tushunishingiz, xat turini tanlashingiz, turiga qarab tuzilishi va mazmunini o'ylab ko'rishingiz kerak.

Har qanday tashkilotda xatlar kiruvchi va chiquvchi hujjatlarning ko'p qismini tashkil qiladi. Ushbu hujjatlarning ko'p turlari mavjud va ularning har biri uchun ro'yxatga olish uchun bir qator qoidalar mavjud. Harflar boshqaruv hujjatlarining eng ommaviy turi bo'lganligi sababli, ularni qanday qilib to'g'ri yozishni bilish juda muhimdir.

Ushbu maqoladan siz quyidagilarni bilib olasiz:

Harflarni to'g'ri formatlash butun kompaniyaning muvaffaqiyatidir

Ish (yoki rasmiy) xatlar - bu kompaniyani tashqi tuzilmalar bilan aloqa qilish uchun xizmat qiladigan xatlar. Bundan tashqari, tashkilot rahbari va biznes sherigi yoki mijozi o'rtasida og'zaki kelishuvga erishilgandan keyin ham, odob-axloq qoidalari ushbu kelishuvni tasdiqlashni nazarda tutadi. Bu, o'z navbatida, allaqachon kafolat deb hisoblanishi mumkin.

Ish xatlarining turlari

1. Informatsion - ba'zi ma'lumotlarni etkazish uchun yaratilgan.

Funktsiya bo'yicha

1. Tashabbus - javob talab qiladigan va javob talab qilmaydiganlarga bo'linadi. Misollar: iltimos, shikoyat, bildirishnoma, eslatma, .

2. Xatlar-javoblar.

Qabul qiluvchiga asoslangan

1. Oddiy - qoida tariqasida, faqat bitta qabul qiluvchiga yuboriladi.

2. Circular - bitta jo'natuvchi bir nechta oluvchilarga yuboradiganlar.

Ketish shakliga ko'ra

Ish xatining tuzilishi

Yaxshi yozilgan ish xatining matni quyidagilardan iborat murojaat, kirish va asosiy qismlar va xulosa.

Shikoyat qilish.

Bu aloqa maqsadlari uchun eng muhim qismdir. Shunday qilib, to'g'ri tanlangan murojaat shakli tufayli siz nafaqat qabul qiluvchining e'tiborini jalb qilishingiz, balki keyingi muloqot uchun umumiy ohangni ham o'rnatishingiz mumkin. Agar xat ma'lum bir shaxsga yozilmagan bo'lsa, murojaatni o'tkazib yuborish mumkin, boshqa hollarda standart til formulalaridan foydalanish odatiy holdir - masalan, "Hurmatli Sergey Ivanovich!", "Hukumat janoblari!". Murojaat satr o‘rtasida yoziladi.

Kirish qismi.

Xatning boshida uni tuzish sabablari va asoslarini ko'rsatish kerak, ko'pincha ma'lumotlarni uchinchi tomon hujjatlari va faktlariga havolalar bilan tasdiqlash kerak. Agar havolalarni ko'rsatish zarurati tug'ilsa, bu quyidagi ketma-ketlikda amalga oshirilishi kerak: aktning nomi, muallifi, sanasi, ro'yxatga olish raqami, unvoni.

Asosiy qism.

Asosiy qismda xatning asosiy maqsadini ko'rsating. Ushbu qism zarur voqealarni batafsil tavsiflaydi, dalillarni keltiradi yoki vaziyatni tahlil qiladi.

Xulosa.

Xulosa qilib aytganda, so'rovlar, takliflar, rad etishlar yoki fikr-mulohazalar shaklida xulosalar chiqarish odatiy holdir. Ish xatida faqat bitta yakuniy qism bo'lishi mumkin, deb ishoniladi. Qoida tariqasida, ular standart iboralar bilan tugaydi - masalan, "Keyingi hamkorlikka umid qilaman", "Eng yaxshi tilaklar". Xushmuomalalik formulasi zaruriy "imzo" dan oldin joylashtiriladi va vergul bilan pozitsiyadan ajratiladi.

Muallifni yaratishda kabi jihatlarni hisobga olish muhim:

• adresat bilan tanishish darajasi va munosabatlarning xarakteri;
• adresatning davlat pozitsiyasi va uning muallifning pozitsiyasi bilan bog'liqligi;
• muloqot sodir bo'lgan vaziyat - uning rasmiy yoki norasmiyligi;
• muayyan kompaniyada qabul qilingan odob-axloq qoidalari va normalari.

Xat formati namunasi:

GOST bo'yicha xatlarni ro'yxatdan o'tkazish

Rasmiy xatlar matn hajmiga qarab A4 yoki A5 maxsus blankalarida berilishi kerak. Mualliflar bir vaqtning o'zida bir nechta kompaniya bo'lgan hollardagina shakllardan foydalanmaslikka ruxsat etiladi.

Xat shakllariga qo'yiladigan talablar, shuningdek rekvizitlarning tarkibi va ro'yxatdan o'tish qoidalari GOST R 6.30-2003 “Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar.

Umuman olganda, kompaniyalar xat shakllarini mustaqil ravishda ishlab chiqish huquqiga ega, chunki ko'rsatilgan GOST maslahat xarakteriga ega, ammo uning qoidalarini amalga oshirish tashkilotda hujjatlar bilan ishlashning yuqori madaniyatidan dalolat beradi. Ba'zi tashkilotlar uchun GOST R 6.30-2003 majburiydir: masalan, federal ijroiya organlari har doim ushbu standartni tekshirishlari kerak.

01 - Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi;

02 - Rossiya Federatsiyasi sub'ektining gerbi;

03 - tashkilot emblemasi yoki tovar belgisi (xizmat ko'rsatish belgisi);

04 - tashkilot kodi;

05 - yuridik shaxsning asosiy davlat ro'yxatga olish raqami (OGRN);

06 - soliq to'lovchining identifikatsiya raqami/ro'yxatga olish sababi kodi (TIN/KPP);

07 - shakl kodi;

08 - kompaniya nomi;

09 - tashkilot to'g'risidagi ma'lumotlar;

10 - hujjat turining nomi;

11 - sana;

12 - Ro'yxatga olish raqami;

14 - tuzilgan yoki nashr etilgan joy;

15 - manzilli;

16 - tasdiqlash muhri;

17 - rezolyutsiya;

18 - matnga sarlavha;

19 - nazorat belgisi;

20 - hujjat matni;

21 - arizaning mavjudligi to'g'risidagi belgi;

22 - imzo;

23 - tasdiqlash grafigi;

24 - vizani tasdiqlash;

25 - Chop etish taassurotlari;

26 - nusxaning tasdiqlanganligi to'g'risidagi belgi;

27 - Ijrochi haqida belgi qo'ying;

28 - Hujjatning ijrosi va ishda uning yo'nalishi to'g'risidagi eslatma;

29 - tashkilotda hujjat qabul qilinganligi to'g'risidagi eslatma;

30 - elektron nusxaning identifikatori.

GOST bo'yicha xatni ro'yxatdan o'tkazish, namuna:

Ilova bilan xatni formatlash, namuna:

Ish yozishmalari qoidalari

Ishbilarmonlik yozishmalari aloqaning rasmiy ishbilarmonlik uslubidan foydalanishni o'z ichiga oladi. Uning o'ziga xos xususiyati shundaki, ishtirokchilar odatda yuridik shaxslar bo'lib, ular tashkilotda (yoki bir nechta tashkilotlarda) qabul qilingan qat'iy aloqa qoidalariga rioya qilishlari kerak.

Ushbu turdagi aloqa uchun bir nechta talablar mavjud.

Taqdimot standartlashtirish. Bugungi kunda biznes yozishmalariga xos bo'lgan ko'plab atamalar, maxsus iboralar va formulalar mavjud. Ulardan foydalanish tayyorgarlik vaqtini sezilarli darajada qisqartirishi mumkin va tayyor dizaynlar ma'lum bir vaziyatga mos keladigan atamalarni qidirish uchun vaqtni behuda sarf qilmaslikka yordam beradi. Standartlashtirish har qanday matnni idrok etishni sezilarli darajada osonlashtiradi va butun ish jarayonini optimallashtiradi.

Neytral ohang. Xatlar dizaynidagi vazminlik va qat'iylik rasmiy muloqot normasidir. Neytral ohang ekspressiv yoki hissiy jihatdan zaryadlangan so'zlarning deyarli to'liq yo'qligini anglatadi. Ma'lumot sof rasmiydir, shuning uchun matndan, masalan, kamaytiruvchi qo'shimchalar yoki bo'lakli so'zlarni chiqarib tashlash kerak. Hissiy ohanglar mavjud bo'lishi mumkin, ammo uni neytral taqdimot ohangining orqasida yashirishga arziydi.

Formulalarning aniqligi va noaniqligi. Qabul qiluvchi unga murojaat qilingan materialning ma'nosini aniq tushunishi va talqin qilishi kerak. Matnning to'g'riligi, qoida tariqasida, to'g'ridan-to'g'ri tuzilgan kompozitsion tuzilishga, mantiqiy xatolarning yo'qligiga bog'liq. Ish xati yaxshi o'ylangan bo'lishi kerak.

Qisqachalik. Ushbu talab tufayli muallif butun hujjat hajmini sezilarli darajada qisqartirishi mumkin bo'ladi. Taqdimotning ixchamligi, birinchi navbatda, nutqning ortiqchaligini istisno qilish, til vositalaridan tejamkor foydalanish, keraksiz takrorlashlar va qo'shimcha ma'lumotlarning yo'qligi.

Til formulalarini qo'llash. Ish yozishmalarida keng qo'llaniladigan andozalar uning ajralmas qismidir. Shunday qilib, harakatni qo'zg'atish uchun formulalar ko'pincha ishlatiladi: "Biz sizdan masalani ko'rib chiqishingizni so'raymiz ...", "Bizning kelishuvimizni tasdiqlash uchun ...". Ko'pincha til formulalari matnning yuridik jihatdan ahamiyatli elementlari bo'lib, ularsiz u kerakli kuchga ega bo'lmaydi. Masalan: "Biz ... miqdorida pulni qaytarishni kafolatlaymiz", "Vazifaning bajarilishini nazorat qilish ... ga yuklangan".

Atamalar, leksik va grafik qisqartmalardan foydalanish. Muallif yozishmalarda atamalardan foydalanish orqali matnni aniq tushunishga erishishi mumkin, bu ishbilarmonlik aloqasining o'ta muhim xususiyatidir. Boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash sohasida qo'llanilishi mumkin bo'lgan va ishlatilishi kerak bo'lgan atamalar GOST R 51141-98 "Ofis ishi va arxivlash" bilan tartibga solinadi. Shartlar va ta'riflar"

Oddiy umumiy gaplarning ustunligi. Rasmiy muloqot, qoida tariqasida, oddiy umumiy bir qismli yoki ikki qismli jumlalardan foydalanishga asoslanadi, bu matnni idrok etish jarayonini sezilarli darajada osonlashtiradi.

Ish xati eslatmasi

Qog'oz	Oq qog'oz yoki boshqa ochiq ranglarda chop etilishi kerak. Varaq formati - A4 (210 x 297 mm) yoki A5 (148 x 210 mm).
dalalar	Varaqda kamida quyidagi maydonlar bo'lishi kerak: 20 mm - chap; 10 mm - o'ng; 20 mm - yuqori; 20 mm - pastroq.
sana	Xatning sanasi uning imzolangan sanasi hisoblanadi. U arab raqamlari bilan quyidagi ketma-ketlikda tuziladi: kun, oy, yil. Masalan, "10.02.2017". Shuningdek, sanani formatlashning og'zaki-raqamli usuli ham ruxsat etiladi. Masalan, "2017 yil 10 fevral"
chiquvchi raqam	Chiquvchi raqam ketma-ket raqamdan iborat bo'lib, uni indeks bilan to'ldirish mumkin. Ikki yoki undan ortiq bo'limlar tomonidan birgalikda tuzilgan hujjat raqami ushbu bo'limlarning har birining harfining ro'yxatga olish raqamlaridan iborat bo'lib, ular chiziq bilan ajratilgan.
Manzil	Adresat ham kompaniya, ham uning tarkibiy bo'linmalari yoki alohida xodimlar bo'lishi mumkin. Shuni esda tutish kerakki, ikkinchi holatda, bosh harflar har doim familiyadan oldin ko'rsatilgan. Qabul qiluvchi kompaniyaning nomi har doim nominativ holatda ko'rsatiladi. Qoidalarga ko'ra, u to'rt nafardan ortiq oluvchiga yuborilmasligi kerak. Shuningdek, ushbu atribut pochta manzilini o'z ichiga olishi mumkin va avval tashkilot nomi, keyin esa pochta manzili ko'rsatiladi.
Xat matni	Matnning o'zi jadval, matn yoki bir nechta tuzilmalar kombinatsiyasi sifatida formatlanishi mumkin. Jadvallarni loyihalashda ustunlar va satrlarni nominativ holatda otlar bilan chaqirish muhimdir. Agar jadval keyingi sahifada davom etsa, unda ustunlar va satrlar ham raqamlanadi. Matn ikki qismdan iborat bo'lishi kerak: xat yozish uchun sabablar / maqsadlar / asoslar va xulosalar / takliflar / tavsiyalar. Bundan tashqari, matn faqat bitta yakuniy qismni o'z ichiga olishi mumkin - masalan, tushuntirishsiz so'rov. Agar xat boshqa tashkilotlarning hujjatlariga tegishli bo'lsa, ularning tafsilotlarini ko'rsating: hujjat nomi, tashkilot nomi, sanasi, ro'yxatga olish raqami va nomi.
Ilova	Ilova bilan ish xati quyidagicha formatlanadi: Ilova: 2 litr uchun. 2 nusxada. Agar ariza matnda ko'rsatilmagan bo'lsa, unda uning nomi, varaqlar soni va nusxalari ko'rsatilishi kerak. Misol uchun: Ilova: 3 litr uchun sotish shartnomasi. 2 nusxada. Agar ilova bilan hujjat ilova qilingan bo'lsa, unda belgi quyidagicha amalga oshiriladi: Ilova: 12.10.2017 yildagi 03-2/923-sonli FSS xati va uning ilovasi, jami 7 varaq.
Imzo	Imzo xatni imzolagan xodimning lavozimini va ushbu imzoning stenogrammasini ko'rsatishni nazarda tutadi. Agar bir nechta xodim imzo qo'ygan bo'lsa, imzolar egallab turgan lavozimiga mos keladigan ketma-ketlikda joylashtiriladi. Agar postlar teng bo'lsa, imzolar bir xil darajada bo'lishi kerak.
Muhr	Muhr mansabdor shaxslarning moliyaviy manbalarga oid hujjatlardagi yoki haqiqiy imzoni tekshirishni nazarda tutuvchi boshqa hujjatlardagi imzolarining haqiqiyligini tasdiqlaydi.
Ijrochi	Agar kerak bo'lsa, ijrochining bosh harflari va familiyasi va telefon raqamini ko'rsating. Odatda belgi pastki chap burchakdagi oxirgi varaqning old yoki orqa tomoniga qo'yiladi.

Bugungi kunda biznes xatlari har qanday kompaniyada ham jismoniy shaxslar, ham butun bo'limlar faoliyati bilan bog'liq mutlaqo boshqa masalalar bo'yicha tuziladi. Xatlarning predmeti so'rov, xabarnoma, kelishuv, da'vo, bekor qilish, o'zgartirish va boshqalar bo'lishi mumkin. Shu bilan birga, odob-axloq qoidalari har qanday hujjat yuqoridagi barcha talablarga muvofiq rasmiylashtirilishini ko'rsatadi. Buning yordamida xat (qanday shaklda yuborilgan bo'lishidan qat'i nazar) har bir xodim va umuman kompaniya rahbariyatining ishida samarali vositaga aylanadi.

O'zingizni sinab ko'ring

1. Qanday harf aylana deyiladi?

• Bir adresat tomonidan bir nechta adresatlarga yuborilgan xat
• Bitta adresat tomonidan bitta adresatga yuborilgan xat
• Bir qator sabablarga ko'ra yuborilmagan xat

2. Ish xatiga ilova qanday to‘g‘ri shakllantiriladi?

• Ilova: 2 litr uchun. 2 nusxada.
• Ilova 2 varaqda 2 nusxada
• Ikki nusxada ikkita ariza varag'i

3. Ish xatini tayyorlash va tuzish necha bosqichdan iborat?

4. Ish yozishmalarida neytral ohang talabi nimani anglatadi?

• Atamalar, leksik va grafik qisqartmalardan foydalanish
• Maktubda ifodali yoki hissiy rangli so'zlarning deyarli to'liq yo'qligi
• Shablonlardan keng foydalanish

5. Ish xati qanday qismlardan iborat?

• Manzil, kirish va asosiy qismlar, xulosa
• asosiy qism, xulosa
• Apellyatsiya, xulosa