L'atto di riconciliazione degli accordi reciproci non è un documento obbligatorio, tuttavia, come la riconciliazione non è una procedura obbligatoria. Si effettua su iniziativa delle parti. Questo documento non appartiene, pertanto, la sua forma non è regolata dalla legge.

La riconciliazione dei calcoli e la preparazione dell'atto corrispondente viene effettuata al fine di determinare se esiste un debito di una controparte nei confronti di un'altra e qual è il suo importo. Il periodo di riconciliazione è determinato in un ordine arbitrario, di solito dal momento in cui è stata effettuata l'ultima riconciliazione.

Le parti della transazione hanno il diritto di rifiutarsi di condurre la riconciliazione e anche il tribunale non sarà in grado di influenzare questa decisione, poiché non esistono norme legislative pertinenti che lo consentano. Per evitare una situazione di conflitto in questo caso, la direzione di una società interessata a tale procedura dovrebbe annotare la clausola corrispondente in un contratto standard.

Cos'è

L'atto di riconciliazione degli accordi reciproci è un documento che riflette lo stato degli accordi per un determinato periodo di tempo tra le controparti. La legge non obbliga a redigere questo documento, ma l'esperienza dimostra che è meglio farlo regolarmente. La riconciliazione eliminerà possibili errori fiscali e contabili.

Utilizzando questo documento è possibile verificare se tutte le transazioni commerciali vengono riflesse correttamente nella contabilità con una specifica controparte e se mancano pagamenti o spedizioni. Inoltre, l'atto consente di rilevare "raddoppiati" adempimenti di obblighi. Questo documento può essere utilizzato come prova in tribunale, che confermerà l'esistenza di obblighi inadempiuti.

Un'altra funzione dell'atto di riconciliazione è che, dopo la scadenza del termine di prescrizione, funge da base per cancellare il debito esistente. Il conto alla rovescia di questo periodo inizia dal momento della firma dell'atto.

La redazione di questo documento sarà obbligatoria quando si tratta di compensazione tra le parti della transazione. Ciò è rilevante nel caso in cui le società abbiano stipulato due o più contratti per i quali esistono debiti reciproci. In una situazione del genere, è più facile firmare un accordo sulla compensazione dei debiti nell'ambito di tali contratti. Per chiarire l'importo dei debiti, è necessario redigere un atto di riconciliazione.

Ci sono alcune regole per la contabilità nell'organizzazione. Secondo loro, prima di preparare una relazione annuale, i contabili devono condurre un inventario di proprietà e passività. Il modo più conveniente e veloce per effettuare l'inventario dei regolamenti con le controparti è redigere atti di riconciliazione.

Caratteristiche della preparazione dei documenti

Dove scaricare gratuitamente il campione di parole

L'atto di riconciliazione non ha un campione sviluppato dallo stato e approvato dalla legge. Sulla base di ciò, le organizzazioni sviluppano autonomamente un modulo conveniente per se stesse o utilizzano un campione che può essere facilmente trovato su siti specializzati su Internet.

Il documento ha la forma di un registro. Il modulo può essere trovato online in formato word ed excel. La maggior parte dei siti ti consente di scaricarlo gratuitamente.

La forma dell'atto include dati sulle transazioni con una specifica controparte per un determinato periodo di tempo. Tali dati sono inseriti in atto sotto forma di una tabella che ha due colonne obbligatorie: addebito e credito.

Un esempio del design corretto online

Indipendentemente dal fatto che il contabile rediga da solo il modulo dell'atto di riconciliazione o ne utilizzi uno già pronto che ha scaricato da Internet, dovrebbe avere un'idea delle informazioni che dovrebbero essere contenute nel documento.

La carta deve contenere:

• numero di registrazione in uscita del documento;
• la data in cui è stato firmato il documento;
• il periodo di tempo per il quale viene effettuata la riconciliazione;
• nomi degli appaltatori;
• posizione e cognome di chi firma l'atto;
• inserire una tabella con addebito e accredito, dati su consegne, liquidazioni e debiti;
• saldo all'inizio e alla fine del periodo di riconciliazione;
• informazioni sul fatturato totale;
• aggiungere una tabella vuota in cui la controparte può inserire i propri dati nel caso ci siano discrepanze nei calcoli.

L'atto di riconciliazione, firmato dai rappresentanti di entrambe le organizzazioni, è una conferma che le parti concordano con le informazioni in esso contenute e testimonia l'esistenza di un rapporto tra loro di una certa natura, ovvero la presenza di obbligazioni di debito sorte come conseguenza della mancanza di una piena liquidazione.

Requisiti per la compilazione dei documenti

Nel 2019, quando si esegue la contabilità, vengono spesso utilizzati prodotti software speciali. Detto questo, non è difficile svolgere vari compiti, inclusa la compilazione di un atto di riconciliazione dei calcoli. A causa del fatto che le informazioni necessarie per redigere l'atto sono archiviate nel sistema contabile, è l'ufficio contabilità responsabile della riconciliazione.

L'atto è inviato alla controparte in duplice copia. Se la seconda parte non ha obiezioni e concorda con i dati registrati nel documento, il documento ricevuto dal partner viene firmato. In caso di discrepanze, i dati corretti vengono inseriti nella tabella, che viene inviata come risposta.

Se il commercialista che effettua la riconciliazione ha ricevuto indietro un atto con disaccordi, deve analizzare le cause delle discrepanze. Ad esempio, una situazione è possibile quando è stato inviato alla banca, il denaro è stato addebitato sul conto del pagatore, ma non è mai arrivato sul conto del destinatario. In una situazione del genere, è necessario trattare con la banca e presentare i reclami appropriati.

Tuttavia, i disaccordi tra le parti possono essere più gravi, ad esempio il cliente nega il fatto che gli siano stati forniti determinati servizi.

In questo caso, secondo i documenti normativi esistenti in materia contabile, un'entità economica ha il diritto di visualizzare i calcoli in base alla sua posizione. Le modifiche alla contabilità possono essere apportate se esiste un'appropriata decisione del tribunale, che stabilirà la verità effettuando un'analisi dettagliata dei materiali del caso.

Come scriverlo in 1C

L'atto di riconciliazione può essere compilato nel 1C: Programma di contabilità. Per fare ciò, il fornitore deve accedere al menu "Vendita" e l'acquirente - "Acquisto".

Come redigere un atto:

1. Aprire la sezione Insediamenti con controparti.
2. Aggiungi un nuovo documento: un atto di riconciliazione, a questo scopo è necessario fare clic sul pulsante Crea.
3. Nel documento che si apre, specifica:
   • il nome della controparte con cui viene effettuata la riconciliazione;
   • quale valuta è stata utilizzata per gli insediamenti;
   • dettagli del contratto di compravendita.
4. Se parliamo del programma 8.2, contiene diverse schede:
   • nella prima vengono inseriti i dati sulla tua azienda (se c'è un debito verso la tua organizzazione, allora dovrebbe essere inserito nella colonna Addebito e se l'azienda stessa è debitrice, in Credito);
   • la seconda scheda contiene informazioni sull'organizzazione partner;
   • il terzo sono i conti correnti, qui si selezionano i conti da verificare;
   • la quarta colonna contiene le informazioni sui funzionari che firmano l'atto di riconciliazione (le impostazioni di stampa vengono immediatamente configurate).
5. Il documento non richiede registrazioni. Deve essere salvato e poi stampato.
6. Quando la riconciliazione è completata e gli atti sono firmati da entrambe le parti, si può annotare su carta che la riconciliazione è stata concordata. Ciò significa che i dati inseriti nel documento non possono essere modificati.

Chi può firmare il modulo

Quando si prepara un atto di riconciliazione, sorge spesso la domanda su chi firmi questo documento. Questo problema è molto rilevante, poiché quando si firma un documento speciale che non ha tali poteri, è molto facile impugnarlo in tribunale ed escluderlo dal fascicolo.

Pertanto, il documento deve essere firmato da una persona autorizzata, può essere:

• imprenditore individuale;
• il capo della società che agisce in base allo Statuto: il presidente o amministratore;
• un altro dipendente, purché agisca sulla base di una procura debitamente predisposta.

Spesso il documento deve essere firmato anche dal capo contabile, questo perché ha diritto ad una seconda firma quando si tratta di documenti di natura finanziaria.

Il documento può essere firmato solo da un ragioniere, se si parla di controllo interno sulla completezza dei calcoli. In caso di controversia, tale documento non avrà la forza legale adeguata.

Va notato che l'articolo 53 del codice civile russo stabilisce che un contabile non è una persona che può agire per conto di un'organizzazione senza un'adeguata procura. Oltre alle firme delle persone autorizzate, il documento deve recare il sigillo dell'organizzazione.

La forma dell'atto di riconciliazione degli accordi reciproci come prova in tribunale

Da un lato, la redazione di un atto di conciliazione può essere molto utile in caso di contenzioso, che riguarda l'adempimento delle condizioni da parte delle parti del rapporto contrattuale. Tuttavia, la prassi giudiziaria interna suggerisce che l'atteggiamento nei confronti di tale documento è ambiguo. Molti giudici lo percepiscono solo come una prova indiretta che una parte riconosce di avere un debito con l'altra parte.

È anche comune che l'imputato si opponga alla legittimità della firma dell'atto di riconciliazione, che viene presentato come prova in tribunale.

L'argomento più comune è che il documento è stato firmato da una persona che non dispone dell'autorità appropriata. E questo significa che le pretese dell'attore sono illegittime, poiché l'organizzazione convenuta non ha riconosciuto il proprio debito nei suoi confronti.

Sempre più spesso, al fine di respingere le pretese dell'attore, i giudici accolgono l'argomento della parte resistente secondo cui l'atto di riconciliazione, non essendo un atto primario, non può fungere da riconoscimento di un debito, nonché atto di estensione della prescrizione periodo.

Se il convenuto cerca di farla franca con l'argomento secondo cui l'atto è stato firmato da un contabile che non aveva l'autorità appropriata per firmarlo, il denunciante può adottare le seguenti misure:

• trovare e fornire altri documenti giustificativi: certificati di accettazione, fatture, ecc.;
• chiedere al convenuto di fornire la descrizione della mansione del ragioniere al fine di familiarizzare con l'ambito dei suoi compiti e poteri;
• per tutelarti in futuro, dovresti rivedere il contratto tipo con le controparti e prescrivere in esso la procedura per lo scambio degli atti di conciliazione;
• presentare come argomento una giurisprudenza positiva su una questione simile.

Lettera di presentazione una volta completata

La lettera di accompagnamento è un documento obbligatorio che è allegato all'atto di riconciliazione. Viene eseguito sotto forma di un documento stampato separato. Avere un campione di tale documento faciliterà notevolmente la vita di un contabile, soprattutto durante le relazioni trimestrali o annuali.

Avendo trovato un esempio di tale documento su Internet, puoi facilmente personalizzarlo da solo apportando piccole modifiche che lo renderanno più comodo da compilare.

I giovani professionisti potrebbero chiedersi perché hanno bisogno di compilare un documento del genere. Tutto è spiegato semplicemente: ci sono alcune regole di etica aziendale, che riguardano, tra l'altro, la forma dell'indirizzo e lo stile della corrispondenza.

I documenti inviati alle controparti non possono essere semplicemente impacchettati e inviati ai partner. La direzione delle carte implica la necessità di espletare alcune formalità, una di queste è la preparazione di una lettera di presentazione.

Una lettera di esempio si presenta così:

A: posizione, nome dell'organizzazione, nome completo, indirizzo

Da: posizione, nome dell'organizzazione, nome completo, indirizzo

Lettera di trasmissione

Per riconciliare gli accordi tra le nostre organizzazioni per (nome dei servizi / beni) che sono stati prodotti (periodo), inviamo il rapporto di riconciliazione preparato.

Vi chiedo di fornire una versione dell'atto con le firme delle persone autorizzate della vostra organizzazione entro _____.

Applicazione:

Atto di riconciliazione degli insediamenti per (nome di servizi/beni)

Posizione della persona autorizzata ________

Data e firma ___________

Differenze nella stesura

Alcuni disaccordi possono sorgere tra le organizzazioni nel corso della firma e dell'utilizzo di atti di riconciliazione.

Cosa sono e come evitarli:

• Alcune controparti si rifiutano di firmare l'atto di riconciliazione. Va subito notato che hanno tutto il diritto di farlo, poiché la legge non prevede che questa procedura venga eseguita senza fallo. Inoltre, non sono previsti termini e procedure per la riconciliazione. In quest'ottica, si può essere guidati dalla giurisprudenza esistente su questo argomento. Il tribunale non ha il diritto di influenzare l'imputato e pretendere che fornisca un atto firmato. Per tutelarsi, il management della società dovrebbe inserire immediatamente una clausola sulla firma dell'atto di riconciliazione nel proprio contratto standard con le controparti. Questa sarà la leva che vi permetterà di pretendere da loro l'adempimento dei loro obblighi.
• In situazioni in cui le organizzazioni hanno obblighi reciproci in sospeso, il problema potrebbe risiedere nel fatto che una delle parti ritiene che i debiti esistenti si sovrappongano, mentre la seconda società continuerà a insistere sull'adempimento dei termini del contratto e sulla riconciliazione. Al fine di evitare malintesi, è bene inviare immediatamente una nota esplicativa al partner, nella quale sono illustrati i benefici ricevuti da ciascuna delle parti in relazione alla compensazione delle obbligazioni in essere.
• Molti conservano con cura l'atto di riconciliazione, non prestando attenzione al fatto che è giunto il momento di mettere in ordine le cose nei documenti contabili primari, poiché a volte non è possibile trovarvi qualcosa. Questo è un grosso errore, poiché l'atto stesso non ha valore e non può fungere da prova in tribunale.
• Al momento della firma dell'atto di riconciliazione, è importante assicurarsi che sia firmato da una persona con l'autorità appropriata da parte della controparte. In caso contrario, l'atto non può essere utilizzato in tribunale come prova del riconoscimento di obbligazioni debitorie da parte del convenuto. E, naturalmente, è importante garantire che il termine di prescrizione non scada al momento della presentazione delle domande. Sono trascorsi 3 anni dalla data di firma dell'atto.

Durante la cooperazione, sorgono legami economici tra qualsiasi oggetto commerciale. Accordi reciproci tra, emissione e, ad agenzie governative: tutte queste operazioni sono legate al denaro.

Al fine di evitare errori e discrepanze negli importi pagati da una parte e ricevuti dall'altra, vengono redatti atti di conciliazione. un documento che non ha attinenza con la contabilità e non è obbligatorio per la compilazione. Si forma su richiesta di uno dei partecipanti all'operazione e dichiara tutti gli importi, i pagamenti e gli incassi che avvengono tra le organizzazioni in un determinato periodo di tempo.

Informazioni di base sull'atto di riconciliazione con fornitori e acquirenti

L'atto di riconciliazione con fornitori e acquirenti è un documento dichiarativo che riflette tutti gli accordi effettuati tra le controparti per un determinato periodo di tempo: un mese, un trimestre, un anno o l'intero periodo di collaborazione. La legge della Federazione Russa non obbliga a redigere tale documento. Tuttavia, nella pratica commerciale, gli atti di riconciliazione sono abbastanza comuni e sono implicitamente obbligatori per la registrazione.

• Riconciliazioni periodiche o continue e la registrazione dei loro risultati su carta aiutano i partner commerciali a evitare errori nei calcoli e nei pagamenti, a rilevare e rimborsare i debiti in modo tempestivo ed eliminare altre discrepanze finanziarie.
• Inoltre, se una delle parti è indebitata con l'altra e non riconosce la situazione attuale, l'atto di riconciliazione può servire come una delle prove indirette quando si intenta un'azione legale sulla presenza di un debito in tribunale e può anche diventare una delle i fattori di confutazione.

Quando si compila un documento, deve essere certificato dalle firme dei capi e dei contabili principali di entrambe le organizzazioni, nonché dalle guarnizioni umide. Formato in duplice copia.

Quando , il colpevole di solito rifiuta. Se, nel corso dell'indagine giudiziaria, la controparte ha comunque assicurato il protocollo, riconoscendo così l'indebito pagamento, il termine di reclamo viene azzerato e ricomincia.

Come già indicato, l'esecuzione di tale atto non è prevista dalla legge, ma tali atti sono citati nella Lettera del Ministero delle Finanze n. 07-05-04/2 del 18 febbraio 2005 e nella Legge Federale n. 402 . Il documento è classificato come secondario, in quanto non ha un impatto diretto sulla condizione finanziaria di nessuno dei partner.

Come redigere un atto di riconciliazione se il fornitore e l'acquirente sono in una persona? Il video qui sotto spiega questo:

Caratteristiche del progetto

Regole e requisiti

Non ci sono requisiti chiari per la forma del protocollo. Ogni organizzazione può impostare autonomamente la forma del documento, approvandolo con la propria. Ma ci sono diversi aspetti, la cui conoscenza aiuterà a usare la riconciliazione in modo più efficace. Se il documento è firmato solo dal capo contabile e non viene apposta la firma del capo, la carta è solo di natura tecnica, la natura dell'informazione di riferimento.

Affinché il protocollo abbia valore legale, deve essere certificato da 4 firme (due per ciascun partner) e dai sigilli ufficiali delle organizzazioni e contenere anche alcuni aspetti. L'atto deve contenere informazioni su:

• Il nome del documento;
• Il periodo coperto dalla riconciliazione;
• La data in cui è stato prodotto;
• Operazioni che controllano;
• Indicatori di tutti i calcoli;
• Riferimenti alla documentazione primaria;
• Soggetti responsabili della compilazione e dell'accuratezza.

La presenza di tali elementi è di natura consultiva, ma non sarà superflua quando si utilizzano documenti in tribunale o altri organi. Di norma, l'atto ha la forma di una tabella in cui vengono inseriti dati quali addebiti e accrediti, numeri e date dei documenti primari che confermano il pagamento, la spedizione e la consegna della merce. Alla fine del documento viene visualizzato, oltre all'importo totale dei debiti e dei crediti per il periodo in esame. Il saldo è la somma della differenza tra entrate e uscite.

Un esempio di atto di riconciliazione con il fornitore è discusso in questo video:

Discrepanze e verifica

Se, dopo il controllo della seconda parte, vengono rilevate discrepanze, vengono corrette anche dopo tutti i dati. Quando si effettua la riconciliazione tra acquirenti e venditori, vengono spesso utilizzate le raccomandazioni stabilite dalle Linee guida per l'inventario delle proprietà e degli obblighi finanziari. Il compito principale, quando si forma un documento, è controllare e confermare la validità di tutti gli importi inseriti nella tabella dell'atto.

È obbligatorio verificare il rispetto dei relativi conti "Transazioni con fornitori e appaltatori". I seguenti punti sono fissi:

• Adempimento degli obblighi per merce pagata in transito;
• Adempimento degli obblighi relativi alle consegne;
• Precisione e supporto di addebito e accredito con documenti primari.

La redazione di un atto appropriato può essere richiesta sia dall'acquirente che dal fornitore.

• La formazione e la verifica degli atti viene solitamente effettuata in appositi programmi contabili. Se il compilatore lo utilizza, secondo il modulo inserito automaticamente, in base ai dati dei documenti già presenti nella memoria dell'applicazione. Lo stesso vale per la verifica.
• In caso di verifica manuale, tutti i dati della tabella in atto sono verificati con i dati della documentazione primaria e con i dati disponibili negli atti e nelle riconciliazioni del verificante.

Il rapporto di riconciliazione è un record standard di somiglianze e discrepanze nelle transazioni finanziarie effettuate tra due organizzazioni. Il documento non ha una forma fissa e requisiti specifici, può essere redatto per essere utilizzato all'interno di un'organizzazione partner, tra partner o come prova indiretta in sede di contenzioso su debiti. Ben redatto, aiuterà a controllare e regolare tutte le relazioni finanziarie che sorgono tra di loro.

L'atto di riconciliazione con l'acquirente, le sue caratteristiche e gli esempi: l'argomento del video qui sotto:

Per conciliare accordi reciproci, le persone giuridiche e i singoli imprenditori redigono spesso un atto appropriato. La normativa non prevede un unico campione e l'obbligo di utilizzare questo particolare documento, quindi ogni azienda può sviluppare la propria forma. Nell'articolo sono presentati un esempio pronto e le istruzioni per la compilazione.

Scopo e varietà

La registrazione delle operazioni di spesa di ciascuna società è obbligatoria. Per questo vengono redatti documenti di pagamento, ricevute, fatture, ordini e altri documenti. Tuttavia, nella pratica, si rende necessario confrontare i reciproci accordi tra due o più controparti, per i quali viene redatto un atto di riconciliazione.

Di norma, è firmato da persone giuridiche, nonché da singoli imprenditori. I nomi delle parti sono simili a quelli indicati nei relativi accordi:

• "Cliente";
• "Esecutore".

Il documento riflette tutti i tipi di transazioni tra società (o singoli insediamenti, in modo selettivo) per un periodo specifico: un mese, un trimestre, un anno (il periodo di rendicontazione è determinato di comune accordo). I contabili sono responsabili dell'esecuzione. Loro producono:

• redigere un atto;
• riconciliazione con i dati provenienti dalla controparte.

Il documento può essere redatto come allegato al contratto o come documento separato. E a questo proposito, possiamo distinguere condizionatamente 2 varietà:

1. Appendice all'accordo principale, ad esempio al contratto di fornitura. In questo caso, il documento è parte integrante del presente contratto e non è giuridicamente vincolante di per sé, in mancanza dell'accordo sottostante. Di norma, registrano informazioni su tutte le transazioni avvenute nell'ambito del presente accordo.
2. Un documento indipendente che viene utilizzato al di fuori di un contratto specifico. Combina accordi finanziari reciproci per un periodo di tempo specifico (o per singoli gruppi di beni e servizi).

Il contratto di fornitura dovrebbe inoltre specificare le condizioni per la riconciliazione dei reciproci accordi, i tempi e le modalità di sottoscrizione dell'atto. In caso contrario, una controparte senza scrupoli può sottrarsi alla sottoscrizione dell'atto.

Modulo e documento di esempio

Di norma si tratta di una tabella riepilogativa con la descrizione di ogni tipo di operazione (servizio, lavoro), il suo importo. Il documento deve riportare i dettagli e i nomi di entrambe le parti, registrare la presenza / assenza del debito del cliente nei confronti dell'appaltatore in una data specifica.

La forma e il campione dell'atto di riconciliazione degli accordi reciproci sono presentati di seguito.

Il numero di copie è determinato dal numero delle parti, quindi il minimo è 2 documenti originali con uguale valore legale.

Istruzioni per la compilazione

Per cominciare, devi prestare attenzione ad alcuni consigli:

1. Il documento deve indicare il periodo di riferimento per il quale viene effettuata la riconciliazione.
2. Va sempre indicata la data della sua compilazione. Non deve essere correlato al periodo di riferimento. Ad esempio, l'atto è stato redatto il 29 gennaio 2018, mentre il periodo di rendicontazione va dal 1 gennaio 2017 al 31 dicembre 2017.
3. Le parti indicano non solo i tipi di operazioni (servizi), ma anche i documenti in base ai quali è stata effettuata la loro contabilizzazione (ad esempio fatture).
4. Di norma, viene indicato non solo l'importo finale, ma anche il saldo di apertura (saldo).
5. Alla fine della pagina, i rappresentanti delle parti appongono le loro firme. Di norma, il capo contabile ha il diritto di firmare. Può anche essere firmato dai gestori - questo è particolarmente importante nei casi in cui ci sono disaccordi tra i partner in merito alle operazioni di regolamento.

NOTA. In alcuni casi, l'azienda non utilizza il solito blue print. Quindi è sufficiente che il rappresentante apponga la propria firma, la decifra (cognome, iniziali) e indichi la posizione.

Pertanto, l'elaborazione di un atto consente di semplificare la procedura di conciliazione degli accordi reciproci e di confermare l'assenza di pretese tra il cliente e l'appaltatore. Il documento è solitamente redatto in forma stampata, in esso non sono consentite macchie e correzioni.

Quando le entità aziendali lavorano tra loro, adempiendo ai propri doveri in conformità con i contratti di partnership stipulati, si scambiano valori materiali e monetari tra loro. Queste possono essere operazioni una tantum oa lungo termine. Al fine di regolare gli accordi reciproci e verificare se le imprese hanno debiti, si raccomanda di redigere un atto di riconciliazione degli accordi reciproci.

La riconciliazione degli accordi reciproci con le controparti viene effettuata per chiarire la presenza di crediti reciproci espressi in indicatori di costo.

Secondo l'attuale contratto, una società fornisce beni materiali per un'altra, fornisce un servizio o esegue un determinato elenco di lavori.

Il convivente, invece, deve pagare la merce, il lavoro o il servizio ricevuto in contanti o con le modalità previste dal contratto sottoscritto.

Per ciascuna di queste azioni vengono compilati i documenti primari, sulla base dei quali tutte le parti dell'accordo registrano le transazioni nella loro contabilità.

Spesso i fatti considerati dell'attività economica non vengono prodotti tutti in un giorno. O la spedizione avviene in lotti o il pagamento viene effettuato a rate.

Poiché queste operazioni sono riflesse da persone diverse per un certo tempo, uno dei partner potrebbe non notare alcuni fatti.

Poiché tutte le organizzazioni devono generare rendiconti finanziari, la riconciliazione degli accordi reciproci deve necessariamente essere effettuata alle date di rendicontazione, che sono l'inizio dell'anno, il trimestre, il mese, a seconda del periodo per il quale viene compilato il rapporto.

La riconciliazione degli accordi dovrebbe essere effettuata quando i contratti sono chiusi al completamento o alla risoluzione anticipata.

Attenzione! Inoltre, un atto di riconciliazione è necessario quando si considerano le controversie nei tribunali arbitrali. Se il debito della società è confermato da questo documento, che contiene le firme del debitore, la decisione del giudice sarà favorevole all'attore.

Se viene dichiarato fallimento e viene formata una coda di creditori, l'atto di riconciliazione firmato con il debitore sarà di notevole importanza.

Norme per l'esecuzione della legge

Ciascuna delle parti del rapporto contrattuale può avviare la redazione di un atto transattivo. Inoltre, se sono coinvolti anche soggetti terzi (ad esempio, un'impresa paga per un'altra), da essa potrebbe derivare anche l'iniziativa di conciliare accordi reciproci.

Tuttavia, in pratica, il primo a richiedere un atto di conciliazione è il soggetto nei confronti del quale non vengono adempiuti gli obblighi né di trasferire il corrispettivo per lavori eseguiti, servizi resi, merci spedite, né quando viene trasferito un anticipo per gli stessi, e il fornitore non esegue ulteriormente il contratto.

L'atto di riconciliazione deve essere emesso nel numero di copie, quante parti del rapporto sono previste nel contratto firmato. Molto spesso, la riconciliazione prevede due parti, pertanto gli atti vengono emessi in due copie.

Se uno dei partner è un ufficio di rappresentanza o una filiale della società madre, si consiglia di fare tre copie: una per le parti e la terza per l'organizzazione madre.

Attenzione! Al ricevimento dell'atto, i dati in esso contenuti vengono controllati, se tutto corrisponde, la controparte lo firma e lo timbra. La sua presenza non è richiesta se lo statuto della società non lo prevede.

Come avviene la riconciliazione

L'atto di riconciliazione deve essere redatto sulla base dei dati di ciascun soggetto che partecipa alla riconciliazione. L'organizzazione che agisce come iniziatore della riconciliazione identifica l'importo del debito tra le parti in base ai suoi dati e lo comunica all'altra parte.

Se l'importo del debito corrisponde e la seconda società non ha obiezioni, viene redatto un atto di riconciliazione scritto, che viene firmato da entrambe le parti del processo.

Se l'altra parte non è d'accordo con l'importo che le viene presentato, può agire secondo il seguente algoritmo:

• La società che avvia la riconciliazione compila solo una parte dell'atto, dopodiché il documento viene trasferito alla seconda parte. Questo può essere fatto di persona, via e-mail, via fax.
• Il responsabile della seconda società compila il lato destro del documento, rivelando la discrepanza nei calcoli.
• La parte che ha individuato errori contabili apporta correzioni. In precedenza, hanno bisogno di scambiare documenti che confermano l'errore (retro dei documenti di pagamento, fatture firmate, ecc.)
• Successivamente, viene formato un nuovo atto di riconciliazione, in cui tutti gli errori identificati sono già stati corretti.
• Ciascuna parte firma l'atto modificato. A questo punto la riconciliazione si considera completata.

Scarica un esempio e il modulo dell'atto di riconciliazione per il 2019

Come compilare un atto di riconciliazione di accordi reciproci

Considerare l'atto di riconciliazione del riempimento del campione di accordi reciproci 2019.

La legge non prevede alcuna forma specifica per l'atto di riconciliazione. Pertanto, ogni azienda ha il diritto di sviluppare la propria forma.

Deve essere approvato nella politica contabile. L'atto di riconciliazione non è considerato un documento contabile primario, poiché non funge da conferma di un'operazione commerciale.

Quando si compila l'intestazione del documento, viene utilizzata la sequenza seguente. Innanzitutto, viene registrato il nome del documento: "L'atto di riconciliazione degli accordi reciproci". Se la numerazione di questi documenti viene accettata nel reparto contabilità, gli viene assegnato il numero successivo.

La riga successiva indica il periodo di tempo entro il quale viene verificata la correttezza dei calcoli tra le parti.

È consentito annotare nell'ultima riga la data e il numero dell'accordo concluso tra le parti.

Nella parte introduttiva dell'atto sono indicati i nominativi ei responsabili delle parti. Inizia con le parole "Noi sottoscritti", dopo di che sono indicati i nomi completi delle organizzazioni e i nomi completi. persone di spicco. Questo blocco si conclude con la seguente frase: “abbiamo redatto un verbale di riconciliazione in quanto lo stato degli accordi tra le parti è il seguente:”.

Il corpo dell'atto è una grande tavola divisa in due parti identiche. Quello di sinistra è riempito dall'organizzazione che avvia la riconciliazione, quello di destra - da quello con cui si sono riconciliati.

Il nome dell'azienda è scritto nell'intestazione della parte. Quindi, compila le righe. In primo luogo, viene indicato il saldo (saldo) all'inizio del periodo di riconciliazione. Successivamente, sulla base dei documenti, le transazioni tra le parti vengono registrate in ordine cronologico.

In ogni riga è necessario annotare la data dell'operazione, il nome e il numero del documento con cui viene confermata e l'importo. Le transazioni di ricevimento sono registrate in addebito, spese - in accredito.

Dopo aver inserito tutte le transazioni, viene indicato il fatturato a debito e credito per il periodo di riconciliazione, dopodiché il saldo (saldo) alla fine del periodo di riconciliazione viene visualizzato nella riga successiva.

Attenzione! Se la seconda parte non è d'accordo, i dati vengono compilati sul lato sinistro della tabella e firmati dalla parte. Se non ci sono disaccordi, la parte sinistra può essere lasciata vuota.

Dopo la tabella, viene riassunta una sintesi della riconciliazione. Una riga separata indica che, secondo i dati dell'iniziatore della riconciliazione (il suo nome), il debito (pagamento in eccesso) di una parte nei confronti dell'altra è l'importo ricevuto. Questo importo del debito deve essere duplicato sia in numeri che in parole.

Quindi, sotto ogni parte del tavolo c'è un posto per la firma e il sigillo delle parti. La parte che avvia la riconciliazione firma il documento e lo trasferisce alla seconda organizzazione.

E l'atto di riconciliazione degli accordi reciproci è un documento che riflette lo stato degli accordi per un certo periodo di tempo tra due controparti. Nonostante la normativa non preveda l'obbligo di redigere atti di riconciliazione, ciò dovrebbe essere fatto regolarmente. Una riconciliazione tempestiva ti salverà da errori nei rapporti fiscali e contabili. L'atto di riconciliazione testimonia anche il riconoscimento del debito da parte della controparte. Inoltre, il giorno della firma dell'atto, il termine di prescrizione si interrompe e ricomincia.

Sviluppiamo la forma dell'atto di riconciliazione

Le organizzazioni sviluppano in modo indipendente la forma dell'atto di riconciliazione degli accordi reciproci. La legislazione non prevede una forma unificata di questo documento (lettera del Ministero delle finanze russo del 18 febbraio 2005 n. 07-05-04 / 2).

Prima di iniziare a sviluppare i dettagli dell'atto, dovresti capire se si riferisce a documenti contabili primari. Ci sono due punti di vista opposti.

Da un lato, il Servizio fiscale federale russo, in una lettera del 6 dicembre 2010 n. ShS-37-3 / 16955, ha osservato che il rapporto di riconciliazione non è un documento contabile principale che conferma il completamento di una transazione commerciale. I funzionari lo hanno spiegato con il fatto che quando il documento viene firmato, le condizioni finanziarie delle parti non cambiano. A nostro avviso, questa posizione è abbastanza logica.

Per contro, le stesse autorità fiscali hanno più volte cercato di dimostrare in sede giudiziaria che se l'atto di conciliazione delle reciproche transizioni è redatto senza tener conto degli elementi obbligatori del documento contabile primario, allora non è motivo di interruzione del termine di prescrizione. Si noti che questo punto di vista dei funzionari non trova supporto tra gli arbitri.

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I giudici hanno ritenuto che l'atto di riconciliazione non sia un documento contabile rigoroso, la cui forma e i cui dettagli obbligatori sono determinati dalla legge (decisioni del Servizio federale di antimonopolio del distretto di Mosca del 4 settembre 2013 nel caso n. nel caso n. A56 -44437/2012, Distretto degli Urali del 27 marzo 2012 n. F09-933/12).

Ecco un elenco di dettagli che, a nostro avviso, l'atto di riconciliazione degli insediamenti dovrebbe contenere:

1. Titolo del documento;
2. nomi delle parti;
3. data di firma dell'atto;
4. il periodo per il quale viene effettuata la riconciliazione;
5. dettagli del contratto in base al quale viene effettuata la riconciliazione;
6. riferimenti a documenti primari (fatture, atti di accettazione e trasferimento dei risultati del lavoro svolto/servizi resi, ordini di pagamento, ordini di cassa, ecc.);
7. l'ammontare delle transazioni (il fatto della vita economica) in termini monetari;
8. saldo di chiusura in termini monetari;
9. firme delle parti e F.I.Oh. persone che firmano l'atto;
10. stampe laterali.

Allo stesso tempo, si rileva che l'assenza di uno qualsiasi dei dettagli elencati non comporta automaticamente la nullità dell'atto (si veda il campione dell'atto di conciliazione nell'Esempio).

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Gli arbitri supremi hanno tenuto conto dell'atto di riconciliazione, che non conteneva riferimenti ai documenti contabili primari, alla base del verificarsi del debito e alla data di sottoscrizione dell'atto. Lo hanno spiegato con il fatto che secondo la parte 2 dell'art. 71 del Codice di procedura arbitrale della Federazione Russa, il tribunale valuta sia la pertinenza, l'ammissibilità e l'affidabilità di ciascuna prova individualmente, nonché la sufficienza e l'interconnessione delle prove nella loro totalità. In questo caso, il giudice ha confrontato gli importi del debito contenuti nel verbale di riconciliazione con gli importi indicati negli atti firmati dei lavori eseguiti e nel certificato dei lavori eseguiti e delle spese. Anche l'assenza di prove di altri obblighi contrattuali tra le parti ha giocato un ruolo (Risoluzione del Presidium della Corte suprema arbitrale della Federazione Russa del 05.03.2013 n. 13031/12).

Tuttavia, il più delle volte i giudici insistono sulla presenza nell'atto di riconciliazione di riferimenti a documenti primari.

Pratica arbitrale

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Il tribunale non ha riconosciuto il debito, t.to. nell'atto di riconciliazione non c'erano riferimenti a documenti primari (numeri e date non erano indicati) e alla data di firma dell'atto (determinazione della Corte suprema arbitrale della Federazione Russa del 27 febbraio 2013 n. VAS-1472/13 ).

In un altro caso, gli arbitri non hanno accettato un atto di riconciliazione degli accordi reciproci, in cui non vi erano riferimenti alle lettere di vettura contestate (decreto del Servizio federale antimonopoli del distretto Volga-Vyatka del 26 aprile 2010 nella causa n. A31-3047/2009).

In un altro caso, l'atto non è stato adottato dal tribunale, perché. menzionava un contratto di lavoro e un atto di compensazione (Decreto del Servizio Federale Antimonopoli del Distretto Centrale del 05.06.2009 n. F10-2002/09).

Chi firmerà l'atto?

L'atto di riconciliazione è redatto in due copie, una per ciascuna delle parti. lui) o un rappresentante che agisce sulla base di una procura rilasciata da tale organismo.

Affinché l'atto di riconciliazione diventi legittimo, deve essere firmato da entrambe le parti.

Pratica arbitrale

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Gli atti di riconciliazione degli accordi reciproci presentati dal venditore sono stati riconosciuti dai tribunali come prove inammissibili, poiché sono stati firmati unilateralmente e non sono confermati da documenti contabili primari (determinazione della Corte suprema arbitrale della Federazione Russa del 30 gennaio 2013 n. .VAS-48/13).

Allo stesso tempo, i tribunali non accettano come prove atti di riconciliazione firmati da persone non autorizzate.

Pratica arbitrale

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L'atto di riconciliazione degli accordi non è stato accettato dal tribunale come prova dell'interruzione del termine di prescrizione, poiché è stato firmato da una persona non autorizzata (determinazione della Corte suprema arbitrale della Federazione Russa del 01.09.2013 n. VAS-17480 /12).