Gamybos sąlygomis dažnai susidaro situacija, kai vienas iš darbuotojų nusprendžia tą ar kitą informaciją perduoti savo vadovybei. Toks kreipimasis, surašytas raštu, vadinamas „memorandumu“. Kas tai per dokumentas ir kaip teisingai jį parašyti? Tai turėtų būti aptarta atskirai.

Pagrindinės sąvokos

Kiekvienas darbuotojas turi teisę kreiptis į savo tiesioginį vadovą. Jis gali tai padaryti tiek žodžiu, tiek raštu. Pirmuoju atveju viskas susiveda į eilinį pokalbį, kuris niekuo neįpareigoja nė vienos pusės. Antruoju – apeliacija jau oficiali.

Toks verslo dokumentas vadinamas „memorandumu“. Kuo šis dokumentas skiriasi nuo kitų vadovybei pateiktų pareiškimų? Klausimo esmė jau slypi pačiame jo pavadinime. Darbuotojas surašo tokį dokumentą, kad praneštų apie konkrečią situaciją ar įvykį. Informacija gali būti susijusi su asmeniu, vieta arba gamyba kaip visuma. Priklausomai nuo to, kam jis skirtas, memorandumas gali būti susijęs su vidaus ir išorės dokumentais. Pirmasis variantas yra tada, kai darbuotojas susisiekia su bet kurio įmonės lygio vadovu. O antrasis gaunamas, jei jis siunčia savo dokumentą aukštesnei institucijai. Tada, žinoma, jis pereina į išorinį lygį.

Problemos esmė

Paprastai memorandumas surašomas konkrečiam tikslui. Jis gali būti parašytas adresu:

1. Pataisykite esamą situaciją. Pavyzdžiui, darbuotojas turi faktų, kad įmonėje atliekami veiksmai, trukdantys normaliai darbo eigai. Apie tai jis informuoja savo vadovybę su prašymu imtis atitinkamų priemonių.
2. Apsaugokite save nuo neteisybės. Taip atsitinka, kai žmogus, matydamas išankstinį požiūrį į save, nusprendžia apie tai informuoti savo tiesioginę vadovybę. Jis tai daro ieškodamas pagalbos ir apsaugos.
3. Pagerinti darbą. Kartais vienas iš darbuotojų pastebi, kad kitų padalinių ar struktūrinių padalinių darbuotojai daro klaidų, dėl kurių mažėja efektyvumas. Tada jis kreipiasi į lyderį, kad padėtų viską sutvarkyti.
4. Venkite nepageidaujamos atsakomybės. Tai atsitinka, kai įvyksta incidentas. Papasakojęs apie jį savo vadovams, darbuotojas sukuria sau palankias sąlygas, kai jam negalima pareikšti jokių pretenzijų.

Kiekvienu iš šių atvejų darbuotojas ne tik perduoda informaciją, bet ir prašo pagalbos sprendžiant problemą.

Tiesiog bausmė

Darbo drausmė numato, kad pilietis turi sąžiningai atlikti savo pareigas jam būnant darbo vietoje. Be to, jis privalo laikytis priimto įsakymo ir vykdyti visus savo darbdavio įsakymus ir įsakymus. Tačiau gyvenime ne viskas klostosi taip sklandžiai. Kartais darbuotojų veiksmai nukrypsta nuo visuotinai priimtų normų. Tokiu atveju tiesioginiai vadovai laiko savo pareiga apie tai, kas vyksta, informuoti įmonės vadovybę. Tokio signalo rezultatas – darbo drausmės pažeidimo memorandumas.

Paprastai šiame dokumente kalbama apie:

1. Konkrečių nurodymų nevykdymas.
2. Tiesioginių funkcijų, susijusių su pažeidėjo pareigomis, neatlikimas.
3. Darbo drausmės pažeidimai. Tai susiję su pravaikštomis, vėlavimais, buvimu darbo vietoje neblaiviam ir kt.
4. Neteisėtų veiksmų, numatančių administracinę ar baudžiamąją atsakomybę, atlikimas. Šiuo atveju kalbama apie vagystę, sugadinimą, iššvaistymą ir kitus nusikaltimus.

Kiekvienu iš šių atvejų kaltininkas turės patirti pelnytą bausmę.

Dokumento autorius

Dažniausiai darbuotojo memorandumą sudaro tiesioginis jo vadovas. Joje jis perteikia vadovybei neigiamus savo pavaldinio veiklos aspektus.

Tuo pačiu metu dokumente, kaip taisyklė, yra asmeninis autoriaus vertinimas. Kartu su savo problemos vizija jis siūlo galimus jos sprendimo būdus. Bet paskutinis žodis, be abejo, bus vadovui. Pavyzdžiui, darbuotojas pravaikšto. Tokiu atveju jo viršininkas surašo direktoriui skirtą dokumentą, kuris, kaip taisyklė, prasideda žodžiais „atkreipiu jūsų dėmesį“. Tada jis detaliai aprašo, kada buvo padarytas pažeidimas, ir savo ruožtu siūlo galimybę nubausti aplaidų darbuotoją. Kadangi toks užrašas susijęs su vidaus naudojimu skirtais dokumentais, jis gali būti surašytas ant įprasto tuščio A4 lapo. Tekstas pateikiamas laisva forma. Jį sąlyginai galima padalyti į dvi dalis. Viename pateikiamas problemos aprašymas, o kitame – išvados šiuo klausimu ir konkretūs pasiūlymai.

Ypatingas pažeidimo atvejis

Viena iš darbo drausmės pažeidimo rūšių yra darbuotojo neįvykdymas, kurį jam pavedė viršininkas. Taip gali nutikti, jei darbuotojas pamiršo, negalėjo arba tiesiog ignoravo šį įsakymą.

Toks veiksmas kvalifikuojamas kaip drausmės pažeidimas, o tiesioginis vadovas surašo protokolą dėl užduoties neįvykdymo. Už tokį nusikaltimą asmuo turėtų būti nubaustas teisingai. Bet tai įvyks tik jam pateikus paaiškinimus dėl to, kas atsitiko. Jei priežastys, paskatinusios darbuotoją imtis tokių veiksmų, atrodo įtikinamos, jis gali net išvengti bausmės. Sunkiau išspręsti problemą, kai darbuotojo nepaklusnumas sukelia neigiamų pasekmių. Čia jis vargu ar sugebės likti nuošalyje. Ypač jei dėl tokio neveikimo buvo padaryta žala ar rimta žala. Šiuo atveju bausmė bus nustatyta remiantis atitinkamomis taisyklėmis.

Kaip parašyti ataskaitą?

Bet kurio lygio lyderis turėtų žinoti, kaip rašomas memorandumas. Pavyzdys gali būti nagrinėjamas konkrečiu pavyzdžiu. Tarkime, darbuotojas neatėjo laiku į darbą, o tuo metu jo ten laukė lankytojas, kuris pasirašys svarbią sutartį. Po kelių valandų darbuotojas tikrai pasirodė, tačiau laikas buvo prarastas ir klientas jau buvo išvykęs. Tokiame akte vienu metu yra keli pažeidimai:

• susitikimo sutrikimas;
• žalą, padarytą įmonei nepasirašius sutarties.

Jei esamos situacijos pakeisti neįmanoma, vadovas privalo apie tai informuoti vadovybę.

Toks dokumentas turėtų atrodyti taip:

1. Pirma, viršutiniame dešiniajame kampe parašyta "dangtelis", kuris nurodo, kam ir kam jis skirtas.
2. Toliau centre parašytas jo pavadinimas.
3. Žemiau pateikiamas pagrindinis tekstas, kuriame informacija pateikiama tam tikra tvarka. Pirmiausia pateikiamas situacijos aprašymas. Tada yra prašymas padėti tai suprasti. Po to, remiantis visa tai, kas išdėstyta pirmiau, daroma išvada. Ir pabaigai autorius gali išsakyti savo idėjas ar pasiūlymus, kaip, jo nuomone, geriausia išeiti iš šios situacijos.
4. Pačioje apačioje jis įrašo datą ir parašą su pilnu vardo ir pareigų nuorašu.

Priklausomai nuo priežasties, pastabos tekstas gali būti tik informacinio pobūdžio arba reikalauti vadovybės įsikišimo tvarkai atkurti.

Memorandumas yra informacinis ir informacinis dokumentas, kuris gali būti sudarytas tiek organizacijos darbuotojo iniciatyva, tiek vadovybės nurodymu. Paprastai tokiuose užrašuose atsispindi valdžios įsakymų vykdymo rezultatas, informacija apie bet kokių darbų eigą arba skundai dėl tam tikro asmens pareigų nevykdymo.

Memorandumas gali būti vienas iš trijų galimų tipų:

• ataskaitų teikimas;
• iniciatyvumas;
• informaciniai.

Pirmuoju atveju pastaba daugeliu atvejų yra formalaus pobūdžio ir joje pateikiama ataskaita apie tam tikro darbo etapo atlikimą arba vadovybės nurodymų, įsakymų ar nurodymų vykdymą.

Informaciniame rašte taip pat pateikiama informacija apie darbo būklę ir eigą, o skirtingai nei ataskaitos pastaboje, tokiame dokumente aprašoma esama padėtis.

Iniciatyviniame rašte gali būti nurodyta adresato motyvacija atlikti tam tikrus veiksmus ir priimti sprendimus. Tai gali įvykti ne tiesiogine forma, o kai kurių faktų pareiškimu arba pageidavimų išreiškimu, dėl kurių adresatas gali imtis atsakomųjų veiksmų. Beje, šiam tipui priklauso atmintinės, kuriose pranešama apie darbuotojų pažeidimus.

Norint parengti tokį dokumentą, reikia pagrindo, nes dėl tam tikrų priežasčių patartina rašyti memorandumą. Tai yra darbo procesų pablogėjimas ar tobulinimas, susijęs su vieno ar kelių asmenų veiksmais, būtinybė spręsti įvairias konfliktines situacijas, nesutikimo su vadovų priimtais sprendimais išreiškimas.

Vienos organizacijos darbuotojų susirašinėjimui vykdyti naudojamas jis, kuriuo sprendžiami darbo metu kylantys klausimai. Pavyzdžiui, galima parašyti vadybininko vardu su paaiškinimu, kad reikia pirkti detales mašinai, sugedus, ar reikia pakeisti kasetę į spausdintuvą ir pan.

Kaip parašyti memorandumą

Memorandumas surašytas oficialiu stiliumi, o naudoti padalinyje tam tinka įprastas A4 formato popieriaus lapas, o siunčiant už šios struktūros ribų – užrašas. Bet kokiu atveju memorandumą rašyti ant firminio blanko ar tuščio lapo leidžiama, daug svarbiau laikytis dokumento struktūros.

Memorandumo pavyzdyje daroma prielaida, kad tokio tipo dokumentas:

• organizacijos ar struktūrinio padalinio duomenys;
• „antraštė“, nurodanti iniciatorių ir adresatą;
• vardas ir pavardė;
• užrašo tekstas;
• data ir sudarytojo parašas su nuorašu.

Pats tekstas susideda iš dviejų sąlyginių dalių, iš kurių pirmojoje rengėjas nurodo kreipimosi esmę, o antrojoje prašo imtis atitinkamų priemonių arba pateikia adresatui rekomendacijas, kaip būtų galima ištaisyti aprašytą situaciją.

Niuansai

Kai kuriais atvejais kyla klausimas kaip parašyti memorandumą apie teisingą formatavimą. Kartais toks dokumentas gali būti gana didelis ir tekstas netelpa viename puslapyje. Tokiu atveju pakanka tik sunumeruoti visus lapus, puslapių numerius surašant arabiškais skaitmenimis viršutinėje dešinėje lapų dalyje.

Ryškus memorandumo, kurį sudaro keli lapai, pavyzdys yra memorandumas, kuriame pateikiama išsami tam tikro laikotarpio didelės įmonės veiklos ataskaita. Tokiu atveju dokumente gali būti įvairios informacijos apie visų skyrių veiklą. Dažnai tokiose ataskaitose reikia nurodyti darbuotojus, vadovus ir atsakingus asmenis pagal pavardes, todėl užrašas pailgėja.

Nepriklausomai nuo to, ar rašomas atmintinė dėl konkretaus darbuotojo tarnybinių pareigų neatlikimo, ar tai tik formalus pranešimas, prie tokio dokumento turi būti nurodyta surašymo ir išsiuntimo data.

Didelėms įmonėms, kuriose tokie dokumentai rengiami reguliariai, rekomenduojama surašyti ir patvirtinti ataskaitos pavyzdį, kad darbuotojai negaištų laiko tokiam dokumentui sudaryti ir nesuklystų.

Mažose įmonėse ir privačiose organizacijose toks dokumentas praktiškai nenaudojamas, tačiau didelėse įmonėse atmintinės yra neatsiejama vidinio dokumentų srauto dalis ir netgi gali būti patikrinta išorinių reguliavimo organizacijų.

Pavyzdžiui, didelių priedų kaupimas ar nepagrįstas mokėjimų vėlavimas valstybės įmonėse negali būti vykdomas be atitinkamų patvirtinančių dokumentų, kurie dažniausiai yra arba vadovybės įsakymai, arba memorandumai. To nepadarius įmonei gali būti skirta bauda.

Bet koks atmintinė, net jei ji skirta vidiniam naudojimui, gali būti naudojama teisminiuose procesuose, tačiau tik tuo atveju, jei ji yra atitinkamai vizuota, o adresatas ją gavo ir su jos turiniu susipažino.

Iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad nėra didelio skirtumo tarp įteikimo, atmintinės ir aiškinamųjų raštų, nes. šie dokumentai yra panašūs pagal paskirtį – jie visi yra informacinio pobūdžio. Nepaisant to, tai skirtingi dokumentai, kurių turinys, paskirtis ir sudarymo tikslai skiriasi. Be to, juose pateikiami ne nurodymai, o informacija, skatinanti adresatą priimti galutinį sprendimą svarstomu klausimu.

Kokie yra paslaugos, memorandumo, aiškinamojo rašto ypatumai? Kaip tinkamai sutvarkyti kiekvieną dokumentą ant popieriaus? Į šiuos ir kitus klausimus pabandysime atsakyti iš praktinės pusės.

MEMORANDUMAS

memorandumą(kodas 0286041 pagal OKUD) yra informacinis ir informacinis dokumentas, skirtas vedėjui, skyriaus vedėjui, kitiems įgaliotiems asmenims. Jame detaliai išdėstomos visos problemos su rengėjo išvadomis ir pasiūlymais ir siekiama paskatinti vadovybę priimti tam tikrą sprendimą.

Teisės aktuose nėra „memorandumo“ kaip savarankiškos sąvokos apibrėžimo.

Memorandumas surašomas tiek vadovo rašytiniu ar žodiniu nurodymu, tiek pačių darbuotojų iniciatyva (pavyzdžiui, tais atvejais, kai, norint išspręsti kokį nors gamybinį ar ūkinį klausimą, atsiranda būtinybė informaciją pateikti raštu aukštesnei vadovybei). Tokio dokumento pagalba galima pateikti pasiūlymą tobulinti techninę gamybos procesų pusę, išreikšti nesutikimą su aukštesnio vadovo priimtu sprendimu, o taip pat išsakyti savo požiūrį, kilus nesutarimams su kolegomis. Todėl rengiant memorandumą autoriui pirmiausia svarbu prieinamai suformuluoti savo poziciją, o vėliau pateikti įtikinamus argumentus jos naudai.

Atmintinių tipai

• už iniciatyvumą;
• informaciniai;
• ataskaitų teikimas.

Iniciatyva siekiant paskatinti adresatą priimti tam tikrą sprendimą, surašomas memorandumas, todėl pažymos tekste išdėstomi faktai, pateikiami konkretūs pasiūlymai, rekomendacijos ar išvados.

Informacinis reguliariai sudaromas memorandumas, kuriame pateikiama informacija apie darbų atlikimo detales, rezultatus ar būdus.

Ataskaitų teikimas atmintinėje informuojama apie darbų atlikimą, jo etapą, nurodymų, įsakymų vykdymą ir kt.

priklausomai nuo nuo adresato ataskaitos skirstomos į:

• į išorinį;
• vidinis.

Išorinis memorandumas adresuotas konkrečios įstaigos vadovui, surašytas ant bendrojo organizacijos firminio blanko, pasirašytas vadovo ir paprastai turintis šiuos duomenis:

• įmonės pavadinimas;
• data;
• indeksas;
• sudarymo vieta;
• adresatas;
• teksto pavadinimas;
• tekstas;
• vadovo parašas;
• atlikėjo vardas, pavardė, telefono numeris.

Išorinis atmintinė pateikiama pagrindinės organizacijos vadovui (1 pavyzdys).

1 pavyzdys

Išorinis memorandumas

MEMORANDUMAS

10.02.2014 № 12/05-14

Dėl papildomų pritraukimo

darbo išteklių

Gerbiamas Andrejus Vasiljevičius!

Trūkstant kandidatų filialo Maskvoje administracinio aparato formavimo etape, būtina iki 2014-04-14 pritraukti darbo išteklius iš papildomų šaltinių. Pokalbiai su naujais kandidatais turėtų vykti iki 2014-04-21.

Išlaidų už papildomas paslaugas apmokėjimas bus vykdomas pagal 2014-02-14 Paslaugų sutarties Nr.04/56 4.5 p.

Žmogiškųjų išteklių vadovas Semenovas IN. Semenovas

Byloje Nr.03-13

Odincovas 2014-02-10

Vidinis memorandumas siunčiami už įstaigos ribų, pavyzdžiui, į aukštesnę organizaciją, surašytą ant standartinio A4 formato popieriaus lapo, tačiau nurodant visus reikiamus duomenis, esančius pagal GOST 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų rengimui“ (2 pavyzdys).

Privaloma vidinio memorandumo informacija:

• struktūrinio padalinio pavadinimas;
• dokumento rūšies pavadinimas (ATMINTIS);
• data;
• registracija (išeinantis numeris);
• teksto pavadinimas;
• tekstas;
• pažyma apie paraiškos buvimą (jei yra);
• Kelionės tikslas;
• sudarytojo parašas (nurodant pareigas, inicialus, pavardę).

2 pavyzdys

Vidinis memorandumas

MEMORANDUMAS

07.04.2014 № 6

Apie vadovo padarytą pravaikštą

Pardavimų skyrius

Atkreipiu dėmesį, kad šiandien, 2014-04-07, pardavimų vadovė Valentina Ivanovna Petrova nebuvo darbo vietoje visą darbo dieną nuo 10:00 iki 18:30.

V. I. Petrovos neatvykimo priežasčių pagrįstumą patvirtinančių duomenų ar dokumentų nepateikta.

Dėl padaryto pažeidimo siūlau atleisti Petrovą V.I. pasivaikščioti.

Pardavimų skyriaus vadovas Ignatjevas O.A. Ignatjevas

Byloje Nr.02-10

Sidorova 2014-04-07

Ataskaitos detalių registravimas

Sudarant atmintinę naudojamas ir kampinis (3 pavyzdys), ir antraštės dalies detalių išilginis išdėstymas (4 pavyzdys).

3 pavyzdys

Kampinis detalių išdėstymas memorandume

vardas

struktūrinis vienetas Kelionės tikslas

MEMORANDUMAS

______________ № ________

antraštę

4 pavyzdys

Išilginis detalių išdėstymas memorandume

Struktūrinio padalinio pavadinimas

MEMORANDUMAS

_____________ № _________

antraštę

Dokumento tipo pavadinimas rašoma didžiosiomis raidėmis (ATMINTIS) ir gali būti centre arba nuo kairiosios paraštės krašto.

data ir kambarys memorandumai rašomi vienoje eilutėje. Data rašoma arabiškais skaitmenimis ( 21.04.2014 ) arba raidiniu ir skaitiniu ( 2014 m. balandžio 21 d.).

pastaba

Išorinio memorandumo data yra jo patvirtinimo ir išsiuntimo adresatui data, vidinio memorandumo data. - sudarymo ir pasirašymo data.

Registracijos numeris vidinėje atmintinėje jis tvirtinamas arba surašymo, arba gavimo vietoje - priklausomai nuo organizacijoje veikiančios dokumentų registravimo sistemos.

Jei suinteresuotosios šalys turėtų apsvarstyti memorandumą, jis pridedamas vizos patvirtinimas ir priėmus sprendimą rezoliucija lyderis.

Rezoliucijos priėmimas yra paskutinis memorandumo svarstymo etapas.

pastaba

Vidaus memorandumą apsvarsčiusio vadovo nutarimas bus pagrindas imtis bet kokių priemonių, išduoti dokumentus, rengti renginius.

antraštę prie teksto trumpai aprašo dokumento turinį. Jis suformuluotas pagal bendrąsias dokumentų antraščių sudarymo taisykles: naudojant prielinksnį o/o o žodinis daiktavardis, pavyzdžiui, prielinksnio atveju Apie pravaikštas Lazarenko O.O.

Tekstas Memorandumą sudaro dvi arba trys semantinės dalys:

• pirmoje - nustatantdalys- nurodomos priežastys, faktai ar įvykiai, dėl kurių jis buvo parašytas;
• antroje - analizuojamoji dalis- pateikiama esamos situacijos analizė ir galimi sprendimai;
• trečioje - santrauka dalis- pateikiamos išvados ir pasiūlymai dėl konkrečių veiksmų, kurių, projekto rengėjo nuomone, būtina imtis.

Gali trūkti antrosios memorandumo dalies. Šiuo atveju memorandumo tekste pateikiamas rengėjo pagrindimas, išvados ir pasiūlymai.

Jei memorandumas turi priedą, pažymėti apietaikymas padaryta prieš pasirašant.

Pastabos tekste įvardintos programos buvimo ženklas surašomas taip:

Naudojimas: 3 litrams. 1 egzemplioriuje.

Jei pastaboje yra programa, kuri tekste neįvardyta, nurodykite jos pavadinimą, lapų ir kopijų skaičių.

Priedas: Regioninio kredito departamento nuostatai 5 p. 1 egzemplioriuje.

vidinis memorandumas ženklas sudarytojas (jei pateikiamas padalinio vadovui) ir padalinio vadovas (jei pateikiamas organizacijos vadovui); išorinis memorandumas ženklai Organizacijos vadovas.

pastaba

Jei memorandumas sudarytas iš dviejų ar daugiau puslapių, antrasis ir paskesni puslapiai turi būti sunumeruoti. Serijos numeriai užrašomi arabiškais skaitmenimis dešinėje puslapio viršutinės paraštės dalyje.

MEMO

atmintinę yra ataskaitos tipas. Tai rašytinė informacinė žinutė, plačiai naudojama įvairių lygių ir organizacinių bei teisinių formų šiuolaikinių valdymo struktūrų praktikoje. Atmintinės suteikia tiesioginį ryšį tarp valdymo objektų horizontaliu lygiu.

Beje

Atmintinė yra dokumentas, kuris neturi oficialaus statuso. Tai nėra pateikta OKUD.

Atmintinės rengiamos įvairiose situacijose. Standartiniai šio dokumento tikslai apima:

• informacijos užklausa;
• nurodymų išdavimas;
• lydintis kitas pranešimas (lydimasis užrašas);
• skelbimai (pranešimai).

Atmintinės tekste pateikiama informacija apie jos rengimo priežastis pasiūlymo, prašymo, prašymo forma. Tai gali būti informacija apie darbuotojų judėjimą, susirinkimus, įmonės korporatyvinės kultūros pokyčius ir kt. Atmintinės surašomos ant standartinio A4 formato popieriaus lapo.

Atmintinę pasirašo specialistas arba skyriaus vedėjas. Atmintinės data yra jos sudarymo ir pasirašymo data.

Teisės aktai nenumato griežtų reikalavimų atmintinių rengimui ir įforminimui, todėl jų vykdymo tvarka, atsižvelgiant į organizacijos specifiką, turėtų būti fiksuota lokaliniame norminiame akte, pavyzdžiui, raštinės darbo instrukcijoje. . Atmintinės formatas turėtų būti skirtas supaprastinti ir pagreitinti vidinius komunikacijos procesus.

Atmintinės pavyzdys pateiktas 5 pavyzdyje .

5 pavyzdys

atmintinę

Šeštadienį, 2014-04-19, nuo 9.00 iki 16.00 val., UAB Sever personalo skyrius atliks signalizacijos įrengimo montavimo darbus.

Prašau leisti atlikti darbus šiems Energoset įmonės darbuotojams:

1. Simakin I.P.

2. Ivanovas P.N.

AHO vadovas Sviridovas N.N. Sviridovas

Byloje Nr.02-14

Iljinas 2014-04-16

AIŠKINAMASIS PASTABA

Aiškinamasis raštas- tai vidinis dokumentas, paaiškinantis bet kokių veiksmų, fakto, įvykio, incidento priežastis, sudarytas organizacijos darbuotojo ir pateiktas aukštesniam pareigūnui.

Pagal pirmąją str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 193 straipsniu, darbdavys, prieš taikydamas drausminę nuobaudą, turi paprašyti darbuotojo rašytinio paaiškinimo. Darbuotojas aiškinamajame rašte nurodo drausminio nusižengimo priežastis ir aplinkybes. Vadovas, remdamasis aiškinamuoju raštu, sprendžia dėl drausminės nuobaudos skyrimo darbuotojui. Be to, šis dokumentas yra vienas iš pagrindų vertinti tarnybinio nusižengimo sunkumą ir aplinkybes, kuriomis jį padarė darbdavys.

OKUD OK 011-93 šis dokumentas minimas tik vieną kartą – aiškinamasis raštas dėl darbo drausmės pažeidimo (kodas 0286091), kuris priklauso 0286000 klasei „Dokumentai dėl drausminių nuobaudų vykdymo“.

Aiškinamųjų raštų rūšys ir jų ypatybės

• į tuos, kurie sudaromi tam, kad būtų išaiškintos tam tikros atliktų darbų nuostatos (projektas, ataskaita, plėtra);
• surašomas esant įprastoms situacijoms, drausmės pažeidimams, nusižengimams ir pan.

Aiškinamąjį raštą darbuotojas surašo ranka vienu egzemplioriumi ant standartinio A4 formato popieriaus lapo ir adresuojamas to paprašiusiam asmeniui. Jį taip pat galima įvesti kompiuteriu, naudojant organizacijos priimtą trafareto formą. Aiškinamojo rašto forma, taip pat vykdymo būdas (rašoma ranka ar kompiuteriu) nėra teisiškai fiksuoti.

Aiškinamąjį raštą gali surašyti struktūrinis padalinys arba konkretus pareigūnas.

Pastaba kaip įrodymas

Darbdavys, reikalaudamas iš darbuotojo ranka surašyto aiškinamojo rašto, taip apsisaugo nuo neteisėtų darbuotojo veiksmų darbo ginče. Tai neapima originalaus dokumento pakeitimo.

Jei įmonė naudoja šablonines formas, tada teksto pabaigoje galite padaryti pastabą:Paaiškinimas buvo sudarytas asmeniškai naudojant asmeninį kompiuterį. Data. Parašas.

Atskirų memorandumo rekvizitų registravimas

Siekiant suvienodinti informaciją ir informacinius dokumentus, pagal GOST 6.30-2003 reikalavimus turėtų būti surašytas ir įvykdytas aiškinamasis raštas.

Data aiškinamajame rašte nurodoma jo sudarymo data.

Tekstas Aiškinamajame rašte turi būti:

Faktų, dėl kurių jis buvo parašytas, aprašymas;

Argumentai, paaiškinantys esamą situaciją.

Pastabos tekstas turi būti įtikinamas ir jame turi būti nepaneigiamų įrodymų.

Gaminant parašų nurodomos pareigos, asmeninis parašas, inicialai ir pavardė.

Kaip programos dokumentai gali būti cituojami siekiant pateisinti dokumento rengėjo veiksmus ir patvirtinti tam tikras aplinkybes.

Pagal teksto sandarą aiškinamasis raštas nuo ataskaitos skiriasi tuo, kad jame nėra išvadų ir pasiūlymų (6 pavyzdys).

pastaba

Jeigu įmonė yra parengusi ir patvirtinusi įvairiose situacijose naudojamų aiškinamųjų raštų tipines formas, tai nereiškia, kad darbuotojai privalo surašyti pažymas pagal patvirtintas formas. Gali galioti ir neformalus dokumentas.

6 pavyzdys

Aiškinamasis raštas

Taikyti drausmines nuobaudas
papeikimo forma Aleksandrova IR.IR.

HR skyrius išduoti įsakymą.
Smolkinas 2014-04-17

UAB "SV" direktorius

A.V. Smolkinas

AIŠKINAMASIS PASTABA

14.04.2014 № 14

Apie nebuvimą darbe

Aš, Aleksandrova Irina Igorevna, buhalterė, 2013 m. balandžio 14 d. nuo 9:00 iki 15:30 dėl asmeninių priežasčių nebuvau darbo vietoje.

Patvirtinančių dokumentų neturiu.

Buhalteris Aleksandrova I.I. Aleksandrova

REGISTRACIJAATASKAITOS, PASLAUGOS, AIŠKINAMOJI PASTABOS

Viena iš organizacijos raštvedybos funkcijų – užtikrinti operatyvią reikalingos informacijos, susijusios su perduodamų dokumentų reklamavimu vykdytojui, paiešką. Patogesnei šių duomenų paieškai naudojamos įvairios registracijos formos.

Ataskaitos, aptarnavimas, aiškinamieji raštai pagal savo funkcinę paskirtį yra tam tikros informacijos nešėjai. Kadangi pažymoje nurodytam klausimui išspręsti reikalingas raštiškas organizacijos vadovo ar kito įgalioto pareigūno nutarimas, dokumentai turi būti registruojami.

Prisiminkite, kad yra trys dokumentų registravimo formos: žurnalas, kortelė ir automatinis. Organizacija turi teisę pasirinkti efektyviausią ir tinkamiausią registracijos formą.

▪ žurnalo registracijos forma - labiausiai paplitęs, bet ne visada patogus, nes visų dokumentų registravimas joje vyksta chronologine tvarka, o ieškant konkretaus dokumento specialistas turi peržvelgti visus žurnalo lapus. Informacijos paiešką dar labiau apsunkina tai, kad iniciatyvinį dokumentą galima registruoti, pavyzdžiui, viename žurnale, o atsakymą į jį – kitame. Privalomų registracijos formų (žurnalų) teisės aktai nenumato. Rekomenduojama žurnalo forma parodyta 7 pavyzdyje.

7 pavyzdys

Ataskaitų ir aiškinamųjų raštų registro fragmentas

Dokumento data	Registracijos numeris	Dokumento tipas, santrauka	Kas pasirašė dokumentą	Vykdytojas	Kur perkelta	Kvito kvitas (parašas, data)	Ženklas ant dokumento krypties dėkle
07.04.2014	03-10/14	Apie atsišaukimą iš kasininkės Shvets O.R. atostogų.	Žmogiškųjų išteklių vadovas	Žmogiškųjų išteklių skyriaus inspektorius	Žmogiškųjų išteklių departamentas	Smirnova V.A. 07.04.2014	Byloje Nr.03-14 Smirnov 2014-07-04

▪ Kortelės registracijos forma palyginti su žurnalu yra patogesnis ir pritaikytas. Sukurtos dokumentų registracijos ir kontrolės kortelės ieškant klasifikatoriuje leidžia optimizuoti dokumento paieškos procesą ir sutrumpinti registravimo proceso laiką. Akivaizdus kortelių registracijos privalumas – vienu metu gali užsiregistruoti keli darbuotojai;

▪ Automatinė (elektroninė) registracijos forma apima specialios programinės įrangos naudojimą. Informacija apie dokumentą įrašoma į elektroninę registracijos ir kontrolės kortelę, saugomą duomenų bazėje. Kartu su registracija galima atsispausdinti registracijos ir kontrolės kortelę.

Paprastai ataskaitose ir aiškinamuosiuose raštuose yra sudėtingas registracijos indeksas, kuris suformuluotas taip pat, kaip ir siunčiamo dokumento rodyklė. Registracijos numeris susideda iš bylos rodyklės pagal bylų nomenklatūrą (įskaitant struktūrinio padalinio indeksą ir bylos numerį pagal šio padalinio bylų nomenklatūrą) ir dokumento eilės numerio kalendoriuje. metų.

pastaba

Dokumentų registravimo ir apskaitos organizacijoje klausimai turėtų atsispindėti biuro darbo instrukcijose. Instrukcijose turėtų būti:

1) neregistruotų dokumentų sąrašas.

2) registruotų dokumentų grupių sąrašas, prie kiekvienos grupės privaloma nurodyti:

Registracijos vieta;

Registracijos laikas ir tvarka;

Registracijos numerio formavimo taisyklė;

Registracijos forma;

Rekvizitų, kurie įrašomi į formą, sąrašas, jų pildymo taisyklės;

Dokumentų judėjimo po registracijos apskaitos taisyklės;

Registravimo principas (vienkartinė ar pakartotinė registracija perduodant dokumentą kitam padaliniui);

3) pakartotinio dokumento gavimo organizacijoje tvarka (gaunamiems dokumentams).

Atmintinių, aptarnavimo, aiškinamųjų raštų saugojimo sąlygos

Saugojimo terminai yra nustatyti tipinių vadybinių archyvinių dokumentų, sukurtų vykdant valstybės įstaigų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąraše, nurodant saugojimo terminus, patvirtintame Rusijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu. 558. Pagal nurodytą Sąrašą atmintinių saugojimo terminai gali būti 1 metai, 3 metai, 5 metai, 75 metai, nuolatiniai. Aiškinamieji užrašai turėtų būti saugomi nuolat.

Mūsų patarimas

Rengiant pastabas būtina laikytis vieno stiliaus, o pagrindinis dokumentų tekstas turi atitikti verslo etikos taisykles ir nustatytus dokumentų apipavidalinimo reikalavimus. Nemalonų įspūdį palieka netiksliai surašyti ir įforminti dokumentai su gramatinėmis klaidomis. Neskubėkite siųsti dokumento adresatui, o atidžiai jį perskaitykite, ištaisydami gramatines ar rašybos klaidas, jei tokių yra.

Beveik kiekvienas darbuotojas po ranka turėtų turėti memorandumo pavyzdį. Tai labai svarbus vidinės komunikacijos dokumentas, be kurio neįmanomas normalus daugumos didelių institucijų funkcionavimas.

Atmintinės apibrėžimas

Memorandumas yra dokumentas, skirtas perduoti informaciją išilgai paslaugų vertikalės iš apačios į viršų. Jis skirtas informuoti tiesioginį vadovą apie faktus ir incidentus, kurie įvyksta atliekant darbą.

Be informavimo atmintinėje, jį sudaręs darbuotojas pasiūlo priemones, kurias reikia taikyti išanalizavus situaciją.

Beveik kiekvienas skyriaus vadovas moka rašyti atmintinę. Jo pavyzdys visada yra darbalaukyje. Pranešimo struktūra beveik tokia pati, bet šiek tiek kitoks dėmesys.

Atmintinės siunčiamos horizontaliai, nuo galvos iki to paties lygio galvos. Ataskaitos rašomos nuo pavaldinio iki tiesioginio vadovo vertikaliai.

Užrašų temos

Memorandumo rašymo priežastis gali būti bet koks incidentas įmonėje. Šiais laikais, pavyzdžiui, atmintinės pavyzdys apie darbuotojo šiurkštumą nėra toks dažnas, tačiau net prieš 30-35 metus tai buvo plačiai paplitęs reiškinys.

Šiandien daugėja pranešimų apie tarnybinių pareigų nevykdymą, vėlavimą. Jie taip pat gali būti rengiami norint išreikšti konkretaus darbuotojo ar visos padalinio komandos prašymą.

Taip pat darbuotojai rašo ataskaitas, informuodami apie iš aukštesnių institucijų gautų nurodymų vykdymą, ypač jei jie buvo duoti raštu.

Pramonės nelaimingi atsitikimai, nenumatytos situacijos ar planuojami veiksmai taip pat nuolat tampa informacine proga, norint surašyti ataskaitą. Todėl šio dokumento tema yra gana plati ir gali apimti absoliučiai visus gamybos proceso aspektus, apie kuriuos reikėtų pranešti aukštesnėms institucijoms.

Pranešimo akcentas

Kiekviena įmonė žino, kad yra dviejų tipų atmintinės: vidinės ir išorinės. Dažniausiai naudojamas viduje. Jie neperžengia vieno struktūrinio padalinio ribų ir iš darbuotojo siunčiami tiesioginiam vadovui. Kiekvienas, turintis tokį poreikį, gali parašyti. To pavyzdys – pareigų nevykdymo memorandumas, kurio pavyzdys yra kiekviename žmogiškųjų išteklių skyriuje.

Išorinė ataskaita apima ne tik struktūrinį padalinį, bet ir siunčiama jo vadovo vardu jo viršininkui. Jei vidinį galima sudaryti ant įprasto A4 formato lapo, tai išorinis siunčiamas tik ant firminio blanko ir yra patvirtintas antspaudu, jei toks yra, bloke. Tačiau abu šie tipai turi būti parengti griežtai pagal GOST, kitaip jie negali būti pridėti prie bendrosios įmonės dokumentų.

Rekvizitai

Pagal GOST, kiekviename memorandumo pavyzdyje turi būti tam tikri duomenys, be kurių dokumentas nustoja toks būti.

Ataskaita pradedama rekvizitais, nurodant įmonės ar jos struktūrinio padalinio pavadinimą. Be to, kaip ir pareiškime, yra viršutinė riba, nurodanti adresatą ir pastabos autorių. Labai svarbu nurodyti visą jų pareigų pavadinimą. Dokumento pavadinimas rašomas naujoje eilutėje, o iškart po juo – jo pavadinimas, prasidedantis žodžiais „Dėl ...“ arba „Apie...“. Tai iš karto paruošia skaitytoją, kokia informacija pateikiama dokumento tekste. Pagrindinė dalis susideda iš dviejų sąlyginių skyrių. Pirmajame nurodoma visa įvykio esmė, o antrajame – pateikiamos rekomendacijos arba surašomas prašymas imtis veiksmų nurodyta proga. Ataskaita baigiama nurodant datą ir rengėjo parašą su jos nuorašu.

Asmenys, turintys teisę surašyti ataskaitas

Kiekvienas įmonėje turėtų žinoti, kaip tinkamai surašyti pranešimą apie darbuotoją arba apie incidento faktą. Nuo to priklauso, ar tai bus teisėta ir ar visi tolesni veiksmai neperžengs įstatymo ribų.

Kiekvienas, turintis tokį poreikį, gali surašyti tokio pobūdžio dokumentą. Žemiausios grandies darbuotojai dažniau pateikia informacinius užrašus apie užduočių, komandiruočių ir patikrinimų eigą. Rečiau jie surašo kolegoms ataskaitas apie jų neatlikimą.

Tačiau skyrių vadovai dažniau stebi darbo drausmę. Jo pažeidimas tampa priežastimi finansinėms nuobaudoms. Tačiau jų paskyrimui būtina pateikti svarių argumentų.

Paprastai kartu su memorandumu vadovui pateikiamas ir aiškinamasis raštas, kuriame nurodomos geros arba nelabai svarbios įvykio priežastys. Remiantis šiais dviem dokumentais, surašomas atitinkamas įsakymas įmonei.

Nuobaudų pagrįstumo įrodymas

Kiekviename personalo skyriuje, bet kuriame apskaitos skyriuje yra memorandumo pavyzdys. Šis dokumentas yra tvirtas patvirtinimas, kad tam tikri veiksmai buvo atlikti pagrįstai.

Valstybės įmonėse dažnai atliekami įvairių instancijų tarnybų patikrinimai. Visi jie skirti patvirtinti biudžeto lėšų grynųjų pinigų srautų teisėtumą. Nepagrįstas priedų kaupimas ar išskaitymai iš darbo užmokesčio yra šiurkštus pažeidimas, užtraukiantis baudas.

Tačiau memorandumo, dėl kurio buvo imtasi teisinių veiksmų, buvimas yra rimtas šio ar kito fakto pateisinimas. Memorandumas gali būti argumentas net ir teismo procese, jeigu jis surašytas pagal formą ir patvirtintas adresato, kuris gavo ir su jo turiniu susipažino.

Atmintinių paplitimas

Taip istoriškai susiklostė, kad memorandumo forma, kurios pavyzdys pateiktas šiame straipsnyje, privačiame versle visiškai neįsitvirtino. Privatiems asmenims priklausančiose firmose ir įmonėse gamybos klausimus įprasta spręsti žodžiu arba rengiant užsakymus. Taip yra dėl to, kad versle daug mažiau jį kontroliuojančių išorinių organų, kuriems nereikia atsiskaityti apie tam tikrų veiksmų teisėtumą. Tačiau net ir čia yra vieta ataskaitoms, susijusioms su finansine apyvarta, nes mokesčių inspekcija vis dar kontroliuoja.

Valstybinėse institucijose memorandumai yra dažnas reiškinys. Jie leidžia kiekvienam pavaldiniui žaisti saugiai, kartu su dokumentu perduodant atsakomybę už problemos sprendimą tiesioginiam viršininkui.

Darbuotojo memorandumo pavyzdys

Dėl darbuotojo tarnybinių pareigų nevykdymo ar darbo drausmės pažeidimo surašomas paprasčiausias protokolas.

Dokumentą pradedame padalinio pavadinimu: „Žemės ūkio tyrimų instituto Informacijos skyrius“. Toliau rašome dangtelį: „Informacijos skyriaus vedėjui Ivanovui I.I. iš trečios kategorijos programuotojo Petrovo P.P.“.

Pranešimo tekste nurodome užrašo esmę: „Atkreipiu jūsų dėmesį, kad jaunesnysis programuotojas Ivanas Ivanovičius Sidorovas 2011-02-06 atvyko į darbą vėlai 2 val., būdamas labai apsvaigęs. Pažeidėjas nepateikė svarbių priežasčių ir jų įrodymų, tačiau į prašymą atsakė atvirai šiurkščiai mano atžvilgiu. Atsižvelgdamas į tokių darbo drausmės pažeidimų reguliarumą, siūlau imtis atitinkamų nuobaudų – papeikimo ir iš darbo užmokesčio išskaičiuoti baudą, lygią užmokesčiui už 2 valandų darbą, kurio metu Sidorovas I. I. nebuvo darbe.

Ataskaita baigiama data ir parašu su stenograma.

Jei atidžiai išnagrinėsite kiekvieną ataskaitos pavyzdį, pastebėsite, kad jie visi sukurti griežtu oficialaus verslo stiliumi. Nėra prasmės nuo jo nukrypti ir gilintis į jų aprašymą šnekamosios kalbos stiliumi. Kuo aiškesnis ir glaustesnis tekstas, tuo jis arčiau tikro pranešimo.

Būtinai išanalizuokite aprašytą įvykį ir pateikite savo rekomendacijas šiuo klausimu. Tai nereiškia, kad taip bus. Vadovas turi teisę pats nuspręsti, kokių sankcijų imtis, tačiau dažniau sutinka su ataskaitos rengėjo pasiūlymais, nes nespėja įsigilinti į visas smulkmenas.

Atminkite, kad memorandumas yra visavertis teisinis dokumentas, už kurio tikrumą jūs garantuojate savo parašu.

- tai dokumentai, surašyti iki galvos, kad jis išspręstų bet kokį klausimą. Siuntėjas turi pateikti savo išvadas, o tada pateikti pasiūlymus, susijusius su nagrinėjama problema. Tokie dokumentai nebūtinai yra konkrečiai susiję su nusižengimu. Kartais jie yra informacinio ir informacinio pobūdžio ir gali turėti įtakos bet kokiems su gamyba susijusiems klausimams.

Atmintinės yra verslo dokumentų rūšis. Jie yra informacinio ir patariamojo pobūdžio ir yra skirti visos įmonės ar konkretaus struktūrinio padalinio vadovams. Kiekvienas darbuotojas turi teisę surašyti dokumentą, jei yra bent viena iš dviejų priežasčių:

1. Asmeninė iniciatyva.
2. Pratimas .

Svarbiausia yra pateikti kuo išsamesnę informaciją dominančiu klausimu. Galima sakyti, kad tai tiesiog darbuotojo nuomonė, kuri išreiškiama rašytinės žinutės forma. Dažnai atsitinka taip, kad pačiam vadovui reikia susipažinti su savo pavaldinių nuomone, kad jis priimtų teisingą sprendimą vadybos ir gamybos srityje. Tada jis prašo parašyti ataskaitas. Darbuotojai pateikia argumentuotus atsakymus, pateikia konkrečių pasiūlymų ir rekomendacijų.

Teisingas dizainas

Bet kokį tokį užrašą sudaro trys pagrindinės dalys:

• Priežasčių, įvykių ir faktų, dėl kurių reikėjo surašyti dokumentą, aprašymas
• esama situacija ir problemos sprendimo būdai
• Išvados kartu su tinkamiausiais veiksmais judėti į priekį

Kompiliacija pradedama nurodant adresatą, kuriam parašytas pranešimas. Šiek tiek žemiau savo duomenis rašo pats užrašą sudaręs asmuo. Išeinantis numeris kartu su data yra viršuje kairėje. Tai būtinas komponentas vadinamiesiems išoriniams užrašams. Vidiniai duomenys nurodomi, jei to reikalauja biuro darbo ypatumai.

Kai kurių tipų dokumentuose nėra vadinamosios analitinės dalies. Pats faktas tampa bylos nagrinėjimo dalyku. Nesvarbu, kokios pasekmės. Pavyzdžiui, jei aprašomas pravaikštas, tai reiškia, kad pažyma buvo surašyta bet kokiu atveju po pažeidimo. Nereikia rinkti argumentų patvirtinimui.

Apie atmintines apie darbuotojus

Organizacijose dažniausiai susiduriama su užrašais apie tai, pagal šiuos dokumentus darbuotojams gali būti pritaikyta bet kokia nuobauda. Todėl sudarant analitinę dalį rekomenduojama griežtai laikytis galiojančių teisės aktų normų ir remtis tik jomis.

Pavyzdžiui, jei žmogus ten nebuvo kelias valandas, tada pravaikštos automatiškai nenustatomos. Jei praeina mažiau nei 4 valandos, tai vadinamas nebuvimu. Tai reiškia, kad bausmė yra švelnesnė. Prieš rašant pastabą, geriau paprašyti darbuotojo paaiškinti situaciją.

1. Atsitraukimo priežastis.
2. Anksčiau paskirtos bausmės.
3. Bendrosios darbuotojo savybės ir svarba.
4. Pasekmės, kilusios nebuvus vietoje.

Visa ši informacija yra išsamiai aprašyta pastaboje. Po to daromos išvados, kokios bausmės formos yra tinkamiausios, kokie sprendimai bus racionalūs.

Kalbėtojas neturėtų pasikliauti savo emocijomis. Būtina konstatuoti tik faktus ir juos objektyviai įvertinti teisiškai. Pranešėjas turi aiškiai nurodyti, kuris punktas ar vidinė tvarka buvo pažeista. Iš kaltininko paaiškinimų jau bus galima padaryti išvadą iš priežasčių.

Tikėtina, kad pats direktorius neįžvelgs didelio kaltininko nusižengimo arba manys, kad paaiškinimai tenkina. Įstatyme nėra tokių sąvokų kaip geros ar blogos priežastys. Todėl interpretuojant belieka pasikliauti tik asmenine vadovo nuomone, jo situacijos supratimu.

Kita situacija susiklosto, kai atsisako pranešti apie savo pažeidimą. Tada rekomenduojama atskirai surašyti aktą, kuriame būtų nurodyta, kad kaltininkas atsisakė duoti parodymus. Šis dokumentas gali būti naudojamas kaip memorandumo priedas. Po to išleidžiamas įsakymas, kuriame aprašoma nuobauda, ​​susijusi su drausmės pažeidimu. Po pravaikštų ir apsvaigimo nuo alkoholio leidžiama atleisti darbuotojus be papildomo paaiškinimo. Kitais atvejais papeikimai rašomi pirmiausia.

Tokius užrašus visada turėčiau turėti su įmonės sekretoriumi. Pagrindinė taisyklė – aiškus to, kas vyksta, esmės išdėstymas. Vadovas turi iš karto aiškiai suprasti, apie ką kalba rengėjas. Geriau aprašyti faktus chronologine tvarka. Tada susidarys vientisas ir aiškus vaizdas.

Jei ataskaita reikalinga naudoti įmonėje, tada naudojami įprasti A4 ir A5 formato lapai. Teikiant informaciją aukštesnėms institucijoms, kitoms įmonėms leidžiama spausdinti ant firminio blanko. Vadovo parašas ant dokumento tampa privalomu reikalavimu. Savo informacijai patvirtinti galite naudoti papildomą informaciją. Jie pateikiami kartu su pagrindiniu dokumentu.

Paprastai atmintinės surašomos spausdinimo mašinėle. Dokumentus, kurie naudojami tik vidaus apyvartai, galima rašyti ranka.

Jei tekstas netelpa viename puslapyje, kiti puslapiai turi būti sunumeruoti. Viršutinėje dešinėje puslapio dalyje tam dedami arabiški skaitmenys. Jei yra paraiškų, jos taip pat numeruojamos, atsižvelgiant į bendrąsias verslo taisykles, priimtas konkrečioje įmonėje.

Kartais kompiliatoriai daro daugybę klaidų, susijusių su pagrindiniu turiniu. Pavyzdžiui, svarbu nustatyti, kuri struktūra yra atsakinga už apeliacijos svarstymą. Tačiau, nepaisant turinio, emocijų ir spėlionių buvimas yra nepriimtinas.

Atliekant vidinius tyrimus, atmintinės dažnai yra atskaitos taškai. Reikėtų nepamiršti, kad dažnai kaltė suverčiama ne tik patiems darbuotojams, bet ir tiesioginiams jų vadovams. Nustačius nusižengimą, dokumentus rekomenduojama surašyti iš karto. Priešingu atveju bus neįmanoma rasti nė vieno pėdsako. Patys patys užrašai negali būti kaltės įrodymas.

Kiekviena įmonė saugo standartinį pavyzdį, pagal kurį pildomi užrašai. Tai leidžia išvengti nurodant informaciją apie iniciatorių ir adresatą. Vadovas gali parašyti atsakymą į pastabą arba gali jį atmesti, jei mano, kad tolimesniems veiksmams nėra pagrindo. Bet kokį tokį klausimą sprendžia tik vidinė įmonės vadovybė. Gavėjas turi patvirtinti dokumentus, jei planuojama, kad jie peržengs konkrečios organizacijos veiklos sritį. Parašas padeda patvirtinti, kad kita šalis atidžiai išstudijavo užrašą ir jo turinį.

Parašykite savo klausimą žemiau esančioje formoje

Diskusija: yra 1 komentaras

Mano nuomone, memorandumas yra šiek tiek pasenęs darbo su personalu organizavimo įrankis, kartais jo prireikia, ypač atleidžiant darbuotoją. Tačiau apskritai dabar darbo procesai yra dinamiškesni, o sėkmingose ​​įmonėse darbuotojai neturi laiko rašyti vieni kitiems pareigybių aprašymų.

Atsakyti