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Ripensa ai tuoi più grandi fallimenti nella vita. Litigi, incomprensioni che hanno cambiato tutta la tua vita in modo negativo. Esami falliti, colloqui di lavoro, ecc. Le ragioni di tali fallimenti sono simili, di norma sono il risultato di scarsa preparazione e azioni avventate, di seguito vedremo come fare tutto e pianificare la tua giornata / settimana.

Cosa accadrà se un atleta smette di allenarsi un mese prima delle Olimpiadi: le capacità e la forza muscolare si indeboliranno notevolmente e prenderà uno degli ultimi posti. Come nello sport, in qualsiasi attività è necessaria una buona preparazione, senza la quale le possibilità di successo si riducono notevolmente.

Il fattore chiave nella preparazione è la pianificazione "Regola 6 P": Una corretta pianificazione previene il degrado delle prestazioni.

Di seguito darò 7 modi per fare tutto con l'aiuto di una corretta pianificazione della giornata, della settimana.

Metodo 1: fai una lista di cose da fare per la giornata

A cosa serve un elenco di attività?

Per prima cosa, diamo un'occhiata a come funziona il nostro cervello. È stato scoperto che possiamo tenere sotto controllo non più di 7+-2 casi o pensieri importanti nella nostra testa. Per verificarlo, conta quanti cerchi sono mostrati nelle immagini:

Riso. uno	Riso. 2	Riso. 3

Riso. quattro	Riso. 5

Molto probabilmente, per determinare il numero di oggetti nelle figure 1, 3 e 4, è sufficiente uno sguardo.

E per le figure 2 e 5 non bastava uno sguardo, bisognava contare separatamente. Più piccoli sono gli oggetti, più facile è gestirli. Il limite del cervello arriva quando il numero diventa più di 7+-2.

Lo stesso vale per i pensieri, allo stesso tempo nella nostra testa non possiamo memorizzare non più di 7 + -2 compiti, il resto è dimenticato.

Immagina una situazione di vita reale

Devi comprare un regalo per il compleanno di una persona cara;
- Paga per Internet, fino allo spegnimento.

Quando sei arrivato al lavoro:

Scopri che devi preparare un rapporto oggi;
- Sono entrato, un collega ha chiesto di buttare via il modello di contratto;
- Dopo la riunione di pianificazione mattutina, il capo mi ha chiesto di fare 3 cose.

La testa è già piena, ma il tempo non si ferma, un cliente, una persona cara, un collega può chiamarti, può succedere un imprevisto, ecc. Cosa succede in un caso del genere? Dimentichiamo qualcosa. Se dimentichiamo di comprare cibo nel negozio, ovviamente non accadrà nulla di terribile, ma puoi dimenticare qualcosa di più importante: non venire a una riunione importante, prendere medicine, ecc.

Inoltre, più cose abbiamo nella nostra testa, peggiori diventano le nostre capacità analitiche, poiché l'energia viene spesa per ricordare le informazioni.

I vantaggi di un taccuino

Notebook - rimuove tutti i problemi sopra descritti e presenta i seguenti vantaggi rispetto al lavoro dalla memoria:

1) Scrivere è sempre più veloce che memorizzare. Ad esempio, scrivere un cellulare è 10-100 volte più veloce della memorizzazione. Anche con affari.

2) Risparmio energetico. Per non dimenticare l'importante, ricordiamo spesso, si spende energia per questo. Notebook risolve questo problema.

3) Affidabilità. Ciò che è scritto con una penna non può essere tagliato con un'ascia. Qualsiasi attività può essere dimenticata, sullo sfondo di fatica, emozioni o altro. Ma se i compiti sono scritti, dimenticare è molto più difficile.

Puoi tenere un elenco di attività su un normale foglio, blocco note, ma è meglio se è un taccuino, perché ha un calendario. L'elenco delle attività della giornata può essere su un computer o su carta. La cosa più importante è che tu ce l'abbia, perché è la base per la pianificazione, come le fondamenta di una casa. Se la casa non ha fondamenta, il massimo che può essere costruito è una piccola struttura a un piano senza riscaldamento in plastica o compensato. Inoltre, nella pianificazione, ovviamente, puoi fare a meno di un elenco di attività per la giornata o di un taccuino, ma le tue capacità saranno gravemente limitate.

La cosa più importante in un elenco di cose da fare o in un taccuino è un elenco di cose da fare durante il giorno. La seconda parte più importante è il calendario, in cui puoi vedere le attività che devono essere completate in un determinato giorno. Pertanto, un taccuino è preferibile a un elenco normale, perché lì è presente un calendario.

Metodo 2: lavora con l'elenco delle cose da fare ogni giorno

La cosa più importante quando si lavora con un organizzatore del tempo o un taccuino è lavorare secondo un piano precedentemente elaborato. Per fare ciò, rivedi regolarmente il tuo taccuino per scoprire se hai fatto tutto ciò che hai pianificato per oggi. È possibile visualizzare l'elenco dopo aver completato l'attività corrente. È molto importante inserire nel tuo organizzatore le cose importanti che devi fare oggi.

Metodo 3: prima scrivi, poi fai

Se arriva un nuovo compito e non è urgente, scrivilo prima su un taccuino e procedi solo quando arriva. Qualsiasi nuova attività sembra molto importante e iniziamo ad occuparci di tutto di seguito: controllare la posta, fare telefonate, ecc. Ma non appena inizi ad annotare tutte le attività in arrivo su un taccuino, lo troverai accanto a questa voce ci sono compiti più importanti.

Tutti i movimenti del lato destro del corpo sono controllati dall'emisfero sinistro del cervello, che è responsabile della logica. Quando scriviamo un nuovo compito con la nostra mano destra, attiviamo l'emisfero sinistro del nostro cervello, che è responsabile della logica. Attivare la logica quando si scrive con la mano destra ci aiuterà a prendere decisioni migliori.

Scrivendo tutto su un quaderno prima di iniziare il lavoro, sarai in grado di portare a termine i compiti più importanti durante la giornata e potrai resistere a compiti secondari che ti distraggono costantemente.

4 vie. Prima compiti importanti, poi urgenti

Tutti i compiti pianificati dovrebbero essere eseguiti in ordine di importanza e quindi entro il momento dell'esecuzione. A cominciare da quelli più importanti e passare gradualmente a quelli meno importanti. Annota le attività del tuo piano per oggi in ordine di importanza, quindi ordina per urgenza e inizia a lavorare con la massima priorità.

Ad esempio, un amico ti ha chiamato per chattare. Telefonata, questione urgente, perché il telefono sta squillando in questo momento, ma potrebbe non essere importante. Se hai compiti più significativi, ad esempio, per preparare una relazione sul lavoro, allora è meglio svolgere prima compiti sempre più importanti, in particolare una relazione, e poi, se c'è tempo, richiamare e parlare con un amico . Ma non viceversa, altrimenti, a causa di una chiamata insignificante, potresti non avere tempo per fare cose più importanti.

Importanza rispetto all'urgenza. I compiti urgenti dovrebbero essere assunti solo se hai il controllo della situazione e sei sicuro di avere tempo per tutti quelli più importanti.

5 vie: organizer elettronico

Ci sono un numero enorme di quaderni elettronici. Un diario elettronico ha innegabili vantaggi rispetto a quelli cartacei:

R. Risparmia tempo. Sull'agenda elettronica non è necessario riscrivere le attività dal giorno precedente a quello attuale e puoi anche lavorarci sia su un computer che su un telefono o tablet, sincronizzando i dati su tutti i dispositivi.

B. Volumi e velocità: In un diario elettronico, puoi copiare molto rapidamente una grande quantità di informazioni per ulteriori lavori. Ad esempio: vuoi cuocere una torta di banane la sera e devi annotare gli ingredienti necessari prima di andare al negozio. Se disponi di un organizer elettronico, puoi copiare rapidamente un'intera ricetta da Internet in un diario, in pochi secondi. Allo stesso tempo, per annotare a mano solo gli ingredienti su un foglio di carta, ci vorrà più tempo che per l'intera ricetta in formato elettronico. E in negozio basterà accendere l'agenda sul telefono per capire velocemente cosa acquistare.

B. Comodità. È scomodo usare un normale taccuino nei trasporti, in un negozio, in vacanza, in questi luoghi è difficile annotare e guardare le note, perché il diario di carta è grande e per aprirlo sono necessarie 2 mani. Ma il taccuino elettronico al telefono sarà sempre con te, ovunque tu sia: trasporto, negozio, strada. Puoi prendere rapidamente note sul tuo computer e quindi sincronizzare per avere quelle note sul tuo telefono in pochi secondi.

Metodo 6: pianifica il giorno successivo la sera

Prepara un piano d'azione per il giorno successivo in anticipo, il momento migliore è la fine della giornata lavorativa prima di andare a casa. Questa semplice azione ti aiuterà a dormire meglio, perché spesso la causa dell'insonnia è che la sera ripassiamo a memoria tutte le cose importanti che bisogna fare domani per non dimenticarle al mattino. E sono questi pensieri che ci impediscono di rilassarci e addormentarci serenamente, ma se scrivi tutti i tuoi piani, assicurerai non solo un sonno tranquillo, ma anche una serata.

Inoltre, quando fai un piano in anticipo, il tuo subconscio lavorerà costantemente per tutta la notte sul modo migliore per fare il pianificato. La soluzione a problemi complessi può venire da te a colazione, mentre vai al lavoro o anche nel cuore della notte. È al mattino che spesso arrivano nuove idee e sfrutterai questo tempo con il massimo beneficio, devi solo scrivere una lista di cose da fare per il giorno successivo in anticipo.

A proposito, se hai domande a cui vuoi ottenere una risposta, prima di addormentarti e chiudere gli occhi, chiedile a te stesso, preferibilmente ad alta voce e addormentati immediatamente. E al mattino, preparati a scrivere immediatamente tutti i pensieri che potrebbero apparire nel momento in cui ti svegli o più tardi.

Metodo 7: pianifica attività complesse per il picco della tua attività

Fai un programma per la giornata in modo che il lavoro che richiede molta energia rientri nel picco della tua attività, quando hai molte energie e sei il più produttivo possibile. Di norma, il picco di attività inizia al mattino, perché dopo il sonno hai molta forza e la testa fresca, ma succede che il picco di attività può verificarsi anche durante il giorno e anche la sera.

Le attività che consumano più energia sono cose per le quali non c'è talento. In genere, questi sono le cose che non vuoi fare di più. Questi compiti nella gestione del tempo sono chiamati rane, perché è spiacevole iniziare a svolgere questi compiti. C'è una regola nella gestione del tempo: inizia la giornata con una rana, cioè da una relazione spiacevole. Questa regola ti consentirà di lavorare in modo più efficiente, perché di solito è al mattino che hai più forza e queste forze sono estremamente importanti per svolgere il lavoro più spiacevole.

Farò un esempio dalla vita, ho una mentalità tecnica, quindi le scienze esatte come: la fisica e la matematica sono facili per me, ma è più difficile con le materie umanitarie, quindi quando ero a scuola, mi preparavo spesso per un inglese prova al mattino. Mi sono alzato 1-2 ore prima della scuola e ho studiato inglese. Era la mattina che avevo più energia, quindi in questo momento è stato più facile per me svolgere il compito difficile per il quale avevo meno talento. I risultati della preparazione hanno superato tutte le mie aspettative, sono stato ottimo o bravo in una materia che non mi piaceva.

Pianifica i compiti più spiacevoli per il picco dell'attività, ad esempio al mattino, e vedrai come farai di più e la tua efficienza personale aumenterà.

PS Se hai difficoltà o domande sull'articolo che leggi, oltre che sugli argomenti: Psicologia (cattive abitudini, esperienze, ecc.), Vendite, affari, gestione del tempo, ecc., chiedimi, cercherò di aiutarti. Possibile anche la consulenza via Skype.

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è qualcosa che molti di noi imparano per necessità. Il problema è che se un'abilità è stata acquisita per necessità, le cattive abitudini ne derivano. E sebbene l'abilità stessa sia molto utile, non possiamo usarla al meglio. Prenditi il ​​​​tempo per leggere le informazioni sulla pianificazione del tempo e puoi ottenere grandi risultati.

Forse puoi vantarti dei seguenti risultati:

• Rompere l'abitudine di perdere tempo ed evitare il lavoro
• Valutazione più rapida e semplice del tuo lavoro e delle tue capacità
• Meno preoccupazioni per le scadenze mancate
• Grande produttività del lavoro
• Più tempo per il relax e le gite last minute

è un'abilità che ti permetterà di mettere da parte del tempo per lo sviluppo. E c'è qualcosa che tutti possono aiutare. La cosa migliore sarebbe provare una varietà di approcci finché non ti rendi conto che la tua percezione e il tuo atteggiamento nei confronti del lavoro sono cambiati.

1. Prendi appunti: scrivi tutto quello che puoi. Prendi un diario o un blocco note se non ne hai già uno. Personalmente, preferisco un piccolo quaderno semplice con carta bianca perché non ti limita a cancellare linee e scatole come un normale agenda giornaliera.

Il solito elenco di cose da fare sarà utile a chiunque di noi, ma mi piacciono di più i "Tre elenchi di tre metodi". Il tuo obiettivo è cercare di non creare elenchi troppo lunghi che confondono a prima vista.

2. Usa il tempo quando non lavori: usa il tempo che stai camminando, guidando, facendo la doccia o facendo qualcos'altro "improduttivo" per pianificare. Pensa ai tuoi obiettivi per oggi o per domani. Quali obiettivi saranno i più importanti? La cosa più importante è stabilire le tue priorità nel modo giusto.

3. Premiati: quando finisci qualcosa, soprattutto se era qualcosa di importante, assicurati di lasciare il tempo per incoraggiarti. L'autore di Arancia Meccanica, Anthony Burges, ha usato il metodo Martini per portare a termine le cose. Burges ha fissato un obiettivo di 1.000 parole al giorno. Quando ha completato la sua quota giornaliera, ha potuto rilassarsi con un martini e concedersi un giorno libero. Un martini potrebbe non essere la migliore ricompensa per alcuni di voi, ma il metodo in sé non è male.

4. Concentrati su una cosa: Il cervello umano funziona in modo più efficiente durante la concentrazione. Come abbiamo visto in precedenza, l'esecuzione di più lavori contemporaneamente è un ostacolo a buone prestazioni. Concentrati su una cosa e porta a termine il lavoro. Assicurati che le attività non vengano confuse tra loro. A volte eseguire più attività contemporaneamente può essere più efficiente, ma in genere non lo è.

5. Evitare di ritardare il lavoro con qualsiasi mezzo: se stai cercando la massima produttività e un uso efficiente del tempo, non dovresti mai rimandare il lavoro. Se questo non viene curato, allora la produttività del lavoro può essere dimenticata.

6. Stabilisci delle scadenze: a nessuno piacciono i limiti di tempo. Causano stress, irritazione, ansia e ancora stress. Un modo garantito per mitigare questo stress è fissarsi una scadenza anche prima di quella reale. Stabilisci obiettivi raggiungibili, ma sii esigente con te stesso. Sfida te stesso e allo stesso tempo, secondo il punto 3, premiati per aver accettato questa sfida. In definitiva, questo non solo ti farà risparmiare tempo e aumenterà la produttività, ma lascerà anche un margine di tempo prima di scadenze realistiche, il cui fallimento è irto di sanzioni per il ritardo. A proposito, non abusare della mancanza di multe, sviluppa le tue sanzioni per aver infranto le tue scadenze personali.

8. Annota i tuoi piani in un diario: nella routine della vita quotidiana, spesso perdiamo di vista i nostri progetti per il futuro. Se tieni un diario per registrare i piani a lungo termine, ti aiuterà a sviluppare il concetto di piani a lungo termine e a migliorare l'attuazione delle attività attuali. Ogni volta che inizi a pensare: "Perché ho bisogno di fare questo lavoro in questo momento? Preferirei andare a casa, guardare Lost, guardare il tuo diario. Penserai alle rate del mutuo o quando è il momento di pagare l'istruzione di tuo figlio. Controlla il tuo calendario ogni mese per assicurarti che i tuoi piani siano aggiornati.

9. Utilizzare i programmi come Tempo di salvataggio: è una semplice applicazione che registra e rappresenta graficamente come trascorri il tuo tempo sul tuo computer. Quelle pause di "due minuti" (solo per leggere le notizie, giocare un gioco online veloce o scrivere un'e-mail a zia Betty) richiedono molto tempo e riducono la produttività. RescueTime ti aiuterà a vedere chiaramente come allocare il tuo tempo e ti invierà anche un rapporto settimanale via email.

10. Lavora con una squadra: questo suggerimento ha molto in comune con il punto 7. Sebbene per alcuni sia scoraggiante immaginare di rinunciare alle proprie responsabilità, è un modo inestimabile per migliorare la produttività dell'intero team. Assicurati che gli obiettivi del team siano chiari e comprensibili e che tutti sappiano di quale parte del lavoro sono responsabili. Assicurati che tutti i mezzi di comunicazione siano a tua disposizione. L'impossibilità di mettersi in contatto in tempo influisce negativamente sulle prestazioni. Assegna compiti a coloro che possono svolgerli meglio di altri e le cose andranno più velocemente.

11. Evita l'esaurimento emotivo e fisico: questo accade quando il tuo corpo e la tua mente non possono più far fronte ai compiti che affidi loro. Non forzarti a fare l'impossibile. Metti da parte del tempo per i compiti davvero importanti, ma assicurati sempre di lasciare il tempo per rilassarti. Ripensa a tutti i tuoi recenti successi e ti sentirai bene. Questo aiuta a creare fiducia, e maggiore è la fiducia, migliori prestazioni.

Chi sa programmare bene l'orario di lavoro ha sempre un vantaggio sugli altri. Prova a utilizzare questi consigli nella tua vita quotidiana e vedrai quanto migliorerai al lavoro.

Probabilmente hai prestato attenzione al fatto che alcuni specialisti hanno una carriera in salita, mentre altri, come si suol dire, sono in ritardo rispetto alla vita d'ufficio. Qualcuno riesce a risolvere sia compiti attuali che strategici, mentre qualcuno manca sempre la scadenza. Secondo gli esperti, la questione non è solo nella velocità di reazione e nella professionalità generale. Una carriera di successo è principalmente il risultato di un'efficace pianificazione dell'orario di lavoro.

Come imparare a usare ogni minuto di lavoro per il tuo bene? Leggi i suggerimenti del portale di reclutamento.

Gestiamo il nostro tempo
Fresco e pronto per un lavoro produttivo, vieni in ufficio, accendi il computer, controlli la posta, ricordando lungo il percorso cosa devi fare oggi. Ma mentre rispondi alle lettere, il capo ti distrae con un compito piccolo ma dispendioso in termini di tempo e un collega parla emotivamente dell'incontro di ieri con il regista. Nel frattempo, ricevi altre due lettere contrassegnate come "urgenti". Quando finalmente ti ricordi che era questa mattina che dovevi preparare una presentazione importante, la giornata è già passata per la metà. Molto probabilmente, dovrai rimanere di nuovo in ufficio ...

Un'immagine familiare? Ma tutto questo avrebbe potuto essere evitato trascorrendo cinque minuti alla vigilia della pianificazione della giornata. Naturalmente, questo non ti salverebbe dalle lettere urgenti, ma la giornata sarebbe comunque notevolmente più organizzata.

Secondo il Centro di ricerca del sito del portale di reclutamento, il 23% dei russi economicamente attivi non sa come pianificare la propria giornata. Nel frattempo, secondo gli esperti di gestione del tempo, una pianificazione competente è la chiave del benessere nella vita e, naturalmente, di una carriera di successo. Facendo un piano degli affari per il giorno, la settimana, il mese, diventiamo più organizzati, impariamo a valutare il tempo e a stabilire le priorità. Una persona che pianifica il suo tempo lo gestisce da solo, a differenza di chi segue il flusso.

Cosa dovrebbe essere incluso nel piano?
In che modo uno specialista mirato al successo professionale dovrebbe pianificare il suo orario di lavoro? Un piano strategico per un anno o sei mesi dovrebbe trasformarsi in un piano tattico per la giornata di tutti i giorni. La pianificazione quotidiana è il segreto dell'efficacia personale di molte persone di successo.

Mentre pianifichi la giornata, scrivi tutto ciò che devi fare, dalla partecipazione a una riunione all'invio di e-mail a colleghi o partner per congratularsi con te. E ricorda, per una carriera di successo, devi sempre fare un po' di più o meglio di quanto ti aspetti da te. Ad esempio, se il manager ti ha incaricato di sistematizzare gli archivi del dipartimento, fallo in modo tale che sia non solo conveniente, ma anche piacevole utilizzare i risultati del tuo lavoro. Inoltre, abituati ad aggiungere al piano della giornata non solo i compiti che il capo sta aspettando, ma anche quelli che funzioneranno per la tua immagine personale, portandoti ulteriori "punti" negli affari quotidiani d'ufficio.

Puoi creare un elenco di cose da fare in un normale diario cartaceo o in un programma speciale su un computer: questo non ha molta importanza. La cosa principale è mettere in ordine i tuoi pensieri e non dimenticare una singola cosa che richiede la tua attenzione.

Stabilire le priorità
Quindi ecco la lista delle cose da fare per la giornata. Ora è necessario stabilire la priorità: determinare ciò che è scritto di fondamentale importanza (indicare tali attività nel piano con la lettera A), ciò che è importante, ma non urgente (B) e ciò che è desiderabile, ma non necessario (C).

Nella definizione delle priorità, ricorda che ciò che funziona per la tua carriera (le tue iniziative, i progetti di cui sei personalmente responsabile, ecc.) dovrebbe essere di fondamentale importanza, ovvero contrassegnato con la lettera A.

Dopo aver deciso la cosa principale, pensa a quando sarà più conveniente per te completare questo o quell'attività. Il lavoro che richiede concentrazione e immersione è meglio pianificato per un momento in cui non sei troppo spesso distratto da chiamate e colleghi eccessivamente socievoli. Molte persone di successo hanno da tempo stabilito come regola di fare qualcosa di difficile o importante al mattino presto, in pace e tranquillità, mentre la giornata lavorativa non è ancora in pieno svolgimento.

E, al contrario, le attività che richiedono il contatto con colleghi, clienti o partner saranno più facili da completare nel bel mezzo della giornata lavorativa, quando tutti sono disponibili per la comunicazione e configurati in modo professionale.

La gestione del tempo al servizio della carriera
Una regola abbastanza efficace di gestione personale del tempo, che aiuta a non tenere a mente tanti piccoli compiti contemporaneamente, suona così: se un compito dura meno di tre minuti, va fatto subito, senza indugio. Hai bisogno di chiamare un cliente per confermare l'orario della riunione? Non esitare a che ora del giorno è meglio farlo: prendi il telefono e chiama. Seguire questo principio libererà il tuo diario da annotazioni non necessarie e la tua testa da pensieri e progetti non necessari.

Un altro comandamento molto utile è quello di non fare più cose contemporaneamente. E anche se gli allori di Giulio Cesare ti perseguitano, non cercare di discutere al telefono i termini del contratto e allo stesso tempo apportare modifiche al tavolo sul monitor del computer. Quindi corri il rischio di sbagliare sul tavolo e di perderti qualcosa di importante in una conversazione telefonica. In altre parole, fai le cose importanti in sequenza, non in parallelo.

Flessibilità o durezza?
Il piano è pronto, le priorità sono stabilite e ora il tuo compito è mantenere la rotta. Quasi sicuramente al mattino troverai tante altre cose, importanti e poco importanti. Il manager può affidarti trattative responsabili con il cliente e i colleghi possono coinvolgerti nella preparazione di un documento importante.

Quale di questi è più importante per la vita e il successo professionale dipende da te. Da un lato, devi essere in grado non solo di fare un programma per la giornata, ma anche di adattarlo secondo necessità. D'altra parte, per non affogare nelle piccole cose, prima o poi dovrai imparare a dire "no" alle persone.

Valore principale
La pianificazione quotidiana ci insegna a dare valore al tempo. Una persona che ha un programma per un giorno, una settimana, un mese o anche un anno difficilmente si lascerà perdere un'ora ogni giorno, ad esempio per andare al lavoro in metropolitana. Molto probabilmente, trascorrerà questo tempo leggendo riviste professionali o ascoltando podcast in inglese. Dopotutto, un'ora al giorno è venti (o più) ore al mese e almeno 240 ore all'anno! Molto tempo che può e deve essere speso a vantaggio di te stesso e del tuo sviluppo professionale.

Tra le altre cose, per salire con successo la scala della carriera, dovrai imparare a dimenticare le tentazioni di Internet, come social network, forum, chat room e giochi online. Un'eccezione possono essere solo gli specialisti le cui attività quotidiane sono strettamente legate alla promozione della loro azienda nativa nello spazio virtuale. Per il resto, consigliamo vivamente di utilizzare le risorse social di Internet a casa, nel tempo libero.

Buona fortuna con la tua programmazione!

Come pianificare una giornata lavorativa in modo da poter fare il più possibile e il risultato è massimo? Questa domanda viene spesso posta dai manager, perché il loro compito principale è garantire il risultato. E sebbene anche i dipendenti in prima linea abbiano spesso molto lavoro, fanno quello che gli viene detto. Ma il leader la pensa in modo diverso: lui stesso stabilisce compiti per se stesso, e ce ne sono sempre molti, perché non guiderebbe mai il suo dipartimento, azienda, affari se fosse indifferente a ciò che sta accadendo intorno. Pertanto, molti leader cercano di tenere loro stessi una riunione importante, controllare l'attuazione dei compiti stessi, scrivere lettere commerciali da soli, ecc., ecc. Si scopre che sono i leader che spesso non hanno abbastanza giorni per risolvere anche il più compiti importanti.

E questo è fatto semplicemente.

Passaggio 1. Per iniziare Annota tutto ciò che devi fare oggi. Scrivi con risultati: è più breve, è più facile concentrarsi sull'attività e non ci sono restrizioni su come completarla. Scrivi non solo compiti di lavoro: vale la pena pianificare tutto.

Passo 2 Imposta un limite di tempo per ogni attività. Se conosci l'ora esatta della riunione o della chiamata, scrivi il periodo, ad esempio 12:00–14:00. Se l'attività non richiede più di un'ora, scrivi solo l'ora di inizio, ad esempio 11:00. Se l'ora esatta è sconosciuta, pensa e scrivi quanto ci vorrà per ciascuna delle attività e scrivilo: 5 minuti, 30 minuti, 1 ora, ecc.

Questa è una configurazione molto utile per tre motivi. Il primo è che limiti consapevolmente il lasso di tempo e impari gradualmente a dedicare all'attività non più di quanto avevi pianificato. Il secondo è che sarai in grado di stimare correttamente il tempo dedicato a diverse attività. Dopotutto, spesso consideriamo il compito più importante che richiede più tempo, ma non è sempre così. Ad esempio, anche la telefonata più importante durerà dai cinque ai trenta minuti. E il terzo motivo è che se stimate approssimativamente il tempo necessario per completare tutti i compiti assegnati, non rimarrete molto sorpresi dal fatto che due o tre giorni potrebbero non essere sufficienti per fare tutto. In generale, spesso inganniamo noi stessi pianificando nella mente o sulla carta una miriade di compiti che vogliamo portare a termine in un giorno. Pertanto, in questo momento, ammetti onestamente che è impossibile fare tutto. E iniziare a rinunciare consapevolmente a ciò che non è la priorità principale, importante.

Passaggio 3 ora dare priorità secondo il principio ABC:

A - compiti che sono molto importanti, devono essere completati oggi e solo io posso farlo;
B - compiti che sono molto importanti, devono essere completati oggi, ma qualcun altro può farlo. Delegare tali compiti e annotare immediatamente il nome del responsabile dell'attuazione;
C - un compito che può aspettare (è consigliabile che prenda immediatamente l'ora in cui lo eseguirai in un altro giorno), oppure questo compito non è tuo, o questo è un compito che potresti abbandonare immediatamente.

Passaggio 4 Di tutti i compiti di tipo A, seleziona cinque, massimo sette pezzi. Sceglili secondo il principio: "Se porto a termine questi cinque compiti, considererò comunque che la giornata non è stata trascorsa invano e sarò orgoglioso dei risultati". Aiuta molto a non essere spruzzato. Puoi completare cinque attività in un giorno e, se imposti correttamente le priorità, queste attività daranno il massimo risultato.

Passaggio 5. Tu trovare il tempo per circostanze impreviste tra compiti. Questo ti darà tempo libero per mangiare, pensare, preparare, finire, controllare, arrivare in tempo e fare un sacco di altre piccole cose che non erano incluse nelle cinque attività prioritarie di tipo A.

Le cinque fasi elencate per pianificare una giornata lavorativa sono la base. Ma ci sono molti piccoli segreti. È necessario dedicare non più di quindici o venti minuti ogni mattina alla pianificazione.. MA la sera bisogna tirare le somme, solo non cancellare le attività, ma metti accanto ad esse dei segni di spunta o di segno di spunta(questo è un salvadanaio dei tuoi risultati, non ciò che rimane insoddisfatto). A proposito, le attività non completate devono essere cancellate se hanno perso la loro rilevanza o riprogrammate per quel giorno quando trovi il tempo per loro.

Se per qualche motivo qualcosa è andato storto durante il giorno... valutare la situazione E onestamente rispondi a queste quattro domande:
- Cosa volevo ottenere?
– Cosa ho ricevuto?
– Come l'ho preso?
Cosa farò di diverso adesso?

trarre conclusioni, in modo da non commettere più errori del genere e acquisire forza con calma prima del giorno lavorativo successivo.

Anche la sera è auspicabile "scaricare" tutte le vostre idee su domani nel pianificatore. Non valutare il tempo e le priorità, ma semplicemente annotare tutto ciò che ti viene in mente. Ciò ti consentirà di non dimenticare i momenti importanti e ti darà l'opportunità di rilassarti e di non soffrire di insonnia perché puoi dimenticare qualcosa o qualcosa che ti dà fastidio: lascia che il pianificatore si preoccupi e ricordi per te.

Ma la cosa più importante, forse, non è nemmeno quella. Il fatto è che spesso le persone valutano la priorità di un compito secondo il principio "ciò che urla più forte", "brucia", "preoccupa", "sembra", ecc. E la pianificazione può portare a risultati davvero seri solo quando sai per certo cosa questi risultati dovrebbero essere.

Quindi ricorda: la pianificazione della tua giornata inizia con la creazione di un elenco di ciò che desideri ottenere a lungo termine. Perché esattamente?

Immagina che sia fondamentale per te andare dal punto A al punto B. Ora immagina che qualcosa ti stia fermando lungo il percorso: ostacoli, barriere, distrazioni. Ma indipendentemente da ciò che incontrerai lungo la strada, ti muoverai comunque verso l'obiettivo. Qualcosa può ritardare, qualcosa ti costringerà a cambiare rotta o a trovare un nuovo modo di viaggiare. L'importante è che tu sappia esattamente dove stai andando, e quindi nessun cambiamento può portarti fuori strada.

Pertanto, la prima cosa che ogni leader che si rispetti, e ancor di più un imprenditore, deve fare è fare un elenco di risultati nella prospettiva di almeno un anno, e preferibilmente cinque o anche dieci anni. Questa è la tua visione per lo sviluppo del dipartimento, dell'azienda, del business. E questa è la base per prendere le decisioni quotidiane. È anche la base per vedere le possibilità intorno. Se sai per certo di voler entrare nel mercato internazionale, ad esempio il prossimo anno, non passerai mai davanti a un incontro, una proposta, una partnership di successo. Se non sai cosa vuoi ottenere e non hai fissato una scadenza per raggiungere il tuo obiettivo, perderai queste opportunità semplicemente ignorandole o non notandole. Ecco perchè iniziare con un elenco di obiettivi e almeno un lasso di tempo approssimativo per raggiungerli. Anche questo può essere sufficiente per garantire che quando si pianifica una giornata lavorativa, si concentri sui risultati e dia correttamente le priorità. Di più è bene includere nei tuoi piani giornalieri compiti che influiranno direttamente sul raggiungimento dell'obiettivo in futuro.

E per semplificarti la vita, dovresti imparare la pianificazione strategica, che ti consente di prendere in considerazione le diverse direzioni della vita e del lavoro e legare i tuoi obiettivi e i tuoi piani a lungo termine alla pianificazione quotidiana. Cioè, prima gli obiettivi, quindi, sulla base di essi, un piano per dieci anni, da questo piano prendi gli obiettivi che devono essere raggiunti quest'anno, prendi i compiti del mese dal piano per un anno e il compiti del giorno dal piano del mese.

E non dimenticare che ogni leader ha bisogno della capacità di farlo delegare efficacemente compiti importanti senza perdere la qualità dei risultati. E poi pianificare la tua giornata diventerà un modo davvero semplice, conveniente e pratico per ottenere risultati elevati e goderti il ​​tuo lavoro.

Pubblicato da Lina Tverdosupova

Direttrice del centro di formazione ProfiT, praticante business coach e consulente nel campo del project management, marketing e strategia di sviluppo aziendale, moglie, madre di una splendida ragazza Anastasia. Ho 49 anni. Vivo nella bellissima città di Kiev. Sono un sostenitore di un approccio pratico all'apprendimento e metto alla prova tutto ciò che condivido su me stesso e sulla mia attività. Non solo ti dico COSA fare, ma spiego anche COME ottenere il risultato desiderato.