Nelle condizioni di produzione, spesso si verifica una situazione in cui uno dei dipendenti decide di trasmettere questa o quella informazione alla sua direzione. Tale ricorso, redatto per iscritto, è chiamato “memorandum”. Cos'è questo documento e come scriverlo correttamente? Questo dovrebbe essere discusso separatamente.

Concetti basilari

Ogni dipendente ha il diritto di contattare il suo diretto superiore. Può farlo sia oralmente che per iscritto. Nel primo caso, tutto si riduce a una conversazione ordinaria, che non obbliga nessuna delle parti a nulla. Nella seconda il ricorso è già ufficiale.

Tale documento commerciale è chiamato "memorandum". In che modo questo documento è diverso dalle altre dichiarazioni alla direzione? L'essenza della domanda è già nel suo stesso nome. Un dipendente redige tale documento per riferire su una situazione o un evento specifico. Le informazioni possono riguardare un individuo, un sito o la produzione nel suo insieme. A seconda di chi è diretto, un memorandum può fare riferimento a documenti sia interni che esterni. La prima opzione è quando un dipendente contatta un manager a qualsiasi livello all'interno dell'azienda. E il secondo si ottiene se invia la sua carta a un'autorità superiore. Poi, naturalmente, va al livello esterno.

L'essenza del problema

Di norma, viene redatto un memorandum per uno scopo specifico. Può essere scritto a:

1. Correggere la situazione attuale. Ad esempio, un dipendente ha informazioni secondo cui nell'impresa vengono intraprese azioni che interferiscono con il normale svolgimento del processo lavorativo. Ne informa la sua direzione con la richiesta di prendere le misure appropriate.
2. Proteggiti dall'ingiustizia. Ciò accade quando una persona, vedendo un atteggiamento prevenuto nei suoi confronti, decide di informarne la sua direzione diretta. Lo fa in cerca di aiuto e protezione.
3. Migliora il lavoro. A volte uno dei dipendenti nota che i dipendenti di altri reparti o unità strutturali commettono errori che portano a una diminuzione dell'efficienza. Quindi si rivolge al leader per aiutare a mettere le cose in ordine.
4. Evita responsabilità indesiderate. Questo accade quando si verifica un incidente. Dopo aver parlato di lui ai suoi superiori, il dipendente si crea condizioni favorevoli quando non si possono avanzare pretese nei suoi confronti.

In ognuno di questi casi, il dipendente non solo trasmette informazioni, ma chiede assistenza per risolvere il problema.

Solo punizione

La disciplina del lavoro prevede il coscienzioso adempimento da parte del cittadino dei propri doveri nel momento in cui si trova sul posto di lavoro. Inoltre, deve osservare l'ordine accettato e rispettare tutti gli ordini e gli ordini del suo datore di lavoro. Ma nella vita, non tutto va così liscio. A volte le azioni dei dipendenti divergono dalle norme generalmente accettate. In questo caso, i superiori immediati ritengono loro dovere informare la direzione dell'impresa su quanto sta accadendo. Il risultato di un tale segnale è un memorandum di violazione della disciplina del lavoro.

Tipicamente, questo documento si occupa di:

1. Mancato rispetto di eventuali ordini specifici.
2. Mancato svolgimento di funzioni dirette legate alla posizione dell'autore del reato.
3. Violazioni della disciplina del lavoro. Questo si riferisce a casi di assenteismo, ritardo, essere sul posto di lavoro in stato di ebbrezza e altri.
4. Commettere azioni illecite che prevedano responsabilità amministrativa o penale. In questo caso si tratta di furto, danneggiamento, appropriazione indebita e altri reati.

In ognuno di questi casi, l'autore del reato dovrà subire una meritata punizione.

Autore del documento

Molto spesso, un memorandum per un dipendente viene compilato dal suo diretto superiore. In esso, trasmette alla direzione gli aspetti negativi delle attività del suo subordinato.

Allo stesso tempo, il documento, di regola, contiene una valutazione personale dell'autore. Insieme alla sua visione del problema, suggerisce possibili modi per risolverlo. Ma l'ultima parola, ovviamente, sarà con il leader. Ad esempio, un dipendente ha preso l'assenteismo. In questo caso, il suo capo redige un documento indirizzato al direttore, che, di regola, inizia con le parole "Porto alla tua attenzione". Quindi descrive in dettaglio quando si è verificata la violazione e, da parte sua, offre un'opzione per punire un dipendente negligente. Poiché tale nota si riferisce a documenti per uso interno, può essere redatta su un normale foglio A4 bianco. Il testo è presentato in forma libera. Può essere suddiviso condizionatamente in due parti. Uno contiene una descrizione del problema e l'altro include conclusioni tratte su questo problema e proposte specifiche.

Caso speciale di violazione

Uno dei tipi di violazione della disciplina del lavoro è il mancato adempimento da parte del dipendente del compito che gli è stato affidato dal capo. Ciò può accadere se il dipendente ha dimenticato, non ha potuto o semplicemente ignorato questo ordine.

Tale azione è qualificata come violazione della disciplina e il supervisore immediato redige un memorandum sul mancato completamento dell'incarico. Per un tale reato, una persona dovrebbe essere punita giustamente. Ma questo accadrà solo dopo che avrà fornito le sue spiegazioni su quanto accaduto. Se le ragioni che hanno spinto il dipendente a tali azioni sembrano convincenti, allora potrebbe anche evitare la punizione. È più difficile risolvere il problema quando la disobbedienza del dipendente porta a conseguenze negative. Qui è improbabile che riesca a stare lontano. Soprattutto se a seguito di tale omissione è stato causato un danno o un danno grave. La punizione in questo caso sarà determinata sulla base della normativa di riferimento.

Come scrivere un rapporto?

Un leader a qualsiasi livello dovrebbe sapere come viene scritto un memorandum. Il campione può essere considerato su un esempio specifico. Supponiamo che un dipendente non sia arrivato in orario al lavoro e che in quel momento un visitatore lo stesse aspettando lì per firmare un contratto importante. Poche ore dopo, l'operaio si è fatto vivo, ma il tempo era perso e il cliente era già partito. Tale atto contiene diverse violazioni contemporaneamente:

• interruzione di un appuntamento;
• danni causati alla società dalla mancata sottoscrizione del contratto.

Se non è possibile modificare la situazione attuale, il capo è obbligato a informarne la direzione.

Un tale documento dovrebbe assomigliare a questo:

1. Innanzitutto, nell'angolo in alto a destra viene scritto un "berretto", che indica a chi e da chi è diretto.
2. Più al centro c'è scritto il suo nome.
3. Di seguito è riportato il testo principale, in cui le informazioni sono inserite in un certo ordine. Prima viene la descrizione della situazione. Poi c'è una richiesta di aiuto per capirlo. Successivamente, viene tratta una conclusione basata su tutto quanto sopra. E in conclusione, l'autore può esprimere le sue idee o suggerimenti sul modo migliore, a suo avviso, per uscire da questa situazione.
4. In fondo, mette la data e la firma con una trascrizione completa del nome completo e della posizione.

A seconda del motivo, il testo della nota può essere puramente informativo o richiedere l'intervento della direzione per ristabilire l'ordine.

Il memorandum è un documento informativo e di riferimento che può essere redatto sia su iniziativa di un dipendente dell'organizzazione, sia su direzione della direzione. Di solito, tali note riflettono il risultato dell'attuazione degli ordini delle autorità, le informazioni sullo stato di avanzamento dei lavori o i reclami sul mancato adempimento dei propri doveri da parte di una determinata persona.

Un memorandum può essere di tre tipi possibili:

• segnalazione;
• iniziativa;
• informativo.

Nel primo caso, la nota nella maggior parte dei casi è di natura formale e contiene una relazione sul completamento di una determinata fase dei lavori o sull'attuazione di istruzioni, ordini o istruzioni della direzione.

Una nota informativa contiene anche informazioni sullo stato e sull'avanzamento dei lavori e, a differenza di una nota di relazione, tale documento descrive lo stato attuale delle cose.

La nota di iniziativa può contenere la motivazione del destinatario a compiere determinate azioni e prendere decisioni. Ciò può non avvenire in forma diretta, ma sotto forma di una dichiarazione di alcuni fatti o di un'espressione di volontà che può portare ad azioni di risposta da parte del destinatario. A questo tipo appartengono, tra l'altro, i promemoria che segnalano violazioni da parte dei dipendenti.

Per redigere un documento del genere sono necessari motivi, poiché è consigliabile scrivere un memorandum per determinati motivi. Questi includono il deterioramento o il miglioramento dei processi di lavoro in connessione con le azioni di una o più persone, la necessità di risolvere diverse situazioni di conflitto, l'espressione di disaccordo con le decisioni prese dai superiori.

Per effettuare la corrispondenza tra i dipendenti di un'organizzazione, viene utilizzato, che viene utilizzato per coprire problemi che emergono nel corso del lavoro. Ad esempio può essere scritto a nome del gestore con la spiegazione della necessità di acquistare parti per la macchina, in caso di guasto, oppure se è necessario sostituire la cartuccia con una stampante, ecc.

Come scrivere un memorandum

Il memorandum è redatto in stile ufficiale, mentre per l'uso all'interno dell'unità è adatto a questo un normale foglio di carta A4 e per l'invio al di fuori di questa struttura è necessario redigere la nota. In ogni caso è consentito scrivere un memorandum su carta intestata o su foglio bianco, è molto più importante aderire alla struttura del documento.

Un promemoria di esempio presuppone il seguente tipo di documento:

• dettagli dell'organizzazione o dell'unità strutturale;
• "intestazione" indicante l'originatore e il destinatario;
• nome e titolo;
• testo della nota;
• data e firma del compilatore con trascrizione.

Il testo stesso si compone di due parti condizionali, nella prima delle quali il compilatore indica l'essenza del ricorso, e nella seconda chiede di prendere gli opportuni provvedimenti o fornisce al destinatario raccomandazioni su come correggere la situazione descritta.

Sfumature

In alcuni casi, la domanda di come scrivere un memorandum per quanto riguarda la corretta formattazione. A volte un documento del genere può essere piuttosto grande e il testo non si adatta a una pagina. In questo caso è sufficiente numerare tutti i fogli, inserendo i numeri di pagina in numeri arabi nella parte in alto a destra dei fogli.

Un esempio lampante di memorandum che occupa più fogli è un memorandum che contiene una relazione completa sulle attività di una grande impresa per un certo periodo. In questo caso, il documento può contenere diverse informazioni sul funzionamento di tutti i dipartimenti. Spesso, tali rapporti richiedono l'elenco di dipendenti, dirigenti e responsabili per cognome, il che aumenta la lunghezza della nota.

Indipendentemente dal fatto che sia in corso di redazione una nota sull'inadempimento di un determinato dipendente o sia solo una denuncia formale, su tale documento deve essere apposta la data di compilazione e invio.

Per le grandi imprese in cui tali documenti vengono redatti regolarmente, si consiglia di redigere e approvare un rapporto di esempio in modo che i dipendenti non perdano tempo a compilare tale documento e non commettano errori.

Nelle piccole imprese e nelle organizzazioni private, un tale documento non viene praticamente utilizzato, ma nelle grandi aziende i promemoria sono parte integrante del flusso di documenti interni e possono anche essere controllati da organismi di regolamentazione esterni.

Ad esempio, l'accumulo di ingenti bonus o ritardi irragionevoli nei pagamenti presso le imprese statali non possono essere effettuati senza adeguati documenti giustificativi, che nella maggior parte dei casi sono ordini della direzione o memorandum. In caso contrario, l'azienda potrebbe essere multata.

Qualsiasi nota, anche se destinata ad uso interno, può essere utilizzata in sede giudiziaria, ma solo se viziata di conseguenza, e il destinatario l'ha ricevuta e ne ha preso dimestichezza con il contenuto.

A prima vista, sembra che non ci sia alcuna differenza significativa tra servizio, memoria e note esplicative, perché. questi documenti sono simili nel loro scopo: sono tutti di natura informativa. Tuttavia, si tratta di documenti diversi che differiscono per contenuto, destinazione e scopi di compilazione. Inoltre, non contengono istruzioni, ma informazioni che spingono il destinatario a prendere una decisione definitiva sulla questione in esame.

Quali sono le caratteristiche di un servizio, memoria, nota esplicativa? Come organizzare correttamente ogni documento su carta? Cercheremo di rispondere a queste e ad altre domande da un punto di vista pratico.

MEMORANDUM

memorandum(codice 0286041 secondo OKUD) è un documento informativo e di riferimento indirizzato al capo, capo dipartimento, altre persone autorizzate. Descrive in dettaglio qualsiasi problema con le conclusioni e le proposte del compilatore e mira a incoraggiare la direzione a prendere una determinata decisione.

Non esiste una definizione di "memorandum" come concetto indipendente nella legislazione.

Il verbale è redatto sia su istruzione scritta od orale del responsabile, sia su iniziativa degli stessi dipendenti (ad esempio, nei casi in cui, per risolvere qualsiasi questione produttiva o economica, si renda necessario fornire informazioni scritte alla dirigenza superiore). Con l'aiuto di tale documento, puoi fare una proposta per migliorare l'aspetto tecnico dei processi produttivi, esprimere disaccordo con la decisione presa da un dirigente superiore e anche esprimere il tuo punto di vista in caso di disaccordo con i colleghi. Pertanto, quando si prepara un memorandum, è importante prima di tutto che l'autore formuli la sua posizione in modo accessibile, e poi fornisca argomentazioni convincenti a suo favore.

Tipi di appunti

• per iniziativa;
• informativo;
• segnalazione.

Iniziativa viene redatto un memorandum al fine di incoraggiare il destinatario a prendere una determinata decisione, pertanto il testo della nota espone i fatti, contiene specifiche proposte, raccomandazioni o conclusioni.

Informativo un memorandum viene compilato regolarmente e contiene informazioni sui dettagli, i risultati o le modalità di esecuzione del lavoro.

Segnalazione il memorandum informa sul completamento dei lavori, sulla sua fase, sull'attuazione di istruzioni, ordini, ecc.

dipendente dal destinatario i rapporti sono suddivisi in:

• all'esterno;
• interno.

Nota esterna indirizzata al responsabile di una determinata istituzione, redatta su carta intestata generale dell'organizzazione, firmata dal responsabile e di norma contiene i seguenti dati:

• nome dell'azienda;
• Data;
• indice;
• luogo di compilazione;
• destinatario;
• titolo del testo;
• testo;
• firma del gestore;
• nome dell'artista, numero di telefono.

Un memorandum esterno viene presentato al capo dell'organizzazione madre (Esempio 1).

Esempio 1

Nota esterna

MEMORANDUM

10.02.2014 № 12/05-14

Sull'attrazione aggiuntiva

risorse di lavoro

Caro Andrej Vasil'evič!

A causa della mancanza di candidati nella fase di formazione dell'apparato amministrativo per la filiale di Mosca, è necessario attirare risorse di manodopera da fonti aggiuntive entro il 14.04.2014. I colloqui con i nuovi candidati dovrebbero tenersi entro il 21.04.2014.

Il pagamento delle spese per i servizi aggiuntivi sarà effettuato in conformità alla clausola 4.5 del Contratto di servizio n. 04/56 del 14 febbraio 2014.

Capo delle risorse umane Semenov IN. Semenov

Nel caso n. 03-13

Odintsov 10.02.2014

Protocollo interno inviato all'esterno dell'istituto, ad esempio, a un'organizzazione superiore, redatto su un foglio standard di carta A4, ma indicando tutti i dettagli necessari, situati in conformità con GOST 6.30-2003 "Sistemi di documentazione unificata. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la preparazione dei documenti” (Esempio 2).

I dettagli obbligatori del memorandum interno includono:

• nome dell'unità strutturale;
• nome del tipo di documento (MEMORY);
• l'appuntamento;
• registrazione (numero in uscita);
• titolo del testo;
• testo;
• un segno sulla presenza della domanda (se presente);
• destinazione;
• firma del compilatore (indicante posizione, iniziali, cognome).

Esempio 2

Protocollo interno

MEMORANDUM

07.04.2014 № 6

Sull'assenteismo commesso dal dirigente

reparto vendite

Porto alla vostra attenzione che oggi, 07.04.2014, la responsabile delle vendite Valentina Ivanovna Petrova era assente dal posto di lavoro per tutta la giornata lavorativa dalle 10:00 alle 18:30.

Non sono state fornite informazioni o documenti a conferma della validità dei motivi dell'assenza di V.I. Petrova.

In connessione con la violazione commessa, propongo di licenziare Petrov V.I. per una passeggiata.

Responsabile dell'ufficio vendite Ignatiev O.A. Ignatiev

Nel caso n. 02-10

Sidorova 07.04.2014

Registrazione dei dettagli del rapporto

Quando si effettua un memorandum, vengono utilizzate sia la disposizione angolare (Esempio 3) che la disposizione longitudinale dei dettagli della parte di intestazione (Esempio 4).

Esempio 3

Disposizione angolare dei dettagli nel memorandum

Nome

unità strutturale Destinazione

MEMORANDUM

______________ № ________

intestazione

Esempio 4

Disposizione longitudinale dei dettagli nel memorandum

Nome dell'unità strutturale

MEMORANDUM

_____________ № _________

intestazione

Nome del tipo di documentoè scritto in maiuscolo (MEMORY) e può essere posizionato al centro o dal bordo del margine sinistro.

l'appuntamento e camera i memorandum sono scritti su una riga. La data è scritta in numeri arabi ( 21.04.2014 ) o alfanumerico ( 21 aprile 2014.).

Nota

La data della comunicazione esterna è la data della sua approvazione e dell'invio al destinatario, la data della comunicazione interna - data di compilazione e firma.

Numero di registrazione su una nota interna è apposto o nel luogo di compilazione o nel luogo di ricezione - a seconda del sistema di registrazione dei documenti che opera nell'organizzazione.

Se il memorandum dovesse essere preso in considerazione dalle parti interessate, viene apposto approvazione del visto e dopo che la decisione è stata presa risoluzione capo.

L'adozione di una delibera è la fase finale dell'esame del memorandum.

Nota

La delibera del capo, che ha considerato la circolare interna, sarà la base per l'adozione di eventuali provvedimenti, l'emissione di documenti, lo svolgimento di eventi.

intestazione al testo descrive brevemente il contenuto del documento. È formulato secondo le regole generali per la compilazione delle intestazioni dei documenti: utilizzando la preposizione o/o e un sostantivo verbale nel caso preposizionale, per esempio A proposito di assenteismo Lazarenko O.O.

Testo Il memorandum si compone di due o tre parti semantiche:

• nel primo - accertareparti- siano dichiarate le ragioni, i fatti o gli eventi che hanno dato luogo alla sua stesura;
• nel secondo - parte analizzante- contiene un'analisi della situazione attuale e delle possibili soluzioni;
• nel terzo - parte riassuntiva- contiene conclusioni e proposte di azioni specifiche che, a parere del redattore, devono essere intraprese.

La seconda parte del memorandum potrebbe mancare. In questo caso, il testo del memorandum contiene la giustificazione, le conclusioni e le proposte del compilatore.

Se il memorandum ha un allegato, segnareapplicazione fatto prima di firmare.

Un segno sulla presenza della domanda citata nel testo della nota è redatto come segue:

Applicazione: per 3 litri. in 1 copia.

Se la nota ha un'applicazione che non è nominata nel testo, indicane il nome, il numero di fogli e di copie.

Appendice: Regolamento del Dipartimento Regionale del Credito per 5 p. in 1 copia.

promemoria interno cartello il compilatore (se presentato al capo dell'unità) e il capo dell'unità (se presentato al capo dell'organizzazione); nota esterna segni Capo dell'organizzazione.

Nota

Se il memorandum è redatto su due o più pagine, la seconda e le successive pagine devono essere numerate. I numeri di serie sono riportati nella parte destra del margine superiore della pagina in numeri arabi.

PROMEMORIA

promemoriaè un tipo di rapporto. Si tratta di un messaggio informativo scritto ampiamente utilizzato nella pratica delle moderne strutture gestionali di vari livelli e forme organizzative e giuridiche. I memo forniscono un collegamento diretto tra gli oggetti di gestione a livello orizzontale.

A proposito

Un memo è un documento che non ha uno status ufficiale. Non è fornito in OKUD.

I memo vengono preparati in un'ampia varietà di situazioni. Gli obiettivi standard per questo documento includono:

• richiesta di informazioni;
• impartire istruzioni;
• accompagnamento di un altro messaggio (nota di accompagnamento);
• annunci (avvisi).

Il testo della nota contiene informazioni sui motivi della sua preparazione sotto forma di proposta, richiesta, domanda. Potrebbe trattarsi di informazioni su movimenti del personale, riunioni, cambiamenti nella cultura aziendale dell'azienda, ecc. I promemoria sono redatti su un foglio standard di carta A4.

La nota è firmata da uno specialista o dal capo del dipartimento. La data della nota è la data della sua compilazione e firma.

La legislazione non prevede requisiti rigorosi per la preparazione e l'esecuzione di promemoria, pertanto la procedura per la loro esecuzione, tenendo conto delle specifiche dell'organizzazione, dovrebbe essere fissata in un atto normativo locale, ad esempio in un'istruzione di lavoro d'ufficio . Il formato del promemoria dovrebbe servire allo scopo di semplificare e accelerare i processi di comunicazione interna.

Un esempio di un promemoria è presentato nell'esempio 5 .

Esempio 5

promemoria

Sabato 19/04/2014, dalle 9:00 alle 16:00, il dipartimento del personale di Sever LLC eseguirà i lavori di installazione per installare l'allarme.

Vi chiedo di consentire l'accesso per lo svolgimento del lavoro ai seguenti dipendenti della società Energoset:

1. Simakin IP

2. Ivanov P.N.

Capo dell'AHO Svirdov NN Svirdov

Nel caso n. 02-14

Iliain 16.04.2014

NOTA ESPLICATIVA

Nota esplicativa- si tratta di un documento interno che spiega le ragioni di qualsiasi azione, fatto, evento, incidente, compilato da un dipendente dell'organizzazione e presentato a un funzionario superiore.

Secondo la prima parte dell'art. 193 del Codice del lavoro della Federazione Russa, prima di applicare una sanzione disciplinare, il datore di lavoro deve richiedere una spiegazione scritta al dipendente. Il dipendente riporta in una nota esplicativa i motivi e le circostanze della commissione dell'illecito disciplinare. Sulla base della nota esplicativa, il dirigente decide sull'applicazione dell'azione disciplinare nei confronti del dipendente. Inoltre, questo documento è uno dei motivi per valutare la gravità della cattiva condotta e le circostanze in cui è stata commessa dal datore di lavoro.

In OKUD OK 011-93, questo documento è menzionato solo una volta - una nota esplicativa sulla violazione della disciplina del lavoro (codice 0286091), che appartiene alla classe 0286000 "Documentazione per l'esecuzione di sanzioni disciplinari".

Tipi di note esplicative e loro caratteristiche

• a quelli redatti per chiarire alcune disposizioni del lavoro svolto (progetto, relazione, sviluppo);
• redatto in caso di situazioni regolari, violazioni della disciplina, cattiva condotta, ecc.

Una nota esplicativa è scritta dal dipendente a mano in unica copia su un foglio standard di carta A4 ed è indirizzata alla persona che ne ha fatto richiesta. Può anche essere digitato su un computer utilizzando il modulo stencil adottato dall'organizzazione. La forma della nota esplicativa, così come il metodo di esecuzione (scritto a mano o su computer) non sono fissati legalmente.

Una nota esplicativa può essere redatta da un'unità strutturale o da uno specifico funzionario.

Nota come prova

Il datore di lavoro, richiedendo al lavoratore una nota esplicativa scritta a mano, si tutela in tal modo da azioni illecite del lavoratore in un contenzioso di lavoro. Esclude la sostituzione del documento originale.

Se l'azienda utilizza moduli modello, alla fine del testo puoi prendere nota:La spiegazione è stata compilata personalmente utilizzando un personal computer. L'appuntamento. Firma.

Registrazione dei dati individuali del memorandum

Al fine di unificare le informazioni e i documenti di riferimento, è necessario redigere ed eseguire una nota esplicativa in conformità con i requisiti di GOST 6.30-2003.

Data la nota esplicativa è la data della sua compilazione.

Testo La nota esplicativa deve contenere:

Descrizione dei fatti che hanno dato luogo alla sua stesura;

Argomenti che spiegano la situazione attuale.

Il testo della nota deve essere convincente e contenere prove inconfutabili.

Quando si fa firme sono indicati la posizione, la firma personale, le iniziali e il cognome.

Come applicazioni documenti possono essere citati per giustificare le azioni dell'originatore del documento e confermare determinate circostanze.

Secondo la struttura del testo, la nota esplicativa differisce dalla relazione in quanto non contiene conclusioni e proposte (Esempio 6).

Nota

Se l'azienda ha sviluppato e approvato moduli standard di note esplicative utilizzati in varie situazioni, ciò non significa che i dipendenti debbano redigere note secondo moduli approvati. Può essere valido anche un documento non formale.

Esempio 6

Nota esplicativa

Applicare provvedimenti disciplinari
sotto forma di rimprovero Alexandrova AND.AND.

Ufficio Risorse Umane per emettere un ordine.
Smolkin 17/04/2014

Direttore di LLC "SV"

AV Smolkin

NOTA ESPLICATIVA

14.04.2014 № 14

A proposito di essere assente dal lavoro

Io, Aleksandrova Irina Igorevna, contabile, ero assente dal mio posto di lavoro il 14 aprile 2013 dalle 9:00 alle 15:30 per motivi personali.

Non ho documenti giustificativi.

Contabile Alessandra I.I. Alessandra

REGISTRAZIONERELAZIONE, SERVIZIO, NOTE ESPLICATIVE

Una delle funzioni del servizio di segreteria dell'organizzazione è quella di garantire la tempestiva ricerca delle informazioni necessarie relative alla promozione degli atti trasferiti all'esecutore testamentario. Per una ricerca più comoda di questi dati, vengono utilizzati vari moduli di registrazione.

Reporting, servizio, note esplicative, a seconda della loro finalità funzionale, sono portatori di determinate informazioni. Poiché la questione indicata nella nota richiede una decisione scritta sotto forma di risoluzione del capo dell'organizzazione o di altro funzionario autorizzato, i documenti devono essere registrati.

Ricordiamo che esistono tre forme di registrazione dei documenti: magazine, card e automatizzati. L'organizzazione ha il diritto di scegliere la forma di registrazione più efficace e appropriata.

▪ Modulo di registrazione del giornale - il più comune, ma non sempre conveniente, perché la registrazione di tutti i documenti in essa contenuti va in ordine cronologico e, durante la ricerca di un documento specifico, lo specialista deve esaminare tutti i fogli del diario. La ricerca di informazioni è ulteriormente complicata dal fatto che un documento di iniziativa può essere registrato, ad esempio, in una rivista, e la relativa risposta in un'altra. I moduli di registrazione obbligatori (riviste) non sono previsti dalla normativa. Il modulo di registro consigliato è mostrato nell'Esempio 7.

Esempio 7

Frammento del registro delle relazioni e delle note esplicative

Data del documento	Numero di registrazione	Tipo di documento, sintesi	Chi ha firmato il documento	Esecutore	Dove trasferito	Ricevuta (firma, data)	Un segno sulla direzione del documento nella custodia
07.04.2014	03-10/14	A proposito del richiamo dalla vacanza del cassiere Shvets O.R.	Capo delle risorse umane	Ispettore del dipartimento delle risorse umane	Dipartimento Risorse Umane	Smirnova V.A. 07.04.2014	Nel caso n. 03-14 Smirnov 04/07/2014

▪ Modulo di registrazione della carta rispetto alla rivista è più conveniente e adattato. Le schede di registrazione e controllo dei documenti create durante la ricerca nel classificatore consentono di ottimizzare il processo di ricerca di un documento e ridurre i tempi del processo di registrazione. L'ovvio vantaggio della registrazione della carta è che più dipendenti possono registrarsi contemporaneamente;

▪ Modulo di registrazione automatizzato (elettronico). prevede l'utilizzo di un software speciale. Le informazioni sul documento vengono inserite in una scheda elettronica di registrazione e controllo memorizzata nel database. Contemporaneamente alla registrazione è possibile stampare una tessera di registrazione e controllo.

Tipicamente, le relazioni e le note esplicative hanno un indice di registrazione complesso, che è formulato allo stesso modo dell'indice del documento in uscita. Il numero di registrazione è costituito dall'indice del caso secondo la nomenclatura dei casi (compreso l'indice dell'unità strutturale e il numero del caso secondo la nomenclatura dei casi di questa unità) e dal numero di serie del documento all'interno del calendario anno.

Nota

I problemi di registrazione e contabilità dei documenti nell'organizzazione dovrebbero riflettersi nelle istruzioni per il lavoro d'ufficio. Le istruzioni dovrebbero includere:

1) un elenco di documenti non registrati.

2) un elenco dei gruppi di documenti registrati, mentre per ogni gruppo è obbligatorio indicare:

Luogo di registrazione;

Ora e ordine di registrazione;

La regola per la formazione del numero di registrazione;

La forma in cui viene effettuata la registrazione;

L'elenco dei dettagli inseriti nel modulo, le regole per la loro compilazione;

Regole per la contabilizzazione del movimento di documenti dopo la registrazione;

Il principio di registrazione (registrazione singola o ripetuta durante il trasferimento di un documento a un'altra unità);

3) la procedura per la nuova ricezione del documento nell'organizzazione (per i documenti in entrata).

Condizioni di conservazione di memorie, servizi, note esplicative

I periodi di conservazione sono stabiliti nell'Elenco dei documenti archivistici gestionali tipici generati nel corso delle attività degli enti statali, dei governi locali e delle organizzazioni, indicando i periodi di conservazione, approvato con ordinanza del Ministero della Cultura della Russia del 25 agosto 2010 558. Secondo l'Elenco specificato, i periodi di conservazione dei memorandum possono essere 1 anno, 3 anni, 5 anni, 75 anni, permanente. Le note esplicative dovrebbero essere conservate in modo permanente.

Il nostro consiglio

Quando si preparano le note, è necessario aderire a un unico stile e il testo principale dei documenti deve essere conforme alle regole dell'etica aziendale e ai requisiti stabiliti per la progettazione dei documenti. Un'impressione spiacevole viene lasciata da documenti elaborati ed eseguiti in modo impreciso con errori grammaticali. Non affrettarti a inviare il documento al destinatario, ma leggilo attentamente, correggendo eventuali errori grammaticali o di battitura.

Quasi tutti i dipendenti dovrebbero avere un memorandum campione a portata di mano. Questo è un documento di comunicazione interna molto importante, senza il quale il normale funzionamento della maggior parte delle grandi istituzioni è impossibile.

Definizione del promemoria

Un memorandum è un documento progettato per trasferire le informazioni lungo la verticale del servizio dal basso verso l'alto. È progettato per informare il supervisore immediato sui fatti e gli incidenti che si verificano nel processo di esecuzione del lavoro.

Oltre a informare nel memorandum, il dipendente che lo ha compilato suggerisce le misure che devono essere applicate dopo aver analizzato la situazione.

Quasi tutti i capi dipartimento sanno come scrivere un promemoria. Un campione è sempre sul desktop. Il rapporto ha quasi la stessa struttura, ma un focus leggermente diverso.

I memo vengono inviati orizzontalmente, dalla testa alla testa dello stesso livello. I rapporti sono scritti dal subordinato al supervisore diretto in verticale.

Temi delle note

Il motivo per scrivere un memorandum può essere qualsiasi incidente nell'impresa. Al giorno d'oggi, ad esempio, un campione di un promemoria sulla maleducazione di un dipendente non è così comune, ma anche 30-35 anni fa era un fenomeno diffuso.

Oggi ci sono più segnalazioni di inadempimento ai doveri d'ufficio, di ritardo. Possono anche essere redatti per dare voce alla richiesta di un determinato dipendente o dell'intero team dell'unità.

Inoltre, i dipendenti scrivono rapporti che informano sull'attuazione delle istruzioni ricevute dalle autorità superiori, soprattutto se fornite per iscritto.

Anche gli infortuni sul lavoro, gli imprevisti o le azioni pianificate diventano regolarmente un'occasione informativa per la stesura di una relazione. Pertanto, l'argomento di questo documento è piuttosto ampio e può coprire assolutamente tutti gli aspetti del processo produttivo, che dovrebbero essere segnalati alle autorità superiori.

Focus del rapporto

Ogni azienda sa che esistono due tipi di promemoria: interni ed esterni. Il più delle volte usato internamente. Non vanno oltre un'unità strutturale e vengono inviati dal dipendente al supervisore diretto. Chiunque abbia una tale necessità può scriverlo. Ne è un esempio un memorandum di inadempimento, di cui un campione è presente in ogni dipartimento delle risorse umane.

Un rapporto esterno va oltre l'unità strutturale e viene inviato per conto del suo capo al suo superiore. Se quello interno può essere redatto su un normale foglio A4, quello esterno viene inviato solo su carta intestata ed è certificato da un eventuale sigillo presente nell'unità. Ma entrambi questi tipi devono essere redatti rigorosamente in conformità con GOST, altrimenti non possono essere allegati alla documentazione generale dell'impresa.

Requisiti

Secondo GOST, ogni memorandum campione deve contenere determinati dettagli, senza i quali il documento cessa di essere tale.

La relazione inizia con i dettagli che indicano il nome dell'impresa o della sua unità strutturale. Inoltre, oltre alla dichiarazione, è presente un cappuccio che indica il destinatario e l'autore della nota. È molto importante indicare il titolo completo delle loro posizioni. Il titolo del documento viene scritto su una nuova riga e immediatamente sotto c'è il suo titolo, che inizia con le parole "Riguardo a..." o "Informazioni su...". Questo prepara immediatamente il lettore per il tipo di informazioni presentate nel corpo del documento. La parte principale è composta da due sezioni condizionali. Nella prima si afferma l'intera sostanza dell'incidente e nella seconda si formulano raccomandazioni o si redige una petizione per agire nell'occasione indicata. Il verbale viene chiuso con la data e la firma del compilatore con relativa trascrizione.

Soggetti legittimati a redigere relazioni

Tutti nell'azienda dovrebbero sapere come scrivere correttamente un rapporto su un dipendente o sul fatto di un incidente. Dipende da questo se sarà lecito e se tutte le azioni successive andranno al di là della legge.

Chiunque abbia una tale necessità può redigere un documento di questo tipo. È più probabile che i dipendenti di livello più basso presentino note informative sullo stato di avanzamento degli incarichi, trasferte e sopralluoghi. Meno spesso, redigono rapporti sui colleghi in merito al loro mancato lavoro.

Ma i capi dei dipartimenti controllano più spesso la disciplina del lavoro. La sua violazione diventa motivo di sanzioni pecuniarie. Ma per la loro nomina è necessario fornire argomenti forti.

Di norma, insieme a una nota, viene consegnata al dirigente anche una nota esplicativa, che indica buone o non ottime ragioni dell'accaduto. Sulla base di questi due documenti, viene redatto un ordine appropriato per l'impresa.

Prova della giustificazione delle sanzioni

In ogni dipartimento del personale, in ogni dipartimento di contabilità è presente un promemoria di esempio. Questo documento serve come una forte conferma che alcune azioni sono state eseguite in modo ragionevole.

Nelle imprese statali si verificano spesso ispezioni da parte di servizi di vario genere. Tutti sono progettati per confermare la legittimità del flusso di cassa dei fondi di bilancio. La maturazione ingiustificata di bonus o trattenute sulla retribuzione costituisce una grave violazione che comporta sanzioni.

Ma la presenza di un memorandum, su cui sono state intraprese azioni legali, serve come una seria giustificazione per questo o quel fatto. Un memorandum può costituire argomento anche in giudizio se redatto secondo la forma e vidimato dal destinatario che ne ha ricevuto e preso dimestichezza.

Prevalenza dei promemoria

Storicamente è successo che la forma di un memorandum, di cui viene fornito un esempio in questo articolo, non ha affatto messo radici negli affari privati. Nelle aziende e nelle imprese di proprietà di privati, è più consuetudine risolvere i problemi di produzione oralmente o attraverso la preparazione di ordini. Ciò è dovuto al fatto che nell'impresa ci sono molti meno organi esterni che la controllano, a cui non è necessario riferire sulla legittimità di determinate azioni. Ma anche qui c'è spazio per le segnalazioni che riguardano il giro d'affari finanziario, poiché il controllo da parte del fisco è ancora presente.

Nelle istituzioni pubbliche, i memorandum sono un evento comune. Consentono a ciascun subordinato di andare sul sicuro, trasferendo, insieme al documento, la responsabilità della risoluzione del problema al suo diretto superiore.

Un esempio di memorandum per un dipendente

La relazione più semplice è redatta sul fatto di inadempimento dei doveri d'ufficio o violazione della disciplina del lavoro da parte di un dipendente.

Iniziamo il documento con il nome dell'unità: "Dipartimento Informazione dell'Istituto di Ricerca Agraria". Successivamente, scriviamo un cappuccio: "Al capo del dipartimento informazioni, Ivanov I.I. dal programmatore della terza categoria, Petrov P.P.."

Nel corpo del rapporto, affermiamo l'essenza della nota: “Porto alla tua attenzione che il programmatore junior Ivan Ivanovich Sidorov è venuto a lavorare il 02/06/2011 in ritardo a 2 ore e in uno stato di estrema intossicazione. Il trasgressore non ha fornito valide ragioni e le proprie prove, ma ha risposto alla richiesta con aperta maleducazione nei miei confronti. Vista la regolarità di tali violazioni della disciplina del lavoro, propongo di adottare misure punitive appropriate con un rimprovero e trattenendo dal salario una multa pari al pagamento per il suo lavoro per 2 ore, durante le quali Sidorov I.I. non era al lavoro.

Il verbale si chiude con la data e la firma con trascrizione.

Se studi attentamente ogni campione del rapporto, risulterà evidente che sono tutti progettati secondo un rigido stile aziendale ufficiale. Non ha senso deviare da esso ed entrare nei dettagli con la loro descrizione in uno stile colloquiale. Più il testo è chiaro e conciso, più è vicino a una relazione reale.

Assicurati di analizzare l'incidente descritto e di dare i tuoi consigli su questo argomento. Questo non significa che lo farà. Il capo ha il diritto di decidere da solo quali sanzioni adottare, ma più spesso è d'accordo con le proposte del redattore del rapporto, poiché non ha tempo per approfondire tutti i dettagli.

Ricorda, un memorandum è un documento legale a tutti gli effetti, per l'autenticità del quale garantisci la tua firma.

- questi sono documenti che vengono redatti alla testa in modo che risolva qualsiasi problema. Il mittente deve esporre le sue conclusioni e quindi formulare le sue proposte in relazione al problema in esame. Tali documenti non sono necessariamente correlati specificamente a cattiva condotta. A volte sono di natura informativa e di riferimento e possono incidere su eventuali problematiche legate alla produzione.

I memo sono un tipo di documentazione aziendale. Sono sia di natura informativa che consultiva e sono indirizzate ai responsabili dell'intera impresa o di una specifica unità strutturale. Ogni dipendente ha il diritto di redigere un documento se sussiste almeno uno dei due motivi:

1. Iniziativa personale.
2. Esercizio .

La cosa principale è fornire informazioni quanto più dettagliate possibile sulla questione di interesse. Si può dire che questa è semplicemente l'opinione del dipendente, che viene espressa sotto forma di messaggio scritto. Accade spesso che il leader stesso debba conoscere l'opinione dei suoi subordinati per prendere la decisione giusta nel campo della gestione e della produzione. Poi chiede di scrivere relazioni. I dipendenti danno risposte motivate e aggiungono suggerimenti e raccomandazioni specifici.

Design corretto

Ogni nota di questo tipo ha tre parti principali:

• Descrizione delle ragioni, degli eventi e dei fatti che hanno portato alla necessità di redigere un documento
• la situazione attuale e le opzioni con cui il problema viene risolto
• Conclusioni insieme alle azioni più appropriate per andare avanti

La compilazione inizia con l'indicazione del destinatario a cui è scritto il messaggio. Un po' più in basso, la persona che ha compilato la nota stessa scrive i suoi dati. Il numero in uscita insieme alla data sono posizionati in alto a sinistra. Questo è un componente necessario per le cosiddette note esterne. I dati interni sono indicati se richiesti dalle peculiarità del lavoro d'ufficio.

In alcune tipologie di documenti non esiste la cosiddetta parte analitica. Il fatto stesso diventa oggetto di giudizio. Non importa quali siano le conseguenze. Ad esempio, se viene descritto l'assenteismo, significa che la nota è stata comunque redatta dopo la violazione. Non è necessario raccogliere argomenti per la convalida.

Informazioni sui promemoria sui dipendenti

Nelle organizzazioni, il più delle volte incontrano note sul fatto.In base a questi documenti, qualsiasi tipo di sanzione può essere applicata ai dipendenti. Pertanto, nella compilazione della parte analitica, si raccomanda di attenersi rigorosamente alle norme legislative vigenti, e di fare riferimento solo ad esse.

Ad esempio, se una persona non è presente da diverse ore, l'assenteismo non viene impostato automaticamente. Se trascorrono meno di 4 ore, il fatto si chiama assenza. Ciò significa che la punizione è più clemente. Prima di scrivere una nota, è meglio chiedere al dipendente di spiegare la situazione.

1. Motivo del ritiro.
2. Punizioni che sono state inflitte prima.
3. Caratteristiche generali e importanza del dipendente.
4. Conseguenze sorte dopo l'assenza dal luogo.

Tutte queste informazioni sono dettagliate nell'essenza della nota. Successivamente, si traggono conclusioni su quali forme di punizione sono più appropriate e quali decisioni saranno razionali.

L'oratore non dovrebbe fare affidamento sulle sue emozioni. È necessario esporre solo i fatti e fornirne una valutazione giuridica obiettiva. L'oratore deve indicare chiaramente quale articolo o ordine interno è stato violato. Dalle spiegazioni dell'autore sarà già possibile trarre una conclusione dalle cause.

È probabile che lo stesso regista non vedrà una forte cattiva condotta da parte del colpevole, o penserà che le spiegazioni siano soddisfacenti. Non ci sono concetti come ragioni buone o cattive nella legge. Pertanto, durante l'interpretazione, resta da fare affidamento solo sull'opinione personale del leader, sulla sua comprensione della situazione.

Un'altra situazione si sviluppa quando si rifiutano di denunciare la loro violazione. Quindi si raccomanda di redigere separatamente un atto in cui si afferma che l'autore si è rifiutato di testimoniare. Questo documento può essere utilizzato come allegato al memorandum. Successivamente, viene emesso un ordine che descrive la sanzione in relazione a un illecito disciplinare. Dopo l'assenteismo e l'intossicazione da alcol, è consentito licenziare i dipendenti senza ulteriori spiegazioni. Negli altri casi, i rimproveri vengono emessi prima.

Dovrei sempre avere tali appunti con il segretario dell'impresa. La regola principale è una chiara affermazione dell'essenza di ciò che sta accadendo. Il leader deve immediatamente capire chiaramente di cosa sta parlando il compilatore. È meglio descrivere i fatti in ordine cronologico. Allora emergerà un quadro completo e chiaro.

Se il rapporto è necessario per l'uso all'interno dell'azienda, vengono utilizzati fogli ordinari di formato A4 e A5. La stampa su carta intestata è consentita quando si forniscono informazioni ad autorità superiori, altre imprese. La firma del gestore sul documento diventa un requisito obbligatorio. Puoi utilizzare informazioni aggiuntive per confermare le tue informazioni. Sono presentati contemporaneamente al documento principale.

Di solito i promemoria sono redatti in modo dattiloscritto. I documenti utilizzati solo per la circolazione interna possono essere scritti a mano.

Se il testo non si adatta a una pagina, le pagine successive devono essere numerate. Nella parte in alto a destra della pagina, sono inseriti numeri arabi per questo. Se ci sono domande, anche queste sono numerate, a seconda delle regole aziendali generali adottate in una determinata impresa.

A volte i compilatori commettono una serie di errori relativi al contenuto principale. Ad esempio, è importante determinare quale struttura è responsabile dell'esame del ricorso. Ma a prescindere dal contenuto, la presenza di emozioni e speculazioni è inaccettabile.

Nelle indagini interne, i promemoria servono spesso come punti di partenza. Va tenuto presente che spesso la colpa è attribuita non solo ai dipendenti stessi, ma anche ai loro diretti superiori. Si raccomanda di redigere documenti immediatamente dopo la scoperta di una cattiva condotta. In caso contrario, sarà impossibile trovare una singola traccia. Di per sé, le note non possono servire come prova di colpa.

Ogni azienda memorizza un campione standard, in base al quale vengono compilate le note. Ciò consente di evitare quando si specificano informazioni sull'originatore e sul destinatario. Il manager può scrivere una risposta alla nota, oppure può rifiutarla se ritiene che non vi siano motivi sufficienti per ulteriori azioni. Qualsiasi problema di questo tipo viene risolto solo dalla gestione interna dell'impresa. Il destinatario deve approvare i documenti se si prevede che vadano oltre l'ambito di una particolare organizzazione. La firma aiuta a confermare che l'altra parte ha studiato attentamente la nota, insieme al suo contenuto.

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Discussione: c'è 1 commento

A mio avviso, un memorandum è uno strumento leggermente obsoleto per organizzare il lavoro con il personale, a volte ce n'è bisogno, in particolare quando un dipendente viene licenziato. Ma in generale, ora i processi lavorativi sono più dinamici e nelle aziende di successo i lavoratori non hanno il tempo di scrivere le descrizioni dei lavori l'uno per l'altro.

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