Ne kiekvienas iš mūsų jaučiasi pasitikintis susitikimuose su verslo partneriais. Bėda ta, kad daugelis verslininkų tiesiog nežino elementarių verslo bendruomenėje nusistovėjusių etiketo taisyklių. Bet vis tiek karts nuo karto tenka susitikti su klientais ir kolegomis „parduotuvėje“. Žinoma, nuo šito nepabėgsi. Pažvelkime į pagrindinius dalykus, kurie bus naudingi vedant tokias derybas.

Kaip elgtis dalykiniame susitikime: taisyklės, etiketas

1. Niekada nevėluokite į susitikimus. Jei laikote save lyderiu, tiesiog turite viską padaryti laiku. Padarykite viską, kad į verslo susitikimą atvyktumėte laiku. Jūsų punktualumas, patikėkite, antroji šalis tikrai įvertins.
2. Supažindinkite aplinkinius žmones vieni su kitais.Į susirinkimą susirinko vieni kitiems nepažįstami verslininkai? Būtinai juos pristatykite. Pirmiausia turite nurodyti asmenį, kuris užima aukščiausią poziciją.
3. Turite būti pasiruošę viskam. Labai svarbu suprasti, ko iš jūsų tikimasi artimiausiame susitikime. Pateikite šį „produktą“ verslo žmonėms. Taip pat iš anksto paruoškite klausimus, kurie gali padėti verslo santykius perkelti į kitą lygį.
4. Aiškus planas yra raktas į sėkmę. Jei neturėsite aiškaus plano, bus sunku pasiekti teigiamų rezultatų ir padaryti gerą įspūdį aplinkiniams verslininkams. Niekada neikite į verslo susitikimus „nuogi“.
5. Stebėkite, kaip sėdite.Čia yra psichologinis momentas. Pastatykite savo kėdę taip, kad būtumėte tame pačiame lygyje kaip ir kiti žmonės. Priešingu atveju suaugusiųjų susitikime atrodys, kad esate mažas vaikas. Galbūt jus tiesiog nežiūri rimtai.
6. Kalbėkite aiškiai ir garsiai. Niekas nesako, kad prieš dalykinį susitikimą reikia iš anksto susitarti su logopedu. Bet jūs, nepaisant jūsų dikcijos, turite sudaryti įspūdį apie žmogų, kuris pasitiki savimi, savo žodžiais. Daugeliu atvejų tai yra verslo moters, įpratusios kalbėti tyliai arba „po burna“, problema.
7. Kalbėkite pirmas. Sutikite, kad pirmasis įspūdis yra ryškiausias. Tų verslininkų, kurie kalba pačioje pabaigoje, jau sunku klausytis ir, svarbiausia, išgirsti.
8. Trumpumas yra sąmojingumo siela. Perteklinis „vanduo“ jūsų frazėse niekam neįdomus. Kalbėkite griežtai iki esmės. Ir svarbu nesikartoti. Atminkite, kad verslo žmonėms kiekviena minutė svarbi.
9. Palikite telefoną kišenėje ar krepšyje.Žinoma, programėlė turi būti išjungta arba įjungti tylųjį režimą. Nedėkite jo ant stalo. Šią klaidą verslo susitikimuose daro daugelis žmonių. Visą laiką blaškydamasis telefono, tikrai nerodysite susidomėjimo pokalbiu.
10. Nepalikite netvarkos. Dažnai verslo susitikimai vyksta prie apskritojo stalo (arba įprasto stalo) neoficialioje aplinkoje. Natūralu, kad ne be gėrimų ir užkandžių. Jei jūsų neaptarnauja padavėjas, būtinai susitvarkykite paskui save. Blogomis manieromis laikoma, kai suaugęs žmogus palieka nešvarias lėkštes ir stiklines.
11. Išmokite mandagiai išeiti. Visiškai nebūtina paspausti ranką kiekvienam žmogui ir, be to, apkabinti, išeinant iš dalykinio susitikimo. Užtenka tik pasakyti: „Visi sveiki“ arba „Buvo malonu su kiekvienu iš jūsų pasikalbėti“. Ir neabejotina, kad būsite prisimintas kaip mandagus žmogus.

Kaip matote, būti verslo susitikimuose ir jaustis ramiai, kaip sakoma, nėra taip sunku, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio.

Kaip elgtis verslo susitikime parodoje

Pati parodos erdvė jau užmezga dalykinį pokalbį. Kiekvieno renginio dalyvio tikslas – užmegzti naujus ryšius, sudaryti abipusiai naudingas sutartis bei įvertinti inovatyvius produktų gamybos sprendimus.

Expocentre Fairgrounds yra viena didžiausių parodų kompanijų, kurios viduje organizuojamos šalies ir užsienio įmonių ekspozicijos. Tokio renginio metu verslo efektyvumą padidinti kur kas lengviau nei kitokio formato dalykiniame susitikime.

Norint užmegzti teigiamus santykius su partneriais, svarbu laikytis ne tik teisinės bazės. Viena iš sėkmės paslapčių – derybos pagal nusistovėjusius papročius ir taisykles. Visos šios verslo etiketo normos buvo kuriamos bėgant metams. Ir tarp verslo žmonių ir diplomatų nėra įprasta jų apleisti.

Kiekvienas žmogus karts nuo karto įsitraukia į derybas – eina į pokalbius ieškant darbo, pasirašo sutartis, parduoda prekes ar susitaria dėl paslaugos suteikimo. Derybų užduotis – keistis nuomonėmis ir pasiekti numatytą rezultatą.

Nepriklausomai nuo to, kokiu lygiu vyksta derybos, ar tai būtų darbo klausimų aptarimas tarp viršininko ir pavaldinio, verslo partnerių ar net valstybės vadovų susitikimas, verslo etiketas numato tris pagrindinius derybų etapus:

• Paruošimas;
• derybų procesas;
• pasiekti susitarimą.

Pasirengimas deryboms

Derybų proceso sėkmę daugiausia lemia jo pasirengimas.

Tai apima organizacinius ir turinio komponentus. Kadangi ginčai dažnai kyla kasdieniame gyvenime, versle, tarpvalstybinėje sferoje, etiketo laikymosi klausimai visada išlieka aktualūs. Nustatytų normų pažeidimas sukelia neigiamas pasekmes.

Siekiant išvengti klaidų, reikia nepamiršti, kad dalykinių susitikimų ir derybų etiketas reikalauja mandagumo ir takto, aprangos kodo laikymasis, taip pat pozityvaus požiūrio ir geranoriškumo iš derybų dalyvių. Šeimininkas turi imtis iniciatyvos. Pradėti pokalbį, pildyti nepatogias pauzes, bendra pokalbio vadovybė yra jos prerogatyva. Su svečiais reikia elgtis kaip su partneriais, o ne su priešais.

Vietos ir laiko nustatymas

Verslo etiketas reikalauja, kad derybų datą ir tikslų laiką jo dalyviai susitartų iš anksto. Suderinę juos su partneriu, negalite vėluoti. Taip kuriamas neigiamas įvaizdis ir demonstruojamas nepagarbus požiūris. Jei dėl kokių nors priežasčių nepavyko išvengti vėlavimo, turite atsiprašyti.

Neverta derėtis dėl darbo anksti ryte ar vėlai, taip pat per pietų pertrauką. Geriausias pasirinkimas – pirmoji dienos pusė. Be to, rimti dalykiniai susitikimai dažniausiai neplanuojami paskutinėmis metų savaitėmis, kai daugelis yra užsiėmę apibendrindami darbo ir finansinius reikalus. Susitikimo vieta, pavyzdžiui, neformalioje aplinkoje arba biuro posėdžių salėje, parenkama taip, kad atspindėtų bendrą koncepciją.

Deryboms reikalingų duomenų rinkimas ir analizė

Rengiantis deryboms reikia visapusiškai išnagrinėti jų temą.

Pagal etiketą susirinkimo dalyvių skaičius iš kiekvienos iš šalių, taip pat jų statusas turi būti proporcingas. Kiekviena delegacija turėtų turėti vadovą – asmenį, kuris priima galutinius sprendimus.

Prieš susitikimą verta pagalvoti, kokia informacinė medžiaga gali būti naudinga, kad svarbi informacija spausdinta forma visada būtų po ranka kiekvienam dalyviui. Sutarčių projektus taip pat reikia parengti gerokai iš anksto.

Derybų plano sudarymas, tikslo išsikėlimas

Verslo derybų etiketas numato ne tik organizacinių klausimų sprendimą, bet ir turinio pusės studijas.

Pirmiausia reikia kruopščiai atrinkti informaciją, įvardinti pagrindines problemas ir būdus susitarti. Ruošiantis deryboms, patartina sudaryti abiejų pusių interesų sąrašą, paskirstant juos nuo svarbiausių iki mažiausiai reikšmingų.

Verta pasirinkti tinkamiausią variantą derybų procesui vykdyti, taip pat veiksmų planą nesėkmės atveju. Tai padidina galimybę toliau diskutuoti apie problemą.

Galiausiai pasiruošimo eigoje būtina nustatyti problemas ir stengtis jas suprasti. Pavyzdžiui, naujo sandorio rengimas gali užtrukti ilgai, tačiau sprendimas jį sudaryti turi būti priimtas greitai ir nedelsiant įgyvendintas. Verslo susitikimo planas turėtų apimti kuo daugiau aktualių klausimų, neapsiriboti derybų laiko ir vietos nustatymu.

Derybos

Verslo derybų vedimas atitinka tokią schemą:

1. susirinkimo pradžia
2. keitimasis informacija;
3. argumentavimas ir kontrargumentavimas;
4. paieška ir sprendimų priėmimas;
5. paskutinė dalis.

Šio proceso sėkmė yra nulemta pašnekovų gebėjimas užduoti klausimus ir išgirsti atsakymus ir verslo etiketo laikymasis. Visi susirinkimo dalyviai turi būti tikslūs, sąžiningi, korektiški ir taktiški.

Svečių pristatymas ir susodinimas

Visi priimančiosios šalies nariai turi susirinkti nustatytu laiku į derybų procesui paruoštą patalpą. Už svečių susitikimą dažniausiai atsako darbuotojai, kurie nedalyvauja renginyje.

Pirmas pasisveikina ir prisistato priimančiosios delegacijos vadovas, vėliau – svečių delegacijos vadovas. Tada šeimininkas kviečia visus sėsti į savo vietas. Jis tai daro pirmas. Likę dalyviai atsisėda, sutelkdami dėmesį į pastatytus ženklus. Dažniausiai abu yra vienas priešais kitą, centre. Kiekvienos delegacijos atstovai stovi šalia ilgo stalo.

Visiems derybininkams užėmus savo vietas, šeimininko vadovas gali pradėti pristatyti savo komandą. Po to pagal dalykinį etiketą eilė atitenka svečių galvai.

Jei susirinkime dalyvauja mažiau nei dešimt dalyvių, vyksta mainai. Kiekvienas įteikia savo kortelę tam, kuris yra priešais.

Klausimų sąrašo nustatymas ir darbotvarkės formavimas

Už pokalbio pradžią ir vedimą atsako vedėjo vadovas. Jo užduotis – vengti užsitęsusių pauzių, kurios gali būti klaidingai interpretuojamos kaip signalas nutraukti pokalbį.

Pagal etiketą, nereikėtų pradėti diskutuoti apie problemą iškart. Pirma, įprasta keistis frazėmis abstrakčiomis temomis. Pavyzdžiui, galite atkreipti dėmesį į jau turimą vaisingo bendradarbiavimo patirtį arba bent jau kalbėti apie orą. O tokių temų kaip religija, tautiniai klausimai, sporto pirmenybės geriau neliesti. Jie gali sukelti ginčų. Tada vedėjų vadovas pereina prie pagrindinės derybų temos, gali duoti žodį kitiems dalyviams, ekspertams.

Verslo etiketas numato susitikimo minutės. Norėdami tai padaryti, naudokite arba įrašykite diktofoną. Tačiau dėl jo elgesio būtina informuoti abi šalis ir gauti jų sutikimą.

Kontroversiškų klausimų aptarimas

Derybų procesai ne visada baigiasi sėkmingai, dažnai nesutampa dalyvių interesai. Šalys negali susitarti dėl pagrindinės diskusijos temos ar privačių pasiūlymų ir tezių. Tokiu atveju jie susitaria dėl kito derybų rato, kad galėtų padaryti pertrauką ir toliau ieškoti kiekvienos problemos sprendimų.

Iškilus prieštaringai vertinamam klausimui, etiketas reikalauja, kad išliktumėte ramus.

Derybų užbaigimas

Susitikimo pabaigoje būtina šiek tiek sušvelninti atmosferą. Pasibaigus oficialiai renginio daliai, vedėjo vadovas gali pasiūlyti nusirengti striukes. Bet iniciatyva nutraukti derybas turėtų likti svečių vadovui.

Pasiekti susitarimus susirinkime

Aptardami vieną ar kitą problemos sprendimą, derybų proceso dalyviai siekia konkrečių rezultatų. Bet kokios sutartys ir susitarimai gali būti priimti tik vadinamojoje derybų erdvėje. Tai priimtini sprendimai, su kuriais gali sutikti oponentai.

Susitarimai gali būti sudaryti remiantis šių tipų sprendimais:

• kompromisas- apimančios abipuses nuolaidas;
• asimetrinis- kuriose vienos pusės nuolaidos gerokai viršija oponentų nuolaidas;
• iš esmės naujas– kuri kiek įmanoma tinka abiem pusėms.

Apibendrinant susitikimą

Verslo susitikimai, kaip taisyklė, baigiasi sprendimo priėmimu. Derybų etiketas reikalauja, kad tai būtų dokumentuota. Abiejų šalių įgalioti atstovai pasirašo galutinius dokumentus ir gauna jų kopijas.

Susitikimo pabaigoje būtina parengti rašytinė ataskaita. Jis gali būti išsiųstas partneriams patvirtinti.

Visų pasiektų susitarimų turi būti laikomasi, nepaisant to, ar jie buvo žodiniai, ar rašytiniai. Svarbiausia dalykinio etiketo taisyklė – laikytis duoto žodžio.

Derybų rezultatų analizė

Derybos laikomos baigtomis tik tada, kai yra visapusiškai išanalizuotas jų rezultatas, imamasi visų priemonių susitarimams įgyvendinti ir daromos išvados, padėsiančios pasiruošti tolimesniems įvykiams.

Analizė atliekama siekiant palyginti derybų tikslą ir galutinį jų rezultatą, nustatyti tuos veiksmus, kurie išplaukia iš rezultatų.

Norint pasiekti supratimą, svarbu griežtai laikytis visuotinai priimtų dalykinio etiketo normų, taip pat išmanyti tautinius bruožus ir elgesio psichologiją. Norėdami tai padaryti, ruošiantis renginiui, reikia susipažinti su šalies, iš kurios atvyksta svečiai, kultūra.

Pavyzdžiui, derybos su užsienio partneriais reikalauja betarpiško dialogo, jie užuominas suvokia kaip nesąžiningumą ar netikrumą. Etikete tyla dažnai vertinama labiau nei ištartas žodis. Todėl japonai palieka sakinius nepasakytus tol, kol nėra tikri, kaip juos suvoks pašnekovas.

Verslo susitikimai – tai renginiai (taip pat ir protokoliniai), kurių tikslas – skatinti abipusiai naudingų verslo atstovų ryšių užmezgimą.

Dažniausiai susitikimus organizuoja įmonės, turinčios nemažai partnerių tiek savo šalyje, tiek užsienyje.

Verslo susitikimų tipai

Yra keletas tokių renginių tipų. Visi jie gali būti tarptautiniai, šakiniai, moksliniai.

Konferencija reikia aptarti konkrečią problemą. Toks dalykinis susitikimas vyksta atskirų kalbų formatu. Tiesą sakant, konferencija yra tam tikro klausimo specialistų grupės susitikimas ir gali būti sutelktas vienoje ar skirtingose ​​(paskirstytos formos) vietose teritoriniu pagrindu.

kongresai organizuojamas platintojams ir prekiautojams.

Verslo seminaras- edukacinis ir praktinis renginys, vykstantis teminių pranešimų aptarimo forma.

Pristatymas Ji skirta atkreipti visuomenės dėmesį į naujus produktus, įmonę, tam tikrus pasiekimus, darbo rezultatus.

Apvalus stalas organizuojamas svarstant visuomenei reikšmingą, plataus visuomenės dėmesio reikalaujantį klausimą. Tam reikalingas ekspertų, galinčių objektyviai įvertinti tai, kas vyksta, dalyvavimas. Taip pat įprasta kviesti spaudą prie apskritojo stalo, kad žiniasklaidoje būtų išsamiai nušviesti visi pagrindiniai požiūriai į problemą.

Taip pat yra specialių renginių žurnalistams: spaudos konferencijos, instruktažai, iškilmingi atidarymai, spaudos pietūs, atvirų durų dienos.

Spaudos konferencija ir instruktažas skirtas įmonės pozicijai išreikšti. Paprastai jos atstovai daro pareiškimus žurnalistams ir atsako į jų klausimus. Instruktažas yra glaustesnis. Tai atsakas į konkretų įmonę dominantį incidentą.

Atidarymo ceremonija- laida, skirta padidinti susidomėjimą nauju objektu ir pabrėžti visus jo privalumus.

Atvirų durų diena leidžia supažindinti maksimalų susidomėjusiųjų skaičių su pagrindiniais įmonės darbo principais.

Paspauskite pietus- būdas pasiekti pagrindinių regiono žiniasklaidos lojalumą. Prestižinis yra pasirinktas savo laikymui. Į renginį įleidžiamų žmonių ratas yra sąmoningai ribotas, jame visada dalyvauja aukščiausi įmonės pareigūnai.

bufetas(kokteilis, banketas) reiškia neformalią aplinką. Tokio renginio tikslas – padėti organizuojančiai įmonei ir jos svečiams užmegzti maksimalų skaičių naujų kontaktų ir užmegzti pažinčių.

Oficialūs ir neformalūs verslo susitikimai

Oficialūs ir neformalūs renginiai skiriasi dalyvių sudėtimi ir numatomu rezultatu:

• pareigūnas (su protokolu, griežta tvarka);
• neformalus (primena įprastą neformalų bendravimą, be privalomų dokumentais pagrįstų rezultatų);
• išorės (su partneriais ar klientais);
• vidinis (tarp tos pačios organizacijos darbuotojų).

Verslo susitikimų etapai

Paprastai bet kuris susitikimas apima keturių privalomų žingsnių įgyvendinimą:

• šalių požiūrių, pozicijų išaiškinimas;
• išsakytų požiūrių aptarimas ir argumentavimas. Šiame etape dažniausiai atsiranda konfliktai ir interesų konfliktai;
• kompromiso siekimas, pozicijų derinimas, susitarimas kiekvienu aptariamu klausimu;
• rezultatų analizė ir sutarčių įgyvendinimas. Šis etapas yra nutolęs nuo kitų laike.
  • profesionalios vienos srities specialistų komunikacijos užtikrinimas;
  • kolektyvinė darbo idėjų paieška ir plėtra;
  • ryšių palaikymas;
  • veiksmų koordinavimas, vykdomų projektų kontrolė;
  • verslo parama.

Verslo susitikimo tikslai ir uždaviniai

Tačiau pagrindinis tikslas – įtikinti partnerį pasielgti tam tikru būdu, sutikti su siūloma veiksmų eiga.

Verslo susitikimo programa ir scenarijus

Sėkmingoms deryboms reikia kruopštaus pasiruošimo, kuris dažniausiai apima organizacinių problemų sprendimą ir paties susirinkimo scenarijaus parengimą.

Pirmoji užduočių grupė apima darbotvarkės rengimą, susirinkimo laiko ir vietos pasirinkimą, dalyvių skaičių, sudėtį ir įgaliojimus, taisykles ir raundų skaičių.

Programos parengimą įmonė dažniausiai patiki specialiai paskirtam darbuotojui.

Programa turėtų būti išsami ir joje turi būti aiškus veiklos sąrašas, siekiant užtikrinti:

• dalyvių atranka iš visų pusių;
• susitikimų atvykimai, pervežimas, apgyvendinimas;
• maistas ir kultūrinė bei pramoginė programa;
• tikrasis derybų procesas.

Programoje turi būti nurodyta, kas atsakingas už kiekvieno etapo įgyvendinimą. Dėl to turi būti susitarta su visomis derybose dalyvaujančiomis šalimis. Kartu svarbu išaiškinti, kieno pareiga bus saugoti susirinkimo protokolą. Jei daroma prielaida, kad formatas yra tarptautinis, taip pat būtina išsiaiškinti klausimą, kas turės pasirūpinti vertėju.

Kadangi verslo vizitų metu įprasta organizuoti ne tik oficialų, bet ir neformalų šalių bendravimą (nepriklausomai nuo oficialaus renginio pobūdžio), programoje turėtų būti tam skirta laisva diena.

Vertėjas iš anglų kalbos verslo susitikimui

Dažniausiai verslo renginiams reikalingas vertimas iš/į anglų kalbą. Renkantis vertėją reikia atsižvelgti į keletą veiksnių:

• terminijos išmanymas;
• panašaus darbo patirtis;
• gebėjimas greitai orientuotis besikeičiančiose situacijose;
• gebėjimas versti aiškiai, greitai, nuosekliai.

Apie susitikimo temą ir jame priimtą aprangos kodą geriau iš anksto įspėti specialistą.

Verslo susitikimų vadovas

Jo darbas – vadovauti derybų eigai. Tai gali padaryti vienas asmuo arba komanda. Pirmuoju atveju supaprastinamas sprendimo priėmimo procesas – viską daro vienas darbuotojas, o jam tenka visa atsakomybė.

Antruoju atveju klaidos tikimybė mažėja – komandoje gali būti įvairių sričių specialistai. Tačiau sėkmės sąlyga yra jos darbo nuoseklumas, kitaip priešininkas vidinius nesutarimus gali panaudoti savo tikslams.

Rezultatai, verslo susitikimo rezultatai

Norint pasiekti teigiamą derybų rezultatą, būtina privalomai pakartoti pagrindinius jų pasiekimus. Tai būtina, kad visi dalyviai suvoktų, kas pasiekta, ir derybų rezultatą suvoktų kaip pasiekimą. Bus naudinga susitarti dėl kito susitikimo.

Jei rezultatai yra neigiami, svarbu tinkamai išeiti iš kontakto.

Verslo susitikimų su klientu Rusijoje ypatybės

Užsieniečiams svarbu atsižvelgti į tai, kad Rusijos verslininkai mieliau derasi neoficialioje aplinkoje, tačiau kartu atidžiai vertina savo partnerį išvaizda. Reikia pasiruošti, kad vien derybos rezultato neduos, prireiks kelių susitikimų. Galite naudotis tiek oficialiais, tiek asmeniniais komunikacijos kanalais. Rusijos verslininkai yra punktualūs ir nemėgsta tuščių pažadų.

Verslo susitikimai parodose

Verslo susitikimai parodoje yra pelningiausi, nes paties renginio paslaugos padės derėtis su klientu, suplanuoti susitikimą ir užtikrinti visų tikslų įgyvendinimą.

CEC Expocentre nuolat vyksta teminės įvairių krypčių parodos, kuriose kiekvienas gamintojas gali susirasti naujų partnerių ir klientų.

Tai viena iš aktualių problemų, kuri rūpi daugeliui administratorių ir projektų vadovų bei įmonių. Kodėl tam skiriama tiek daug dėmesio? Nes pagrindas visada yra susitarimai, kurie yra pagrįsti dideliais pinigais, todėl ir būdai, kaip pasiekti šiuos santykius, yra labai skirtingi.

Kaip surengti aukšto lygio verslo susitikimą

Jei planuojate panašų renginį, rekomenduojame šiuos būdus:

Natūralu, kad elementariausias klausimas bus, ar šio dalykinio susitikimo apskritai reikia, ar viską pavyks išsiaiškinti nuotolinių derybų būdu. Tiesą sakant, viskas priklauso nuo ketinimų rimtumo ir galutinio rezultato. Jei tikslai, kaip sakoma, kilnūs ir turi vertų pliusų, tai susitikimas turi būti. Dėl smulkmenų nebūtina rengti tokių renginių.

Sudarykite verslo susitikimo planą, kuriame po taško surašykite savo pokalbio vedimo strategiją.

Pažymėkite klausimus, kurie jus domina labiausiai ir atspindėkite savo ketinimus.

Padėkite pagrindinį klausimą aplink viską ir taip vadinama darbotvarkė tęsis. Tiesą sakant, šio klausimo nereikia palikti nuošalyje, todėl periodiškai pokalbio metu sutelkite savo ir pašnekovo dėmesį į pagrindinį dalyką.

Jei jūsų pašnekovas ketina iš bylos gauti tam tikrų savo privalumų, tačiau jie jums nėra naudingi arba jis vengia tam tikrų temų, bet jums jų reikia, sudarykite sąlyginius rėmus ir paruoškite kontrolinius klausimus, kurie padės užtikrintai pasiekti norimą atsakymą ir rezultatas.

Nurodykite tikslų dalykinio susitikimo laiką, taip pat nurodykite paties susitikimo laiką. Išaiškinkite pašnekovui, kad esate labai rimtas žmogus ir nešvaistykite brangių minučių veltui. Jei neketinate pakartoti susitikimo dėl vienas kito nesusipratimo, tuomet pabrėžkite, kad viskas turėtų būti sprendžiama šį kartą, o ne kitą akimirką.

Jei tokio pobūdžio susitikimuose dalyvauja trečiosios šalys, kurios taip pat turi tam tikrą nuomonę konkrečiais klausimais, suteikite jiems žodį, kitaip atrodys neteisingai.

Niekada neperžengkite ramybės slenksčio, būkite šalti, net jei viskas klostysis ne taip, kaip planavote. Kartais tik „geležinė“ ištvermė padeda suprasti situaciją ir gauti pelningą kontraktą.

Svarbi verslo susitikimo detalė

Jei jums reikia surengti verslo susitikimą, turite atsiminti, kad renginio sėkmė tiesiogiai priklauso nuo kokybiško jo paruošimo. Nereikėtų pamiršti nė vienos svarbios smulkmenos ir tik tada dalykinis susitikimas vyks aukščiausiu lygiu. Norėdami tai padaryti, turite žinoti, kaip organizuoti verslo susitikimą.

Pirmiausia turite nustatyti tikslią verslo susitikimo datą. Norėdami tai padaryti, turite iš anksto pranešti visiems susirinkimo dalyviams apie jo rengimą. Priklausomai nuo renginio formato ir su kuo būtent jį rengiate, tai gali būti kvietimas telefonu arba žodžiu, verslo laiškas arba el. Būtina visiems dalyviams išplatinti darbotvarkę su klausimais tolesnei diskusijai, darbo tvarkos taisyklėmis, pagrindiniais pranešėjais ir, jei reikia, pagrindine medžiaga.

Reikia apgalvoti, kokia vieta tinkamiausia verslo susitikimui surengti. Tinkama vieta galėtų būti Jūsų asmeninė konferencijų salė įmonėje arba tam skirta posėdžių salė. Pasirūpinkite, kad jūsų kolegos šią dieną nerengtų dalykinių susitikimų. Ne mažiau patogus susitikimo surengimo variantas yra jūsų išsinuomota konferencijų salė. Tokio tipo paslaugas siūlo daugelis viešbučių ir viešbučių, mokymo įstaigų, verslo centrų.

Kartais verslo susitikimai vyksta restoranuose ir kavinėse. Ši parinktis gali būti tinkama, kai susirinkime dalyvauja nedaug dalyvių. Jei nuspręsite derinti verslo derybas su pusryčiais ar pietumis arba tai darote vakarienės metu, tuomet turite iš anksto rezervuoti staliuką kavinėje ar restorane.

Vieta, kurioje norite surengti dalykinį susitikimą, neturėtų būti per daug triukšminga, nes bus sunku aptarti dalykinius reikalus. Patartina atsisakyti rinktis egzotiškas ir ekstravagantiškas vietas, nes jūsų skonis gali nesutapti su kitų renginio dalyvių skoniais. Todėl turėtumėte rinktis klasikinio pobūdžio įstaigas.

Paruoškite reikiamą įrangą ir patikrinkite ją prieš susitikimą. Mikrofonas, projektorius, vaizdo ir telefono įranga – viską susidėliokite iš anksto ir kruopščiai sureguliuokite, kad susirinkimo metu nenutrūktų jos darbas.

Patikrinkite visas vietas, išdėliokite dalomąją medžiagą ant stalo, nepamirškite apie rašymo priemones. Ant lentelių padėkite ženklus su visų dalyvių vardais.

Iš klausimo – kaip surengti dalykinį susitikimą ir tai padaryti teisingai? Jo teigiamas rezultatas tiesiogiai priklauso, ir ateityje jums bus daug lengviau organizuoti tokius renginius.

Oficialių dalykinių susitikimų efektyvumą didžiąja dalimi užtikrina griežtas šiai situacijai nustatytų etiketo taisyklių ir reikalavimų laikymasis bei kruopštus pasiruošimas tokiems renginiams.

Pradėdami ruošti būsimą verslo susitikimą, jo organizatoriai turi:

• - apibrėžti jo paskirtį;
• - parengti svarstytinų klausimų sąrašą ir, esant galimybei, išdalinti susirinkimo dalyviams;
• - parinkti ir išstudijuoti reikiamą medžiagą ir dokumentus šiais klausimais;
• - apriboti susirinkimo dalyvių sąrašą tik tais žmonėmis, nuo kurių tikrai priklauso tikslo pasiekimo sėkmė;
• - numatyti šalių pozicijas, galimą susitikimo eigą ir rezultatus;
• - nustatyti aiškų susitikimo laiką;
• - paruošti vietą.

Į verslo susitikimą pakviesti asmenys turėtų nedelsdami atsakyti į kvietimą arba pasiūlyti kitą kandidatą dalyvauti jame, jei tai atrodo tinkamiau.

Oficialaus dalykinio susitikimo etiketas – taisyklių rinkinys, reglamentuojantis šalių elgesį pasisveikinimo, prisistatymo, kreipimosi, bendravimo, keitimosi vizitinėmis kortelėmis, atsisveikinimo, padėkos už svetingumą ir sėkmingo susirinkimo procedūrų visuma.

Biuro savininkas svečius pasitinka pusiaukelėje iki durų. Dešinėje jo gali būti jo pavaduotojas, kairėje – vertėjas, jei svečiai užsieniečiai. Svečiai įeina ta pačia tvarka, grupės vadovui puse žingsnio priekyje. Susitikimo šeimininkas vertėjas svečių kalba pristato svečių grupės narius, kviestinis vertėjas verčia ir pristato šeimininkus.

Po pasisveikinimų susitikimo organizatorius pakviečia svečius prie pasimatymų stalo ir kviečia atsisėsti į langą, į šviesą. Tai laikoma mandagu. Tačiau svečiai neturėtų sėdėti prie langų, nukreiptų į saulėtą pusę: tai gali būti vertinama kaip nepagarbos ženklas.

Susitikime dalyvaujančių šalių vadovai, kaip taisyklė, yra išdėstyti vienas priešais kitą, jų pavaduotojai yra kiekvieno dešinėje, o vertėjai – kairėje. Likę susitikimo dalyviai suskirstomi atsitiktine tvarka.

Pokalbis oficialiame verslo susitikime visada turėtų prasidėti penkiais ar šešiais bendraisiais klausimais: „Kaip skridote?“, „Kaip apsistojote viešbutyje?“, „Kaip vyksta aklimatizacija, kaip jaučiatės?“ ir kiti.Niekada neturėtumėte iš karto kalbėti apie atvejį.

Susitikimo dalyvių prisistatymas vyksta keičiantis vizitinėmis kortelėmis. Susitikimo vedėjas išsiima savo vizitinę kortelę ir, šiek tiek pakeldamas kūną, perduos ją svečių grupės vadovui. (Reikia atsiminti, kad japonams ir pietų korėjiečiams vizitinė kortelė visada įteikiama abiem rankomis, nes jie priimami, o kaire – niekada!) Jei susirinkime nėra daug dalyvių, visi susirinkusieji gali apsikeisti vizitinėmis kortelėmis. . Bet jūs taip pat galite iš anksto sudaryti sąrašus, nurodydami kiekvieno susitikimo dalyvio pavardę, vardą ir patronimą, pareigas ir darbo vietą.

Po pristatymo prasideda pokalbis. Jį visada pradeda šeimininkas. Verslo susitikimas neturėtų trukti ilgiau nei dvi valandas. Pasibaigus susitikimui, galėsite dovanoti suvenyrus. Yra įvairių požiūrių į tai, kas tai turėtų padaryti pirmiausia: šeimininkai ar svečiai. Svarbu, kad suvenyrai griežtai atitiktų susirinkimo dalyvių rangą. Nerekomenduojama visiems dalyviams, grupės vadovui ir jo pavaduotojui dovanoti vienodas dovanas.

Pasibaigus susitikimui, šeimininkas pirmasis pakyla nuo stalo, nueina į vietą, kur sutiko svečius, ir su kiekvienu atsisveikina. Nerekomenduojama išeiti iš biuro su svečiais. Svečius lydi už susirinkimą atsakingas asmuo.

Verslo etiketas , reglamentuojantys oficialaus dalykinio susitikimo dalyvių elgesį, reikalauja:

• - atvykti į susirinkimą laiku;
• - gerbti savo viešnagės teritorijoje priimtas tradicijas ir papročius;
• - išlaikyti teigiamą požiūrį;
• - reikškite savo mintis glaustai, aiškiai ir aiškiai, nenukrypkite nuo temos;
• - paaiškinti kalboje vartojamas santrumpas, santrumpas ir specialiuosius terminus;
• - atidžiai klausytis pašnekovų, stebėti susirinkimo dalyvių reakciją į pranešėjų žodžius;
• - atminkite, kad verslo susitikimas vyksta dialogo režimu, o ne vienos iš šalių monologu;
• - ns rodo nepakantumą kitų susirinkimo dalyvių požiūriui, net jei jis labai skiriasi nuo jūsų;
• - atidžiai klausytis ir parodyti pasirengimą aptarti kitos pusės pozicijas;
• - nepertraukinėti garsiakalbių;
• - išlikti ramiam ir mandagiam, net jei pašnekovas rodo agresyvumą, irzlumą ar nesaikingumą.