Tuomet klausimų, kaip ir kokiomis priemonėmis galima kurti ir siųsti, iš esmės neturėtų kilti. Tačiau ne visi yra pasirengę iš karto imtis šios užduoties, kai kalbama apie oficialius laiškus, ypač kai laiško autorius tikisi sulaukti atsakymo į jį. Išduosiu nedidelę dalykinio susirašinėjimo paslaptį, kuo griežtesnis laiško charakteris ir stilius, tuo didesnė tikimybė sulaukti gavėjo atsakymo. Šioje pamokoje pateiksiu keletą el. laiškų pavyzdžių, kurie turėtų padėti vartotojams sukurti savo stilių ir ateityje rašyti raštingiausius pranešimus.

Pirmiausia turite nuspręsti, koks bus mūsų kuriamos raidės simbolis. Visus siunčiamus el. laiškus skirstau į tris pagrindinius tipus:

• Verslo pasiūlymas
• verslo prašymas
• draugiškas gydymas

Atitinkamai, visiems trims tipams turiu šablonų ruošinius, tiek paprastų tekstinių failų, tiek tam tikroms el. pašto programoms pritaikytų šablonų pavidalu. Pereikime prie kiekvieno iš jų eilės tvarka.

Verslo pasiūlymas

Sveiki (laba diena), [asmens, į kurį kreipiamasi, vardas]!

Bendraujant patartina pavardę nurodyti bet kurioje raidėje, nes asmeninis kreipimasis nuteikia žmogui draugiškai. Tačiau jei nepavyko sužinoti vardo, užteks šabloninio sveikinimo.

Leiskite pristatyti jums naują paslaugą (naują produktą) iš mūsų įmonės [įmonės pavadinimas].

Leiskite man pasiūlyti bendradarbiavimą [veiklos srities pavadinimas] srityje.

Toliau trumpai apibūdinkite savo pasiūlymo pranašumus kainos ar kai kurių kokybės savybių atžvilgiu. Svarbiausia nepersistengti. Megabaitai teksto ir net papildyti ryškiais beprasmiais paveikslėliais tik atbaido žmones. Jeigu laiško gavėjas susidomės Jūsų pasiūlymu iš pirmų eilučių, jis būtinai susisieks su Jumis dėl papildomos informacijos.

Jei rimtai siekiate, kad reikiami žmonės susisiektų su jumis pirmą kartą susisiekę, prasminga pagalvoti apie pasiekiamumą ne tik el. paštu. Nebus nereikalinga kurti paskyras tokiose paslaugose kaip ICQ irSkype. Kartais žmogui daug lengviau su jumis susisiekti paprastu telefonu, jei tokio numerį, žinoma, apdairiai paliksite paraše.

Kodėl paraše reikia dubliuoti savo el. pašto adresą, klausiate, ar jį automatiškai persiunčia pašto serveris. Galioja taisyklė, pagal kurią perteklinė informacija verslo susirašinėjime niekada nebūna nereikalinga. Įsivaizduokime situaciją, kai Jūsų laišką gauna asmuo, kuris galimai nesidomi pasiūlymu, arba tiesiog nėra kompetentingas teisingai į jį atsakyti. Jis persiunčia gautą žinutę kitam vartotojui, tačiau iš automatiškai pridėtų duomenų kažkodėl prarandama informacija apie tikrąjį siuntėją, todėl sunku su jumis susisiekti. Tačiau visada pakaks pažvelgti į parašą, kad būtų nustatytas laiško autorius ir jo reikalingi kontaktai.

verslo prašymas

Sveiki (laba diena)!

Arba, jei gavėjo vardas yra žinomas, tada (Gerb. [Vardas, patronimas])!

Pateikite informaciją apie prekę (paslaugą) [prekės/paslaugos pavadinimas], nurodydami visas charakteristikas ir konkurencines savybes.

Remiantis Rusijos Federacijos federaliniu įstatymu [dokumento numeris ir data], prašau pateikti informaciją [apibūdinti duomenis, reikalingus gauti].

Taip pat galite susisiekti su konkrečios paslaugos vadovu internete, jei pažeidžiamos jūsų teisės.

Dėl vartotojo sutarties punkto [pastraipos numeris naudotojo sutartyje] pažeidimo, o būtent: „[cituoti visą nurodytos pastraipos tekstą]“, prašau patikrinti ir imtis atitinkamų sankcijų prieš kaltą [atsakingą jei kalbame apie aptarnaujančius darbuotojus)] asmuo [svetainė (svetainės pavadinimas)]. Praneškite apie patikrinimo rezultatus ir priskirtas sankcijas [mano el. pašto adresas].

draugiškas gydymas

Sveikinimai (Laba diena) (Sveiki, [asmens vardas]!

Kai pirmą kartą susisieksite draugiškai, geras rodiklis bus jūsų teksto žinutės išsamumas. Teisingai parašytas, didelės apimties tekstas parodys jūsų didelį susidomėjimą susisiekti su tinkamu asmeniu ir sukels norą atsakyti. Nepamirškite pradėti pokalbį keliais pradiniais klausimais.

El. pašto pavyzdys

Ar organizacijai kyla neatidėliotinų klausimų, kuriuos reikėtų išspręsti? Šiuo atveju būtina rašyti apeliaciją. Tačiau ne viskas taip paprasta, kaip atrodo. Kompetentingo verslo laiško rašymas yra visas mokslas. Ir ne kiekvienam kenkia išmokti ar prisiminti pagrindinius jo sudarymo įgūdžius.

Pirmiausia nuspręskime, kokiu būdu jums patogu parašyti laišką ar prašymą organizacijai. Dažniausiai internetiniai pranešimai naudojami naudojant interneto išteklius. Jei rašote laišką tokiu būdu, neapsieisite be:

• Kompiuteris (nešiojamasis kompiuteris);
• teksto redaktorius;
• El. paštas.

Jei naudojate rankinį rašymo būdą, spausdinimui taip pat reikės spausdintuvo.

Pirmasis žingsnis rašant laišką yra antraštė. Puslapio viršuje turi būti:

1. Organizacijos, į kurią kreipiatės, pavadinimas;
2. Organizacijos direktoriaus arba atsakingo asmens pavardė;
3. Įstaigos adresas;
4. Paraiškos pateikimo data;
5. Miestas, kuriame buvo kreiptasi.

Prie pageidaujamų „dangtelio“ elementų gali būti įtrauktos ir įmonės koordinatės – faksas, telefonas, el. pašto adresas, OKPO, PSRN, TIN / KPI. Tai priklauso nuo kreipimosi temos ir pačios organizacijos.

Tada reikia prisistatyti. Įstaigos darbuotojai turi suprasti, kieno laiškas, ir turėti Jūsų atsiliepimą. Todėl svarbu nurodyti ne tik vardą, pavardę, bet ir elektroninio pašto adresą, mobilųjį telefoną, namų adresą (susirašinėjant paštu). Jei atstovaujate įmonės interesams, turite naudoti firminį blanką su jo koordinatėmis. Siųsdami laišką būtinai naudokite bloką „Tema“, kad darbuotojai galėtų susitvarkyti savo dokumentaciją.

Paruoškite patį dokumento pagrindą – pavadinimą ir turinį. Čia svarbus dalykas yra tikslas, dėl kurio kreipiatės į organizaciją. Yra tokių apeliacijų tipų:

• reklaminiai laiškai;
• Rekomendaciniai laiškai;
• Informaciniai laiškai;
• motyvaciniai laiškai;
• Padėkos laiškai;
• sveikinimo laiškai;
• Mokomieji laiškai;
• Prašymo laiškai;
• Prašymo laiškai;
• Atsakomieji laiškai;
• Pranešimų laiškai;
• Kvietimo laiškai.

Atsižvelgdami į tai, kokio tipo adresą naudojate, suformuluokite tinkamą turinį. Pavyzdžiui, jei rašote teigiamą atsiliepimą apie organizaciją, turėtumėte išsamiai aprašyti savo kreipimosi priežastį, kas tiksliai jums patiko ir pan.

Atsisiųskite iš mūsų portalo:

Svarbus elementas rašant laišką organizacijai yra tai, kad jis būtų paprastas ir konkretus. Išreikškite savo mintis taip, kad jūsų laiškas būtų įdomus įmonės darbuotojams. Norėdami tai padaryti, pagal verslo etiketo taisykles naudokite specialius „žodžius-intrigantus“. Tačiau neturėtumėte persistengti, nes kalbame apie dokumentą, o ne apie asmeninį susirašinėjimą. Trumpai aprašykite situaciją, bet padarykite ją suprantamą. Jei pokalbis yra apie įstatymų laikymąsi, būtinai nurodykite Rusijos Federacijos įstatymus. Apibūdinant konfliktinę situaciją, sveikintinas pasiūlymas dėl kelių incidento eskalavimo priemonių.

Kreipdamiesi į valstybinę instituciją, vadovaukitės Rusijos Federacijos įstatymu „Dėl piliečių skundų nagrinėjimo tvarkos“. Čia pateikiamos asmenų teisės ir pareigos apeliaciniuose skunduose bei jų nagrinėjimo sąlygos. Įstatymas taip pat nustato kolektyvinio kreipimosi į valstybės institucijas ar savivaldybes tvarką. Paskutinis bet kurio verslo laiško etapas yra data ir parašas. Iš pirmo žvilgsnio nereikšminga, bet labai svarbi detalė. Pageidautina parašą ranka dėti ant atspausdinto dokumento. Jeigu atstovaujate įmonės interesams, naudokite jos herbą arba faksimilinį antspaudą.

Kompetentingas laiško tinkamai organizacijai parengimas yra raktas į jūsų apeliacijos sėkmę. Atidžiai išstudijuokite visus aukščiau aprašytus dalykus ir nedvejodami kibkite į darbą. Nepamirškite, kad laiške neturėtų būti rašybos, skyrybos ir stiliaus klaidų.

Į laiško formą, atsižvelgiant į organizacijos steigimo dokumentus, įtraukta išsami informacija:

01 - Rusijos Federacijos valstybės herbas (02 - Rusijos Federacijos subjekto herbas arba 03 - organizacijos herbas arba prekės ženklas (paslaugos ženklas));
04 - organizacijos kodas
05 - pagrindinis juridinio asmens valstybinis registracijos numeris (OGRN).
06 - mokesčių mokėtojo identifikavimo numeris / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP)
08 - organizacijos pavadinimas
09 - informaciniai duomenys apie organizaciją
taip pat ribojantys ženklai išsamiai:
11 - dokumento data
12 - dokumento registracijos numeris
13 - nuoroda į dokumento registracijos numerį ir datą
Ir, jei reikia, viršutinių zonų ribų ribiniai ženklai detalių išsidėstymui.
15 - adresatas
18 - teksto pavadinimas
19 - kontrolinis ženklas
20 - dokumento tekstas

Laiško forma gali būti sudaryta remiantis išilginiu arba kampiniu detalių išdėstymu.

Ryžiai. 1. Firminio blanko detalių vieta (kampinė versija) (matmenys nurodyti milimetrais)

Ryžiai. 2. Firminio blanko detalių (išilginė versija) vieta (matmenys nurodomi milimetrais)

Patogiausias apdirbimui ir ekonomiškiausias lapo ploto panaudojimo atžvilgiu yra kampinis ruošinys. Tokiu atveju dešinėje viršutinės lapo dalies pusėje galima įdėti duomenis „Adresas“, „Rezoliucija“

Išilginę raidės formą patartina naudoti tais atvejais, kai organizacijos pavadinime yra daug spausdintų simbolių, pavyzdžiui, gali būti, kad formos duomenys pateikiami dviem ar daugiau kalbų. Tuo pačiu metu detalės turėtų būti spausdinamos kairėje rusų kalba, o dešinėje - valstybine kalba, tuo pačiu lygiu. Jei vartojamų nacionalinių kalbų skaičius yra daugiau nei viena, duomenys rusų kalba turi būti nurodyti aukščiau, o žemiau - valstybine kalba, pratęsiant eilutę iki dešiniosios paraštės ribos.

Laiško forma gali būti sudaryta organizacijai, struktūriniam padaliniui ir pareigūnui.

Laiškų blankų pavyzdžiai:

Ryžiai. 3. Formuojamas organizacijos laiškas su kampiniu (centruotu) detalių išdėstymu.

Ryžiai. 4. Formuoti organizacijos laišką su kampiniu (vėliavos) detalių išdėstymu.

Ryžiai. 5. Formuojamas organizacijos laiškas su išilginiu detalių išdėstymu.

Bendrosios dokumento formos pavyzdžiai taip pat pateikiami šiuose dokumentuose:
GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai" (B priedas, B.2, B.3, B.4 pav.);
- Standartinės darbo federalinėse vykdomosiose institucijose instrukcijos, patvirtintos Rusijos Federacijos Kultūros ir masinių komunikacijų ministerijos 2005 m. lapkričio 8 d. įsakymu Nr. 536 (Priedai Nr. 13, 14, 15, 16, 17, 18) .

Sveiki dar kartą, mano mieli tinklaraščio prenumeratoriai ir svečiai. Kaip vertinate oficialius dokumentus? Ar jums patinka juos pildyti? Drįstu manyti, kad dauguma jūsų atsakys neigiamai.

Laiškas turi būti perskaitytas

Akivaizdu, kad oficialūs laiškai yra dokumentai, sudaryti naudojant tam tikrą pavyzdį, kartais specialioje formoje. Bent kartą gyvenime kiekvienas iš jūsų padarėte tokius dokumentus. Tai gali būti aiškinamasis raštas, pareiškimas, padėkos raštas, garantinis raštas, skundas ir kt. Todėl esate susipažinę su tokio pranešimo išdavimo tvarka.

pagrindinis tikslas verslo laiškas – informacijos perdavimas adresatui nepakitusia forma. Jei rašote padėkos laišką, būtinai nurodykite priežastį, kurią jums padėjo išspręsti tas ar kitas žmogus. Nepamirškite įtraukti jo pavardės ir inicialų. Laiškas, išsiųstas į tuštumą, niekada nebus perskaitytas, todėl nepamirškite nurodyti gavėjo, o geriausia – siuntėjo adresų.

Atkreipkite dėmesį į tai, kaip el. laiškai siunčiami el. paštu:

• spaudžiate mygtuką „Rašyti laišką“;
• parašyti žinutę;
• užpildykite gavėjo adreso eilutę;
• spustelėkite mygtuką „Pateikti“.

Žinoma, veiksmų seką galima keisti (pirmiausia užpildykite adreso eilutę, tada sukurkite laišką), tačiau paskutinis veiksmas visada bus siuntimas. Ar sutinki? Dabar pasakykite man: "Ar galima išsiųsti pranešimą, jei nėra el. pašto adreso?". Natūralu, kad ne. Todėl būtinai išsiaiškinkite, prisiminkite, užsirašykite duomenis, kurių dėka bet kada galėsite susisiekti su jums svarbiu asmeniu.

Nepamirškite atsistoti į savo žinutės gavėjo vietą. Taigi galite pastebėti klaidas, kurias padarėte kurdami, pataisyti pačią žinutę, ištrinti dvejopą reikšmę turinčius žodžius ir pan. Kaip manote, ar malonu adresatui atidaryti voką, atsispausdinti laišką ir pamatyti, kad ši žinutė skirta jam asmeniškai. Kaip jis tai supranta? Paprasčiausiai: bet koks laiškas turi prasidėti kreipimu ir sveikinimu (tai leidžia siuntėjui savyje surasti gavėją).

Jei dėl kokių nors priežasčių nepavyko sužinoti asmens vardo ir pavardės, pakeiskite juos kitais: pone, direktoriumi, gerbiamas ir kt. Šių žodžių jokiu būdu negalima sutrumpinti. Priešingu atveju žinutės autorius atskleidžia savo nepasitenkinimą, pyktį ir kitus neigiamus charakterio bruožus. Todėl neverta kalbėti apie gavėjo polinkį į bendravimą ir informacijos suvokimą.

Iš karto pasakysiu, kad net aš į savo elektroninį paštą gaunu jūrą abejotino pobūdžio laiškų, todėl atidžiai stebiu jų turinį. Kai atidarau gautą laišką, stengiuosi jį perskaityti, kad įvertinčiau jo svarbą. Ar jūs darote tą patį? Laukdami specialaus el. laiško galite valandų valandas tyrinėti gautus pranešimus, o kodėl gi neišmokus jų greitai nuskaityti?

Siunčiamoje žinutėje turi būti pavadinimas (elektroninėje formoje, reikia nurodyti temą). Toks paprastas formalumas leidžia gavėjui įvertinti pranešimo svarbą. O jei toks daiktas pateko į didelės organizacijos platinimo centrą, tuomet jį galima ramiai, be nereikalingų rūpesčių išsiųsti gavėjui. Ar norite, kad jūsų žinutė kuo greičiau pasiektų gavėją?

Laiško formatas ir turinys

Dabar žinote, kaip užtikrinti, kad jūsų laiškas adresatą pasiektų per trumpiausią įmanomą laiką:

• žinoti jo adresą;
• nurodyti pranešimo temą;
• laišką pradėkite sveikinimu skaitytojui.

Tačiau tai dar ne visos verslo laiškų kūrimo ypatybės. Didelį vaidmenį atlieka: pateikimo stilius, informacijos pateikimo būdas, tokių dokumentų apipavidalinimas ir kt. Toliau išsiaiškinkime, kaip įsitikinti, kad gavėjas nesiunčia laiško į el. pašto erdvėse esantį Spam aplanką ir neišmes jūsų žinutės į šiukšliadėžę.

Pirmas kas turėtų būti – pasisveikinimas ir kreipimasis į adresatą. Atkreipkite dėmesį, kad būtų malonu išlaisvinti skaitytoją. Tam pakanka pradėti nuo komplimentų, pastebėti jo darbo krūvį ir pan. Sudarykite savo žinutę taip, kad gavėjas sutiktų su kiekvienu jo žodžiu, nes tokiu atveju jį bus gana paprasta privesti prie sandorio.

Paskutinis komentaras turbūt pats svarbiausias. Tai taikoma žodžių, frazių ir posakių, kurie yra dviprasmiški, vartojimui. Reikalas tas, kad siuntėjas negali patekti į adresato galvą ir sužinoti jo sąmoningumo lygio. Būtent todėl prieš siunčiant žinutę reikia ją kelis kartus perskaityti ir, jei reikia, pataisyti pašalinant dvigubą teiginių reikšmę.

Oficialaus laiško struktūra

Oficialūs laiškai daromi ant specialių blankų, kuriuose jau yra keletas brėžinių. Viršutinėje formos dalyje (dešiniajame kampe) būtinai yra „antraštė“, kurioje yra visas rekvizitas (gavėjo pavardė ir inicialai, įmonės adresas, telefono numeris, skyriaus pavadinimas, herbas ar įmonės simboliai ir kt.). ). Atkreipkite dėmesį, kad kuo aiškiau užpildyti visi stulpeliai, tuo didesnė tikimybė, kad pranešimas bus pristatytas ir perskaitytas.

Jei yra keli adresatai, jų vardai turi būti išvardyti hierarchijos tvarka nuo aukštesnės pareigos iki pavaldinių. Tai taisyklė, kurios nevalia pažeisti. Kadangi viršutiniame kairiajame kampe liko vietos, ten pažymimas siuntėjas (jų inicialai ir data) ir gavėjas (tas pats).

Kaip žinote, verslo laiškas, kaip ir mokyklinis rašinys, turi būti 3 skyriai: įvadas, pagrindinė dalis ir išvada. Tai va, perskaitęs pirmąją dalį adresatas galės padaryti išvadą, kad ši žinutė skubi, arba galima truputį palaukti, kol ją studijuoja. Atkreipkite dėmesį, kad įvadas yra parašytas elektroninei versijai, kaip priedas prie programos. Todėl, norint teisingai jį sudaryti, jums reikia:

• palikti žinutę ir sveikinimą;
• pabrėžti dalį komplimentų;
• Trumpai paaiškinkite prašymo priežastį.

Svarbus medžiagos pateikimo veiksnys yra pateikimo būdas, informacijos pateikimo išsamumas ir sąžiningumas (jokiu būdu neapgaudinėti adresato). Atminkite, kad skaitydamas jūsų kreipimąsi gavėjas turi pateikti tai, kas aprašyta, todėl prireiks detalių, tačiau nepamirškite jų pagrįsti papildomais faktais, datomis ir pan.

Atkreipkite dėmesį į kalbos ir medžiagos pateikimo stilių. Jei tai oficialus dokumentas, tada laiškas parašytas dalykiniu stiliumi. Verta spėti, kad tokių laiškų adresatas gauna labai daug, ir jam neužteks laiko su kiekvienu detaliau susipažinti. Todėl medžiaga turi būti pateikta trumpai, kompaktiškai, be nereikalingų perdėjimų ir spalvų. Tik tokiu atveju galite tikėtis greito adresato atsakymo.

Apibendrinant, jūs turite nurodyti savo norą (kartais su prašymu), kad apibendrintumėte kai kuriuos iš aukščiau išvardytų dalykų. Pasirodo, kad perskaičius šią oficialaus laiško dalį adresatas turėtų pamatyti Jūsų pasiūlymą dėl išeities iš esamos situacijos (problemos). Jis gali tik su tuo sutikti arba pasirinkti savo variantą.

Oficialus laiškas baigiamas privalomu parašu ir surašymo data. Tai galite pastebėti išnagrinėję kelis oficialių laiškų pavyzdžius.

Prieš siųsdami būtinai dar kartą perskaitykite užpildytą dokumentą, patikrinkite rekvizitų atitikimą, žinutės teisingumą. Nepamirškite įvertinti pristatymo raštingumo, kokiu šriftu atspausdintas tekstas (ar patogu skaityti) ir pan.

Tai viskas. Pasirodo, parašyti oficialų dokumentą nėra taip sunku. Norėdami tai padaryti, pakanka užpildyti reikiamą formą, kurioje tam tikros charakteristikos jau taikomos, pagal aukščiau aprašytas taisykles ir išsiųsti adresatui. Jei turite klausimų, atsakymus į juos galite gauti paskelbę juos „komentarų“ skiltyje.

Ar jau papasakojote savo draugams ir pažįstamiems, kaip teisingai surašyti oficialius dokumentus? Jei ne, pasidalykite su jais šios apžvalgos nuoroda. Norėdami tai padaryti, turite spustelėti socialinių tinklų, kuriuose esate užsiregistravę, mygtukus ir sutikti pridėti informaciją savo asmeniniame puslapyje. Atlikę šias manipuliacijas leisite žmonėms pamatyti šią apžvalgą, ją perskaityti ir išmokti teisingai užpildyti visų rūšių dokumentus.

Aš su tavimi neatsisveikinu, bet sakau: „Sudie“. Man bus malonu vėl matyti jus kaip mano kūrybos informacijos verslo skaitytojus. Tikiuosi, kad mano atsiliepimai įkvėps jus eksploatuoti ir padės gauti naudingos informacijos.

Pagarbiai Elena Izotova.

Bet kurioje organizacijoje laiškai sudaro didžiąją dalį gaunamų ir siunčiamų dokumentų. Šių dokumentų yra daug rūšių ir kiekvienam iš jų yra tam tikros registracijos taisyklės. Kadangi laiškai yra pati masiškiausia valdymo dokumentacija, labai svarbu žinoti, kaip juos teisingai parašyti.

Iš šio straipsnio sužinosite:

Tinkamas raidžių formatavimas – visos įmonės sėkmė

Verslo (arba oficialūs) laiškai yra tie, kurie padeda susisiekti su bendrove su išorinėmis struktūromis. Be to, net ir po tam tikro žodinio susitarimo tarp organizacijos vadovo ir verslo partnerio ar kliento etiketo taisyklės numato šio susitarimo patvirtinimą. Tai, savo ruožtu, jau gali būti laikoma garantija.

Verslo laiškų rūšys

1. Informaciniai – kuriami tam, kad perteiktų tam tikrą informaciją.

Pagal funkciją

1. Iniciatyvos – skirstomos į reikalaujančias atsako ir į tas, kurios nereikalauja atsako. Pavyzdžiai: prašymas, skundas, pranešimas, priminimas, .

2. Laiškai-atsakymai.

Remiantis adresatu

1. Įprasta – kaip taisyklė, siunčiama tik vienam gavėjui.

2. Circular – tie, kuriuos vienas siuntėjas siunčia keliems gavėjams.

Pagal išvykimo formą

Verslo laiško struktūra

Gerai parašyto verslo laiško tekstas susideda iš apeliacinis skundas, įžanginė ir pagrindinė dalys bei išvada.

Kreiptis.

Tai svarbiausia komunikacijos dalis. Taigi teisingai parinktos kreipimosi formos dėka galite ne tik patraukti adresato dėmesį, bet ir nustatyti bendrą toną tolimesniam bendravimui. Jei laiškas skirtas ne konkrečiam asmeniui, kreipimosi galima praleisti, kitais atvejais įprasta naudoti standartines kalbos formules - pavyzdžiui, „Gerbiamas Sergejau Ivanovičiau!“, „Pone Vyriausybės pirmininke!“. Apeliacija rašoma eilutės viduryje.

Įžanginė dalis.

Laiško pradžioje būtina nurodyti jo rengimo priežastis ir pagrindus, dažnai reikia informaciją patvirtinti nuorodomis į trečiųjų šalių dokumentus ir faktus. Prireikus nurodyti nuorodas, tai turi būti daroma tokia seka: akto pavadinimas, autorius, data, registracijos numeris, pavadinimas.

Pagrindinė dalis.

Pagrindinėje dalyje nurodykite pagrindinį laiško tikslą. Šioje dalyje detaliai aprašomi būtini įvykiai, pateikiami įrodymai arba analizuojama situacija.

Išvada.

Apibendrinant, įprasta daryti išvadas prašymų, pasiūlymų, atsisakymų ar nuomonių forma. Manoma, kad verslo laiške gali būti tik viena paskutinė dalis. Paprastai jie baigiasi standartiniais posakiais - pavyzdžiui, „Tikiuosi tolesnio bendradarbiavimo“, „Geriausi linkėjimai“. Mandagumo formulė dedama prieš reikiamą „parašą“ ir nuo pozicijos atskiriama kableliu.

Darant autorių Svarbu atsižvelgti į tokius aspektus kaip:

• pažinties laipsnis ir santykių su adresatu pobūdis;
• adresato vieša pozicija ir jos koreliacija su autoriaus pozicija;
• situacija, kurioje vyksta bendravimas – jos formalumas ar neformalumas;
• tam tikroje įmonėje priimtas etiketas ir normos.

Laiško formato pavyzdys:

Laiškų registravimas pagal GOST

Oficialūs laiškai turi būti išduodami specialiomis A4 arba A5 formomis, priklausomai nuo teksto dydžio. Formų nenaudoti leidžiama tik tuo atveju, kai autoriai yra kelios įmonės vienu metu.

Reikalavimai laiškų formoms, rekvizitų sudėtis ir registracijos taisyklės yra pateikti GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai.

Paprastai įmonės turi teisę savarankiškai kurti laiškų formas, nes nurodytas GOST yra patariamojo pobūdžio, tačiau jo nuostatų įgyvendinimas rodo aukštą darbo su dokumentais kultūrą organizacijoje. Kai kurioms organizacijoms GOST R 6.30-2003 yra privalomas: pavyzdžiui, federalinės vykdomosios valdžios institucijos visada turi patikrinti pagal šį standartą.

01 - Rusijos Federacijos valstybės herbas;

02 - Rusijos Federacijos subjekto herbas;

03 - Organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas);

04 - Organizacijos kodas;

05 - Juridinio asmens pagrindinis valstybinis registracijos numeris (OGRN);

06 - Mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris/registracijos priežasties kodas (TIN/KPP);

07 - Formos kodas;

08 - Įmonės pavadinimas;

09 - Informaciniai duomenys apie organizaciją;

10 - Dokumento tipo pavadinimas;

11 - Data;

12 - Registracijos numeris;

14 - Surinkimo ar publikavimo vieta;

15 - Adresatas;

16 - Patvirtinimo antspaudas;

17 - Rezoliucija;

18 - Teksto pavadinimas;

19 - Valdymo ženklas;

20 - Dokumento tekstas;

21 - pažyma apie paraiškos buvimą;

22 - Parašas;

23 - Patvirtinimo grafikas;

24 - Vizos patvirtinimas;

25 - Spaudos atspaudas;

26 - Žyma ant kopijos patvirtinimo;

27 - Pažymėti apie atlikėją;

28 - Pažyma apie dokumento įforminimą ir jo nurodymą byloje;

29 - Pažyma apie dokumento gavimą organizacijoje;

30 - Elektroninės kopijos identifikatorius.

Laiško registracija pagal GOST, pavyzdys:

Laiško su priedu formatavimas, pavyzdys:

Verslo susirašinėjimo taisyklės

Verslo korespondencija apima oficialaus dalykinio bendravimo stiliaus naudojimą. Jo ypatumas slypi tame, kad dalyviai dažniausiai yra juridiniai asmenys, kurie privalo laikytis gana griežtų organizacijoje (ar keliose organizacijose) priimtų bendravimo taisyklių.

Šio tipo bendravimui keliami keli reikalavimai.

Pateikimo standartizavimas.Šiandien yra daug terminų, specialių frazių ir formulių, būdingų dalykiniam susirašinėjimui. Jų naudojimas gali žymiai sutrumpinti pasiruošimo laiką, o paruošti dizainai padeda negaišti laiko ieškant konkrečiai situacijai tinkamų terminų. Standartizavimas labai palengvina bet kokių tekstų suvokimą ir optimizuoja visą darbo eigos procesą.

Neutralus tonas. Santūrumas ir griežtumas kuriant raides yra oficialios komunikacijos norma. Neutralus tonas reiškia beveik visišką išraiškingų ar emociškai įkrautų žodžių nebuvimą. Informacija yra grynai oficialaus pobūdžio, todėl iš teksto būtina išskirti, pavyzdžiui, žodžius su mažybinėmis galūnėmis ar įterpiniais. Emocinių poteksčių gali būti, tačiau verta tai paslėpti už neutralaus pateikimo tono.

Formulių tikslumas ir nedviprasmiškumas. Gavėjas turi aiškiai suprasti ir interpretuoti jam skirtos medžiagos prasmę. Teksto tikslumas, kaip taisyklė, tiesiogiai priklauso nuo teisingai sudarytos kompozicinės struktūros, loginių klaidų nebuvimo. Verslo laiškas turi būti gerai apgalvotas.

Glaustumas. Dėl šio reikalavimo autorius galės žymiai sumažinti viso dokumento apimtį. Pateikimo glaustumas – tai visų pirma kalbos pertekliaus pašalinimas, ekonomiškas kalbos priemonių naudojimas, nereikalingų pasikartojimų ir papildomos informacijos nebuvimas.

Kalbos formulių taikymas.Šablonai, plačiai naudojami verslo korespondencijoje, yra neatsiejama jo dalis. Taigi, norint paskatinti imtis veiksmų, dažnai naudojamos formulės: „Prašome apsvarstyti problemą ...“, „Patvirtinus mūsų susitarimą ...“. Dažnai kalbos formulės yra teisiškai reikšmingi teksto elementai, be kurių jis neturės reikiamos galios. Pavyzdžiui: „Garantuojame ... sumos grąžinimą“, „Užduoties vykdymo kontrolė priskirta ...“.

Terminų, leksinių ir grafinių santrumpų vartojimas. Vartodamas terminus korespondencijoje autorius gali pasiekti nedviprasmišką teksto supratimą, o tai itin svarbi dalykinės komunikacijos savybė. Terminija, kurią galima ir turėtų būti naudojama valdymo dokumentacijos palaikymo srityje, reglamentuojama GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai"

Paprastų bendrinių sakinių vyravimas. Oficialus bendravimas, kaip taisyklė, grindžiamas paprastų bendrų vienos ar dviejų dalių sakinių vartojimu, o tai labai supaprastina teksto suvokimo procesą.

Verslo laiško priminimas

Popierius	Turi būti spausdinama ant balto popieriaus arba kitų šviesių spalvų. Lapo formatas – A4 (210 x 297 mm) arba A5 (148 x 210 mm).
laukai	Lape turi būti bent šie laukai: 20 mm - kairėje; 10 mm - dešinė; 20 mm - viršuje; 20 mm - žemesnė.
data	Laiško data yra jo pasirašymo data. Jis parašytas arabiškais skaitmenimis, sekančia seka: diena, mėnuo, metai. Pavyzdžiui, „2017-02-10“. Taip pat leidžiamas žodinis ir skaitmeninis datos formatavimo būdas. Pavyzdžiui, „2017 m. vasario 10 d.
išeinantis numeris	Išeinantį numerį sudaro eilės numeris, kurį galima papildyti indeksu. Dokumento numerį, kurį kartu sudarė du ar daugiau skyrių, sudaro kiekvieno iš šių skyrių raidžių registracijos numeriai, atskirti pasviruoju brūkšniu.
Kelionės tikslas	Adresatas gali būti tiek įmonė, tiek jos struktūriniai padaliniai ar pavieniai darbuotojai. Svarbu atsiminti, kad pastaruoju atveju inicialai visada nurodomi prieš pavardę. Įmonės adresato pavadinimas visada nurodomas vardininku. Pagal taisykles jis neturėtų būti adresuojamas daugiau nei keturiems gavėjams. Taip pat šis atributas gali apimti pašto adresą ir pirmiausia nurodomas organizacijos pavadinimas, o tada – pašto adresas.
Laiško tekstas	Pats tekstas gali būti suformatuotas kaip lentelė, tekstas arba kelių struktūrų derinys. Kuriant lenteles svarbu stulpelius ir eilutes vadinti daiktavardžiais vardininko linkme. Jei lentelė tęsiama kitame puslapyje, joje taip pat sunumeruojami stulpeliai ir eilutės. Tekstą turi sudaryti dvi dalys: laiško rašymo priežastys/tikslai/pagrindai ir išvados/pasiūlymai/rekomendacijos. Taip pat tekste gali būti tik viena baigiamoji dalis – pavyzdžiui, prašymas be paaiškinimo. Jei laiške nurodomi kitų organizacijų aktai, nurodykite jų duomenis: dokumento pavadinimas, organizacijos pavadinimas, data, registracijos numeris ir pavadinimas.
Priedas	Verslo laiškas su priedu formatuojamas taip: Naudojimas: 2 litrams. 2 egzemplioriais. Jei paraiška tekste nenurodyta, turi būti nurodytas jos pavadinimas, lapų ir kopijų skaičius. Pavyzdžiui: Priedas: 3 litrų pirkimo-pardavimo sutartis. 2 egzemplioriais. Jei pridedamas dokumentas su priedu, tada ženklas daromas taip: Priedas: FSS 2017-10-12 laiškas N 03-2/923 ir jo priedas, viso 7 lapai.
Parašas	Parašas reiškia laišką pasirašiusio darbuotojo pareigos ir šio parašo stenogramą. Jei pasirašo keli darbuotojai, tada parašai išdėstomi eilės tvarka pagal užimamas pareigas. Jei postai yra vienodi, tada parašai turi būti vienodo lygio.
Antspaudas	Antspaudas patvirtina pareigūnų parašų ant dokumentų, susijusių su finansiniais ištekliais, ar ant kitų dokumentų, kuriuose numatytas parašo tikrumas, tikrumą.
Vykdytojas	Jei reikia, nurodykite atlikėjo inicialus ir pavardę bei jo telefono numerį. Paprastai ženklas dedamas paskutinio lapo priekyje arba gale apatiniame kairiajame kampe.

Šiandien verslo laiškai sudaromi bet kurioje įmonėje visiškai skirtingais klausimais, susijusiais tiek su asmenų, tiek su ištisų padalinių veikla. Laiškų tema gali būti prašymas, pranešimas, susitarimas, pretenzija, atšaukimas, pakeitimas ir kt. Tuo pačiu metu geros manieros taisyklės rodo, kad bet koks dokumentas bus surašytas laikantis visų aukščiau išvardintų reikalavimų. Dėl to laiškas (kad ir kokia forma jis būtų išsiųstas) taps veiksminga priemone kiekvieno darbuotojo darbe ir visos įmonės valdyme.

Išbandyk save

1. Kokia raidė vadinama apskritimu?

• Vieno adresato išsiųstas laiškas keliems adresatams
• Vieno adresato siunčiamas laiškas vienam adresatui
• Laiškas, kuris nebuvo išsiųstas dėl kelių priežasčių

2. Kaip tinkamai suformatuojamas verslo laiško priedas?

• Naudojimas: 2 litrams. 2 egzemplioriais.
• Priedas 2 egzemplioriais ant 2 lapų
• Du paraiškos lapai dviem egzemplioriais

3. Kiek etapų sudaro verslo laiško rengimas ir surašymas?

4. Ką reiškia neutralaus tono reikalavimas dalykinėje korespondencijoje?

• Terminų, leksinių ir grafinių santrumpų vartojimas
• Beveik visiškas išraiškingų ar emociškai spalvotų žodžių nebuvimas laiške
• Platus šablonų naudojimas

5. Iš kokių dalių susideda verslo laiškas?

• Kreipimasis, įvadinė ir pagrindinė dalys, išvados
• pagrindinė dalis, išvada
• Kreipimasis, išvada