Asosan, qanday va qanday vositalar bilan yaratilishi va yuborilishi mumkinligi haqida savollar tug'ilmasligi kerak. Biroq, rasmiy xatlar haqida gap ketganda, ayniqsa xat muallifi javob olishni kutayotganda, hamma ham bu vazifani darhol boshlashga tayyor emas. Men sizga biznes yozishmalarining bir oz sirini aytib beraman: xatning xarakteri va uslubi qanchalik qattiq bo'lsa, qabul qiluvchidan javob olish imkoniyati shunchalik katta bo'ladi. Ushbu darsda men foydalanuvchilarga o'z uslublarini tanlashga va keyinchalik eng malakali tarzda xabarlar tuzishga yordam beradigan bir nechta namunali elektron pochta xabarlarini taqdim etaman.

Birinchidan, biz yaratayotgan xat qanday tabiatga ega bo'lishini hal qilishimiz kerak. Men barcha chiquvchi elektron pochta xabarlarini uchta asosiy turga ajrataman:

• Biznes taklif
• Biznes so'rovi
• Do'stona manzil

Shunga ko'ra, har uch turdagi uchun ham oddiy matnli fayllar ko'rinishida, ham maxsus elektron pochta dasturlari uchun mo'ljallangan shablonlar ko'rinishida shablonlarga egaman. Keling, ularning har biriga tartibda o'taylik.

Biznes taklif

Salom (Xayrli kun), [murojaat qilinayotgan shaxsning ismi]!

Muloqot paytida har qanday harfda ismni ko'rsatish tavsiya etiladi, chunki shaxsiy manzil odamni do'stona kayfiyatga soladi. Biroq, agar siz hali ham ismni topa olmasangiz, shablonni tabriklash kifoya qiladi.

E'tiboringizga kompaniyamizdan [kompaniya nomi] yangi xizmat (yangi mahsulot) bilan tanishtirishga ijozat bering.

[Faoliyat sohasi nomi] sohasida hamkorlikni taklif qilmoqchiman.

Keyin taklifingizning afzalliklarini narx yoki ba'zi sifat ko'rsatkichlari bo'yicha qisqacha tasvirlab bering. Asosiysi, uni haddan tashqari oshirmaslik. Megabayt matn va hatto yorqin, ma'nosiz rasmlar bilan to'ldirilgan, faqat odamlarni qo'rqitadi. Agar xatni oluvchi sizning taklifingiz bilan birinchi qatorlardan qiziqsa, u qo'shimcha ma'lumot olish uchun siz bilan albatta bog'lanadi.

Agar siz to'g'ri odamlarni birinchi marta siz bilan bog'lashiga jiddiy yondashsangiz, shunchaki elektron pochtadan tashqari aloqa haqida o'ylash mantiqan. kabi xizmatlarda hisob yaratish yaxshi fikr bo'lardi ICQ vaSkype. Ba'zida odam siz bilan oddiy telefon orqali bog'lanishi osonroq bo'ladi, agar siz o'ylab qo'ygan bo'lsangiz, raqamni imzoingizda qoldirgan bo'lsangiz.

Nima uchun imzoda o'z elektron pochta manzilingizni ko'paytirishingiz kerak, siz pochta serveri tomonidan avtomatik ravishda uzatiladimi, deb so'rayapsiz. Bu erda qoida shundaki, biznes yozishmalarida ortiqcha ma'lumotlar hech qachon keraksiz bo'lmaydi. Sizning maktubingizni taklifga qiziqmaydigan yoki unga to'g'ri javob berishga qodir bo'lmagan shaxs tomonidan qabul qilingan vaziyatni tasavvur qilaylik. Qabul qilingan xabarni boshqa foydalanuvchiga yo'naltiradi, lekin negadir avtomatik ravishda qo'shilgan ma'lumotlardan haqiqiy jo'natuvchi haqidagi ma'lumotlar yo'qoladi, bu siz bilan bog'lanishni qiyinlashtiradi. Biroq, xat muallifini va uning kerakli aloqalarini aniqlash uchun imzoga qarash har doim etarli bo'ladi.

Biznes so'rovi

Salom (Xayrli kun)!

Yoki, agar qabul qiluvchining ismi ma'lum bo'lsa, unda (Hurmatli, [Ismi, otasining ismi])!

Iltimos, mahsulot (xizmat) [mahsulot/xizmat nomi] haqida to'liq xarakteristikalar va raqobatbardosh fazilatlar tavsifi bilan ma'lumot bering.

Rossiya Federatsiyasining Federal qonuniga [hujjatning raqami va sanasi] asoslanib, sizdan ma'lumot berishingizni so'rayman [olish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni tavsiflang].

Agar huquqlaringiz buzilgan bo'lsa, Internetdagi ma'lum bir xizmat rahbariyatiga ham murojaat qilishingiz mumkin.

Foydalanuvchi shartnomasining [foydalanuvchi shartnomasidagi band raqami], yaʼni: “[koʻrsatilgan bandning toʻliq matnini keltiring]” bandi buzilganligi munosabati bilan sizdan tekshiruv oʻtkazib, aybdorga nisbatan tegishli jazo choralarini koʻrishingizni soʻrayman. mas'ul (agar xizmat xodimlari haqida gapiradigan bo'lsak)] shaxs [sayt (sayt nomi)]. Tekshiruv natijalari va qo'llanilgan sanksiyalar haqida [o'z elektron pochta manzilingizga] xabar bering.

Do'stona manzil

Salom (Xayrli kun) (Salom), [odamning ismi]!

Biz bilan birinchi marta do'stona munosabatda bo'lganingizda, matnli xabaringizning to'liqligi yaxshi ko'rsatkich bo'ladi. To'g'ri yozilgan, hajmli matn sizning to'g'ri odam bilan bog'lanishga bo'lgan qiziqishingizni bildiradi va javob berish istagini uyg'otadi. Suhbatni bir nechta dastlabki savollar bilan ochishni unutmang.

Misol elektron pochta

Tashkilotga yozilishi kerak bo'lgan shoshilinch savollaringiz bormi? Bunday holda, yozma murojaat yozish ajralmas hisoblanadi. Biroq, hamma narsa ko'rinadigan darajada oddiy emas. Vakolatli ish xatini yozish butun bir fandir. Va uni kompilyatsiya qilishning asosiy ko'nikmalarini o'rganish yoki eslab qolish hamma uchun zarar qilmaydi.

Birinchidan, keling, tashkilotga xat yoki so'rov yozish uchun eng qulay usul haqida qaror qabul qilaylik. Ko'pincha onlayn xabarlar Internet resurslaridan foydalangan holda ishlatiladi. Agar siz shu tarzda xat yozsangiz, unda sizsiz qilolmaysiz:

• Kompyuter (noutbuk);
• Matn muharriri;
• Elektron pochta.

Agar siz qo'lda yozish usulidan foydalansangiz, chop etish uchun printer ham kerak bo'ladi.

Xat yozishning birinchi bosqichi "sarlavha" dir. Sahifaning yuqori qismida quyidagilar bo'lishi kerak:

1. Siz murojaat qilayotgan tashkilotning nomi;
2. Tashkilot direktorining yoki mas'ul shaxsning to'liq ismi;
3. Tashkilot manzili;
4. Ariza berilgan sana;
5. Qo'llash shahri.

Kerakli "sarlavha" elementlari, shuningdek, kompaniyaning koordinatalarini o'z ichiga oladi - faks, telefon, elektron pochta manzili, OKPO, OGRN, INN/KPI. Murojaat mavzusiga va tashkilotning o'ziga bog'liq.

Keyin o'zingizni tanishtirishingiz kerak. Muassasa xodimlari maktub kimdan ekanligini tushunishlari va sizdan fikr-mulohazalarini olishlari kerak. Shuning uchun nafaqat to'liq ismingizni, balki elektron pochta manzilingizni, mobil telefoningizni, uy manzilingizni (pochta orqali yozishmalar uchun) ham ko'rsatish muhimdir. Agar siz kompaniyaning manfaatlarini himoya qilsangiz, uning koordinatalari bilan blankadan foydalanishingiz kerak. Elektron pochta xabarini yuborishda xodimlarga hujjatlarni tartibga solishda yordam berish uchun Mavzu blokidan foydalaning.

Hujjatning o'zi - sarlavha va mazmunini tayyorlang. Bu erda muhim nuqta, tashkilotga nima maqsadda murojaat qilayotganingizdir. Quyidagi so'rov turlari ajratiladi:

• reklama xatlari;
• Tavsiya xatlari;
• Ma'lumot xatlari;
• Muqova xatlari;
• Minnatdorchilik xatlari;
• Tabriknomalar;
• Yo'riqnomalar;
• So'rov xatlari;
• Talabnomalar;
• Javob xatlari;
• Xabarnomalar;
• Taklif xatlari.

Qaysi turdagi murojaatingizga qarab, tarkibni to'g'ri shakllantiring. Misol uchun, agar siz tashkilot uchun ijobiy sharh yozayotgan bo'lsangiz, so'rovingiz sababini, sizga aynan nimani yoqtirganingizni va hokazolarni batafsil bayon qilishingiz kerak.

Portalimizdan yuklab oling:

Tashkilotga xat yozishning muhim elementi "suvni tashlamang" va nuqtaga yozishdir. Fikrlaringizni shunday ifoda etingki, sizning xatingiz kompaniya xodimlarini qiziqtirsin. Buning uchun biznes odob-axloq qoidalariga ko'ra, maxsus "qiziqarli so'zlardan" foydalaning. Biroq, siz haddan oshib ketmasligingiz kerak, chunki biz shaxsiy yozishmalar haqida emas, balki hujjat haqida gapiramiz. Vaziyatni qisqacha tasvirlab bering, lekin uni o'qilishi mumkin bo'lsin. Agar suhbat qonunga rioya qilish haqida bo'lsa, Rossiya Federatsiyasi qonunlariga havola qilishni unutmang. Mojaroli vaziyatni tavsiflashda, hodisani kuchaytirish uchun bir qator choralarni taklif qilish ma'qul.

Davlat organiga murojaat qilganda, Rossiya Federatsiyasining "Fuqarolarning murojaatlarini ko'rib chiqish tartibi to'g'risida" gi qonuniga amal qiling. Bu yerda shaxslarning arizalari bo'yicha huquq va majburiyatlari hamda ko'rib chiqish muddatlari ko'rsatilgan. Qonunda davlat organlariga yoki mahalliy davlat hokimiyati organlariga jamoaviy murojaat qilish tartibi ham belgilangan. Har qanday ish xatining yakuniy bosqichi sana va imzodir. Bir qarashda, ahamiyatsiz, ammo juda muhim tafsilot. Chop etilgan hujjatga qo'lda imzo qo'yish tavsiya etiladi. Agar siz kompaniya manfaatlarini himoya qilsangiz, uning gerbi yoki faksimil muhridan foydalaning.

To'g'ri tashkilotga xat loyihasini malakali ravishda tuzish sizning murojaatingiz muvaffaqiyatining kalitidir. Yuqorida tavsiflangan barcha fikrlarni diqqat bilan o'rganing va ishga kirishing. Xatda imlo, tinish belgilari va stilistik xatolar bo'lmasligi kerakligini unutmang.

Xat shakli, tashkilotning ta'sis hujjatlariga qarab, quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi:

01 - Rossiya Federatsiyasining davlat gerbi (02 - Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektining gerbi yoki 03 - tashkilotning gerbi yoki tovar belgisi (xizmat belgisi));
04 - tashkilot kodi
05 - yuridik shaxsning asosiy davlat ro'yxatga olish raqami (OGRN).
06 - soliq to'lovchining identifikatsiya raqami / ro'yxatdan o'tish sababi kodi (TIN/KPP)
08 - tashkilot nomi
09 - tashkilot haqida asosiy ma'lumot
shuningdek, tafsilotlar uchun cheklovchi belgilar:
11 - hujjat sanasi
12 - hujjatning ro'yxatga olish raqami
13 - hujjatning ro'yxatga olish raqami va sanasiga havola
Va agar kerak bo'lsa, tafsilotlar joylashgan hududlarning yuqori chegaralari uchun chegara belgilari.
15 - qabul qiluvchi
18 - matn sarlavhasi
19 - nazorat belgisi
20 - hujjat matni

Xat shakli detallarning uzunlamasına yoki burchakli joylashuvi asosida tuzilishi mumkin.

Guruch. 1. Xat shaklining tafsilotlari (burchak versiyasi) joylashuvi (o'lchamlar millimetrda ko'rsatilgan)

Guruch. 2. Harf shaklining tafsilotlari (bo'ylama versiyasi) joylashuvi (o'lchamlar millimetrda ko'rsatilgan)

Qayta ishlash uchun eng qulay va varaq maydonidan foydalanish nuqtai nazaridan iqtisodiy jihatdan burchak shaklidir. Bunday holda, varaqning yuqori qismining o'ng tomonida "Adresant", "Rezolyutsiya" tafsilotlarini joylashtirish uchun foydalanish mumkin.

Tashkilot nomi ko'p sonli bosma belgilarni o'z ichiga olgan hollarda, masalan, shakl tafsilotlari ikki yoki undan ortiq tilda berilgan bo'lsa, uzunlamasına harf shaklidan foydalanish tavsiya etiladi. Bunda rekvizitlar chap tomonda rus tilida, o‘ng tomonda esa milliy tilda bir xil darajada chop etilishi kerak. Agar foydalaniladigan milliy tillar soni birdan ortiq bo'lsa, tafsilotlar yuqori qismida rus tilida, pastda esa o'ng chegara chegarasiga qadar milliy tilda ko'rsatilishi kerak.

Xat shakli tashkilot, tarkibiy bo'linma yoki mansabdor shaxs uchun tayyorlanishi mumkin.

Harf shakli dizayniga misollar:

Guruch. 3. Tafsilotlarning burchak (markazlashtirilgan) joylashuvi bilan tashkilotdan xat shakli.

Guruch. 4. Tafsilotlarning burchak (bayroq) joylashuvi bilan tashkilotdan xat shakli.

Guruch. 5. Tafsilotlarni uzunlamasına joylashtirish bilan tashkilotdan xat shakli.

Umumiy hujjat shaklining namunalari quyidagi hujjatlarda ham keltirilgan:
GOST R 6.30-2003 "Yagona hujjatlar tizimlari. Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" (B ilovasi, B.2, B.3, B.4-rasmlar);
- Rossiya Federatsiyasi Madaniyat va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligining 2005 yil 8 noyabrdagi 536-son buyrug'i bilan tasdiqlangan federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish bo'yicha namunaviy ko'rsatmalar (13, 14, 15, 16, 17, 18-ilovalar). .

Yana bir bor salom, aziz obunachilar va blog mehmonlari. Rasmiy hujjatlarga qanday qaraysiz? Siz ularni to'ldirishni yoqtirasizmi? Ko'pchiligingiz salbiy javob berasiz deb aytishga jur'at etaman.

Xat o'qilishi kerak

Ma'lumki, rasmiy xatlar ma'lum bir namunadan foydalangan holda, ba'zan maxsus blankalarda tuzilgan hujjatlardir. Har biringiz hayotingizda kamida bir marta bunday hujjatlarni tuzgansiz. Bu tushuntirish xati, bayonot, minnatdorchilik xati, kafolat xati, shikoyat va boshqalar bo'lishi mumkin. Shuning uchun siz ushbu turdagi xabarni to'ldirish tartibi bilan tanishasiz.

asosiy maqsad ish xati - ma'lumotni o'zgarmagan holda qabul qiluvchiga etkazish. Agar siz minnatdorchilik xati yozayotgan bo'lsangiz, u yoki bu odam sizga yordam bergan sababni ko'rsatishni unutmang. Uning familiyasi va bosh harflarini kiritishni unutmang. Bo'shliqqa yuborilgan xat hech qachon o'qilmaydi, shuning uchun qabul qiluvchining va ideal holda yuboruvchining manzillarini ko'rsatishni unutmang.

Elektron pochta orqali xatlar qanday yuborilganiga e'tibor bering:

• "Xat yozish" tugmasini bosing;
• xabar yozish;
• qabul qiluvchining manzil satrini to'ldiring;
• "Yuborish" tugmasini bosing.

Albatta, harakatlar ketma-ketligini o'zgartirish mumkin (avval manzil qatorini to'ldiring, keyin xat yarating), lekin oxirgi harakat har doim jo'natish bo'ladi. Rozimisiz? Endi menga ayting: "Agar elektron pochta manzili bo'lmasa, xabar yuborish mumkinmi?" Tabiiyki, yo'q. Shuning uchun, istalgan vaqtda siz uchun muhim bo'lgan odam bilan bog'lanishingiz uchun ma'lumotlarni bilib oling, eslang va yozib oling.

O'zingizni xabaringizni qabul qiluvchining o'rniga qo'yishni unutmang. Shunday qilib, siz yaratish paytida qilgan xatolaringizni sezishingiz, xabarning o'zini tuzatishingiz, ikki tomonlama ma'noga ega bo'lgan so'zlarni olib tashlashingiz va hokazo. Sizningcha, qabul qiluvchi konvertni ochib, xatni chop etishdan va bu xabar shaxsan o'zi uchun ekanligini ko'rishdan mamnunmi? U buni qanday tushunadi? Juda oddiy: har qanday xat manzil va salomlashish bilan boshlanishi kerak (bu jo'natuvchiga oluvchini yutib olish imkonini beradi).

Agar biron sababga ko'ra siz odamning ismi va familiyasini topa olmasangiz, ularni boshqalar bilan almashtiring: janob, direktor, hurmatli va boshqalar. Hech qanday holatda bu so'zlarni qisqartirmaslik kerak. Aks holda, xabar muallifi o'zining noroziligini, g'azabini va boshqa salbiy xarakter xususiyatlarini ochib beradi. Shuning uchun, qabul qiluvchining ma'lumotni muloqot qilish va idrok etishga moyilligi haqida gapirishning hojati yo'q.

Men darhol aytamanki, hatto men elektron pochta orqali shubhali xatlar olaman, shuning uchun ularning mazmunini diqqat bilan kuzatib boraman. Men olgan xatni ochganimda, uning ahamiyatini baholash uchun uni tezda o'qishga harakat qilaman. Siz ham shunday qilasizmi? Maxsus xatni kutayotganda, siz olgan xabarlarni o'rganish uchun soatlab vaqt sarflashingiz mumkin, unda nega ularni tezda ko'rishni o'rganmaysiz?

Yuborilgan xabarda sarlavha bo'lishi kerak (elektron versiyada mavzuni ko'rsatish kerak). Bunday oddiy rasmiyatchilik qabul qiluvchiga xabarning ahamiyatini tushunish imkonini beradi. Va agar u yirik tashkilotning tarqatish markazida tugasa, unda keraksiz muammolarsiz xotirjamlik bilan qabul qiluvchiga yuborilishi mumkin. Xabaringiz imkon qadar tezroq qabul qiluvchiga yetib borishini xohlaysiz, to'g'rimi?

Xat shakli va mazmuni

Endi siz xatingiz oluvchiga qisqa vaqt ichida etib borishiga qanday ishonch hosil qilishni bilasiz:

• uning manzilini bilish;
• xabar mavzusini ko'rsatish;
• Maktubingizni o'quvchi bilan salomlashishdan boshlang.

Biroq, bu biznes xatlarini yaratishning barcha xususiyatlari emas. Muhim rol o'ynaydi: taqdim etish uslubi, ma'lumotni taqdim etish usuli, bunday hujjatlarni rasmiylashtirish va boshqalar. Keling, qabul qiluvchi xatni keng elektron pochtadagi "Spam" jildiga yubormasligiga va sizning xabaringizni axlat qutisiga tashlamasligiga qanday ishonch hosil qilishni aniqlaylik.

Birinchidan nima bo'lishi kerak - salomlashish va qabul qiluvchiga murojaat. E'tibor bering, o'quvchini ozod qilish yaxshi bo'lardi. Buning uchun maqtovlar bilan boshlang, uning qanchalik bandligiga e'tibor bering va hokazo. Xabaringizni qabul qiluvchi har bir so'z bilan rozi bo'lishi uchun tuzing, chunki bu holda uni bitim tuzishga olib kelish juda oson bo'ladi.

Oxirgi izoh, ehtimol, eng muhimi. Bu tabiatan noaniq bo'lgan so'zlar, iboralar va iboralardan foydalanishni anglatadi. Gap shundaki, jo'natuvchi qabul qiluvchining boshiga kirib, uning xabardorlik darajasini topa olmaydi. Aynan shuning uchun xabarni yuborishdan oldin siz uni bir necha marta o'qib chiqishingiz va kerak bo'lganda bayonotlarning ikki tomonlama ma'nosini olib tashlagan holda tuzatishingiz kerak.

Rasmiy xatning tuzilishi

Rasmiy xatlar allaqachon ba'zi belgilarga ega bo'lgan maxsus blankalarda yoziladi. Shaklning yuqori qismida (o'ng burchakda) har doim to'liq ma'lumotlar to'plamini (qabul qiluvchining familiyasi va bosh harflari, kompaniya manzili, telefon raqami, bo'lim nomi, gerb yoki kompaniyaning ramzlari va boshqalar) o'z ichiga olgan "sarlavha" mavjud. ). E'tibor bering, barcha maydonlar qanchalik aniq to'ldirilgan bo'lsa, xabarni yetkazish va o'qish ehtimoli shunchalik yuqori bo'ladi.

Agar bir nechta oluvchilar bo'lsa, ularning nomlari yuqori lavozimdan bo'ysunuvchilarga qadar ierarxik tartibda ro'yxatga olinishi kerak. Bu buzish tavsiya etilmaydigan qoidadir. Yuqori chap qismida bo'sh joy qolganligi sababli, u erda jo'natuvchi (ularning bosh harflari va sanasi) va qabul qiluvchi (xuddi shunday) tomonidan belgi qo'yiladi.

Ma'lumki, biznes xati, xuddi maktab inshosi kabi, bo'lishi kerak 3 bo'lim: kirish, asosiy qism va xulosa. To'g'ri, birinchi qismni o'qib chiqqandan so'ng, qabul qiluvchi ushbu xabar shoshilinchmi yoki uni biroz o'rganish mumkinmi degan xulosaga kelishi mumkin. E'tibor bering, kirish elektron versiya uchun, arizaga qo'shimcha sifatida yozilgan. Shunday qilib, to'g'ri tuzish uchun sizga kerak bo'ladi:

• xabar va salom qoldiring;
• iltifotlarning bir qismini ajratib ko'rsatish;
• Sizning so'rovingiz sababini qisqacha tushuntiring.

Materialni taqdim etishda muhim omil - taqdim etish uslubi, ma'lumotni taqdim etishda to'liqlik va halollik (hech qanday sharoitda adresatni aldamang). Esingizda bo'lsin, murojaatingizni o'qiyotganda, oluvchi tavsiflangan narsalarni taqdim etishi kerak, shuning uchun tafsilotlar kerak bo'ladi, lekin ularni qo'shimcha faktlar, sanalar va boshqalar bilan qo'llab-quvvatlashni unutmang.

Nutq va materialni taqdim etish uslubiga e'tibor bering. Agar bu rasmiy hujjat bo'lsa, u holda xat biznes uslubida yozilgan. Taxmin qilish kerakki, qabul qiluvchi bunday xatlarni juda ko'p oladi va u har biri bilan batafsil tanishish uchun etarli vaqtga ega bo'lmaydi. Shuning uchun material qisqacha, ixcham, keraksiz mubolag'asiz va rangsiz taqdim etilishi kerak. Faqat bu holatda siz qabul qiluvchining tezkor javobiga ishonishingiz mumkin.

Xulosa qilib aytganda, aytilganlarning barchasini umumlashtirish uchun o'z xohish-istaklaringizni (ba'zan so'rov bilan) ko'rsatishingiz kerak. Ma'lum bo'lishicha, rasmiy xatning ushbu qismini o'qib chiqqandan so'ng, qabul qiluvchi sizning mavjud vaziyatdan (muammodan) chiqish yo'li bo'yicha taklifingizni ko'rishi kerak. U faqat bunga rozi bo'lishi yoki o'z variantini tanlashi mumkin.

Rasmiy xat majburiy imzo va tuzilgan sana bilan tugaydi. Buni rasmiy xatlarning bir nechta namunalarini o'rganish orqali ko'rishingiz mumkin.

Yuborishdan oldin hujjatni qayta o'qib chiqing, tafsilotlar mos kelishini va xabar to'g'ri formatlanganligini tekshiring. Taqdimotning savodxonligini, matn qaysi shriftda chop etilganini (o'qish osonmi) va hokazolarni baholashni unutmang.

Ana xolos. Ma'lum bo'lishicha, rasmiy hujjatni rasmiylashtirish unchalik qiyin emas. Buni amalga oshirish uchun ma'lum xususiyatlar allaqachon qo'llanilgan kerakli shaklni oling, uni yuqorida tavsiflangan qoidalarga muvofiq to'ldiring va uni qabul qiluvchiga yuboring. Agar sizda hali ham savollar bo'lsa, ularni "sharhlar" bo'limiga joylashtirish orqali ularga javob olishingiz mumkin.

Siz allaqachon do'stlaringiz va tanishlaringizga rasmiy hujjatlarni qanday qilib to'g'ri tayyorlash haqida gapirganmisiz? Aks holda, ushbu sharhga havolani ular bilan baham ko'ring. Buning uchun siz ro'yxatdan o'tgan ijtimoiy tarmoqlarning tugmachalarini bosishingiz va shaxsiy sahifangizga ma'lumot qo'shishga rozi bo'lishingiz kerak. Ushbu manipulyatsiyalarni amalga oshirish orqali siz odamlarga ushbu sharhni ko'rish, u bilan tanishish va barcha turdagi hujjatlarni to'g'ri to'ldirishni o'rganish imkonini berasiz.

Men siz bilan xayrlashmayman, balki: "Xayr" deyman. Sizni axborot biznesidagi ijodlarimni o'qiydiganlar sifatida yana ko'rishdan xursand bo'laman. Umid qilamanki, mening sharhlarim sizni harakatga undaydi va foydali ma'lumotlarni olishga yordam beradi.

Hurmat bilan, Elena Izotova.

Har qanday tashkilotda xatlar kiruvchi va chiquvchi hujjatlarning ko'p qismini tashkil qiladi. Ushbu hujjatlarning ko'p turlari mavjud va ularning har biri uchun bir qator ijro qoidalari mavjud. Harflar boshqaruv hujjatlarining eng keng tarqalgan turi bo'lganligi sababli, ularni qanday qilib to'g'ri tuzishni bilish juda muhimdir.

Ushbu maqoladan siz quyidagilarni bilib olasiz:

Harflarni to'g'ri formatlash - bu butun kompaniyaning muvaffaqiyati

Ishbilarmonlik (yoki rasmiy) xatlar kompaniyani tashqi tuzilmalar bilan aloqa qilish uchun xizmat qiladigan xatlar hisoblanadi. Bundan tashqari, tashkilot rahbari va biznes sherigi yoki mijozi o'rtasida og'zaki kelishuvga erishilgandan keyin ham, odob-axloq qoidalari ushbu kelishuvni tasdiqlashni nazarda tutadi. Bu, o'z navbatida, allaqachon kafolat deb hisoblanishi mumkin.

Ish xatlarining turlari

1. Informatsion - ba'zi ma'lumotlarni etkazish uchun yaratilgan.

Amalga oshirilgan funktsiyalar bo'yicha

1. Tashabbus - javob talab qiladigan va javob talab qilmaydiganlarga bo'linadi. Misollar: iltimos, shikoyat, bildirishnoma, eslatma, .

2. Javob xatlari.

Qabul qiluvchiga asoslanib

1. Muntazam - odatda faqat bitta qabul qiluvchiga yuboriladi.

2. Circular - bitta jo'natuvchi bir nechta oluvchilarga yuboradiganlar.

Ketish shakliga ko'ra

Xizmat xatining tuzilishi

Yaxshi yozilgan ish xatining matni quyidagilardan iborat: murojaat, kirish va asosiy qismlar va xulosa.

Shikoyat qilish.

Bu aloqa maqsadlari uchun eng muhim qismdir. Shunday qilib, to'g'ri tanlangan murojaat shakli tufayli siz nafaqat qabul qiluvchining e'tiborini jalb qilishingiz, balki keyingi muloqot uchun umumiy ohangni ham o'rnatishingiz mumkin. Agar xat ma'lum bir shaxsga yuborilmagan bo'lsa, boshqa hollarda, standart til formulalaridan foydalanish odatiy holdir - masalan, "Hurmatli Sergey Ivanovich!", "Hukumat raisi!" Murojaat satr o'rtasida yoziladi.

Kirish qismi.

Xatning boshida uni tayyorlashning sabablari va asoslarini ko'rsatish kerak, ko'pincha ma'lumotni uchinchi tomon hujjatlari va faktlariga havolalar bilan tasdiqlash kerak; Agar havolalarni ko'rsatish zarurati tug'ilsa, bu quyidagi ketma-ketlikda amalga oshirilishi kerak: aktning nomi, muallifi, sanasi, ro'yxatga olish raqami, unvoni.

Asosiy qism.

Xatning asosiy qismi maktubning asosiy maqsadini bildiradi. Ushbu qism zarur voqealarni batafsil tavsiflaydi, dalillarni keltiradi yoki vaziyatni tahlil qiladi.

Xulosa.

Xulosa qilib aytganda, so'rovlar, takliflar, rad etishlar yoki fikr-mulohazalar shaklida xulosalar chiqarish odatiy holdir. Xizmat xatida faqat bitta yakuniy qism bo'lishi mumkin, deb ishoniladi. Qoida tariqasida, ular standart iboralar bilan tugaydi - masalan, "Keyingi hamkorlikka umid qilaman", "Eng yaxshi tilaklar bilan". Xushmuomalalik formulasi "imzo" atributidan oldin joylashtiriladi va pozitsiyadan vergul bilan ajratiladi.

Muallifga topshirilganda kabi jihatlarni hisobga olish muhimdir:

• qabul qiluvchi bilan tanishish darajasi va munosabatlarning xarakteri;
• adresatning davlat pozitsiyasi va uning muallifning pozitsiyasi bilan aloqasi;
• muloqot sodir bo'lgan vaziyat - uning rasmiy yoki norasmiyligi;
• muayyan kompaniyada qabul qilingan odob-axloq qoidalari va standartlari.

Xat formati, namunasi:

GOST bo'yicha harflarni formatlash

Xizmat xatlari matn hajmiga qarab A4 yoki A5 formatidagi maxsus blankalarda berilishi kerak. Agar mualliflar bir vaqtning o'zida bir nechta kompaniya bo'lsa, shakllardan foydalanmaslikka ruxsat beriladi.

Xat shakllariga qo'yiladigan talablar, shuningdek, tafsilotlar tarkibi va dizayn qoidalari GOST R 6.30-2003 “Yagona hujjatlar tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar."

Umuman olganda, kompaniyalar xat shakllarini mustaqil ravishda ishlab chiqish huquqiga ega, chunki ko'rsatilgan GOST maslahat xarakteriga ega, ammo uning qoidalarini amalga oshirish tashkilotda hujjatlar bilan ishlashning yuqori madaniyatidan dalolat beradi. Ba'zi tashkilotlar uchun GOST R 6.30-2003 majburiydir: masalan, federal ijroiya organlari har doim ushbu standartga murojaat qilishlari kerak.

01 - Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi;

02 - Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektining gerbi;

03 - tashkilot emblemasi yoki tovar belgisi (xizmat belgisi);

04 - tashkilot kodi;

05 - yuridik shaxsning asosiy davlat ro'yxatga olish raqami (OGRN);

06 - soliq to'lovchining identifikatsiya raqami/ro'yxatdan o'tish sababi kodi (TIN/KPP);

07 - shakl kodi;

08 - kompaniya nomi;

09 - tashkilot haqida ma'lumotnoma;

10 - hujjat turining nomi;

11 - sanasi;

12 - Ro'yxatga olish raqami;

14 - kompilyatsiya yoki nashr qilingan joy;

15 - manzilli;

16 - tasdiqlash muhri;

17 - rezolyutsiya;

18 - matnga sarlavha;

19 - nazorat belgisi;

20 - hujjat matni;

21 - ariza mavjudligini belgilash;

22 - imzo;

23 - tasdiqlash muhri;

24 - vizani tasdiqlash;

25 - muhr izi;

26 - nusxaning tasdiqlanganligi to'g'risidagi belgi;

27 - Ijrochi haqida belgi qo'ying;

28 - Hujjatning bajarilishi va faylga yuborilganligi to'g'risidagi eslatma;

29 - hujjatning tashkilot tomonidan qabul qilinganligi to'g'risidagi eslatma;

30 - Elektron nusxa identifikatori.

GOST bo'yicha xatni formatlash, namuna:

Ilova bilan xatni formatlash, namuna:

Ish yozishmalarini yozish qoidalari

Ishbilarmonlik yozishmalari aloqaning rasmiy ishbilarmonlik uslubidan foydalanishni o'z ichiga oladi. Uning o'ziga xos xususiyati shundaki, ishtirokchilar odatda yuridik shaxslar bo'lib, ular tashkilotda (yoki bir nechta tashkilotlarda) qabul qilingan aloqa qoidalariga qat'iy rioya qilishlari kerak.

Ushbu turdagi aloqa uchun bir nechta talablar mavjud.

Taqdimot standartlashtirish. Bugungi kunda biznes yozishmalariga xos bo'lgan ko'plab atamalar, maxsus iboralar va formulalar mavjud. Ulardan foydalanish tayyorgarlik vaqtini sezilarli darajada qisqartirishga imkon beradi va tayyor dizaynlar muayyan vaziyatga mos keladigan so'zlarni qidirish uchun vaqtni behuda sarflamaslikka yordam beradi. Standartlashtirish har qanday matnni idrok etishni sezilarli darajada osonlashtiradi va butun hujjat aylanishi jarayonini optimallashtiradi.

Neytral ohang. Xat yozishda vazminlik va qat'iylik rasmiy muloqotda norma hisoblanadi. Neytral ohang ekspressiv yoki hissiy jihatdan zaryadlangan so'zlarning deyarli to'liq yo'qligini anglatadi. Ma'lumot sof rasmiy xususiyatga ega, shuning uchun matndan, masalan, kamaytiruvchi qo'shimchali so'zlarni chiqarib tashlash kerak; Hissiy subtekst mavjud bo'lishi mumkin, ammo u taqdimotning neytral ohangi orqasida yashirin bo'lishi kerak.

So'zlarning aniqligi va aniqligi. Qabul qiluvchi unga murojaat qilingan materialning ma'nosini aniq tushunishi va talqin qilishi kerak. Matnning to'g'riligi, qoida tariqasida, to'g'ri tuzilgan kompozitsion tuzilishga va mantiqiy xatolarning yo'qligiga bevosita bog'liq. Xizmat xati aniq o'ylangan bo'lishi kerak.

Qisqachalik. Ushbu talab tufayli muallif butun hujjatning uzunligini sezilarli darajada qisqartirishi mumkin bo'ladi. Taqdimotning ixchamligi, birinchi navbatda, nutqning ortiqchaligini bartaraf etish, lingvistik vositalardan tejamkor foydalanish, keraksiz takrorlashlar va qo'shimcha ma'lumotlarning yo'qligi.

Til formulalarini qo'llash. Ish yozishmalarida keng qo'llaniladigan andozalar uning ajralmas qismidir. Shunday qilib, harakatni rag'batlantirish uchun ko'pincha quyidagi formulalar qo'llaniladi: "Biz sizdan masalani ko'rib chiqishingizni so'raymiz ...", "Bizning kelishuvimizni tasdiqlashda ...". Ko'pincha lingvistik formulalar matnning yuridik jihatdan muhim elementlari bo'lib, ularsiz u kerakli kuchga ega bo'lmaydi. Masalan: “Biz... miqdorida pulni qaytarishni kafolatlaymiz”, “Vazifaning bajarilishini nazorat qilish...”.

Atamalar, leksik va grafik qisqartmalardan foydalanish. Muallif yozishmalarda atamalardan foydalanish tufayli matnni aniq tushunishga erisha oladi, bu esa ishbilarmonlik muloqotining nihoyatda muhim xususiyatidir. Boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash sohasida qo'llanilishi mumkin bo'lgan va ishlatilishi kerak bo'lgan atamalar GOST R 51141-98 "Ofisni boshqarish va arxivlash" tomonidan tartibga solinadi. Shartlar va ta'riflar"

Oddiy umumiy gaplarning ustunligi. Rasmiy aloqa, qoida tariqasida, oddiy umumiy bir qismli yoki ikki qismli jumlalardan foydalanishga asoslanadi, bu esa matnni idrok etish jarayonini sezilarli darajada osonlashtiradi.

Biznes xat yozish uchun qo'llanma

Qog'oz	Oq yoki boshqa ochiq rangli qog'ozga chop etilishi kerak. Varaq formati - A4 (210 x 297 mm) yoki A5 (148 x 210 mm).
Maydonlar	Varaqda kamida quyidagi maydonlar bo'lishi kerak: 20 mm - chap; 10 mm - o'ng; 20 mm - yuqori; 20 mm - pastroq.
sana	Xatning sanasi uning imzolangan sanasi hisoblanadi. U arab raqamlari bilan ketma-ketlikda yoziladi: kun, oy, yil. Masalan, "02/10/2017". Sanani formatlashning og'zaki-raqamli usuliga ham ruxsat beriladi. Masalan, "2017 yil 10 fevral"
Chiquvchi raqam	Chiquvchi raqam ketma-ket raqamdan iborat bo'lib, uni indeks bilan to'ldirish mumkin. Ikki yoki undan ortiq bo'limlar tomonidan birgalikda tuzilgan hujjatning raqami ushbu bo'limlarning har birining harflar ro'yxatga olish raqamlaridan iborat bo'lib, ular chiziq bilan ajratiladi.
Manzil	Adresat kompaniya, uning tarkibiy bo'linmalari yoki alohida xodimlar bo'lishi mumkin. Shuni esda tutish kerakki, ikkinchi holatda, bosh harflar har doim familiyadan oldin ko'rsatiladi. Qabul qiluvchi kompaniyaning nomi har doim nominativ holatda ko'rsatiladi. Qoidalarga ko'ra, u to'rt nafardan ortiq oluvchiga yuborilmasligi kerak. Shuningdek, ushbu tafsilot pochta manzilini o'z ichiga olishi mumkin va avval tashkilot nomini, keyin esa pochta manzilini ko'rsatishi mumkin.
Xat matni	Matnning o'zi jadval, matn yoki bir nechta tuzilmalar kombinatsiyasi sifatida formatlanishi mumkin. Jadvallarni loyihalashda ustunlar va satrlarni nominativ holatda otlarni chaqirish muhimdir. Agar jadval keyingi sahifada davom etsa, unda ustunlar va satrlar ham raqamlanadi. Matn ikki qismdan iborat bo'lishi kerak: xatni yozish sababi / maqsadi / sababi va xulosalar / takliflar / tavsiyalar. Bundan tashqari, matn faqat bitta yakuniy qismni o'z ichiga olishi mumkin - masalan, tushuntirishsiz so'rov. Agar xat boshqa tashkilotlarning hujjatlariga tegishli bo'lsa, ularning tafsilotlarini ko'rsating: hujjat nomi, tashkilot nomi, sanasi, ro'yxatga olish raqami va nomi.
Ilova	Ilova bilan ish xati quyidagicha formatlanishi kerak: Ilova: 2 l uchun. 2 nusxada. Agar ariza matnda ko'rsatilmagan bo'lsa, unda uning nomi, varaqlar soni va nusxalari ko'rsatilishi kerak. Masalan: Ilova: 3 l uchun sotish va sotib olish shartnomasi. 2 nusxada. Agar ilova bilan hujjat ilova qilingan bo'lsa, belgi quyidagicha formatlanadi: Ilova: FSSning 10.12.2017 yildagi 03-2/923-sonli xati va unga ilova, jami 7 bet.
Imzo	Imzo xatni imzolagan xodimning lavozimini va ushbu imzoning ko'chirmasini ko'rsatishni talab qiladi. Agar bir nechta xodim imzo qo'ygan bo'lsa, imzolar egallab turgan lavozimiga mos keladigan ketma-ketlikda joylashtiriladi. Agar pozitsiyalar teng bo'lsa, imzolar bir xil darajada joylashgan bo'lishi kerak.
Muhr	Muhr mansabdor shaxslarning moliyaviy aktivlarga tegishli hujjatlardagi yoki imzoning asl nusxasini tasdiqlashni nazarda tutuvchi boshqa hujjatlardagi imzolarining haqiqiyligini tasdiqlaydi.
Ijrochi	Agar kerak bo'lsa, ijrochining bosh harflari va familiyasi va telefon raqamini ko'rsating. Odatda belgi pastki chap burchakdagi oxirgi varaqning old yoki orqa tomoniga qo'yiladi.

Bugungi kunda har qanday kompaniyada ham shaxslar, ham butun bo'limlar faoliyati bilan bog'liq mutlaqo boshqa masalalar bo'yicha rasmiy xatlar tuziladi. Xatlarning mavzusi so'rov, xabarnoma, kelishuv, da'vo, bekor qilish, o'zgartirish va boshqalar bo'lishi mumkin. Shu bilan birga, yaxshi shakl qoidalari har qanday hujjat yuqoridagi barcha talablarga muvofiq tuzilishini taklif qiladi. Buning yordamida xat (qanday shaklda yuborilishidan qat'i nazar) har bir xodim va umuman kompaniya rahbariyati ishida samarali vositaga aylanadi.

O'zingizni sinab ko'ring

1. Qanday harf aylana harf deb ataladi?

• Bir adresat tomonidan bir nechta adresatlarga yuborilgan xat
• Bitta adresat tomonidan bitta adresatga yuborilgan xat
• Bir qator sabablarga ko'ra yuborilmagan xat

2. Ish xatiga ilova qanday qilib to‘g‘ri shakllantirilishi kerak?

• Ilova: 2 l uchun. 2 nusxada.
• 2 varaqda 2 nusxada ariza
• Ikki nusxada ikkita ariza varag'i

3. Ish xatini tayyorlash va yozish necha bosqichdan iborat?

4. Ish yozishmalarida neytral ohangni talab qilish nimani anglatadi?

• Atamalar, leksik va grafik qisqartmalardan foydalanish
• Maktubda ifodali yoki hissiy jihatdan zaryadlangan so'zlarning deyarli to'liq yo'qligi
• Shablonlardan keng foydalanish

5. Ish xati qanday qismlardan iborat?

• Apellyatsiya, kirish va asosiy qismlar, xulosa
• Asosiy qism, xulosa
• Apellyatsiya, xulosa