È possibile licenziare il capo contabile di un'impresa in base alle norme del Codice del lavoro della Federazione Russa. Per questo non sono necessari documenti speciali. Ma succede che è necessario avvisare alcune autorità del cambio di contabile, di cui parleremo oggi. Successivamente, vedremo a chi viene scritto l'avviso di cambiamento del capo contabile e se ce n'è bisogno.

Quando ne hai bisogno

Non vi è alcuna responsabilità in caso di mancata notifica all'ufficio delle imposte di un cambiamento di contabile, ma la notifica può aiutare a evitare situazioni di conflitto se il cambiamento avviene nel mezzo del periodo fiscale.

Ma è obbligatorio avvisare le organizzazioni bancarie. In caso contrario, le attività finanziarie della società potrebbero essere sospese. Esiste un pacchetto generale di documenti per questo, ma è meglio chiarirne il contenuto con la propria banca, sono possibili delle differenze; Il pacchetto generale dei documenti è il seguente:

• Lettera di accompagnamento in due copie.
• Ordine di licenziamento del vecchio capo contabile (copia).
• Ordine sull'assunzione di un nuovo contabile (copia).
• Una nuova carta bancaria che contiene firme campione di persone che hanno il diritto di gestire questo conto.
• Timbro autenticato di una persona giuridica.
• Passaporto del nuovo capo contabile (fotocopia).

Ogni fotocopia dovrà essere autenticata dal titolare dell'azienda. Le copie devono contenere la firma del regista, il suo nome completo e una nota che la copia è corretta. Inoltre, è necessario indicare la data esatta e apporre il sigillo dell'organizzazione. Altrimenti, le fotocopie non avranno valore legale e la banca potrebbe semplicemente non accettarle. Questo pacco di documentazione deve essere inviato alla banca, ed è meglio portarlo personalmente con l'aiuto di una persona responsabile. Se l'organizzazione bancaria richiede documenti aggiuntivi, è necessario fornirli.

Insomma

Alla domanda su chi deve essere informato quando si cambia il capo contabile, la risposta è inequivocabile: solo le organizzazioni bancarie. In caso contrario, la banca potrebbe sospendere la collaborazione con l'azienda e ciò porterà a conseguenze negative. Ma non è affatto necessario segnalare tale modifica al Servizio fiscale federale della Federazione Russa, perché non vi sono basi documentali per ciò. Sebbene le stesse autorità fiscali insistano affinché anche loro ricevano queste informazioni. Ma spetta a te decidere se farlo o meno.

Un cambio di capo contabile è sempre stressante per un'organizzazione. Il nuovo contabile deve avere il tempo di mettersi a proprio agio e rilevare l'attività del suo predecessore. Come farlo per non interrompere il ritmo abituale delle attività aziendali e ridurre al minimo le conseguenze negative nel lavoro futuro?

La legislazione della Federazione Russa non prevede norme per l'accoglienza e il trasferimento dei casi in caso di cambio del capo contabile di un'azienda. Tuttavia, è nell'interesse dell'organizzazione stessa, soprattutto di grandi dimensioni (con un grande fatturato e diverse tipologie di attività), svolgere e formalizzare correttamente questa procedura.

Cosa considerare quando si accettano affari da un capo contabile in partenza

Quando si cambia il capo contabile, è necessario sviluppare uno schema chiaro per il trasferimento dei casi al partito e l'accettazione dei casi da parte del nuovo dipendente. Stabilisce la procedura e i tempi per l'accettazione e il trasferimento dei casi, il periodo durante il quale ciascuno dei capi contabili condurrà gli affari correnti, gestirà il lavoro del reparto contabilità e firmerà anche i documenti. Lo schema sviluppato è approvato per ordine del capo dell'organizzazione. Indica inoltre i soggetti responsabili dell'attuazione della presente ordinanza.

La procedura per il trasferimento degli affari al nuovo capo contabile prevede in particolare le seguenti fasi:

• emettere un ordine dal capo dell'organizzazione sull'accettazione e il trasferimento dei casi;
• condurre un inventario delle proprietà e delle passività dell’organizzazione;
• conoscenza dei documenti interni dell'azienda;
• trasferimento diretto delle pratiche, compreso il trasferimento della documentazione primaria, dei registri contabili e fiscali, della rendicontazione contabile e fiscale;
• verificare lo stato della contabilità e del reporting;
• esecuzione e approvazione da parte del responsabile dell'atto di accettazione e trasferimento delle pratiche.

Pertanto, alla data approvata dall'ordinanza, devono essere completati tutti i processi contabili per il periodo trascorso e devono essere generate tutte le registrazioni contabili necessarie, devono essere stampati i registri e presentate le relazioni alle autorità fiscali e deve essere archiviata la documentazione primaria per questo periodo. nelle cartelle. Inoltre, questa deve essere una data determinata in base alle scadenze per la presentazione delle dichiarazioni contabili e fiscali. Pertanto, se il capo contabile si dimette nel febbraio 2012, l'ordine di accettazione e trasferimento degli affari può indicare che è responsabile della presentazione delle relazioni contabili e fiscali per il 2011 e che il nuovo capo contabile è responsabile della presentazione delle relazioni a partire da gennaio 2012. . Leggi la procedura per cambiare il capo contabile nel riquadro sottostante.

Quando il nuovo capo contabile accetta i casi, è necessario effettuare un inventario degli obblighi e delle proprietà dell'organizzazione e trasferire tutti i documenti, la cui preparazione è di competenza del capo contabile, secondo l'inventario. Dovranno essere trasferiti anche il sigillo dell'organizzazione, le chiavi della cassaforte, se presente nel dipartimento, e il sistema banca-cliente. Se al capo contabile vengono assegnate le funzioni di cassiere, l'ex contabile è obbligato a trasferirgli tutto il contante, i libretti degli assegni bancari, i moduli di rigorosi documenti di rendicontazione e le chiavi del registratore di cassa.

È importante che il nuovo capo contabile scopra se l'organizzazione è in arretrato nel pagamento delle tasse e dei premi assicurativi. Ciò può essere determinato dai saldi dei conti contabili pertinenti. Inoltre, dovrebbe essere chiarito se l’organizzazione è in fase di contenzioso con appaltatori, dipendenti o autorità di regolamentazione.

È consigliabile che il precedente e il nuovo capo contabile, nonché il direttore finanziario o il capo dell'azienda, partecipino a questo trasferimento di affari e inventario. In alcuni casi, i revisori possono essere coinvolti nell'audit per contribuire a condurre un esame indipendente dello stato della contabilità e del reporting.

Inventario come componente della procedura di trasferimento della pratica

La procedura per condurre un inventario è determinata dalle Linee guida metodologiche per l'inventario delle proprietà e delle passività finanziarie (approvate con Ordinanza del Ministero delle Finanze russo del 13 giugno 1995 n. 49). Secondo queste istruzioni, non è necessario eseguirlo quando si cambia il capo contabile.

Riferimento

Come cambia il capo contabile?

L'assenza di un capo contabile può incidere non solo sulla contabilità e sulla contabilità fiscale, ma anche sull'azienda nel suo insieme, poiché risolve molte questioni amministrative e firma documenti.

Sarà possibile licenziare in sicurezza il capo contabile solo se al suo posto verrà trovato un sostituto. Quindi puoi assumere temporaneamente un nuovo contabile come vice. Oppure, al contrario, trasferire il dipendente in uscita ad un'altra posizione. In questo caso, le loro responsabilità saranno chiaramente distribuite fino al completamento del trasferimento degli affari e al licenziamento del capo contabile. Di norma, dopo l'inventario dei fondi alla cassa, il capo contabile che trasferisce gli affari viene sollevato dalla gestione del reparto contabilità. Allo stesso tempo, viene rilasciato il diritto di firmare i documenti bancari del nuovo dipendente.

Nell'organizzazione può verificarsi una situazione in cui non è stato ancora trovato un sostituto del capo contabile dimissionario. In questo caso, i casi vengono trasferiti direttamente al capo dell'azienda. Dopotutto, è lui che, ai sensi del paragrafo 1 dell'articolo 6 della legge del 21 novembre 1996 n. 129-FZ, è responsabile dell'organizzazione della contabilità nell'organizzazione. Oppure le questioni possono essere trasferite a una persona responsabile nominata dal manager, ad esempio un vice capo contabile o un direttore finanziario

Tuttavia, ai sensi del paragrafo 2 dell'articolo 12 della legge federale del 21 novembre 1996 n. 129-FZ "Sulla contabilità" (di seguito denominata legge n. 129-FZ), l'inventario deve essere effettuato quando le persone finanziariamente responsabili modifica. Secondo l'articolo 243 del Codice del lavoro della Federazione Russa, tale responsabilità può essere assegnata al capo contabile mediante un contratto di lavoro o altro accordo. In questo caso, è obbligatorio redigere un rapporto di inventario di cassa nel modulo n. INV-15 in tre copie e un elenco di inventario dei titoli e documenti di reporting rigoroso moduli nel modulo n. INV-16 (entrambi i moduli approvati con Delibera del Consiglio Comitato statistico statale della Russia del 18.08.98 n. 88).

Inoltre, in questo caso, è possibile condurre un inventario selettivo o completo facoltativo delle proprietà e delle passività, a seconda delle capacità dell'organizzazione. È inoltre necessario stampare il bilancio e le altre schede contabili dal programma di contabilità a partire dalla data di accettazione dei casi, che devono essere certificati dall'ex capo contabile e capo dell'organizzazione. Ciò consentirà di confermare i saldi dei conti “in entrata” alla data di accettazione dei casi.

Tutte le discrepanze identificate durante l'inventario dovrebbero riflettersi nei conti contabili e i documenti redatti durante l'inventario dovrebbero essere allegati all'atto di accettazione e trasferimento dei casi.

Quali documenti devi controllare?

La clausola 1 dell'articolo 17 della legge n. 129-FZ prevede la conservazione dei documenti contabili primari, dei registri contabili e dei rendiconti finanziari dell'impresa per almeno cinque anni. Inoltre, i periodi di conservazione per tipi specifici di documenti sono indicati nell'elenco dei documenti di archivio di gestione standard, approvato con ordinanza del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25 agosto 2010 n. 558. Pertanto, il bilancio annuale e le dichiarazioni dei redditi devono essere conservate per almeno 10 anni.

Dovresti iniziare a controllare studiando documenti costitutivi organizzazioni. Nelle società a responsabilità limitata questo è lo statuto e l'atto costitutivo, e nelle società per azioni - lo statuto. È inoltre necessario studiare attentamente i certificati di registrazione, lo statuto dell'organizzazione e altri documenti statutari per comprendere la struttura della società, la presenza di divisioni separate e l'eventuale capitale straniero.

Inoltre, è necessario verificare la disponibilità dei documenti di registrazione per le apparecchiature del registratore di cassa di proprietà dell'organizzazione. Se l'azienda è soggetta a audit obbligatorio, è necessario analizzare i risultati e i rapporti dell'audit, prestando attenzione agli errori identificati dai revisori durante gli audit.

È necessario verificare la presenza dei provvedimenti di approvazione politiche fiscali e contabili aziende. L'analisi delle politiche contabili è necessaria per comprendere i metodi contabili utilizzati in esse. È necessario chiarire quali documenti primari sono approvati come appendici alle politiche contabili e come sono distribuite le responsabilità tra i dipendenti contabili.

Inoltre, il nuovo capo contabile deve garantire la disponibilità dei seguenti documenti:

• piano dei conti approvato dell'organizzazione;
• registri fiscali;
• rendicontazione fiscale e contabile;
• bilancio (contabilità generale), nonché registri di contabilità sintetica e analitica;
• libri di acquisto e di vendita, giornali di fatture ricevute ed emesse;
• rendicontazione sui contributi assicurativi ai fondi fuori bilancio;
• atti di lavoro eseguiti (servizi resi), fatture e altri documenti primari;
• certificati contabili;
• atti di conciliazione con l'erario, decisioni ed atti di verifica;
• registri d'inventario;
• documenti di cassa, estratti conto e ordini di pagamento;
• accordi con fornitori, acquirenti e altre controparti;
• documenti del personale, documenti attestanti arretrati salariali e detrazioni fiscali per l'imposta sul reddito delle persone fisiche;
• la procedura per il flusso di documenti tra i dipendenti dell'azienda, nonché tra l'organizzazione madre e le sue divisioni e filiali (se presenti);
• responsabilità lavorative dei dipendenti contabili;
• un elenco delle persone che hanno il diritto di firmare documenti primari, che deve essere approvato con ordinanza del capo sulla base del paragrafo 3 dell'articolo 9 della legge n. 129-FZ.

Punti chiave a cui prestare attenzione quando si controlla lo stato della contabilità e del reporting

Per proteggersi dalle sanzioni fiscali dovute a errori ereditati dal precedente capo contabile, il nuovo responsabile della contabilità deve verificare la correttezza della contabilità e della rendicontazione nell'organizzazione per gli ultimi periodi di rendicontazione o fiscali. Tale audit viene spesso effettuato con il coinvolgimento di una società di audit (auditor) o con le risorse proprie dell’organizzazione.

Controllo contabilità e rendiconti finanziari. Si tratta di un'analisi del rispetto di tutti i requisiti stabiliti nel paragrafo 6 della PBU 1/2008 (approvato con ordinanza del Ministero delle Finanze russo del 6 ottobre 2008 n. 106n). Quindi, quando accetta i casi, il capo contabile controlla:

• completezza della riflessione contabile di tutti i fatti dell'attività economica (requisito di completezza);
• tempestiva riflessione dei fatti dell'attività economica nei rendiconti contabili e finanziari (requisito di tempestività);
• maggiore disponibilità a riconoscere in contabilità spese e passività rispetto a possibili ricavi e attività, evitando la creazione di riserve occulte (obbligo di prudenza);
• riflessione nella contabilità dei fatti dell'attività economica basata non tanto sulla loro forma giuridica, ma sul contenuto economico dei fatti e sulle condizioni aziendali (requisito della priorità del contenuto sulla forma);
• l'identità dei dati di contabilità analitica con i fatturati e i saldi dei conti contabili sintetici dell'ultimo giorno di calendario di ogni mese (requisito di coerenza);
• contabilità razionale basata sulle condizioni dell'attività economica e sulla dimensione dell'organizzazione (requisito di razionalità).

Viene verificata la conformità degli estratti conto con gli indicatori per i conti della contabilità generale dell'organizzazione alla data di riferimento. Allo stesso tempo, il capo contabile può anche verificare selettivamente la correttezza della rappresentazione delle transazioni nei conti contabili.

Verifica della correttezza del calcolo delle imposte e dei contributi, presentazione delle dichiarazioni e dei calcoli. A causa dell'elevato volume di informazioni, occorre innanzitutto prestare attenzione alla rendicontazione per la quale il periodo fiscale è stabilito come anno. Il fatto è che il nuovo capo contabile preparerà rapporti su tali tasse e contributi utilizzando le informazioni dei periodi in cui lavorava il precedente capo contabile. Un errore commesso, ad esempio, nel primo trimestre comporterà una distorsione della base imponibile durante la preparazione delle relazioni per il periodo di riferimento successivo e per l'intero anno.

Quindi, prima di tutto, è necessario analizzare se tutte le spese sono riconosciute nella base imposta sul reddito, documentato ed economicamente giustificato ai sensi dell'articolo 252 del Codice Fiscale della Federazione Russa. È inoltre necessario prestare attenzione al corretto calcolo degli acconti, poiché sulla base di questi importi verrà calcolato l'importo dell'imposta sul reddito dovuta al bilancio nei successivi periodi di riferimento.

Di imposta patrimoniale Il valore residuo e medio annuo di tutte le immobilizzazioni deve essere verificato per determinare la correttezza del calcolo della base imponibile.

Nell'ambito della verifica della correttezza del calcolo I.V.A. Vale la pena prestare attenzione alle detrazioni fiscali. È importante analizzare la validità del loro utilizzo, compresa la disponibilità delle fatture e l'utilizzo dei beni, lavori e servizi acquistati per attività imponibili. Il contabile deve inoltre verificare la legalità dell'utilizzo delle aliquote IVA del 10 e dello 0%. E se un'organizzazione ha transazioni sia imponibili che non imponibili, viene verificato se è stata tenuta una contabilità separata.

Inoltre, è necessario verificare se l'organizzazione ha adempiuto alle proprie responsabilità agente fiscale sull’imposta sul reddito, sull’IVA e sull’imposta sul reddito delle persone fisiche.

Nel controllare la rendicontazione, il nuovo capo contabile dovrebbe prestare attenzione al rispetto delle scadenze per la sua presentazione alle autorità fiscali e ai fondi fuori bilancio. E in fase di revisione dei documenti di cassa, controlla il numero e l'importo della contromatrice dell'ultimo scontrino utilizzato con i dati indicati nel libretto di cassa.

Quale documento viene utilizzato per documentare il trasferimento dei casi?

Il paragrafo 6 del Regolamento sui capi contabili, approvato con Risoluzione del Consiglio dei Ministri dell'URSS n. 59 del 24 gennaio 1980, stabilisce che l'accettazione e la consegna dei casi al momento della nomina e della revoca del capo contabile sono formalizzate da un atto. Viene compilato dopo aver verificato lo stato della contabilità e della rendicontazione.

La forma del presente atto non è prevista dalla legge, pertanto è compilato in qualsiasi forma in due copie e firmato sia dal capo contabile dimissionario che da quello nuovo. Questo atto è approvato dal capo dell'organizzazione. La prima copia viene consegnata al capo contabile dimissionario, la seconda copia rimane presso l'organizzazione. Vedi sotto per un esempio dell'atto completato.

Disegno. Esempio di atto di accettazione e trasferimento di affari quando si cambia il capo contabile

L'atto contiene le seguenti informazioni:

• Nome completo delle persone che consegnano e accettano i casi;
• data di trasferimento dei casi;
• i dettagli dell'ordine del direttore, in base al quale i casi vengono trasferiti al nuovo capo contabile;
• inventario dei documenti trasferiti indicandone i nomi e le quantità. Se l'elenco di tali documenti è sufficientemente ampio, è possibile indicare le cartelle di documenti corrispondenti con un inventario allegato all'atto. Ad esempio: "Registri fiscali per l'imposta sul reddito per il 2011", "Atti sui servizi resi per il 2011", ecc. Inoltre, non è necessario registrare in questo atto documenti che rientrano nella competenza di altri contabili (ad esempio, per le buste paga o contabilità di cassa);
• serie e numero degli assegni bancari non utilizzati, nonché nome e dettagli dei moduli di segnalazione rigorosa non utilizzati;
• errori e inesattezze nella rendicontazione contabile, contabile e fiscale individuati durante la verifica;
• elenco dei documenti mancanti;
• spiegazioni e commenti all'atto del capo contabile dimissionario e della persona che accetta gli affari.

Si consiglia di allegare a questo atto un rapporto di inventario, atti di riconciliazione degli insediamenti con il bilancio e fondi fuori bilancio al momento del trasferimento di affari o dall'ultima data di riferimento, l'ultima relazione di revisione sull'affidabilità finanziaria dichiarazioni (se l'organizzazione è soggetta a audit obbligatorio).

Se, sulla base dei risultati dell'accettazione e del trasferimento dei casi, vengono identificati errori, questi devono essere corretti e, se necessario, devono essere fornite dichiarazioni aggiornate secondo le modalità stabilite dall'articolo 81 del Codice Fiscale della Federazione Russa. E i documenti mancanti dovrebbero essere ripristinati il ​​prima possibile. Se il numero di errori identificati durante un audit casuale è significativo, è opportuno condurre un audit proattivo per evitare future sanzioni fiscali.

Se non ci fosse il trasferimento dei casi

Supponiamo che il trasferimento degli affari in caso di cambio del capo contabile non sia stato effettuato o non sia stato formalizzato adeguatamente. Successivamente è stata rilevata una carenza di oggetti di valore e documenti o sono stati scoperti errori nella contabilità e nel reporting. In questo caso, il ripristino dei documenti primari e della rendicontazione richiederà molto impegno e tempo da parte dei dipendenti della contabilità, compreso il nuovo capo contabile.

Se viene rilevata una carenza, il datore di lavoro ha il diritto di adire il tribunale nelle controversie sul risarcimento da parte del dipendente per il danno causato al datore di lavoro entro un anno dalla data della scoperta, indipendentemente dal fatto che il dipendente abbia lasciato il lavoro.

A causa del fatto che il nuovo capo contabile potrebbe non conoscere alcune sfumature della contabilità di una particolare azienda, trascurare la procedura in questione può portare a molti errori sia a livello fiscale che contabile. Inoltre, in caso di verifica fiscale, il nuovo capo contabile non sarà in grado di spiegare adeguatamente agli ispettori il motivo per riflettere determinate transazioni per periodi fiscali passati.

Ricordiamo che in caso di grave violazione delle regole di contabilità e presentazione dei rendiconti finanziari, il capo contabile può essere soggetto a una sanzione amministrativa per un importo compreso tra 2.000 e 3.000 rubli. (Articolo 15.11 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa). E in caso di violazione dei termini per la presentazione delle dichiarazioni fiscali - un avvertimento o un'ammenda per un importo compreso tra 300 e 500 rubli. (Articolo 15.5 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa). Inoltre, se è scaduto il termine di prescrizione per assicurare alla giustizia i reati commessi che non sono di lunga durata, il capo contabile non sarà responsabile amministrativamente. Pertanto, in caso di violazione della legislazione valutaria, finanziaria, fiscale e fiscale, il termine per assicurare alla giustizia è di un anno dalla data di commissione dell'illecito amministrativo (articolo 4.5 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa) .

Allo stesso tempo, notiamo che è impossibile ritenere un nuovo capo contabile responsabile amministrativamente degli errori del precedente. Infatti, ai sensi del paragrafo 1 dell'articolo 1.5 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa, una persona può essere imputata alla responsabilità amministrativa solo per quegli illeciti amministrativi per i quali è stata accertata la sua colpevolezza. La stessa opinione si riflette nella lettera del Ministero delle Finanze russo del 23 ottobre 2008 n. 03-02-08/20

Hai deciso di cambiare lavoro e diventare capo contabile in un'altra organizzazione. Dopo aver superato con successo la selezione dei candidati per questa posizione, formalizzi un rapporto di lavoro con il datore di lavoro. Quali sono le caratteristiche della registrazione dei rapporti di lavoro per il capo contabile?

Registrazione dei rapporti di lavoro

L'assunzione viene formalizzata con la firma di un contratto di lavoro. Tutte le organizzazioni hanno il diritto di concludere un contratto di lavoro a tempo determinato con il capo contabile per un massimo di cinque anni (articolo 59 del Codice del lavoro della Federazione Russa, di seguito denominato Codice del lavoro della Federazione Russa). Un contratto di lavoro a tempo determinato può essere concluso su iniziativa del datore di lavoro o del lavoratore. In pratica ci sono datori di lavoro che vogliono assumere un capo contabile solo per un anno, e dopo aver presentato il bilancio annuale decidono se prolungargli il contratto oppure no. Ma gli stessi capi contabili potrebbero, per qualche motivo, voler concludere un contratto di lavoro a tempo determinato, ad esempio, per modificarne le condizioni in termini di salario una volta riassunto.

Il datore di lavoro ha il diritto di fissare un periodo di prova per il capo contabile al fine di garantire le sue qualità lavorative. La durata del periodo di prova può arrivare fino a sei mesi. Va ricordato che i periodi di malattia o assenza dal lavoro per altri motivi non sono inclusi nel periodo di prova (articolo 70 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Se il dipendente non supera la prova, ha il diritto di essere licenziato senza pagare il TFR, senza il consenso del sindacato (se presente nell'impresa). Il lavoratore deve tuttavia essere informato per iscritto al più tardi tre giorni prima.

Durante il periodo di prova il dipendente stesso può dimettersi in qualsiasi momento, dandone comunicazione all'amministrazione dell'impresa anche con tre giorni di anticipo.

Il contratto di lavoro del capo contabile può prevedere la responsabilità finanziaria per l'intero ammontare del danno causato al datore di lavoro ai sensi dell'art. 243 Codice del lavoro della Federazione Russa. Di norma, l'importo della sanzione non deve superare la retribuzione mensile media.

Il capo contabile può essere licenziato se la sua decisione ha causato danni alla proprietà dell'impresa o ha rivelato un segreto commerciale. L'elenco delle informazioni che non possono costituire un segreto commerciale è stato approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 5 dicembre 1991 N 35. In conformità con questo elenco, le informazioni contenute nei documenti costitutivi, i documenti sulla solvibilità dell'impresa, ad esempio, nel bilancio e nella relazione, non è un segreto commerciale su profitti e perdite, così come nella rendicontazione fiscale.

Il capo contabile può essere licenziato se cambia il proprietario della proprietà dell'impresa. La nuova amministrazione può farlo entro tre mesi dalla data di trasferimento dell'impresa al nuovo proprietario. In questo caso, il nuovo proprietario è tenuto a pagare al capo contabile un compenso per un importo non inferiore a tre guadagni mensili medi.

Quando stipuli un contratto, se possibile, informati sul motivo per cui il tuo precedente collega se ne va. È possibile che il datore di lavoro aderisca alla tattica di assumere un capo contabile con un periodo di prova di sei mesi e la promessa della prospettiva di un aumento di stipendio al suo completamento. Durante questo periodo, vengono presentati 2 bilanci, i nuovi arrivati ​​si impegnano e si impegnano, comprendendo le specificità delle attività dell'organizzazione e persino gli errori del precedente contabile, e poi vengono semplicemente licenziati, risparmiando sui futuri stipendi. Non dimenticare che secondo il codice il datore di lavoro è tenuto a notificare il licenziamento per iscritto, indicando dettagliatamente cosa non era soddisfatto del candidato.

Quindi il contratto è stato redatto e le sue principali disposizioni sono state concordate. È tempo di agire.

Notiamo che la legislazione non prevede da nessuna parte la procedura per il trasferimento dei casi da un capo contabile a un altro. Alcuni dipartimenti regolavano in precedenza questa procedura. Basta citare la lettera del Comitato doganale statale della Federazione Russa del 21 febbraio 1992 N 11-13/575 “Sulla procedura per l'accettazione e la presentazione dei casi in caso di cambio del capo o capo contabile-capo della contabilità e controllo dipartimento dell'istituzione doganale della Federazione Russa", e "Istruzioni sulla procedura di accettazione e consegna dei casi da parte dei capi contabili (contabili senior con diritti di capo contabile), dei dipartimenti contabili centralizzati (dipartimenti contabili), delle istituzioni, delle imprese e delle organizzazioni di del Ministero della Sanità dell’URSS”, approvato dal Ministero della Sanità dell’URSS il 28 maggio 1979 N 25-12/38.

Possono essere accettati a titolo informativo, ma non puoi fare affidamento interamente su di essi nella tua vita presente.

Ordine sulla nomina di un capo contabile

Quando si entra in carica, è importante scoprire: c'è una persona dalla quale dovresti rilevare gli affari, e in che modo questa persona è disposta a trasferire gli affari al nuovo capo contabile? Non è un segreto che il trasferimento degli affari dipende dal rapporto tra il contabile uscente e il datore di lavoro, nonché dall'integrità del contabile uscente. Il predecessore potrebbe semplicemente sbattere la porta e andarsene senza spiegare nulla, oppure utilizzare il nuovo arrivato per ripagare le sue lamentele nei confronti della leadership precedente.

Spesso semplicemente non c'è nessuno da cui accettare affari, perché l'ex capo contabile è già stato licenziato. In questo caso, potrebbe risultare che le questioni siano state trasferite al capo dell'organizzazione o al vice capo contabile. Ognuno deve decidere da solo se mostrare un'iniziativa eccessiva e firmare un certificato di accettazione redatto da sé oppure no. Dopotutto, nessun trasferimento di lavoro avviene in assenza del dipendente precedente.

Se sei fortunato e il tuo predecessore lavora, il manager è obbligato a emettere un ordine (istruzione) sulla nomina di un nuovo capo contabile dell'organizzazione. Allo stesso tempo, due capi contabili lavorano effettivamente per un breve periodo di tempo. Pertanto, in pratica, il nuovo arrivato viene assunto in una posizione diversa e successivamente nominato capo o, al contrario, trova l'opportunità di pagare il lavoro dell'ex capo contabile senza perdita di stipendio.

E' meglio specificare nell'ordine:

1. cognome, nome e patronimico della persona che accetta le funzioni di capo contabile;
2. informazioni sulla natura dell'adempimento dell'incarico: temporaneo o permanente;
3. il periodo durante il quale è organizzata l'accoglienza e il trasferimento dei casi. Il periodo per licenziare un dipendente ai sensi del Codice del lavoro della Federazione Russa non deve superare le due settimane. Pertanto, a seconda della data di licenziamento del precedente dipendente, viene determinato il periodo durante il quale verranno trasferiti gli affari.
4. la composizione personale della commissione per l'accettazione e il trasferimento dei casi (se organizzata). L’ordine può anche essere accompagnato da un regolamento (programma) dei lavori della commissione.
5. la necessità di coinvolgere soggetti terzi (rappresentanti di una società di revisione, organizzazione superiore, ecc.).

Il coinvolgimento di un'organizzazione di audit è l'opzione ottimale e indolore per cambiare il capo contabile. La società di revisione presenterà una relazione sullo stato della contabilità e del reporting nell'organizzazione, sulla base della quale verrà redatto un certificato di accettazione per il trasferimento degli affari da parte del contabile.

L'ordinanza stabilisce il periodo entro il quale ciascuno dei capi contabili condurrà gli affari correnti e gestirà il lavoro del reparto contabilità, firmerà tutti i documenti di pagamento (fatture, fatture, ordini di cassa, assegni, ordini di pagamento e altri documenti primari), e stabilisce inoltre la procedura per cambiare le carte bancarie dell'organizzazione.

Un cambio di firma può avvenire, ad esempio, dopo la conclusione della verifica del registratore di cassa o la firma del certificato di accettazione per il trasferimento delle pratiche.

Considerando che il capo contabile, in quanto funzionario, è membro di una serie di commissioni (storno delle immobilizzazioni, inventario, ecc.), è necessario ricordarsi di indicare le modifiche nella loro composizione.

Di cosa è responsabile il capo contabile?

Il nuovo capo contabile è interessato a delineare rigorosamente la responsabilità delle sue azioni e di quelle del suo predecessore.

Il capo dell'organizzazione è responsabile dell'organizzazione della contabilità nell'organizzazione, del rispetto della legge durante l'esecuzione di transazioni commerciali. È inoltre responsabile dell'organizzazione della conservazione dei documenti contabili primari, dei registri contabili e dei rendiconti finanziari. Ciò è stabilito dalla legge federale n. 129-FZ del 21 novembre 1996 “Sulla contabilità e sui regolamenti in materia di contabilità e rendicontazione finanziaria nella Federazione Russa.

Elenchiamo i principali punti di responsabilità del capo contabile. Dopo averli analizzati, ognuno deve decidere da solo: in quale ordine prenderà le cose e a cosa presterà particolare attenzione.

La responsabilità può sorgere nell'ambito della legislazione sul lavoro, di cui abbiamo già parlato, nell'ambito del Codice fiscale, del Codice penale e del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa (COAP della Federazione Russa).

Secondo il Codice penale della Federazione Russa (articolo 199), un contabile è punito in caso di evasione fiscale "per aver inserito nei documenti contabili dati deliberatamente distorti sulle entrate o sulle uscite o in qualsiasi altro modo" su larga scala (importo superiore a 100.000 rubli). In questo caso, il capo contabile può essere privato del diritto di ricoprire tale posizione per un periodo fino a cinque anni o arrestato per un periodo da quattro mesi a sei anni. Sono punibili anche il danneggiamento con dolo (articolo 165), abuso di potere (articolo 201), negligenza (articolo 293) e falsificazione di documenti (articolo 327).

Ma questo non minaccia ancora il nuovo capo contabile.

In conformità con una serie di articoli del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa, il capo contabile può essere multato per molte violazioni, tra cui:

Violazione della procedura per lavorare con contanti e della procedura per effettuare transazioni in contanti (articolo 15.1) da 40 a 50 volte il salario minimo (salario minimo),

Violazione dei termini per la presentazione di una domanda di registrazione presso un'autorità fiscale o un ente di un fondo statale fuori bilancio da 5 a 10 salari minimi e svolgimento di attività senza registrazione presso tali autorità (articolo 15.3) da 20 a 30 salari minimi,

Violazione del termine per la presentazione delle informazioni sull'apertura e chiusura di un conto presso una banca o altro organismo di credito (articolo 15.4) da 10 a 20 salari minimi,

Violazione dei termini per la presentazione della dichiarazione dei redditi (articolo 15.5) da 3 a 5 salari minimi,

Violazione della procedura per la presentazione di informazioni statistiche (articolo 13.19) da 30 a 50 salari minimi,

Mancata fornitura delle informazioni necessarie per il controllo fiscale (articolo 15.6) da 3 a 5 salari minimi,

Grave violazione delle regole di contabilità e presentazione del bilancio, che significa distorsione degli importi delle imposte maturate o di qualsiasi articolo (riga) del bilancio di almeno il 10% (articolo 15.11) da 20 a 30 salari minimi,

Mancato rispetto della procedura stabilita per la tenuta dei registri, la redazione e la presentazione di rapporti sulle transazioni valutarie, violazione dei periodi di conservazione stabiliti per i documenti contabili e di rendicontazione da 50 a 100 salari minimi (articolo 15.25 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa ).

Di conseguenza, quando si accettano casi, si dovrebbe prestare particolare attenzione ai contanti e ai documenti di liquidazione, alla disponibilità e alle scadenze per la presentazione di relazioni e informazioni alle autorità fiscali e ad altre autorità.

Il capo contabile, in particolare, è competente nei seguenti casi:

Contabilità errata, con conseguenti errori contabili e distorsioni nei rendiconti finanziari;

Accettazione per l'esecuzione e l'esecuzione di documenti su operazioni che contraddicono la legislazione vigente, violazioni di norme e regolamenti che disciplinano le attività finanziarie ed economiche;

Riconciliazione prematura e errata delle transazioni su conti correnti e altri conti bancari, accordi con debitori e creditori;

Violazioni della procedura di cancellazione di ammanchi, crediti e debiti e altre perdite dai bilanci, per riscossione prematura di saldi di cassa dai colpevoli;

Redazione di bilanci inattendibili, per violazione dei termini di presentazione dei bilanci trimestrali e annuali.

A questo proposito, è importante verificare la disponibilità dei documenti e la loro esecuzione durante l'accettazione e il trasferimento dei casi. Inoltre, si dovrebbe prestare attenzione a riflettere le carenze identificate nella contabilità, nonché a riconciliare gli accordi con fornitori e clienti dell'organizzazione.

Documenti contabili

Per quale periodo va verificata la disponibilità dei documenti?

Secondo l'articolo 87 del Codice Fiscale della Federazione Russa, gli ispettorati fiscali hanno il diritto di controllare le attività di un contribuente per tre anni solari. Se durante questo periodo l'organizzazione è già stata ispezionata dall'ispettorato fiscale, il futuro capo contabile deve studiare il rapporto di ispezione. In questo caso, il contabile può verificare solo la documentazione generata nell'attività dopo la relazione di audit.

Se non vi è stata alcuna revisione contabile, va ricordato che, secondo la legge "Sulla contabilità", i documenti contabili primari, i registri contabili e i bilanci devono essere conservati per almeno cinque anni (articolo 17), e quindi devono essere disponibili per questo periodo.

Ad una certa data concordata con il capo contabile uscente, tutti i processi contabili dell'ultimo periodo devono essere completati. Ciò significa che tutte le registrazioni contabili dell'ultimo periodo devono essere completate, i documenti primari che servono come base per ciascuna registrazione devono essere completati,
sono stati formati un bilancio di esercizio e moduli di rendicontazione contabile e fiscale.

Vengono predisposti libri e registri di registrazione per il trasferimento: titoli, procure, registrazione delle letture delle somme di cassa e contatori di controllo dei registratori di cassa operanti senza cassiere-operatore, libretto di cassa; contabilità delle fatture ricevute ed emesse, acquisti e vendite, registrazione dei libretti di assegni bancari, ecc.

I documenti contabili devono essere archiviati in casi conformi alla nomenclatura dei casi sviluppata presso l'impresa. La nomenclatura dei casi è un elenco di intestazioni (nomi) di casi e giornali (libri) di registrazione stabiliti presso l'impresa, che ne indicano i periodi di conservazione.

Alcuni contabili richiedono che tutti i fogli siano numerati e descritti. Ma bisogna ammettere che in un'altra istituzione questa procedura può richiedere l'intero periodo di trasferimento dei casi. Inoltre, l'assenza di un documento non ti solleva da responsabilità in futuro.

Se si scopre che mancano alcuni dei giornali (libri) necessari, nel certificato di accettazione viene inserita una voce corrispondente e il giornale (libro) viene avviato dal giorno in cui i casi vengono accettati.

Controllo dello stato della contabilità e della rendicontazione contabile e fiscale

Controllare in breve tempo tutta la documentazione contabile e fiscale per un periodo di 3 anni non è realistico. Di norma, il trasferimento delle pratiche avviene sulla base dell'ultimo bilancio presentato dal servizio contabilità.

In pratica, le transazioni vengono verificate in modo selettivo o, ad esempio, in modo continuo per qualsiasi sezione per un periodo selezionato. È possibile selezionare il periodo di fatturato più elevato per un conto della durata di un mese, un trimestre e verificare in modo continuo il riflesso delle transazioni nella contabilità.

Viene verificato il rispetto dei requisiti contabili (clausola 7 del Regolamento contabile “Politica contabile dell'Organizzazione” PBU 1/98, approvato con Ordinanza del Ministero delle Finanze russo del 9 dicembre 1998 n. 60n). Si richiama l'attenzione sulla correttezza dell'esecuzione dei documenti primari che servono come base per la registrazione delle transazioni nei registri contabili e sulla presenza delle firme delle persone autorizzate.

Se necessario, il diritto di firma di queste persone è confermato dai relativi atti costitutivi, procure o ordinanze.

I dati provenienti dai fogli di fatturato dei conti, dai giornali degli ordini, dai saldi del fatturato e dalla contabilità generale vengono verificati con la rendicontazione contabile e fiscale.

È necessario controllare attentamente la rendicontazione fiscale di tutte le tasse pagate. Le imposte primarie in questo caso sono l’imposta sul reddito e l’IVA.

Nella segnalazione, è necessario prestare attenzione non solo alla correttezza della compilazione dei moduli, ma anche al segno di accettazione del documento, al termine per la sua presentazione e alla presenza di tutte le firme necessarie.

Violazioni, errori e inesattezze riscontrate in sede di ispezione sono segnalate nell'atto di accettazione e trasferimento delle pratiche. Tipicamente i certificati contabili vengono emessi firmati dal capo contabile uscente o dal suo capo contabile interinale. Apportare correzioni ai registri contabili può ricadere sia sul nuovo capo contabile che su quello precedente.

Inventario

È necessario effettuare un inventario quando si cambia capo contabile?

Ricordiamo che i casi obbligatori della sua attuazione sono stabiliti dalla clausola 2 della legge federale del 21 novembre 1996 N 129-FZ "Sulla contabilità". Le stesse disposizioni sono contenute nella clausola 1.5 dell'Ordine del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 13 giugno 1995 N 49 "Sull'approvazione delle istruzioni metodologiche per l'inventario delle proprietà e degli obblighi finanziari", clausola 27 dell'Ordine della Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 29 luglio 1998 N 34n "Approvazione del Regolamento sulla tenuta dei registri contabili e dei rendiconti finanziari nella Federazione Russa" e articolo 22 dell'Ordine del Ministero delle Finanze della Federazione Russa del 28 dicembre 2001 N 119n "Sull'approvazione delle linee guida metodologiche per la contabilità degli inventari."

È obbligatorio effettuare un inventario:

· in caso di trasferimento di proprietà per affitto, riscatto, vendita, nonché durante la trasformazione di un'impresa unitaria statale o municipale;

· prima della redazione del bilancio annuale;

· quando si cambiano le persone finanziariamente responsabili;

· quando vengono accertati fatti di furto, abuso o danneggiamento di cose;

· in caso di disastro naturale, incendio o altre situazioni di emergenza causate da condizioni estreme;

· durante la riorganizzazione o la liquidazione dell'organizzazione;

· negli altri casi previsti dalla legislazione della Federazione Russa.

Se accetti i casi alla vigilia della preparazione della relazione annuale e la data dell'inventario obbligatorio è determinata nella politica contabile dell'impresa, ma l'inventario non è stato effettuato, hai tutto il diritto di sollevare la questione della conduzione di un'indagine inventario obbligatorio delle proprietà e delle passività al momento dell'accettazione dei casi.

Se nell'impresa subentrata, la persona finanziariamente responsabile è il capo contabile, e ciò è possibile ai sensi dell'art. 243 del Codice del lavoro della Federazione Russa e deve essere stipulato nel contratto di lavoro, è richiesto anche l'inventario.

Quando il capo contabile combina la posizione di cassiere, viene effettuato un inventario del denaro contante. Sulla base degli esiti dell'ispezione viene redatto un separato verbale di ispezione del registratore di cassa, che viene firmato sia da chi presenta e riceve la contabilità, sia dal cassiere e dal rappresentante dell'amministrazione. Il presente atto è un allegato all'atto di accettazione e consegna dei casi.

Se non è prevista la responsabilità finanziaria e c'è poco tempo per la consegna e l'accettazione dei casi, non sarebbe fuori luogo esaminare i risultati dell'ultimo inventario effettuato presso l'impresa. In ogni caso, è opportuno annotarlo nell'atto di pre-trasferimento delle cause

la data e i risultati dell'inventario precedente e discuti anche con il tuo manager l'inventario all'inizio del tuo lavoro.

In pratica, i contabili effettuano un inventario delle finanze (esaminano i saldi di cassa, i conti correnti, i conti attivi e passivi), altri richiedono anche un inventario delle immobilizzazioni e delle scorte. Le discrepanze rilevate in sede di inventario tra l'effettiva disponibilità dei beni e i dati contabili si riflettono nei conti contabili secondo le modalità previste dal Regolamento in materia contabile.

Atto di accettazione e trasferimento delle cause

A seguito dell'accettazione e del trasferimento dei casi, viene redatto un certificato di accettazione. L'atto indica in quale data è avvenuto il trasferimento dei casi.

La forma più semplice di certificato di accettazione è un inventario dei casi accettati dal capo contabile. Tuttavia, a nostro avviso, ciò non è sufficiente per l'ulteriore lavoro del capo contabile. Ma va a vantaggio anche del dipendente in partenza. Un nuovo arrivato percepisce semplicemente molte cose a orecchio durante il trasferimento degli affari. E quando stilerai il tuo primo bilancio ti troverai in difficoltà per mancanza di informazioni. Pertanto, è più razionale indicare nell'atto informazioni sui saldi dei conti con una ripartizione. Quindi il nuovo arrivato può raccogliere tutte le informazioni necessarie dal rapporto e non disturbare il dipendente o il manager in partenza.

Tutti conoscono la forma dell'atto; chiunque può essere utilizzato come base. Ma può essere difficile comporre una parte significativa a causa della pressione del tempo e delle emozioni. Forniremo un elenco approssimativo di domande (sezioni) che il Certificato di accettazione dei casi può contenere. Può essere perfezionato, ampliato o ridotto a seconda delle condizioni specifiche e dell’ambito delle attività dell’organizzazione.

1. Caratteristiche generali della contabilità e organizzazione del lavoro contabile

Informazioni sull'organizzazione del lavoro nel reparto contabilità stesso. Il personale, il suo organico, il turnover del personale e le sue motivazioni. Distribuzione delle responsabilità tra i dipendenti, disponibilità delle descrizioni delle mansioni. Qualificazione dei dipendenti e lavoro per migliorarla.

L'uso di moduli standard e unificati di documentazione contabile primaria per la contabilità e la rendicontazione, moduli specializzati o moduli sviluppati e approvati dall'organizzazione in modo indipendente. Predisposizione modulistica documenti primari e registri contabili, reporting.

Fornire un quadro normativo per la contabilità e la rendicontazione contabile e fiscale (libri, programmi). Disponibilità di linee guida e istruzioni dipartimentali.

Fornitura di personal computer e attrezzature per ufficio.

Caratteristiche generali della contabilità. Sistema e forma (memorial warrant, journal warrant, computer). Lo stato dei registri contabili sintetici e analitici, discrepanze nei dati in essi contenuti.

2. Stato della contabilità di cassa.

Registratore di cassa. Disponibilità di un cassiere e di un contratto valido di piena responsabilità finanziaria con lui. Condizioni per l'archiviazione e la contabilità di contanti e documenti monetari (francobolli, imposte statali, cambiali, biglietti aerei pagati, ecc.). Lo stato delle registrazioni nel libro cassa, il saldo della liquidità e dei documenti monetari nel registratore di cassa, la loro conformità con le scritture contabili sono registrati in un rapporto di audit separato, allegato all'atto di accettazione e trasferimento dei casi.

Un elenco di tutti i conti di cassa dell'organizzazione, indicando i loro numeri e le filiali bancarie. Saldi dei fondi per ciascun conto in base agli estratti conto riconciliati con i dati contabili. Disponibilità di notifiche da parte delle autorità fiscali sui conti aperti.

Disponibilità di libretti di assegni, numero di assegni non utilizzati.

3. Stato della contabilità delle operazioni di regolamento

Disponibilità di estratti conto bancari, contratti e altri documenti di liquidazione.

Inventario degli accordi con le controparti, disponibilità di atti di riconciliazione degli accordi reciproci, in quale data sono state risolte le discrepanze. Conduzione del lavoro sui sinistri. La realtà dei conti clienti e dei conti fornitori. La presenza di crediti scaduti e inesigibili, con indicazione dei soggetti responsabili.

Disponibilità di atti di conciliazione delle transazioni con le autorità fiscali, nonché debiti verso il bilancio per tasse e tasse.

Prestiti bancari, situazione debitoria per scadenza.

4. Stato della contabilizzazione degli immobili ammortizzabili (immobilizzazioni e attività immateriali)

Data dell'ultimo inventario della proprietà, sua completezza e qualità, riflessa nella contabilità. Registri di inventario, in quale forma e da chi sono archiviati. Disponibilità di atti di messa in servizio di immobilizzazioni, loro cessione e cancellazione. Schede di inventario per cespiti. Custodi responsabili dei valori, esiste un'ordinanza per la loro nomina.

5. Stato della contabilità materiale

Disponibilità di atti (dichiarazioni di corrispondenza, eliminazione dei saldi naturali) di riconciliazione delle registrazioni contabili con le registrazioni delle persone finanziariamente responsabili, data dell'ultima riconciliazione. Data dell'ultimo inventario dei beni materiali, suoi risultati. Riflessione nella contabilità di atti di audit e perizie, materiali su carenze, furti, trasferiti e non trasferiti alle autorità investigative. Lo stato della contabilità analitica dei materiali, la disponibilità dei documenti in entrata e in uscita sulla movimentazione dei beni materiali.

6. Stato degli accordi con i dipendenti

Informazioni sulla tabella del personale, disponibilità di contratti di lavoro. Arretrati nel pagamento degli stipendi. Stato della contabilità personalizzata, disponibilità di carte fiscali per l'imposta sul reddito delle persone fisiche e imposta sociale unificata.

7. Segnalazione

Rispetto dei requisiti per la redazione del bilancio mensile, scadenze stabilite per la presentazione di rendiconti finanziari, dichiarazioni e relazioni fiscali e affidabilità di tali dichiarazioni. Decisioni dei fondatori in merito all'approvazione del bilancio e al pagamento dei dividendi. Disponibilità dei registri fiscali.

8. Archiviazione documenti

Garantire la corretta conservazione e registrazione di rigorosi moduli di rendicontazione e un archivio dei documenti contabili. Disponibilità degli inventari dei casi, se i documenti sono archiviati e numerati. Corretta esecuzione del sequestro o distruzione dei documenti per scadenza del periodo di conservazione.

Certificato di disponibilità e sicurezza di sigilli, timbri, ecc.

9. Elenco dei documenti contabili e primari secondo l'inventario

Elenco preventivi trasmessi, elenchi titoli, tabelle del personale, contratti, convenzioni, obbligazioni, cartelle di documenti primari e registri, ecc.

Mancano registri o documenti contabili primari.

10. Saldi sui conti verificati.

I saldi sui conti verificati e la loro decrittazione sono confermati. Si consiglia di confermare i saldi sui conti di liquidazione in contanti (contanti, banca, accordi con fornitori e clienti, dipendenti), nonché sui conti di altre proprietà.

11. Firme

Capo contabile, presentazione e accettazione di casi, membri della commissione o rappresentante dell'amministrazione.

Qualora il cessionario non condivida qualche disposizione dell'atto, il commercialista uscente ha facoltà di formulare opportune riserve motivate all'atto della firma dell'atto.

Il certificato di accettazione è redatto in due copie, di cui: la prima viene sottoposta per approvazione al responsabile dell'istituto, la seconda resta al cedente. In caso di trasferimento di affari da parte di una filiale o di un ufficio di rappresentanza di un'organizzazione, l'atto è redatto in tre copie, una delle quali viene consegnata all'organizzazione madre.

Il cambiamento del capo contabile deve essere comunicato alle autorità fiscali. Di solito ti richiedono di inviare il modulo n. P14001, un ordine di appuntamento e i dettagli del tuo passaporto (fotocopia).

A seconda dello stile operativo della nuova azienda, vengono informati i partner e le divisioni abituali.

Gli ispettori chiedono di avvisare tempestivamente il Servizio fiscale federale se la società ha licenziato il suo capo contabile. Come redigere una notifica dalla quale il fisco saprà: c'è stato un cambiamento nel capo contabile?

Né il Codice Fiscale né la legislazione sulla registrazione delle società richiedono di segnalare all'ispettorato le informazioni sul cambio del capo contabile. È necessario fornire formalmente tali informazioni solo nel caso in cui la società cambi amministratore delegato.

Tuttavia, le informazioni sul capo contabile si trovano nel file di registrazione dell’azienda, quindi molti ispettori locali chiedono che le informazioni vengano inviate loro in modo tempestivo. Allo stesso tempo, anche se tali informazioni sono disponibili nel fascicolo della società, è consigliabile che il capo contabile abbia con sé una procura quando presenta relazioni, presenta o riceve documenti all'ispettorato (comma 3 dell'articolo 26 del il Codice Fiscale della Federazione Russa).

Non sono previsti termini specifici per la presentazione della notifica in caso di cambiamento del capo contabile. Pertanto, la società in cui è stato licenziato il capo contabile può inviarlo in qualsiasi momento opportuno. Non ha senso ritardarlo, per la tua tranquillità.

Come redigere una notifica in caso di cambiamento del capo contabile

La notifica di un cambiamento del capo contabile viene redatta in qualsiasi forma. Come base, puoi prendere raccomandazioni generali per la redazione di eventuali documenti per le autorità fiscali, che sono redatti in forma libera.

Gli ispettori, di norma, chiedono di allegare alla notifica una copia dell'ordinanza sulla nomina del capo contabile o un estratto di esso, nonché di indicare i dettagli del passaporto del nuovo capo contabile. Possono anche chiedere una copia del certificato di assegnazione del CIF (se presente, ovviamente). Si consiglia inoltre di indicare nell'avviso i recapiti del nuovo capo contabile.

Il responsabile del servizio di contabilità è soggetto a requisiti specifici, poiché crea l’immagine dell’azienda nel mercato degli investimenti e riceve le preferenze dalle controparti. Ci sono funzionalità per cambiare il capo contabile e assumere un nuovo dipendente. In futuro dovrà proteggersi il più possibile dalle pretese del management e delle autorità di regolamentazione.

Attualmente non esistono norme che regolano il trasferimento dei casi. È prescritto in alcuni dipartimenti, ma l'organizzazione stessa ha il diritto di stabilire le regole per il trasferimento e la ricezione degli affari del capo contabile. Il requisito principale è l'orientamento alla legge della Federazione Russa “Sulla contabilità”.

Licenziamento e assunzione

Le regole di base sono previste nel Codice del lavoro del paese. Il contratto di lavoro deve essere avviato dal dipendente o dirigente e avere una durata massima di 5 anni. A volte la direzione aziendale preferisce un periodo più breve per verificare la qualità del lavoro e dare al dipendente l'opportunità di modificare le condizioni di lavoro: salario, orario di lavoro, ecc. La legislazione sul lavoro consente ai manager di fissare un periodo di prova per questa posizione di 6 mesi. Se il capo contabile non completa il periodo nominato, viene licenziato senza indennità di licenziamento e senza il consenso del sindacato. Tuttavia, lo specialista ha il diritto di conoscere le ragioni della sua inadeguatezza alla posizione, che è stata motivo del rifiuto di candidarsi per un posto a tempo indeterminato.

Il Codice del lavoro prevede che l'assenza del dipendente per malattia o per altri motivi validi non venga computata nel periodo di prova.

I motivi del licenziamento possono essere i seguenti:

• causare danni all'organizzazione;
• divulgazione di segreti commerciali;
• su tua richiesta.

Un segreto commerciale è un'informazione la cui conoscenza ha valore commerciale per altre persone. Il suo proprietario adotta misure speciali per la sua sicurezza. Ci sono una serie di condizioni per questo:

• Familiarizzazione del capo del servizio contabilità con la firma con un elenco di informazioni considerate un segreto commerciale.
• Familiarizzazione contro la firma con il regime e responsabilità per violazione dei segreti commerciali.
• Creare le condizioni per il rispetto dei segreti commerciali da parte dei dipendenti.

Nella legge federale “sui segreti commerciali” art. 5 prevede una serie di dati che non sono considerati segreti commerciali dell'organizzazione.

Il capo contabile in periodo di prova può dimettersi in qualsiasi giorno previa notifica ai suoi superiori. Il licenziamento di una persona con contratto a tempo determinato in caso di cambio di proprietà è possibile solo dietro pagamento di un'indennità pari a tre mesi di retribuzione.

Quando si cambia commercialista, lo stato del bilancio deve essere valutato e registrato agli atti. La documentazione scritta dei dati di audit aiuterà il nuovo dipendente ad alleviare la responsabilità per l'accurata fornitura di informazioni, a identificare la determinazione errata della base imponibile, gli errori nei rapporti contabili e nei registri fiscali.

A chi devo consegnare i casi?

Più persone possono subentrare negli affari del capo contabile uscente. Molto spesso, questo è il nuovo capo contabile. Ma può succedere che non ci sia ancora un nuovo dipendente e quello vecchio abbia il diritto legale di lasciare la sua posizione. Quindi, se hai più contabili, puoi trasferire temporaneamente le questioni a loro.

Le piccole imprese in cui il capo contabile è l'intero reparto contabilità si trovano in una situazione difficile. Gli affari sono accettati dal capo dell'azienda, poiché è responsabile dell'organizzazione della contabilità.

Se il manager è contrario all'accettazione dei casi, il precedente capo contabile deve documentare questo fatto per iscritto. Qualora il dirigente si rifiuti di sottoscrivere il protocollo con il rifiuto si dovrà procedere come segue:

• redigere un inventario delle pratiche da consegnare (2 copie);
• inviare una copia al servizio fiscale tramite posta raccomandata o contro la firma dell'ispettore fiscale.

Se un dipendente non può trasferire casi (malato, morto), il manager deve emettere un decreto sulla loro accettazione da parte di un'altra persona.

Procedura per il trasferimento dei casi

Oggi non esiste un documento normativo che regoli completamente la procedura per il trasferimento degli affari del capo contabile. Per eliminare molti errori, dovresti seguire le istruzioni passo passo che riflettono il numero massimo di fattori. È di natura consultiva e generalizzata.

Se il capo contabile si è dimesso molto tempo fa e in quel momento non ne è stato assunto uno nuovo, non c'è nessuno che possa rilevare l'attività. Quindi il trasferimento non avviene.

Il trasferimento indipendente dei casi comprende i seguenti passaggi:

1. Firma di un ordine per nominare un nuovo contabile.
2. Inventario delle responsabilità finanziarie.
3. Atto di accettazione dei documenti informativi e contabili.
4. Appendice all'atto.
5. Eventi organizzativi.

La commissione viene formata quando necessario quando vengono rilevate violazioni massicce, risultati negativi di una verifica fiscale, ecc. Comprende altri dipendenti del dipartimento contabilità e dipartimenti importanti. L'ordinanza stabilisce i poteri della commissione.

Stesura di un ordine

La legge n. 129 della legge federale stabilisce che una società può scegliere autonomamente le norme e le fasi di accettazione e trasferimento degli affari del capo contabile. Il datore di lavoro deve emettere un atto normativo sotto forma di istruzioni, ordini, istruzioni, che descriverà in dettaglio la procedura per il trasferimento delle responsabilità.

In pratica, il più comune è un ordine che indica:

• Motivazioni per l'accettazione e il trasferimento delle responsabilità.
• Il periodo durante il quale ciascun contabile gestisce il servizio contabile e firma la documentazione.

Se il capo contabile lascia l'azienda su sua richiesta, il datore di lavoro ha 2 settimane di tempo per porre fine ai suoi obblighi di lavoro. Se si verifica un cambio di proprietario e il licenziamento viene avviato dall'amministrazione, il termine per l'interruzione del rapporto di lavoro è di 3 mesi dall'acquisizione dei diritti di proprietà da parte del nuovo proprietario.

• La persona responsabile del trasferimento dei documenti è il capo contabile uscente.
• Il responsabile dell'accoglienza è il nuovo capo contabile o il capo dell'organizzazione nell'esercizio delle sue funzioni.
• Persone coinvolte nell'accettazione e nel trasferimento: audit, autorità superiori, commissione speciale.
• La data di fine del processo di trasferimento del caso è l'ora in cui è stato completato il processo contabile per il periodo precedente. Di norma, la data dovrebbe tenere conto delle scadenze per la presentazione delle dichiarazioni contabili e fiscali.
• Responsabilità e poteri del nuovo capo contabile.

Fine dei processi contabili

L'ordinanza specifica la data in cui il precedente capo contabile è obbligato a interrompere i processi contabili. Necessario:

• generare documenti primari;
• fornire resoconti fiscali, statistici, contabili, tutti i calcoli per il pagamento dei premi assicurativi;
• predisporre le scritture contabili.

Tutti i documenti presentati devono essere archiviati.

Inventario

Indipendentemente dall'esistenza di un accordo di responsabilità, è necessario organizzare un inventario delle attività finanziarie nei conti e nei registratori di cassa.

Le discrepanze individuate si riflettono nei conti in conformità con il Regolamento sulle relazioni contabili. Le eccedenze vengono ricevute al loro valore di mercato al momento dell'inventario; l'importo deve essere incluso nel risultato finanziario (aumento del reddito). Ammanchi e danni alle cose sono considerati spese; se il danno supera le loro norme, sono a carico della persona in colpa. Se ciò non viene rilevato, le perdite vengono registrate come aumento delle spese o del risultato finanziario.

La legge contabile (articolo 12, paragrafo 2) prevede un controllo obbligatorio dello stato dei beni e degli obblighi in base ai dati contabili quando si cambia la persona finanziariamente responsabile. I dati risultano da atti e inventari redatti in 3 esemplari:

• Per la contabilità;
• ad un dipendente dimesso;
• nuovo capo contabile.

Gli atti sono allegati all'atto redatto.

È richiesto l'inventario:

• prima della rendicontazione annuale, se non è stata effettuata in precedenza;
• se è stato stipulato un accordo di responsabilità totale con il capo contabile.

Nelle piccole imprese, è consigliabile condurre un inventario completo delle proprietà e delle passività. Nelle grandi organizzazioni ciò richiede molto tempo e risorse di lavoro. In questi casi, si consiglia di ricorrere a un controllo casuale di entrate e uscite, investimenti finanziari e debiti.

Visita medica

Il trasferimento delle pratiche deve essere accompagnato da un atto di verifica della rendicontazione e della contabilità. Nella maggior parte dei casi è meglio avvalersi dei servizi di una società di revisione. Ciò ti consentirà di ottenere un parere indipendente sulla tenuta dei registri. Se ciò non è fattibile, il nuovo dipendente dovrà completare tutto il lavoro da solo.

Innanzitutto vale la pena controllare le transazioni dell'anno in corso, poiché una parte delle dichiarazioni dei redditi verrà presentata per l'ultimo anno. Questo periodo includerà il tempo in cui il nuovo capo contabile non lavorava nell'organizzazione.

Dovresti prestare attenzione a:

• documenti costitutivi, registrazione statale, verbale della riunione del consiglio di sorveglianza e dei fondatori, registrazione presso il Servizio fiscale federale, registrazione dei registratori di cassa;
• segnalando che l'ufficio delle imposte ha il diritto di verificare - per 3 anni, l'anno in corso;
• sistema di flusso dei documenti, politiche contabili, responsabilità in materia contabile;
• estratti conto, contratti, prospetti di riconciliazione e altri documenti di pagamento;
• inventario dei materiali;
• registri fiscali e contabili;
• rapporti di ispezione degli ultimi 3 anni;
• atti di conciliazione con i fondi di bilancio ed extra bilancio;
• contenzioso con dipendenti, appaltatori, autorità di regolamentazione;
• materiali su sprechi, carenze e furti.

Al momento del trasferimento, i processi contabili devono essere completati: sono state effettuate le registrazioni contabili per l'ultimo periodo, sono stati compilati i conti primari, è stato generato un bilancio funzionante, sono stati generati i rendiconti fiscali e finanziari.

Vengono archiviati gli atti e i registri primari, raggruppati con la nomenclatura dei casi: un elenco di giornali e casi.

Redazione di un atto

Per differenziare le responsabilità del nuovo contabile (ricevente) e del precedente (trasferente), è necessario redigere un atto. Il documento viene utilizzato anche per presentare durante l'accettazione e la consegna delle pratiche:

• documentazione primaria, contabilità materiale, reporting;
• principali indicatori finanziari.

Al momento della redazione e della presentazione dell'atto, il nuovo dipendente deve essere munito dei libri e dei giornali necessari: procure, libretto di cassa, libro degli acquisti/vendite, fatture, contabilità titoli, registrazione dei libretti degli assegni. In mancanza dei documenti elencati, questo viene registrato nell'atto e ne vengono creati di nuovi alla data di accettazione.

L'accuratezza dei dati contabili viene effettuata mediante un controllo casuale. Per le operazioni importanti viene utilizzato un metodo di verifica continua.

Quando valutano le credenziali, controllano:

• completezza;
• razionalità;
• tempestività;
• prudenza;
• azienda in attività;
• assenza di contraddizioni;
• isolamento della proprietà;
• coerenza nell'utilizzo delle politiche contabili;
• rispetto delle politiche contabili;
• registrazione dei documenti contabili primari;
• certezza temporanea dei fattori dell'attività economica;
• registrazione e compilazione dei registri contabili.

Il documento ampliato consentirà al nuovo specialista di ottimizzare il lavoro nella fase iniziale contenendo informazioni contabili, di rendicontazione e organizzative.

L’atto affronta i seguenti punti:

• L'organizzazione della contabilità è una caratteristica del lavoro di contabilità e tenuta dei registri.

1. L'organizzazione del lavoro considera l'organico del servizio contabile, la distribuzione delle responsabilità, la disponibilità delle qualifiche dei lavoratori, le descrizioni delle mansioni e il personale. Il reporting e la contabilità devono essere effettuati utilizzando forme unificate e standard di documentazione contabile. Per questi scopi vengono utilizzati moduli specializzati o appositamente creati all'interno dell'organizzazione.
2. Disponibilità di istruzioni dipartimentali, fornitura di contabilità con un quadro normativo: software, libri.
3. Disponibilità del personale di attrezzature per ufficio e computer.
4. Caratteristiche generali della contabilità. Stato delle scritture contabili analitiche e sintetiche, presenza di difformità. Forma e sistema contabile (ordine commemorativo, computer, ordine giornale).

• Stato della contabilità finanziaria.

1. Registratore di cassa. Presenza di un cassiere, accordo sulla responsabilità finanziaria. La procedura e il luogo in cui conservare denaro e contanti. Mantenimento di un libro cassa, saldo dei fondi e documenti finanziari nel registratore di cassa.
2. Elenco dei conti bancari dell'organizzazione. Sono indicati tutti i numeri e gli sportelli bancari. Il saldo dei fondi viene prelevato dagli estratti conto e verificato con i dati contabili. La presenza di notifiche da parte del Servizio fiscale federale sui conti aperti.
3. Disponibilità di un libretto degli assegni, numeri non utilizzati al suo interno.

La corrispondenza del saldo delle risorse finanziarie e delle registrazioni di cassa con le scritture contabili deve essere registrata in atto separato. Deve essere allegato all'atto di trasferimento d'azienda.

• Contabilità delle operazioni di regolamento.

1. Presenza di estratti conto bancari e documenti di liquidazione.
2. Prestiti bancari, debiti sugli stessi e condizioni di rimborso.
3. Atti di riconciliazione dei regolamenti con le controparti, data di regolamento delle discrepanze. Rivendica il lavoro. Debiti validi. Crediti inesigibili e scaduti.
4. Debito verso il bilancio, atti di riconciliazione per accordi con il Servizio fiscale federale.

• Contabilità degli immobili ammortizzati (immobilizzazioni immateriali, immobilizzazioni). Tempo e riflessione nel resoconto dell'ultimo inventario degli immobili. Tipo e luogo di conservazione dei registri di inventario. La presenza di atti di messa in servizio, cessione e cancellazione di immobilizzazioni. Disponibilità di carte di inventario e ordini per la nomina di dipendenti responsabili per la sicurezza degli oggetti di valore.
• Stato della contabilità materiale. Atti di riconciliazione delle scritture contabili e dei dati dei dipendenti finanziariamente responsabili (eliminazione dei saldi naturali, dichiarazioni di corrispondenza). Ultimi dati di inventario. Riflessione su fatti di furto e carenza, rapporti di audit, ispezioni. Conservazione delle registrazioni analitiche dei materiali. Presenza di documentazione di spesa e di ricevuta per la movimentazione dei beni materiali.
• Pagamenti ai dipendenti. Orario del personale, contratti di lavoro. Disponibilità di debiti verso i dipendenti. Caratteristiche della contabilità personalizzata.
• Segnalazione. Rispetto delle scadenze per la presentazione delle relazioni contabili e delle dichiarazioni dei redditi, loro accuratezza. La decisione dei fondatori sulla distribuzione dei dividendi e l'approvazione del bilancio. Registri fiscali.
• Archiviazione della documentazione. Affidabilità della conservazione, controllo di rigorosi moduli di rendicontazione, archivio contabile. Presenza di inventari di casi.
• Elenco dei documenti contabili primari secondo l'inventario compilato.

1. Elenco delle tabelle del personale ceduto, preventivi, accordi, contratti, registri, cartelle di documenti primari, adempimenti, ecc.
2. Assenza di documenti e registrazioni contabili primarie.

• Saldo dei conti verificati. Conferma e decodificazione dei saldi dei conti. Si raccomanda di confermare i saldi dei conti finanziari e dei conti patrimoniali.
• Elenco della documentazione mancante. Il precedente capo contabile è tenuto a scrivere una nota esplicativa indirizzata al dirigente, indicando le ragioni delle violazioni. Imprecisioni ed errori nella rendicontazione e nella documentazione riscontrati durante l'ispezione. È meglio registrare il tutto con dichiarazioni contabili firmate dal dipendente in partenza.
• Commenti e spiegazioni del capo contabile che riceve il caso sull'atto del dipendente dimissionario. Indicare disaccordi con le disposizioni della legge.
• Registrazione del trasferimento di sigilli e timbri aziendali, chiavi della “Banca cliente” e casseforti, certificati di un operatore di comunicazioni speciali.

Le grandi aziende hanno diversi contabili nel personale. L'atto dovrebbe quindi riflettere solo i documenti sotto il controllo del capo contabile.

• Firme e trascrizioni del contabile accettante e presentante, membri della commissione.
• Data del trasferimento.

L'atto diventerà la base per un ordine (istruzione) da parte della direzione per trasferire i casi.

La documentazione primaria, i rapporti contabili, i registri dovrebbero essere conservati per il periodo stabilito dalle norme di archiviazione, ma almeno 5 anni. Tutti i documenti per questo periodo devono essere disponibili.

All'atto sono allegati i seguenti documenti:

• atto di inventario degli obblighi finanziari: atti di riconciliazione degli insediamenti con fondi, crediti e debiti extra-bilancio e di bilancio;
• atto di inventario delle attività e delle passività;
• atto di inventario delle attività finanziarie alla cassa, inventario dei titoli, rigorosa modulistica di rendicontazione;
• relazione del revisore sulla conformità delle scritture contabili;
• elenco dei registri, dei documenti contabili mancanti durante la ricezione e il trasferimento delle pratiche.

La fase finale

Dopo aver trasferito i casi, firmato l'atto e licenziato il precedente capo contabile, dovresti fare quanto segue:

• Informare il Servizio fiscale federale del nuovo capo contabile. La legge non prevede l'obbligo di notifica e pertanto non è prevista la responsabilità per le assenze. Tuttavia, le autorità fiscali richiedono una lettera di notifica con il sigillo dell'organizzazione e una copia dell'ordine di nomina, i dettagli del passaporto del nuovo dipendente.
• In tutti gli istituti finanziari in cui vengono aperti i conti, emettono nuove carte.
• Conservare i registri contabili mancanti fin dal primo giorno.
• Se devi presentare dichiarazioni aggiornate.
• Correggere gli errori precedentemente identificati.

Responsabilità

Dopo la sostituzione del capo contabile, sorge la questione della responsabilità del dipendente attuale e precedente. Il capo contabile non può essere ritenuto responsabile per eventuali responsabilità legate a contabilità impropria o evasione fiscale da parte di un precedente dipendente. Una persona è ritenuta amministrativamente responsabile se colpevole. È necessario dimostrare la presenza dell'intenzione diretta di nascondere i profitti, il che elimina completamente la colpa del nuovo capo contabile.

Una volta scaduto il termine di prescrizione, diventa impossibile ritenere responsabile il dipendente in partenza. Ad esempio, in caso di violazione della legislazione valutaria o finanziaria, il periodo è di 1 anno dalla data del reato e per altri motivi - solo 2 mesi. Se il reato è in corso, il termine decorre dal momento della scoperta.

Se viene rivelato che l'ex contabile ha causato danni all'organizzazione, allora, se esiste un accordo di responsabilità, è obbligato a risarcirlo. Se non esiste tale documento, l'importo del risarcimento è pari alla retribuzione mensile media.

Ogni capo contabile è tenuto a conoscere l'importo delle sanzioni amministrative per:

• Conduzione impropria di transazioni in contanti e gestione di contanti: 4-5 mila rubli.
• Mancato rispetto dei termini per la registrazione presso i fondi statali e le autorità fiscali: 0,5-1 mila rubli.
• Attività senza registrazione negli organismi elencati: 2-3 mila rubli.
• Mancato rispetto del termine per la presentazione di una dichiarazione: 0,3-0,5 mila rubli.
• Mancato rispetto dei termini per la presentazione delle informazioni sulla chiusura e l'apertura di conti bancari: 1-2 mila rubli.
• Mancanza di dati per il controllo fiscale: 0,3-0,5 mila rubli.
• Grosse violazioni nella contabilità o fornitura di importi contabili distorti superiori al 10% - 2-3 mila rubli.
• Procedure contabili errate per le transazioni valutarie e relativa rendicontazione: 4-5 mila rubli.
• Fornitura errata di informazioni statiche: 3-5 mila rubli.

Il nuovo capo contabile deve subentrare negli affari del precedente dipendente. L'atto di trasferimento completato aiuterà a eliminare una serie di problemi in futuro, a identificare le carenze del predecessore, a eliminare errori grossolani durante il lavoro, ecc. È redatto in qualsiasi forma, ma dovrebbe coprire la quantità massima di informazioni di reporting.