Dokumentai atsirado atsiradus raštui. Nuo seniausių laikų mūsų valstybės teritorijoje saugomi dokumentai liudija apie įvairių asmenų ir valstybės gyvenimo aspektų dokumentavimą.

Kronika, pasakojantis apie Senosios Rusijos valstybės (IX-XII a.) ir Bizantijos santykius, praneša tarp jų sudarytų sutarčių turinį. Tai rodo, kad yra diplomatinių dokumentų. Diplomatiniai santykiai buvo užfiksuoti ir chartijose. Sertifikatas patikrino ambasadoriaus tapatybę ir jo įgaliojimus pasirašyti susitarimą.

Sulankstoma teisinės dokumentacijos sistema

XI amžiuje išskirtinis rašytiniai Rusijos teisės paminklai: Rusijos tiesa, Jaroslavo tiesa, Jaroslavičiaus tiesa. Iki XII amžiaus pradžios. jie buvo sujungti į Trumpa tiesa.

Svarbu žinoti, kad didelė privačios nuosavybės apsaugai teikiama reikšmė privertė jos nuosavybės faktą užfiksuoti įvairiose chartijose. Įstatuose taip pat buvo užfiksuotos pirklių privilegijos, bažnyčios pajamos, įvairūs susitarimai, testamentai.

Feodalinio susiskaldymo laikotarpiu (XIII-XV a.) feodalinių santykių raida užfiksuota m. privatinės teisės aktai(indėliai, žemės ir kito turto pardavimo aktai, įkeistos hipotekos, skolintos obligacijos, paslaugų užstatai, skolinantis pinigus, kilnojamąjį ir nekilnojamąjį turtą, pilni pardavimo į vergiją aktai, atleidimo iš atostogų raštai ir kt.) kunigaikštystės buvo nustatytos sutartyse didieji ir apanažiniai kunigaikščiai. Kuriami rašytiniai teisės paminklai - nuosprendžio raštai. Aukščiausioji valdžia užfiksavo valdžios nurodymus pavaldiniams dekreto raštai. Teismų veiklą lydėjo pasaulio „teisinių laiškų, neteisminių laiškų“ teismų sąrašų sudarymas.

Bus klerkai – žmonės, kurie moka dirbti su dokumentais.

Dokumentai buvo pagrįsti brangia medžiaga - pergamentas. Verta paminėti, kad jis buvo pagamintas iš ožkos arba veršienos, o geriausios veislės buvo pristatytos iš Hanzos miestų ir Graikijos. Verta pasakyti, kad, taupant pinigus, vertės ir prasmės praradęs tekstas buvo nuvalytas, o pergamento lapas panaudotas pakartotinai.

Tai buvo patirties kaupimo dokumentų rengimo srityje metas, kai susiformavo dokumentų rengimo tradicijos, nusistovėjo jų tvirtinimo būdai - parašai, segės, antspaudai, atsirado dokumentų rašymo etapai - juodraštis ir baltas. popierius. Tuo pačiu negalima kalbėti apie biuro darbą kaip apie tam tikrų taisyklių sistemą senosios Rusijos valstybės gyvavimo ir feodalinio susiskaldymo metu. Tai tradicijų ir papročių kaupimo dirbant su oficialiais dokumentais laikotarpis.

Rusijoje susideda iš kelių laikotarpių:

• ikirevoliucinis biuro darbas (XVI – XX a. pradžia);
• sovietinis biuro darbas (1917-1991 m. spalio mėn.);
• posovietinis laikotarpis (1991 m. – dabar)

Biuro darbas ikirevoliucinėje Rusijoje

Biuro darbas ikirevoliucinėje Rusijoje apima tris etapus:

• pirmasis etapas - užsakymo dokumentų tvarkymas (XVI - XVII a.);
• antrasis etapas – koleginis biuro darbas (XIII a.);
• trečiasis etapas - vykdomasis biuras (XIX - XX a. pradžia)

[[1917 m. spalio mėn.|1917 m. spalio mėn.]] įvykiai. radikaliai pakeitė valdžios institucijų sistemą Rusijoje. Visos Rusijos sovietų kongresas tapo aukščiausia valstybės valdžios institucija. Vykdomoji institucija tarp suvažiavimų buvo Visos Rusijos centrinis vykdomasis komitetas (VTsIK) Aukščiausias valdymo organas vadinosi Liaudies komisarų taryba (Sovnarkom) Sektoriniais valdymo organais buvo liaudies komisariatai (Liaudies komisariatas) Vietos valdžios organai buvo provincijų ir rajonų. tarybos, o vyriausybės organai buvo jų vykdomieji komitetai (vykdomieji komitetai)

Pirmieji sovietų valdžios metai pasižymėjo naujosios valdžios iškeltus uždavinius atitinkančių biuro darbo organizavimo taisyklių paieškomis.

Buvo paskelbti dekretus, reglamentuojantis teisėkūros veiklos tvarką (Liaudies komisarų tarybos 1917 m. spalio 30 d. potvarkis „Dėl įstatymų tvirtinimo ir paskelbimo tvarkos“, Liaudies komisarų tarybos 1918 m. lapkričio 18 d. potvarkis „Dėl įsigaliojimo laiko. įstatymų ir vyriausybės įsakymų galia“) Oficialių sovietinių dokumentų rengimo tvarka nustatyta Liaudies komisarų tarybos 1918 m. kovo 2 d. nutarimu „Dėl valstybės institucijų formų formos“; antspaudų naudojimo tvarka pagal Visos Rusijos centrinio vykdomojo komiteto ir Liaudies komisarų tarybos 1922 m. liepos 6 d. nutarimus „Dėl antspaudų su valstybės herbu naudojimo tvarkos“. 1918 m. gruodžio 8 d. Darbininkų ir valstiečių gynimo tarybos dekretu „Dėl tikslaus ir greito centrinės valdžios įsakymų vykdymo bei kanceliarinės biurokratijos panaikinimo“ buvo siekiama sumažinti dokumentų srautą ir įpareigoti juos pakeisti. susirašinėjimo telefonu pokalbiais, dalykinių dokumentų su telefono žinutėmis ir visų administracinių dokumentų kontrolės nustatymo. Visos sovietinės institucijos privalėjo tiksliai ir neabejotinai vykdyti centrinės valdžios potvarkius ir įsakymus. To paties tikslo siekė ir 1918 m. gruodį Valstybės kontrolės liaudies komisariato Teisės konsultaciniame skyriuje Susirinkimas dėl tarnybinio darbo supaprastinimo sovietinėse įstaigose parengtu dekretu „Dėl tarnybinio darbo ir susirašinėjimo supaprastinimo sovietinėse institucijose“.

1920–1930 m metai buvo ypatingas laikotarpis sovietinio biuro darbo raidoje, nes tai buvo masinio judėjimo, vadinamo, laikas mokslinis darbo organizavimas(KARŠTAS) ir vadybinio darbo mokslinis organizavimas(NOUT) NOUT judėjimas turėjo didelės įtakos biuro darbo formavimuisi ir plėtrai.

Kaip šio judėjimo dalis, buvo atidaryti mokslinių tyrimų institutai: Taganrog ir Kazanės mokslinio darbo organizavimo institutai. Darbo su NOT koordinavimas buvo patikėtas Darbo mokslinio organizavimo tarybai (Sovnot), įkurtai prie Darbininkų ir valstiečių inspekcijos liaudies komisariato (NKRKI) valdybos 1923 m.

Šiuo laikotarpiu susikūrė visuomeninės organizacijos, kurios sprendė valdymo klausimus: Administracijos darbuotojų klubas, Buhalterių asociacija, Administracijos darbuotojų asociacija.

Išskyrus tai, kas išdėstyta aukščiau, kaip NUT judėjimo dalis, kiekvienoje didelėje institucijoje ir įmonėje sukuriami NUT ląstelės (biurai, sektoriai ir kt.).

Buvo leidžiami žurnalai, kurių puslapiuose buvo nagrinėjamos valdymo ir darbo su dokumentais problemos: „Atkreipkite dėmesį, kad valdymo technologija“, „Organizavimo ir valdymo klausimai“, „Sistema ir organizacija“, „Laikas“, „Darbo organizavimas“. Išleidžiama daug literatūros biuro valdymo klausimais. Tarp jų buvo pagrindinės teorinės studijos ir biuro darbo vadovai studentams ir praktikams.

XX amžiaus 2 dešimtmetyje buvo išleisti teisės aktai, kuriuose, be kita ko, atsispindėjo dokumentacijos klausimai: 1924 m. SSRS Konstitucija išaiškino valdžios ir administracinių organų leidžiamų dokumentų rūšis ir jų paskelbimo tvarką. Visos Rusijos SSRS centrinio vykdomojo komiteto dekretais buvo nustatyta nacionalinių respublikų ir regionų teisė vykdyti biuro darbą valdžios institucijose nacionalinėmis kalbomis. Už respublikos ribų siunčiami dokumentai turėjo būti rašomi dviem kalbomis: rusų ir tautine arba tik rusų kalba.

Svarbu žinoti, kad 1925 m. įsteigta akcinė bendrovė prie NKRKI turėjo didelę reikšmę sovietinio biuro darbo plėtrai. Valstybinis organizacinės statybos biuras(Orgstroy)

Pagrindinė Orgstroi veikla buvo biuro darbo racionalizavimas.

Norint įgyvendinti Orgstroi veiklos rezultatus, reikėjo jų teorinio pagrindimo, pagrįsto rimtu moksliniu pagrindu.

Tokia institucija prie NKRKI buvo sukurta 1926 m Valdymo technologijos institutas(ITU)

ITU glaudžiai bendradarbiavo su Orgstroi. Orgstroi taikė metodus ir apklausas, ITU praktikoje sukurtus moksliškai pagrįstus biuro darbo tobulinimo metodus, įdiegė juos į institucijų veiklą: tiesioginio stebėjimo, apklausos (interviu), įrašymo, fotografavimo, darbo dienos savifotografavimo metodą, laiko skaičiavimas. Visi šie metodai šiuo metu taikomi tiriant biuro valdymo sistemą, analizuojant ir rengiant racionalizavimo pasiūlymus.

IN 1928 ITU miestas kartu su RSFSR centriniu archyvu parengė „Archyvinio darbo organizavimo RSFSR valstybinėse, profesinėse ir kooperatinėse įstaigose ir įmonėse taisykles“. Taisyklės turėjo didelę reikšmę organizuojant nuolatinį dokumentų saugojimą biuro darbe, taip pat nustatė jų naikinimo tvarką.

IN 1931 ITU miestas parengė „Bendrųjų dokumentų ir dokumentų srauto taisyklių“ projektą, kuriame numatomos vienodos biuro darbo taisyklės visos šalies mastu. Tai buvo pirmasis bandymas sukurti vieningą kanceliarinio darbo sistemą, nes „Bendrosios taisyklės...“ turėjo tapti normatyviniu pagrindu rengiant raštvedybos nurodymus kiekvienai sovietinei įstaigai ir įmonei. Tačiau dėl ITU likvidavimo 1932 m. balandį taisyklės nebuvo galutinai parengtos ir patvirtintos. Likvidavus ITU SSRS, nebuvo vieno biurų valdymo mokslinės plėtros centro.

Kanceliarinio darbo istorijoje prasidėjo ilgas žinybinio darbo oficialiais dokumentais reglamentavimo laikotarpis, kiekvienas skyrius savaip sprendė raštinės darbo organizavimo klausimus.

Didelę įtaką dokumentacijos procesams padarė 1936 m. Konstitucija, kuri pirmą kartą sovietų valdžios metais įteisino administracinių dokumentų hierarchiją, aiškiai apibrėždama, kokių rūšių administracinius dokumentus turi išduoti konkreti vyriausybės ir valdymo institucija, taip pat įstaigos, organizacijos ir įmonės.

IN 1943 SSRS Vyriausioji archyvų direkcija dar kartą bandė kurti vienodi darbo su oficialiais dokumentais standartai. Parengtas projektas „Dokumentinės dalies įrengimo ir dokumentinės medžiagos apsaugos dabartiniame SSRS įstaigų, organizacijų ir įmonių biuro darbe instrukcijos“. Kartu dokumentas nebuvo patvirtintas ir šį kartą.

Tais pačiais metais buvo išleistas pirmasis standartinių valdymo dokumentų sąrašas, kuriame buvo nustatyti jų saugojimo terminai. Sąrašas tapo pagrindu tiriant dokumentų vertę tiek biure, tiek archyve.

Nereikia pamiršti, kad svarbus sovietinio biuro darbo raidos etapas buvo SSRS Vyriausybės 1959 m. vieningos valstybės įstaigų valdymo sistemos šalies įstaigoms ir įmonėms sukūrimas remiantis plačiai paplitusiu techninių priemonių naudojimu. 1963 m. liepos 25 d. SSRS Ministrų Tarybos dekretu „Dėl priemonių archyviniams reikalams SSRS gerinti“ Vyriausioji archyvų direkcija prie SSRS Vyriausybės (GAU SSRS) buvo paskirta vadovaujančia organizacija SSRS. Vieningos valstybinės dokumentų tvarkymo sistemos (SSRS) sukūrimas 1966 m. Buvo sukurtas Visasąjunginis dokumentacijos ir archyvavimo mokslinio tyrimo institutas (VNIIDAD), kurio pagrindinis tikslas buvo sukurti Vieningą valstybinį duomenų lapą.

Svarbu pažymėti, kad tuo pat metu pradedamas spręsti ir personalo rengimo klausimas: daugelyje vidurinių mokyklų nuo 1962/63 mokslo metų. Prasidėjo specialybės „Biuro vadyba“ studentų mokymas. 1964 m. Maskvos valstybiniame istorijos ir archyvų institute (MGIAI) buvo atidarytas pirmasis SSRS Viešųjų dokumentų tvarkymo (VGD) skyrius, rengiantis specialistus, turinčius aukštąjį išsilavinimą, dirbti su dokumentais, susijusiais su tvarkymu.

Nuo to laiko VNIIDAD kuria normatyvinę ir metodinę kanceliarinio darbo bazę, FGD (šiuo metu – Rusijos valstybinio humanitarinio universiteto Dokumentų valdymo fakultetas) rengia specialistus dirbti su dokumentais.

Pažymėtina, kad glaudus MGIAI ir VNIIDAD bendradarbiavimas turėjo didelės įtakos buitinės biuro darbo raidai jau aštuntajame ir devintajame dešimtmečiuose. Pradėtas sistemingas, kryptingas teorinių ir metodinių dokumentų valdymo problemų tyrimas, kuris buvo įkūnytas specifinėse taikomosiose nacionalinio pobūdžio raidose.

Neturėtume pamiršti, kad svarbiausias iš jų buvo Vieninga valstybinė biuro darbo sistema(EGSD), patvirtintas SSRS mokslo ir technologijų komiteto 1973 m. rugsėjo mėn.
Verta paminėti, kad pagrindinės Vieningos valstybinės duomenų bazės nuostatos yra moksliškai sutvarkytas taisyklių, standartų, rekomendacijų rinkinys, kuris nustatė ir reglamentavo biuro procesų organizavimą TSRS įstaigose, organizacijose ir įmonėse. Pagrindinis jos tikslas – vieningais pagrindais tobulinti biuro darbo organizavimą, įvedant vienodas darbo su dokumentais formas ir būdus.
Pažymėtina, kad pagrindinėse Vieningos valstybės duomenų bazės nuostatose buvo nustatytos valdymo veiklos dokumentavimo taisyklės (taikomos tik organizaciniams ir administraciniams dokumentams), pateiktos darbo su dokumentais organizavimo rekomendacijos, nustatyti biuro darbuotojų darbo organizavimo pagrindai. ir biuro procesų mechanizavimas. Pirmą kartą per pastaruosius dešimtmečius buvo sukurta visapusiška biuro valdymo sistema, kuri buvo visos šalies pobūdžio, bet, deja, negavo oficialaus statuso.

IN 1988 g. SSRS pagrindinio archyvo vadovybė patvirtino antrąjį leidimą, vadinamą Vieninga valstybine valdymo dokumentų sistema (USSDOU). Verta pasakyti, kad USSDOU nuostatos buvo taikomos visoms dokumentų sistemoms, įskaitant sukurtus dokumentus kompiuterinės technikos ir mikrografijos priemonės.

Antroji reikšminga biuro darbo tobulinimo sritis buvo valdymo dokumentacijos sudėties ir taisyklių suvienodinimas ir standartizavimas, kuris buvo aktyviai plėtojamas nuo aštuntojo dešimtmečio.

Pirmieji organizacinės ir administracinės dokumentacijos (ORD) GOST standartai įsigaliojo 1972 m. - GOST 6.38-72 „Organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema.
Verta paminėti, kad pagrindinės nuostatos“ ir GOST 6.39-72 „Organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Formos pavyzdys“.

Kuriant vieningą organizacinio ir administracinio dokumentavimo sistemą (USORD), šie GOST buvo patvirtinti nauja redakcija 1978 m., o 1990 m. pataisyti ir sujungti į GOST 6.38-90 „Vieninga dokumentų sistema. Organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai“. Eksploatacinių dokumentų standartai nustatė detalių sudėtį, jų projektavimo ir išdėstymo taisykles, reikalavimus blankams, dokumentų tekstams ir spausdinimo įrenginiais parengtiems dokumentams.

Atskira darbo su dokumentais tobulinimo sritis buvo biuro darbe ir archyvavime vartojamų terminų suvienodinimas. Sąvokų aiškinimas tapo nedviprasmiškas dėl GOST 16487-70 „Biuro darbas ir archyvavimas. Atkreipkime dėmesį, kad terminai ir apibrėžimai“ (peržiūrėta 1983 ir 1998 m.) Suvienodinta terminija leidžia vienareikšmiškai suvokti tiek norminius, tiek metodinius dokumentus ir specialiąją literatūrą. Oficialūs terminai taip pat naudojami kuriant vietinius norminius dokumentus bet kurioje organizacijoje.

Nuo 1970-ųjų kompiuterinės technologijos buvo pradėtos diegti į valdymą ir dėl to automatizuotų valdymo sistemų (ACS) kūrimas pradėjo spręsti valdymo ir gamybos problemas. Diegiant automatizuoto valdymo sistemas reikėjo suvienodinti dokumentus. Aštuntojo dešimtmečio viduryje buvo patvirtintos pirmosios unifikuotos dokumentacijos sistemos (UDS) – tai pagal vienodas taisykles ir reikalavimus sukurti tarpusavyje susijusių dokumentų kompleksai, kuriuose yra tam tikros veiklos srities valdymui reikalinga informacija. Medžiaga buvo paskelbta http://site

Verta pasakyti, kad visas USD sąrašas pateiktas All-Union Classification of Management Documentation (OKUD), paskelbtame 1983 m.

Į USD buvo įtraukta vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema (USORD). Verta paminėti, kad į ją buvo įtrauktos GOST 6.15.1-75 „Pagrindinės nuostatos“, nustatančios USORD paskirtį ir sudėtį, reikalavimus formoms ir tekstams. dokumentai, jų tvirtinimo ir registravimo taisyklės; GOST 6.38-75, GOST 6.39-75, taip pat vieningų dokumentų formų ir jų naudojimo gairių albumas.

Ypatinga šios sistemos reikšmė yra jos beveik visuotinis taikymas institucijose, organizacijose ir įmonėse.

Devintajame dešimtmetyje buvo peržiūrėta dokumentų saugojimo dokumentų tvarkymo ir archyvų norminė ir metodinė bazė. 1986 metais buvo paskelbtos „Pagrindinės skyriaus archyvų veiklos taisyklės“, kuriose buvo pateiktos dokumentų saugojimo, dokumentų formavimo į bylas, jų nagrinėjimo, fiksavimo ir archyvo sudarymo taisyklės. 1989 metais išleistas „Valstybės komitetų, ministerijų, departamentų, įstaigų, organizacijų ir įmonių veikloje sugeneruotų standartinių dokumentų sąrašas, nurodantis saugojimo terminus“, kuris tapo ir praktiniu vadovu kiekvienai dokumentų tvarkymo tarnybai organizuojant dokumentų saugojimą. dokumentus.

Devintajame dešimtmetyje buvo sukurti biuro darbo operacijų laiko standartai. Remiantis nustatytomis darbo sąnaudų formulėmis, buvo galima apskaičiuoti kiekybinę biuro darbuotojų sudėtį.
Verta paminėti, kad to pagrindas buvo SSRS Valstybinio darbo ir socialinio komiteto Centrinio darbo standartų biuro parengti 1988 m. išleisti Integruoti biuro darbo laiko normatyvai ir vieningi darbo laiko normatyvai (gamyba) rašomąja mašinėle. Problemos.

Biuro darbas šiuolaikinėje Rusijoje

Biuro darbo plėtra 1970–80-aisiais buvo biuro darbo organizavimo Rusijos Federacijoje pagrindas.

Šis trečiasis biuro darbo istorijos etapas visų pirma pasižymi reikšmingais pokyčiais socialinėje ir ekonominėje srityse. Nuo 1990-ųjų Rusijoje pradėta aktyviai kurti nevyriausybinės organizacijos (akcinės bendrovės, akcinės bendrovės, unitarinės įmonės ir kt.) Daugumoje šių organizacijų biuro darbas buvo kuriamas iš naujo. Nuo 1990-ųjų pradžios Rusijos Federacijoje Pradėjo kurtis įstatyminė ir reguliavimo sistema, kuriame buvo nustatyti reikalavimai tiek dokumentams, tiek darbui su jais.

1. ĮVADAS Į BYLOS PROCESĄ

1. Dokumentas valdymo sistemoje.

2. Pagrindinės biuro darbo ir dokumentų srauto sąvokos.

3. Biuro darbo raidos istorija Rusijoje.

1.1. DOKUMENTAS VALDYMO SISTEMOJE

Pagrindinis valdymo ir kitos informacijos fiksavimo ir perdavimo valdymo sistemoje būdas yra dokumentas, o nuo to, kaip efektyviai veikia bet kurios institucijos priimamų sprendimų kokybė, taigi ir bendras veiklos rezultatas plačiąja to žodžio prasme. sutvarkyta dokumentacija. Teisinga dokumentacija darbui įstaigoje grindžiama atitinkama normine ir metodine baze – organizacinio, mokomojo ir metodinio pobūdžio teisinių dokumentų rinkiniu. Tarnybinio darbo norminiai ir metodiniai dokumentai kiekvienoje institucijoje rengiami atitinkamų teisės aktų ir norminių aktų pagrindu.

IN pagal federalinį įstatymą „Dėl informacijos, informatizacijos

Ir Informacijos apsauga“ 1995-02-20 Nr. 24-FZ (5 straipsnis) dokumentacija (tai yra dokumentų sukūrimas) yra privaloma sąlyga norint įtraukti informaciją į informacijos išteklius. Taip pat nurodoma, kad dokumentacija vykdoma valdžios institucijų, atsakingų už biuro darbo organizavimą, dokumentų ir jų masyvų standartizavimą, nustatyta tvarka. Valstybinis reguliavimas apima ne tik dokumentacijos sritį, bet ir darbo su dokumentais organizavimą.

Valstybinį biuro darbo reglamentavimą vykdo Rusijos federalinė archyvų tarnyba (Rosar-Khiv), kuri pagal Rusijos Federacijos archyvų fondo nuostatus (patvirtintą Rusijos Federacijos prezidento kovo 17 d. , 1994 Nr. 552) ir Rusijos Federacijos federalinės archyvų tarnybos nuostatuose (patvirtintuose Rusijos Federacijos Vyriausybės 1998 m. gruodžio 28 d. nutarimu Nr. 1562) pateikiami tarpsektoriniai organizaciniai ir metodiniai nurodymai bei organizacijos kontrolė. dokumentų tvarkymas federalinės valdžios organų raštinėje veikloje, koordinuoja valstybinės kanceliarinės sistemos ir vieningų dokumentų sistemų kūrimą.

Rusijos Federacijos standartizacijos, metrologijos ir sertifikavimo komitetas (Rusijos Gosstandart) vykdo valstybinį standartizacijos valdymą, įskaitant dokumentų ir dokumentų sistemų suvienodinimą ir standartizavimą, visos Rusijos techninių, ekonominių ir klasifikatorių kūrimą, diegimą ir priežiūrą. socialinę informaciją.

Rusijos Federacijos Vyriausybė ir federalinės vykdomosios valdžios institucijos yra atsakingos už dokumentacijos organizavimą vykdomosios valdžios institucijose, rengiant atitinkamus norminius teisės aktus.

1.2. PAGRINDINĖS BYLOS PROCESO IR DOKUMENTŲ SRAUTOS SAMPRATOS.

Bet kurios įmonės valdymas yra informacinis procesas, kurio metu gaunama, apdorojama informacija, parengiamas sprendimas, o sprendimas perduodamas atlikėjams, kurių veiksmai yra kontroliuojami.

Visuose informacijos proceso etapuose yra kuriami dokumentai, kuriuose fiksuojama įvairi informacija.

Dokumentas yra informacijos visuma, esanti materialioje laikmenoje ir turinti teisinį pagrindą.

Vyresnieji

		nurodymus
	Administracija
				valdymas
	protokolai,
	išvadas		darbas biure
				Atlikėjai
		kontrolė	biuro užrašai,

ataskaitų teikimas

Ryžiai. 1. Įmonės informaciniai procesai

Neatsiejama bet kokios organizacijos sistemos valdymo dalis yra biuro darbas.

Terminas „popierizmas“ atsirado XVIII amžiaus antroje pusėje ir reiškė ne tik aplanką su dokumentais, bet ir patį leidinį. Šiuo metu terminas reiškia informacinio palaikymo bylai organizavimą, t.y. įrašų valdymas.

Darbas biure– veiklos sritis, susijusi su dokumentų kūrimo procesu ir darbo su jais organizavimu.

Biuro darbo tikslas– informacinė pagalba valdymo procesui

Pagrindinės biuro darbo užduotys:

 dokumentų kūrimas, t.y. juos pritvirtinant bet kokia laikmena;

 dokumentų perdavimas vėlesniam jų vykdymui ar sprendimo priėmimui;

 dokumentų registravimas jų vykdymo kontrolei vykdyti;

 dokumentų sisteminimas ir saugojimas, greita dokumentų paieška

kaip reikia.

Biuro darbo organizavimo formos:

Centralizuota forma pasižymi tuo, kad visos dokumentų tvarkymo operacijos yra sutelktos (centralizuotos) į vieną centrą visai įstaigai – biure, bendrajame skyriuje ar sekretorėje. Ši forma būdinga mažoms įstaigoms.

Decentralizuota forma apima biuro veiklos paskirstymą tarp įstaigos struktūrinių padalinių; Be to, kiekvienas iš jų atlieka gana homogenišką biuro operacijų rinkinį. Retai naudotas.

Mišria forma operacijos atliekamos centralizuotai (dokumentų priėmimas, registravimas, kontrolė, dauginimas) ir decentralizuotai (dokumentų saugojimas, bylų kūrimas). Būdinga vidutinėms ir didelėms įstaigoms.

Biuro darbo samprata remiasi dokumentacijos samprata.

Dokumentacija yra reguliuojamas informacijos įrašymo į popierių ar kitas laikmenas procesas, užtikrinantis jos pagrįstumą.

Dokumentacijos įrankiai- įrankiai, kuriuos naudoja žmonės kurdami dokumentus. Jie skirstomi į:

paprastos priemonės(rašikliai, pieštukai)

mechaninėmis ir elektromechaninėmis priemonėmis (rašomosios mašinėlės,

magnetofonai, foto, filmų ir vaizdo aparatūra)

automatizuoti įrankiai (Kompiuterinė technologija).

Dokumentacija suponuoja nustatytų įrašymo taisyklių laikymąsi

informacija apie kiekvieną dokumento tipą. Šių taisyklių laikymasis suteikia sukurtiems dokumentams teisinę galią.

Teisinė galia- oficialaus dokumento nuosavybė, kurią jam suteikia galiojantys teisės aktai, jį išdavusios institucijos kompetencija ir nustatyta įforminimo tvarka.

Rekvizitai yra privalomas dokumento registravimo elementas (dokumento rūšies pavadinimas, adresatas, data, parašas).

Dokumento forma– tai dokumento detalių rinkinys, išdėstytas standarto nustatyta tvarka.

Dokumentavimo sistema– dokumentų, susijusių pagal kilmę, paskirtį, rūšį, veiklos sritį, visuma, vienodi jų įforminimo reikalavimai.

Organizuojant darbą su dokumentais, organizuojamas įstaigos dokumentų srautas, dokumentų saugojimas ir jų panaudojimas dabartinėje įstaigos veikloje.

Įstaigos dokumentų srautas – tai dokumentų judėjimo organizacijoje procesas nuo jų sukūrimo ar gavimo momento iki jų įforminimo užbaigimo ir perdavimo į archyvą.

Dokumentas reklamuojamas:

1. Erdvėje: įmonės viduje ir už jos ribų.

2. Laike: nuo dokumento sukūrimo ar gavimo momento iki jo išsiuntimo adresatui arba perdavimo saugoti.

Dokumentų srauto organizavimas įmonėje (žr. skaidrę)

Yra išoriniai ir vidiniai dokumentų srauto kontūrai.

Išorinis kontūras prasideda įeinančiais (išoriniais) dokumentais, kurie į įmonę patenka iš išorės. Gauti dokumentai registruojami sekretorių ir siunčiami vykdyti. Išorinė kilpa baigiasi siunčiamų dokumentų registravimu.

Jei dokumentas sukurtas pačioje organizacijoje, tada vidinė grandinė dokumento ištrauka (iniciacija - vykdymas - patvirtinimas - patvirtinimas)

laukimas – registracija). Būtent ant vidinio dokumento kontūro dažnai atsiranda jo versijų (tai yra, dokumentas egzistuoja skirtingomis versijomis). Pavyzdžiui, patvirtinimo etape, kai atsiranda įvairių žmonių komentarai. Svarbi biuro darbo užduotis – dokumentų versijų sekimas, kaupimas ir tvarkymas bei dokumentų pakeitimų stebėjimas.

1.4. BIURŲ PROCESO RAIDOS RUSIJOJE ISTORIJA

Iki 10 amžiaus daugiausia buvo dokumentuojami teisiniai piliečių santykiai. Jau tuo metu egzistavo dokumentų, tokių kaip kelionės dokumentai, rašytiniai testamentai ir kt., rengimo ir tvarkymo kultūra, taip pat specialioje mokykloje buvo rengiami raštininkai, teismo sekretoriai, spaustuvininkai (antspaudo saugotojai) kunigaikščiams ir stambūs feodalai, tačiau nebuvo vieningos valstybės tarnybos darbo sistemos.

1 etapas. Biuro valdymo sistemos atsiradimas (XI – XV a.).

Senosios Rusijos valstybės laikotarpis yra laipsniško biuro darbo sistemos tradicijų formavimosi, patirties kaupimo dokumentuojant, tvarkant ir saugojant dokumentus, užtikrinant jų saugumą, įskaitant apsaugą nuo neteisėtos prieigos ir klastojimo, laikotarpis.

Būdingi laikotarpio bruožai:

1. Atsirado profesionalūs raštininkai: bažnyčios psalmininkai

ir raštininkai (XIV a. raštininkai buvo visi raštinės darbą atliekantys žmonės).

2. Buvo sudaryti originalūs popierizmo vadovai – blankai, kuriuose buvo išdėstyti dokumentų rengimo etapai – projektas, redakcinis, baltas lapas.

3. Atsirado poreikis išlaikyti svarbios informacijos slaptumą, todėl atsirado įvairių kabės (parašai), antspaudai, tilteliai (parašai suklijuoti), t.elementai, apsaugantys informaciją nuo neteisėtos prieigos saugojimo ir naudojimo stadijoje.

Pirmieji dokumentų klastojimo atvejai siekia tuos laikus.

4. Sukurta dokumentų teisinės galios panaikinimo tvarka. Motina-

als iš specialios saugyklos išnešė „larnikas“ (skrynios prižiūrėtojas su do-

dokumentai) ir buvo sunaikinti dalyvaujant liudytojams. Ypač svarbius dokumentus miesto tarybos parinkta komisija, dažnai viešai, iškilmingoje atmosferoje sunaikino. Mažiau reikšmingi dokumentai buvo grąžinami autoriams arba tiesiog ištrinami iš pergamento, ant kurio buvo surašyti, o ištrinti lapai vėl panaudoti.

5. Saugiai dokumentų saugojimui ir apskaitos tvarkymui buvo skirtos vietos: svečių kiemai ir vienuolynai.

Beveik iki XIV amžiaus pabaigos. Rusijoje pagrindinė medžiaga rašymui tarnams yra

pergamentas (specialiai apdorota oda), dokumentuose vadinamas „charta“, o paprasti žmonės tiesiog „veršiena“ . Seniausia iš anksto

Dokumente buvo chartija – atskiras šiek tiek daugiau nei 15 cm pločio pergamento lapas

(3,5 colio). Dokumentai buvo rašomi ištisiniu tekstu, neskirstant į žodžius, o kaip skyrybos ženklai buvo naudojamas tik taškas sakinio pabaigoje.

2 etapas. Užsakyti popierizmą (XV – XVII a.).

Valstybinės įstaigos darbo formavimosi ir raidos laikotarpis paprastai vadinamas užsakymo laikotarpis, pirmųjų valdžios institucijų pavadinimais

- įsakymai. Šiuo laikotarpiu pamažu buvo kuriama raštvedybos centrinėse ir vietinėse įstaigose sistema, formuojamas kanceliarijos darbuotojų kadras, kuriamos stabilios dokumentų formos ir jų rengimo būdai.

Būdingi laikotarpio bruožai:

1. Biuro darbai buvo atliekami administracinėse trobelėse, kurios buvo ir lankytojų priėmimo vieta ( buvimas), biuras ir menas

Khiv. Dokumentai dažniausiai būdavo dedami ant stalų, ant suolų, o ypač vertingi dokumentai būdavo dedami į skrynias tose pačiose patalpose, kuriose vykdavo einamieji darbai ir lankytojų priėmimas. Užsakymuose buvo saugomų dokumentų inventorius,

A XVII amžiuje Dokumentų inventoriui buvo sudaryti ABC – specialūs rodyklės, skirtos užklausoms apie dokumentus pateikti.

2. Dokumentai buvo ruošiami popieriuje ir turėjo specifinę formą – stulpelį(stulpas, kolona), t.y. suklijuotų siaurų popieriaus lapų ritinys.

Stulpo komponentai buvo vadinami „postavais“. Vietos, kur suklijuojami lakštai, gavo tą patį pavadinimą. Stulpelyje iš tikrųjų buvo ne vienas dokumentas, o visas byloje esančių dokumentų rinkinys. Tekstas stulpeliuose buvo rašomas tik vienoje pusėje, nugarėlė skirta tik pastaboms, rezoliucijoms, adresams dėti. Dokumentai buvo laikomi susukti į ritinį arba ritinį; Ypač svarbiems dokumentams buvo gaminami specialūs dėklai, tačiau dažniau jie buvo tiesiog laikomi skryniose ar skryniose. Tokia dokumento forma buvo nepatogi, nes ieškant reikiamos informacijos prireikė daug laiko išplėsti ir sutraukti stulpelį. Pats klijavimas nebuvo pakankamai tvirtas, todėl dokumentas susidėvėjo ir susidėvėjo. Kartu su stulpeline dokumento forma gimė ir užsakymuose pradėta naudoti sąsiuvinio forma. Užrašų knygelė yra perlenktas popieriaus lapas. Sąsiuviniai buvo renkami kartu, pagal poreikį įrišami ir iš jų daromos knygos.

3. Teisinę galią dokumentui suteikė vadinamasis minties „priskyrimas“.

oficialus tarnautojas – raštininko parašas, dedamas skiemens po skiemens dokumento gale taip, kad jo raidės apimtų abu suklijuotų lapų galus.

(Nei caras, nei bojarai dokumentų nepasirašė, išskyrus sutarčių su užsienio valstybėmis dokumentus). Toks dokumentų pasirašymo būdas užtikrino informacijos apsaugą ir apsunkino jos klastojimą.

4. Rengiami įvairaus pobūdžio dokumentai, fiksuojantys valdžios institucijų valdymo veiklą: pavaldūs nuo aukščiausios valdžios

buvo išsiųsti į chartijas, dekretus ir nuosprendžius, iš vietos institucijų buvo siunčiami atsakymai į įsakymus, privačių asmenų rašytinio kreipimosi į valdžios institucijas forma – prašymai.

5. Dauguma detalių tekste dar neparyškintos,tie. apeliacija, velnias

6. Kiekvienas dokumentas buvo užregistruotas:Gavus dokumentą, ant dokumento buvo uždėta data, o tarnautojas padarė pastabą „Išrašyti“, o tai reiškia „Paklausti“. Tiesą sakant, tai reiškė bylos pradžią.

3 etapas. Kolegialus biuro darbas (XVIII a.).

Pagrindinis skirtumas tarp kolegialaus biuro darbo buvo tas, kad jo organizavimą reglamentavo įstatymai. Koleginių reikalų laikotarpis

gamyba koreliuoja su Petro I reformomis. Būtent jis sukūrė Rusijos biurokratinę sistemą, nulėmusią šiuolaikinį darbą su dokumentais. Petrą I teisėtai galima vadinti „Rusijos biurokratijos tėvu“.

Būdingi laikotarpio bruožai:

1. Paskelbtas teisės aktas „Bendrieji nuostatai“, kuriame išsamiai išnagrinėti dokumentacijos klausimai. (dokumentų registravimo taisyklės,

jų vykdymo kontrolė, jų rengimo, sertifikavimo, saugojimo tvarka) ir

bylų judėjimas (dokumentų srautas). Nuostatuose net nustatyta, kaip turi būti išdėstyti rašomieji stalai (turėtų būti stalčiai su užraktais), kaip turi sėdėti tarnautojai (po du) ir pan. Darbo diena kolegijose truko 8 valandas. Darbai buvo atliekami ištisus metus, išskyrus tris vasaros mėnesius ir šventes. Už vieną nebuvimo darbe dieną buvo išskaičiuotas raštvedybos darbo užmokestis už nedirbtą valandą, išskaičiuotas savaitės atlyginimas.

2. Ant dokumento įrašytas valdybos vadovo ir narių parašas.

3. Nustatyta plombų naudojimo tvarka.Spausdinti programą

įvyko dalyvaujant dviem liudytojams.

4. Stulpelinės dokumentų formos pakeistos sąsiuviniais - 4 popieriaus lapai, perlenkti per pusę ir susiūti siūlais. Keli įrišti sąsiuviniai sudarė knygą.

5. Dokumentuose atsirado naujų rekvizitų: registracijos įeinantys ir išsiunčiami numeriai, adresatas, parašas, parengimo data, dokumento rūšis ir kt.

keičiasi šiuolaikiniame biuro darbe.

6. Daugeliui dokumentų buvo nustatytos oficialios formos ir parengtos detalių išdėstymo popieriaus lape taisyklės.

7. Pradėjo kurtis įvairios dokumentavimo sistemos:

finansinis, kuriame terminai „debetas“, „kret.

dit“, „balansas“; kariškiai – pranešimai, pranešimai, nurodymai, dispozicijos;

tarptautinės sutartinės – pastabos, memorandumai, išsiuntimai;

teisminis – apklausos, priesaikos, parodymai, nuosprendžiai;

statistiniai – gyventojų surašymai, vadinami auditais, provincijos ataskaitomis.

4 etapas. Ministrų biuro darbas (XIX – XX a. pradžia).

Dabartinė dokumentų srauto sistema, vadinama vykdomosios įstaigos darbas. Valdymo sferoje atsirado ministerijos, kolegialumą pakeitė ministrų vadovavimo vienybė.

Būdingi laikotarpio bruožai:

1. Buvo nustatyti vienodi apskaitos principai mini-

Rusijos departamentai - nuo dokumentų sukūrimo iki jų archyvinio saugojimo. Ypatingas dėmesys buvo skiriamas ministerijų sąveikos su kitomis institucijomis ir imperatoriumi tvarkai, priklausomai nuo tuo metu egzistavusios hierarchijos.

2. Įvesta kelių etapų dokumentų registravimo ir apskaitos sistema.Visi į ministeriją įtraukti dokumentai buvo įrašyti į žurnalą. Kiekvienas skyrius turėjo panašų žurnalą, kuriame buvo registruojama pagrindinė informacija.

3. Atsirado dokumentų vykdymo kontrolės sistema. Mėnesio pro-

Buvo atliktas bylų auditas struktūriniuose padaliniuose, apskaita specialiuose išrašuose apie įformintų ir neįvykdytų dokumentų skaičių. Metų pabaigoje buvo parengtas bendras ministerijos pareiškimas.

4. Pasikeitė dokumentų formos. Oficialūs dokumentai buvo surašyti ant blankų, kurių kampuose įdėtos detalės.Informacija apie formą apima

dili: įstaigos pavadinimas, struktūrinių padalinių pavadinimai, data ir registracijos numeris, trumpas teksto pavadinimas, nuoroda į gautą dokumentą. Nuo praėjusio amžiaus 20-ųjų pabaigos formos buvo pradėtos gaminti spausdinant.

5. Atsirado naujų tipų dokumentai: telegramos ir telefoniniai pranešimai.

6. Buvo išleisti dokumentų pavyzdžių rinkiniai - raštininkai.

5 etapas. Tarybinis valstybės tarnybos laikotarpis (1917 m.

Būdingi laikotarpio bruožai:

1. 1917 – 1920 m Sumažintas valdymo dokumentų palaikymo lygis

lenija (darbininkai, kariai ir valstiečiai be specialaus išsilavinimo ėjo dirbti į naujai suformuotas sovietines institucijas).

2. 1925-1926 m Susikūrė dvi didelės organizacijos: Valdymo technologijos institutas (ITU) ir Valstybinis organizacijų statybos biuras

(Orgstroy). ITU užsiėmė teoriniais tyrimais vadybos srityje, o Orgstroi juos įgyvendino praktiškai, skatindama naujos biuro įrangos ir biuro įrangos diegimą. ITU buvo sukurtas Standartizacijos kabinetas, kuris dalyvavo kuriant visos Sąjungos standartus dokumentacijai (laiškai, telegramoms, telefono žinutėms, protokolams) ir raštinės reikmenims (rašalui, rašomųjų mašinėlių juostelėms).

3. 1932 metais ITU buvo likviduota ir nutrūko centralizuotas dokumentų valdymo klausimų metodinis tobulinimas.Nuo šio momento biuro darbo istorijoje prasidėjo ilgas „nepriklausomybės“ laikotarpis: kiekvienas skyrius savaip reglamentuotas darbas su oficialiais dokumentais.

4. 1963 m. buvo patvirtintos „Pagrindinės SSRS įstaigų, organizacijų, įmonių raštvedybos ir archyvų dokumentinės dalies organizavimo taisyklės“.

Šis dokumentas vis dar yra biuro valdymo vadovas.

5. 1973 metais buvo sukurta Vieninga valstybinių įrašų valdymo sistema (USSD).

Vieningas valstybinis duomenų lapas – tai moksliškai sutvarkytas taisyklių, nuostatų ir rekomendacijų rinkinys, tvarkantis ir tvarkant dokumentacijos palaikymą, pradedant nuo dokumento sukūrimo iki pateikimo archyvui.

6. 1970-1980 m Atsirado GOST standartų blokas valdymo dokumentams.

7. 1980 m. Sukurtos vieningos dokumentacijos sistemos (UDS), skirtos automatizuoti dokumentų formose esančių duomenų tvarkymą.

Sovietinio biuro darbo raida 1970-1980 m. padėjo pagrindą biuro darbui Rusijos Federacijoje. Daugelis šiuo laikotarpiu sukurtų norminių ir metodinių dokumentų galioja ir šiandien.

1.4. VERSLO GAMYBOS REGLAMENTAVIMAS

Biuro darbo reglamentavimo sistema yra įstatymų ir normų visuma

teisės aktai, reglamentuojantys dokumentų kūrimo, tvarkymo, saugojimo ir naudojimo organizacijos veiklos procese technologiją.

Biuro darbo reguliavimo sistemą sudaro šie komponentai:

 Rusijos Federacijos įstatymai ir teisės aktai;

 GOST standartai;

 Reglamentas;

 Klasifikatoriai;

 Valstybinė valdymo dokumentų palaikymo sistema.

Įstatymai ir teisės aktai informacijos ir dokumentacijos srityje:

 Rusijos Federacijos įstatymai: Rusijos Federacijos civilinis kodeksas, Rusijos Federacijos įstatymas „Dėl standartizacijos“, Rusijos Federacijos įstatymas „Dėl archyvų fondo ir archyvų“

 Prezidento dekretai ir įsakymai: „Dėl valstybės politikos pagrindų informatizacijos srityje“, „Dėl Rusijos Federacijos archyvų fondo nuostatų patvirtinimo“.

 Vyriausybės nutarimai ir įsakymai: „Dėl standartizacijos darbo organizavimo, matavimų vienodumo užtikrinimo, gaminių ir paslaugų sertifikavimo“, „Dėl informacinės paramos Rusijos Federacijos gyventojams tobulinimo“

 Rusijos Federacijos federaliniai įstatymai: „Dėl informacijos, informatizacijos ir informacijos apsaugos“, „Dėl dalyvavimo tarptautiniuose informacijos mainuose“, „Dėl elektroninių kompiuterių ir duomenų bazių programų teisinės apsaugos“.

 Rusijos Federaciją sudarančių subjektų vyriausybės ir vykdomosios valdžios teisės aktai, reglamentuojantys biuro darbo klausimus.

Valstybiniai standartai (GOST) dokumentacijai

Oficialių dokumentų rengimą griežtai reglamentuoja standartai.

Standartas yra standartinis tipas, pavyzdys, kurį objektas turi atitikti savo charakteristikų, savybių ir savybių požiūriu.

1993 m. birželio 10 d. Rusijos Federacijos įstatymas „Dėl standartizacijos“ apibrėžia standartizaciją kaip normų, taisyklių ir charakteristikų nustatymo veiklą. Standartų platinimo sritis, turinį, veikimo apimtį nustato valstybės valdymo organai.

vardas
GOST R 6.30-2003	Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga
	organizacinių ir administracinių dokumentų sistema –
	cijos. Reikalavimai dokumentacijai.
	Priimta ir įsigaliojo Rusijos valstybinio standarto nutarimu
GOST R 51141-98	Įrašų tvarkymas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai
GOST 6.10.1-88	Vieningos dokumentacijos sistemos (UDS). Pagrindinis
	nuostatas
GOST 6.01.1-87	Vieninga techninių klasifikavimo ir kodavimo sistema
	ekonomine informacija. Pagrindinės nuostatos
GOST 6.10.5-87	Vieningos dokumentacijos sistemos (UDS). Reikalavimai
	pavyzdinės formos kūrimo idėjos
GOST 6.10.4-84	Vieningos dokumentacijos sistemos (UDS). Dovanojimas
	dokumentų teisinė galia kompiuterinėse laikmenose ir
	kompiuteriniais įrankiais sukurta mašinograma
	technologija. Pagrindinės nuostatos
GOST 6.10.3-83	Vieningos dokumentacijos sistemos (UDS). Įrašas
	informaciją komunikaciniu formatu

Standartų nustatyti reikalavimai yra privalomi visoms valdžios institucijoms ir verslo subjektams. „Gosstandart“ ir kitos valdžios institucijos pagal savo kompetenciją stebi, kaip laikomasi GOST reikalavimų.

Reglamentas

1. Tarpsektoriniai laiko standartai darbui su vadovybės dokumentacijos palaikymu. Parengtas Rusijos Federacijos darbo ministerijos Centrinio darbo standartų biuro (CBNT) 1995 m. ir rekomenduojamas darbo intensyvumui ir darbuotojų skaičiui vyriausybinėse įstaigose, įstaigose ir visuomeninėse organizacijose nustatyti. Juose yra

 Laiko normos, skirtos dokumentacijos palaikymui tvarkymui (tvarkymui, registravimui, dokumentų kiekio apskaitai ir vykdymo kontrolei, kartotekų tvarkymui ir kt.)

 Laiko, skiriamo archyvavimo darbams (katalogavimui, archyvų informacinės aparatūros kūrimui ir kt.), normos.

2. Darbo laiko standartai, skirti gerinti ministerijų, departamentų, įmonių ir organizacijų vadovybės dokumentaciją. Sukurta VNIIDAD (visos Rusijos Dokumentacijos ir archyvavimo tyrimų institutas) 1992 m. ir pateikiami planų ir sutarčių sudarymo laiko standartai. Naudodamiesi jais galite apskaičiuoti darbo sąnaudas, analizuoti darbuotojų produktyvumą ir apskaičiuoti jų skaičių.

3. Laiko standartai dirbant su automatizuotomis archyvavimo technologijomis ir valdymo organų dokumentų palaikymu. Sukūrė Rusijos Federacijos darbo ministerijos Centrinis mokslo ir technologijų bankas 1993 m. ir skirtas nustatyti laiką, praleistą dirbant su valdymo dokumentais tradicinėmis sąlygomis ir valdymo procesų automatizavimo sąlygomis.

Laiko standartai taikomi visų tipų darbui su dokumentais ir yra suskirstyti į du blokus:

 Laiko standartai, skirti dirbti su valdymo dokumentacija (pareigų aprašymų rengimas, organizacijos reikalų nomenklatūra ir kt.)

 Automatizavimo procese atliekamų darbų laiko standartai

pažangios archyvavimo technologijos (statistinių ataskaitų rengimas, paieškos užklausų vykdymas ir kt.)

Klasifikatoriai

Norint naudoti rūšiuojant, ieškant ir tvarkant įvairius automatizuotų informacinių sistemų dokumentus, dokumentui turi būti priskirti specialūs kodai.

Klasifikatorius yra dokumentas, kuriame yra sisteminis objektų pavadinimų ir jų kodų sąrašas.

1. Informacijos apie valdymo dokumentus klasifikatoriai: OKUD.

2. Informacijos apie organizacines struktūras klasifikatoriai: OKPO.

3. Informacijos apie gyventojus ir personalą klasifikatoriai: Darbuotojų profesijų, darbuotojų pareigybių ir tarifų kategorijų OK (OKPDTR).

Valstybinių dokumentų valdymo sistema (GSDMOU)

Organizuojant bet kokio tipo juridinį asmenį, naudojami biuro darbo pagrindai. Tai gana daug darbo reikalaujantis procesas, kuriame dalyvauja absoliučiai visi valdymo aparato darbuotojai. Juk vienas skyrius yra atsakingas už dokumentacijos pildymą ir tvarkymą, kitas – už savalaikį šių dokumentų judėjimą per institucijas, o tretiems skyriams ši informacija yra vaizdinis vadovas atliekant įprastus darbus.

Tarnybinio darbo pagrindai turi įstatyminę bazę, o kaip tokį pagrindą galime išskirti vieningą valstybinę biuro darbo sistemą, kuri aiškiai atspindi pagrindines taisykles, rekomendacijas ir gaires. Be to, kontroliuojamas visas dokumento kelias nuo jo sukūrimo iki jo pristatymo į archyvą. Turbūt kiekvienas dirbantis žmogus žino tokį dalyką kaip vienokio ar kitokio tipo valstybinis standartas. Šie standartai yra aiškus pagrindinių sistemos nuostatų pavyzdys.

Žinoma, prieš kurdami vieningą sistemą specialistai turėjo atlikti kruopštų darbą, kad išstudijavo svarbiausius darbo su popieriais principus. Ilgą laiką buvo tiriami kanceliarinio darbo pagrindai, suskirstyti į registravimo, perkėlimo į skyrius, prašymo, padavimo į archyvą etapus. Apdorojant gautą informaciją buvo galima nustatyti bendras tendencijas, atitinkančias bet kokios organizacinės ir teisinės formos įmonių gamybinę veiklą.

Biuro darbo pagrindais siekiama suvienodinti panašių dokumentų pildymo sistemą, siekiant užtikrinti duomenų palyginamumą vienos šalies viduje ir net tarptautiniu lygiu. Be to, standartizavimas ir suvienodinimas taupo ataskaitas teikiančių vartotojų laiką, nes jie pagreitina susipažinimo su dokumentu procesą. Pavyzdys būtų forma, ty dokumentas su iš anksto atspausdinta informacija. Jie gali būti sukurti ir naudojami individualioje įmonėje, visoje šalyje arba būti tarptautinio pobūdžio. Be to, verta suprasti, kad forma yra ne tik patogus darbinis dokumentas, palengvinantis gamybinę veiklą, bet ir atspindintis įmonės reputaciją bei atsakomybės laipsnį. Prieš pateikdami jį masinei rinkai, turėtumėte atidžiai patikrinti kiekvienos detalės rašybą ir bendro dizaino teisingumą.

Dokumentų srauto pagrindai pažymi, kad gamybinės veiklos metu reikia registruoti kiekvieną dokumentą, einantį per tam tikrą sritį. Specialisto kompetencija – tinkamas visų dokumentų paskirstymas, savalaikis jų registravimas, taip pat racionalus informacijos grupavimas pagal parengtą schemą.

Šiuo metu vyksta daug seminarų, atskleidžiančių pagrindines šios veiklos technikas ir paslaptis. Personalo apskaitos pagrindai yra ypač populiarūs, nes darbuotojų ir pretendentų į pareigas apskaitos sritis pasižymi dideliu dokumentų kiekiu. Šiuo aspektu specialistai atlieka didelio masto darbus, numatydami laisvų darbo vietų skaičių būsimai, atsižvelgdami į darbuotojų kvalifikacijos kėlimą, atestavimo renginius ir kitus dalykus. Be to, visas analitinis darbas, susijęs su įmonės personalu, taip pat yra personalo įrašų tvarkymo elementas.

Personalo apskaitos skyriaus darbuotojai turi kasmet rinkti, papildydami ir patikslindami esamą medžiagą. Kartu būtina užtikrinti, kad dokumentai atitiktų galiojančius teisinius standartus. Specialistai privalo laiku išsiųsti pasenusią dokumentaciją į archyvą, kur ji bus saugoma nustatytą laikotarpį, dažniausiai ne trumpiau kaip penkerius metus. Svarbiausios šio skyriaus užduotys yra specializuotų naudojamų klausimynų sudarymas, taip pat klausimų sąrašo, padėsiančio pokalbio metu, sudarymas.

Trumpa biuro darbo istorija.

Šiuolaikinis biuro darbas: paskirtis, funkcijos ir principai.

Įrašų tvarkymo sistema

Biuro technologijų koncepcijos

Terminas „biuro darbas“ iš pradžių pasirodo žodinėje kalboje (XVII a.) ir reiškia bylos sprendimo (parengimo) procesą - „bylos rengimą“ (problemos išsprendimą). Sprendžiant bet kokį klausimą, atsirado dokumentai, kurie įtvirtino pasiektą susitarimą, priimtą sprendimą (nes ištartas žodis yra trumpalaikis, gali būti pamirštas, iškraipytas perdavimo metu ar nesuprastas). Jau XVI a. žodis „byla“ vartojamas kaip „dokumentų, susijusių su tam tikra veikla ar klausimu, rinkinys“. Pirmą kartą tai buvo užfiksuota dokumentuose 1584 m.

Rusijoje iki XVII amžiaus pradžios. tai atsitiko pirma Užsisakykite dokumentus. Pagal užsakymustuo metu buvo vadinami valstybės valdžios organai. Dokumentai buvo ritinio pavidalo, kartais siekiančių dešimtis ar net šimtus metrų. Valdant Petrui I ji buvo pristatyta koleginis biuro darbas , progresyvesnis lyginant su tvarka. Kolegijos buvo centrinių institucijų, atsakingų už atskiras viešojo administravimo šakas, pavadinimas. Buvo sukurti kolegijos biuras , egzistavo sekretoriaus pareigas , pasirodė žurnalo forma dokumentų registracijai. pradžioje, XIX a. buvo pakeistos lentos ministerijos, kolegialumą vadovybėje pakeitė vadovavimo vienybė. Tai atsitiko vykdomosios įstaigos darbas. Pasirodė formų oficialius dokumentus, pradėtas įvesti kanceliarinio darbo mechanizavimas.

Sovietų valdžios metais procesas darbas biure buvo pritaikytasį centralizuotą valdymąnacionalinė ekonomika. Buvo įdiegta vienoda dokumentavimo tvarka, įgyvendinta nustatyti standartiniai dokumentų formos ir struktūros reikalavimai, jų informacinių elementų standartinė sudėtis. buvo imtasi bandymas įvesti Vieningą valstybinę įrašų valdymo sistemą (EGSD). Tam, kad būtų galima naudoti kompiuterines technologijas daugelyje pramonės šakų, buvo įsisavintos vieningos dokumentacijos sistemos, tinka ir tradiciniams dokumentų apdorojimo būdams.

1.1. Šiuolaikinis biuro darbas: paskirtis, funkcijos ir principai

Šiuolaikinis biuro darbas apibrėžiamas kaip standartas „veiklos šaka, teikianti dokumentaciją ir darbo su dokumentais organizavimą“, tie. visas procesas nuo dokumento pasirodymo iki jo sunaikinimo arba perdavimo į archyvą.

Informacija ir dokumentacija valdymui Aš yra platesnis terminas, kuris reiškia be tradicinio darbo su dokumentais, informacinių paslaugų, duomenų bazių kūrimo, priežiūros ir darbo su jais.

Pagal GOST R 51141-98 biuro darbas (DOW) atstovauja veiklos šaka, teikianti „dokumentavimą ir darbo su oficialiais dokumentais organizavimą“ Ši koncepcija apima dvi glaudžiai susijusias ir viena kitą papildančias sritis:

Ø dokumentacija;

Ø darbo su dokumentais organizavimas

Todėl įmonės biuro darbas apima dokumentuojant įmonės valdymo veiklą Ir (1 diagrama)

Įmonės valdymo veiklos dokumentavimas – tai visuma veiksmų, atliekamų pagal tam tikras taisykles, siekiant įrašyti ir įforminti aktualią informaciją materialiose laikmenose popierinių ar elektroninių dokumentų pavidalu..

Pagal dokumentas reikėtų suprasti įrašytas (t. y. įrašyta ir tinkamai atlikta) “ apčiuopiamoje laikmenoje informacija su detalėmis – turinio ir dizaino elementų visuma, užtikrinanti tinkamą dokumento parengimą, atsižvelgiant į jo funkcinę paskirtį ir juridinę galią, leidžianti jį identifikuoti“(GOST R 51141-98).

Savo ruožtu įmonės dokumentų tvarkymas- Tai veiksmų, atliekamų pagal tam tikras dokumentų fiksavimo, sisteminimo, saugojimo, taip pat jų perkėlimo taisykles, visuma(pristatymas ir priėmimas į sandėliavimo vietas).

Dokumentacija- Tai užsakyta(t.y. sugrupuoti pagal tam tikras taisykles) dokumentų rinkinys, sukurtas vykdant įmonės veiklą.

Taip pat yra "neoficialus" biuro darbo apibrėžimai.

1.) Darbas biure– tai struktūrinis padalinys, kurio kompetencijai priklauso bendras įmonės dokumentų valdymo veiklos dokumentavimo organizavimas.

2) Darbas biure– tai darbo sritis, skirta informacijos įrašymo ir formatavimo veiksmams materialiose laikmenose, taip pat dokumentuotos informacijos (popierinių ar elektroninių dokumentų pavidalu) vėlesniam įrašymui, sisteminimui, saugojimui ir judėjimui. Tie. tai - vieną ar daugiau spektakliui tinkamai pritaikytų patalpų išvardytus veiksmus, ir, svarbiausia, už dokumentų apskaita, sisteminimas, saugojimas ir judėjimas.

Schema 1. Biuro darbas kaip įmonės valdymo veiklos sritis

Bet kurios įmonės sėkmė priklauso nuo jos kompetentingos organizacijos. Tiek vadovybė, tiek kiti darbuotojai turi žinoti, kas yra biuro darbas. Kokie jo bruožai ir kokie dokumentai laikomi svarbiais organizacijos veikloje?

Koncepcija

Kas yra biuro darbas? Bet kuri įmonė, nesvarbu, kokią nuosavybės formą ji turi, veikia įvairių vertybinių popierių pagrindu. Tai įsakymai, laiškai, protokolai. Jie skirstomi į organizacinius ir administracinius dokumentus. Biuro darbas – tai popierių kūrimo darbas, kuris atliekamas pagal visuotinai priimtus standartus.

Paprastai įmonės tam turi specialius darbuotojus, dirbančius šioje srityje. Mažose organizacijose bet kuris darbuotojas gali turėti sekretoriaus pareigas. Jei iššifruosite sąvokos esmę (kas yra biuro darbas), tada termino kilmė bus aiški. Tai yra oficialios informacijos išsaugojimas apčiuopiamoje laikmenoje.

Šiame procese sukuriamas organizacinis ir administracinis dokumentas, kurio dėka aiškūs tolesni veiksmai. Pats žodis „biuro darbas“ atsirado seniai, bet tik nuo XX amžiaus vidurio tapo oficialus.

Pagrindai

Pradedantiesiems yra biuro darbo ir dokumentų valdymo pagrindai. Jų dėka galėsite išmokti organizuoti visų rūšių juridinį asmenį. Tai sudėtingas procesas, kuriame dalyvauja visi valdymo darbuotojai. Viename skyriuje jie pildo ir surašo dokumentus, o kitame stebi jų judėjimą.

Dabar yra vieninga valstybinė biuro darbo sistema, kurioje nurodytos visos šios srities vykdymo normos. Svarbu kontroliuoti visus etapus, per kuriuos reikia pereiti dokumentus. Taip pat naudojamas valstybinis standartas, kuriame išdėstytos tokio darbo atlikimo taisyklės.

Norint suvienodinti popierių pildymą, reikalingi biuro darbo ir dokumentų tvarkymo pagrindai pradedantiesiems. To reikia siekiant užtikrinti informacijos palyginamumą vienoje šalyje ir tarptautinėje erdvėje. Standartizavimo ir unifikavimo dėka jums nereikės daug laiko skirti ataskaitoms, nes supaprastės susipažinimo su dokumentais procedūra. Pavyzdys yra forma su detalėmis. Jie sukurti vienai institucijai, šaliai arba kelioms valstybėms. Formose nurodoma įmonės atsakomybė. Prieš masinį spausdinimą turite patikrinti duomenų teisingumą.

Dokumentų srautas apima privalomą gamybinėje veikloje reikalingų dokumentų registravimą. Darbuotojų raštingumas siejamas su teisingu dokumentų paskirstymu, jų registravimu ir grupavimu. Dabar vyksta įvairūs seminarai, kuriuose kalbama apie šios profesijos techniką ir paslaptis. Populiari sritis yra personalo įrašų tvarkymas, nes ši sritis apima darbą su daugybe dokumentų.

Šiai sričiai reikalingi kompetentingi specialistai. Be pagrindinio išsilavinimo, jie turi nuolat tobulinti savo įgūdžius ir gauti sertifikatus. Darbuotojai taip pat turi dirbti su analitine sfera. Darbuotojai kuria asmenines personalo bylas, papildo ir patikslina informaciją.

Svarbi jų funkcija – stebėti dokumentų atitiktį teisės normoms. Specialistai pasenusius dokumentus turi skubiai išsiųsti į archyvą, kur jie saugomi reikiamą laikotarpį, dažniausiai ne trumpiau kaip 5 metus. Į pareigas įeina įdarbinimui naudojamų anketų pildymas, klausimų, reikalingų pokalbiui organizuoti, ruošimas.

Biuro darbas ir dokumentų srautas

Bet kurioje įmonėje galite išgirsti tokius žodžius kaip „popierizmas“ ir „dokumentų srautas“. Kas tai yra? Šį darbą atlieka sekretoriai, archyvarai, personalo skyriaus darbuotojai. Apskaitos tvarkymas – tai informacijos fiksavimas ir popierinių bei elektroninių dokumentų gamyba.

Ant jo vystosi dokumentų srautas. Ši sąvoka reiškia įsakymo judėjimą, laišką nuo jo sukūrimo iki įvykdymo. Dokumentai gali būti archyvuojami arba sunaikinti. Priklausomai nuo jų sukūrimo vietos, dokumentų srautas gali būti išorinis ir vidinis. Šaltinis nustato įsakymo, nurodymo, laiško kelią.

Etapai

Biuro darbo ir dokumentų srauto vykdymas grindžiamas savo taisyklėmis. Jų reikia laikytis, kad įmonės veikla būtų teisėta. Vidinis dokumentų srautas vykdomas šiais etapais:

• Dokumento projekto vykdymas.
• Koordinacija.
• Projekto pasirašymas.
• Datos ir numerio priskyrimas.
• Registracija ir vykdymas.
• Informacijos teikimas atlikėjams ir kontrolė.
• Instrukcijų laikymasis.
• Registracija ir saugojimas.
• Sunaikinimas arba perdavimas į archyvą.

Išorinio dokumentų srauto etapai yra beveik vienodi, bet šiek tiek skiriasi. Dokumentai organizacijai perduodami iš išorės. Juos išduoda tiekėjų ir vartotojų įmonės, filialai, institucijos, teismai ir piliečiai. Jie turi būti užregistruoti, o tai patvirtina jų kontrolę. Tada seka susipažinimas su jais ir vykdymas. Jei reikia, sugeneruojamas atsakymas. Pabaigoje popierius siunčiamas į archyvą arba sunaikinamas.

Rūšys

Yra ir kitų dokumentų srauto tipų:

• Kylantis – nuo ​​darbininkų iki vadovybės.
• Mažėjantis – nuo ​​vadovų iki darbuotojų.
• Horizontalus – su lygiomis padėtyse.

Popieriaus judėjimas fiksuojamas specialiuose žurnaluose. Jie gali būti išduodami įvairiomis formomis, tačiau dabar populiariausias yra elektroninis dokumentų valdymas.

Teismo procesas

Kas yra teismo procesas? Teismo byloje pateiktas kitoks dokumentų ir daiktinių įrodymų sąrašas. Tinkamas jo saugojimas ir judėjimas užtikrina, kad teisėsaugos sistema veiktų pagal įstatymus.

Teisminis procesas, palyginti su organizaciniais, niekada nėra savanoriškas. Ją vykdo įgalioti asmenys, jų darbas yra stebimas. Taip pat yra etapų, įskaitant popierių sunaikinimą.

Sekretorės darbas

Daugelis darbuotojų nežino apie biuro darbo ir dokumentų srauto pagrindus. Tačiau sekretorei tai yra profesinės pareigos. Šie darbuotojai vykdo pagrindinę dokumentų valdymo pagalbos veiklą.

Pagal formą ir veiklą įstaiga gali būti:

• Centralizuotas – sekretoriai yra viename skyriuje ir pavaldūs vyresniajam specialistui.
• Decentralizuotas – darbuotojai yra paskirstyti po įmonės padalinius, todėl atsiskaito savo vadovams.
• Mišrus.

Dokumentų srauto įstaigoje principus nustato sekretoriato forma. Šie darbuotojai yra atsakingi už dokumentų pildymą.

Instrukcijos

Biuro valdymo pagrindai nustato, kad kiekviena įmonė turi turėti norminį aktą, reglamentuojantį dokumentacijos judėjimą. Biuro valdymo instrukcija yra įmonės vidaus norminis aktas, pagrįstas vadovybės nurodymu.

Popierius galioja neribotą laiką. Jame nurodoma dokumento kilmė ir pateikiami pareigybių, kurių parašai yra oficialūs, sąrašai. Instrukcijose pateikiami dizaino pavyzdžiai, formos, formos.

Apskaita

Biuro darbo pagrindai ir dokumentų srautas įmonėje leidžia šią veiklą atlikti teisingai. Mažose įmonėse šį darbą dažniausiai atlieka darbuotojai arba vadovas. Jeigu tokia atsakomybė darbuotojui nelaikoma tiesiogine ir nenurodyta darbo sutartyje, tuomet turi būti duodamas įsakymas tokias funkcijas papildyti. Dokumente turi būti aprašytos pareigos, atsakomybė ir kompensacija.

Personalo dokumentų tvarkymo principai

Jeigu įstaigoje dirba bent vienas darbuotojas, tuomet būtina sudaryti įdarbinimo dokumentus. Personalo dokumentų tvarkymas – tai su žmonių veikla susijusių oficialių dokumentų judėjimo užtikrinimas. Pareigas atlieka personalo skyriaus darbuotojai. Jie priima, apdoroja ir saugo dokumentus.

Jų pareiga yra apdoroti asmeninę informaciją, kuri laikoma neskelbtina. Personalo dokumentų sraute svarbus slaptumas ir popierių saugojimo taisyklių laikymasis. Biuro valdymo pagrindai leidžia efektyviai susidėlioti įmonės žmonių darbą.

Nors šiuo metu skaitmeninės technologijos aktyviai vystosi, dauguma organizacijų dokumentų srauto optimizavimo praktiškai nenaudoja. Tai apima popierinės korespondencijos naudojimą ir įprastų žurnalų tvarkymą. To priežastis – nenoras naujovėms ir pinigų trūkumas. Tačiau vadovybė turi atsižvelgti į tai, kad optimizavimas su nedidelėmis investicijomis gali pasiekti didelės ekonominės naudos.

Taigi dabar jūs žinote biuro darbo pagrindus. Tikimės, kad pateikta informacija jums buvo naudinga.